Таблица

Усовершенствованный журнал

При работе с листом-заверителем мы столкнулись с тем, что в организации до сих пор используется типографский бланк листа-заверителя, который заполняется вручную.

10.02.2015 для экономии времени мы создали электронный вариант листа-заверителя. Мы создали его в электронном виде, в процессоре Word. Лист-заверитель на начальном этапе нашей работы:

Таким лист-заверитель стал после составления его в электронном виде:

12.02.2015 были разработаны рекомендации по совершенствованию делопроизводственного процесса в работе с конфиденциальными документами:

1. Все конфиденциальные документы должны быть сосредоточены в службе конфиденциального делопроизводства.

2. Выделить специальное помещение и оборудовать соответствующим образом для проведения конфиденциальных совещаний и переговоров.

3. В целях обеспечения информационной безопасности внутренняя сеть и Интернет должны быть разделены. В идеале, компьютер для выхода в Интернет должен быть обособлен и, не иметь никакой прямой связи с другими рабочими станциями.

4. В целях совершенствования системы защиты информации, нужно, чтобы на предприятии функционировала служба безопасности.

Изучив оптимальные способы обработки, хранения и уничтожения конфиденциальных документов, мы пришли к выводу, что правильная организация работы конфиденциальными документами в соответствии с ГОСТ Р.6 30-2003 способствует их защите от несанкционированного доступа. Таким образом, гипотеза нашей работы полностью подтверждена, а цель достигнута.

Заключение

В результате систематизации и обобщения литературы по вопросу мы определили, что особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно:

· массовый носитель ценной, защищаемой информации;

· основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также её неправомерного разглашения или утечки;

· обязательный объект защиты.

К конфиденциальным служебным документам относят документацию, содержащую информацию закрытого характера. Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. К числу сведений конфиденциального характера относят, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - начальником канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие условия:

· работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;

· выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

· передача документов с грифом «Конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией). По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение.

Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами, для чего в практике обработки закрытой документации используются специально разработанные памятки, которые позволяют своевременно и грамотно ознакомить сотрудников с особенностями обработки конфиденциальных документов

Соблюдение названных условий позволит организовать работу с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями, которые предъявляются к выполнению данной деятельности.

Изучив оптимальные способы обработки, хранения и уничтожения конфиденциальных документов, мы пришли к выводу, что правильная организация работы конфиденциальными документами в соответствии с ГОСТ Р.6 30-2003 способствует их защите от несанкционированного доступа. Таким образом, гипотеза нашей работы полностью подтверждена, а цель достигнута.

Список литературы

1. ГОСТ Р.6 30-2003

2. Гражданский кодекс РФ, ст. 139 ч. 1

3. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188

4. http://www.domotvetov.ru/science (02.04.2015)

5. http://studopedia.net/14_52628_konfidentsialnie-dokumenti.html (14.04.2015)

6. http://www.refmanagement.ru/ritem-3636-12.html (05.05.2015)

7. Андреева В.И. Делопроизводство М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. 84 с.

8. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство М.: Легпромбытиздат, 2005. 654 с.

9. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах Ростов Н/Д: Феникс, 2004. 115 с.

10. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие Ростов Н/Д: Феникс, 2007. 512 с.

11. Бондарева Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие М.: Высшая школа, 2009. 543 с.

12. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент М.: ЗАО «Финстатинформ», 2007. 76 с.

13. Галахов В.В. Организация движения документов М.: Дашков и К0, 2005. 25 с.

14. Галахов В.В. Делопроизводство на предприятии. Документопотоки М.: Дашков и К0, 2005. 144 с.

15. Дасенко Е.В. Организационно-распорядительная документация М.: Феникс, 2007. 67 с.

16. Ерохина В.М. Обработка поступающей документации. Деление на документопотоки // Секретарское дело. 2006. № 9. С. 15.

17. Зеленская И.П. Конфиденциальные документы // Секретарское дело. 2005. № 6.
С. 22.

18. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство М.: ДОСААФ, 2006.

19. Ковалевская И.Д. Документы, содержащие конфиденциальную информацию // Секретарское дело. 2008. № 6. С. 17-18.

20. Пшенко А.В. Организационно-распорядительные документы М.: Феникс, 2007. 89-96 с.

21. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления М.: Издательский центр «Академия», 2012. 224 с.

22. Сопкина П.Л. Конфиденциальное документы // Секретарское дело. 2005. № 4. С. 25.

23. Стенюков М.В. Делопроизводство М.: Приор. 2007. 144 с.

24. Самыгина А.Н. Коммерческая тайна в деятельности секретаря // Секретарское дело. 2005. № 3. С. 18-22.

25. Степанов Е.А. Делопроизводство на предприятии М.: Дашков и К0, 2009. 170 с.

26. Тимирязева О.П. Документальная обработка закрытой информации М.: Высшая школа, 2006. 113 с.

Размещено на Allbest.ru