Организация документооборота в розничной сети АО "Тандер"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Важной характеристикой общества на сегодняшний день является его информатизация. Уровень информатизации может быть определен уровнем используемых информационных технологий. Одним из ключевых направлений развития информационных технологий считаются системы управления, применяемые для автоматизации таких задач, как управление производством, учетом, сбытом, кадрами, финансами и информационными ресурсами. электронный документооборот экономический правовой

Повышение объемов информации компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к осуществлению информационно-документационного обслуживания. В данных условиях появляется потребность оптимизации отработанных методов поиска, обработки и хранения сведений (документов) с формированием новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации документационных потоков организации, применяя современные компьютерные технологии.

Использование современных информационных технологий обладает важным значением для улучшения внутренних процессов организации, оперативного доведения сведений до исполнителей, совершенствования взаимодействия подразделений и конкретных исполнителей в ходе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска сведений и определения стадии исполнения документов и их местонахождения.

Цель исследования - разработать подход к организации документооборота в розничной сети «Магнит» АО «Тандер» как экономической системы с использованием инструментов электронного документооборота.

Для достижения цели необходимо решить ряд задач:

- изучить теоретические и правовые аспекты организации электронного документооборота в сетевом бизнесе;

- проанализировать документооборот в розничной сети «Магнит» АО «Тандер»;

- разработать подход к организации экономической основы документооборота в розничной сети «Магнит» АО «Тандер» и оценить экономический результат от предложенного мероприятия.

Объект исследования - система электронного документооборота EDI в АО «Тандер».

Предмет - процесс организации системы электронного документооборота EDI в АО «Тандер».

Теоретической основой исследования послужили положения и выводы, содержащиеся в трудах отечественных и зарубежных ученых в области изучения теории и практики организации информационно-коммуникационной системы с помощью инструментов инновационного менеджмента в сетевом бизнесе, таких как А.В. Жеребенкова, О.И. Захаркина, И.Я. Киселев, М.Ю. Рогожин.

При написании выпускной квалификационной работы основными источниками информации послужили:

- нормативно-правовая база (Налоговый кодекс РФ, Федеральные Законы, регламентирующие организацию электронного документооборота);

- материалы, полученные в процессе прохождения производственной практики в розничной сети «Магнит» АО «Тандер».

Методологическую основу исследования составили метод наблюдения, анализа, индукции.

Практическая значимость выпускной квалифицированной работы заключается в том, что инновационной подход в организации системы электронного документооборота EDI обеспечивает возможность снизить затраты при обработке документации.

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

Во введении раскрывается актуальность темы выпускной квалификационной работы, определяются объект и предмет исследования, устанавливаются цель и задачи, указывается информационная и методологическая база выпускной квалификационной работы.

В первой главе «Теоретические и правовые аспекты организации электронного документооборота в сетевом бизнесе» рассмотрено формирование понятийного аппарата работы, определены основные этапы и правовые аспекты документооборота в организации, а также преимущества электронного документооборота.

Во второй главе «Анализ документооборота в розничной сети «Магнит» АО «Тандер» проведен анализ деятельности розничной сети «Магнит» АО «Тандер», рассмотрен процесс системы электронного документооборота EDI в «Магнит» АО «Тандер», выявлены недостатки системы электронного документооборота EDI.

В третьей главе «Совершенствование экономической основы документооборота в розничной сети «Магнит» АО «Тандер» предложено в систему электронного документооборота EDI функцию «Список приложений», который позволит повысить качество обслуживания заказчиков, то есть все заказы будут учтены, что приведет к повышению доходов предприятия; увеличится скорость реагирования на запрос сокращение времени заключения договоров, что увеличит оборот заказчиков и соответственно отпускаемой продукции.

1. Теоретические и правовые аспекты организации электронного документооборота в сетевом бизнесе

1.1 Формирование понятийного аппарата работы

Международный стандарт «Guidelines for an Innovation management system» определяет инновацию как конечный результат инновационной деятельности, которая получила воплощение в виде нового или усовершенствованного продукта, внедренного на рынке, нового или усовершенствованного технологического процесса, используемого в практической деятельности, либо в новом подходе к социальным услугам [1, 2].

Инновационная деятельность представляет собой прикладную деятельность, направленную на реализацию накопленных научно-технических знаний, технологий, оборудования, с целью увеличения реализации товаров (услуг), имеющих конкурентные преимущества на внешнем рынке [3].

Экономическая система - это совокупность взаимосвязанных и соответствующим образом упорядоченных элементов экономики, образующих определенную целостность, экономическую структуру общества, которая имеет общую цель [26].

Розничная торговая сеть - это совокупность предприятий розничной торговли и других торговых единиц, размещенных на определенной территории в целях продажи товаров и обслуживания покупателей или находящихся под общим управлением. Это основное организационное и техническое звено, через которое доводятся до потребителя товары и удовлетворяются их потребности в разнообразных товарах народного потребления.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота - организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс формирования, управления доступами распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также гарантирующая контроль над потоками документов в организации.

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ - это договор, имеющий стоимостную оценку.

Документооборот - движение документов в организации с момента их заполнения или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

От организации документа оборота зависят денежные потоки всех участников сети (посредников, производителей продукции).

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль исполнения;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка или направление в дело.

Документопоток - это группа документов одного вида или назначения, которые имеют единый маршрут.

Объем документооборота - это число документов, которые поступают в организацию и были созданы ею за некоторый период времени.

