Автоматизация предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кубанский государственный университет

Физико-технический факультет

Кафедра теоретической физики и компьютерных технологий

Семестровая работа по учебному курсу

"Проектирование бизнес-процессов"

Автоматизация предприятия

Работу выполнила

студентка А.А. Щеголькова

ФТФ КубГУ, V курс ДФО, специальность

- «Информационные системы и технологии»

Краснодар - 2013



Введение

В настоящее время наблюдается интенсивный рост различных предприятий, которые постоянно конкурируют друг с другом. Исходя из этого, процесс их организации должен быть четким, отточенным, чтобы не кануть в небытие. А это требует грамотного директора, который будет диктовать тенденции развития, которые будут вести организацию лишь к успеху.

Сегодня, когда нас повсеместно окружают компьютерные технологии, необходимо не избегать их, а наоборот активно внедрять туда, где их присутствие весьма актуально. Если мы будем руководствоваться лишь старыми убеждениями, то процесс развития какого-либо предприятия так и останется стоять на месте, а может и хуже, оно просто не будет способно конкурировать с другими. И в итоге обанкротиться. Такой печальный конец ждет всех, кто вовремя не примет меры по правильной организации своего предприятия.

Актуальной задачей, которая сейчас стоит перед руководителем, является автоматизация предприятия. Автоматизация бизнес-процессов предприятия позволяет значительно упростить внутренний документооборот, сэкономить большое количество рабочего времени, а также облегчить получение данных для подготовки отчетности и планирования работы компании. Автоматизация на основе современного программного обеспечения - это один из главных пунктов управления компанией на высоком уровне.

Актуальность темы. Автоматизация позволяет:

· перевести значительную часть бумажного документооборота в электронную форму;

· сэкономить время и средства на проведении расчетов, ведении первичной бухгалтерии;

· оперативно получать данных по всем участкам работы и постоянно контролировать показатели деятельности компании;

· гарантировать конфиденциальность и сохранность большого объема информации.

Целью проделанной работы является автоматизация предприятия ЦДО «Отличник».

При этом решались следующие задачи:

1) упрощалась работа с клиентами;

2) упрощался контроль товарных запасов;

3) упрощалось ведение первичной бухгалтерии и отчетности;

4) упрощался управленческий учет.



Раздел 1. Резюме

автоматизация товарный бухгалтерия отчетность

Исследуемый объект: ЦДО «Отличник».

ЦДО «Отличник» - это частная организация, которая предоставляет репетиторские услуги по всем школьным предметам.

Перечень услуг:

- бесплатные консультации, предшествующие занятиям;

- информация о вступительных экзаменах и специфике обучения в ведущих учебных заведениях г. Краснодара;

-тестирование клиентов для определения базового уровня знаний по предметам.

Услуги по обучению:

- разработка индивидуальных программ обучения с учетом базового уровня подготовки, конечных целей обучения и индивидуальных особенностей усвоения информации клиентами;

-использование альтернативных методик, разработанных нашими преподавателями;

- различные формы занятий (лекции, семинары, консультации);

- бесплатная методическая литература на протяжении всего периода обучения;

- использование специальных компьютерных программ, позволяющих закрепить полученные навыки и освоить работу с наиболее распространенными программными продуктами;

- консультации при самостоятельном изучении материала в рамках учебного курса (во время основного занятия бесплатно, дополнительно - по тарифу, соотнесенному с продолжительностью консультации).

Прочие услуги:

- предоставление специально оборудованного помещения для занятий и для выполнения домашних и прочих самостоятельных работ;

- предоставление компьютеров для клиентов (оплата по специальному тарифу).

Таким образом, наши клиенты получают всю необходимую информацию и глубокие систематизированные знания, занимаясь в удобное для них врем с высококвалифицированными преподавателями в специально оборудованных помещениях.

Раздел 2. Организация работы ЦДО «Отличник»

Новый клиент, придя в офис ЦДО «Отличник» заполняет заявление на оказание репетиторских услуг. Заявление включает в себя такие пункты, как ФИО родителя, ФИО ребенка, наименование учебного заведения, класс, в котором учится ребенок, наименование предметов, которые необходимо подтянуть, номер телефона клиента и его ребенка.

