Электронный документооборот в системе муниципального управления: цели, задачи и критерии качества

За рамками правовой регламентации остаются следующие важнейшие вопросы, имеющие ключевое значение для развития электронного документооборота:

- регламентация порядка документирования;

- требования к форматам электронных документов и их реквизитам;

- порядок передачи и получения электронных документов;

- оформление копий электронных документов;

- порядок перевода электронного документа на бумажный носитель;

- требования к защите электронных документов;

- порядок применения электронной подписи в зависимости от вида и важности электронного документа;

- архивное хранение электронных документов.

Кроме названных, самостоятельную группу проблем образуют вопросы, возникающие в процессе работы с электронными документами.

Больше половины всех сложностей связаны с необходимостью соблюдения тех или иных делопроизводственных ритуалов, а также параллельным запуском бумаги, даже когда документ получен в электронном виде. Большинство делопроизводственных правил и процедур создавались в течение длительного времени эволюционным путем. В настоящее время бюрократическая структура определяет маршрут движения документов и порядок работы с ними, игнорируя возможности системы электронного документооборота.

Таким образом, главная в настоящее время проблема заключается в том, что электронный документооборот, организованный по законам бумажного, оказывается зачастую ещ? менее эффективным, чем просто бумажный.

Устранение такой практики возможно при условии разработки экспертным сообществом правил ведения электронного документооборота, возможно и основываясь на бумажном делопроизводстве, но исключив из него вс? лишнее, заменив вс?, что необходимо электронными и проведя оптимизацию всех процедур, учитывая возможности СЭД и ЕСМ систем и все требования законодательства, безопасности и так далее. На основе разработанных правил, выпустить типовые регламенты и инструкции по организации электронного документооборота и обеспечить ими все органы местного самоуправления, взамен устаревших гостов и методических рекомендаций.

Глава 2. Развитие электронного документоооборота в муниципальном управлении на примере администрации МО г-к Анапа

2.1 Общая характеристика Администрации МО г-к Анапа

В системе органов местного самоуправления местная администрация занимает особое место как исполнительно-распорядительный орган, осуществляющий функции управления в социально-хозяйственной и финансовой сферах на территории муниципального образования. Согласно постановлению главы администрации Краснодарского края №152 от 21.03.1994г. в целях совершенствования управления социально экономическим комплексом курортного региона Анапа управление г. Анапой и Анапским районом возложено на единую администрацию. В этих целях образована администрация курорта Анапа, юрисдикция ее главы распространена на всю территорию г. Анапы и Анапского района. Администрации г. Анапа и Анапского района преобразованы в администрацию муниципального образования город-курорт Анапа.

Расположена по адресу: 353440, г.-к. Анапа, ул. Крымская, 99.

Администрация муниципального образования города-курорта Анапа осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством, Уставом муниципального образования город-курорт Анапа, решениями Совета.

Администрацией руководит глава муниципального образования город- курорт Анапа - Сергеев Сергей Павлович.

Администрацией могут создаваться коллегиальные, совещательные органы. Порядок их формирования, положения о них утверждаются правовым актом администрации.

Организационная структура представлена на рисунке 4 (Приложение 1). Организационная структура администрации МО город-курорт Анапа как исполнительно-распорядительного органа строится на принципах единоначалия и иерархической подчиненности. Такую организационную структуру относят к линейно-функциональной, поскольку основана она на определенной системе взаимодействия линейных (отраслевых) и функциональных структурных подразделений, и принятия управленческих решений линейными подразделениями по согласованию с функциональными.

Достоинства применения именно такой организационной структуры:

- возможность функционирования в режиме простых и быстрых решений, при этом практически отсутствует неопределенность в восприятии решений и осуществляется наиболее полный контроль буквально за всеми действиями сотрудников;

- формализация и жесткость, заложенные в самой основе линейной структуры, приводят к сокращению количества специализированных функций, а основной акцент делается на функции контроля.

Недостатки линейно-функциональной организационной структуры:

- сложности при адаптации к изменениям внешней среды;

- отсутствие изначально предусмотренной специализации, вследствие чего руководителям приходится выполнять не только функции управления всеми процессами на уровне их подразделения, но и роли экспертов по всем техническим вопросам;

- линейные структуры неэффективны в условиях конкуренции и постоянного изменения рыночной ситуации, а также при использовании творческого труда;

- наличие только вертикальных коммуникационных связей и многоуровневой структуры управления обусловливает отсутствие координации в действиях подразделений, при этом теряется темп и снижается эффективность управления.

Структурные подразделения Администрации МО город-курорт Анапа подразделяются на следующие группы: управления, отделы и территориальные органы администрации.

Штат Администрации МО г.-к. Анапа составляют муниципальные должности муниципальной службы, а также должности, не отнесенные к муниципальным должностям муниципальной службы, и обслуживающий персонал. Муниципальными служащими администрации МО г.-к. Анапа являются лица, замещающие муниципальные должности муниципальной службы, в соответствии с Законом Краснодарского края «О Реестре муниципальных должностей и Реестре должностей муниципальной службы в Краснодарском крае».

Общее количество муниципальных служащих администрации МО г.-к. Анапа на 1.01.2016 г. составляет 327 человек, из них: 301- чел. за счет местного бюджета, 26 - чел. за счет средств краевого бюджета.