Величина документооборота нужна для:

- расчета эффективности использования средств автоматизации и механизации делопроизводства;

- расчета нужной численности делопроизводственного персонала;

- установления загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота демонстрирует загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его сотрудникам приходится работать с документами.

Ключевыми целями исследования документопотоков организации являются:

- улучшение эффективности управленческой деятельности;

- ускорение движения документов в организации;

- снижение трудоемкости обработки документов[22].

Информационно-аналитическая система - автоматизированная система позволяющая экспертам быстро анализировать большие объемы данных, как правило, является одним из элементов ситуационных центров.

Электронный документ (ЭД) - документ, который был создан посредством средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла определенного формата.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

EDI (англ. Electronic data interchange - электронный обмен данными) - взаимодействие на предприятиях между компьютерами в виде стандартизированных бизнес-операций стандартного формата.[29]

1.2 Документооборот в организации: основные этапы и правовые аспекты

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. (ред. от 13.07.2015 г.) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями, вступающими в силу с 10.01.2016 г.) электронный документ - документированная информация, которая представлена в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с применением электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Основными нормативными документами, регулирующими документооборот в Российской Федерации, являются:

- Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст);

- Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» [4].

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние). Схематично внутренний документооборот представлен на рисунке 1.

Входящие документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы: получение корреспонденции, регистрация, рассмотрение документа, вынесение резолюции, контроль за исполнением резолюции, исполнение, приемка работ.

Рисунок 1 - Внутренний документооборот в организации

Первые системы электронного документооборота (ЭДО) возникли в банковской сфере. В западной литературе подобные системы называли «системы электронного перевода денежных средств» (The Electronic Funds Transfer Systems) и их начали внедрять с начала 1970-х годов. После чего системы ЭДО стали широко использоваться и для обмена другой коммерческой информацией. Уже много лет такие системы используются в области авиационной промышленности для продажи и бронирования авиационных билетов, предприятиями в области химической промышленности. Транснациональная текстильная фирма «Benetton» применяет в своей деятельности систему ЭДО для передачи необходимых сведений между своими подразделениями, которые занимаются реализацией и производством продукции. Примеры демонстрируют, насколько широк спектр использования систем безбумажного документооборота в коммерческой деятельности в индустриально развитых странах. Даже при оформлении таможенных документов непросто избежать заполнения бумажных форм и бланков, в некоторых государствах (к примеру, во Франции, Норвегии) стало возможным представление деклараций в электронном виде. Вероятно, масштабы применения систем ЭДО в коммерческой деятельности будут повышаться благодаря преимуществу этих систем перед традиционным документооборотом. По оценкам американских фирм-производителей автомобилей, использование ЭДО позволяет сократить затраты около 200 долларов с каждого производимого автомобиля. Суммарное годовое уменьшение затрат благодаря применению систем ЭДО в Норвегии уже в 1989 г. оценивалось около 1 миллиарда долларов. [4]

В области электронного документооборота действуют следующие международные стандарты: стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Soft ware Applications), стандарт Евросоюза MoReq (Model requirements for the management of electronic records).

Согласно международным стандартам система электронного документооборота представляет собой специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или их комбинацию.

Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В настоящее время подготовлен проект Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, сопряженных с осуществлением официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, нацеленных на повышение уровня внедрения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним необходимо отнести утверждение перечисления государственных услуг, оказываемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми существенными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Согласно закону «Об информации, информатизации и защите информации» информатизация ? организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов. Электронный документооборот как совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, является частью процессов информатизации. Информационно-коммуникационная система является более широким понятием и включает в себя систему формирования и использования информационных ресурсов, информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, научно-технический и производственный потенциал, необходимый для формирования информационно-телекоммуникационного пространства, рынок информационных и телекоммуникационных средств, информационных продуктов и услуг, систему обеспечения информационной безопасности, правовую базу информационных отношений.

1.3 Преимущества электронного документооборота

Современный порядок ведения компаний и организаций требует значительного объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование являются довольно сложными и обременительными процедурами, которые не представляется возможными. Единственный эффективный подход в этой ситуации является использование современных технологий и высокая автоматизация всех этапов деятельности с документами.

К тому же, появление в последнее временя достаточного количества доступных вычислительных мощностей и высокого качества программного обеспечения, позволяет внедрить это решение экономично и легко. [11]

Возможность внедрения юридически значимого электронного документооборота в существующие информационные системы и бизнес-процессы заказчиков помогает вывести работу предприятий крупного, среднего и малого бизнеса на качественно новый уровень. Использование механизмов обмена документами в онлайн-режиме обеспечит следующие преимущества: независимость от географического расположения, повышение производительности труда финансовых и бухгалтерских служб, оптимизация расходов на ведение бизнеса.

Также автоматизация даст возможность в режиме он-лайн получать информацию о затратах по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат [6].

Автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму затраты на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов.

Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.

Система электронного документооборота позволяет автоматизировать разработку и координацию всех документов организации, осуществлять пересылку по электронной почте документов, чтобы обеспечить информацией широкий круг работников, а также издавать приказы и следить за их выполнением, а также создавать любые бизнес-процессы, чтобы решить какие-либо проблемы организации.

Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, охватывающих большую часть рабочего процесса. С помощью этих процессов, вы можете очень быстро приступить к работе с системой. В дополнение к стандартным, пользователи могут разрабатывать свои собственные процессы и вносить необходимые коррективы в существующие процессы, с помощью удобного инструмента, встроенного в систему.

