Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы организации работы с конфиденциальными документами

1.1 Нормативно-методическая база и общая характеристика конфиденциальной документации.

1.2 Носители конфиденциальной информации

1.3 Особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов

1.4 Способы уничтожения конфиденциальных документов

Глава 2. Анализ и оценка подготовки, обработки и оформления конфиденциальных документов в ТП МРО УМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе

2.1 Организация работы на констатирующем этапе исследования

2.2 Организация работы на формирующем этапе исследования

Заключение

Список литературы

Введение

На сегодняшний день одной из важнейших проблем, стоящих как в государственных, так и в негосударственных структурах, является проблема построения работы с конфиденциальной информацией.

Под работой с конфиденциальной информацией (защищенным документооборотом) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности, как носителя информации, так и самой информации.

Проблема защиты информационных ресурсов организации гораздо более сложная и многоплановая чем может показаться и для её успешного решения необходимо использовать не только силы и средства, имеющиеся в распоряжении службы информационных технологий, но и возможности и опыт, накопленный другими службами организации.

На каждом предприятии должны защищаться все информационные ресурсы организации, в этой работе должны участвовать все сотрудники организации, и для достижения требуемого уровня безопасности должны активно применяться кадровая политика, разнообразные организационные меры, обучение и переподготовка персонала и т.п.

Отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Необходимо помнить о том, что информацию очень сложно сохранить, не дать ей уйти за пределы организации. С появлением новых технологий (компьютеры и оргтехника) защитить информацию становится все труднее. Для того чтобы избежать утечки информации, составляющей тайну фирмы, создаются службы по контролю за документами конфиденциального характера, их передвижением и хранением в организации.

Существенным вопросом безопасности является не столько «как защищать?» (т.е. не столько технология защиты), сколько предмет защиты - что защищать, почему защищать и от кого защищать? Как правило, информация закреплена на определённом носителе - бумаге (документ), и организовать работу с такой информацией в организации поручается секретарю.

Вопрос организации работы с конфиденциальными документами является актуальным, так как обработка и обеспечение сохранности конфиденциальных документов становятся все более сложными и значимыми в связи с массовым переходом на информационные технологии в управлении на безбумажную автоматизированную основу и электронный документооборот. При всей прогрессивности этого перехода одновременно существенно расширяется и содержательно обновляется комплекс организационных, технических и технологических трудностей в предотвращении вмешательства в информационные ресурсы.

Правильная и грамотная организация работы с конфиденциальными документами, позволяет обеспечить их «закрытость», а также последующее их грамотное использование.

Базой для написания работы стали труды ведущих специалистов в области документоведения М.И.Басакова, В.В.Галахова, А.В.Пшенко, Е.А.Степанова.

Объект: документное обслуживание.

Предмет: конфиденциальные документы.

Цель: обосновать необходимость оптимальных способов обработки и хранения конфиденциальных документов.

Задачи работы:

1. Изучить справочную и специальную литературу по организации работы с конфиденциальными документами.

2. Проанализировать правила хранения, использования, обработки и уничтожения конфиденциальных документов в ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе.

3. Разработать рекомендации по работе с конфиденциальными документами.

Гипотеза исследования: мы предполагаем, что правильная организация работы с конфиденциальными документами в соответствии с ГОСТом, способствует их защиты от несанкционированного доступа.

Практическая значимость: материалы работы могут быть использованы как руководство в деятельности специалиста ДОУ, деятельность которого связана с организацией работы с конфиденциальными документами и студентами.

Структура дипломной работы: 33 страниц, состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения.

При написании ВКР было использовано 26 литературных источника, 11 из них основных.

Глава 1. Теоретические основы организации работы с конфиденциальными документами

1.1 Нормативно-методическая база и общая характеристика конфиденциальной документации

В любой организации имеются документы, которые должны быть известны каждому сотруднику: трудовой договор, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции и т.д., но есть часть документов, которые доступны только отдельной группе сотрудников. Это документы, содержащие конфиденциальную информацию. Конфиденциальная информация, как правило, содержится в виде каких-либо документов - традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты. Защита конфиденциальной информации регулируются соответствующими законодательными и подзаконными актами. К числу базовых относится, в первую очередь, Конституция РФ.