Рис. 5. Общее количество муниципальных служащих администрации МО г.-к. Анапа с 2014 по 2016 гг.

В 2016 году по сравнению с 2015 г. произошло увеличение на 1 чел., по сравнению с 2014 на 2 человека, и по сравнению с 2014 на 7 человек.

Из них на 01.01.2016 года - мужчин - 116 человек (36%), женщин - 211 человек (64%).



Рис.6. Динамика изменения муниципальных служащих администрации МО г-к Анапа по гендерному признаку с 2014 по 2016 гг.

Высокий процент женщин в администрации муниципального образования город-курорт Анапа объясняется преобладанием женщин на должностях муниципальной службы, отнесенных к младшей и старшей группам должностей. В 2015 г. - женщин было 212, а мужчин - 114, в 2014 г. женщин - 210, а мужчин - 110. Характерно, что по высшей группе должностей мужчин в 5 раз больше, чем женщин.

Рис. 7. Динамика изменения образовательного уровня муниципальных служащих администрации МО г-к Анапа

Необходимо отметить, что в последнее время значительно улучшился кадровый состав муниципальных служащих Администрации по уровню образования. Высшее профессиональное образование имеют - 315 человек (97%), среднее профессиональное образование имеют - 7 человек (3%). В настоящее время получают высшее образование - первое высшее - 4 человека, второе высшее - 2 человека. В 2015 высшее профессиональное образование было у 94%, а средне специальное у 6%, в 2014 высшее профессиональное образование было у 87%, а средне специальное у 13%.

В соответствии с календарными планами повышения квалификации муниципальных служащих администрации прошли курсы повышения квалификации - 22 человека, из них за счет средств краевого бюджета - 15 человек, за счет средств местного бюджета - 7 человек.

В основном муниципальные служащие повышают свои профессиональные знания и навыки путем самообразования и обучения на краткосрочных семинарах и совещаниях.

Рис. 8. Возраст муниципальных служащих администрации МО г.-к.

Муниципальных служащих в возрасте до 25 лет - 9%, муниципальные служащие в возрасте от 26 до 40 лет - 49%, в возрасте от 41 до 55 лет - 32%, в возрасте от 56 до 60 лет (и выше) - 10%.

Стаж работы муниципальных служащих администрации МО г-к Анапа представлен на рис. 9.

Рис. 9. Стаж работы муниципальных служащих администрации МО г.-к. Анапа

Согласно данным рисунка, 31% муниципальных служащих администрации МО г-к Анапа имеют стаж муниципальной службы свыше 15 лет, 19% - стаж работы от 10 до 15 лет, 35% -- от 5 до 10 лет, 15% - от 1 до 5 лет, до 1 года - 0% муниципальных служащих.

Таким образом, Администрация муниципального образования город- курорт Анапа - исполнительно-распорядительный орган, наделенный Уставом муниципального образования город-курорт Анапа полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами Краснодарского края.

2.2 Организация системы электронного документооборота Администрации в МО г.-к. Анапа

Создание электронного документооборота предполагает трансформацию внутренних и внешних отношений органов местного самоуправления на основе использования информационно- коммуникационных технологий.

На сегодняшний день одной из важнейших задач является определение приоритетов, принципов и направлений реализации единой политики администрации МО г-к Анапа в сфере формирования и использования единого информационно-коммуникационного пространства в соответствии с задачами модернизации системы административного управления и в целях ускорения социально-экономического развития г-к Анапа. Конечной целью электронного документооборота является создание электронного муниципалитета как новой формы организации взаимодействия городской власти и гражданского общества.

Собственно процесс перехода от «бумажных» технологий оказания муниципальных услуг к электронным принято делить на четыре этапа, характеризующихся разной степенью зрелости оказания электронной услуги:

Информационный. На данном этапе происходит переход от бумажных носителей информации к машиночитаемым. Для предоставления пользователям информации органы власти создают информационные системы (в том числе web-сайты), обеспечивающие возможность поиска и просмотра требуемой информации. Пользователь получает информацию о предоставляемых услугах, перечнях документов, о порядке обращения, часах приема в организациях и т.п.

Интерактивный. На данном уровне потребитель имеет возможность получать электронные справки, подавать заявления, декларации, участвовать в электронных торгах, обращаться с жалобами и предложениями и пр. Взаимодействие с органами местного самоуправления выполняется в основном посредством сервиса электронной почты.

Транзакционный. Органы власти предоставляют набор электронных сервисов на своих порталах. Потребитель получает возможность осуществлять электронные платежи (коммунальные, налоговые и др.). На этом уровне еще существует межведомственная разобщенность, однако электронное взаимодействие между потребителем и поставщиком услуг становится юридически значимым.

Электронный муниципалитет. Услуги в электронном виде практически полностью вытесняют «бумажные» аналоги. Разрозненные информационные системы, предоставляющие сервисы, объединены в единую информационно-коммуникационную систему. Обслуживание потребителей консолидируется в центре обслуживания населения (ЦОН), сотрудники которого имеют доступ ко всей необходимой информации. Потребители услуг направляют запросы в ЦОН через единый информационный портал, который позволяет не только оформлять заявки, но и контролировать процесс их обработки, знакомиться с результатом обработки заявки, а также может выступать в роли информационного ресурса муниципалитета.

В настоящее время процесс создания электронного документооборота в городе-курорте Анапа находится на первом и втором этапе развития, и его нельзя рассматривать в отрыве от процессов формирования электронного правительства на федеральном и региональном уровне.