Любой бизнес-процесс может быть запущен пользователем системы, который имеет соответствующие полномочия [3]. Кроме того, система обеспечивает гибкость планирования событий, что позволяет предварительно настроить дату и периодичность запуска различных процессов и уведомлений.

Система позволяет работать не только с внутренними документами организации, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает обработку входящих документов и облегчает их интеграцию, делает весь процесс входящего документа для отправки исходящих документов полностью прозрачным и управляемым. [12]

Время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов, показано в таблице 1.

Одним из ключевых преимуществ автоматизации бизнес-процессов организации с помощью системы электронного документооборота - появление полного контроля над выполнением всех задач, решаемых в организации.

В дополнение к условиям разработки и согласования документов, руководитель может контролировать все аспекты работы своих подчиненных, в то время как они работают в системе, количество выполняемых задач, время выполнения заданий, количество просроченных задач и времени, для которого они были просрочены.

Уполномоченные сотрудники получают своевременно уведомление о том, что работа не может быть сделано во времени. То есть можно оперативно решать потенциальные проблемы. Кроме того, в любое время, вы можете запросить подробные отчеты о выполнении текущих задач организации.

В последние годы стали появляться электронные документы, направленные на малые и средние бизнес - системы, которые имеют черты, характерные для корпоративных систем, таких как, например, графический дизайнер маршрутов дизайнер регистрационных карточек и шаблоны отчетов.

Таблица 1 - Время, затраченное на типовые операции, часов в месяц

Операции	Бумажные документы	Электронные документы
Поиск документа, контактной информации и пр.	667	100
Создание документа	333	50
Хождение по кабинетам, поездки (согласование, утверждение)	500	0
Контроль обработки документа	500	0
Формирование отчетности по документам	200	25

Использование СЭД целесообразно на больших предприятиях, где объёмы документов очень велики и бумажный документооборот нередко замедляет деятельность целых отделов, что просто неприемлемо [2]. Система электронного документооборота - эффективное средство для улучшения скорости работы любого предприятия или организации.

В современном мире с постоянно растущей конкуренции и увеличение потока информации, необходима более эффективная инфраструктура, для поддержания производительности труда каждого работника, улучшение бизнес-процессов, сделать бизнес более прозрачным и безопасным. И сделать все это быстрее, безопаснее и дешевле. В этих условиях, наличие оптимальной системы электронного документооборота - это ключ к успешному бизнесу.

Эффект от внедрения полной системы электронного документооборота может быть замедленным, но почти всегда очевидно положительное влияние на систему управления качеством, управление персоналом становится более прозрачной, а также проблемы острее и яснее.

2. Анализ документооборота в розничной сети «МАГНИТ» АО «ТАНДЕР»

2.1 Организационно-экономическая характеристика розничной сети «Магнит» АО «Тандер»

Акционерное общество (АО) «Тандер» зарегистрировано Регистрационной палатой г. Краснодара от 28.06.1996 г. № 4452.

Юридический адрес: РФ, Краснодарский край, г. Краснодар, ул. Леваневского, д. 185.

Основным видом хозяйственной деятельности АО «Тандер» является розничная и оптовая торговля продуктами питания, парфюмерно-косметической продукцией и другими аналогичными товарами.

По состоянию на 31.12.2015 г. в состав АО «Тандер» входят 74 филиалов, не выделенных на отдельный баланс; 12089 розничных торговых точек, в том числе 374 торговых точек формата гипермаркет; представительство АО «Тандер» в Китайской Народной Республике.

Среднесписочная численность работников за 2015 г. составила 216395 человек.

Цель компании: обеспечение высокой степени жизнестойкости и конкурентоспособности компании при помощи поддержания систем жизнеобеспечения на нужном уровне, своевременной и качественной адаптации оказываемой услуги к требованиям изменяющегося правопорядка и приоритетов потребителей.

Стратегия развития:

- последующее расширение сети посредством увеличения плотности покрытия основных рынков присутствия, а также органического развития в наименее освоенных регионах России;

- развитие мультиформатной бизнес-модели: продолжение агрессивного развития форматов «магазин у дома», «гипермаркет», «Магнит Семейный» и «Магнит Косметик».

Организационная структура АО «Тандер» представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Организационная структура АО «Тандер»

Рассмотрим экономические показатели АО «Тандер» (таблица 2).

Таблица 2 - Динамика основных средств АО «Тандер» за 2014-2016 гг.

Показатели	2014 год	2015 год	2016 год
	тыс.руб.	Уд. вес, %	тыс.руб.	Уд. вес, %	тыс.руб.	Уд. вес, %
Земля	8,1	2,9	8,7	3,0	13,4	4,1
Здания	140,1	50,8	146,4	50,9	180,2	55,6
Машины и оборудования	28,2	10,2	29,2	10,1	34,4	10,6
Прочие активы	21,0	7,6	24,0	8,3	21,1	6,5
Незавершенное строительство	20,0	7,3	21,6	7,5	16,9	5,2
Амортизация	57,9	21,0	57,9	20,1	57,9	17,9
Итого	275,3	100,0	287,8	100,0	323,9	100,0

Из таблицы 2, можно сделать вывод, что в 2016г. по сравнению с 2015 г. удельный вес группы «Машины и оборудование» уменьшился на 0,5% и составил в 2016г. 55,6 % против 50,8% 2014г. Уменьшение доли групп основных средств «Незавершенное строительство» на 2,3% и «Прочие активы» на 1,8%. В группе «Здания» наблюдается увеличение удельного веса на 4,7% и увеличение доли «Земля» на 1,1%.