27 июля 2006 года Президент РФ В.В.Путин подписал два важнейших для сферы документационного обеспечения управления (делопроизводства) федеральных закона: № 149- ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [4] и № 152-ФЗ «О персональных данных» [5].

Основными также являются законы РФ: «О государственной тайне» от 22 июля 2004 г.; «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 (он содержит в себе информацию, составляющую коммерческую тайну, режим коммерческой тайны, разглашение информации, составляющую коммерческую тайну); «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»; «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; «Об утверждении Перечня сведении, которые не могут составлять коммерческую тайну». Ряд подзаконных правовых нормативных актов, регламентируют организацию защиты государственной тайны, ведение секретного делопроизводства, порядок допуска к государственной тайне должностных лиц и граждан РФ: «Об утверждении положения о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации» и др. [2].

Ряд вопросов, связанных с защитой конфиденциальной информации, регулируется Уголовно-процессуальным кодексом РФ, в нем имеются положения, касающиеся тайны переписки, телефонных и иных переговоров, почтовых отправлений, телефонных и иных сообщений.

Нормы регулирования отношений, возникающих при обращении конфиденциальной информации, содержатся также в Гражданском кодексе РФ. При этом конфиденциальная информация относится в Гражданском кодексе РФ к нематериальным благам (ст.150).

«Под конфиденциальным документом понимают необходимым образом оформленный носитель информации, составляющий интеллектуальную собственность предприятия» [2].

«Под интеллектуальным продуктом понимается результат творческого труда руководителя коллектива сотрудников организации, имеющий конкретную ценность. Интеллектуальный продукт, как составной элемент интеллектуальной собственности, - это ценная идея, реализованная в информационном виде» [5].

Ценность информации может быть стоимостной категорией и характеризовать конкретный размер прибыли при её использовании или размер убытков при её утрате. Информация становится часто ценной ввиду её правового знания для фирмы или развития бизнеса, например: учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т.д. Ценность может проявляться в её перспективном научном, техническом или технологическом значении.

«Обычно выделяется два вида информации, интеллектуально ценной для предпринимателя:

· техническая, технологическая: методы изготовления продукции, программное обеспечение, производственные показатели, химические формулы, рецептуры, результаты испытаний опытных образцов, данные контроля качества и т.п.;

· деловая: управленческие решения, методы реализации функций, стоимостные показатели, результаты исследовании рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т.п.» [6].

Ценная информация формируется в следующих направлениях деятельности организации:

· управления фирмой - применяемые нетрадиционные методы управления, порядок подготовки и принятия решений по направлениям деятельности фирмы и другим вопросам;

· прогнозирование и планирование деятельности фирмы - расширение или свертывание производства, предполагаемый объем исследований, программы развития, программы взаимодействия с другими фирмами, планы инвестиций, продажи, закупок и т.п.;

· финансовая деятельность фирмы - баланс, сведения о состоянии банковских счетов и уровне доходности продукции, информация о получении кредитов, кругообороте средств и производственных операциях. Долговых обязательствах и т.д.;

· производственная деятельность фирмы - производственные мощности, тип используемого оборудования, запасы сырья, материалов и комплектующих изделий, готовой продукции и т.п.;

· торговая деятельность фирмы - информация о рыночной стратегии, методах осуществления продаж, результатах изучения рынка, эффективности коммерческой деятельности и т.п.;

· переговоры и совещания по направлениям деятельности фирмы - информация о подготовке, содержании и результатах проведения переговоров с посредниками и деловыми партнерами, о совещаниях с персоналом фирмы и т.п.;

· формирование ценной политики на продукцию и услуги фирмы - информация о структуре цен, предполагаемых расчетных ценах в будущем, методы расчета, размеры скидок и т.п.;

· формирование состава клиентов, компаньонов, посредников и поставщиков фирмы, потребителей её продукции - сведения о зарубежных и внутренних заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях и т.п.;

