Управление дебиторской задолженностью предприятия на примере ОАО "Архангельский морской торговый порт"

направление контрагенту письма по истечении половины предусмотренного договором срока оплаты с напоминанием о необходимости своевременного исполнения обязательств;

направление контрагенту претензии по истечении предусмотренного договором срока оплаты, либо в случае отсутствии такового - по истечении семидневного срока, с момента вручения (отправки заказным почтовым отправлением) счета дебитору.

по истечении предусмотренного договором срока оплаты, либо в случае отсутствии такового - по истечении семидневного срока, с момента вручения (отправки) счета контрагенту выполнение работ (оказание услуг) Подразделением-исполнителем контрагенту приостанавливается. Возобновление указанных операций производится с письменного разрешения генерального или директора коммерческого. [11]

По истечении одного месяца с момента возникновения дебиторской задолженности все документы передаются Подразделением-исполнителем в финансовый отдел. При этом пакет документов должен содержать:

счета и доказательства их отправки (получения) контрагентом;

доверенности лиц, уполномоченных контрагентом на совершение соответствующих действий;

заявки (поручения) контрагента;

документы (акты), подтверждающие прием груза портом;

документы (акты) подтверждающие выполнение грузовых (транспортных) и/или связанных с ними операций;

документы (акты), подтверждающие выдачу груза портом;

расчет стоимости хранения (ведомости хранения);

расчет стоимости выполненных работ (оказанных услуг)

письма (в предусмотренных случаях), претензии, направленные в адрес контрагенту с доказательствами их отправки (получения) контрагенту.

другие документы, связанные с взысканием задолженности.

Мероприятия, проводимые финансовым отделом:

сверка расчетов с клиентом, включающая подготовку акта сверки и направление (вручение) его контрагенту.

про ведение переговоров об уплате долга в добровольном порядке. При этом наряду с отсрочкой платежа, возможны иные способы исполнения обязательств - отступное, новация, зачет встречных однородных требований и другое.

Мероприятия, проводимые бухгалтерией:

в срок до 30 числа месяца, следующего за отчетным предоставлять в финансовый отдел данные по выданным авансам, займам, переплатам и прочей дебиторской задолженностью.

В случае если вышеуказанные мероприятия не привели к погашению дебиторской задолженности материалы претензионной работы передаются финансовым отделом в юридический отдел для обращения в судебные органы.

Ответственность за предъявление претензии в остальных случаях, в том числе, когда обязательный претензионный порядок урегулирования споров предусмотрен нормативными правовыми актами или договором, а также за соблюдение установленных сроков на предъявление претензии лежит на Ответственном подразделении. [12]

Ответственное подразделение, принявшее решение о предъявлении претензии контрагенту-должнику направляет в юридический отдел следующие документы:

проект претензии;

обосновывающие документы.

Во всех случаях при недостаточности представленных документов и сведений для работы над проектом претензии юридический отдел вправе запросить дополнительные документы и информацию у Ответственного подразделения или Подразделения-исполнителя, руководитель которого несет ответственность за полноту и достоверность представленных сведений и документов.

Юридический отдел рассматривает полученные документы в течение пяти рабочих дней с момента их получения и по результатам рассмотрения направляет в Ответственное подразделение:

заключение о правомерности требований, планируемых к заявлению в претензии;

согласованный (завизированный) проект претензии либо замечания, предложения и возражения по проекту претензии;

рекомендации относительно целесообразности направления претензии контрагенту-должнику.

В случае предоставления юридическим отделом заключения о неправомерности требований, планируемых к заявлению в претензии, предъявление претензии контрагенту не производится.

В случае предоставления юридическим отделом заключения о нецелесообразности направления претензии к контрагенту, решение по вопросу о направлении претензии принимается Генеральным директором. Проект претензии, доработанный Ответственным подразделением с учетом замечаний и предложений, подлежит направлению в юридический отдел на визирование. [14] При отсутствии замечаний к доработанному проекту претензии юридический отдел в течение двух рабочих дней с даты поступления проекта визирует его и с приложением обосновывающих документов возвращает в Ответственное подразделение. В случае наличия замечаний к проекту претензии, он подлежит возврату в Ответственное подразделение на доработку.В случае необходимости, по запросу Ответственного подразделения, юридический отдел подготавливает проект претензии. Проект претензии подготавливается в срок, не превышающий пяти рабочих дней с даты представления ответственным подразделением всех необходимых для подготовки претензии сведений и обосновывающих документов. Претензия, предъявляемая Обществом контрагенту, должна содержать:

требование Общества к контрагенту-должнику;

расчет суммы претензии, если заявлено требование об уплате денежных средств (основной долг и штрафные санкции указываются раздельно);

ссылку на доказательства, подтверждающие обоснованность требований;

ссылку на нормативные право вые акты, обосновывающие заявленные требования;

предложения относительно вариантов урегулирования спора;

срок для ответа на претензию;

перечень прилагаемых документов.

Подписание претензии производится руководителем Ответственного подразделения или исполнителем на основании Положения или доверенности, содержащей соответствующие полномочия.

Подписанная претензия с прилагаемыми к ней материалами вручается адресату (с проставлением на втором экземпляре данных о получившем лице (Ф.И.О. должность)) или отправляется адресату заказным письмом.

В случае направления претензии с уведомлением о вручении, полученное уведомление о вручении заказного письма с соответствующей отметкой приобщается к материалам претензионной работы [13].

