Размещено на http://www.allbest.ru/

Уфимский филиал федерального государственного образовательного учреждения, высшего профессионального образования.

«Челябинская государственная академия

культуры и искусства».

Факультет документальных коммуникаций.

Кафедра документоведения и музееведения.

Курсовая работа по документоведению на тему:

Микрографический документ: эволюция, технология, сферы использования

Выполнил:

студент 2 курса

ОЗО ФДК гр. 802

Мустафин Р.Г.

ЧЕЛЯБИНСК 2006

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Эволюция микрографического документа

2. Виды носителей

3. Взаимодействие различных видов документов

4. Динамические и статические архивы

5. Будущее микрографического документа

Заключение

Список использованных источников

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

В этой курсовой работе я ставлю перед собой целью изучить одну из тем документоведения - «Эволюция, технология и сферы использования микрографических документов», а так же рассмотреть актуальность использования этого вида носителей в настоящее время и будущем.

Более 75 лет библиотеки мира применяют различные микрографические документы или иначе - микроформы. Для копирования газет и рукописей наиболее часто используются микрофильмы, а для научных статей и информационно-библиографического материала -- микрофиши (22, 15). Микроформы помогли библиотекам решить (или хотя бы смягчить) много проблем: сэкономить в среднем 95% площади хранения, приблизительно в 3 раза удешевить хранение фондов, защитить печатные издания от быстрого износа (при интенсивном чтении, пересылке по почте, копировании), достичь максимального удовлетворения читательского спроса (22, 16).

Однако с ростом читательского интереса эти, несомненно, большие достижения оказались недостаточными. Основные причины: Микроформы чаще всего хранятся просто в ящиках, а их поиск -- ручной. Микрографическая информация просматривается при помощи читальных аппаратов (часто старых и плохо работающих) обычно в полузатененных помещениях. Читатели вынуждены напряженно читать микрокопии и конспектировать необходимую информацию. Читально-копировальные аппараты микрокопий, работающие в читальных залах за рубежом, у нас, как правило, не используются. Необходимые электрографические копии читатель должен заказывать и тратить время на ожидание. Поисковые читальные или читально-копировальные аппараты в библиотеках применяются редко. Неудивительно, что методика работы с микрографическим материалом примитивна и не может удовлетворить пользователя. Читатели (как и большинство библиотекарей) никогда не видели автоматизированных микрографических систем и не имеют представления об их удобстве и эффективности. Таким образом, сама жизнь требовала создания новых видов носителей. В этих условиях появились цифровые носители, магнитные, оптические и магнитооптические диски (22, 17).

Цифровой носитель по емкости значительно превосходят микроформы. Работа с ним интеллектуальная. Читатель может оперативно находить и просматривать записанную на таком носителе информацию, переписывать ее на другой цифровой носитель или при помощи принтера получить копию на бумаге и все это не только в библиотеке или на рабочем месте, но и в домашних условиях. Вот почему в научной литературе часто публикуются высказывания, что время использования микроформ в библиотеках прошло, а будущее принадлежит цифровым носителям. Возникает существенный вопрос: действительно ли время микрографического документа безвозвратно ушло и пора переходить на более современный вид носителей?

Ответ на этот вопрос и является конечной целью этой курсовой работы.

В работе использованы исследования, статьи и доклады известных авторов, таких как Беленький Ю.А., Гавердовский А.А., Урбонас В., Ларьков Н.С., Гитер Д.М., Лавринович М.Б., Трояновский С.П., Кисловская Г.А., Костин А.Л., Трайнев В.А., Кушнаренко Н.Н.

Курсовая работа включает: введение, 5 глав, заключение, список использованной литературы и приложения на 3 страницах.

Поставленная цель предопределила следующие задачи:

Ш Введение характеризует актуальность темы, степень ее изученности, объект, предмет, цели, задачи исследования, структура и содержание работы;

Ш Первая глава рассматривает эволюцию микрографического документа, начиная от предпосылок к его возникновению, заканчивая разновидностями существующими сейчас;

Ш В главе «Виды носителей» описываются основные виды носителей используемые в настоящее время, их преимущества и недостатки;

Ш Глава «Взаимодействие различных видов документов» раскрывает различные аспекты перевода документов из одной формы в другую; знакомит с новейшими технологиями в этой сфере;

Ш В заключении сделаны основные выводы по курсовой работе;

Ш Список использованной литературы включает 23 источника;

Ш В приложениях представлены: глоссарий по основным терминам в микродокументировании, схема взаимодействия различных типов документов и описаны краткие характеристики сканера микроформ MINOLTA MS7000 и COM системы POLYCOM.

1. ЭВОЛЮЦИЯ МИКРОГРАФИЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА

Появление микрографических документов тесно связанно с понятием фотодокумент. Фотодокумент - это документ, созданный фотографическим способом. Появление фотодокументов относится к первой половине 19 века и связано с изобретением фотографии (от греч. "photos" - свет, "grapho" - пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе светопись). Фотография представляет собой совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки.