Система муниципального управления г-к Анапа переживает этап модернизации, связанный с и реализацией стратегического плана развития города. Долгосрочное стратегическое планирование развития муниципалитета выступает на местном уровне продолжением концепции «Стратегия развития России до 2020 года». Повсеместное же внедрение информационных технологий в систему городского управления призвано стать тем примером инноватики, который будет служить полномасштабной, эффективной реализации «Стратегии-2020» и стратегии развития МО г-к Анапа.

На текущий момент в системе муниципального управления выстроена определенная информационная структура с учетом структуры и процессов функционирования органов управления, потребностей в информационном обеспечении населения и организаций.

Работают функциональные подсистемы муниципальной информационной системы, решающие такие комплексы функциональных задач, как: законодательное и нормативное обеспечение, управление муниципальным имуществом, землеустройство, строительство, архитектура и др.

В рамках таких функциональных подсистем информация структурируется по предметному признаку, обеспечивается необходимая унификация для автоматизации процессов сбора, обработки и хранения информации, ее накопления в банках данных.

В декабре 2015 г. внедрена специализированная программа для муниципальных служащих и кадровой службы Администрации, которая позволяет осуществлять автоматизированную обработку представленных сведений и их электронное хранение.

В Администрации МО г-к Анапа проводится эксплуатация базового инструментария и программной оболочки для электронного сопровождения реестра, регламентов и стандартов муниципальных услуг, оказываемых с использованием сети Интернет.

В целях реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства в Администрации МО г-к Анапа создана и введена в эксплуатацию первая очередь системы автоматизации документооборота и осуществляется внедрение электронной цифровой подписи и переход на технологию работы с электронными документами.

Задача создания на территории города-курорта Анапа единого информационного пространства, обеспечивающего повышение эффективности деятельности органов местного самоуправления, решается посредством создания единой сети передачи данных на основе волоконных

оптических линий связи.

Информатизация этого сегмента муниципальной управленческой деятельности должна обеспечить:

- работу должностных лиц с нормативно-справочной информацией;

- ведение учета и отчетности технических, материальных, финансовых и др. ресурсов;

- осуществление планирования и контроля выполнения планов;

- применение в процессе деятельности должностных лиц расчетных задач и моделирования ситуаций;

- осуществление проектирования и макетирования документации;

- статистическую обработку данных;

- ведение служебной переписки, оформление нормативно- распорядительной и финансовой документации.

Для бесперебойного функционирования информационной системы МО г-к Анапа в качестве структурного подразделения органа местного самоуправления работает отдел информатизации и защиты информации.

Основными задачами Отдела являются:

Создание условий для формирования, устойчивого функционирования и комплексного развития информатизации, информационно- коммуникационных и инновационных технологий в Администрации муниципального образования город-курорт Анапа.

Координация работы по формированию информационной инфраструктуры Администрации.

Обеспечение представительства муниципального образования город-курорт Анапа в системе информационных ресурсов Российской Федерации и Краснодарского края.

Обеспечение участия муниципального образования город-курорт Анапа в межрегиональной кооперации по вопросам информатизации.

В соответствии с возложенными задачами Отдел:

- обеспечивает главу муниципального образования город-курорт Анапа информацией, необходимой для принятия решений по вопросам единой политики в сфере информатизации, ИКТ и защиты информации, построения информационного общества, реализации принципов электронного правительства;

- формирует единую политику Администрации в сфере информатизации, ИКТ, защиты информации, обеспечивает ее проведение;

- формирует единые стандарты создания интегрированных муниципальных информационных ресурсов, сетей, средств, систем, предоставления доступа к ним и оказания муниципальных услуг в сфере информатизации, ИКТ, защиты информации, обеспечивает их выполнение.

- обеспечивает создание и сопровождение муниципальных информационных ресурсов и информационно-коммуникационных систем.

В Администрации МО г-к Анапа установлена система автоматизации электронного документооборота «СИНКОПА-ДОКУМЕНТ» (далее САЭД), включающая:

- внедрения САЭД, согласование организационно-технического регламента и используемых в САЭД справочников;

- адаптация САЭД с учетом специфики документооборота администрации обследованного муниципального образования;

- разработку комплекта нормативной документации, регламентирующей внедрение и последующее функционирование САЭД;

- внедрение САЭД в администрации муниципального образования г-к Анапа;

- обучение сотрудников администрации необходимом для использования функций САЭД, их администрирования и сопровождения;

- обеспечение технической поддержки на период, необходимый для перехода администрации муниципального образования на самостоятельное сопровождение САЭД;

- разработка дополнительного программного модуля. Для ведения накапливаемой базы данны с возможностью загрузки из файла Microsoft Office Excel и возможностью поиска и выборки данных по следующим полям: плательщик, администратор поступлений в бюджет, код, назначение платежа, дата. Файл Microsoft Office Excel содержит следующие поля: расчетный документ, плательщик, администратор поступлений в бюджет, код, назначение платежа, сумма, дата;

- интеграция Интернет-приемной официального сайта администрации муниципального образования г-к Анапа в САЭД.

САЭД предоставляет все необходимые функции как платформа для решения прикладных задач управления документооборотом в администрациях муниципальных образований Краснодарского края. Она позволяет формализовать процессы обработки документов различными подразделениям и исполнителями, задавать маршруты движения документов, осуществлять планирование документооборота, отслеживать фактическое перемещение документов.

