Особенности ведения складского хозяйства в КУП "Минсктранс"

Одним из ключевых параметров для оптимизации процесса, связанного с транспортировкой, погрузо-разгрузочными работами и последующим складированием, является грузовая единица - некоторое количество товаров, которые погружают, транспортируют, выгружают и хранят как единую массу. Грузовая единица своими параметрами связывает технологические процессы на различных участках логистической цепи в единое целое.

Правильно сформированная грузовая единица позволяет обеспечить КУП «Минсктранс»:

- высокую степень сохранности грузов;

- сравнительно низкие затраты труда;

- эффективность выполнения погрузо-разгрузочных работ за счет их комплексной механизации и автоматизации;

- возможность перегрузки без переформирования;

- безопасность выполнения складских работ.

В настоящее время во все более расширяющемся масштабе для основной массы потребительских товаров применяется унифицированная тара. Ее применение сокращает трудоемкость погрузо-разгрузочных работ, повышает качество хранения и эффективность поиска и, что главное, позволяет достичь высокого уровня механизации и автоматизации.

Согласованные размеры грузовых единиц, а также оборудования для их обработки позволяют эффективно использовать материально-техническую базу различных участников процесса на всех этапах движения материального потока.

Способность грузовой единицы сохранять целостность в процессе выполнения логистических операций достигается пакетированием - то есть связыванием грузовой единицы и поддона в единое целое.

В общем, рациональная организация внутрискладского процесса основывается на соблюдении следующих основных принципов:

- механизация и автоматизация технологических операций;

- оптимальное использование площади и емкости помещений;

- организация сквозного товарного потока;

-. планомерность и ритмичность складских работ;

- полная сохранность товаров.

В зарубежной практике эффективной является организация материально-технического снабжения на основе оптовой торговли, внедрение систем материально-технического снабжения типа «точ вовремя» («джит» - США, «канбан» - Япония), которые значительно сокращают объем складских запасов.

Требования к системам контроля и управления складом могут очень отличаться у различных предприятий. Приведем только 4 примера из бесчисленного числа требований, с которыми сталкиваются инвесторы, изготовители и оференты при решении задач по управлению складом:

* предоставление оперативной информация о запасах предприятия;

* управление удаленными территориально и финансово складами;

* снижение складских расходов;

* повышение пропускной способности склада при приеме и отпуске товара.

Любая система учета и контроля запасов должна содержать информацию о наличии и местонахождении запасов, обо всех отгрузках и их получении. В то же время, многие системы на предприятиях не обеспечивают принятие правильных решений управления запасами именно по причине того, что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.

На промышленном предприятии номенклатура материальных ценностей исчисляется десятками тысяч наименований, а информация по учету производственных запасов составляет более 30% всей информации по управлению производством. Поэтому организация учета и контроля за движением, сохранностью и использованием материальных ценностей связана с большими трудностями. Важное значение имеет автоматизация и компьютеризация всех учетных работ, начиная от выписки учетных документов и заканчивая составлением необходимой отчетности.

Известно, что наиболее точную информацию о наличии производственных запасах на складе дают инвентаризации. Ежегодные инвентаризации обеспечивают соответствие количества хранимого запаса и количества запаса по финансовым документам и отчетам. Ничто не может заменить в этом смысле эту процедуру [33, c.52].

Но для того, чтобы инвентаризация была правильно проведена, подсчет запасов должен производиться тщательно, быстро и последовательно по видам запасов. Наиболее ходовые сырье, материалы и т.д. подлежат подсчету в течение 48 часов, а остальные - в течение последующих 72 часов. Согласование учетных записей с фактом должно производиться в течение 72 часов от начала подсчета.

В идеальном случае, не должно быть расхождений между результатами первого и второго подсчета. Согласно статистическому правилу, любой результат с поправкой +/- 2% разницы между первым и вторым подсчетом следует рассматривать как статистически допустимый.

Если складской работник может продемонстрировать целостность оперативных учетных записей, то запасы можно считать абсолютно сохраненными. Другими словами, если он закупил 5 штук, отпустил 3 штуки и может предъявить 2 штуки на полке, то никакого значения не имеет то, что отражено в бухгалтерской учетной системе. Запасы физически сохранены и менеджер по складу и финансовый отдел должны улучшать процедуры движения документов, если указанный баланс не соблюдается.

