Для оценки оборачиваемости запасов используют показатели оборачиваемости (табл. 15).

Таблица 15

Динамика коэффициентов деловой активности материальных запасов

Анализируя данные табл. 15, можно отметить изменение эффективности функционирования предприятия на протяжении рассматриваемого периода. Увеличение скорости оборота характеризует успешную работу предприятия и означает ускорение кругооборота средств предприятия.

Скорость оборота материальных запасов уменьшилась за исследуемый период на 0,11 об. за исследуемый период до уровня 6,23 об. по итогам 2006 года, что связано с ростом выручки от реализации продукции при одновременном увеличении абсолютной величины материальных запасов.

Длительность оборота материальных запасов соответственно увеличилась с 57,58 дней в 2004 году до 58,62 дней по итогам 2006 года на 1,04 дней.

Следует отметить снижение оборачиваемости сырья, материалов и других аналогичных ценностей за исследуемый период на 11,9 об. до уровня 47,62 оборотов по итогам 2006 года; готовой продукции и товаров для перепродажи на 0,39 об. до уровня 7,37 об. по итогам 2006 года.

Следует отметить значительное увеличение скорости оборота расходов будущих периодов с 82,24 об. в 2004 году до 256,62 об. в 2006 году, что характеризует успешную работу предприятия и означает увеличение кругооборота средств предприятия.

Длительность оборота расходов будущих периодов несколько снизилась с 4,4 дней в 2004 году до 1,4 дней в 2006 году в среднем на 3 дня.

Итак, при анализе показателей, представленных в таблице можно сказать о незначительном снижении основных коэффициентов оборачиваемости предприятия, что расценивается негативно в работе организации ООО КЦ «Промсервис». Тогда как длительность оборота показателей за исследуемый период увеличилась.

Хранятся запасы организации ООО КЦ «Промсервис» на складе, фирма имеет собственные складские помещения, которые имеют удобные транспортные подъезды.

В связи со спецификой реализуемой продукции - изделия медицинского назначения - в структуре запасов присутствуют быстропортящиеся препараты. Над такими запасами в организации реализуется усиленный контроль за хранением и расходованием (поступлением в продажу).

Расходуются запасы и поступают в оптовую или розничную реализацию по методу LIFO (last in - first out) - «последний пришел» - «первый ушел», то есть из склада в реализацию направляются в первую очередь та продукция, которая поступила на склад давно. Это необходимо для того, чтобы у запасов не истек срок хранения.

Управление запасами в организации ООО КЦ «Промсервис» автоматизировано с помощью информационной системы «1С: Бухгалтерия Склад», в которой ведется учет запасов и остатков на складе.

Оценивать эффективность управления материальными запасами можно разными способами. Наиболее простой способ - по двум показателям: коэффициент реализации и коэффициент предложения товара.

Коэффициент реализации (КР) показывает, какая часть товарных запасов была реализована за период.

Коэффициент предложения (КП) показывает, какую часть из периода мы предлагали товар покупателю.

Формула коэффициента реализации:

КР = Количество проданных товаров/(Остаток на складе на начало периода + количество товара, закупленного в течение данного периода).

Если за период товары не закупались и на начало периода остаток на складе был 0 (то есть в знаменателе формулы - 0), то КР нужно считать равным "-1". Это специальное значение КР, означающее, что за период ничего не продано, но и на складе ничего не было. Далее, будем выражать КР в процентах, "КР в процентах" = КР*100, и значение "-1" тоже станет "-100".

Формула коэффициента предложения:

КП = Количество дней предложения товара/Количество рабочих дней в периоде.

КП, как и КР удобнее выражать в процентах, "КП в процентах" = КП*100.

«Предложение товара» означает, что потенциальный клиент знает, что он может у нас купить данный товар. Например, для розничной торговли, под «Предложением товара» подразумевается, что хоть одна единица товара есть на складе.

Таблица 16

Описание коэффициентов реализации и предложения

Оптимальные значения КП и КР зависят от продаваемого товара.

Поделим условно все товары на три группы, А, Б и В. Группа А состоит из «очень важных» товаров, очень важных в том смысле, что товары группы А приносят большую прибыль или большой оборот или важны для имиджа, ассортимента и т.д.