· изучение направленности интересов конкурентов фирмы - используемые метода аналитической работы и способы борьбы за рынок, результаты маркетинговых исследований и т.п.;

· участие в торгах и аукционах - стратегическая информация, информация о подготовке, намечаемых ценах, результатах и т.п.;

· научная и исследовательская деятельность по создания новой техники и технологий сведения о программах перспективных исследований, результатах и т.п.;

· использование новых технологий - информация об их содержании, специфике применения, получаемом эффекте и т.п.;

· управление персоналом фирмы - персональные сведения о сотрудниках, методики подбора, тестирование кандидатов на должности, результаты текущей работы с персоналом и т.п.;

· организация безопасности фирмы - сведения о функционировании службы безопасности, содержании системы защиты информации, системе охраны и т.п.

Наиболее ценными являются сведения о производстве и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом обеспечении фирмы, условиях контрактных переговоров, сведения о персонале, системе безопасности фирмы.

Больше всего конкурентов интересует информация о динамике сбыта продукции и эффективности предоставляемых фирмой услуг. В России сфера интересов конкурента обычно включает, в первую очередь, финансовую деятельность фирмы и направления обеспечения безопасности работы фирмы» [7].

«К разряду ценных, всегда подлежащих защите относятся сведения, составляющие производственную или коммерческую тайну сотрудничающих с фирмой партнёров, заказчиков и клиентов» [9].

В соответствии с основополагающими принципами обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы сведения могут быть:

а) открытыми, т.е. общедоступными, используемыми в работе без специального разрешения, публикуемыми в средствах массовой информации, оглашаемыми на конференциях, в выступлениях, интервью и т.п.

б) ограниченного доступа и использование, т.е. содержащими тот или иной вид тайны и подлежащими защите, охране, наблюдению и контролю.

Под информационными ресурсами, отнесёнными к категории ограниченного доступа к ним персонала и иных лиц, подразумевается документированная на любом носителе (бумажном, магнитном, фотографическом и др.) ценная текстовая, изобразительная или электронная информация, отражающая приоритетные достижения в области государственной, экономической, предпринимательской и другой деятельности, разглашение которой может нанести ущерб интересам государства или её собственника.

«Законодательство Российской Федерации запрещает относить к информации ограниченного доступа:

· законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

· документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населённых пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

· документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной и исполнительной власти и органов местного самоуправления об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, относящихся к государственной тайне;

· документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод обязанностей граждан».

Ценная общедоступная информация охраняется нормами информационного права (патентного, авторского, смежных прав и др.). Ценная информация ограниченного доступа дополнительно сохраняется регламентацией сферы и специально установленного порядка её распространения, использования и обработки. В соответствии с этим документированная информация (документы) ограниченного доступа делится на секретную и несекретную.

Обязательным приказом (критерием, принадлежности) секретного документа является наличие в нём сведений, составляющих в соответствии с законодательством государственную тайну. Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударственной тайне (служебной, коммерческой, банковской, производственной, тайне фирмы и др.) или содержащие персональные данные, именуются конфиденциальными.

«Под конфиденциальными (закрытыми, защищенными) документами понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащей сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица» [8].

Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесённых к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

«Конфиденциальные документы включают в себя:

· в государственных структурах - документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (называемые в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования), содержащие сведения, отнесённые к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию на открытой печати;

· в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности - документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства;

· независимо от принадлежности - документы и базы данных, фиксирующие любые данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и других структур».

Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность [19].

Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретности не допускается.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно:

· массовый носитель ценной, защищаемой информации;

· основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также её неправомерного разглашения или утечки;

· обязательный объект защиты.

Важно, что собственная ценная информация руководителя, подлежащая защите, не обязательно является конфиденциальной. Обычный правовой документ важно сохранить в целостности и сохранности, обезопасив от похитителя или стихийного бедствия. Защите подлежит любая официальная информация, непоправимое обращение с которой может нанести ущерб её собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.

1.2 Носители конфиденциальной информации

Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются машинные и бумажные носители [22].