В случае признания контрагентом-должником предъявленных к нему требований, ведение дальнейшей работы с контрагентом-должником производится Ответственным подразделением. В случае полного или частичного отклонения контрагентом-должником требований, содержащихся в претензии Общества, а также в случае неполучения ответа на претензию в срок, указанный в претензии, вопрос Q необходимости предъявления в судебные органы искового заявления (заявления) решается Генеральным директором по представлению юридического отдела.

У чет предъявляемых Обществом претензий ведется Ответственным подразделением/Ответственным исполнителем в соответствии с установленной номенклатурой дел. Ответственное подразделение/Ответственный исполнитель представляет функциональному директору и главному бухгалтеру отчетные данные о предъявленных и не исполненных на последнюю дату каждого месяца претензиях;

б) рассмотрение претензий

Контроль надлежащего исполнения Обществом своих обязательств осуществляется Ответственным подразделением.

Работа с претензиями, предъявленными Обществу (в том числе отказы по счетам, споры из трудовых отношений), осуществляется Ответственным подразделением совместно с юридическим и (или) коммерческим отделами. В сфере претензионной работы к компетенции коммерческого отдела относится случаи, предусмотренные Общими и специальными правилами перевозки грузов 4-М (РД 31.10.09-89 Правила ведомственного расследования производственного брака по случаям несохранности и несвоевременной доставки грузов). [15]

Подразделение-исполнитель или Ответственное подразделение в течение трех рабочих дней с даты получения претензии направляет через административно-хозяйственный отдел Общества в юридический или коммерческий отдел следующие документы:

копию предъявленной претензии;

проект ответа на претензию;

обосновывающие документы.

В случае недостаточности представленных обосновывающих документов для рассмотрения вопроса о правомерности предъявленных контрагентом-кредитором требований, а также для подготовки ответа на претензию,

Ответственное подразделение не позднее пяти рабочих дней с момента получения соответствующего запроса юридического или коммерческого отдела представляет дополнительные документы.

Юридический или коммерческий отдел рассматривает полученные документы в течение пяти рабочих дней с момента их получения и по результатам рассмотрения направляет в Ответственное подразделение:

заключение по вопросу о правомерности требований контрагента-кредитора;

согласованный (завизированный) проект ответа на претензию либо замечания, предложения и возражения по проекту ответа на претензию;

рекомендации относительно целесообразности направления ответа на предъявленную претензию.

В случае предоставления юридическим отделом заключения о правомерности требований, изложенных в претензии, дальнейшее урегулирование взаимоотношений с контрагентом-кредитором относится к компетенции Ответственного подразделения.

В случае предоставления юридическим отделом заключения о нецелесообразности ответа на претензию, принятие решения по вопросу о направлении ответа на претензию производится Генеральным директором.

Проект ответа на претензию, доработанный Ответственным подразделением с учетом замечаний и предложений юридического или коммерческого отдела, подлежит направлению в юридический отдел на визирование.

При отсутствии замечаний к проекту ответа на претензию юридический отдел визирует проект ответа на претензию в течение двух рабочих дней с даты его поступления. В случае наличия замечаний к проекту ответа на претензию, он подлежит возвращению в Ответственное подразделение на доработку. В случае принятия решения о направлении Обществом ответа на предъявленную претензию, ответ должен содержать:

при полном или частичном признании требований, предъявленных в претензии, указание на объем признанных требований (по требованиям, подлежащим денежной оценке - признанную сумму) и предложения по урегулированию спора в добровольном порядке (в том числе предложения о порядке и сроке погашения задолженности - по спорам, связанным с взысканием задолженности);

при отказе в удовлетворении требований, предъявленных в претензии, мотивированный отказ со ссылкой на нормативные право вые акты и обстоятельства, обосновывающие отказ;

перечень прилагаемых документов.

Подписание ответа на претензию производится руководителем Ответственного подразделения на основании Положения или доверенности, содержащей соответствующие полномочия.

Подписанный ответ на претензию с прилагаемыми к нему материалами вручается адресату (с проставлением на втором экземпляре данных о получившем лице (Ф.И.О., должность)) или отправляется адресату заказным письмом с уведомлением о вручении. Полученное уведомление о вручении заказного письма с соответствующей отметкой приобщается к материалам претензионной работы. Направление контрагенту-кредитору ответа на претензию, проект которого не был завизирован юридическим отделом не допускается. В случае поступления претензии в юридический или коммерческий отдел, минуя Ответственное подразделение, соответствующий отдел не позднее дня, следующего за днем получения претензии, направляет ее копию в Ответственное подразделение для подготовки проекта ответа на претензию и обосновывающих документов. После предъявления контрагентом-кредитором претензии к Обществу дальнейшая переписка с ним подлежит обязательному письменному согласованию с юридическим отделом. Административно-хозяйственный отдел производит учет претензий в соответствии с СТП АО АМТП/О2/01/005/Б/О5/ «Организация делопроизводства в ОАО «АМТП»» и представляет отчетные данные о предъявленных Обществу и не исполненных на последнюю дату каждого месяца претензиях по форме приложения N1-б в бухгалтерию Общества;

в) порядок работы по искам, предъявляемым Обществом

Обращение в судебные органы с иском (заявлением), подготовка и предъявление в судебные органы процессуальных документов от имени Общества осуществляется юридическим отделом после получения соответствующего представления от Ответственного подразделения.

Решение о необходимости обращения в судебные органы может быть также принято Исполнительными директорами и главным бухгалтером Общества. К представлению об обращении в суд должны быть приложены оригиналы обосновывающих документов (либо представление должно содержать указание на местонахождение оригиналов документов). В случае недостаточности представленных документов и сведений, юридический отдел вправе запрашивать у Ответственного подразделения дополнительные документы и информацию. Ответственное подразделение должно представить ответ на запрос не позднее трех рабочих дней с даты получения запроса.