После проведения бесплатного ознакомительного занятия, на котором ребенку предоставляется тест для выяснения его уровня на момент прихода в ЦДО, если клиента все устраивает, то подписывается договор сроком действия на месяц. Договор включает в себя данные о ФИО родителя, ФИО ребенка, наименование учебного заведения, класс, в котором учится ребенок, наименование предметов, которые необходимо подтянуть, паспортные данные, номер телефона, условия оказания услуг. После заполнения договора данные о клиенте вносятся в клиентскую базу данных.

Клиентская база. В настоящее время клиентская база представлена в виде таблиц Excel. Таблицы носят название - клиенты, родители, дети и другие. Таблицы включают в себя данные о ФИО, возрасте, адресе проживания клиента. Использование таблиц вносит ряд неудобств, одним из которых является потеря времени на их заполнение.

Затем выстраивается индивидуальный график посещения занятий, который учитывает как пожелания клиентов, так и наличие свободных преподавателей. График представляет собой таблицу Excel, которая включает в себя время занятий, день занятий. Новые данные вносятся в таблицу, затем таблица распечатывается для ознакомления преподавателям.

Подсчет стоимости обучения. В настоящее время подсчет стоимости обучения вычисляется вручную, при этом учитывается скидка, пропуски занятий и стоимость самого обучения.

Пропуски занятий в ЦДО «Отличник» не подкрепляются никакими справками, записками. Пропуск вообще никаким образом не карается, не пришел ребенок, в убытке только организация - за данное занятие клиент не платит. Но пропуск отмечается, потому что потом либо возвращается стоимость пропущенных занятий, либо эта сумма включается в оплату следующего месяца, либо продлевается договор на количество пропущенных занятий.

Данная организация предоставляет скидку, размер которой зависит от двух факторов:

1. от количества часов - чем больше часов в неделю, тем меньше стоимость часа;

2. от наличия друзей, которые пришли сюда заниматься от твоего имени - один друг равен 10 %, при этом данная скидка накопительная и при каждом следующем друге, она увеличивается на 10 %.

Рассмотрим более подробно механизм подсчета стоимости. Расчет производится вручную. Открываются таблицы Excel, просматривается количество пропусков, наличие скидки на данный месяц, количество часов в неделю и высчитывается стоимость на следующий месяц с помощью калькулятора.

После всех вышеописанных операций назначается дата первого занятия по индивидуальному графику клиента.

Контроль срока действия договора. На сегодняшний день договор, который предоставляет данное предприятие, заключается на месяц, там же указывается стоимость обучения, срок действия договора. Данные о сроке действия договора вносятся в таблицу Excel. Это помогает отслеживать время окончания договора и предоставляет возможность предупредить клиента о том, что срок оказания услуг подходит к концу.

Контроль финансовых операций. Сейчас контроль финансовых операций осуществляется с помощью таблиц Excel. Все средства, поступающие в ЦДО «Отличник» фиксируются в таблицах. С помощью данных таблиц вычисляется доход предприятия за месяц, убытки, понесенные за месяц и другие финансовые операции. Все вычисления проводятся вручную, с помощью калькулятора.

Раздел 3. Система и схема предоставления услуг

Данный раздел включает в себя представление организации работы ЦДО «Отличник» в виде диаграмм. Диаграммы созданы в Microsoft Visio - векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows.

Первая диаграмма - диаграмма случаев, отображает взаимодействие актеров с системой с помощью вариантов использования. В роли актеров здесь: клиент и преподаватель.

Рис. 1. Система предоставления услуг



Вторая диаграмма - диаграмма кооперации, предназначена для спецификации структурных аспектов взаимодействия. Главная особенность этой диаграммы заключается в возможности графически представить не только последовательность взаимодействия, но и все структурные отношения между объектами, участвующими в этом взаимодействии.

Рис. 2. Схема предоставления услуг

Третья диаграмма - диаграмма активностей, на которой показано разложение некоторой деятельности на её составные части.

Рис. 3. Диаграмма активностей



Раздел 4. Проблемы организации

В связи с деятельностью и настоящей организацией данного предприятия существует ряд проблем. Которые необходимо выделить и найти пути решения их.

Проблема № 1: ведение клиентской базы.

Самая насущная и важная проблема. Ежедневно в офис приходят клиенты, которые делятся на:

· тех, кто приходят только поинтересоваться стоимостью, процессом обучения;

· тех, кто оформляют договор о предоставлении услуги;

· тех, кто расторгают договор о предоставлении услуги.