Машинные носители:

· жесткие магнитные диски;

· гибкие магнитные диски (дискеты);

· магнитные ленты;

· магнитооптические диски;

· оптические диски.

Бумажные носители:

· для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

· для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровая бумага.

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листком, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографические тетради используются для стенограмм, рабочие тетради (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов (бланки с трафаретным текстом) должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом слово «Спецблокнот» и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографическим способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности и фамилия исполнителя. Листы тетради нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником конфиденциального делопроизводства заверительная подпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности. На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей, штампов или других установленных местах исполнителем проставляется: на всех носителях - гриф конфиденциальности, номер листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов - количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.

Объем и характер создаваемых документов влияют на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальной информации является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.

1.3 Особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов

конфиденциальный документация обработка уничтожение

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия [24].

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с конфиденциальными документами является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них. Вновь принятые на работу сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации. Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему [26].

КТ Экз. № 1 или Конфиденциально Экз. № 1

Рис. 1. Гриф ограничения доступа

Учет (чаще используется термин «регистрация») открытых документов в первую очередь преследует цель включения документа в справочно-информационную систему для целей справочной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе [25]. Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения. Учёт конфиденциальных документов должен обеспечивать:

· фиксирования факта поступления пакета с документами, отдельного бумажного или машиночитаемого документа, или документа, поступающего по электронной или факсимильной почте (линиям связи);

· фиксирования факта регистрации исходных сведений о документе и включения его в справочно-информационный банк данных по документам;

· фиксирования факта переноса информации с бумажного документа на машинный носитель, факта включения документа в электронную базу данных и факта помещения бумажного документа в соответствующее дело;

· фиксирования факта перемещения документа (всех обращений персонала к документу) в процессе его рассмотрения, исполнения и возвращения в службу КД (регистрация рабочих сведений);

· фиксирования местонахождения документа (у менеджера, референта, в деле, файле, на машинном носителе вне ЭВМ и т.д.) в любой момент времени в период исполнения документа и при его архивном хранении;

· фиксирования факта регистрации исходных сведений о подготовленном документе;

· фиксирования факта начала и окончания составления, изготовления и издания документа;

· фиксирования факта дальнейшей работы над изданным документом или отправления его адресату (регистрация рабочих сведений);

· фиксирования факта оформления специально подготовленных носителей для составления конфиденциальных документов;

· обеспечения поисковой, справочной и контрольной работы по конфиденциальным документам;

· фиксирования регулярных контрольных операций второго работника службы КД по проверке правильности выполнения работником службы всех технологических операций и проверке наличия документов.

При передаче документов, содержащих конфиденциальную информацию в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке [23].

Печатание документов с грифом «Конфиденциально» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Предназначенные для размножения документов технические средства (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие машинки) должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при работе электромагнитных излучений.

Размножение конфиденциальных документов не должно производиться вперемешку с размножением открытых документов. Во время размножения конфиденциальных документов все, что имеет отношение к их размножению, должно быть убрано с рабочих мест, используемых при размножении, доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение, не разрешается.

Сотрудникам предприятия конфиденциальные документы выдаются под расписку. Движение конфиденциальных документов должно тщательно фиксироваться секретарем в «Журнале учета выдачи документов конфиденциального характера».

Таблица 1.

Журнал учета выдачи документов конфиденциального характера

№ п/п	Дата выдачи	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экз.	Кому выдан (Ф.И.О.)	Подпись за полученный документ	Отметка о возврате (подпись и дата)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Конфиденциально».

Таблица 2.

Журнал регистрации документов с грифом «Конфиденциально»

N п/п	Дата регистрации документа	Дата и номер документа	Откуда поступил	Краткое содержание (наименование)	Кол-во листов	Исполнитель	Примечание
					документа	приложения

При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Конфиденциально». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество.