Следовательно, предприятие эффективно осуществляет деятельность в сфере арендных услуг.

Анализ операционных затрат (таблица 3).

Таблица 3 - Анализ операционных затрат АО «Тандер» за 2014-2016гг., тыс. руб.

Показатели	2014 год	2015 год	2016 год	Изменение, +\-
				2015 к 2014	2016 к 2015
Материальные затраты	221,0	231,9	207,6	10,9	-24,3
Оплата труда	1600,0	1690,0	1258,0	90,0	-432,0
Налоги, связанные с оплатой труда	477,1	481,9	361,3	4,8	-120,6
Амортизация	404,1	378,8	284,6	-25,3	-94,2
Прочие операционные затраты	3420,0	3716	2883	296,0	833,0
Всего	6722,2	6498,6	4994,5	- 6722,2	-15504,1

Из таблицы 3, можно сделать вывод, что в 2015г. по сравнению с 2014г. материальные затраты увеличились на 10,9 тыс. руб., а в 2016г. по сравнению с 2015г. уменьшились на 24,3 тыс. руб.

В 2015г. по сравнению с 2014г. оплата труда увеличилась на 90 тыс. руб., а в 2016г. по сравнению с 2015г. уменьшилась на 432 тыс. руб., что свидетельствует о сокращении персонала. Вследствие уменьшения оплаты труда, в 2016г. снизились налоги, связанные с оплатой труда на 120,6 тыс. руб.

В 2015г. по сравнению с 2014г. амортизация снизилась на 25,3 тыс. руб., также и в 2016г. уменьшилась на 94,2 тыс. руб.

В целом, в 2015г. по сравнению с 2014г. операционные затраты снизились на 6722,2 тыс. руб., и в 2016г. по сравнению с 2015г. снизились на 15504,1 тыс. руб. (таблица 4).

Из таблицы 4, можно сделать вывод, что в 2015 г. по сравнению с 2014 г. коммерческие расходы увеличились на 42,4 тыс. руб. и темп роста составил 129,2%, а в 2016г. по сравнению с 2015г. увеличились на 44,2 тыс. руб. и темп роста составил 123,7%, что говорит о том, что организация стало больше уделять внимание рекламе.

В 2015г. по сравнению с 2014г. прочие расходы увеличились на 23,6 тыс. руб., что говорит о меньше прибыли от основного вида деятельности, а в 2016г. по сравнению с 2015г. уменьшились на 1,4 тыс. руб., что повлияло на увеличение прибыли.

Таблица 4 - Основные экономические показатели АО «Тандер» за 2014-2016гг.

Показатели	Основные экономические показатели, тыс.руб.	Изменение, +\, тыс.руб.	Темп роста, %
	2014 год	2015 год	2016 год	2015 к 2014	2016 к 2015	2015 к 2014	2016 к 2015
Выручка	628,1	830,3	1032,0	202,2	201,7	132,2	124,3
Себестоимость продаж	468,5	625,5	792,7	157,0	167,2	133,5	126,7
Валовая прибыль	159,6	204,8	239,2	45,2	34,4	128,3	116,8
Коммерческие расходы	144,3	186,5	230,7	42,4	44,2	129,2	123,7
Прибыль (убыток) от продаж	12,3	18,3	8.5	6,0	-9,8	148,8	46,4
Прочие доходы	47,2	82,2	103,8	35,0	21,6	174,1	126,3
Прочие расходы	17,2	40,8	39,4	23,6	-1,4	237,2	96,6
Прибыль (убыток) до налогообложения	38,0	54,8	49,9	16,8	-4,9	144,2	91,1
Текущий налог на прибыль	7,7	11,1	10.5	3,4	-0,6	144,2	94,6
Чистая прибыль	29,4	38,2	43,7	8,8	5,5	129,9	114,4

В 2015г. по сравнению с 2014г. валовая прибыль увеличилась на 45,2 тыс. руб. и темп роста составил 128,3%, а в 2016г. по сравнению с 2015г. увеличилась на 34,4 тыс. руб. и темп роста составил 116,8%, что является положительным в деятельности предприятия.

В 2015г. по сравнению с 2014г. прочие доходы увеличились на 35 тыс. руб., и темп роста составил 174,1%, а в 2016г. по сравнению с 2015г. увеличились на 21,6 тыс. руб. и темп роста составил 126,3%.

Динамика основных экономических показателей (рисунок 3).

Рисунок 3 - Динамика основных экономических показателей АО «Тандер» за 2014-2016 гг., тыс. руб.

Из рисунка 3 видно, что в 2015г. по сравнению с 2014г. выручка увеличилась на 202,2 тыс. руб., а в 2016г. по сравнению с 2015г. увеличилась на 201,7 тыс. руб. или на 124,3%. Себестоимость в 2015г. по сравнению с 2014г. увеличилась на 157 тыс. руб. или на 133,5%, а в 2016г. по сравнению с 2015г. увеличилась на 167,2 тыс. руб. или на 126,7%.

В целом за анализируемый период чистая прибыль в 2015г. в сравнении с 2014г. увеличилась на 8,8 тыс. руб. или на 129,9%, а в 2016г. по сравнению с 2015г. увеличилась на 5,5 тыс. руб. или на 114,4%, что свидетельствует о позитивной динамике изменения структуры доходов предприятия.