Требования к документированию САЭД устанавливаются в соответствии с РД Гостехкомиссии РФ «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации», ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания», ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем», РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».

Надежность функционирования САЭД обеспечиваться следующими способами:

- надежностью приобретаемых технических средств;

- соблюдением условий эксплуатации оборудования в соответствии с техническими условиями и проведением своевременных профилактических работ;

- обеспечением аппаратного комплекса средствами стабилизации напряжения и источниками бесперебойного питания, обеспечивающими при аварийном отключении электроэнергии работоспособность на время, достаточное для корректного завершения работы;

- разработкой технологии ведения базы данных, исключающей ее утрату или искажение;

- надежностью программного обеспечения.

САЭД призвана обеспечить решение следующих задач:

- автоматизация процессов делопроизводства;

- организация электронного документооборота;

- формирование банков данных входящих, исходящих и внутренних документов;

- атрибутивная классификация документов;

- своевременное оповещение сотрудников и ответственных лиц о движении документа;

- формирование индивидуальных заданий сотрудникам на работу с документами, отслеживание их выполнения;

- планирование работ над документами и анализ их фактического исполнения;

- формирование плановой и оперативной отчетности, связанной с делопроизводством и документооборотом;

- предоставление оперативного доступа к информации с разграничением прав доступа.

САЭД реализуется на платформе «СИНКОПА» (Система Интегрированного Корпоративного учета, Планирования и Анализа) в трехуровневой модель-ориентированной архитектуре «СУБД - сервер приложений - клиент» с применением, в том числе, web-приложения на основе java-технологий, что позволяет обеспечить высокую производительность, надежность, легкость в использовании, удобство администрирования, максимальную простоту схемы внедрения и последующего сопровождения САЭД.

В качестве СУБД применяется СУБД IBM DB2 Express-C, устанавливаемая на 1- и 2-процессорных Linux-системы, обеспечивающая сбор, накопление, хранение, систематизацию и обработку информации.

Сервер приложений обеспечивает технологический уровень для анализа содержимого модели, подготовки, параметризации, передаче СУБД на выполнение SQL-запросов и передаче результатов их выполнения клиентской части.

Клиентская часть - win32 - приложение реализует унифицированную навигацию, отображение и модификацию полученных данных, а так же ряд стандартных сервисов по клиентской обработке данных (поиск, локальную фильтрацию, сортировку, экспорт в офисные форматы и т.д.).

Для доведения заданий конечным исполнителям используется web- приложение, построенное на базе открытых java-технологий (JSP, java- Servlets, JAAS, JDBC, JAXP и др.). На стороне сервера web-приложение работает под управлением Apache Tomcat версии 5.5 - контейнер сервлетов, реализующий поддержку перечисленных технологий. Для отображения получаемых html-страниц применяется интернет-браузер (Microsoft Internet Explorer 6.0 или Mozilla Firefox 2.x).

В целях обеспечения интерактивности и решения задач «фонового» обмена данными браузера и web-сервера применяется технология AJAX (Asynchronous Javascript and XML).

Разграничение прав доступа пользователей к информации осуществляется на уровне системы безопасности СУБД, интегрированной с операционной системой сервера Linux.

В состав САЭД входят следующие модули:

- «Учет служебной корреспонденции»;

- «Приемная»;

- «Учет писем и обращений граждан»;

- «Рабочее место исполнителя»;

- «Централизованный контроль исполнения»;

- «Архив»;

- «Справочники»;

- «Администрирование»;

- «Разработка официальных документов»;

- «Регистрация официальных документов».

«СИНКОПА ДОКУМЕНТ» позволяет формализовать (запрограммировать, задать заранее) процессы обработки документов различными подразделениями и исполнителями, задавать маршруты движения документов, отслеживать фактическое перемещение документов.

Система обеспечит решение следующих задач:

- автоматизацию процессов делопроизводства (т.е. перевод всего документооборота администрации в электронный вид);

- организацию электронного документооборота;

- формирование банков данных входящих, исходящих и внутренних документов (т.е. постепенное формирование базы входящих, исходящих документов, базы нормативно-правовых документов администрации города-курорта Анапа и края, базы служебной переписки и учета писем и обращений граждан);

- предоставление оперативного доступа к информации с разграничением прав (по паролю доступа);

- атрибутивная классификация документов (позволяющая производить сортировку и фильтрацию документов по необходимым параметрам);

- своевременное оповещение сотрудников и ответственных лиц о движении документа;

- формирование индивидуальных заданий сотрудникам на работу с документами, отслеживание их выполнения;

- планирование работ над документами и анализа их фактического выполнения;

- формирование плановой и оперативной отчетности, связанной с делопроизводством и документооборотом.

Так, все поступающие в администрацию муниципального образования город-курорт Анапа письменные обращения граждан регистрируются в электронной базе «СИНКОПА ДОКУМЕНТ» в течение 3 рабочих дней с даты их поступления.

Информация о персональных данных авторов письменных обращений и обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований действующего законодательства о персональных данных.