Изобретение фотографии стало результатом труда учёных многих поколений из разных стран мира. Одной из предпосылок изобретения фотографии стала камера-обскура (тёмная комната), свойство которой заключается в том, что луч солнца, проникая в неё сквозь небольшое отверстие, оставляет на плоскости световой рисунок предметов внешнего мира. Это свойство было известно ещё древнегреческому мыслителю Аристотелю, жившему в 4 веке до Р.Х. Другой предпосылкой стало изобретение очков в 13 веке. В результате камера-обскура была снабжена двояковыпуклой линзой и использовалась для механической зарисовки предметов внешнего мира. Однако решающей предпосылкой стали достижения в области химии. В 18 веке была обнаружена чувствительность к свету растворов солей железа и солей брома, а в начале 19 века открыт основной закон фотохимии, в соответствии с которым на вещество могут химически действовать только те лучи, которые этим веществом поглощаются (9).

Первое в мире фотографическое изображение удалось сделать французу Ж. Н. Ньепсу в 1826 г. Он же создал и первый фотографический аппарат. Другой француз - художник-декоратор Л.-Ж. М. Дагер впервые получил снимок со сравнительно высоким качеством изображения на галоген-серебряном слое. Об изображении Дагера, получившем впоследствии название дагерротипия, было доложено 7 января 1839 г. на заседании Французской Академии. С тех пор этот день стал отмечаться как день рождения фотографии.

Однако период дагерротипии оказался недолог, вследствие его дороговизны. В дальнейшем фотография развивалась по способу английского изобретателя В.Ф.Г. Тальбота, открывшего негативно-позитивный процесс и ещё в 1835 г. получившего первый в мире негатив и позитивный отпечаток с него на бумаге, пропитанной хлористым серебром.

В России первые фотографические изображения были получены в 1839 г. академиком Ю.Ф. Фрицше, а уже в следующем году в Москве открылась первая в нашей стране фотостудия (9).

В дальнейшем происходило постоянное совершенствование процессов фотодокументирования. В частности, в 1947 г. был изобретён так называемый диффузионный фотографический процесс, который привёл к созданию фотоаппаратов для моментальной фотосъёмки, т.е. к получению готового фотоснимка непосредственно в фотоаппарате.

Сразу же после своего появления фотография получила широкое применение в самых различных сферах человеческой жизни: в политике, науке, культуре, искусстве и т. д. С фотографией тесно связано развитие отраслей, занимающихся технической обработкой информации: полиграфии, картографии, репрографии. Фотодокументам отводится важная роль в средствах массовой информации. Они являются важнейшим историческим источником. Фотография заняла прочное место в документах, удостоверяющих личность: в паспортах, студенческих билетах, водительских удостоверениях и т.п.

Такое важное значение фотодокументы приобрели прежде всего потому, что обладают огромной информационной ёмкостью, могут одновременно и в деталях фиксировать множество объектов. Это весьма важно, если учесть, что около 80% информации человек получает с помощью зрения. Ценность фотодокументов связана и с тем, что они возникают в момент событий и на месте событий. Наконец, фотодокументы не только несут информацию о реальной действительности, но и оказывают эстетическое воздействие на человека.

Использование микрографической техники расширило сферу использования фотодокументов. После окончания второй мировой войны, ранее секретные технологии получения микроснимков были конверсированы и стали применяться для создания микрографических архивов документов. В результате появились документы на микроформах. Это фотодокументы на плёночном или другом носителе, которые для изготовления и использования требуют соответствующего увеличения при помощи микрографической техники. К числу таких документов относятся:

Ш микрокарта - документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью;

Ш микрофильм - микроформа на рулонной светочувствительной плёнке с последовательным расположением кадров в один или два ряда;

Ш микрофиша - микроформа на прозрачной форматной плёнке с последовательным расположением кадров в несколько рядов;

Ш ультрамикрофиша - микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз. К примеру, ёмкость ультрамикрофиши размером 75х125 мм составляет 936 страниц книжного формата (10).

В последнее время в фотодокументировании стал применяться цифровой фотографический процесс. Он лишён многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многоступенчатой химической обработки, значительных затрат времени, использования драгоценного металла - серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение объекта съёмки преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного сенсора - твердотельной пластинки с размещённым на ней множеством мельчайших фотоэлементов - пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может быть подан на принтер для получения фотоотпечатка. Первая система электронной фотографии была создана в 1981 г. японской фирмой Sony. Одним из достоинств цифровой фотографии является то, что полученное изображение можно корректировать - изменять цвет, контраст, ретушировать и т.п. Кроме того, цифровой фотоаппарат можно подключать к компьютеру и его периферийным устройствам, передавать полученные снимки по различным сетям, в частности по глобальной сети Интернет (9).

