Автоматизированный учет работы кадрового агентства "Бизнес трэвел"

Автоматизация позволяет успешно решать эти задачи с минимальными затратами ручного труда.

В рамках данного дипломного проекта реализованы следующие функции, обеспечивающих решение основных задач.

1. Учёт:

Учет работников, желающих найти работу;

Учет трудоустроенных клиентов по предложенным вакансиям;

Учет выписанных направлений по каждому работнику;

Учет работодателей, заключивших договора с агентством;

Учет открытых и закрытых вакансий;

2. Поиск:

Работников по четырем параметрам: по фамилии, по специальности, по возрасту, по стажу работы;

Работодателей по названию организации;

Вакансий по наименованию.

3. Документирование:

формирование списков работников, стоящих на учете (является памяткой для менеджера кадрового агентства);

формирование списков вакансий (для предоставления в рекламные компании, которые являются прайс-листом агентства).

Для запуска системы необходимо включить компьютер, найти на экране иконку КА «Бизнес трэвел» и дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. На экране появится меню пользователя - вы сможете приступить к работе.

Интерфейс пользователя разработан таким образом, что работать в программе очень легко и просто. При запуске программы появляется «Главная форма», где определены следующие пункты:

- для работников: анкета, поиск данных, трудоустроенные, списки клиентов;

- для работодателей: карточка, вакансии, поиск данных, списки вакансий (рис. 2).

Рис. 2 Главная кнопочная форма

Первая часть главного меню: РАБОТНИКИ.

При выборе первого пункта меню «Анкета» открывается форма анкеты для внесения данных по работникам. Анкета открывается на первой записи таблицы (начинается с первого номера). В данной форме существует подчиненная форма «Направления», в которой указываются все предложенные вакансии данному работнику, а также виден результат собеседования. Если результат отрицателен, то менеджер по кадрам, выписывая новое направление, указывает требования и дату отправления в форме «Направления» (рис. 3).

Рис. 3 Форма «АНКЕТА»

При нажатии на кнопку «Прочие сведения» открывается связанная форма, в которой указаны дополнительные сведения по работнику (заполнение этой формы не обязательно) (рис. 4).

Рис. 4 Форма «Прочие сведения»

Если менеджеру нужно заполнить новую форму или удалить старую, то в анкете предусмотрены две кнопки «Новая анкета» и «Удаление анкеты». Также в анкете предусмотрен поиск необходимой информации по всем анкетам. При нажатии на кнопку «Поиск» появляется форма выбора критерия поиска. Для работников поиск может осуществляться по четырем параметрам: по фамилии, по специальности, по возрасту, по стажу работы (рис. 5).

Рис. 5 Форма «Поиск»

При нажатии на одну из четырех кнопок появляется запрос на поиск. Каждому критерию поиска соответствует свой запрос (рис. 6).

Рис. 6 Запрос на поиск

При вводе необходимой информации в запрос появляется список данных, которые необходимо было найти. В данном списке кратко изложена информация о работнике (рис. 7).

Рис. 7 Результат поиска

Для того чтобы узнать все необходимые данные о работнике необходимо нажать кнопку «Перейти в анкету». Анкета откроется только по той фамилии, которую необходимо было найти. Данный поиск предусматривает работу не только с фамилией работника, но и с его специальностью, возрастом, стажем работы. Если же поиск не дал определенных результатов (фамилия может быть введена с ошибкой, специальность не соответствует указанной и т.д.), то в анкете предусмотрена кнопка «База работников», при нажатии на которую выходит вся база данных работников со всеми требованиями. Работа с данной опцией удобна тем, что даже если есть ошибки ввода информации, их можно увидеть, просмотрев весь список работников и найти необходимую анкету (рис. 8).

Рис. 8 База работников

При выборе второго пункта главного меню «Поиск данных» открывается окно выбора критерий поиска. Поиск аналогичен поиску, находящемуся в анкете (рис. 5, 6, 7). Удобство работы с данным поиском - нет необходимости заходить в анкету работников.