В регистрационной карточке электронной базы данных «СИНКОПА ДОКУМЕНТ» указываются:

- дата регистрации;

- регистрационный номер;

- фамилия и инициалы автора обращения (в именительном падеже) и его почтовый адрес (если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля). Если почтовый адрес отсутствует, а указан только электронный адрес заявителя, в адресную строку вносится запись: «Без точного адреса»;

- форма обращения (письмо, телеграмма);

- вид обращения (жалоба, предложение, заявление, запрос);

- указывается, откуда поступило обращение (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, администрации Краснодарского края от заявителя и т.д.), дата, исходящий номер сопроводительного письма;

- краткое содержание обращения, которое должно быть четким, отражать его суть;

- шифр тематики обращения согласно действующему классификатору;

- фамилия и проект резолюции руководителя, которому обращение направляется на рассмотрение.

При регистрации коллективных обращений (обращений, подписанных двумя или более авторами) в электронную базу вносится первая разборчиво указанная фамилия с припиской «и другие».

Первой указывается фамилия того автора, в адрес которого заявители просят направить ответ, и учет производится по данной фамилии. В случае отсутствия ссылки на фамилию первой указывается фамилия, обозначенная на конверте. В учетной карточке проставляется отметка «коллективное». Коллективные обращения без подписей регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения (заведения), из которых они поступили (коллектив ОАО «Коммунальщик», коллектив МОУ СОШ № 9).

В целях обеспечения информационной безопасности внедрена система мониторинга и анализа угроз элементов информационно-коммуникационной инфраструктуры, проводятся мероприятия по защите информации.

Среди главных ориентиров развития информатизации муниципального управления - повышение эффективности работы органов муниципального управления благодаря оперативности обмена информацией, улучшения качества принимаемых решений, а также обеспечения открытости в деятельности муниципальных органов, создание условий для эффективного взаимодействия с гражданами.

Для этих целей функционирует официальный сайт Администрации муниципального образования город-курорт Анапа, с помощью которого решается задача по формированию единого муниципального информационного пространства, а также обеспечивается прозрачность деятельности структурных подразделений Администрации. Помимо новостного блока на сайте работает интерактивная общественная приемная, а также размещена другая информация, которая позволяет посетителям быстро сформировать представление об основных направлениях развития города-курорта Анапа и деятельности органов местного самоуправления.

На сайте также представлен архив нормативных правовых документов (решений и постановлений), опубликованы важнейшие для города документы - Устав, Генеральный план, План социально-экономического развития муниципального образования город-курорт Анапа, бюджет, отчет Главы администрации об итогах социально-экономического развития МО г-к Анапа. Также на официальном сайте Администрации МО г-к Анапа размещена и регулярно обновляется лента новостей.

Таким образом, электронный документооборот выступает неотъемлемой частью информационного общества МО г-к Анапа, обеспечивающего качественно новый уровень оперативности и удобства получения муниципальных услуг, информации о результатах деятельности муниципальных органов и повышения качества административно- управленческих процессов.

2.3 Направления совершенствования электронного документооборота в муниципальном управлении

Одним из направлений муниципальной политики по созданию электронного муниципалитета как элемента социально-экономической системы является создание координирующих мероприятий.

Как правило в разработанный план развития обычно входит два раздела: общее описание и план мероприятий. Общее описание включает введение, описание участников и целей предлагаемых мероприятий, указание контролирующего органа и контрольных показателей эффективности реализации таких мероприятий.

На наш взгляд, необходимо, разработать план мероприятий по развитию и сопровождению единой системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» в органах местного самоуправления МО г-к Анапа.

План мероприятий по совершенствованию электронного документооборота должен быть подготовлен и внедрен в целях повышения эффективности организации межведомственного электронного взаимодействия органов местного самоуправления МО г-к Анапа.

Основные цели:

- создание условий для вовлечения МО г-к Анапа в единое информационное пространство Российской Федерации для открытого информационного обмена власти и населения на основе использования информационно-телекоммуникационной инфраструктуры;

- развитие и внедрение в МО г-к Анапа информационно- телекоммуникационной инфраструктуры, построение «электронного правительства»;

- повышение эффективности и оперативности в информационном обмене различного уровня органов государственной власти и администрации города-курорта Анапа;

- повышение уровня готовности МО г-к Анапа к интеграции в информационное сообщество;

- обеспечение эффективного управления информационными ресурсами Администрации МО г-к Анапа.

Основными задачами являются:

- организация обмена электронными образами документов между органами местного самоуправления МО г-к Анапа;

- сокращение объема бумажного документооборота;

- сокращение сроков получения информации о направлении документов, резолюций;

- сокращение сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц;

- сокращение сроков создания нормативных актов и организационно - распорядительных документов;

- осуществление контроля за своевременным исполнением на всех уровнях управления поручений вышестоящих органов власти, указаний и поручений руководства, писем и обращений граждан, обращений учреждений и организаций;

- развитие и совершенствование информационно-технической инфраструктуры администрации МО г-к Анапа;

- формирование материально-технической базы в области информационно-коммуникационных технологий администрации МО г- к Анапа;

- формирование блока муниципальных информационных ресурсов коллективного пользования;

- создание единого электронного пространства для упрощения межведомственного электронного документооборота;

- совершенствование нормативной правовой базы процесса информатизации.

Финансирование мероприятий осуществляется за счет средств бюджета местного самоуправления МО г-к Анапа.

Основными принципами реализации данных мероприятий являются:

- повышение качества и эффективности деятельности органов местного самоуправления МО г-к Анапа;

- повышение удовлетворенности населения деятельностью органов местного самоуправления МО г-к Анапа.

Мероприятия по совершенствование деятельности администрации МО г-к Анапа на основе использования ИКТ.

Основной целью мероприятий данного направления является повышение эффективности и качества работы структурных подразделений администрации города за счет широкого применения ИКТ путем модернизации существующего и приобретения нового оборудования, а также использования в их деятельности информационных систем.

По форме обеспечения администрации МО г-к Анапа мероприятия данного направления сгруппированы по двум основным задачам:

- формирование материально-технической базы ИКТ администрации МО г-к Анапа;

- информационное обеспечение деятельности администрации города.

Модернизация парка компьютерного и периферийного оборудования администрации МО г-к Анапа.

Целью мероприятий является обеспечение достаточной оснащенности муниципальных служащих компьютерной техникой и поддержание парка компьютерного оборудования на современном техническом уровне путем модернизации компьютерного и периферийного оборудования администрации города.

Определение типовых стандартных конфигураций в соответствии с решаемыми задачами, проведение централизованных конкурсных закупок позволят унифицировать компьютерное и периферийное оборудование и снизить расходы на приобретение и обслуживание.

Достаточная оснащенность и унифицированность оборудования позволит решать вопросы в реализации единой политики по внедрению и эффективному использованию информационных систем.

Модернизация локальных сетей администрации МО г-к Анапа.

Целью мероприятий является повышение эффективности и оперативности получения, обработки информации, а также повышение качества принятия управленческих решений сотрудниками администрации МО г-к Анапа путем объединения рабочих станций в локальные сети и поддержание производительности данных сетей на современном техническом уровне.

В качестве контрольных показателей успешной реализации предложенных мероприятий определены показатели, представленные в таблице 2.

Таблица 2 Контрольные показатели успешной реализации мероприятий по развитию электронного документооборота

Наименование контрольного показателя	2015	2016
Доля электронного документооборота между органами местного самоуправления МО г-к Анапа объеме межведомственного документооборота (%)	65	70

В результате выполнения данных мероприятий в МО г-к Анапа будет создана интегрированная в мировое и общероссийское информационное пространство информационная среда, которая обеспечит:

- повышение эффективности муниципального управления и развитие экономики за счет активизации внедрения и повышения результативности использования информационно - телекоммуникационной инфраструктуры;

- повышение информационной открытости администрации города -курорта Анапа и эффективность ее взаимодействия с гражданами и организациями, качества оказываемых ею услуг;

- создание условий для ускоренного развития конкурентоспособного производства товаров и услуг в сфере информационных и коммуникационных технологий;

- активное вовлечение граждан и хозяйствующих субъектов в использование информационных и коммуникационных технологий и подключение к общедоступным информационным системам;

- решение вопроса обеспечения правовой информацией администрации города-курорта Анапа и населения города-курорта Анапа;

- улучшение обслуживания населения органом местного самоуправления;

- улучшение взаимодействия между структурными подразделениями администрации города.

Таким образом, реализация данных направлений является неотъемлемой частью формирования информационного общества, взаимодействия местного самоуправления и общества в части предоставления муниципальных услуг.

Заключение

Муниципальное управление по своей внутренней организации и взаимодействию с населением сегодня выходит на новый уровень - электронный. Причина объективна - рост информационных потоков, связанный с многочисленными обращениями граждан и организаций, сотнями тысяч документов различного назначения.

Все вышеизложенное в работе позволило сделать следующие выводы и предложения.

По своей природе муниципальное управление является частью управления - специфического вида человеческой деятельности. Процесс управления часто воспринимается как воздействие субъекта на объект. Для муниципального управления важны обратные связи, то есть воздействие объекта на управляющий субъект: реакция населения на управленческие меры органов муниципального управления может изменить и часто изменяет управленческие решения.

Важность внедрения технологий электронного документооборота определяется не только задачей повышения качества работы отдельных органов власти. Без эффективно функционирующих внутриведомственных систем работы с документами невозможна автоматизация межведомственного обмена документами и построение порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами. Автоматизация делопроизводства предполагает, что при регистрации бумажного документа он переводится в электронную форму, а дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов. Применение такой технологии позволяет: ускорить движение документов; обеспечить своевременное рассмотрение документов; осуществлять эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений; повысить эффективность работы отдельных сотрудников и подразделения в целом; избавиться от множества копий бумажных документов; повысить обоснованность и качество принимаемых решений на основе предоставления исполнителю полной документационной базы.

Электронный документооборот в России становится все более распространенным. Информация в электронном виде превращается в ценный ресурс управления, что в практике многих развитых стран находит подтверждение в реализации конкретных программ по адаптации своих граждан к новой информационной среде. 12 февраля 2011 г. вышло распоряжение Правительства РФ N 176-р, утвердившее План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. Это распоряжение поставило перед Федеральным архивным агентством (Росархив) задачу внедрить во всех подразделениях аппаратов органов исполнительной власти систему электронного документооборота с подключением ее к межведомственному электронному документообороту (МЭДО). Решение такой задачи требует выполнения не только организационно-технологических решений (наличие защищенной локальной сети, приобретение необходимого оборудования, программного обеспечения, обучения кадров), но и действий в сфере разработки нормативно- регулятивных инструментов, которые обеспечили бы правовую сторону реализации задуманной концепции по информатизации сферы оказания публичных услуг.