Помимо ежегодных инвентаризаций, для обеспечения сохранности запаса, требуются также дополнительные инвентаризационные процедуры. Это носит название непрерывной инвентаризации. Оно имеет место, если все запасы во всех отделах подсчитываются на цикличной основе через определенный интервал времени. Рекомендуется производить эту инвентаризацию не реже, чем два раза в год.

Цикличный подсчет, позволяющий работнику склада осуществить просмотр всех запасов, по крайней мере 2 раза в год рекомендуем и наиболее предпочтителен. При интенсивности подсчета 80 ассортиментных позиций за день, он обычно проходит по всему запасу в 20000 позиций как раз два раза в год. В дополнение к ежегодной инвентаризации это означает, что работник склада подсчитал и сверил каждую ассортиментную позицию, по крайней мере, три раза за год.[33, c.57].

Помимо ежедневного подсчета 80 ассортиментных позиций по местам хранения, следует производить дополнительные подсчеты 20 наиболее ходовых позиций (итого 100 ассортиментных позиций). Подсчет 80 наименований по местам хранения и 20 из 500 наиболее ходовых позиций ежедневно обеспечит подсчет всего запаса дважды в год с дополнительным подсчетом 500 наиболее ходовых позиций от 5 до 8 раз.

Любое важное решение управляющего по запасам производится, исходя из знания остатков на складе и зависит от точности учетных записей. Непрерывная инвентаризация обеспечит своевременный, точный подсчет остатков и таким образом обеспечит большую действенность оперативной учетной системы для менеджера запасов и отдела складирования.

Исследования показывают, что при осуществлении непрерывной инвентаризации в течение 2 лет в торговле, следует ожидать отклонений от учетных записей менее чем 5%. Это позволяет отделу хранения, менеджерам и директору ощущать себя более комфортно в предложении необходимых товаров клиентам и обеспечивает большее удовлетворение покупателей.

Некоторые фирмы с небольшим ассортиментом товара проверяют наличие товара и получают текущие остатки по складу благодаря проведению ежедневной инвентаризации. Но в большинстве случаев фактический остаток товара определяется путем вычитания из начального остатка расхода и добавляя приходы товара на ежедневной, еженедельной или помесячной основе.

Компьютер же позволяет получать эти остатки весьма просто и с высокой точностью. Ежедневные расходы и приходы запаса могут быть внесены в компьютер по мере их совершения или по окончании рабочего дня. При занесении приходов и расходов либо вручную, либо через сканирование штрих-кодов, значительно сокращается необходимая работа по подсчету текущих остатков. Кроме того, компьютер позволяет хранить информацию об остатках множества самых разных сырья, материалов, МБП и т.д. Если в ассортименте имеется 25 различных видов труб, кабелей и т.д., то с использованием компьютерной системы, нужно только занести все приходы и расходы, и компьютер оперативно и точно пересчитывает текущие остатки по каждому из наименований [13, c.43].

Компьютер также позволяет хранить информацию по каждому виду производственных запасов о количестве, размере, весе, цене, месте нахождения всех видов производственных запасов, проходящих через предприятие, описание и другую необходимую информацию об отдельной ассортиментной позиции. Помимо информации о наличии запаса определенного наименования, важно знать его местонахождение на складе. Например, известно, что в запасе хранится 35 гаек с правосторонней резьбой. Но важно также знать, где именно их можно найти.