Система налогообложения - это налоговый режим, который назначается автоматически всем организациям после их создания.

На предприятии АО «Тандер» применяется общая система налогообложения, в частности: налог на добавленную стоимость, базовая ставка НДС 18%, налог на имущество, налог на землю. Сумма налоговых отчислений рассчитывается от установленной ставки налога на прибыль 20%.

Динамика налогов и сборов представлена в таблице 5.

Из таблицы 5, можно сделать вывод, что в 2015г. по сравнению с 2014г. налог на прибыль увеличился на 78,2 тыс. руб. и темп роста составил 143,5%, а в 2016г. по сравнению с 2015г. увеличился на 251,3 тыс. руб., темп роста составил 197,4%, что связано с увеличением прибыли в организации.

Таблица 5 - Динамика налогов и сборов АО «Тандер» за 2014-2016гг.

Показатели	Значение показателей, тыс.руб.	Изменение, +\-	Темп роста.
	2014 год	2015 год	2016 год	2015 к 2014	2016 к 2015	2015 к 2014	2016 к 2015
Налог на прибыль	179,8	258,0	509,3	78,2	251,3	143,5	197,4
НДС	820,3	1443,3	1692,7	623,0	249,4	175,9	117,3
Налог на имущество	640,5	616,5	710,8	-24,0	94,3	96,2	115,3
НДФЛ	592,6	741,2	837,6	148,6	96,4	125,1	113,0
Налог на землю	38,4	51,8	55,2	13,4	3,4	134,9	106,6
Прочие	5,5	32,4	41,8	26,9	9,4	589,1	129,0
Итого	2277,6	2885,9	3847,5	608,3	961,6	126,7	133,3

В 2015г. по сравнению с 2014г. НДС увеличился на 623 тыс. руб., темп роста составил 175,9%, а в 2016г. по сравнению с 2015г. увеличился на 249,4 тыс. руб. и темп роста составил 117,3%.

В 2015г. по сравнению с 2014г. НДФЛ увеличился на 148,6 тыс. руб. и темп роста составил 125,1%, а в 2016г. по сравнению с 2015г. увеличился на 96,4 тыс. руб., темп роста составил 113%.

В целом, в 2016г. по сравнению с 2015г. налоги и сборы увеличились на 961,6 тыс. руб. и темп роста составил 133,3%.

Структура и динамика оборота розничной торговли по группам товаров представлена в таблице 6.

Из таблицы 6, можно сделать вывод, что в 2014 г. по сравнению с 2013г. оборот розничной торговли увеличился на 2670,3 тыс. руб., а в 2015 г. по сравнению с 2015г. по сравнению с 2014г. увеличился на 1182,2 тыс. руб.

В 2014г. по сравнению с 2013г. оборот группы продовольственных товаров увеличилась на 1237,8 тыс. руб., а в 2015г. по сравнению с 2014г. увеличилась на 1044, 8 тыс. руб.

В 2014г. по сравнению с 2013г. оборот группы непродовольственных товаров увеличилась на 1232,5 тыс. руб., а в 2015г. по сравнению с 2014г. увеличилась на 137,3 тыс. руб.

Таблица 6 - Структура и динамика оборота розничной торговли по группам товаров АО «Тандер» за 2013-2015гг.

Показатели	2013 год	2014 год	2015 год	Изменение, +\-
				2014 к 2013	2015 к 2014
Оборот розничной торговли, тыс. руб.	23685,9	26356,2	27538,4	2670,3	1182,2
Продовольственные товары, тыс. руб.	11143,0	12380,8	13425,6	1237,8	1044,8
Непродовольственные товары, тыс. руб.	12542,9	13975,4	14112,7	1432,5	137,3
Доля продовольственных товаров, %	47,0	47,0	48,8	-	1,8
Доля непродовольственных товаров, %	53,0	53,0	51,2	-	-1,8

В целом, в 2015г. по сравнению с 2014г. доля продовольственных товаров увеличилась на 1,8 тыс. руб., а доля непродовольственных товаров снизилась на 1,8 тыс. руб.

В управление документационного обеспечения входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов.

С января 2015 г. АО «Тандер» работает в режиме оперативного информирования поставщиков о корректности данных в ответных документах, отправленных в торговую сеть (заказ на поставку и уведомление об отгрузки).

Документы, используемые в организации, представлены в таблице 7.

В 2016г. по сравнению с 2014г. доля заказов на поставку увеличилась на 873 тыс. штук, информация о заказе увеличилась на 480 тыс.штук, уведомления об отгрузки товаров увеличилось на 90 тыс. штук, уведомления о доставке товаров увеличилось на 90 тыс. штук, электронная счет-фактура увеличилась на 250 тыс. штук, электронный торг-12 увеличился на 35 тыс. штук.

Наибольшую долю среди входящей и исходящей информации занимают заказы на поставку товаров (рисунок 5).