При выборе третьего пункта главного меню «Трудоустроенные» - открывается база трудоустроенных работников, выполненных обязательств кадрового агентства. База хранит все данные работников, которые заключали договора и были устроены по направлениям. Предусмотрена кнопка «Открыть базу анкет работников», которая предназначена для осуществления процедуры копирования. Копирование анкеты в базу «Трудоустроенные» осуществляется через базу «Работники» с помощью контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мышки. Структура базы «Трудоустроенные» аналогична структуре базы «Работники». Если же необходимо восстановить анкету в основной базе, то процедура копирования делается в обратную сторону (рис. 9).

Рис. 9 База трудоустроенные и база работников.

При выборе четвертого пункта главного меню работников - «Списки клиентов» открывается форма для вывода списков на экран и на принтер (рис. 10).

Рис. 10 Список клиентов агентства

Кнопка «Просмотр отчета» позволяет предварительно просмотреть список на экране, а кнопка «Печать отчета» выводит список на принтер.

Вторая часть главного меню: РАБОТОДАТЕЛИ.

При выборе первого пункта меню «Карточка» открывается форма карточки работодателя. В ней находится вся необходимая информация о предприятии, которое подало заявку на работников. Карточка открывается на первой записи таблицы (начинается с первого номера). В данной форме находится подчиненная форма «Вакансии», в которой указываются все вакансии и их требования (рис. 11).

Рис. 11 Карточка работодателя

Если менеджеру нужно заполнить новую карточку или удалить старую, то в анкете предусмотрены две кнопки «Новая карточка» и «Удалить карточку». Также в анкете предусмотрен поиск необходимой информации по всем работодателям. При нажатии на кнопку «Поиск» появляется форма выбора критерия поиска. Для работодателей поиск может осуществляться по двум параметрам: по названию организации, по вакансии (рис. 12).

Рис. 12 Критерий поиска работодателей

Работа по поиску работодателя аналогична поиску работника. Если же поиск не дал определенных результатов, то в карточке предусмотрена кнопка «База данных по работодателям», при нажатии на которую выходит вся база данных работодателей со всеми требованиями и реквизитами (рис. 13).

Рис. 13 База работодателей

При выборе второго пункта главного меню «Вакансии» открывается форма по существующим вакансиям в кадровом агентстве (рис. 14).

Рис. 14 Карточка вакансий

В данной форме предусмотрен переход в карточку работодателя для получения необходимых реквизитов для собеседования. Карточка работодателя открывается при нажатии на кнопку «Перейти в карточку работодателя». Также с формой «Вакансии» соединен справочник вакансий, он необходим для просмотра полного списка существующих и активных вакансий (рис. 15).

Рис. 15 Справочник вакансий

Данный справочник помогает менеджеру кадрового агентства увидеть все вакансии и определить, есть ли в наличии та или иная вакансия. Информация в справочнике обновляется автоматически при занесении новой вакансии.

Третий пункт главного меню - «Поиск данных» аналогичен поиску, который находится в карточке работодателя и в форме «Вакансии».

При выборе четвертого пункта главного меню «Списки вакансий» выходит форма по выводу списков на экран и на принтер. В списках указываются все требования к вакантному месту. Данные списки предоставляются в печатные издания, а также служат прайс-листом кадрового агентства.

Заключение

Результатом представленной дипломной работы стало создание и внедрение программы «Автоматизированный учет работы кадрового агентства «Бизнес трэвел». Данная программа установлена и успешно функционирует в кадровом агентстве «Бизнес трэвел», весь учет клиентов осуществляется в рамках этой программы: ввод первичных данных о клиентах, обслуживание и корректировка необходимой информации, поиск по необходимым параметрам, а также вывода на печать списков вакансий и работников. Эффективное практическое применение информационная система получила при работе связанной с обслуживанием клиентов, оперативностью выдачи данных. При ручном учете этой задачи затрачивается огромное количество времени на принятие и оформление документов, поиск необходимой вакансии, а также составление списков, которые необходимы для агентства в виде прайс-листа.

Автоматизация этой задачи позволит не только устранить выше перечисленные задачи, но также позволит менеджеру отслеживать выполненные обязательства по договорам, получить эффективность, которая в конечном итоге положительно влияет на получение прибыли предприятия, увеличение производительности труда менеджера по персоналу.