3.2 Разработка модели организации складского хозяйства с применением ИТ-технологий

Высокие темпы роста и расширения ставят перед руководством КУП «Минсктранс» целый комплекс задач, связанных с управлением складским хозяйством и на первый план выходит решение проблем, связанных с увеличением и постоянным ростом информационных потоков и оперативному обмену данными между всеми подразделениями, участвующими в обслуживании клиентов. Изучив методику управления складским хозяйством, которая развивалась на Западе более 20 лет, и постаравшись взять из нее все самое лучшее и передовое, сотрудники управления складского хозяйства КУП «Минсктранс» собираются внедрить новую автоматизированную систему управления складским и производственным процессом - WMS (Warehouse Management System)

Данная система, включает в себя постановку процессов складирования, рекомендации по более правильному подходу к складскому циклу в целом, программное обеспечение и радиооборудование. Использование системы дает следующие преимущества перед другими системами учета и контроля:

- увеличивает точность данных о товаре и состоянии склада до 99,9%;

- позволяет избежать потерь товара и рабочего времени;

- позволяет проводить инвентаризацию без прерывания работы склада;

- дает возможность получения оперативной и точной информации о состоянии склада и ходе работ в любой момент времени;

- ускоряет товарооборот;

- оптимизирует использование складских площадей;

- сокращает объем бумажной работы.

Торговые помещения и склад расположены на одном уровне, они связаны между собой небольшим коридором, что позволяет оперативно пополнять товарные запасы. Помещение для приемки товаров расположено в непосредственной близости от торгового зала. Рядом с помещением для приемки товаров и разгрузочной рампой расположено подсобное помещение для хранения тары и упаковочных материалов. Административно-бытовые помещения связаны с торговыми помещениями, а также с помещениями для приемки, хранения и подготовки товаров к продаже.

Автоматизация складского хозяйства КУП «Минсктранс» подразумевает также автоматическую выписку необходимых документов, отражающих движение товара (накладных, счетов, счетов-фактур, актов списания и т.п.), сопровождение операций по приходу товара, внутренним перемещениям со склада на склад, выдачу в подразделения и служащим, возврат из подразделений и от служащих, списание со складов и т.д.

Целью автоматизации складского хозяйства является комплексный учет товарно-материальных ценностей, мониторинг товарных запасов, контроль за действиями персонала, оптимизация деятельности склада. Складской учет, особенно при работе с широким ассортиментом товаров, удобно проводить с использованием технологии штрих-кодирования.

При поступлении на склад нового товара можно выделить три способа его регистрации:

При поступлении штучного товара, не имеющего маркировки штрих-кодом, он маркируется самоклеющейся этикеткой со штрих-кодом и только после этого регистрируется в системе.

Товар, который должен расфасовываться непосредственно на складе, получает этикетку со штрих-кодом после процедуры расфасовки (взвешивания).

Товар, уже имеющий маркировку штрих-кодом, регистрируется без дополнительных подготовительных операций.

Подробные сведения обо всех товарах поступают в единую базу данных. В базе данных может храниться не только информация о товаре (наименование, производитель, технические характеристики, объем, габаритные размеры, количество штук в упаковке), но и информация о движении товара (дата отгрузки поставщиками, дата поступления на склад, объем поступившей партии, планируемое время хранения и др.). Любое движение товара (поступление на склад, перемещение со склада, списание, продажа, выдача материально ответственному лицу) регистрируется в системе и отражается в приходно-расходных документах и в документах финансовой отчетности. Учет может вестись как в количественном, так и в стоимостном выражении. Многие системы автоматизации складов поддерживают мультивалютный учет.

Промышленный склад, предназначен для хранения материальных ценностей, обеспечивающих производственные нужды предприятия (товаров, не предназначенных для продажи).

Автоматизация промышленного склада проводится с целью учета материальных ценностей, мониторинга товарных остатков и контроля движения ТМЦ.

Система автоматизации промышленного склада должна обеспечивать:

Ведение «типового» складского учета, подразумевающего выписку накладных, счетов, счетов-фактур, актов списания и т.п., автоматизации операций по приходу товара, внутренним перемещениям со склада на склад, выдаче в подразделения и отдельным лицам, возврат из подразделений и от отдельных лиц, списание со складов и т.д.

Ведение специальных карточек товара, отражающих движение товара в количественно-суммовом выражении.

Автоматический расчет себестоимости расходуемого материала.

Ведение взаиморасчетов с поставщиками.

Формирование заявок на закупку необходимых материалов или оборудования.

Формирование отчетов по движению товара по складам, материально-отвественным лицам, работникам, подразделениям.

Ведение бухгалтерского учета и формирование соответствующих отчетов.