Таблица 7 - Типы документов в АО «Тендер»

Документ	Комментарии
Заказ на поставку товара (ORDERS)	Сообщение от сети поставщику с указанием перечня товаров, предназначенных для поставки в магазин
Информация о заказе (ORDRSP)	Сообщение от поставщика в сеть с информацией о том насколько полно может быть осуществлен полученный ранее заказ. В сообщении ORDRSP также могут указываться изменения цен и количества на заказанный товар
Уведомление об отгрузке (DESADV)	Сообщение от поставщика в сеть, содержит сведения о фактическом объеме отгруженного товара. В сообщении DESADV также может быть отмечена дополнительная информация (номер транспортного контейнера)
Уведомление о доставке (RECADV)	Отправляется сетью поставщику, и является, по сути, ответом на сообщение DESADV, предоставляющим поставщику информацию о фактически принятом (доставленном) товаре
Электронная счет-фактура	Юридически- значимый документ. Отправляется поставщиком сети и используется для выставления счета на оплату за поставленный товар и признания НДС налоговой инспекцией
Электронный Торг-12	Юридически- значимый документ. Отправляется поставщиком сети и используется для выставления счета на оплату за поставленный товар и признания НДС налоговой инспекцией



Рисунок 5 - Входящая и исходящая информация в АО «Тандер» за 2015-2016гг., тыс. шт.

2.2 Анализ существующей системы электронного документооборота EDI в АО «Тандер»

Компания АО «Тандер» применяет обмен документами, используемыми в совместной коммерческой деятельности, на основе технологии электронного документооборота EDI.

Суть и цель работы системы - стандартизация процесса передачи цифровых данных по единому регламенту, благодаря которому гарантируется возможность обмена сведениями между организациями.

EDI (ElectronicDataInterchange) - технология автоматического обмена коммерческими документами между контрагентами по безопасным каналам.

Система представляет собой обмен данными между бизнес-партнерами в форме стандартизированных электронных сообщений (рисунок 6).



Рисунок 6 - Технология автоматического обмена коммерческими документами

Передачу EDI-данных характеризуют:

- конфиденциальность информации - гарантия безопасности передачи коммерческой информации обеспечивается благодаря шифрованию данных и применению интернет - стандартов для EDI - AS;

- достоверность - обеспечивается использованием MDN для контрольных сумм, поэтому полностью исключена возможность внесения изменений в документ получателя;

- гарантии доставки - отрицать получение сообщения невозможно, так как система автоматически оповещает отправителя о доставке;

- оперативность - около 49 видов сообщений, наиболее популярные (посредством их можно описать практически все бизнес-процессы) обрабатываются и передаются в течение 10 минут;

- точность - система выступает в качестве контролера: встроенные интеллектуальные механизмы гарантируют обработку содержания передаваемых документов, и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает.

Следовательно, достигается полное устранение ошибок уже при вводе сведений, что существенно уменьшает время на обмен информацией между контрагентами.

Обмен документами в системе EDI происходит следующим образом:

1. Поставщик направляет ритейлеру свой каталог товаров с ценами (PRICAT).

2. На основании каталога покупатель формирует заказ на поставку продукции (ORDERS). ORDERS - официальный документ, содержит номер заказа, дату и время поставки, номер договора поставки, реквизиты сторон договора, наименования заказа со ссылками на каталог товаров. Документ позволяет контролировать статус заказа.

3. После этого, поставщик посылает ответ на заказ (ORDRSP), где подтверждает или отказывается от него.

4. Когда заказ сформирован и отгружен, поставщик отправляет уведомление об отгрузке товара (DESADV). DESADV - это технически товарно-транспортная накладная с информацией о факте отгрузки, самих товарах, транспортировке.

5. В момент приемки заказа, ритейлер высылает сформированное уведомление о приёмке (RECADV) с актуальными данными по принятой продукции.

6. На основании уведомления о приёмке поставщик своевременно выставляет правильный счет, счет-фактура.

Изобретателем Эд. Гилберт EDI считается военнослужащий армии США, он разработал систему коротких сообщений-накладных, которые предоставляют возможность преобразовывать документы, заполненные на разных языках, и передавать их по телефону и телексу.

В России совместный проект по технологиям ECR начался в 2003 году.

Летом 2004 года технологический комитет ECR-Rus провел тендер, по итогам которого было выбрано несколько компаний-провайдеров, получивших право оказания услуг электронного обмена данными в рамках инициативы ECR в России. Комитет планирует постоянно расширять список провайдеров EDI. Тренд возможностей, тренд роста (рисунок 7).



Рисунок 7 - Тренд возможностей, тренд роста, тыс. руб.

Требования к провайдеру фиксируют в соглашениях об уровне сервиса.

В нем время работы службы технической поддержки, время отклика на запрос клиента, время устранения различных неполадок, и другие параметры. Зачастую, провайдеры услуг предлагают своим клиентам не только различные способы подключения к EDI, но и различные тарифные планы, которые непосредственно находятся в зависимости от уровня сервиса.

Услуги EDI доступны 365 дней в году, 7 дней в неделю и 24 часа в сутки. Время, за которое сообщение проходит от одного пользователя к другому, согласно требованиям ECR-Rus не должно превышать 10 мин.

Провайдер отвечает за скорость сервиса, обеспечивает доставку сообщений и их проверку на предмет ошибок. При этом провайдеры EDI гарантируют связь через открытые сети (Интернет), прямые соединения между клиентами и связь через сети с дополнительными услугами (VAN).

При этом должны быть учтены дублирующие (резервные) решения и план восстановления работоспособности сети. Разрешаются перерывы для планового технического обслуживания в сроки, согласованные с клиентами.

Сервис-провайдер обязан немедленно уведомить клиента о появлении проблем с доставкой и приемом сообщений. При этом перерыв в оказании сервиса не должен превышать 4 часов.

В ситуации задержки работы сети, управляемой Исполнителем, свыше этого времени, на сервис-провайдера налагаются штрафные санкции, размеры которых определяются в контрактах с клиентами.

