Обеспечение сохранности исторически-значимых (уникальных) документов

1

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗ установлено, что постоянному хранению подлежат документы, отнесенные к составу Архивного фонда РФ; в их составе выделяют особо ценные документы, в составе особо ценных документов некоторую часть составляют уникальные документы, устанавливается особый режим учета, хранения и использования; создаются страховые копии этих документов.Особо ценным является документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимым при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.В качестве характеристики понятия «непреходящее значение» выступает свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры, а под понятием невосполнимости, относимым к уникальным документам, подразумевается невозможность полноценной замены любой копией этого документа (за исключением понятия копии документа на правах подлинника), с позиций международного права, суда, достоверности и реликвийной ценности.Не все ценные с научно-исторический и общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходящее значение для общества и государства; не для всех ценных документов их автографическая и правовая невосполнимость является обязательной. Так, например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качестве правового документа, вполне может сохранять свою ценность в качестве исторического источника, культурного достояния и т.д., но не быть особо ценным документом. Поэтому на адекватное, полное отражение исторического процесса может претендовать лишь максимально полно сохранившийся комплекс всех ценных документов Архивного фонда страны. Это важно подчеркнуть, поскольку выявление особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования способствуют обеспечению лучшей сохранности наиболее ценных подлинников из хранимых ценных документов.

Объект исследования - исторически - значимые (уникальные) документы. исторический уникальный архивный документ

Предмет - меры по обеспечению сохранности документов в архиве.

Целью курсовой работы является изучение вопроса сохранности и учета уникальных и особо ценных документов, т.к. они имеют культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.

Задачи курсовой работы:

исследовать литературу по теме;

изучить законодательство, регламентирующее архивное дело в РФ;

рассмотреть критерии определения особо ценных исторически значимых документов;

изучить порядок учета исторически значимых документов;

рассмотреть организацию хранения и использования исторически значимых документов.

ГЛАВА 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩЕЕ АРХИВНОЕ ДЕЛО

1.1 Правовая база архивного дела в России

Правовое обеспечение деятельности архивов учреждений, организаций, предприятий любой формы собственности во многом является ключевым моментом для его успешной деятельности на современном правовом поле.В своей практической деятельности архивы руководствуются законодательством РФ, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, других учреждений государственной архивной службы РФ, Правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы, положениями о ведомственных архивах.В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения соответствующих нормативно-методических документов в области архивного строительства Росархивом разработаны "Основные правила работы ведомственных архивов". Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в ГАФ и подлежит государственному хранению.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим архивное дело, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».Данный Закон устанавливает ведение единых правил хранения, комплектования, учета и использования документов, независимо от того, где они образовались. Это положение является принципиальным моментом, так как обязывает все юридические лица, независимо от формы их собственности и собственности документов, находящихся на хранении в архивах, исполнять разработанные специально уполномоченным федеральным органом Российской Федерации в области архивного дела нормативные правовые акты по этим вопросам.

Ст. 3 Закона дает основные понятия: архивного дела, архивного документа, документов по личному составу, архивного фонда и др.

В частности, под документами по личному составу в указанном Законе понимаются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а под архивом - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил относятся к полномочиям Российской Федерации (ст. 4 Закона).

В соответствии со ст. 9 Закона, архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными (в том числе общественных объединений), относятся к частной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления, муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельцем архивных документов.

Архивы обязаны создавать государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа. Организации же и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в

процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В соответствии со ст. 17 Закона, Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех организаций (в том числе государственных).

В соответствии со ст. 8 Гражданского кодекса Российской Федерации все взаимоотношения между юридическими лицами строятся только на основании договора между ними. Это означает, что ни один государственный (муниципальный архив) или орган управления архивным делом не имеет права без согласия собственника архивных документов производить с ними какие-либо действия.

В отличие от прежнего архивного законодательства - основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1, данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, не только входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, но и других архивных документов, независимо от их форм собственности.

Важным является положение о том, что хранение документов юридического лица, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, и документов по личному составу государственные и муниципальные архивы осуществляют бесплатно. Плата взимается только за документы временного хранения, не входящие в состав Архивного фонда РФ, срок хранения которых еще не истек, и поэтому они могут поступить на временное хранение в архив в соответствии с условиями заключенного между архивом и юридическим лицом договора о порядке хранения и использования этих документов.