Автоматизация производственного склада чаще всего понимается, как автоматизация учёта материалов и ТМЦ на складах производственного предприятия. Поэтому при разработке системы автоматизации производственного склада должна быть решена задача ее интеграции с уже существующими на предприятиях системами корпоративного управления MRP (Material Requirement Planning), ERP (Enterprise Resource Planning), CSM (Chain Supply Management).

Внедрение системы автоматизации производственного склада должно позволять ее пользователям:

Осуществлять «стандартный» складской учет и контроль движения товарно-материальных ценностей на складах производственного предприятия (автоматизировать операции по приходу товара, отпуску его со склада, перемещению между складами, списанию);

Осуществлять работу с типовыми приходно-расходными документами;

Резервировать необходимые материалы на складе, контролировать уровень нормативных запасов;

Оповещать о нарушении графика поставок и о критическом снижении текущего запаса;

Рассчитывать себестоимость выпускаемой продукции.

Рассчитывать себестоимость расходуемых материалов по заданным алгоритмам (например, методами ФИФО, ЛИФО)

Рассчитывать накладные расходы;

Формировать необходимые документы бухгалтерской отчетности и управленческие отчеты;

Склад готовой продукции является уникальным подразделением, в структуре производственного предприятия. От организации его работы напрямую зависит эффективность функционирования единой логистической схемы, объединяющей взаимозависимые процессы производства и реализации готовой продукции.

При автоматизации склада готовой продукции должны быть решены несколько групп задач:

Учет поступающей на склад продукции предприятия (автоматизация бизнес-процесов сдачи продукции на склад из производства и возврата продукции на производство в случае обнаружения брака, формирование необходимых приходно-расходных документов и возможность получения отчетов).

Учет отгружаемой со склада продукции (регистрация отгрузки, резервирование необходимых товаров, регистрация возврата продукции от заказчика, учет оплаты продукции, формирование типовых документов, сопровождающих перемещение товара, формирование персонифицированных отчетов).

Контроль качества продукции (регистрация сертификатов качества или результатов технического контроля для всех продуктов, поступающих на склад)

Учет остатков готовой продукции

По мнению аналитиков, задачи управления складскими работами в on-line режиме наиболее эффективно могут быть решены с использованием систем автоматизации класса WMS (Warehouse Management Systems), при условии их интеграции с новейшими техническими средствами (мобильные компьютеры, терминалы сбора данных, радио-терминалы, средства мобильной связи и др.).

При разработке системы автоматизации склада готовой продукции должна быть решена задача интеграции с уже существующими на предприятиях системами корпоративного управления MRP (Material Requirement Planning), ERP (Enterprise Resource Planning), CSM (Chain Supply Management).

Для эффективной организации работы современного склада должна быть выбрана оптимльная схема упаковки, хранения и механизированной отгрузки продукции. Это позволит значительно сократить продолжительность и трудоемкость погрузочных операций, повысить оперативность учета и сохранность груза при транспортировке. Для повышения эффективности использования складских площадей может использоваться многоярусное размещение груза, а для эффективного поиска продукции - зонирование складских помещений. Кроме того, для автотранспорта и ж/д вагонов могут быть оборудованы отдельные отгрузочные фронты.

Рассмотрим пример организации работы склада.

ПРИЕМ ТОВАРА НА СКЛАД

Получатель принимает у водителя товар и проверяет по количеству, подписывает документы Поставщику.

Получатель заявляет Поставщика Проверяющему и по очереди ставит товар на конвейер.

Проверяющий на заявленного Поставщика формирует совокупный документ «Спецификация прихода», в который добавляет позиции.

a. Добавление позиции, для которой НЕ нужен штрих-код:

Проверяющий выбирает товар и задает количество

Система проверяет, что для выбранного товара не нужен штрих-код

добавляются позиции с соответствующим товаром в заданном количестве в документ.

b. Добавление позиции, для которой нужен, но отсутствует штрих-код:

Проверяющий выбирает товар, выбирает штрих-код и задает количество

Система печатает этикетку(и) со штрих-кодом,

добавляются позиции с соответствующим товаром в заданном количестве в документ.

c. Добавление позиции со штрих-кодом, для которого не найден товар в системе:

Проверяющий сканирует штрих-код

Система предлагает ввести товар и количество

Система регистрирует новый штрих-код для выбранного товара

добавляются позиции с соответствующим товаром в заданном количестве в документ.

d. Добавление позиции с штрих-код, для которого найден товар в системе:

Проверяющий сканирует штрих-код

Система определяет товар и предлагает ввести количество

добавляются позиции с соответствующим товаром в заданном количестве в документ.

После завершения формирования «Спецификации прихода» для каждой позиции система ищет нужную заявку на закупку и формирует приходную накладную.

РАСХОД ТОВАРА СО СКЛАДА (Упаковка)

Подборщик привозит лоток и передает Проверяющему расходные накладные, по которым был подобран товар.

Проверяющий создает документ «Отгрузка» и выполняет подтверждение отгрузки, при этом Система формирует документ «Спецификация отгрузки», в котором содержится список товаров, подлежащих отгрузке.

Проверяющий отправляет на печать очередной номер МЕСТА (коробки), которую Упаковщик клеит на подъезжающую коробку. Далее Проверяющий методом сканирования штрих-кода и задания количества набирает товары из документа «Спецификация отгрузки», назначенные текущей коробке. Товары, которые не имеют штрих-кода, отрабатываются вручную. После завершения товаров, назначенных на текущее место, нажимает кнопку «Упаковать ...».

Проверяющий по части позиций может отменить отгрузку.

Упаковщик собирает в коробку товары и откладывает на лоток,

После отработки всех позиций «Спецификации отгрузки» (Упаковка\Отмена) формируется фактический документ «Паккинг-Лист» и печатается, также печатается Этикетка «общее количество мест в Отгрузке».

Упаковщик клеит этикетки «общее количество мест в Отгрузке» на каждое место

Оптимизация работы склада подразумевает:

определение оптимального количества подъемно-транспортного оборудования;

определение оптимальной загрузки подъемно-транспортного оборудования;

разработку стратегии тактики оптимального использования полезной площади склада;

оптимизация использования емкости склада;

сокращение времени хранения продукции;

увеличение коэффициента оборачиваемости склада.

Внедрение полноценной автоматизированной системы управления складом позволяет накапливать и отражать данные о размещении товара на каждом складе, фактически контролировать все складские процессы (ожидание приемки, подготовку склада и др.), в процессе хранения помогает учитывать особенности как самого склада, так и характеристики товара. Система осуществляет контроль за действиями работников склада и минимизирует вероятность случайной ошибки, позволяет информировать каждого работника склада о его задачах (возможно, с применением радиоканала передачи данных и КПК или других мобильных терминалов).

Оптимизирующий эффект достигается при этом как за счет упорядочивания и оптимизации всех бизнес-процессов (решения задач складской логистики), так и за счет организации работы с использованеим современных технических средств.

Заключение

Организация складского хозяйства также является важным звеном в организации работы предприятия. Необходимо где-то хранить сырье, матери-алы и готовую продукцию. Для этого предприятие строит склады или арендует их у других фирм. Содержание складов, оплата труда складских работников также ложится на себестоимость, поэтому необходимо экономно рассчитывать средства, нужные для этого.

При размещении и хранении материалов должны обеспечиваться сохранность материалов, максимальное использование площадей, а также удобство выполнения приемно-отпускных и учетных операций.

По сфере и масштабу деятельности склады делятся на общезаводские (базисные, центральные), снабжающие всех потребителей, районные (участковые), снабжающие группу близко расположенных цехов, и цеховые

В зависимости от сортамента перерабатываемых материалов склады подразделяются на специализированные, предназначенные для хранения определенных видов материалов и изделий; и универсальные, на которых хранятся различные предметы производственно-технического назначения.

Размещение складов на территории завода должно обеспечивать наиболее короткие перевозки грузов и их скорейшую доставку в цехи.

Планирование технико-экономических показателей работы складов, в свою очередь, требует тщательного анализа их выполнения. Анализу подлежат: размеры годового грузооборота складов; скорость складского оборота материалов; использование складских площадей; использование подъемно-транспортного оборудования складов и степень механизации складских работ; себестоимость складской переработки единицы хранящихся материалов; производительность труда работников склада; обеспечение сохранности материалов на складе; обеспечение бесперебойности питания потребителей материалами; сокращение простоя автомобильного и железнодорожного транспорта.