При передаче сообщений клиента должна быть обеспечена сохранность и конфиденциальность передаваемых сведений.

Подтверждение благополучной доставки каждого сообщения должно быть осуществлено без дополнительной оплаты. Плата за доставку сервисных и служебных сообщений не взимается.

Все сообщения, вне зависимости от их происхождения должны в течение 30 минут передаются. Гарантируется соединение с другими сервис-провайдерами при передаче или приеме сообщений общепринятого формата.

Принципы реализации EDI в Интернете:

- конфиденциальность - доступность документов только отправителю или получателю;

- аутентификация - удостоверение подлинности через проверку электронной подписи;

- достоверность - невозможность изменения документа без ведома получателя;

- надежность оповещения - невозможность отрицания при получении сообщения.

EDI-провайдеры поставляют модули для подключения зарубежных ИС к EDI, также предоставляются программная документация для подключения других систем. Безопасность сохранения конфиденциальности информации и, прежде всего, информации о ценах, является исключительно важным для небольших компаний, так как по сравнению с крупными организациями они работают в условиях повышенных конкурентных рисков (рисунок 8).



Рисунок 8 - Основные сообщения системы EDI

Независимо от подключения, данные EDI шифруются при передаче, поэтому простой обмен документами совершенно безопасен.

Сертификация проводится 1 раз в 2 года.

Разработаны стандартные сообщения: заказ (ORDERS); счет, счет-фактура (INVOIC); ответ на заказ (ORDRSP); отчет об инвентаризации (INVERT); уведомление об отгрузке (DESADV); уведомление о приеме (RECADV).

Разрабатываются сообщения: каталог товаров (PRICAT), уведомление о возврате (RETANN).

При работе в системе электронного документооборота EDI выявлены следующие недостатки:

- нет отображения данных из внутрикорпоративного представления в EDI-совместимый формат;

- согласование способа формирования EDI-пaкетов;

- отсутствие собственного локального архива файлов;

- нет транспортного статуса, который бы информировал, был ли документ доставлен партнеру.

2.3 Сравнение систем

Эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, - это организация электронного документооборота. Любая структура может сэкономить свое рабочее время и начнет принимать стратегические и оперативные решения в несколько раз быстрее, опережая своих конкурентов.

Существует несколько классов систем, которые отвечают за автоматизацию документооборота, управление всеми рабочими информационными потоками и архивными документами, а также за непосредственный контроль.

Каждая система создана для того, чтобы решить целый ряд задач. В частности, система автоматизации не позволит выполнить корректную маршрутизацию всех рабочих потоков. Именно поэтому необходимо выбрать систему, полностью отвечающую потребностям в рамках работы предприятия. Особенности организации электронного документооборота заключаются в умении правильно выбирать данные системы.

ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ является разработкой российской компании - Cognitive Technologies Ltd (www.cognitive.ru). Она имеет интерфейс почтовой программы, понятный любому пользователю.

К преимуществам программы можно отнести приложение «мастер журналов и отчетов». Он оказывает большой выбор отчетных форм (их подробность) и возможность формировать собственные формы отчетов.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрен способ обмена электронными сообщениями между пользователями через встроенный почтовый сервер. Сообщения, могут содержать текст и вложенные РКК документов, но нет возможности прикрепить обычный документ, к примеру, отчет исполнителя (можно указать только адрес документа в локальной сети).

Сотрудник с правами «Администратор» имеет функцию отправки сообщений всем работающим коллегам или определенному работающему лицу. Функцией можно воспользоваться для одновременного оповещения работающих сотрудников, к примеру, о завершении работы в системе или о начале совещания.

Подобная возможность применяется самой системой для автоматической рассылки уведомлений и напоминаний, сопряженных с поручениями и согласованиями.

Наличие функции «списки рассылки» позволяет разослать документ всем выбранным пользователям. В ней можно объединить отделы «маркетинга», «продаж», должности», «руководству», «администратору», «всем пользователям» и т.д.

Рассылка проводится между работниками организации. Рассылка же внешним организациям невозможна, т.к. система в стандартной поставке не поддерживает справочник внешних организаций.

В ЕВФРАТ-Документооборот одновременно с документом может работать только 1 сотрудник. Нет регистрации документов из электронной почты в связи, с чем система не позволяет работать с удаленными филиалами и организациями, назначать соисполнителей по документу.

В стандартной поставке отсутствуют важные функциональные возможности, такие как: опись дел, номенклатура дел, списание документа в дело, поддержка проектов документов, версий документов, реестра отправки документов, журнала ознакомления с документами, поточное сканирование, использование фильтра, наследование прав пользователя, отсутствие возможности пользователя создавать личную папку.

Таким образом, при сравнении систем электронного документооборота можно сделать вывод, что EDI - система имеет преимущества перед системой ЕВФРАТ тем что, имеется электронная подпись, распределение документов, согласование, что важно для организации сети «Магнит» АО «Тандер».

3. Совершенствование экономической системы документооборота в розничной сети «МАГНИТ» АО «ТАНДЕР»

EDI - система электронного обмена данными выступает гарантом подлинности всей проходящей через нее документации.

Право проведения операций с документами в электронной, а не в бумажной форме закреплено на законодательном уровне.

Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах продаж, а не на вопросах оформления и отправки бумажной документации.

С ростом количества участников электронного обмена данными эта цифра возрастает экспоненциально. Кроме того, необходимо учесть, что коммуникационное оборудование и протоколы, используемые каждым партнером, могут значительно отличаться.

