Организация документооборота в розничной сети АО "Тандер"

Документы являются информационной основой организации и заключают в себе около 80% всей информации, обращающейся в организации. Документооборот упорядочивает обмен этой информацией между отдельными работниками и различными подразделениями.

Посредством использования преимуществ электронного документооборота возможным становится оптимизация бизнес-процессов, в осуществлении которых задействованы группы документов. Использование процессного подхода при определении направлений автоматизации документооборота позволяет оценить качество существующих бизнес-процессов и определить возможные пути оптимизации, исключая дублирование ввода информации, обеспечивая должное качество информации, ее актуальность и своевременность доставки адресату.

Электронный документооборот обеспечивает в полном объеме своевременной информацией сотрудников организации для выполнения ими возложенных на них функций и обязанностей.

Согласно международным стандартам система электронного документооборота представляет собой специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или их комбинацию.

2. Основным видом хозяйственной деятельности АО «Тандер» является розничная и оптовая торговля продуктами питания, парфюмерно-косметической продукцией и другими аналогичными товарами.

В розничной сети «Магнит» АО «Тандер ведется система электронного документооборота EDI.

С января 2015 г. АО «Тандер» работает в режиме оперативного информирования поставщиков о корректности данных в ответных документах, отправленных в торговую сеть (заказ на поставку и уведомление об отгрузки).

В 2016г. по сравнению с 2014г. доля заказов на поставку увеличилась на 873 тыс. штук, информация о заказе увеличилась на 480 тыс. штук, уведомления об отгрузки товаров увеличилось на 90 тыс. штук, уведомления о доставке товаров увеличилось на 90 тыс. штук, электронная счет-фактура увеличилась на 250 тыс. штук, электронный торг-12 увеличился на 35 тыс. штук.

Но, так же были выявлены ряд недостатков в системе EDI: нет отображения данных из внутрикорпоративного представления в EDI-совместимый формат; согласование способа формирования EDI-пaкетов; отсутствие собственного локального архива файлов с документами к которому можно обращаться в любой момент, в том числе и когда система не находится он-лайн режиме: износ программного обеспечения; нет транспортного статуса, который бы информировал, был ли документ доставлен партнеру; отсутствие статуса приложения, который показывает информацию из системы получателя, при условии, что данная информация была доступна.

3. Использование «Списка приложений» может быть интегрировано в существующей EDI системы путем разработки форм для приложений пользователя, способных генерировать EDI сообщения; создания форматов EDI сообщения для их передачи между компьютерами по Интернет, или через сети с добавленными услугами.

После введения новой функции «Списка приложений» в систему электронного документооборота EDI экономия времени составляет 1000 часов в месяц.

В то же время, если заказчик вовремя не оформит договор на поставку товара, то предприятие может предъявить к заказчику штрафные санкции.

Таким образом, организация в случае оформления документов не в срок за 10 дней просрочки составит 170,0 руб.

Список использованных источников

1. Арутюнова, Д.В. Инновационный менеджмент: учеб. пособие / Д.В. Арутюнова. - Ростов-на-Дону: ЮФУ, 2014. - 152 с.

2. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова. - Москва: ИНФРА-М, 2010. - 266 с.

3. Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова. - Москва: Вершина, 2015. - 384 c.

4. Захаркина, О. И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база / О.И. Захаркина. - Москва: Омега - Л, 2014. - 260 c.

5. Кибанов, А.Я. Основы управления персоналом / А.Я. Кибанов. - Москва: ИНФРА-М, 2014. - 440 с.

6. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник / И.Н. Кузнецов. - Москва: Юрайт, 2016. - 576 с.

7. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии / М.Ю. Рогожин. - Москва: ГроссМедиа, 2014. - 248 c.

8. Саттон, М.Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М.Д. Сатон. - Санкт-Петербург: Азбука, 2012. - 448 c.

9. Семенихин, В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. - Москва: Эксмо, 2014. - 384 c.

10. Старовойтова, Т. Ф. Электронный бизнес и коммерция / Т.Ф. Старовойтова. - Москва: ТетраСистемс, 2014. - 144 c.

11. Столяров, В.И. Экономика / В.И. Столяров. - Москва: Академия, 2010. - 368 с.

12. Шичков, А.Н. Экономика и менеджмент инновационных процессов в регионе: монография / А.Н. Шичков. - Москва: ИД «ФИНАНСЫ и КРЕДИТ», 2009. - 360 с.

13. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н.Н. Куняев, А.Г. Фабричнов, А.С. Дёмушкин, Т.В. Кондрашова. - Москва: Логос, 2011. - 452 с.

14. Шичков, А.Н. Менеджмент инноваций и технологий в производственной среде: учеб. пособие / А.Н. Шичков. - Вологда: ВоГУ, 2014. - 109 с.

15. Яшин, С.Н. Анализ эффективности инновационной деятельности: учеб. пособие / С.Н. Яшин, Е.В. Кошелев, С.А. Макаров. - Санкт-Петербург: БХВ-Петербург, 2012. - 288 с.

16. Экономика и финансовое обеспечение инновационной деятельности: учебник / С.Н. Яшин, И.Л. Туккель, Е.В. Кошелев, Ю.В. Захарова. - Нижний Новгород: Издательство Нижегородского госуниверситета, 2016. - 709 с.

17. Инновационный менеджмент: учебник для академического бакалавриата / под ред. С. В. Мальцевой. - Москва: Юрайт, 2015. - 527 с.

18. Кулябина, Н.Е. Совершенствование инновационной деятельности организаций: монография / Н.Е. Кулябина. - Москва: Иркутск, 2011. - 100 с.

19. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К.А. Волков, А.Н. Приходько, Т.А. Расина, И.М. Шутова. - Санкт-Петербург: Петербург, 2013. - 140 с.

20. Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник / Л.В. Санкина. - Москва: Инфра-М, 2016. - 364 с.

21. Ковалёв, В.В. Курс финансового менеджмента: учебник / В.В. Ковалев. - Москва: Проспект, 2011. - 478 с.

22. Авсянников, Н.М. Инновационный менеджмент: учебное пособие / Н.М. Авсянников. - Москва: РУДН, 2011. - 189 с.

23. Андрейчиков, А.В. Стратегический менеджмент в инновационных организациях. Системный анализ и принятие решений: учебник / А.В. Андрейчиков, О.Н. Андрейчикова. - Москва: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 396 с.

24. Комаров, Е.И. Стратегический менеджмент: учебное пособие / Е.И. Комаров. - Москва: ИЦ РИОР, ИНФРА-М, 2010. - 233 с.

25. Потапова, А.А Стратегический менеджмент (для бакалавров) / А.А Потапова. - Москва: КноРус, 2013. - 320 с.

Размещено на Allbest.ru