Правовое пространство организации деятельности архивов юридических лиц не ограничивается собственно архивным законодательством. Эти вопросы достаточно широко представлены и в целом ряде других нормативных правовых актов.

Положение, данное в ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» рассматривает любой документ, в том числе и архивный, с точки зрения информации и определяет, что документирование информации является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы. Следовательно, любой архивный документ является частью информационных ресурсов.

Там же указывается, что документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органом: государственной власти, ответственным за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Организации обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Это напрямую относится к государственным и муниципальным архивам, которые в соответствии со своим статусом формируют, хранят архивные документы и организуют их использование.

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. В Правилах раскрывается современная правовая база деятельности государственных архивов, учтено наличие различных форм собственности на архивные документы, влияющие на процессы их организации и работы с ними. Усилен универсальный характер Правил - их требования в части общих для государственных архивов норм рассчитаны на государственные архивы различного объема, состава и профиля, в том числе на архивы, хранящие аудиовизуальную и научно-техническую документацию. Нормативно-правовым документом, определяющим деятельность архивов организаций являются Основные правила работы архивов организаций. Данные правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Таким образом, нормативная правовая база, регулирующая деятельность юридических лиц по организации архивного хранения документов, образовавшихся в их деятельности, после принятия Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в основном достаточно четко определяет правовое пространство, в котором могут существовать и организовывать свою работу архивы. В развитие Закона № 125-ФЗ Федеральным архивным агентством организована переработка действовавших и разработка новых необходимых нормативных и методических документов, определяющих все стороны работы архивов. В их число входят: Правила работы архивов организаций, примерные положения об архивных организациях разных видов, Примерные положения об экспертных (центральных экспертных) комиссиях, новый Примерный договор между юридическим лицом и государственным, муниципальным архивом об оказании методической и практической помощи в организации архивного хранения документов в условиях их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив и ряд других необходимых документов.

1.2. Критерии определения исторически-значимых, особо ценных (уникальных) документов

При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:- время создания документа - основной самодостаточный критерий, применение которого объективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов, относящихся к разным периодам истории. Согласно этому критерию выявляются особо ценные среди документов, созданных после 1626 года и до конца восемнадцатого века, а также документы, созданные в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов. Документы созданные до 1626 года в соответствии с критерием «древность документа», как правило, относятся к уникальным;- ценность содержащейся в документах информации - наиболее важный, основной критерий для выявления особо ценных документов. Он основан на объективной, с позиций исторического подхода, оценке документов, которые содержат в себе значимую, неповторимую, новую по сравнению с другими документами фонда информацию и наиболее полные и всесторонние сведения о данном событии, факте, явлении;

- юридическая сила, подлинность документов - два критерия, тесно связанные между собой, поэтому по отношению к выявлению особо ценных документов их целесообразно рассматривать вместе.Прежде всего, выявляются подлинники, и лишь в случаях заведомого отсутствия подлинников, существенных утрат документов архивного фонда, единственности сохранившейся в копии информации или особого значения именно самой донной копии (отпуска) допускается возможность отнесения к ОЦД (особо ценным документам) копий. В этом смысле подлинность документа - это не только критерий выявления и отбора, но категорический императив, обязательное условие такого явления.Следует различать понятия документа, обладающего юридической силой, и документа, имеющего юридическое значение. Юридическую силу имеют прежде всего документы, созданные и оформленные в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции и порождающие определенные правовые последствия. К таким документам относятся законодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а также другие документы правового характера. Все эти документы имеют юридическую силу, если являются подлинниками или соответствующим образом оформленными копиями (дубликатами).Подлинность документа особенно важна при ликвидации так называемой межархивной дублетности. Не следует относить к особо ценным в нескольких архивах региона документы однородного характера и содержания, относящихся к одному важному событию или факту, но необходимо выбрать один подлинник наиболее высокого статуса и автографичности в фонде того фондообразователя, деятельность которого играла наиболее существенную роль в данном событии.Значение фондообразователя - критерий, считавшийся ранее главным для выявления особо ценных документов, в настоящее время сохраняется как основной ориентир при определении того, в каких фондах наличие особо ценных документов наиболее значительно, при этом решающим должно быть значение содержания информации документа в рамках межфондовых документных связей. Авторство (и адресат) документа - критерий, широко применяемый по отношению к документам личного происхождения, но применимый также к официальным документам. Он направлен на отнесение к особо ценным таких документов, которые связаны с именами лиц, исходя из их роли в политической, общественной, культурной, научной жизни страны. Критерий включает в себя и понятие автографичности, к особо ценным документам следует относить именно автографы, подписанные автором подлинники, а не копии.Наличие палеографических, художественных и других особенностей документа - также являются критерием, который может применяться прежде всего к документам ранних периодов истории или документам личного происхождения.В качестве вспомогательного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).