Все поступающие документы с грифом «Конфиденциально» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «Конфиденциально» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Конфиденциально», формируются в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Конфиденциально». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Конфиденциально». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Сроки хранения документов определяются в результате экспертизы ценности документов как научной, так и практической. В ходе экспертизы проводится отбор документов на хранение, и устанавливаются сроки их хранения. Комиссия вправе назначить следующие сроки хранения документов:

· кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например, 1год, 3 года или 5 лет);

· долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет, 75 лет и т.д.);

· ряд документов не хранят - они подлежат уничтожению.

По периодам конфиденциальности выделяют: кратковременный период и долговременный. В среднем кратковременный период конфиденциальности составляет 1-3 года, долговременный - свыше этого срока. Документы, относимые к производственной, профессиональной тайне, а также содержащие персональные сведения о гражданах, могут сохранять конфиденциальность в течение длительного времени. Однако при этом не следует отождествлять два разных понятия - срок хранения документов и период их конфиденциальности, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее, чем срок хранения документов и дел.

Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения и др.) имеют усложнённый вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и её носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощённой схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.

Для работы с конфиденциальными документами сотрудник должен быть обеспечен постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса конфиденциальных документов внутри здания фирмы, номерной личной металлической печатью.

Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе документов лицами, не имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и от входной двери. На рабочем столе всегда должен находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны быть заперты в сейфе.

Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные документы, дела, дискеты в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах. Дела, закрепленные за конкретным исполнителем, могут иметь индивидуальные цветовые отличия, позволяющие выявлять факты несанкционированного обращения к этим делам другого сотрудника.

Следовательно, в основе безопасности информационных ресурсов ограниченного доступа лежит обработка ценности документированной информации (документов) для руководителя и отнесения их к категории конфиденциальных. Главными аспектами, характеризующими конфиденциальные документы, являются наличие их в различных по типу организационных структурах и объективная нестабильность продолжительности срока ограничения доступа к ним персонала.

1.4 Способы уничтожения конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы - это массовый носитель ценной, защищенной информации, основной источник накопления и объект непосредственной защиты от утечек и неправомерного посягательства.

Следует отметить, что конфиденциальную информацию не только бережно оберегают при хранении и непосредственном использовании на предприятии, но и при ее утилизации к ее защите относятся очень серьезно.

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации включает в себя следующие процедуры:

1) подготовка документов, дел и носителей информации к уничтожению;

2) оформление акта на уничтожение;

3) уничтожение документов по акту;

4) уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы.

Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

Существуют следующие способы уничтожения конфиденциальных бумажных документов:

1. Сжигание.

2. Шредирование.

3. Закапывание.

4. Химическая обработка.

Каждый из перечисленных способов имеет определенные достоинства и недостатки, а также используется в зависимости от сложившейся на предприятии практики делопроизводства, от законодательства и от возможностей каждой конкретной организации.

Так, на протяжении многих лет сжигание было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Главное достоинство данного метода - простота и при правильном применении гарантируется полное уничтожение информации. Также сжигание не требует наличия дорогостоящего оборудования и поэтому является довольно экономичным вариантом уничтожения конфиденциальных документов. Есть у него, однако, и серьезные недостатки:

· для уничтожения большого объема документов требуется время и бдительность исполнителей, т.к. хоть бумага и горит хорошо, но при ее плотной упаковке (дела, книги, связки) может сгореть не полностью;

· сжигать документы можно только на подходящем оборудовании (например, в котельной). При попытке сжечь документы на костре ветер будет разносить полуобгоревшие документы по всему району;

· сейчас сжигание считается экологически вредным методом уничтожения, от которого постепенно отказываются во многих странах мира.

Химическая обработка приводит к размягчению документов, тем самым превращению их в бумажную массу. Это очень надежный, но недешевый метод, и в настоящее время многие крупные предприятия используют его в качестве дополнительной меры безопасности при уничтожении сверх секретных документов после их предварительного измельчения шредером. У метода тоже есть свои недостатки:

· требуется специальное оборудование и/или химические реактивы, что во многих случая подразумевает использование услуг специализированных компаний;

· процесс уничтожения достаточно длительный, и есть определенный риск несанкционированного доступа к информации;

· вследствие длительности процесса, присутствовать при уничтожении своих документов от начала до завершения процесса уничтожения невозможно;

· это достаточно дорогой способ уничтожения.