2. ВИДЫ НОСИТЕЛЕЙ

микрографический документ носитель архив

Приступая к проблемам документооборота и решая вопросы ввода, защиты, хранения и поиска информации неминуемо возникает вопрос выбора носителя. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации. Помимо широко распространенных бумажных оригиналов существуют две реальные возможности хранения документов в аналоговом или цифровом виде (на микрофильме или в формате электронной копии), для чего используется оборудование и технологии микрофильмирования или сканирования.

Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой (см. приложение 2). Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.

Стоимость хранения информации - прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных и микрографических документов, а к одному мегабайту хранимой информации.

Стоимость (время) поиска необходимой информации - определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.

Стоимость коллективного использования информации - определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому - причем передача данных может осуществляться как в пределах одного здания, так и по всему миру. Здесь безусловным лидером являются электронные документы (4, 3).

Рассмотрим подробнее преимущества и недостатки основных видов носителей:

Бумажные носители (книги, журналы газеты и т.д.).

Самый старый и распространенный вид носителя. Был изобретен еще в древнем Египте. В настоящее время 95% всей сохраненной информации в мире, закреплено на бумаге. Технология изготовления бумаги и печати на ней давно и хорошо отработана. При необходимости быстро записать какую либо информацию (сделать пометку, записать номер телефона), альтернативы бумаге просто не существует. При небольшом объеме информации, использование бумаги экономически выгоднее по сравнению с другими видами носителей. Например, было бы странно найти в почтовом ящике компакт диск со счетом за телефонные переговоры, или получить микрофишу с новогодним поздравлением. Так же, немаловажным фактором является физический контакт происходящий при чтении с бумажного носителя. Чтение старой, бумажной книги, принесет гораздо больше эстетического удовлетворения, нежели напряженное вглядывание в экран самого современного монитора.

Хотя бумага, казалось бы, является идеальным средством хранения информации но и это средство подводит. Бумага уязвима - желтеет и ломается, даже при щадящем обращении, бумага тяжелая и объемная, требует много места для хранения и так как потоки бумаги в организациях растут, становится все труднее сделать информацию легко доступной, когда и где это необходимо. Первым и наиболее используемым альтернативным средством бумаги стал микрографический носитель (7).

Микрографические носители (микрокарты, микрофильмы, микрофиши, ультрамикрофишы).

Микрографические документы появились в результате изобретения и развития фотографии. Эти документы создаются на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует увеличения при помощи микрографической техники. Наибольшую популярность такой вид хранения информации получил после Второй Мировой Войны (7).

Микрографическими архивами в данное время, широко пользуются государственные структуры, государственные и коммерческие банки, национальные и публичные библиотеки, государственные архивы, научные и проектные учреждения, страховые компании, военные ведомства и т.д. Гарантированный срок хранения информации на микрографическом носителе, без потери качества, без специальных требований к условиям хранения и при невозможности несанкционированного внесения изменений, составляет не менее 100 лет, а объемы хранения сокращаются в сотни раз. Новые образцы оборудования значительно расширили возможности работы с микроформами, сделав их практически сопоставимым, в смысле оперативности, с электронными носителями. В результате микрографические хранилища оказались, сегодня, наиболее дешевыми, надежными и удобными при практической реализации. Любые данные микрографического носителя могут быть оперативно переведены в электронную форму, а данные записанные в электронном виде могут быть записаны на микрографические носители, минуя бумажную форму представления. Правительства многих стран мира, в том числе и в России, законодательно утвердили подлинность документов снятых на микрофильм а их юридическая сила приравнена к оригиналу (17).

Что касается недостатков микрографического хранения, к ним, в первую очередь, необходимо отнести низкую скорость обработки информации и, соответственно, большое время обслуживания пользователей, быстрый износ копий, особенно рабочих, и некоторые другие особенности.

Цифровые носители. Магнитные (жесткие и гибкие диски, ZIP диски, стримеры и т.д.), оптические (CD, DVD и др.) и магнитооптические диски.

С появлением первых персональных компьютеров, появилось и такое понятие как цифровая информация. В этом виде можно представить любую информацию, в том числе и текстово-графическую. Современные носители обладают поистине гигантской вместительностью, старшие модели накопителей, такие как кассетные стримеры или страйп массив жестких дисков вмещают в себя десятках Терабайт (1 Терабайт вмещает в себя от 50 миллионов страниц машинописного текста с графикой), при этом физический размер таких дисков редко превышает размера обычной книги. На данный момент, это пока еще единственный вид носителей, в котором возможен поиск внутри текста, выборочное копирование или добавление произвольной информации. Возможность быстрого создания копий в любом количестве и возможность их передачи внутри сети (например глобальной сети Интернет) позволяет пользоваться такими видами документов неограниченному количеству читателей, из любой точки мира. Так же возможно разграничение прав доступа как ко всему документу, так и к отдельным ее частям. В совокупности, все эти качества приводят к тому, что в настоящее время подавляющее большинство документов создается именно на цифровых носителях и только потом, при необходимости переводятся на другие виды носителей.