При недостаточности правовых оснований и (или) документов, необходимых для подтверждения требований Общества, юридический отдел подготавливает и направляет в Ответственное подразделение заключение о нецелесообразности обращения в судебные органы. Исковое заявление (заявление) должно быть подготовлено юридическим отделом, по общему правилу, не позднее пятнадцати рабочих дней после поступления представления об обращении в суд с приложением всех необходимых документов.

Подготовка искового заявления (заявления) осуществляется с учетом процессуальных сроков, установленных действующим законодательством. Подписание исковых заявлений (заявлений) от имени Общества производится Генеральным директором или в исключительных случаях лицами, действующим на основании доверенности, содержащей соответствующие полномочия. Юридический отдел ежемесячно, не позднее пятого числа текущего месяца, направляет в бухгалтерию Общества реестр находящихся в производстве судебных дел [16];

г) порядок работы по искам, предъявляемым к Обществу

Работа с исковыми заявлениями (заявлениями), предъявленными Обществу, осуществляется юридическим отделом совместно с Ответственным подразделением. Юридический отдел при необходимости направляет копию искового заявления (заявления) в Ответственное подразделение для подтверждения факта наличия соответствующего обязательства и рассмотрения вопроса о возможности урегулирования взаимоотношений с истцом (заявителем) во внесудебном порядке. Одновременно с направлением копии искового заявления (заявления) юридический отдел вправе запросить у Ответственного подразделения обосновывающие документы.

Ответственное подразделение в течение пяти рабочих дней с даты получения копии искового заявления (заявления) и (или) запроса представляет в юридический отдел:

1) ответ с подтверждением (опровержением) факта наличия соответствующего обязательства и возможности внесудебного урегулирования взаимоотношений с истцом (заявителем);

2) копии запрашиваемых документов с указанием места нахождения оригиналов. Процессуальные документы, в том числе отзыв на исковое заявление (заявление), подготавливаются юридическим отделом в соответствии с требованиями действующего процессуального законодательства. Подписание процессуальных документов производится Генеральным директором или работником юридического отдела на основании доверенности, содержащей соответствующие полномочия. После предъявления искового заявления (заявления) к Обществу дальнейшая переписка с истцом (заявителем) подлежит обязательному письменному согласованию с юридическим отделом.

Юридический отдел ежемесячно, не позднее пятого числа текущего месяца, направляет в бухгалтерию Общества реестр находящихся в производстве судебных дел.

д) порядок представления интересов Общества в судебных органах

Юридический отдел обеспечивает представление интересов Общества в судебных органах при рассмотрении споров во всех инстанциях.

Процессуальное представительство интересов Общества в судебных органах, как правило, осуществляется сотрудниками отдела, действующими на основании доверенности, содержащей соответствующие полномочия.

В случае необходимости, по решению Генерального директора, для представления интересов Общества в судебных органах могут быть привлечены внешние специалисты. Внешние специалисты, осуществляющие процессуальное представительство интересов Общества в судебных органах, действуют на основании доверенностей, содержащих соответствующие полномочия. В случае необходимости, по решению Генерального директора для представления интересов Общества в судебных органах могут быть привлечены сотрудники Ответственного подразделения, обладающие специальными знаниями по вопросам, относящимся к существу спора.

Сотрудники Ответственного подразделения, осуществляющие процессуальное представительство интересов Общества в судебных органах, действуют на основании доверенностей, содержащих соответствующие полномочия [17].

Юридический отдел обеспечивает своевременное получение всех судебных актов по спорам с участием Общества. При наличии оснований для обжалования состоявшихся судебных актов Юридический отдел принимает меры к их обжалованию в порядке, установленном действующим законодательством;

е) порядок заключения мирового соглашения, соглашения о порядке исполнения обязательства, отказа от исковых требований, признания иска

Заключение мирового соглашения по делу, находящемуся на рассмотрении судебного органа (либо находящемуся на стадии исполнительного производства), а также соглашения о порядке исполнения обязательства производится в следующем порядке:

Решение о заключении мирового соглашения (соглашения о порядке исполнения обязательства) принимается Генеральным директором по представлению начальника юридического отдела. В отдельных случаях решение о заключении мирового соглашения может быть принято начальником юридического отдела. Ответственное подразделение, принявшее решение о заключении мирового соглашения (соглашения о порядке исполнения обязательства), направляет в юридический отдел соответствующее представление, содержащее сведения, необходимые для подготовки проекта мирового соглашения (соглашения о порядке исполнения обязательства);

Юридический отдел в течение трех рабочих дней с даты получения представления готовит проект мирового соглашения (соглашения о порядке исполнения обязательства) и направляет его в Ответственное подразделение в целях обеспечения согласования проекта соглашения с заинтересованными подразделениями. Заинтересованные подразделения согласовывают проект мирового соглашения (соглашения о порядке исполнения обязательства) либо дают замечания и (или) предложения по проекту в течение трех рабочих дней с даты его поступления.

Решение об окончательной редакции текста мирового соглашения (соглашения о порядке исполнения обязательства) принимается Генеральным директором. Подписание мирового соглашения от имени Общества осуществляется Генеральным директором или начальником юридического отдела, действующим на основании доверенности, содержащей соответствующее полномочие.

Подписание от имени Общества соглашения о порядке исполнения обязательства осуществляется Генеральным директором по представлению руководителя Ответственного подразделения.

Сроки могут быть сокращены с учетом процессуальных сроков рассмотрения дела судом. Отказ Общества от заявленных исковых требований или признание иска, предъявленного Обществу, производится в следующем порядке:

решение об отказе от заявленных исковых требований или о признании предъявленного иска, принимается Генеральным директором по представлению начальника юридического отдела. В отдельных случаях решение об отказе от заявленных исковых требований или о признании предъявленного иска, может быть принято функциональным директором или начальником юридического отдела.

подписание от имени Общества процессуального документа, подтверждающего отказ от заявленных исковых требований или признание предъявленного иска, производится работником юридического отдела, действующим на основании доверенности, содержащей соответствующее полномочие;

ж) порядок работы по спорам, возникающим при осуществлении контрольными органами своих властно-распорядительных полномочий

Работа по спорам, возникающим при осуществлении контрольными органами властнораспорядительных полномочий в отношении Общества либо ее руководителей (споры из публично-правовых отношений), осуществляется юридическим отделом совместно с Ответственными подразделениями. Урегулирование взаимоотношений с контрольными органами во внесудебном порядке про изводится Ответственными подразделениями. К спорам из публично-правовых отношений относятся споры, связанные с оспариванием актов (в том числе решений, требований, предписаний, протоколов, постановлений, актов проверок и так далее) или действий (бездействия) контрольных органов.

Работа по спорам, связанным с оспариванием актов или действий (бездействия) контрольных органов (за исключением споров, вытекающих из отношений с налоговыми органами), производится в следующем порядке.

При поступлении в Ответственное подразделение документов, дающих основания полагать о возможном нарушении контрольными органами прав и законных интересов Общества, Ответственное подразделение обязано в течение двух рабочих дней с даты получения такого документа направить его в юридический отдел. Одновременно Ответственное подразделение подготавливает заключение с оценкой правомерности акта либо действий (бездействия) контрольного органа, с указанием фактических обстоятельств дела и нормативным обоснованием.

При поступлении документов, свидетельствующих о нарушении контрольными органами прав и законных интересов Общества, непосредственно в юридический отдел, копии таких документов незамедлительно направляются Ответственному подразделению для подготовки заключения с оценкой правомерности акта либо действий (бездействия) контрольного органа. В случае наличия (по мнению Ответственного подразделения) оснований для оспаривания акта либо действий (бездействия) контрольного органа в судебном порядке, в заключении Ответственного подразделения должно содержаться соответствующее представление об обращении в судебные органы. Юридический отдел рассматривает полученные документы и оценивает их на предмет наличия или отсутствия оснований для оспаривания актов либо действий (бездействия) контрольного органа, а также на предмет возможных способов их оспаривания (в суд либо в вышестоящий орган).

В случае нецелесообразности оспаривания акта либо действий (бездействия) контрольного органа или целесообразности оспаривания в вышестоящий орган, юридический отдел в течение семи дней с даты получения всех необходимых документов направляет Ответственному подразделению соответствующее заключение с обоснованием своей позиции.

При наличии заключения о целесообразности оспаривания акта либо действий (бездействия) контрольного органа в вышестоящий орган окончательное решение об обращении в вышестоящий орган принимается Генеральным директором. В случае принятия решения об оспаривании акта либо действий (бездействия) контрольного органа в вышестоящий орган Ответственное подразделение готовит проект соответствующего документа и направляет его в юридический отдел на согласование (визирование) [15].

Юридический отдел в течение трех рабочих дней' с момента получения проекта документа обязан согласовать (завизировать) его, либо дать свои замечания и предложения по тексту документа. В случае наличия разногласий по проекту документа решение об окончательной его редакции принимается руководителем Генеральным директором. В случае целесообразности оспаривания акта либо действий (бездействия) контрольного органа в судебном порядке, юридический отдел 'в течение двадцати дней с даты получения всех необходимых документов готовит проект соответствующего процессуального документа. Проект процессуального документа направляется в Ответственное подразделение на согласование (визирование). Ответственное подразделение в течение трех рабочих дней с момента получения проекта процессуального документа обязано согласовать (завизировать) его, либо дать свои замечания и предложения по тексту документа. В случае наличия разногласий по проекту процессуального документа решение об окончательной редакции процессуального документа принимается Генеральным директором.

Согласованию с Ответственным подразделением, по общему правилу, подлежат только процессуальные документы, на основании которых возбуждается производство по делу. Иные процессуальные документы (в том числе пояснения по делу, апелляционные жалобы, кассационные жалобы и так далее) подлежат согласованию с Ответственным подразделением в случае принятия соответствующего решения начальником юридического отдела. В случае если действующим законодательством предусмотрены сокращенные сроки для оспаривания актов или действий (бездействия) контрольных органов, сроки подлежат сокращению до сроков, обеспечивающих своевременную подготовку и подачу документов, которыми оспариваются акты или действия (бездействие) контрольных органов.

Работа по спорам, вытекающим из отношений с налоговыми органами, производится в следующем порядке.

Урегулирование взаимоотношений с налоговыми органами во внесудебном порядке производится в соответствии с «Инструкцией по взаимодействию отделов и ответственных лиц ОАО «Архморторгпорт» в ходе налоговых проверок.