Закапывание. Одно время этот метод был очень популярен в США. Вместе с другим мусором документы вывозились на свалку и закапывались. Подобная практика резко сократилась после того, как в ходе нескольких судебных разбирательств суд заставил их участников за свой счет выкопать, перебрать и представить относящиеся к делу документы. Дело в том, что, в соответствии с законами США, если документы, относящиеся к разбираемому судом вопросу, физически существуют и их можно извлечь, стороны и суд вправе требовать их предоставления, даже если соответствующие сроки хранения истекли. Как показал опыт, закопанные документы в большинстве случаев хорошо сохраняются. Недостатки данного метода:

· метод создает только видимость надежности, т.к. время полного уничтожения бумаг зависит от природных и климатических условий;

· невозможно гарантировать, что документы не попадут в другие руки. На практике были отмечены случаи выкапывания документов конкурентами;

· поскольку велика вероятность того, что физически документы все еще существуют, заинтересованные стороны (суды, государственные инспектирующие органы) могут потребовать их извлечения и предоставления, возлагая все - очень существенные - расходы на владельца документов.

Одним из самый популярных и наиболее распространенных на сегодняшний день методом уничтожения конфиденциальных документов является шредирование. Его основными преимуществами является дешевизна, доступность, «экологичность», и достаточная надежность.

Основными характеристиками шредеров являются:

· способ резки;

· степень секретности;

· производительность;

· ширина приёмной части;

· уровень шума.

Организации или самостоятельно уничтожают документы, или пользуются услугами фирм, занимающихся переработкой вторичных отходов. И у того, и у другого вариантов есть свои плюсы и минусы. Существуют два варианта уничтожения конфиденциальных документов [1].

Вариант 1. Самостоятельное уничтожение документов в шредере

Главное достоинство - документы можно уничтожать поэтапно на своей территории, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в оперативной работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты и контролируется службой безопасности.

Недостатки метода:

· мощные шредеры, способные уничтожить крупные партии документов, стоят дорого (от 3 до 30 тысяч долларов). Не каждая организация может позволить себе такие затраты;

· для мощного полупромышленного шредера требуется отдельное помещение и квалифицированный персонал. Возникает проблема вибрации и бумажной пыли;

· требуется организовать вывоз больших объемов бумажной массы, за что организации приходится дополнительно платить.

Вариант 2. Услуги специализированных фирм

Существуют два направления в организации работы таких фирм: оказание платных и бесплатных услуг.

При платном обслуживании после упаковки дел в короба фирма часто берет всю дальнейшую работу на себя; документы могут регулярно вывозиться в уже опечатанных коробах, и фирма гарантирует конфиденциальность их уничтожения.

Минусы:

· за уничтожение каждого килограмма документов приходится платить;

· при регулярной отправке документов на уничтожение требуются или частые поездки членов экспертной комиссии на место уничтожения, или согласие получать документы об уничтожении от фирмы, веря «на слово».

Ряд фирм, занимающихся переработкой вторсырья, предоставляет бесплатные услуги, в состав которых чаще всего входят:

· предоставление машины и грузчиков,

· оформление документов об уничтожении (акт, накладная),

· возможность личного присутствия представителей организации при уничтожении документов.

Уничтожается сразу весь массив подготовленных документов (хотя это может занять и целый день), и следующий визит можно будет планировать через год. Прибыль эти фирмы получают, сдавая бумажную массу на переработку и получая деньги от Вторсырья.

Минусы:

· фирма заинтересована в достаточно больших объемах, и если нужно уничтожить менее 500 кг документов, то вывоз их к месту уничтожения нужно будет организовывать своими силами и транспортом;

· для вывоза транспортом фирмы-исполнителя необходимо заранее заказывать машину и грузчиков, и если у нее много заказов, то придется подождать [1].

Глава 2. Анализ и оценка подготовки, обработки и оформления конфиденциальных документов в ТП МРО УМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе

2.1 Организация работы на констатирующем этапе исследования

Констатирующий этап был проведён с 26 января по 03 февраля 2015 года.