К сожалению, помимо несомненных достоинств, цифровые виды носителей обладают рядом недостатков, не позволяющие использовать их как единственный и безальтернативный вид носителей.

Как это не странно, но главным недостатком цифровых носителей является их непрерывный прогресс. Появление новых видов носителей, изменение технологий и стандартов вынуждают регулярно обновлять техническую базу. Так называемая преемственность старых технологий новыми, на деле не приводит не к чему хорошему. К примеру, подключение жесткого диска от устаревшего 486 компьютера к современному компьютеру, в лучшем случае выльется потерей времени, нервов и денег с не гарантированным результатом. Постоянное совершенствование техники, требует содержание соответствующего высококвалифицированного персонала, который в свою очередь требует соответствующей оплаты своего труда. К недостаткам так же относится недолговечность цифровых носителей. Магнитные диски подвержены влиянию магнитных полей, оптические - воздействию света и высоких температур. Жесткие диски выходят из строя вследствие износа механических частей внутри корпуса. Определенные трудности представляет восстановление информации с поврежденного носителя, особенно это относится к сжатым (архивированным) данным. Все виды цифровых носителей требуют для своего использования обязательное наличие электричества и специального оборудования.

Так же хотелось бы обратить внимание на такой момент. Одним из достоинств отмеченных выше, была возможность внесения произвольных изменения в текст, удаления или добавления информации. В определенных условиях это преимущество превращается в существенный недостаток. Именно по этой причине, документ на цифровом носителе не имеет юридической силы.

3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ РАЗЛИЧНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Говоря о различных видах носителей нельзя не затронуть вопрос возможности переноса информации между ними (см. приложение 2). Преобразование цифрового или микрографического документа в бумажную форму не вызывает затруднений. Для этого существует большое количество различной фотографической и орг. техники. Обратное преобразование документов из бумажных в цифровую форму, осуществляется при помощи планшетных или ручных сканеров. Другие же виды преобразований, до недавнего времени, вызывали некоторые затруднения.

Новую жизнь технология микрофильмирования обрела с появлением сканеров микроформ. Самые закоренелые сторонники цифровой обработки изображения признали, что подчас выгодней и более качественно получаются изображения сканированные с микроформ. Это устройство формирует тот самый мостик между фондом на микрофильмах и электронным фондом, позволяя быстро и эффективно сканировать все виды микроформ, в частности рулонные пленки и микрофиши. Большой экран обеспечивает оператору возможность видеть документ во всех деталях и работать с ним осмысленно, что особенно важно при сканировании угасающих документов. Возможность масштабирования, поворота изображения, маскирования произвольной его части, регулирование контрастности, очистка и многие другие функции позволяют «вытянуть» даже очень плохо читаемые документы и сохранить их качественную электронную копию (8).

Основные параметры сканера микроформ можно посмотреть на примере аппарата MINOLTA MS7000 (см. приложение 3).

Многие конструкторские бюро восстанавливают старые архивы переводя их на электронные носители, а учитывая фактор затребованности и большие сроки хранения микроформ такие работы можно проводить постепенно, что не требует больших затрат. Это еще раз подтверждает и экономическую эффективность микрографических архивов. Современные сканеры микроформ имеют возможность работать в автоматическом режиме, в том числе и в режиме пакетного сканирования микрофиш, с автоматической покадровой разметкой и масштабированием (8).

Гибридные системы представляют собой совмещенные комплекты оборудования сканирования документов (получение электронного образа) и печати микрофильмов. Эти системы служат для перевода документов с бумажных носителей на микрографические носители с промежуточной, цифровой формой. Такие системы работают в динамическом и статическом режиме ввода, как правило пишут на 16/35 мм рулонный фильм и с достаточно высокой скоростью ввода для документов всех форматов от А0 до А6. Данные технологии могут производить обработку и ввод документов в динамическом или статическом режимах (роторный или планарный режимы) Оба режима имеют свои достоинства и недостатки. Достоинство динамического режима - это высокая скорость ввода (кроме большеформатных документов), но большими недостатками являются: не всегда качественная копия, по причине неминуемых искажений и невозможность обработки сброшюрованных документов. Напротив, статический режим, при невысокой скорости ввода, всегда имеет хорошее качество копии и возможность обработки сброшюрованных документов (8).