Поэтому организация и обслуживание схемы электронного обмена данными «каждый с каждым», ее корректная и надежная работа могут стать трудновыполнимой задачей даже при небольшом числе партнеров и потребовать значительных ресурсов (финансовых, кадровых, организационных, административных).

Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей.

К первой группе эффектов относятся: экономия средств на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) можно отнести:

- ускорение прохождения документов и оказания услуг, сопряжено со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация находится в зависимости от информации, которая содержится в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения);

- оптимизация бизнес-процессов, сопряженных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, реализовать контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и исследовать результаты контроля и тем самым определять проблемы и принимать меры для улучшения системы управления;

- повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ;

- создание единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций.

Отсутствие статуса приложения, который показывает информацию из системы получателя, при условии, что данная информация была доступна (например, документ был импортирован, документ учтен, документ отклонен).

Из-за существующих проблем можно потерять цифровые данные, которые соответственно не будут учтены предприятием. Также можно потерять клиента, который отправит документ на заказ, а вследствие указанных недостатков документ будет потерян и не учтен, что ведет к потере прибыли организации.

Использование «Списка приложений» - это путь решения проблем и может быть интегрирован в существующей EDI системы путем разработки форм для приложений пользователя, способных передавать EDI сообщения; создания форматов EDI сообщения для их передачи между компьютерами по Интернет, или через сети с добавленными услугами.

Использование «Списка приложений» облегчит работу персонала в поиске информации о заказчиках, что не маловажно для предприятия.

Разработки пользовательских шаблонов для интерпретации согласованных правил на компьютере получателя с помощью стандартных программ просмотра (браузеров).

Эффективность новой функции «Система приложений»:

- уменьшаться затраты на обработку информации о заказах;

- повысится качество обслуживания заказчиков, то есть все заказы будут учтены, что приведет к повышению доходов предприятия;

- увеличится скорость реагирования на запрос сокращение времени заключения договоров, что увеличит оборот заказчиков и соответственно отпускаемой продукции;

- новая функция «Список приложений» даст возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени;

- обеспечивается лучшая управляемость - можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

Объем инвестиций за собственные средства, которые окупятся за счет увеличения скорости реагирования на запрос сокращение времени заключения договоров с клиентами.

В основе обмена документами лежат транспортные протоколы, используемые в Интернет. С помощью заранее определенных тэгов определяется объектная модель данных, которая в последствии заполняется данными и передается в качестве электронного документа.

Для установления «Списка приложений» в систему EDI рассчитаем экономическую эффективность от новой функции «Списка приложений».

Сотруднику компании АО «Тандер» в среднем требуется 20 минут (набор, отправка по факсу/электронной почте подтверждение получения), используя новую функцию «Систему приложения» сотрудник может сформировать за 5 минут, экономя 15 минут рабочего времени с каждого заказа.

При том, что обрабатывается 4 000 заказов в месяц, при введении «Системы приложения» будет экономия времени в 2500 часов в месяц.

На один заказ уходит 20 мин. времени, при на 4 000 заказов, уходит 80 000 мин. времени.

4 000 • 20 = 80 000 (мин) = 1333,3 (часов) в месяц.

При введении «Системы приложения» будет затрачиваться на один заказ 5 мин., то есть при обработке 4 000 документов будет затрачено 333,3 часов.

4 000 • 5 = 20 000 (мин) = 333, 3 (часов) в месяц.

80 000 - 20 000 = 60 000 (мин) или 1 000 (часов) в месяц.

Следовательно, при введении «Системы приложения» в месяц будет сэкономлено 60 000 минут или 1 000 часов в месяц (рисунок 9).

Рисунок 9 - Экономия времени до введения новой функции «Списка приложений» в систему электронного документооборота EDI и после, минуты

Из рисунка 9 видно, что после введения новой функции «Списка приложений» в систему электронного документооборота EDI экономия времени составляет 1000 часов в месяц.

В то же время, если заказчик во время не оформит договор на поставку товара, то предприятие может предъявить к заказчику штрафные санкции.

Штрафные санкции начисляются исключительно по письменному требованию заинтересованной Стороны. Сторона, к которой предъявлено требование об уплате неустойки (штрафов, пеней), обязана ее заплатить.

За нарушения, выставленные Исполнителем, Заказчик выплачивает Исполнителю штраф в размере 0,1% от суммы счета за каждый день просрочки.

Например, сумма счета договора на 17 000 руб., следовательно, штрафные санкции за 1 день просрочки составит: 17 000 • 0,1% = 17 руб.

Штрафные санкции за просрочку оформления договора представлены в таблице 8.

Таким образом, организация в случае оформления документов не в срок за 10 дней просрочки составит 170,0 руб.

Таблица 8 - Штрафные санкции за просрочку оформления договора, руб.

День просрочки	1 день	2 дня	3 дня	4 дня	5 дней	6 дней	7 дней	8 дней	9 дней	10 дней
Размер штрафа, руб.	17,0	34,0	54,0	68,0	85,0	102,0	119,0	136,0	153,0	170,0

Заключение

Из выше сказанного можно сделать следующие выводы:

1. Документооборот - это кровеносная система организации: любая деятельность находит отражение в документах, будь то управление, финансы или производство. Часто только оптимизация документооборота позволяет существенно улучшить качество процессов. Кроме того, научившись видеть места потенциальных улучшений в процессах документооборота, легко можно транслировать этот опыт на бизнес-процессы компании.