В случае невозможности урегулирования взаимоотношений с налоговыми органами во внесудебном порядке, главный бухгалтер направляет в юридический отдел представление об обращении в суд с приложением всех необходимых документов, обосновывающих позицию Общества. В случае недостаточности представленных документов юридический отдел вправе запросить дополнительные документы, установив срок для их представления. Юридический отдел в течение тридцати дней с даты получения всех необходимых документов готовит проект процессуального документа с правовым и документальным обоснованием позиции Общества и направляет его главному бухгалтеру на согласование (визирование). Главный бухгалтер в течение пяти дней с момента получения проекта обязан согласовать и завизировать проект документа либо дать по нему свои замечания и предложения. Согласованию с главным бухгалтером в порядке, указанном выше, подлежат также тексты апелляционных и кассационных жалоб, заявлений о пересмотре судебных актов в порядке надзора. В случае наличия разногласий по вопросу о необходимости передачи дела на рассмотрение в вышестоящую инстанцию, а также по проекту процессуального документа, окончательное решение принимается Генеральным директором.

Дополнительные пояснения по делу, иные процессуальные документы подлежат согласованию с главным бухгалтером в случае принятия соответствующего решения начальником юридического отдела. Сроки могут быть сокращены до сроков, обеспечивающих своевременную подачу документов, которыми оспариваются акты или действия (бездействие) контрольных органов.

Юридический отдел направляет в главному бухгалтеру копии решений и постановлений судебных органов по налоговым спорам в течение одного дня с даты их получения.

В случае поступления в Общество заявлений контрольных органов о взыскании с Общества в судебном порядке сумм обязательных платежей и санкций (далее - заявления) структурные подразделения взаимодействуют следующим образом:

заявление контрольного органа о взыскании с Общества обязательных платежей и санкций подлежит незамедлительной передаче в юридический отдел для подготовки отзыва на заявление. Юридический отдел вправе запросить у Ответственного подразделения необходимые для подготовки отзыва документы, которые подлежат представлению в сроки, указанные в запросе.

юридический отдел в течение пяти дней с даты получения заявления готовит проект отзыва на заявление контрольного органа с правовым обоснованием и документальным подтверждением позиции Общества и направляет его в Ответственное подразделение на согласование (визирование). Ответственное подразделение Общества в течение пяти дней с момента получения проекта отзыва на заявление контрольного органа обязано согласовать и завизировать проект документа либо дать по нему свои замечания и предложения.

Указанный срок может быть сокращен по соответствующему решению Генерального директора. В случае наличия у юридического отдела и Ответственного подразделения разногласий по проекту отзыва, решение об окончательной редакции отзыва на заявление контрольного органа принимается Генеральным директором.

согласованию с Ответственным подразделением подлежит, как правило, только отзыв на заявление контрольного органа. Иные процессуальные документы (в том числе дополнительные пояснения по делу, апелляционные жалобы, кассационные жалобы и так далее) подлежат согласованию с Ответственным подразделением в случае Принятия соответствующего решения начальника юридического отдела.

Ответственное подразделение вправе запросить у юридического отдела копии любых процессуальных документов по делу, относящихся к компетенции Ответственного подразделения. Юридический отдел обязан предоставить Ответственному подразделению запрашиваемые им документы не позднее дня, следующего за днем получения соответствующего запроса.

и) порядок работы по исполнительным документам

Подразделением, ответственным за работу по исполнительным документам, документам о возврате излишне уплаченной (взысканной) суммы государственной пошлины (по делам, рассматриваемым в судах (мировыми судьями)), является юридический отдел.

Работа по исполнительным документам, по которым Общество является взыскателем, осуществляется в следующем порядке:

получение исполнительного документа производится юридическим отделом;

до предъявления исполнительного документа к принудительному исполнению, юридический отдел с привлечением, в случае необходимости, Ответственного подразделения предлагает при наличии такой возможности, контрагенту-должнику рассмотреть вопрос об урегулировании задолженности, подтвержденной исполнительным документом, вне рамок исполнительного производства;

в случае наличия возможности урегулировать задолженность, подтвержденную исполнительным документом, вне рамок исполнительного производства, предъявление исполнительного документа к принудительному исполнению не производится;

в случае отсутствия возможности урегулировать задолженность, подтвержденную исполнительным документом, вне рамок исполнительного производства, юридический отдел обеспечивает предъявление исполнительного документа в службу судебных приставов для его принудительного исполнения;

юридический отдел осуществляет непосредственное взаимодействие с судебными приставами-исполнителями, должниками и иными лицами в рамках исполнительных производств с участием Общества;

служба безопасности осуществляет помощь в розыске имущества должника ходе исполнительных производств.

Работа по исполнительным документам, по которым Общество является должником, осуществляется в следующем порядке:

исполнительные документы, касающиеся возбуждения и/или ведения исполнительного производства в отношении Общества, подлежат незамедлительной передаче в юридический отдел;

по получении исполнительного документа, касающегося возбуждения и/или ведения в отношении Общества исполнительного производства, юридический отдел, с привлечением, в случае необходимости, Ответственного подразделения, решает вопрос о наличии оснований и целесообразности его обжалования;

копии исполнительных документов на взыскание с Общества денежных средств юридический отдел в течение одного рабочего дня с даты их получения направляет в бухгалтерию Общества с предложениями относительно необходимости погашения задолженности в добровольном порядке.

Работа по возврату излишне уплаченной (взысканной) суммы государственной пошлины по делам, рассматриваемым в судах, а также мировыми судьями, осуществляется в порядке установленным Налоговым кодексом РФ;

к) анализ и обобщение результатов претензионно-исковой работы

Юридический отдел осуществляет анализ и обобщение претензионно-исковой работы по спорам с участием Общества с целью:

выявления причин возникновения споров;

определения возможности недопущения возникновения аналогичных споров в дальнейшем.