СОМ технология определена своим названием и расшифровывается как Computer Output Microfilming, т.е. технология позволяющая производить микрофильмирование не документов, а уже данных поступающих на вход системы с интерфейса компьютера или данных считанных с какого-либо магнитного, оптического или магнитооптического носителя. Эти устройства являются в нашей стране абсолютно не освоенными, хотя предоставляют пользователям очень большие возможности. Особенностью такой технологии является высокий фактор редуцирования до 72Х и скорость обработки документов 400-440 страниц в минуту, что в десятки раз превосходить скорость обработки документов при оптической съемке. СОМ-системы иногда называют фотопринтерами по выполняемой им функции, поскольку они обеспечивают печать электронного файла на фоточувствительной поверхности микроформы. Также как и принтер, СОМ система может быть использована в сетевом режиме, а за счет большой производительности обслуживать одновременно несколько сетей. В разных системах вывод осуществляется как на микрофишу, так и на рулонную пленку. СОМ системы работают в полном автоматическом режиме с закрытым способом обработки микрофотоносителей. Основная функция СОМ-системы это формирование страхового фонда документов на микроформах при их приоритетном существовании в электронном виде. Такая ситуация может сложиться, например, при поточном сканировании газет и других листовых документов, что сейчас весьма популярно на Западе (8).

Основные параметры COM системы можно посмотреть на примере аппарата POLYCOM (см. приложение 4).

С появлением СОМ технологии открываются новые возможности микрографии; улучшается качество изображения на микроформе, количественно уменьшается обращение бумажных документов и даже появляется возможность автоматически создавать образы документов используя неформализованные данные с компьютерных систем.

4. ДИНАМИЧЕСКИЕ И СТАТИЧЕСКИЕ АРХИВЫ

Понятия динамического и статического архивов основаны на факторах затребованности документов, скорости поиска, живучести носителей но никак не связано и не имеет аналогии с режимами ввода. По мнению многих специалистов документы имеют различные жизненные циклы и одно общее подмеченное свойство, что в большинстве случаев, максимум через три года, после выпуска документа, резко падает фактор затребованности документов или количество обращений к ним. Такой фактор во многом определяет стоимостную эффективность хранения документов на том или ином носителе и соответственно влияет на принятие решений в пользу динамического или статического архивов. Как правило динамические архивы организуются на магнитных, оптических и магнитно-оптических носителях а статические архивы используют микрофильм в качестве носителя информации. Многие организации создают смешанные архивы или дополняют уже существующий архив другим. Такие решения, основанные на современных аппаратных и/или программных средствах имеют возможность создавать автоматические или полуавтоматические трафики миграции данных, перезаписи с одного носителя на другой, перевода документов из одного архива в другой архив. Смешанные архивы исключают возможность потери информации и понятно, что при утере документа хранимого на магнитном или магнитооптическом носителе и имея копию документа на микрофильме всегда можно восстановить его в первичном виде. Такая надежность и защита позволяют минимизировать объемы динамических архивов, сократить затраты на его содержание, а при необходимости просто удалять документы, имеющие низкий коэффициент обращений. При создании любого архива необходимо тщательным образом разработать его структуру, правильно и наиболее полно провести индексацию хранимых документов, что, в дальнейшем, создаст базовую основу для успешного и эффективного использования поисковых систем (4, 5).

5. БУДУЩЕЕ МИКРОГРАФИЧЕСКОО ДОКУМЕНТА

Много людей думают, что микрофильм это технология прошлого, замененная цифровыми образами, сохранёнными на магнитных или оптических носителях информации. Многие верили, что электронный образ обрекал микрофильм на исчезновение. Все преимущества, казались, были на стороне электроники и дисковых носителей информации. Но поскольку промышленность развивается, микрофильмирование продолжает существовать, и становится, очевидно, что микрофильмирование не только имеет право на существование, но и преимущества и выгоды, недоступные электронике. В результате мы видим, что микрофильмирование возрождается. Вместо основных архивных и поисковых программ, микрофильмирование становится средством, позволяющим преобразовать бумагу в более эффективное средство, для этого не нужно посылать дорогое и хрупкое электронное оборудование с техниками, для того чтобы установить его; и средство, чтобы уменьшить конверсионную стоимость. Главная выгода в том, что продукт конверсионного процесса делает Микрофильмирование практически бесплатным. Продолжительность жизни микрофильма составляет 100 лет, что сертифицировано правительствами для обеспечения законности архивных документов. Доказано, что микрофильм долговечен и имеет способности воссоздавать оригинал документа. Имеет смысл использовать это, если создание фильма - свободный побочный продукт преобразования в изображение (7).

Так что же лучше? Будущее за цифровыми типами носителей или же за микрографическими документам? В широкой палитре мнений и взглядов на проблему существует два крайне радикальных. Первый из них заключается в следующем: в мире давно отработан процесс микрофильмирования документов, опыт хранения микрофильмов составляет сотни лет, поэтому не надо изобретать ничего нового, работать будем со страховой и пользовательской копиями. Приверженцы второго крайнего мнения исходят из того, что микрофильмирование - это безнадежно архаичный процесс, человечество с изобретением компьютера давно ушло далеко вперед, поэтому все, что можно, надо отсканировать и хранить в виде электронной базы. Не будем здесь обсуждать причины, по которым у профессиональных работников формируются подобные крайние подходы к вопросу, однако это является поводом еще раз поговорить о соотношении форм хранения копий документов (1,29).