Необходима клиентская база, которая включала бы в себя всю информацию о клиентах, а именно, учитывала контактные данные клиентов, цель их появления, количество детей, которые могут прийти для обучения. Все это необходимо для того, чтобы если в следующий раз придет этот же клиент, можно было сразу понять, что он уже был, но в прошлый раз его что-то не устроило и поэтому в этот раз необходимо найти другой подход к нему.

Так же полноценная клиентская база несет колоссальную нагрузку на себе и является неотъемлемой частью любой организации, которая работает с людьми.

Проблема № 2: подсчет стоимости обучения.

На данный момент это сложный процесс, который осуществляется вручную. Данный процесс отнимает много времени и не всегда верно предоставляет данные о стоимости.

Следует изменить процесс подсчета стоимости обучения и привести его в порядок.

Проблема № 3: контроль срока договора.

Договор, который предоставляет данное предприятие, заключается на месяц, там же указывается стоимость обучения, а, следовательно, необходимо иным способом контролировать срок действия договора. Это поможет более четко отслеживать время окончания договора и предоставит возможность предупредить клиента о том, что срок оказания услуг подходит к концу заранее.

Проблема № 4: контроль финансовых операций.

Это проблема одна из самых важных. Потому что необходимо учитывать все средства, поступающие от клиентов, чтобы не понести убытки. Имеются клиенты, которые платят по частям. Есть клиенты, которые оплачивают наличными, а есть, которые оплачивают через банкомат. И все это необходимо учитывать.

Раздел 5. Пути решения назревших проблем

Исходя из сложившихся проблем, необходимо

1) разработать такую концепцию развития предприятия, чтобы она включала решение всех проблем,

2) создать клиентскую базу, которая включала в себя бы всю информацию о приходящих клиентах, учитывала контактные данные клиентов, учитывала заказы клиентов, контролировала бы финансовые операции, формировала документы, работала с прайс-листами. Клиентская база должна предоставлять полноценную картину о работе данной программы,

3) исключить подсчет стоимости обучения вручную,

4) заменить таблицы Excel, другим программным продуктом, который не будет столь громадным по сравнению с тем, что есть сейчас в виде таблиц.

Исходя из вышесказанного, было принято решение об автоматизации предприятия путем внедрения программного продукта 1С: Предприятие 8.



Раздел 6. Структура программного продукта

Система «1С: Предприятие 8» предназначена для решения задач по автоматизации учёта товарных и материальных средств, взаиморасчётов с контрагентами, расчёта заработной платы, расчёта амортизационных средств, бухгалтерского учёта по любым разделам и других необходимых предприятию разрезов учёта. Она представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для управления различными типами объектов предметной области и позволяющих записывать, корректировать и получать информацию в заданном виде и формате [COLP].

Существует четыре режима запуска системы: собственно «1С:Предприятие», где вводятся конкретные значения элементов данных, т.е. производится заполнение базы данных, «Конфигуратор», описывающий структуру системы и алгоритмы обработки данных, «Отладчик» - для отладки алгоритмов, и «Монитор» - для контроля над деятельностью пользователей в системе.

Система «1С: Предприятие 8» является совокупностью двух тесно связанных частей: технологической платформы и конфигурации.

Технологическая платформа состоит из исполняемых файлов и динамически присоединяемых библиотек (с расширением dll), которые содержат:

· основные свойства системы (язык, редакторы);

· свойства базовых типов данных (число, строка, дата, которые определены во встроенном языке);

· свойства служебных типов метаданных (определены во встроенном языке, но не представлены в дереве метаданных: периодический, таблица, запрос, списокЗначений, таблицаЗначений, бухгалтерскиеИтоги, фс, xbase, форма, метаданные);

· свойства видов метаданных (справочники, отчеты, документы, регистры - представлены в дереве метаданных).

Исполняемая программа или конфигурация создается на основе платформы и содержит конкретный набор объектов метаданных и алгоритмов их обработки.

Технологическая платформа разрабатывается фирмой «1С: Предприятие 8». Конфигурация, в отличие от технологической платформы, может произвольно изменяться конечным пользователем. В конфигураторе системы настраиваются конкретный набор объектов и особенности учёта. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учёта, состав и структура используемых справочников, документов, отчётов, система хранения оперативных итогов и т.д. На уровне системы «1С: Предприятие 8» определены сами понятия и стандартные операции по их обработке. Средства конфигурирования позволяют описать конкретные структуры информации (объекты) и алгоритмы (процедуры и функции), описывающие специфику их обработки, для отражения различных особенностей учёта.

Раздел 7. Схема автоматизации организации ЦДО «Отличник»

Данный раздел иллюстрирует процесс автоматизации организации ЦДО «Отличник» в виде блок-схемы, созданной в Microsoft Visio.



Рис. 4. Схема автоматизации организации ЦДО «Отличник»

Раздел 8. Процесс автоматизации ЦДО «Отличник»

Данный проект предполагает создание автоматизированного предприятия на базе ЦДО «Отличник», организации по предоставлению репетиторских услуг. Предполагается внедрение и использование программного продукта в процесс работы данной организации. Данным программным продуктом является 1С: Предприятие 8. Ниже поэтапно рассмотрен процесс автоматизации.

Первый этап.

Первый этап автоматизации ЦДО «Отличник» включил в себя анализ существующих программных продуктов, представленных на современном рынке. Анализ заключался в детальном изучении программных продуктов, которые используются в настоящее время.

Отбор. Из всевозможных программных продуктов были отобраны изначально те, которые могли бы хоть решить выявленные проблемы данной организации. То есть были отобраны только те, которые отвечали всем требованиям изначально предъявляемым к программе.

Выбор. После детального изучения предложенных продуктов путем сравнения возможностей, которые они предоставляют организации после их внедрения в работу. Отзывов о программных продуктах. Цены установленной на данные продукты. Выбор был остановлен на 1С: Предприятие 8. Покупка данного программного предприятия будет произведена на втором этапе автоматизации данного предприятия.

Второй этап.

Критерии выбора. На втором этапе происходило детальное изучение организаций, которые предоставляют данный программный продукт в г. Краснодаре. Сравнение компаний происходило по многим критериям: ценовая политика, скидка, полнота пакета с продуктом, сопровождение программного продукта.

Скидка, полнота пакета, сопровождение. Некоторые организации предоставляли скидки, но при этом пакет 1С: Предприятие 8 был урезан в чем-то. Другие предлагали полный пакет, но по весьма завышенной цене. При этом не предоставляли услугу по сопровождению данной программы.

Выбор и покупка. По истечению второго этапа была выбрана организация, которая предоставляет 1С: Предприятие в г. Краснодаре, при этом цена на данный программный продукт приемлема по сравнению с другими, а пакет, который сопровождает программный продукт, вполне приемлем для данной цены. На данном же этапе была осуществлена покупка 1С: Предприятие 8.

Третий этап.

Третий этап включил в себя два подэтапа, которые протекали одновременно и независимо друг от друга.

Первый подэтап.

На первом подэтапе происходило обучение сотрудников данной организации. Они были отправлены на курсы по обучению работе с 1С: Предприятие 8. И в течение месяца изучали, как работать с данным программным продуктом. Обучение было неотъемлемой частью, потому что данный программный продукт до этого не использовался в офисе и в связи с деятельностью данной организации был изменен под специфику ЦДО «Отличник».

Второй поэдтап.

В это же время, но уже в рамках второго подэтапа происходила установка программного продукта в офисе ЦДО «Отличник».

Установкой программного продукта занимался программист из организации, в которой был куплен программный пакет. Выезд программиста для установки и первоначального запуска - входил в стоимость купленного продукта.

На этом втором подэтапе 1С: Предприятие 8 был изменен под специфику организации ЦДО «Отличник». Были внесены незначительные изменения, которые были необходимы для полноценной работы с данным программным продуктом. Все изменения вносились программистом 1С.

Четвертый этап.

Данный этап плавно вытекает из второго подэтапа третьего этапа.

Рис. 4. Связь четвертого этапа со вторым подэтапом третьего этапа



На четвертом этапе происходило создание клиентской базы данных в уже установленном программном продукте. После того как база данных была заполнена, начался следующий процесс корректировки программного продукта под данную организацию. Это так же связано со спецификой данного центра обучения.

Пятый этап.

Пятый этап - это уже настоящее время. Программный продукт успешно установлен, большинство проблем по организации работы решены, организация постепенно вливается в работу с новым программным продуктом.

Проблемы, которые еще не решены, будет устранены сразу же, как только наладится полноценная работа с недавно установленной программой 1С: Предприятие 8. Это произойдет через время, когда работа нормализуется и все привыкнут к новому программному продукту.

Сейчас ЦДО «Отличник» постепенно привыкает работать и использовать 1С: Предприятие8.

Раздел 9. Краткое описание внедряемой программы

Основные функции программы

1. Ведение клиентской базы

2. Учет контактных данных клиентов

3. Учет заказов клиентов

4. Оформление и учет заказов от клиентов

5. Учет услуг компании

6. Учет договоров

7. Контроль финансовых операций

8. Формирование документов

9. Работа с прайс-листами и справочниками

10. Анализ работы сотрудников

11. Хранение информации о сотрудниках

12. Настройка персональных прав доступа к системе для сотрудников

13. Начисление и учет зарплат сотрудникам

14. Анализ маркетинговой политики

15. Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов

16. Экспорт и импорт любых данных

17. Отбор, поиск, группировка, сортировка данных по различным критериям

18. Гибкая структура базы данных с настройкой под любые задачи

19. Сетевой и многопользовательский режимы, гибкая настройка прав доступа с ограничением по полям и по записям

20. Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям, e-mail рассылки

21. Кастомизация - настройка меню, панелей инструментов и других элементов персонально под каждого пользователя

Также с помощью программы вы сможете делать следующее:

· Создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы

· Импортировать данные в любую таблицу базы данных из Excel или текстовых файлов CSV

· Удалять дублированные записи с одинаковыми значениями заданных полей

· Сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift

· Фильтровать таблицу по любому полю, используя следующие операторы: =, >, >=, <, <="," <>, "Содержит", "Не содержит", "Начинается с", "Не начинается с", "Кончается на", "Не кончается на", LIKE, NOT LIKE

· Группировать одинаковые данные в любом поле, когда таблица отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах таблицы)

· Помечать записи как "Избранное", тогда они будут отображаться оранжевым цветом. Цвет задается в свойствах таблицы

· Помечать записи как "Мертвое" ("Неинтересное"), тогда они будут отображаться серым (или другим) цветом

· Настраивать правила цветовыделения. Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при каких условиях выделять.

· Строить дерево по любым полям с произвольным количеством уровней для иерархического отображения данных любой таблицы

· Изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные

· Изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы данных с помощью формы "Групповое обновление"

· Создавать новые хранимые поля для таблиц следующих типов: Текстовое, Большой текст, Числовое, Да/Нет, Дата и время, Картинка

· Создавать вычисляемые поля для таблиц, например можно создать поле с формулой "[Поле 1] / [Поле 2]"

· Создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других таблиц.

· Создавать новые таблицы с абсолютно такими же возможностями по действиям с ними, как и у любой другой таблицы

· Привязывать ниспадающие списки полей к другим таблицам для легкого выбора значений из них при редактировании в таблице или для выбора из других форм при редактировании в форме

· Задавать произвольное количество подчиненных таблиц для любой таблицы (для чего необходимо задать привязку по полям в свойствах таблицы)

· Менять порядок следования полей в любой таблице, используя перетаскивание или с помощью формы "Настройки"

· Переименовывать поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со спецификой вашего бизнеса.

· Печатать текущее представление любой таблицы с учетом видимости полей, их ширины и порядка

· Экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-файл с учетом текущего представления таблицы

· Экспортировать текущую запись в MS Word на основе файла-шаблона с закладками, соответствующими названиям полей

· Работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access.

Раздел 10. Плюсы автоматизации ЦДО «Отличник»

Проведенная автоматизация ЦДО «Отличник» позволила решить ряд проблем, которые были выявлены в ходе анализа организации работы данного предприятия. Что благотворно отразилось на дальнейшей работе данной организации.

В ходе проделанной работы была сведена до минимума ручная работа, которая до этого отнимала много времени и обременяла нормальную работу данной организации.

Автоматизация позволила перевести значительную часть бумажного документооборота в электронную форму. Это позволяет теперь быстро и легко находить нужный документ, нужного клиента за считанные секунды.

Чтобы теперь получить какие - либо данные необходимо лишь задать правильный запрос программе и информация тут же отобразиться на экране, которую затем можно просто распечатать. Это нововведение позволяет постоянно контролировать деятельность компании и не терять время на рутинную ручную работу.

Автоматизация гарантирует конфиденциальность и сохранность большого объема информации. Автоматизация позволила собрать в одно целое весь тот огромный объем информации по клиентам, который до этого хранился в виде таблиц Excel. Это весьма упростило сохранность объема информации.

Поставленный программный продукт упростил работу с клиентами, упростил ведение первичной бухгалтерии и отчетности. Что позволило отказаться от услуг бухгалтера.

Размещено на Allbest.ru