Также используют дополнительный проверочный критерий материальная ценность документа, который выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. Степень интенсивности использования документов не является критерием определения особо ценных документов. Физическое состояние документа также не является критерием определения особо ценных документов, так как ценность, в том числе особо ценного документа, определяется значением его содержания.

Таким образом, для особо ценного документа, невосполнимого при утрате его юридического значения, подчеркивается важность наличия его подлинности и юридической силы, в отличие от просто ценного документа, который юридической силой может и не обладать, но оставаться историческим источником.

Выводы по главе I

Архивы руководствуются законодательством РФ, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, других учреждений государственной архивной службы РФ, Правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы, положениями о ведомственных архивах. Нормативная правовая база, регулирующая деятельность юридических лиц по организации архивного хранения документов, образовавшихся в их деятельности, после принятия Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в основном достаточно четко определяет правовое пространство, в котором могут существовать и организовывать свою работу архивы.Выявление особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования способствуют обеспечению лучшей сохранности наиболее ценных подлинников из хранимых ценных документов.

ГЛАВА 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ИСТОРИЧЕСКИ-ЗНАЧИМЫХ (УНИКАЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

2.1 Учет и описание исторически-значимых, особо ценных (уникальных) документов

Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимым при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности. В качестве характеристики понятия «непреходящее значение» выступает свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры, а под понятием невосполнимости, относимым к уникальным документам, подразумевается невозможность полноценной замены любой копией этого документа (за исключением понятия копии документа на правах подлинника), с позиций международного права, суда, достоверности и реликвийной ценности. Не все ценные с научно-исторический и общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходящее значение для общества и государства; не для всех ценных документов их автографическая и правовая невосполнимость является обязательной. Так, например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качестве правового документа, вполне может сохранять свою ценность в качестве исторического источника, культурного достояния и т.д., но не быть особо ценным документом. Поэтому на адекватное, полное отражение исторического процесса может претендовать лишь максимально полно сохранившийся комплекс всех ценных документов Архивного фонда страны. Это важно подчеркнуть, поскольку выявление особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования способствуют обеспечению лучшей сохранности наиболее ценных подлинников из хранимых ценных документов. Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ. На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов. Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяют полистно. Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится каждый год. Учёт документов на предприятии - является важным звеном в работе предприятия (учреждения), и при правильной организации, позволяет осуществлять учёт объёма документов находящихся в организации, их местоположение, к какому типу относятся, их место составления, очерёдность прибытия в организацию, отправления в другие организации или подразделения данной организации. Регистрация документов или учёт данных о документах по установленной форме, обеспечивает контроль, учёт и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата его регистрации.

Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учетные документы государственных архивов делятся на внутренние и централизованного государственного учета. К внутренним документам относятся:

книга учета поступлений документов - учетный документ в хронологической последовательности фиксирующий поступление документов в архив;

список фондов - перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления;

лист фонда - включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей;

архивная опись - является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет;

дело фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда. В него включается историческая справка о фондообразователе, схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда, акты о приемке документов, акты о выделении документов к уничтожению, акты проверки и наличия состояния документов, акты о неисправном повреждении документов, копии характеристик фонда, составленные для путеводителя, справка об использовании материалов фонда и др.

Учет особо ценных документов ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерниками).

В описях особо ценных дел документов за ними сохраняются их прежние учетные номера. Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения или единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае, к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения или единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершению копирования всех единиц хранения или единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения или единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения или единиц учета проставляются отметки «ОЦ».

В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения или единиц учета.

Таким образом, для учета уникальных документов в настоящее время создается Государственный архив уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества.