Чем же микрофильм привлекает к себе работников библиотек и архивов? Еще раз рассмотрим основные его достоинства:

Ш стабильность во времени (микрографические копии хранятся без изменения 100 и более лет и не подвержены воздействию электромагнитных полей);

Ш неизменность технологии (технология микрофильмирования является универсальной, и сегодня микрофильм, изготовленный десятки лет назад, может быть без ограничений использован в работе);

Ш малый физический объем хранения (практически большой архив можно свести к объему нескольких шкафов);

Ш юридическая правомочность (в большинстве стран, в том числе и в России, микрографический документ обладает юридической силой);

Ш низкая стоимость хранения информации.

Что касается недостатков микрографического хранения, к ним, в первую очередь, необходимо отнести низкую скорость обработки информации и, соответственно, большое время обслуживания пользователей, быстрый износ копий, особенно рабочих, и некоторые другие особенности (1, 30).

Исследования показали, что микроформы и микрографические системы в библиотеках целесообразно использовать при необходимости бессрочно хранить редко спрашиваемые тексты произведений печати большого объема (в первую очередь научного и архивного характера, копии цветных оригиналов), когда не требуется оперативный поиск информации и передача ее на расстоянии каналами связи; копировать оригиналы, графически сложные и большого формата (чертежи, схемы, карты и т. п.); получить цветные копии; гарантировать юридический статус оригинала (1, 30).

Электронные архивы, безусловно, также имеют массу привлекательных сторон:

Ш высокая скорость обработки запросов пользователей и выдачи документов;

Ш возможность поиска внутри текста;

Ш удобство и быстрота копирования документа или его части;

Ш возможность циркулирования информации как по локальным компьютерным сетям, так и в глобальной сети Internet и связанная с этим высокая скорость рассылки;

Ш простота организации ограничений доступа пользователей к информации и создание иерархических структур.

Однако, отдавая дань современным технологиям, не следует забывать о некоторых отрицательных эксплуатационных свойствах электронных носителей информации и созданных на их базе электронных архивов:

Ш высокая степень подверженности внешним воздействиям, особенно электромагнитным полям;

Ш зависимость от источников электропитания;

Ш опасность со стороны разного рода компьютерных вирусов;

Ш возможность внесения изменений в документ (именно поэтому электронный документ не имеет юридической силы);

Ш частая смена технической и программной базы в мировом компьютерном производстве (во многих случаях приходится полностью менять оборудование, носители информации и переписывать весь фонд хранения).

Учитывая высокую ценность информации, отмахнуться от такого своеобразия просто невозможно. Исходя из специфики, цифровые системы стоит использовать, если формируются особенно большие и по содержанию стабильные массивы информации, предназначенные для интенсивного использования на местах или передачи информации по системам телекоммуникации. На цифровых носителях рационально хранить библиографические и информационные базы данных:

Ш библиографические источники и их рефераты, разного типа библиотечные каталоги, словари, энциклопедии;

Ш текстовые базы данных: источники небольшого объема (патенты, стандарты, другие технические документы, статьи газет и журналов);

Ш смешанные базы данных: библиографические и информационные базы данных и тексты документов.

Суперъемкие цифровые носители не предназначены для документов большого объема (например для издания монографий, многотомных изданий, серий книг и т. п.), архивных материалов, материалов временного хранения или для информации, которая постоянно обновляется (2).

Истина, как всегда в жизни, находится где-то посередине и заключается в оптимальном сочетании страхового фонда информации на микрофильмах и электронного пользовательского фонда. Это же подтверждает и мировая практика. Две упомянутые части современного хранилища информации ни в коем случае не исключают друг друга, а наоборот, дополняют, образуя органичную структуру, в которой документы «живут», переходя из одной формы хранения в другую в зависимости от востребованности информации и многих других факторов.

Каждый из видов носителей, необходимо использовать там, где он дает наибольший эффект: микроформы -- для усовершенствования традиционной технологии библиотечной работы, цифровые носители -- при проектировании и внедрении в библиотеках автоматизированных информационных систем. Для решения комплекса библиотечных проблем анализируемые информационные технологии интегрируются и работают как единая система: часть информации хранится на цифровых носителях, другая -- на микрофишах. Для работы с этими носителями информации используются автономные технические средства. Иногда приходится информацию, хранимую на микрофишах, переписывать на оптические диски (если эта информация перешла в активную позицию или наоборот -- потеряла активность). При надобности (в процессе цифровой микрографии) с оригинала может быть сделана цифровая запись на магнитные или оптические диски и включена в систему. Возможность такого перехода, обеспечиваемая современными техническими средствами, и есть тот фактор, который делает две упомянутые составляющие современного архива эластичными и взаимопроникающими. Для того чтобы выбрать оптимальную технологическую структуру архивирования в каждом конкретном случае, необходимо оценить целый ряд критериев, отражающих реально сложившуюся ситуацию с фондами, имеющийся в эксплуатации набор оборудования, направленность запросов пользователей и многое другое (1, 30).

В современных библиотеках используются не только цифровые носители и микрофиши, но и цифровые видеодиски с динамической и статической информацией. Информация из таких видеодисков выводится при помощи видеопроигрывателя на экран телевизора или на монитор компьютера. Если компьютер имеет приставки-громкоговорители, на рабочем месте может транслироваться и звуковая информация из аудиокомпактных дисков. В совокупности это позволяет создать в библиотеках универсальные (мультимедиа) информационные системы, где используются разного вида цифровые носители и микрографические документы (2).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, в этой самостоятельной работе был рассмотрен такой вид носителя текстово-графической информации - как микрографический документ. В работе подробно изучена эволюция микрографического документа, предпосылки к его возникновению, а так же сфера использования его в настоящее время. Анализ сравнения микрографического документа с другими видами распространенных носителей, а так же рассмотрение способов хранения документов в архиве показал, что время использования микроформ в библиотеках не прошло и надо быть осторожным с необдуманными решениями.

На данный момент не существует идеального носителя информации, способные сочетать в себе преимущества всех других видов носителей. Выход только один, их комбинированное использование. Для этого, были изучены две современные технологии изготовления микрографической и электронной копий документа, позволяющие формировать как страховой, так и пользовательский фонды хранения. После этого становится ясным, что спор о первичности и приоритете микрофильма или электронного файла сегодня аналогичен вопросу о первичности курицы или яйца, поскольку, имея современное техническое оснащение, мы с легкостью осуществляем переход от классического микрофильма к электронной форме хранения информации и обратно.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННой литературы

1. Беленький, Ю.А. Сохранность библиотечных фондов: микрофильм или электронный файл? [Электронный ресурс] / В Санкт-Петербурге и Москве: доклад. - Электрон. дан. и прогр. (1 файл : 883 254 байт)

2. Будущее микрографии [Электронный ресурс] / Интернет ресурс государственной публичной научно-технической библиотеки России. - http://www.gpntb.ru/win/ntb/ntb96/3/file6.html

3. Использование Интернет для эффективного доступа к электронным и традиционным источникам информации [Электронный ресурс] / Интернет ресурс государственной публичной научно-технической библиотеки России. - http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea98/doc1/doc71.html

4. Концепция построения систем автоматизации документооборота [Электронный ресурс] / Анатолий Гавердовский / Интернет ресурс "Открытые системы". - http://osp.aanet.ru/os/1997/01/source/29.htm

5. Костин, А.Л. Микрографические системы: (Обзор и практика использования) [Текст] / В.А. Трайнев. - М. : Прометей, 1988. - 343 с.

6. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение [Текст] : учебник. - 6-е изд., стер. - К. : Знания, 2005. - 495 с.

7. Микрография и электронные архивы в документообороте - составные части информационных технологий [Электронный ресурс] / Интернет ресурс фирмы ACMIS. - http://www.acmis.ru/?a=column&mode=show&id=17

8. Микроформы документов Архивного фонда Российской федерации: новые требования к изготовлению [Текст] / Ф.А. Гедрович // Отечественные архивы. - 2006. - № 1. - С. 123-125

9. Ларьков, Н.С. Документоведение [Электронный ресурс] : учеб. пособие; часть 1 / Интернет ресурс института дистанционного образования ТГУ. - http://www.ido.tsu.ru/other_res/hischool/document/45.htm

10. Служба тематических толковых словарей [Электронный ресурс] / Интернет ресурс Глоссарий.ru. - http://www.glossary.ru/

11. Репрография. Основные положения [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.0.001-84. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт).

12. Репрография. Термины и определения [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.0.002-84. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт).

13. Репрография. Микрография. Аппараты. Условные обозначения [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.1.004-83. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт).

14. Репрография. Микрография. Аппараты читальные. Общие технические условия [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.1.512-97 ; введ. 01.01.99. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт).

15. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.1.002-2003 ; введ. 01.01.05. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт).

16. Репрография. Микрография. Копии, полученные при увеличении с микроформ. Технические требования и методы контроля [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.1.003-83. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт).

17. Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.1.101-93 ; введ. 01.01.97. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт).