Программа автоматизации учета работы кадрового агентства позволяет менеджеру по кадрам работать без дополнительного обучения, поскольку интерфейс довольно прост, и рассчитан на пользователя знающего только основные офисные программы компьютера.

Многие кадровые агентства используют ручной труд менеджера по персоналу, поскольку работа в данном направлении является новой и не изученной сферой деятельности. Автоматизация учета позволяет повысить уровень обслуживания клиентов, снизить затраты на работу кадрового агентства, сэкономить время как менеджера по персоналу, так и работника, ускоряет процесс работы и дает возможность обслужить большее количество клиентов. Применение данной программы значительно повышает эффективность, производительность труда, снижает уровень безработицы.

Поскольку в Бурятии многие кадровые агентства не используют автоматизированный учет, либо базы ведутся в EXCEL в виде таблиц, то данная программа может быть установлена в других агентствах, не имеющих специализированного программного обеспечения.

Список литературы

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» - №24, 1995.

2. Microsoft Access 2000: справочник. Под ред. Ю. Колесникова. - СПб:, Питер, 1999. - 360 с.

3. Арбатская О.А. Проектирование автоматизированных информационных систем: Лекции для студентов, обучающихся по специальности 071900 «Информационные системы в социально культурной сфере». - Улан-Удэ: Издательско-полиграфический комплекс ВСГАКИ. - 2005. - 80 с.

4. Барановский Н.Т., Васькин Ф.И. Автоматизированная обработка экономической информации. - М.: Финансы и статистика, 1991. - 94 с.

5. Бемер С, Фратер Г. MS Access … для пользователя. - М: Бином, 1994. - 232 с.

6. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office. Офисное программирование. - М: Русская редакция, 2004. - 62 с.

7. Блинов А.В. Использование Access в бухгалтерии // Компьютер и бухгалтер. - 2002. - №1. - С. 3-10.

8. Вантер Е.И. Каким образом строятся взаимоотношения соискателя с кадровым агентством? // Компьютера. - 2003. - №4. - С. 7-8.

9. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2 - С.-Пб: Питер, 1995. - 250 с.

10. Винтер П. Microsoft Access. Справочник. - С.-Пб: Питер, 2004. - 419 с.

11. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах. - М: Финансы и статистика, 1992. - 76 с.

12. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных. Учебник - М: Финансы и статистика, 1995. - 208 с.

13. Келли Дж. Самоучитель Access 97. - СПб: Питер, 1999. - 336 с.

14. Когаловский М.Р. Технология баз данных на персональных ЭВМ - М: Финансы и статистика, 1992. - 224 с.

15. Конолли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. - М.: Вильямс, 2001. - 890 с.

16. Кузнецов С. Введение и информационные системы // Системы управления базами данных. - 2006. - №2. - с. 7-22

17. Назаров С.А. и др. Компьютерные технологии обработки информации. Учебное пособие - М: Финансы и статистика, 2004. - 248 с.

18. Наумов А.Н. и др. Системы управления базами данных и знаний - М: Финансы и статистика, 1998. - 352 с.

19. Макарова Н.В., Матвеева Л.А., Бройдо В.Л. Информатика. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 586 с.

20. Машбиц Е.И., Бабенко Л.П., Верник Л.В. Основы компьютерной грамотности. - Киев: Выща школа, 1990. - 214 с.

21. Мейер М. Теория реляционных баз данных. - М.: Мир, 2003. - 608 с.

22. Мондир С.Е. Система кадровых агентств: принцип и организация. - М.: Просвещение, 2002. - 35 с.

23. Методические указания по организации Центра автоматизации учета ООО «Дельта-АЙТИ». - М.: Мир, 2003. - 3 с.

24. Муллен Р. Microsoft Office: справочник. - СПб: Питер, 2004. - 448

25. Подольский В.И., Дик В.В., Уринцев А.И. Информационные системы. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. - 461 с.

26. Полковский Л.М., Зайдман С.А., Беркович М.Е. Автоматизация учета на базе персональных ЭВМ. - М.: Финансы и статистика, 1991. - 166 с.

27. Праг К., Ирвин М. Библия пользователя Access для Windows. - К.: Диалектика, 2002. - 576 с.

28. Робинсон С. Microsoft Access: учебный курс - СП: Питер, 2001. - 512 с.

29. Савельев В.А. Персональный компьютер для всех. Создание и использование баз данных. - М: Финансы и статистика, 1991 - 430 с.

30. Симонович С. Windows 98: Учебный курс. - СП: Питер, 1999 - 512 с.

31. Симонович С., Евсеев Г., Алексеев А. Общая информатика. - М.: АРТ-ПРЕСС; Инфорком-Пресс, 1998. - 592 с.

32. Симонович С., Евсеев Г., Алексеев А. Специальная информатика: универсальный курс. - М.: АРТ-ПРЕСС; Инфорком-Пресс, 1999. - 480 с.

33. Симонович С., Евсеев Г. Практическая информатика: универсальный курс. - М.: АРТ-ПРЕСС; Инфорком-Пресс, 2004. - 480 с.

34. Симонович С. Информатика. Базовый курс. - СПб: Питер, 2003. - 640 с.

35. Стинсон К. Эффективная работа в Windows. - СПб: Питер, 2002. - 784 с.

36. Стойкий Ю. Самоучитель Office 2000. - СПб: Питер, 1999. - 576 с.

37. Турчина А.С. Система автоматизации работы кадрового агентства. Пособие для менеджеров. - Новосибирск: Интерра, 2002. - 21 с.

38. Тимоти Бадд. Объектно-ориентированное программирование в действии - С.-Пб: Питер, 2005 - 164 с.

39. Федорова Г.С., Чубасова З.С., Пономаренко Б.Д. Проектирование и организация машинной обработки экономической информации. - М.: Финансы и статистика, 1990. - 335 с.

40. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователей. _ М.: Инфра_М, 1996. - 432 с.

41. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. - М.: Мир, 2003. - 294 с.

Список сокращений

АИС - автоматизированная информационная система

АО - акционерное общество

БД - база данных

г. - город

др. - другие

КА - кадровое агентство

рис. - рисунок

СУБД - система управления базой данных

СМИ - средства массовой информации

т. д. - так далее

т.е. - то есть

Ф.И.О. - фамилия, имя, отчество

ЭВМ - электронно-вычислительные машины

Приложение 1

АНКЕТА № ___

«__» __________ 200__г.

Ф.И.О._______________________________________________________

Число, месяц, год и место рождения_____________________________

Паспорт (серия, №, кем выдан)________________________________

Адрес регистрации (прописки)_______________________Гражданство_______________

Место фактического прож.__________________ тел.___________

Национальность______________________________________________

Семейное положение_________________ Кол-во и возраст детей__________________

Вредные привычки_____Инвалидность________Судимость_______

Физ. данные: рост_______, вес_______, спорт. разряд______________

Инн (да, нет)_______________ Пенсионное св-во (да, нет)__________

Сан. минимум (да, нет)____________ Мед. полис (да, нет)________

ДАННЫЕ ОБ ОБРАЗОВАНИИ

Образование	Наименование учебного заведения и его местонахожд.	Год Окончания	Специальность	Форма обучения

ДАННЫЕ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Последнее место работы	Должность	Орг.	По трудовой (по соглаш.)	Стаж	Причина увольнен.
				Кол.	Сроки
ПО Специальности
БЕЗ Специальности

ИНЫЕ виды деятельности: Дополн. Умения: Навыки:

Отношение к армии______________ Знание иностран.____________

Категория водительских прав___________ Личный а/м___________

Опыт работы с: оргтехникой____________, кассой____________, комп. прогр._______

ТРЕБОВАНИЯ К ПРЕДЛАГАЕМОМУ МЕСТУ РАБОТЫ

Сфера деят-ти________ Желаемая долж.________Возможная долж.______

Минимальная зарплата от ___________ Желаемый район____________

Возможность командировок______________ График работы__________

Работа (временная, постоянная, по совместительству)______________

ПОДПИСЬ:

Приложение 2

Заявка на вакансию

Название организации	Пометки о договоре	Дата поступления
Должность	Количество	Пометки о вакансии	Дата объявления

Условия

Сфера	Обязанности
Режим	Зарплата
Испытат. Срок	Район
АДРЕС:
Ответственное лицо во время собесед:

Требования

пол	Возраст	Национ.	Образование	стаж

Особые требования	Документы