В химических производствах образуется большое количество используемых и неиспользуемых отходов, которые нередко обладают вредными свойствами и для хранения которых также требуются особые складские площади.

Приоритетным направлением в развитии транспортного и складского хозяйства является их механизация и автоматизация, внедрение новой техники и методов работы. Все это поможет снизить расходы на содержание этих хозяйств и повысить производительность труда, а, соответственно, и прибыль предприятия.

Список используемых источников

1.Калинкин Г. А. Организация производства: Учеб. пособие.- Мн.: Минский институт управления, 2004.- 72 с.

2.Мешкова Л.Л., Белоус И.И., Фролов Н.М. Организация и технология отрасли: Курс лекций. - Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2002. - 168с.

3.Новицкий Р. Организация производства.:Учебник. - М.:ИНФРА - М, 2005. - 156 с.

4.Фатхутдинов Р.А. Организация и управление на производстве - М: Экономика, 2002. -90 с.

5.Организация и планирование производства: Практикум / Н. И. Новицкий. - Мн.: Новое знание, 2009-198 с.

6.Организация, планирование приборостроительного производства и управление предприятием: Учебник для студентов приборостроительных специальностей вузов / В.А.Петров, Л.П.Беликова, Э.В.Минько и др.; Под общ. ред. В.А.Петрова. - Л.: Машиностроение. Ленингр. отделение, 1987-9 с.

7.Логистика и ее применение на предприятии / И. Сергеев // Российский экономический журнал. - 2009. - №9 -С. 41-44

8.Дубовик, И.В. Как вести складской учет / И. В. Дубовик. -- Минск : Регистр, 2009

9.Новицкий Н.И. Организация производства на предприятии. М., 2002.

10.Ильин А.И.Планирование на предприятии- М., 2010.

11.Фатхутдинов Р.А Производственный менеджмент: Учебник для вузов. - М.: Банки и биржи: Юнити, 1997.

12.Синица Л.М. Организация производства: учеб. пособие. -3-е изд. - Мн.: ИВЦ Минфина, 2008.

13.Вишняков В.А. Информационный менеджмент: в 8 ч.Ч 4: Основы электронного бизнеса и коммерции.- Мн.: Изд-во МИУ, 2004.

14.Данько Т.П. и др. Электронный маркетинг: Учеб. пособие / Под ред. Т.П. Данько, Н.Б. Завьяловой, О.В. Сагиновой. -М.: ИНФРА-М, 2003.

15.Успенский И.В. Интернет как инструмент маркетинга. -СПб.: БХВ-Санкт-Петербург, 1999.

16.А.Н.Соколова, Н.И. Теращенко. Электронная коммерция: Мировой и российский опыт. - М.: «Открытые системы», 2000.

17.Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник.-- Спб.: Изд-во Михайлова В.А., 2000.

18.Пятибратов А.П. и др. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учебник.-2-е изд., прераб. И доп./А.П. Пятибратов А.П., Л.П. Гудыно,А.А. Кириченко; под ред. Пятибратова.--М: Финансы и статистика.2002.

19.16. Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова.--М.: Финансы и статистика, 2001.

20.Д. Стариков В.Я., Щербакова С.Г. Международный менеджмент. Краткий УМК.: Мн.: Изд-во МИУ, 2003.

21.Финансы предприятий: Уч. Пособие / Н.Е.Заяц и др.; под общ. ред. Н.Е.Заяц, Т.И.Василевской, -Мн.: Выш. школа, 2008г. - 528с.

22.Савицкая Г. В. АХД предприятия Учебник. - 5-изд. пераб. и доп. - М Инфра-М 2010.

23.Экономика предприятия: Учебное пособие/ В.П. Волков, А.И. Ильин, В.И. Станкевич и др.; Под общ.ред. А.И. Ильина. - М.:Новое знание, 2008. - 672с.

24.Экономика предприятия/ Под ред. Хрипача В.Я. Мн.: Экономпресс. 2000. - 464 с.

Размещено на Allbest.ru