В администрации муниципального образования город-курорт Анапа установлена система электронного документооборота «СИНКОПА- ДОКУМЕНТ», что значительно упрощает обмен документами внутри администрации. Система позволяет руководителю подразделения контролировать прохождение всех документов, мгновенно получать отчеты по количеству выполненных (в том числе с нарушением сроков), находящихся в работе и просроченных документов. Использование системы электронного документооборота позволяет обеспечить стопроцентный охват сотрудников всех структурных подразделений администрации МО г-к Анапа, что приводит к полному и замкнутому циклу автоматизации документооборота; обеспечивает экономию рабочего времени за счет использования современной техники (поточных сканеров, принтеров и считывателей штрих-кодов). Каждое входящее письмо с помощью поточного сканера сканируется и регистрируется в системе. Данная система обеспечивает возможность удаленной работы через Интернет, в том числе с использованием GPRS-подключений.

В целях совершенствования электронного документооборота в муниципальном управлении на наш взгляд необходимо разработать план мероприятий по развитию и сопровождению единой системы электронного документооборота и делопроизводства в органах местного самоуправления МО г-к Анапа.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г. // Российская газета. - 1993. - 25 декабря.

2. Арбитражный процессуальный кодекс РФ (2002 г.) // СЗ РФ. - 2002. - № 30. - Ст. 3012.

3. Таможенный кодекс Таможенного союза (2009 г.) // СЗ РФ.- 2010. - № 50. - Ст. 6615.

4. Трудовой кодекс РФ (2003 г.) // СЗ РФ. - 2002. - № 1 (ч. I). - Ст. 3.

5. О бухгалтерском учете: федеральный закон " (2011 г.) // СЗ РФ. - 2011.- № 50. - Ст. 7344.

6. О муниципальной службе в Российской Федерации: федеральный закон от 2 марта 2007 № 25-ФЗ // СЗ РФ. - 2007. - № 10. - Ст. 1152.

7. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: федеральный закон от 6 октября 2003 # 131- ФЗ // СЗ РФ. - 2003. - № 40. - Ст. 3822.

8. Об электронной подписи: федеральный закон от 6 апреля 2011 N 63-ФЗ // Российская газета. - 2011.- 8 апреля.

9. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации: утверждена Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. № Пр-212 [электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

10 .О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти: Постановление Правительства РФ от

6 сентября 2012 г. № 890 [электронный ресурс]. Доступ из справ.- правовой системы «КонсультантПлюс».

11 .Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности: распоряжение Правительства

РФ от 12 февраля 2011 г. № 176-р [электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

12 .Об утверждении Стратегии инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 года: Распоряжение Правительства РФ от 8 декабря 2011 № 2227-р // Собрание законодательства РФ. - 2012. - № 1. - Ст. 216.

13 .О муниципальной службе в Краснодарском крае: закон Краснодарского края от 8 июня .2007 № 1244-КЗ // Кубанские новости. - 2007. - 21 июня.

14 .Устав муниципального образования город-курорт Анапа: принят Решением Совета города-курорта Анапа от 5 декабря 2007 г. №636 // Анапское Черноморье. - 2007. - 11декабря.

15 .Ахметзянов, Р.Р. Электронный документооборот - путь к эффективному управлению / Р.Р. Ахметзянов // Экономика и управление: научно-практический журнал. - 2012. - № 5.- С. 26-36.

16 .Бабичев, И.В. Муниципальное право: системно-структурный анализ юридических конструкций / И.В. Бабичев. - М.: Эксмо, 2014. - 365 с.

17 .Бриллиантова, И. Документоборот: переходим на электронный / И. Бриллиантова // Секретарское дело. - 2011. - № 9. - С. 20-25.

18 .Васильев, В.И. Муниципальное право России: учебник / В.И. Васильев. - М.: Юстицинформ, 2012. - 680 с.

19 .Володин, Д.В. Проблемы организации межведомтсвенного электронного документооборота / Д.В. Володин // Вестник архивиста. - 2014. - № 1. - С. 62-65.

20 .Гариффулина, А.Ф. Роль электронного документооборота в органах муниципальной власти РФ / А.Ф. Гариффулина, В.В. Тимиргаллина // Практика муниципального управления. - 2013. - № 5. - С. 48-50.

21 .Горбухов, В.А. Основы социального управления: учебное пособие / В.А. Горбухов. - М. : ФОРУМ, 2013. - 224 с.

22 .Ермолаева А.В. О некоторых теоретических и практических аспектах организации документооборота в органах государственной власти // Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота. Доклады и сообщения на XVIII Международной научно-практической конференции 26-27 октября 2011 г. - М.: Росархив. ВНИИДАД, 2012.- С. 74-81.

23 .Кабашов, С. Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления: учеб. пособие / С.Ю, Кабашов. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 421 с.

24 .Кирилловых, А.А. Законодательство об электронных документах и их архивах: проблемы становления и перспективы развития / А.А. Кирилловых // Законодательство и экономика. - 2015. - № 11. - С. 23 - 36.

25. Ковалева, Н.Н. Система информационного обеспечения органов власти / Н.Н. Ковалева // Государственная власть и местное самоуправление. - 2012. - № 6. - С. 24 - 26.

26. Кузнецов С.Л. Новые Правила электронного документооборота // Делопроизводство. - 2015. - № 1. - С. 3 - 8.