2.2 Организация хранения и использования исторически-значимых, особо ценных (уникальных) документов

Вопрос об изолированном или совместном с остальными документами фонда хранении особо ценных и уникальных документов решается самостоятельно руководством архива с обязательным учетом климатических особенностей различных помещений здания. Если архив обладает несколькими хранилищами с разными условиями хранения, особо ценные и уникальные документы должны быть сконцентрированы в лучших из них. Рекомендуется также учитывать возможность их быстрой эвакуации в случае чрезвычайных обстоятельств. В отношении требований к архивохранилищам, режимам хранения, контролю технического и физико-химического состояния особо ценных и уникальных документов, следует руководствоваться существующими нормативными документами. Необходимо соблюдать требования наличия хорошо заметной маркировки коробок и связок, содержащих особо ценные дела (пометка красным цветом «ОЦ»). На обложках особо ценных дел и упаковке кинофотофонодокументов проставляется штампом отметка «ОЦ».В топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные и уникальные документы, добавляется тире отметка «ОЦ».С особо ценными документами в первоочередном порядке должны проводиться работы по реставрации и переплету с учетом их физического состояния и интенсивности использования. Проверка наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе проводится один раз в 10 лет, особо ценные аудиовизуальных и электронных (машиночитаемых) документов - один раз в 5 лет, особо ценных кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

На особо ценные документы создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке.

Фонд пользования создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы в процессе проведения других работ - рассекречивание документов, организация их использования.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а также копии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования в читальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.

Наличие фонда пользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволит проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных и уникальных документов из повседневного пользования.

Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. Особо ценные и уникальные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.

Выдача особо ценных документов из хранилища в читальный зал и для других работ осуществляется в исключительных случаях на основании письменного разрешения директора или его заместителя.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.

Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах.

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Подготовка уникальных документов и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Итак, сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.

2.3 Базы обеспечения физико-химической сохранности документов в архиве

Долгая сохранность документов зависит от сотворения хороших условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от неизменного соблюдения санитарно- гигиенических требований. Физико-химические причины разрушения документов. На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное действие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая её ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с завышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает её разноцветными пятнами, разрушает и время от времени полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста именуется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно работающих на базу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую крепкость, а большая часть текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таковым образом, чтоб документы были освещены мало. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии - окраска стекол белилами либо применение штор из плотной черной ткани, а также раздвижных ставней. В особенности благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таковым расчетом, чтоб их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет способности закартонировать дела (уложить их в коробки либо картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки либо обкладывать их бумагой. Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая меж волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым понижает прочности, бумаги, способствует увеличению воды, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), Лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а следовательно, и активизации их старения. Биологические причины разрушения документов совсем опасны для документов биологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому нужно иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов. Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности нужна высокая влажность бумаги, вероятная при затоплениях хранилищ либо неизменной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стенок. На бумаге возникают пигментные пятна неверной формы. Кожа и клей переплета распадаются: на них возникает слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений. Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов типично поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они возникают на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Понятно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы -многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры просто переносятся потоками воздуха, в особенности в запыленных помещениях, и могут скоро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах либо в хранилищах с завышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27 °С, в тесновато заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы совсем чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Но грибы, обитающие в хранилищах, совсем жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка воды либо низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим нужно сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми либо ватными тампонами. Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но вред документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся лишь растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты и корни, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и части переплета). Все виды моли соединены с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц. Тараканы не живут в листах, а приходят питаться мучным клеем, совместно с ним они грызут бумагу, сразу сильно загрязняя документы своими выделениями. Для борьбы с биологическими вредителями нужно проводить систематическую профилактику (периодически просматривать дела, проверять состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилища продукты, не входить в пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы, пораженные насекомыми и плесенью, продезинфицировать. При появлении плесени на коробках либо делах можно провести простейшую дезинфекцию: поначалу следует изолировать пораженные дела, а потом в изоляторе продезинфицировать их трехпроцентным веществом формалина (1 часть 40 %-ного формалина на 13 - 15 частей воды).

Для профилактики дела, хранящиеся в помещениях с завышенной влажностью воздуха, систематически просматриваются и могут просушиваться на открытом воздухе при температуре не выше 30 - 35 °С, защищенными от прямых лучей.

Санитарно-гигиенические условия сохранности документов. Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Но можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна либо форточки, их нужно затягивать марлей, смоченной 50 %-ным веществом глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить лишь влажную.

Нужно периодически обеспыливать дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

Температурно-влажностный режим сохранности документов. Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для долговременной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не лишь завышенная сверх нормы температура, но и резкие её колебания. Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет упругость, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется.

Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует её края, т.Е. Делает её непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы.

Переплеты дел могут расклеиваться. Не считая того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая скоро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах методом кондиционирования, вентиляции и остальных мер обязан поддерживаться лучший режим хранения документов, т.Е. Таковой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои характеристики.

В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания обычного температурно- влажностного режима, кроме регулирования отопления,

огромное значение имеет отменная циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтоб дела не касались стенок. Опыт указывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и возникает плесень. Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище используются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Более распространенным устройством, обычным в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа). Устройство состоит из двух термометров - сухого и влажного. Сухой указывает температуру воздуха, а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице, приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется раз в день в особом журнальчике.

Отличия от норм температуры и влажности воздуха устраняются так: при завышенной влажности воздуха - установка автономных кондиционеров, интенсивное отапливание либо проветривание помещения (проводится лишь в, том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с аква веществом хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха - уменьшение нагрева отопительных устройств, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 либо бытовые), установка сосудов с водой, имеющих огромную площадь испарения, влажная уборка помещений.

Таким образом, проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

Выводы по главе II

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.Для учета уникальных документов в настоящее время создается Государственный архив уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества.Cроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сохранность уникальных документов - одна из важнейших на сегодня задач архивов, так как особо ценные документы - это историческое, культурное, научное наследие нашей страны.В настоящее время перед государственными архивами стоит актуальный вопрос совершенствования работы по отбору, учету и сохранности особо ценных документов и как их части - уникальных документов.На основании новых методических подходов к проведению этой работы, в соответствии с предлагаемыми критериями определения особо ценных документов, учитывающими новое видение исторического развития России. Государственным архивам предстоит проведение объективной, глубокой, и всесторонней оценки документов по их содержанию и культурно-историческому значению.Создание фонда пользования архива - это одна из возможностей сохранить уникальные документы.В фонд пользования включаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а также копии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования в читальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.Наличие фонда пользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволяет проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных и уникальных документов из повседневного пользования, что дает возможность сохранять особо ценные документы в хорошем физическом состоянии долгое время.

Архивы - это неповторимые хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры

Обеспечение сохранности документов является научно-технической неувязкой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и свойства работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику.

Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.

Во всем мире выработаны и применяются определенные научные принципы и критерии, на базе которых проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их хранения. Обычно срок устанавливается в результате научных дискуссий и споров.

Секретарю, отвечающему за хранение документов и готовящему документы к уничтожению, важно знать, где посмотреть выработанные в установленном порядке сроки хранения документов и как практически провести отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Конституция Российской Федерации. - М.: Юридическая литература, 1993.

Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I, II, III. - М.: Проспект, 2002.

Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2002.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - № 12.

Федеральный закон от 27.07.2006г. № 147 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ, - 2006. - № 5.

Федеральный закон от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» // Собрание законодательства Российской Федерации, -2002. - № 12.

ГОСТ Р6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.

9.ДР - 191 - 98. Унификация текстов управленческих документов.
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД,
1998.

10.Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1994.

11. П.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:

Документационное обеспечение управления. М.: ИНФРА-М, 2002. 12.Банасюкевич, В. Д., Актуальные научные пробелмы обеспечения

сохранности документов / В.Д. Банасюкевич , В.А. Устинов //

Отечественные архивы. - 2007. - № 1. 1 З.Киселев, И.Н. Современное состояние и перспективы развития системы НС А к документам государственных архивов/ И.Н. Киселев, И.В. Волкова // Отечественные архивы. - 2009. - № 5.

13.http://revolution.allbest.ru/audit/00149787.html

http://300knig.ru/nauk.a-i-ucheba/arxivovedenie/vopros-31-obespechenie-soxrannosti-dokumentov-v-arxivax/

http://dlib.eastview.com/browse/doc/24226963

http://www.autoaf.ru/af3.htm

http://www.gublibrary.ru/arh/nov 09/ version/November_09/V_YANAO.htm

http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml

Размещено на Allbest.ru