Результаты анализа претензионно-исковой работы ежегодно доводятся начальником юридического отдела до сведения Генерального директора;

л) учет и хранение материалов претензионно-исковой работы

Ответственное подразделение отвечает за ведение учета и хранение материалов претензионной работы не переданных в юридический отдел. Юридический отдел отвечает за ведение учета и хранение материалов исковой работы, а так же переданных материалов претензионной работы. Административно-хозяйственный отдел отвечает за ведение учета претензий по установленной системой делопроизводства форме. Административно-хозяйственный отдел формирует реестр претензий по состоянию на первое число каждого месяца.

Юридический отдел ведет реестр учета судебных дел с участием Общества в электронном виде с отчетной формой. Юридический отдел ведет реестр учета исполнительных производств с участием Общества по установленной форме. Сведения о ходе и результатах исполнительных производств заносятся в реестр учета не позднее дня, следующего за днем получения таких сведений. Юридический отдел хранит материалы в течение трех лет с момента окончания производства по судебному делу [15];

м) ответственность

Общий контроль организации и порядка ведения претензионно-исковой работы в Обществе, а также за ходом исполнительных производств с участием Общества осуществляется начальником юридического отдела, а в определенных случаях указанных выше, начальником коммерческого отдела. Административно-хозяйственный отдел является подразделением, ответственным за своевременную регистрацию и передачу поступивших через предприятия почтовой связи в адрес Общества официальных документов, касающихся ведения претензионно-исковой работы: претензий, исковых заявлений, письменных объяснений по делу, жалоб, заявлений и ходатайств организаций-контрагентов, актов судебных органов, исполнительных документов, а также иных процессуальных документов [16].

3. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ОАО «АРХАНГЕЛЬСКИЙ МОРСКОЙ ТОРГОВЫЙ ПОРТ»

Цель образования, порядок регистрации правовой статус. Открытое акционерное общество «Архангельский морской торговый порт» создано путем преобразования государственного предприятия «Архангельский морской торговый порт» в открытое акционерное общество. Является его правопреемником, за исключением функций государственного управления, переданных Государственному Учреждению «Морская администрация порта Архангельск», несет права и обязанности, возникшие у указанного государственного предприятия до момента его преобразования в открытое акционерное общество «Архангельский морской торговый порт».

Основная цель, которую преследует данное предприятие - извлечение прибыли. А также достижение конкурентоспособности комплекса услуг по переработке грузов на региональном, российском, международном рынках за счет полного удовлетворения требований потребителей (клиентов).

Номер государственной регистрации - 9877.

Дата регистрации - 05 февраля 1993 г.

Орган, осуществивший государственную регистрацию - Отдел регистрации предприятий мэрии г. Архангельска.

Основной государственный регистрационный номер - 1022900515516.

Дата регистрации - 19 октября 2002 г.

Наименование регистрирующего органа - Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по г. Архангельску.

Полное фирменное наименование Общества - Открытое акционерное общество «Архангельский морской торговый порт». Сокращенные фирменные наименования Общества - ОАО «Архморторгпорт». ОАО «Архангельский морской торговый порт» или ОАО «АМТП».

Полное фирменное наименование Общества на английском языке - «Commercial Sea port of Arkhangelsk Joint - Stock Соmраnу».

Место нахождения Общества: 163000, город Архангельск, проспект Троицкий, дом 52.

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

ОАО «АМТП» создано без ограничения срока деятельности.

Общество является хозяйственным обществом в форме открытого акционерного общества.

Архангельский морской торговый порт - первый морской порт России, благодаря своему географическому положению имеет прямой выход в мировой океан. Решением Правительства РФ порт определен как стратегическое предприятие, обеспечивающее транспортную безопасность России и использование трассы Северного морского пути, плодотворное взаимодействие российских и иностранных предприятий в сфере международной торговли.

Основное содержание устава. Устав ОАО «АМТП» утвержден Общим собранием акционеров Открытого акционерного общества «Архангельский морской торговый порт».

Основные статьи:

наименование, место нахождения, срок деятельности и правовое положение общества

цели и виды деятельности общества

уставный капитал и акции общества

права и обязанности акционеров

общее собрание акционеров общества

совет директоров общества

исполнительные органы общества

контроль за финансово-хозяйственной деятельностью общества

учет и отчетность, документы общества

прибыль, фонды и дивиденды общества

реестр акционеров общества

филиалы и представительства общества

выполнение мобилизационных заданий

реорганизация и ликвидация общества

Организационная структура и структура управления. Согласно положению о системе управления ОАО «АМТП» от 17 января 2008 года, раздел 4, структура управления ОАО «АМТП» включает:

а) общее собрание акционеров

б) совет директоров

в) Правление и Генерального директора

г) директоров, заместителей гендиректора, главного бухгалтера

д) руководителей служб и отделов управления, специалистов управления по отдельным функциям

е) структурные подразделения ОАО «АМТП»:

1) погрузочно-разгрузочный район «Бакарица»

2) погрузочно-разгрузочный район «Экономия»

3) судоходная компания «Портофлот»

4) центральная ремонтно-механическая мастерская

5) управление ОАО «АМТП»

Организационные структуры управления структурными подразделениями ОАО «АМТП» утверждаются Генеральным директором, и вводится в действие приказом по АМТП [19].

Функции отдельных служб и подразделений.