На констатирующем этапе были поставлены следующие задачи:

Выявить организационную структуру и численность персонала в ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе.

Проанализировать технологию работы с документами, имеющими ограниченный доступ.

Для реализации задач констатирующего этапа мы использовали следующие методы исследования:

1. Анализ организационной структуры.

2. Наблюдение.

3. Анкетирование.

Для организации работы на констатирующем этапе был составлен план (Приложение 12).

Мы изучили и описали организационную структуру и численность персонала в ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе.

ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе находится в г. Александровск-Сахалинский по адресу ул. Рабочая 8.

Основными направлениями деятельности данной организации является обеспечение контроля за миграционными процессами, миграционный учет ИГ, гражданство, оформление патентов, видов на жительство, миграционный учет российских граждан, оформление паспортов, заграничных паспортов.

В ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе числятся три сотрудника: начальник ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе подполковник внутренней службы, старший специалист паспортно-визовой работы ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе, инспектор ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе лейтенант внутренней службы (Приложение структура).

Дата Второй метод, примененный нами - наблюдение за работой специалиста, ответственного за учет конфиденциальных документов.

Цель: исследовать технологию работы специалиста с конфиденциальной информацией.

В ходе наблюдения было выявлено, что специалист строго соблюдает все правила при работе с конфиденциальными документами.

Она четко знает, кто и к какой информации имеет доступ на основании Приказа Государственного архива «О введении Перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию, мерах по охране этих сведений, установлении круга лиц, имеющих к ним доступ» от 20 мая 2000 года № 13.

Конфиденциальные документы хранятся в специальной комнате, которая опечатана и оборудована охранной сигнализацией. При выдаче секретных документов специалист регистрирует их в специальном журнале под роспись (Приложение 6). В присутствии сотрудника проверяет физическую сохранность документа, наличие всех приложений, листов. Работа с выданными конфиденциальными документами разрешается на рабочих местах, но при выдаче особо секретных документов работники работают в специально предназначенном помещении, смежном с кабинетом специалиста. Она систематически проверяет сотрудника, работающего с особо секретными документами.

При возврате исполнителем документа специалист проверяет соответствие дела учетной форме и его комплектность, то есть сохранность и целостность всех частей документа, листов. Количество листов обязательно просчитывается при сотруднике вернувшего документ. Делается это с целью подтверждения факта сохранности и полного их приема специалистом. Кроме того, при подсчете листов путем их перелистывания (перекладывания) выявляется возможная подмена листов или их порча (отрыв листа, изменение формата листа).

Только после выполнения всех операций специалист расписывается за возврат документа. По окончании рабочего дня она проверяет наличие возвращенных от исполнителей дел. Закрывает и опечатывает комнату и проверяет сигнализацию.

03.02.2015 мы провели анкетирование. Специалисту предлагалось ответить на ряд вопросов:

1. Какую часть от всего архивного фонда составляет конфиденциальная документация?

2. На основе какого документа строится фонд секретной документации?

3. Какие документы изданы с целью защиты информации?

4. Какие должны быть поставлены задачи для защиты информации?

5. Есть ли ограничения в использовании секретных документов?

6. В каких случаях можно получить доступ к особо секретным документам?

7. Что делать, если установлен факт утраты конфиденциального документа?

Таблица 4.

Анкета для секретаря организации

Вопрос	Ответ
Какую часть от всего архивного фонда составляет конфиденциальная документация?
На основе какого документа строится фонд секретной документации?
Какие документы изданы с целью защиты информации?
Какие должны быть поставлены задачи для защиты информации?
Есть ли ограничения в использовании секретных документов?
В каких случаях можно получить доступ к особо секретным документам?
Что делать, если установлен факт утраты конфиденциального документа?

Были получены следующие ответы:

Конфиденциальные документы составляют 1/3 часть архивного фонда.

Директор архива издает приказ «О введении Перечня сведений, содержащих секретную информацию». В случае необходимости этот Перечень может быть дополнен.