27 .Кузнецова, Е.В. Актуальные проблемы электронного документооборота в органах власти / Е.В. Кузнецова // Вопросы управления. - 2013. - № 4. - С. 26-29.

28 .Кузнецова Е.В. Приоритетные направления и инновационные формы профессиональной подготовки и повышения квалификации кадров для государственной гражданской и муниципальной службы в сфере ДОУ // Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота. Доклады и сообщения на XVIII Международной научно-практической конференции 26-27 октября 2011 г. - М.: Росархив. ВНИИДАД, 2012. - 437 с.

29 .Кузнецова Е.В. Электронный документооборот как инструмент повышения эффективности государственного управления // Социокультурные факторы инновационного развития региона: Всероссийская научная конференция 27-28 октября 2011 года. Сб.статей / Сост. Т.Е. Зерчанинова, И.С. Парфенова. Екатеринбург, УрАГС, 2011. - С. 139-143.

30 .Ларин, М.В. Основные условия оптимизации документооборота в современных условиях / М.В. Ларин // Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота. Доклады и сообщения на XVIII Международной научно-практической конференции 26-27 октября 2011 г. - М.: Росархив. ВНИИДАД, 2012. - С. 33-37.

31 .Магдилов, М.М. Правовые аспекты развития информационного пространства региона / М.М. Магдилов, Л.В. Магдилова // Информационное право. - 2015. - № 3. - С. 27 - 32.

32 .Малых, В. «Что делать?» - размышления о переходе к электронному документообороту в органах власти [электронный ресурс] / В. Малых // URL: http://ecm.ict-online.ru (дата обращения 09.10.2015).

33 .Назаренко, А. История и тенденции развития современных СЭД [Электронный ресурс] / А. Назаренко. - М.: Интернет-издание IT Practice. Режим доступа: itpractice. ru.

34 .Наумов, С.Ю. Основы организации муниципального управления: учебное пособие / С.Ю. Наумов, А.А. Подсумкова. - М.: Форум, 2012.- 352 с.

35 .Орлов В.С. Совершенствование деятельности администрации муниципального образования на основе технологии электронного документооборота / В.С. Орлов, В.Н. Тюшняков // Международный студенческий научный вестник. - 2015. - № 4-2. - С. 237-238.

36 .Парахина, В.Н. Муниципальное управление: учебное пособие / В.Н. Парахина, Е.В. Галеев, Л.Н. Ганьшина. - М.: КНОРУС, 2014. - 473 с.

37 .Пахомов, Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального управления / Е.В. Пахомов // Известия Южного федерального университета. - 2012. - № 8. - С. 73-76.

38 .Подсумкова, А.А. Муниципальное управление: словарь-справочник / А.А. Подсумкова. - Саратов: Изд-во ПАГС, 2012. - 411 с.

39 .Рой, О.М. Система государственного и муниципального управления / О.М. Рой. - СПб.: Питер, 2012. - 336 с.

40 .Руленкова, С.В. Система смешанного документооборота в органах местного самоуправления / С.В. Руленкова // Делопроизводство. - 2014. - № 4. - С. 44 - 50.

41 .Саак, А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении / А. Саак, Е. Пахомов, В. Тюшняков // Муниципальная власть. - 2012. - № 2. - С. 64-77.

42 .Саак, А.Э. Региональная система межведомственного электронного взаимодействия как основа предоставления государственных и муниципальных услуг / А.Э. Саак, В.Н. Тюшняков // Известия ЮФУ. Технические науки. - 2013. - № 6 - Т.143. - С. 145 - 153.

43 .Сафарова, Е. Электронный документооборот / Е. Сафарова // Горячая линия бухгалтера. - 2013.- № 10. - С. 87-92.

44 .Система муниципального управления: учебник для вузов / Р.В. Бабун, В.Б. Зотов, А.Н. Кириллова и др. / Под ред. В.Б. Зотова. - Спб.: Питер Пресс, 2012. - 560 с.

45 .Слесарева, В.Ю. Электронный документооборот как разновидность реализации процесса обмена информацией / В.Ю. Слесарева // Вестник Московского финансово-юридического университета. - 2012. - С.172- 177.

46 .Тарасов, А.М. Электронное правительство: понятие и система / А.М. Тарасов // Право и кибербезопасность. - 2013. - № 2. - С. 10 - 21.

47 .Холопов, В.А. Актуальные вопросы формирования организационно- правовых условий для эффективного функционирования электронного муниципалитета. Опыт муниципального образования г. Рязань / В.А. Холопов // Муниципальная служба: правовые вопросы. - 2012.- № 1. - С. 26 - 28.

48 .Шамарова, Г.М. Информационные технологии в муниципальном управлении: проблемы и перспективы развития / Г.М. Шамарова. - 2013. - № 12. - С.68-75.

49 .Шамарова, Г.М. Правовое регулирование муниципальной службы в современных условиях развития муниципальных образований / Г.М. Шамарова // Государственная власть и местное самоуправление. - 2015. - № 3. - С. 38 - 43.

50 .Шугрина, Е.С. Муниципальное право / Е.С. Шугрина. - М.: ПРОСПЕКТ, 2013. - 465 с.

51.www.anapa-official.ru - официальный сайт Администрации МО город- курорт Анапа.

Приложение 1

Размещено на Allbest.ru