18. Репрография. Микрография. Оборудование копирования микроформ. Типы [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.1.403-75. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт)

19. Репрография. Микрография. Основные положения [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.1.001-85. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт)

20. Репрография. Микрография. Правила хранения микроформ [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.1.203-84. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт)

21. Репрография. Микрография. Репрографические копии оригиналов. Типы. Условные обозначения [Электронный ресурс] : ГОСТ 13.0.003-2000 ; введ. 01.07.01. - Электрон. дан. и прогр. Система "ТЦНТИ. Оболочка" (4 файла : 1 152 881 байт)

22. Фомин, Н.Я. Информационные ресурсы Научной библиотеки Тверского государственного университета [Текст] : учеб. пособие. - Тверь : Асмус, 2000. - 54 с.

23. Химина, Н.И. Архивоведение отечественной истории [Текст] : учеб. пособие. / Голиков А.Г. - М. : МГУ, 2005. - 188 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ГЛОССАРИЙ (11)

Ш Документ на микроформе (Document on microform) - фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует увеличения при помощи микрографической техники. Документами на микроформах являются: микрокарты, микрофильмы микрофиши и ультрамикрофиши.

Ш Микрокарта (Microcard) - документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью.

Ш Микрофильм (Microfilm) - документ в виде микроформы на рулонной светочувствительной пленке с последовательным расположением кадров в один или два ряда.

Ш Микрофиша (Microfiche) - документ в виде микроформы на прозрачной форматной пленке с последовательным расположением кадров в несколько рядов.

Ш Репрография (Reprography) - совокупность способов и технических средств воспроизведения и изображения оригинала с целью получения копии.

Ш Ультрамикрофиша (Ultrafiche) - микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз.

Ш Фотодокумент (Fotodocument) - документ, созданный фотографическим способом

Ш Фотография (Photografy греч. "photos" - свет, "grapho" - пишу, рисую) - совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки

Ш Ad hoc workflow system - системы свободной маршрутизации работ и документов с контролем исполнения.

Ш CIM (Computer Input Microform) - технология для ввода микроформ в компьютер. Сканнеры микроформ.

Ш COLD (Computer OutPut to Laser Disk) - вывод отчетов от прикладных информационных систем и запись их на лазерные диски с соответствующей индексацией.

Ш СОМ (Computer Output Microfilming) - технология позволяющая производить микрофильмирование данных поступающих на вход системы с интерфейса компьютера или данных считанных с какого-либо магнитного и/или магнитооптического носителя.

Ш Document management system - системы, предназначенные для хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов (в том числе и образов электронных документов).

Ш Full-Text System - системы, позволяющие осуществлять поиск документа по любому слову, фразе или предложению, которые содержатся в данном документе.

Ш ICR (Intelligent Character Recognition) - в отличие от OCR-систем, ICR-системы обрабатывают образы рукописных (произвольный рукописный текст, рукописный текст по шаблону, рукописный текст печатными большими буквами, цифры) бумажных документов.

Ш Imaging system - системы, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска образов бумажных документов.

Ш OCR (Optical Character Recognition System) - системы, предназначенные для преобразования образа машинописного бумажного документа в символьное представление.

Ш Production imaging system - системы, предназначенные для сканирования, обработки и индексирования большого количества однотипных бумажных документов.

Ш Workflow system - системы автоматизации деловых процессов (другое название - системы маршрутизации работ и документов с контролем исполнения).

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
РАЛИЧНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ (4, 2)

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Основные параметры сканера микроформ MINOLTA MS7000 (1, 31)

Ш размер экрана - 303 х 440 мм (А3);

Ш увеличение - 4 сменных объектива с диапазоном увеличения 7,5х - 50х;

Ш время сканирования документа - 5 сек (А4);

Ш разрешение - до 800 dpi;

Ш сканирование полутоновых материалов - 256 градаций серого.

«Имея в своем распоряжении подобный сканер, вы можете формировать свой электронный пользовательский фонд в оптимальном темпе, что, безусловно, позволит сэкономить немало средств. Начать можно с наиболее востребованных документов, обеспечив пользователей их электронными копиями, а затем, по мере необходимости, сканировать остальной страховой фонд» (1, 31).

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Основные параметры COM системы POLYCOM (1, 32)

Ш выводит информацию на 35-миллиметровую рулонную пленку

Ш скорость печать - 2 кадра в минуту;

Ш разрешение - 12 000 dpi;

Ш плотность упаковки - до 64 документов А4 на одном кадре;.

Ш индексация начала и конца пленки;

Ш графические форматы - TIFF, BMP и др.

«Отметим, что система POLYCOM одинаково хорошо работает как с галогенидосеребряной, так и с везикулярной пленкой, а система может быть укомплектована соответствующим проявочным процессором. Таким образом, если вы уже имеете электронную копию документа, вам незачем этот документ микрофильмировать классическим способом с помощью микрофильмирующей камеры. Достаточно отправить по сети ваш файл на СОМ-систему, и вы получите страховую копию документа» (1, 32).

Размещено на Allbest.ru