Общее руководство

К общему руководству относят:

генеральный директор

коммерческий директор

директор по экономике

технический директор

директор по кадрам и быту

заместитель генерального директора по флоту - начальник СК «Портофлот» главный бухгалтер

заместитель генерального директора по безопасности

начальник юридического отдела

начальник спецотдела

аудитор

К примеру, функциями генерального директора являются:

участие в разработке миссии и стратегических целей ОАО «АМТП»
участие в разработке стратегии развития
руководство разработкой функциональных стратегий
подготовка предложений по тарифной стратегии
руководство подготовкой инвестиционных предложений.
разработка и утверждение организационной структуры управления ОАО «АМТП»
организация взаимодействия ОАО «АМТП» с органами государственной власти, общественными и религиозными структурами, некоммерческими и бизнес-ассоциациями
организация разработки и реализация системы управленческого учета
организация работы Правления и координация деятельности функциональных директоров, руководителей структурных подразделений ОАО «АМТП», руководителей служб и отделов Управления, специалистов Управления по делегированным им функциям
организация бухгалтерского учета. Отдел кадров Подчиняется директору по кадрам и быту. Основные функции: - подбор, расстановка и воспитание кадров; - учет кадров; - обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия; - организация подготовки и повышения квалификации кадров; - изучение деловых и моральных качеств сотрудников по их практической деятельности.

Бухгалтерия. Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Функции:

- организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности;

- контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия;

- контроль за использованием оборотных средств предприятия, кредитов;

- разработка учетной и налоговой политики предприятия;

- управление кредиторской и дебиторской задолженностью предприятия;

- управление издержками;

- обеспечение своевременности налоговых платежей и расчетов с поставщиками [19].

Финансовый отдел

В своей деятельности финотдел руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом общества, решениями общего собрания акционеров, Совета директоров, Правления, приказами, распоряжениями Генерального директора, распоряжениями директора по экономике и локальными нормативными актами Общества.

Функции финансового отдела:

а) разработка и организация финансовой политики общества, включая установление порядка финансовых расчетов и системы финансовых планов и бюджетов 1) формирование бюджетов движения денежных средств;

2) организация систематического контроля за объемом, порядком и сроками платежей; 3) организация расчетов с партнерами, клиентами, организациями; 4) проведение комплексных проверок финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений ОАО «АМТП»;

5) осуществление анализа по использованию бюджетов, подготовка и предоставление результатов анализа (в виде отчетов, докладов, справок) руководству ОАО;

б) организация и методология финансового анализа

в) организация работы с банками и финансовыми институтами;

г) страхование финансовых и иных рисков деятельности ОАО «АМТП»;

д) организация стратегического учета и контроль своевременности предоставления статистической отчетности;

е) разработка и планирование финансовых показателей и критериев для оценки деятельности ОАО;

ж) управление кредитами и займами;

и) внедрение автоматизированных систем обработки платежных документов и иной финансовой информации;

к) разработка мероприятий по созданию и осуществление контроля над эффективным функционированием финансовой структуры ОАО;

л) составление в установленные сроки периодической отчетности, входящей в компетенцию финансового отдела.

В составе работников финансового отдела:

ведущий экономист по финансовой работе (обеспечение своевременного и полного поступления доходов и денежных средств за выполненные работы, учет и анализ дебиторской задолженности)

экономист по финансовой работе (обеспечение полных, своевременных расчетов с поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги)

экономист по финансовой работе (обеспечение своевременного и полного поступления доходов и денежных средств по экспортно-импортным операциям, учет и анализ дебиторской задолженности, предъявление счетов-фактур согласно заключенных обществом договоров)

экономист по финансовой работе (осуществление финансово-оперативной работы по обеспечению своевременного и полного поступления денежных средств и другие инструменты расчета за выполненные работы и услуги от клиентов порта).

Виды деятельности организации. ОАО «Архангельский морской торговый порт» являясь субъектом экономики, и функционирующий в условиях рыночного хозяйствования, нацелен на предоставление потребителям качественных услуг в необходимом количестве и по доступной цене [20].

Перечень услуг ОАО «АМТП» включает:

погрузочно-разгрузочные работы;

хранение грузов;

услуги таможенного склада;

фрахтование судов;

агентское обслуживание;

транспортно-экспедиторское обслуживание, включая экспедирование «от двери до двери»;

перевозка грузов (Белое, Баренцево и другие моря);

швартовые операции в порту и морские буксировки;

обслуживание пассажирских судов;

шипчандлерское обслуживание;

приём и отправка грузов железнодорожным и автомобильным транспортом.

В настоящее время в Северо-Западном Федеральном округе имеется восемь крупных перегрузочных комплексов:

ОАО «Мурманский МТП»,

ОАО «МП Санкт - Петербург»,

ОАО «Ростерминал-уголь» (Усть-Луга),

ОАО «Калининградский МТП»,

ООО «Порт Высоцкий»,

ОАО «АМТП»,

ООО «Порт Выборгский»,

ЗАО «Кандалакшский МТП».

Активными темпами развивается инфраструктура российских портов на Балтике. Крупнейшим портовым перегрузочным комплексом Северо-Западного Федерального округа является Санкт - Петербург - 33 причала, второй по величине Архангельский - 21 причал, (фактически используется не более 40% мощностей).

4. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ ОАО «АРХАНГЕЛЬСКИЙ МОРСКОЙ ТОРГОВЫЙ ПОРТ»

4.1 Общий финансовый анализ

Анализ финансового состояния -- непременный элемент как финансового менеджмента в организации (на предприятии), так и его экономических взаимоотношений с партнерами, финансово-кредитной системой.

Цели финансового анализа:

- выявление изменений показателей финансового состояния;

- определение факторов, влияющих на финансовое состояние;

- оценка количественных и качественных изменений финансового состояния;

- оценка финансового положения на определенную дату;

- определение тенденций изменения финансового состояния организации.