С целью защиты информации издаются такие документы как:

· индивидуальное письменное обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений, которое подписывает каждый работник (Приложение 10);

· работники архива, получившие доступ к конфиденциальным сведениям и документам должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранности конфиденциальных документов архивного фонда. Памятка составляется службой безопасности;

· каждый квартал проверяется наличие всех конфиденциальных документов. По окончании ревизии составляется акт.

Для обеспечения защиты информации должны быть поставлены следующие задачи:

· исключить возможность ознакомления с документами посторонних лиц;

· исключить возможность кражи или копирования документов посетителями, техническим и обслуживающим персоналом;

· обеспечить физическую сохранность всех частей документа;

· обеспечить учет документов, находящихся у сотрудников, контроль сохранности этих документов во время работы с ними;

· знакомить сотрудников только с той частью документа, которая ему адресована;

· не разрешать сотрудникам при ознакомлении с документом делать выписки из текста на листочки, в записные книжки;

· не допускать выдачу документов лицу, не имеющему права доступа к нему;

· исключить возможность вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведения, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц.

Ограничение в использовании конфиденциальных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливается на срок 75 лет со времени создания документа. Ранее этого срока доступ к документам можно получить в том случае, если имеется письменное разрешение человека, конфиденциальная информация о котором содержится в деле, или его прямых наследниках. Если в деле содержится информация о нескольких лицах (например, в судебно-следственном деле) - необходимо письменное согласие всех этих лиц.

Архив может открыть доступ к особо секретным документам, если они используются для социологического или демографического исследования, в обезличенном виде. Это значит, что из документов (анкет, личных дел, опросных листов) исключены данные, позволяющие идентифицировать информацию с конкретным человеком, то есть его фамилия, имя, отчество.

В случае установления факта утраты конфиденциального документа немедленно ставится в известность директор организации, и принимаются все меры к розыску документа. Директором для расследования факта утраты назначается комиссия. На утерянные документы, после того как розыск не принес положительных результатов, составляется акт.

Таким образом, проведя работу на констатирующем этапе, мы выяснили, что специалист соблюдает правила при работе с конфиденциальными документами, имеет все необходимые документы по защите информации, но мы пришли к выводу, что требуют усовершенствования журнал регистрации конфиденциальных документов, в него можно добавить несколько дополнительных граф, которые позволят организовать работу по регистрации конфиденциальных документов на более высшем уровне, также мы предложили усовершенствовать лист-заверитель дела, так как в ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе до сих пор используется лист-заверитель, который нужно заполнять вручную, что создает значительные потери времени, в организации отсутствует Памятка о работе с конфиденциальной документацией. Все это позволило нам перейти к формирующему этапу.

2.3 Организация работы на формирующем этапе исследования

Формирующий этап был проведён с 04 февраля по 14 февраля 2015 года.

Задачи формирующего этапа:

1. Описать пути совершенствования работы с конфиденциальными документами в ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе.

2. Составить рекомендации по совершенствованию делопроизводственного процесса в работе с конфиденциальными документами.

Для проведения формирующего этапа был составлен план с указанием конкретных сроков (Приложение 13).

04.02.2015 после наблюдения за работой сотрудника с конфиденциальной документацией и изучения организации работы с конфиденциальными документами в конкретной организации, мы составили Памятку работнику о сохранении конфиденциальной информации (Приложение 11).

07.02.2015 мы провели работу по усовершенствованию журнала регистрации конфиденциальной информации в ТП МРО УФМС России по Сахалинской области в Александровск-Сахалинском районе. На данном этапе нашей работы журнал регистрации конфиденциальных документов выглядел следующим образом:

Таблица

Используемый журнал

N п/п	Дата регистрации документа	Дата и номер документа	Откуда поступил	Краткое содержание (наименование)	Кол-во листов
					документа	приложения

На наш взгляд в таком виде Журнал регистрации конфиденциальных документов был неполным, поэтому мы решили добавить в него такие графы как «Исполнитель» и «Примечание» для совершенствования организации работы по регистрации конфиденциальных документов. Усовершенствованный журнал регистрации конфиденциальных документов стал выглядеть так: