Правила деловой письменной речи

Письмо, уведомляющее читающего о задержке, имеет две основные цели:

· убедить клиента подождать выполнения заказа;

· сохранить с получателем письма деловые отношения в будущем.

Прекращение производства продукции

При прекращении производства компанией какого-либо вида продукции идеальным было бы одновременное прекращение поступления заказов на него. Однако в действительности заказы на продукцию продолжают поступать еще долгое время после прекращения ее выпуска.

В ответ на заказ продукции, выпуск которой прекращен, компания должна сообщить клиенту о прекращении выпуска, предложив при этом соответствующую замену. Однако не следует предлагать замену, которая соответствует заказываемой продукции не в полной мере. Лучше потерять один заказ и сохранить хорошие отношения с клиентом, чем предложить замену, которой он останется недоволен.

Слишком маленький размер заказа

В процессе размещения и выполнения заказа могут иметь место различного рода недоразумения. Таким примером может служить размещение клиентом заказа на слишком малое количество продукции, которое не позволяет предоставить ему скидку, на которую он рассчитывает.

Отказ в одолжении

Организации, занимающиеся бизнесом, постоянно получают просьбы о разного рода одолжениях. Некоторые просьбы связаны с бизнесом, такие как специальные скидки или особое внимание к конкретному заказу. Иногда об одолжениях просят совершенно посторонние люди. Благотворительные организации могут обращаться за финансированием. Студенты могут обращаться за информацией для своих исследовательских работ. Перечень типов одолжений, о которых просят организации, бесконечен.

Легко написать письмо, в котором такое одолжение предоставляется, - это хорошие новости. Гораздо труднее в одолжении отказать, и лучше всего это сделать с помощью тщательно составленного письменного отказа. Если возможно контрпредложение, то пишущий с его помощью может смягчить отказ.

Иногда организации получают просьбу, которую не в состоянии удовлетворить, или у них нет другого выбора, как отказать в ней. И невозможно выдвинуть никакого контрпредложения. Тем не менее, эти организации должны следовать указанным четырем шагам. Нужно четко передать отказ, но при этом сохранить хорошее отношение получателя отказа.

Главной причиной того, что активность потребителей стала такой потенциальной силой в обществе, является то, что потребители имеют сейчас больший выбор, чем когда-либо раньше. Сознавая, какой широкий выбор доступен их клиентам и зная, что удержать существующего клиента, по крайней мере, так же важно, как и привлечь нового, организации, занимающиеся бизнесом, стараются все в большей мере удовлетворить желания клиентов. Предприятия не только провозглашают, что клиент всегда прав, они демонстрируют свою восприимчивость к этой идее, обращая серьезное внимание на жалобы клиентов. Короче говоря, хорошо составленная письменная жалоба даст результат. Хорошо составленная письменная жалоба быстро достигнет цели. Поскольку люди, в чьи обязанности входит разбор жалоб, всегда перегружены, они не любят несвязных писем. При составлении жалобы пишущий должен изложить самые существенные детали и указать, что требуется для того, чтобы исправить положение. Нужно также указать такую информацию, как дата и место покупки, серийный номер продукта, и пояснить, что именно его не устраивает. При написании жалобы, автор должен избегать угроз или ругательств. Такое поведение не будет мотивировать получателя оказать ему помощь. Хорошо составленная письменная жалоба, в которой все представлено приемлемым образом, скорее окажет желаемое воздействие.

Иногда возникают ситуации, когда автору письма требуется отменить или взять назад решение, которое уже принято обеими сторонами. Такой поступок может быть вызван неожиданными действиями третьей стороны, и поэтому может понадобиться принести извинения пострадавшей стороне. Тем не менее, хорошо составленное письмо с извинениями не приводит к бесполезной трате сил на многочисленные оправдания, а направлено на попытку сохранить отношения, для чего его следует заканчивать в позитивном тоне.

Заключение

Искусство общения, знание психологических особенностей и применение психологических методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа «человек-человек», - политикам, бизнесменам, менеджерам и многим другим. Умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к себе нужно каждому. Это умение составляет основу жизненного и профессионального успеха. Необаятельный, угрюмый человек будет испытывать затруднения в общении с коллегами, ему сложно устанавливать контакты с деловыми партнерами, добиваться успехов на переговорах. Залог успеха любых начинаний делового человека, какую бы задачу он ни решал, - создание климата делового сотрудничества, доверия и уважения.

Общение с людьми - это наука и искусство. Здесь важны и природные способности, и образование. В зарубежных учебных заведениях проблеме общения уделяется огромное внимание. В обучающие программы обязательно включаются этика и психология делового общения, большим успехом пользуются социально-психологические тренинги по общению, издаются многочисленные пособия, способствующие освоению и применению психологических приемов делового общения.

Список использованной литературы

1. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 295 с.

2. Морозов А.В. Деловая психология. Курс лекций: учебник - СПб.: Изд-во Союз, 2000. - 576 с.

3. Организация работы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М,1998. 575с.