Главная информационная база для проведения анализа финансового состояния -- бухгалтерская отчетность. Данный раздел составлен на основе бухгалтерской отчетности за период 2007, 2008 и 2009 года.[5]

4.1.1 Оценка ликвидности баланса

Оценка ликвидности баланса организации возникает в связи с необходимостью определения степени платежеспособности, то есть способности полностью и своевременно выполнять свои денежные обязательства. Большая или меньшая текущая платежеспособность организации (или ее неплатежеспособность) обусловлена большей или меньшей степенью обеспеченности (или необеспеченности) оборотных активов собственными и долгосрочными финансовыми источниками. Ликвидность баланса определяется как степень покрытия обязательств организации ее активами, срок превращения которых в денежные средства соответствует сроку погашения денежных обязательств. От срока превращения актива организации в денежные средства зависит его ликвидность. Чем меньше времени требуется для превращения конкретного вида актива в денежные средства, тем выше его ликвидность при условии, что не будет существенной потери его стоимости [7].

Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении статей активов баланса, сгруппированных по степени их ликвидности и расположенных в порядке убывания ликвидности, со статьями пассива, сгруппированными по срокам их погашения и расположенными в порядке возрастания сроков. То есть по активам от более ликвидных к менее ликвидным, а по пассивам соответственно от краткосрочных обязательств к долгосрочным.

Таблица 1 - Анализ ликвидности баланса

Группа актива	Значение по периодам, тыс.руб.	Группа пассива	Значение по периодам, тыс.руб.	Платежный излишек или недостаток по периодам, тыс. руб.
	2007	2008	2009		2007	2008	2009	2007	2008	2009
А1	54 522	37 792	45 262	П1	78 093	66 669	136 040	-23 571	-28 877	-90 778
А2	73 623	69 445	120 968	П2	0	23 719	0	73 623	45 726	120 968
А3	18 010	-3 421	18 929	П3	4 005	8 730	5 796	14 005	-12 151	13 133
А4	225 177	265 469	268 311	П4	289 215	270 167	311 634	-64 038	-4 698	-43 323
Баланс	371 332	369 285	453 470	Баланс	371 332	369 285	453 470	0	0	0

Баланс считается абсолютно ликвидным, если выполняются следующие соотношения:



На данном предприятии выполняются все неравенства кроме первого. А в 2008 еще и третьего.

Выполнение последнего неравенства свидетельствует о наличии собственных оборотных средств (собственного капитала вполне достаточно для покрытия внеоборотных активов).

Вообщем можно сделать вывод, что баланс не достаточно ликвиден, поскольку одно из неравенств (первое) не выполняется.

4.1.2 Коэффициенты ликвидности

Коэффициенты ликвидности - финансовые показатели, характеризующие платежеспособность компании в краткосрочном периоде, ее способность выдерживать быстротечные изменения в рыночной конъюнктуре и бизнес-среде. Анализ коэффициентов ликвидности предприятия ОАО «АМТП» представлен в таблице 2.

Таблица 2 - Анализ показателей ликвидности

Показатель	Значение по периодам	Тенденция	Норматив
	2007	2008	2009
Коэффициент текущей ликвидности	1,71	1,43	1,41	в нормативе	от 1 до 2
Коэффициент срочной ликвидности	1,43	1,13	1,20	в нормативе	более 1
Коэффициент абсолютной ликвидности	0,61	0,40	0,33	улучшение (но не в норме)	не более 0,1

Коэффициент текущей ликвидности (коэффициент покрытия) представляет собой отношение текущих активов к текущим обязательствам.

На предприятии коэффициент текущей ликвидности в норме. Ранее в 2006 году он составлял 2,24, что превышает допустимый диапазон. Превышение нормы (от 1 до 2) означает, что собственных оборотных средств достаточно для погашения всех краткосрочных обязательств. Снижение коэффициента текущей ликвидности в 2007 году до величины 1,71 связано с созданием резерва предстоящих платежей. В 2008 и 2009 годах коэффициент также в норме. Что свидетельствует о том, что предприятие способно покрыть наиболее срочные обязательства с помощью собственных оборотных средств.

Коэффициент срочной ликвидности - это более жесткая оценка ликвидности предприятия. Этот коэффициент рассчитывается с использованием только части текущих активов - денежных средств, легко реализуемых ценных бумаг и дебиторской задолженности, которые сопоставляются с текущими обязательствами.

На предприятии ОАО «АМТП» коэффициент срочной ликвидности соответствует нормативным значениям. К примеру, в 2009 году он составил 1,20. Это говорит о том, что предприятие вполне сможет расплатиться со своими краткосрочными долгами.

Однако в 2008 году коэффициент уменьшился и приблизился к границе диапазона.

Коэффициент абсолютной ликвидности (платежеспособности) показывает, какую часть текущей задолженности предприятие может погасить немедленно, то есть имеющимися денежными средствами и абсолютно ликвидными ценными бумагами. Он определяется отношением абсолютно ликвидных активов к краткосрочным обязательствам.

Коэффициент абсолютной ликвидности на рассматриваемом предприятии не соответствует нормативным значениям. Но, можно заметить тенденцию улучшения. Значение показателя уменьшилось и приблизилось к допустимой границе. Представленная здесь динамика показателей подтверждает возрастание ликвидности баланса предприятия.

4.1.3 Коэффициенты финансовой устойчивости

Коэффициенты финансовой устойчивости имеют предназначение показать степень возможного риска банкротства предприятия в связи с использованием заемных финансовых ресурсов.