Группа Б состоит из товаров «средних» со всех смыслах.

Группа В - все остальные товары.

По товарам группы А обязательно нужно удерживать КП равным 100%. Ради поддержания наличия товара в продаже можно даже создавать увеличенные страховые запасы. Если при КП, равным 100%, КР будет 80-90%, то это нормально.

В группе товаров Б уже не обязательно, чтобы КП было 100%, но и КР должен быть выше, чем у товаров группы А. Нормальным сочетанием для группы Б будет КП около 95%, а КР - около 90%.

Для группы товаров В лучше поддерживать высокий КР, 90-95% и более, а КП - по ситуации.

Оценим эффективность управления товарными запасами в организации ООО КЦ «Промсервис» по двум показателям: коэффициент реализации и коэффициент предложения товара за период - 2006 год.

Таблица 17

Оценка эффективности управления материальными запасами

Таким образом, за отчётный период были распроданы почти все материальные запасы и при этом товар почти всегда был на складе ООО КЦ «Промсервис» и предлагался к продаже, то есть дефицита товара не было, что является положительным моментом.

Одним из важнейших вопросов, решаемых отделом закупок организации ООО КЦ «Промсервис» - насколько должен быть заполнен склад фирмы (в настоящее время площадь склада 200 кв. метров), чтобы товар не портился, но при этом всегда был в наличии.

Что касается уровня заполняемости склада, то на практике эта величина колеблется в достаточно широком интервале (от 30% до 70%). Названную величину не следует превышать потому, что склады торговых организаций предназначены не только для хранения товаров. Здесь может осуществляться также комплектация заказов, отдельно храниться уже скомплектованные, но еще не реализованные заказы.

Оборудование склада ООО КЦ «Промсервис» включает в себя универсальные и специальные стеллажи, поддоны, резервуары и контейнеры. Кроме того, весоизмерительное и фасовочное оборудование.

Взаимодействие с поставщиками организации ООО КЦ «Промсервис» осуществляет отдел закупок. Отдел закупок осуществляет координационную деятельность, необходимую для принятия решения об осуществлении процесса закупок. Коммерческий директор и складская служба осуществляют контроль товарных запасов и совместно определяют необходимый объем закупок, после чего передают заявки в отдел закупок.

После поиска возможных источников поставок потенциальным поставщикам направляются запросы, сравниваются их предложения, оформляется на договорной основе заказ и осуществляется контроль надлежащего исполнения. На складе ООО КЦ «Промсервис» осуществляется прием и проверка товара, его регистрация и складирование. В процессе закупок ООО КЦ «Промсервис» применяются современные информационные технологии, представитель отдела продаж, минуя склад, может направить заказ непосредственно поставщику, если отдел закупок предварительно оговорил с поставщиком закупочные цены и условия поставок.

В результате проведенного анализа эффективности использования материальных ресурсов ООО КЦ «Промсервис», можно сделать вывод, что на предприятии необходимо принять меры для ускорения оборачиваемости оборотных средств в производстве и обращении, что обеспечивает высвобождение средств из оборота, и использовать финансовые методы по эффективному управлению такой частью текущей деятельностью организации, как средства в обращении (денежные средства и расчеты с дебиторами).

Анализ структуры оборотного капитала показал, что в его структуре капитала в 2006г. более 76% занимают запасы товарно-материальных ценностей, их величина постепенно увеличивалась в течение всего исследуемого периода, что снижает общую ликвидность активов и отражается на их оборачиваемости.

Также в составе оборотного капитала постепенно снижалась доля дебиторской задолженности и увеличивалась ее оборачиваемость, это увеличивает ликвидность активов организации. Можно порекомендовать ООО КЦ «Промсервис» и в дальнейшем проводить более жесткий контроль за формированием и состоянием дебиторской задолженности, не допускать возникновения просроченной задолженности в составе дебиторов, это повысит оборачиваемость оборотного капитала и соответственно прибыль предприятия.

В условиях стабильной экономики фирмы стремятся приблизиться к японской системе «точно-во-время», которая предполагает поставку сырья и комплектующих точно туда и точно в то время, когда это потребуется и направлена на минимизацию запасов.

В условиях российской экономики это пока не возможно на 100%. Поэтому пока ООО КЦ «Промсервис», как и остальные торговые организации, вынужден по возможности создавать большие запасы товаров для перепродажи. Для этого на предприятии имеются вместительные складские помещения, позволяющие создавать помимо текущих и страховых запасов (на случай отсутствия дефицитных препаратов на рынке), еще и резервные запасы, по объему равные трех-четырех месячной потребности в них. Финансовые ресурсы предприятия (собственные и привлеченные заемные на формирование оборотного капитала) позволяют закупать запасы сырья в таких объемах.

Есть два положительных момента в этой ситуации. Во-первых, предприятие ближайшие 3-4 месяца может работать спокойно, не опасаясь сбоев по причине отсутствия запасов, а во-вторых, сегодня, в условиях инфляции руководство ООО КЦ «Промсервис» считает вложение денег в оборотный капитал экономически целесообразным. То есть вкладывать деньги, делая запасы выгоднее, чем положить эти же деньги на депозит в банк. Кроме этого, это позволяет ООО КЦ «Промсервис» реализовывать в конечном итоге продукцию с меньшими издержками, чем конкуренты, так как у многих из них нет средств для создания больших объемов запасов.

Организации ООО КЦ «Промсервис» необходимо внедрить собственную систему управления запасами, улучшить логистические связи, оптимизировать сроки поставки запасов от поставщиков, постепенно внедрить систему поставок «точно в срок». В результате данных мероприятий снизятся затраты на хранение запасов, уменьшится удельный вес просроченных товаров.

3.3. Направления совершенствования управления материальными запасами

Руководителям коммерческих организаций в процессе своей повседневной управленческой деятельности все время приходится анализировать и контролировать получаемые результаты в отчетном периоде.

Осуществление эффективного руководства организацией должно базироваться на применении нормативных методов управления. Нельзя ориентироваться на сопоставлении полученных результатов только с фактическими затратами в отчетном периоде. Нужно все время сравнивать фактические затраты с экономически обоснованными, т.е. вычисленными на основе технико-экономических норм и нормативов. Нормы дают возможность выявить имеющиеся резервы и наметить пути для их дальнейшего использования. Все это помогает вести правильную торговую и финансовую политику в ООО КЦ «Промсервис» по снижению издержек обращения.

Недостаток запасов у предприятия приводит к нарушению ритмичности его производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости выпускаемой продукции.

Недостаток сбытовых запасов не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции, соответственно это уменьшает объемы ее реализации, снижает размер получаемой прибыли. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов.

Поэтому в условиях рыночной экономики работники организации должны стремиться к эффективному управлению процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы.

Система оперативного контроля и управления представляет собой организацию непрерывной деятельности работников отдела закупок ООО КЦ «Промсервис», направленную на формирование торговых запасов в экономически обоснованных размерах.

Имеющаяся информация о движении, стоимости, сформированная нормативная база по запасам и оборотным средствам позволяет оперативно управлять материальными и финансовыми потоками на предприятии в течение года.

Данная информация позволяет решить в организации ООО КЦ «Промсервис» следующий комплекс задач:

- выявить дефицитные позиции запасов:

- выбрать позиции материальных ресурсов, по которым сформировались лишние запасы и их можно реализовать;

- оценить обеспеченность запасами и их структуру;

- определить потребность в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок запасов в плановом периоде и т.д.

Определение необходимого объема финансовых средств, авансируемых в формирование запасов товарно-материальных ценностей, осуществляется путем определения потребности в отдельных видах запасов.

В процессе определения потребности запасы товарно-материальных ценностей предварительно группируются следующим образом:

- производственные запасы (запасы сырья и материалов, необходимые для обслуживания торгового процесса);

- запасы готовой продукции, и товаров для перепродажи, предназначенные для бесперебойной ее реализации потребителям.

Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов представляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования.

Для производственных запасов она состоит в определении оптимального размера партии поставляемого сырья и материалов. Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке (обозначим этот вид текущих затрат по обслуживанию запасов как ТЗ1).

Однако высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер запаса - если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер его запаса составит 30 дней, а если размер партии поставки сократить вдвое, т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер его запаса составит 15 дней (см. рис. 9). В этих условиях снизится размер текущих затрат по хранению запасов (обозначим этот вид текущих затрат по обслуживанию запасов как ТЗ2).

