Осуществляются проверки по исполнению документов, обобщается опыт работы по организации контроля за исполнением документов в структурных подразделениях Администрации.

Контроль за своевременным прохождением документов при наложении резолюций Главы администрации (исполняющим обязанности Главы администрации на период его отсутствия) осуществляет общий отдел.

Общим отделом осуществляется контроль:

- за своевременной передачей документов исполнителям, если Глава администрации поставил их на контроль;

- за соблюдением сроков рассмотрения входящих документов;

- за своевременным прохождением и возвратом исполнителями всех документов с отметкой об исполнении в общий отдел;

- за своевременным ознакомлением с документами должностных лиц, указанных в резолюции;

- за исполнением поручений Главы администрации, данных по итогам встреч с населением, общественностью, представителями партий и движений, письменных и устных обращений граждан;

- за исполнением поручений, данных Главой администрации во время командировок, содержащихся в протоколах совещаний у Главы администрации и аппаратных совещаний.

Общий отдел Администрации:

-ежемесячно отдел представляет Главе администрации, заместителям главы администрации перечень не исполненных и не возвращенных исполнителями документов для принятия соответствующих мер.

- обеспечивает получение от исполнителей информации о ходе выполнения поставленных на контроль документов или отдельных его пунктов;

- направляет ежемесячно заместителям главы администрации перечни решений и поручений, сроки исполнения которых истекли на первое число месяца, и в порядке предупредительного контроля - перечни решений и поручений, подлежащих исполнению до конца месяца, квартала, года;

- вносит предложения об ответственности муниципальных служащих за несвоевременное исполнение поставленных на контроль документов;

- составляет ежемесячно справки-информации с анализом о состоянии контроля и проверки исполнения в Администрации, структурных подразделениях и докладывает Главе администрации. По итогам квартала, полугодия и года подготавливает подробный отчет о состоянии работы по контролю и исполнению в Администрации;

- в соответствии с полномочиями, поручениями Главы администрации, планами работы Администрации проводит проверки организации исполнения решений вышестоящих органов исполнительной власти и Решений Главы администрации по наиболее важным вопросам и представляет информацию о результатах проверок Главе администрации.

Юридическим отделом Администрации осуществляется контроль:

-за своевременным ознакомлением работников Администрации, заинтересованных лиц с резолюциями Главы администрации к правовым актам федеральных органов государственной власти;

-за соответствием проектов правовых актов Главы администрации Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, законам Челябинской области, постановлениям губернатора и администрации Челябинской области.

-за рассмотрением протестов и представлений прокуратуры.

Контроль выполнения секретных документов и содержащихся в них поручений осуществляют специалисты отдела по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с момента поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Индивидуальные сроки устанавливаются Главой администрации, заместителями главы администрации, если не указан срок в самом документе. Срок исполнения фиксируется в резолюции (указании) Главы администрации.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации, а также центральных отраслевых органов управления:

- поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе - в указанный в поручении срок либо в месячный срок со дня подписания;

- запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ не позднее 15 дней, депутатов областной Думы, в недельный срок, при необходимости в проверке или дополнительном изучении вопроса срок может быть продлен до одного месяца с обязательным сообщением об этом депутату в трехдневный срок;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих организаций к указанному в письме сроку или установленному Главой администрации;

- обращения министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации согласно указанному в них сроку;

- экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области до 20 дней;

- телеграммы, радиограммы, ВЧ-граммы, требующие срочного решения до двух дней, остальные в течение 10 дней;

- протоколы совещаний согласно установленному в них сроку;

- исходящие инициативные письма Главы администрации, Администрации по основным вопросам деятельности согласно установленному в них сроку;

- критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати до 15 дней;

- заявления и жалобы граждан в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки не более 15 дней;

- поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

- поручения без указания конкретной даты, имеющие в тексте пометку “срочно”, исполняются в 3-х дневный срок, остальные в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты их подписания;

- письма предприятий, организаций, учреждений, органов местного самоуправления до 10 дней;

- протокол разногласий: составление и направление до 10 дней, рассмотрение до 20 дней.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль (записи в резолюции Главы администрации).

Если исполнитель не может в установленный срок исполнить документ, он должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока обратиться с письменной просьбой о продлении срока исполнения документа с указанием причин отсрочки к Главе администрации, заместителю главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

Поступившие в Администрацию федеральные законы, постановления Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения губернатора Челябинской области, администрации Челябинской области, иных органов исполнительной власти области, регистрирует общий отдел. После регистрации их в тот же день специалист приемной передает Главе администрации.

На Законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, обращения, запросы депутатов Областной Думы, постановления, распоряжения губернатора и администрации Челябинской области, иные документы вышестоящих органов исполнительной власти Челябинской области, в случае постановки их на контроль заполняется контрольная карточка, на которую переносится резолюция (указание), проставляется отметка о контроле “К” и исполнителе.

Отметка об особом контроле “ОК” проставляется на тех документах и контрольных карточках, в которых определен срок представления информации (справки, докладной записки и т.д.) в вышестоящие органы.

Общий отдел знакомит заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений Администрации с правовыми актами Правительства Российской Федерации, документами органов исполнительной власти Челябинской области, поступившими в Администрацию, в части касающейся, в том числе с поставленными Главой администрации на “особый контроль” (“ОК”), передает их исполнителям, если заместитель главы администрации, руководитель структурного подразделения определили конкретного исполнителя.

В том случае, когда в резолюции Главы администрации указано о необходимости подготовки по данным документам проекта постановления или распоряжения, исполнитель обязан в установленный срок представить соответствующие материалы заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, ответственным за выполнение указаний Главы администрации.

Резолюция Главы администрации типа “Для сведения”, ”Для исполнения”, “Для руководства” позволяет заместителям главы администрации определять конкретных исполнителей и меры по исполнению документа. Общий отдел должен в двухдневный срок ознакомить указанных конкретных должностных лиц и сделать отметку в контрольной карточке о дополнении к поручению Главы администрации.

Контроль исполнения правовых актов Правительства Российской Федерации, документов органов исполнительной власти Челябинской области, поступивших в Администрацию, подготовку по ним необходимых материалов (проектов постановлений, распоряжений, подготовку информации) осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей), руководители структурных подразделений Администрации.

Общий отдел ведет учет поставленных на контроль правовых актов Правительства Российской Федерации, документов органов исполнительной власти Челябинской области, поступивших в Администрацию по заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений, обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении контролируемых документов, а также представление информации, докладных записок, справок, направляемых Администрацией в вышестоящие органы.

Поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, губернатора Челябинской области, содержащиеся в их решениях, считаются исполненными после принятия, со ссылкой на соответствующий документ, постановления или распоряжения Главы администрации.

На контрольной карточке специалист общего отдела делает запись (номер и дату принятого документа). Контрольная карточка хранится в общем отделе постоянно вместе с документом, а затем сдается в архив Тракторозаводского района.

Вопрос о контроле исполнения постановлений и распоряжений (далее-Решений) Главы администрации определяется в момент подготовки проекта Решения. В тексте проекта делается об этом запись, устанавливаются сроки исполнения и исполнители. Данный проект Решения обязательно согласовывается с общим отделом.

Если Решение принимается по вопросу, по которому уже ранее были приняты решения, то в тексте проекта делается запись о снятии с контроля Решения Главы администрации с указанием номера, даты и наименования, или представляется подробная справка о ходе выполнения Решения за подписью руководителя структурного подразделения Администрации, на которой заместитель главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей) должен сделать запись “В дело” или “С контроля снять”.

На каждое Решение Главы администрации, взятое на контроль, общий отдел заводит папку (паспорт), где хранятся все материалы по его исполнению.

Контроль сроков и качества исполнения решений Главы администрации осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей). Они же совместно с курируемыми структурными подразделениями готовят материалы для снятия Решения с контроля.

После принятия решения по наиболее важным вопросам социально-экономической жизни района, заместителями главы администрации, соответствующими руководителями структурных подразделений Администрации в 10-ти дневный срок разрабатывается план мероприятий по контролю за его выполнением с указанием сроков исполнения и исполнителей. Этот план утверждается Главой администрации. Один экземпляр передается в общий отдел.

Заместители главы администрации систематически осуществляют контроль и проверку исполнения в структурных подразделений Администрации, организациях взятых на контроль Решений Главы администрации и обеспечивают представление Главе администрации, общему отделу информации о ходе выполнения контролируемых документов.

Исполнение поручений Главы администрации, поручений, содержащихся в Решениях Главы администрации с формулировками: «представить» «внести», «доложить», «информировать», «подготовить проект постановления (распоряжения) Главы администрации», контролируется соответствующими подразделениями Администрации. Эти поручения также берутся на учет общим отделом.

Поручения считаются исполненными, если материалы или проекты указанных документов не возвращены на доработку и по ним подготовлены и подписаны соответствующие письма или Решения. В этом случае общий отдел снимает поручение с контроля, сделав отметку о дате и номере принятого или отправленного документа.

Контроль выполнения Решений Главы администрации осуществляется путем проверок на местах, получения справок и других информационных материалов, рассмотрения хода выполнения решений или отдельных пунктов протоколов совещаний у Главы администрации, на заседаниях Администрации, совещаниях у заместителей главы администрации.

О результатах выполнения Решения или его отдельных пунктов руководители структурных подразделений Администрации в указанные сроки информируют заместителей главы администрации, осуществляющих контроль за исполнением Решения Главы администрации, которые передают ее затем в общий отдел с резолюцией о снятии с контроля или продлении контрольных сроков.

На документах, снятых с контроля, делается отметка “В дело” или “С контроля снять”, дата, подпись Главы администрации, заместителя главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

Копии снятых с контроля Решений Главы администрации вместе со всеми справками об исполнении сдаются специалистами Администрации в общий отдел, где они хранятся 5 лет, затем уничтожаются.

Служебные письма, поступившие на имя Главы администрации, специалист общего отдела регистрирует и передает Главе администрации на рассмотрение.

После получения резолюции (указания) об исполнении документа, который Глава администрации поставил на контроль, специалист общего отдела оформляет на данный документ контрольную карточку, затем документы направляются исполнителям. На контрольной карточке, оставшейся в общем отделе, делаются отметки о прохождении и исполнении документа.

В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым или помечается словом «созыв», которому передается подлинник документа.

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления (в течение двух дней) всех исполнителей с документом, определяет количество необходимых копий и обеспечивает размножение документов, осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, для принятия совместного решения, которое докладывается Главе администрации.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Контроль исполнения документов в установленный срок осуществляют специалисты общего отдела, которые ежемесячно сообщают Главе администрации о ходе выполнения контролируемых документов и причинах невыполнения в установленные сроки поручений (указаний) Главы администрации.

Общий отдел ведет учет взятых на контроль документов по исполнителям, срокам исполнения, обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении контролируемых документов; ежемесячно, по состоянию на 1-е число наступившего месяца, представляет Главе администрации сводку о ходе выполнения документов, поставленных на контроль.

Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. В том случае, если в резолюции на документе Главой администрации указано “Прошу внести предложения”, “Об исполнении информировать” - эти документы по докладу заместителя главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей) снимаются с контроля Главой администрации.

Документ (подлинник) подлежит возврату в общий отдел со справкой об исполнении документа и обязательной резолюцией (указанием) Главы администрации о снятии с контроля или отметкой “В дело”.

Документы, снятые с контроля Главой администрации, информации, направленные в вышестоящие органы, но не возвращенные в общий отдел, считаются не исполненными.

Контроль исполнения поручений, записанных в протоколах совещаний с участием членов Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, губернатора Челябинской области и Главы администрации осуществляют заместители главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей).

Секретариат совещаний с участием членов Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском округе, губернатора Челябинской области для ведения протокола формирует общий отдел. В секретариат совещаний могут входить специалисты структурных подразделений Администрации в соответствии с вопросами повестки дня совещаний.

администрация контроль управленческий

Заключение

В порядке выводов по теме исследования хотелось бы отметить следующее. В процессе принятия, реализации и оценки управленческих решений в рамках государственного и муниципального управления вовлечен широкий спектр людей: политические руководители и чиновники, специалисты и эксперты, штабной и линейный персонал, внутренние и внешние участники.

В государственных органах, районного значения, принимается ежегодно несколько тысяч управленческих решений, как текущего оперативного, так и перспективного, нормативного и стратегического значения. Должностные лица отводят исключительно много времени разработке и реализации управленческих решений. Им приходится постоянно обосновывать различные варианты, изыскивать оптимальные альтернативы ресурсного обеспечения, «состыковывать», согласовывать различные решения между собой, активно анализировать ход выполнения одних решений и учитывать его результаты при подготовке других, подводить итоги реализации решений и снимать их с контроля, заниматься многими вопросами в этой объемной и ответственной сфере управленческой деятельности. Естественно, что нужна научно обоснованная технология подготовки и реализации управленческих решений. Причем подобная технология представляется общей, типовой, гарантированной от «местного» творчества и «самостоятельности» тех или иных руководителей.

Анализ проведения исследования контроля исполнения управленческих решений администрации Березовского района позволил выработать рекомендации, учет которых снижает уровень негативного воздействия:

- установление осмысленных стандартов, воспринимаемых сотрудниками. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Кроме того, они должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее интегральных целей. Если сотрудники видят, что установленные стандарты контроля не полны и не объективны или же попросту «ловят блох», то они могут игнорировать их или сознательно нарушать либо будут испытывать усталость и разочарование. Менеджеры должны также стремиться к тому, чтобы установленные ими стандарты были бы искренне восприняты и одобрены теми людьми, чью деятельность они будут определять. Иногда для повышения приемлемости стандартов необходимо, чтобы работники сами принимали участие в их разработке;

- установление двустороннего общения -- в случае возникновения каких-либо проблем с системой контроля у подчиненного должна быть возможность открыто обсудить их, не опасаясь, что руководство обидится на это. Подобное общение должно способствовать точному пониманию работниками истинной цели контроля и помогать установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидные для ее создателей из высшего руководства фирмы;

- избежание чрезмерного контроля -- нельзя перегружать своих подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание и приведет к полному беспорядку и краху. Основной вопрос, который надо задавать при введении того или иного типа контроля, следующий: необходимо ли это для того, чтобы предотвратить или предупредить значительные отклонения от желаемых результатов? Кроме того, конторолеры-руководители не должны проверять работу чаще и тщательнее, чем это необходимо. Иначе, по понятным причинам, это может просто раздражать;

- установление жестких, но достижимых стандартов -- при разработке мер контроля важно принять во внимание мотивацию. Четкий и ясный стандарт часто создает мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего ждет от них организация.

Однако согласно мотивационной теории ожидания можно мотивировать людей на работу для достижения только тех целей, которые они склонны считать реальными. Таким образом, если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, то он может разрушить мотивы работников. Аналогично, если стандарт установлен на столь низком уровне, что достичь его не составляет никакого труда, это обстоятельство может оказывать демотивирующее воздействие на людей с высоким уровнем потребностей в достижении результатов. Хороший менеджер чувствует разницу в потребностях и возможностях подчиненных и устанавливает стандарты с учетом этих различий;

- вознаграждение за достижение результата -- согласно теории ожидания существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если руководство организации хочет, чтобы сотрудники были мотивированы на полную самоотдачу в интересах организации, оно должно справедливо вознаграждать их за достижение установленных стандартов результативности. Если работники не ощущают такой связи или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их производительность в будущем может упасть.

Список использованных источников и литературы

Нормативно-правовые акты

1. О государственной гражданской службе Российской Федерации (в ред.от 14.02.2010) Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ // Российская газета. 2004. 01 августа ; Российская газета 2010 17 февраля

2. О системе государственной службы Российской Федерации (в ред. от 28.12.2010) Федеральный закон № 58-ФЗ от 27 мая 2003 г. // Российская газета. 2003. 30 мая; Российская газета. 2010 30 декабря

3. О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации (в ред. от 04.12.2009) Указ Президента РФ от 28 декабря 2006 года № 1474 // Российская газета. 2006. 03 января; Российская газета 2009. 7 декабря

5. О муниципальной службе в Российской Федерации (в ред. от 20.09.2010) Федеральный закон от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ // Российская газета. 2007 г. 07 марта; Российская газета. 2010. 22 сентября

6. О реализации функций по организации формирования, размещения и исполнения государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих (в ред. 27.11.2008) Постановление Правительства РФ от 17 апреля 2008 г. № 284 // Российская газета. 2008. 25 апреля; Российская газета 2008. 29 ноября

4. Положение о порядке получения дополнительного профессионального образования государственными гражданскими служащими Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 1474 // Российская газета. 2006. 03 января

Литература

5. Аверин А.Н. Социальная политика и подготовка управленческих кадров. М.: Дашко и К, 2005. 280 с.

6. Бакушев В. В., Профессиональное образование в начале Нового века и подготовка государственных служащих. М.: РАГС, 2003. 128 с.

7. Глазунова Н.И. Государственное администрирование. М.: Проспект. 2008. 560 с.

8. Граждан В.Д. Государственная гражданская служба. М.: Проспект. 2009. 542 с.

9. Гришковец А.А. Правовое регулирование государственной гражданской службы в Российской Федерации. М.: Дело и Сервис, 2004. 464 с.

10. Зотов В.Б. Система муниципального управления: учебник. СПб.: Лидер, 2008. - 493 с.

11. Лукичева Л.И. Разработка управленческих решений. М.: Омеге-Л. 2009. 456 с.

12. Чиркин В.Е. Администрирование и менеджмент в государственном и муниципальном управлении. М.: Проспект. 2008. 470 с.

13. Чудновская С.Н. Управленческие решения. М.: Эксмо. 2009. 581 с.

Размещено на Allbest.ru