Рис. 9. Зависимость между размером партии поставки и средним размером запаса (в сумме)

Рис. 10. Зависимость между размером партии поставки и средним размером запаса (в сумме)

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов (т.е. F + H = min) осуществляется по следующей формуле (известной как модель Уилсона):

,

где: EOQ - объем партии, ед;

F - стоимость выполнения одной партии заказа;

D - общая потребность в запасах на период, ед;

H - затраты по хранению единицы запасов.

Рассчитаем оптимальный размер партии поставки медицинских препаратов в организации ООО КЦ «Промсервис».

Годовая потребность в данном виде продукции, определяющая объем его закупки, составляет 8654 тыс. руб. Размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их хранению в расчете на одну поставляемую партию, составляет 18 тыс. руб. Размер текущих затрат по хранению единицы запаса составляет на предприятии 0,35 тыс. руб. в год.

Подставляя эти данные в модель Уилсона, получаем:

= 943,5 тыс.руб.

Следовательно, на протяжении года медицинские препараты должны доставляться 9 раз (8654 : 943,5) или каждые 40 дней (360 : 9). При таких показателях размера партии и частоты поставки совокупные текущие затраты по обслуживанию товарных запасов будут минимальными.

По результатам проведенного финансово-экономического анализа оборотных средств и запасов организации ООО КЦ «Промсервис» можно сделать вывод, что в учреждении мало внимания уделяется оперативному управлению и планированию запасов.

Особо остро в организации стоит проблема управления лекарственными запасами, в связи с чем постоянно возникают потребности населения в особо важных и дефицитных препаратах или готовых формах, которые быстро заканчиваются на складе, так как их запас не нормируется. Одновременно отмечается наличие на складе избытка невостребованных и «купленных про запас» медицинских лекарственных средств и препаратов, срок годности по многим из которых давно вышел.

Таким образом, руководству организации ООО КЦ «Промсервис» и бухгалтерии следует обратить внимание на контроль за наличием, использованием и нормированием лекарственных запасов, их оперативному управлению и планированию объема закупок. Здесь значительную помощь может оказать использование современных компьютерных технологий.

Главная задача системы управления запасами должна заключаться не только в учете запасов на складе, но и в применении современных моделей и правил восполнения запасов, в планировании оптимальных объемов закупок с выходом на финансовый контролинг бюджетных и собственных средств, направляемых на приобретение запасов и материалов, а также на стратегическое планирование запасов организации ООО КЦ «Промсервис».

Для планирования запасов ООО КЦ «Промсервис» необходимо исследовать динамику потребления (списания) в разрезе отдельных видов материальных запасов. Эта динамика может быть представлена в виде графика, на котором кривая продаж будет совершать колебания относительно некоторой усредненной кривой.

Исследование предшествующей истории потребления (списания) запасов дает материал для «предсказаний» тенденции на несколько шагов вперед. С этого момента и начинается процесс управления запасами.

Главной целью проектируемой системы управления запасами является повышение эффективности управления материальными запасами в организации ООО КЦ «Промсервис», обеспечение контроля за их расходованием, увеличение балансовой прибыли предприятия за счет снижения затрат на управление, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками сырья и материалов.

При использовании автоматизированной системы управления материальными запасами, могут быть достигнуты следующие улучшения в работе ООО КЦ «Промсервис»:

рациональное использование лекарственных запасов и медицинских препаратов;

повышение ликвидности сверхнормативных запасов материалов;

ускорение оборачиваемости всех видов запасов;

обеспечение оптимальных расходов на приобретение запасов;

расчет оптимальной партии запасов;

снижение затрат на хранение запасов;

обеспечение налаженной работы транспорта;

выявление дефицитных позиций отдельных видов запасов;

выбор позиций тех средств, по которым сформировались лишние запасы, с целью их последующей реализации;

определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом периоде и т.д.

Для решения задачи автоматизации управления запасами в ООО КЦ «Промсервис» будут использоваться уже имеющиеся в организации электронно-вычислительные устройства и средства периферии. Приобретение дополнительных технических средств не требуется.

Рассмотрим количество и конфигурации автоматизированных рабочих мест в организации ООО КЦ «Промсервис» (табл. 18).

Таблица 18

Состав и конфигурация автоматизированных рабочих мест в ООО КЦ «Промсервис»

В качестве входной информации для обеспечения управлениями запасами организация должна использовать данные бухгалтерской отчетности - формы №1 баланс, №2, 3, 4, 5; регистры бухгалтерских счетов 10, 15, 16; главную книгу, журнал-ордер №6, учетные ведомости по ТМЦ.

Для автоматизации системы управления материальными запасами в ООО КЦ «Промсервис» необходимы будут следующие виды операционных систем и пакетов прикладных программ:

Store Management SAP/R3;

Windows 9x/NT 4.0/2000 Server/XP;

MS Excel 2000 (русская версия);

MS Word 2000 (русская версия);

MS Access 2000 (русская версия);

Internet Explorer 6.0 (русская версия);

1С-Бухгалтерия 7.0.

Все вышеперечисленное программное обеспечение, кроме предлагаемой к приобретению программы управления запасами Store Management SAP/R3, уже установлено на ЭВМ автоматизированных рабочих мест организации, в связи с чем нет необходимости приобретать или устанавливать дополнительное программное обеспечение.

Стоимость пакета Store Management SAP/R3 составляет 84500 рублей.

При внедрении информационной системы управления запасами трансформации и реинжиниринга организационной структуры управления учреждением не потребуется.

Сбор первичных данных, копирование информации из баз данных в таблицы информационной системы, расчет показателей, получение и анализ результативной (выходной) информации будет осуществляться ответственными лицами учреждения на основе разработанного регламента и должностных инструкций. Задействованные в процессе внедрения и использования информационной системы подразделения и должностные лица представлены на рисунке 12.

3

Рис. 12. Организационная модель управления материальными запасами в ООО КЦ «Промсервис»

Сбор информации будет осуществляться путём её занесения в таблицы данных пакета Store Management SAP/R3. Передача данных в системе будет осуществляться с помощью коммуникационного оборудования.

Все ответственные должностные лица, включенные в организационную модель управления материальными запасами в ООО КЦ «Промсервис» имеет высшее образование, обладают навыками работы с ПК на пользовательском уровне. В состав информационной модели Store Management SAP/R3 входят следующие блоки:

1. Исходная информация.

В качестве исходной информации для определения и расчета оптимального среднего размера партии поставки конкретного вида материальных запасов будут служить оперативные данные бухгалтерского и управленческого учета организации ООО КЦ «Промсервис»:

- справочник материальных запасов;

- сумма операционных затрат по размещению заказов;

- объем потребления материальных запасов в рассматриваемом периоде;

- средний размер одной партии поставки запасов;

- средняя стоимость размещения одного заказа;

- сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;

- стоимость хранения единицы запаса в рассматриваемом периоде.

2. Результативная информация:

- общая сумма затрат по размещению запасов (включающих расходы по транспортировке и приемке);

- общая сумма затрат по хранению товаров на складе;

- оптимальный средний размер партии поставки материальных запасов;

- оптимальный средний размер материальных запасов;

- норматив запаса сырья и материалов на складе.

На основе входных данных (справочник материальных запасов, справочник потребления материальных средств за период, справочник по стоимости размещения и хранения запасов) с использованием математического инструментария и вышеописанных моделей управления запасами будут формироваться следующие документы: Таблица оптимальных средних размеров партии запасов, Таблица оптимальных средних размеров запасов на складе, Таблица показателей оборачиваемости запасов, Таблица нормативов запаса сырья и материалов на складе, Таблица дефицитных материальных запасов, Таблица излишков материальных запасов на складе.

Экономическая эффективность информационной системы управле-ния может быть установлена прямым сопоставлением затрат и результа-тов от ее внедрения, а также выражена относительными величинами. Сопоставив результаты до и после внедрения информационной системы, можно определить, с одной стороны, снижение трудоемкости и стоимо-сти обработки экономической информации, необходимой для рацио-нального управления, и, с другой стороны, эффекты, получаемые непо-средственно в производственно-хозяйственной деятельности за счет улучшения качества управления.

выводы и предложения