Совершенствование кадрового учета на промышленном предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Совершенствование кадрового учета на промышленном предприятии

Введение

кадровый учет экономический

Не одно предприятие не сможет полноценно функционировать в условиях современной конкуренции, если внутренняя деятельность компании будет лишена организации труда и управления трудовыми отношениями.

Учет персонала призван урегулировать хозяйственную деятельность предприятия, позволяя эффективно им управлять и организовывать работы с документами.

Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий.

Одной из самых важных функций кадрового учета - оформление и закрепление трудовых отношений. Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством. Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Цель и задачи ВКР

Цель выпускной квалификационной работы - разработать рекомендации по совершенствованию учета персонала ЗАО «Сибирский антрацит».

Для решения поставленной задачи необходимо решить следующие задачи:

- изучить задачи и методы учета персонала на предприятии;

- дать характеристику ЗАО «Сибирский антрацит»;

- провести анализ кадрового потенциала и трудовых показателей предприятия;

- провести анализ учета персонала ЗАО «Сибирский антрацит»;

- предложить мероприятия по совершенствованию кадрового учета ЗАО «Сибирский антрацит».

1. Задачи и методы учета персонала на предприятии

1.1 Цели и задачи кадрового учета на предприятии

В системе управления персоналом каждой организации существует подсистема (кадровая служба), непосредственно осуществляющая управление персоналом и социальным развитием коллектива. Размер и строение этой подсистемы зависят от размеров организации. На малых предприятиях кадровая служба часто отдельно не выделяется. Функции управления персоналом между собой делят руководитель предприятия и секретарь-делопроизводитель, который ведет кадровое делопроизводство (ведет и хранит трудовые книжки, листки по учету кадров, трудовые договоры). Основная часть функций ложится на руководителя организации и немногочисленных линейных руководителей. Иногда в структуру вводят инспектора по кадрам, который в большей степени занят делопроизводством по кадровым вопросам. Отдел кадров берет на себя основную задачу по учету персонала на предприятии. Основная функция отдела кадров на предприятии - подбор персонала и постоянная работа с коллективом. Если в задачи данного подразделения будет входить лишь непосредственный прием на работу, без проведения сбора информации о трудовой жизни коллектива, такому предприятию мало чего удастся добиться в бизнесе.

Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами. Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала [14].

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством

- учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

- регистрация, хранение, заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;

- воинский учет;

- ведение и хранение личных дел сотрудников, подготовка к сдаче и сдача в архив;

- составление графика отпусков и контроль за его исполнением;

- оформление и регистрация больничных листов;

- учет материалов по поощрениям и награждениям;

- подготовка документов по оформлению пенсий работникам;

- издание приказов по работникам (прием, увольнение, перевод работников, установление надбавок и доплат, поощрения и наказания и др.);

- издание отпускных приказов;

- оформление командировок и издание приказов по командировкам;

- подготовка документов для представления их в орган социального обеспечения для назначения пенсий;

- составление различных видов отчетов по сотрудникам;

- ведение электронной базы по работникам;

- выдача копий документов, хранящихся в личном деле;

- работа с учетом бланков документов государственного образца [15].

Для эффективного выполнения своих функций кадровая служба должна постоянно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

- с бухгалтерией решаются вопросы оплаты труда, туда же представляются документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников;

- юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку;

- по кадровым вопросам отдел постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Если работа по учету кадров на предприятии ведется плохо или некачественно, это приводит к самым серьезным последствиям - нарушается взаимодействие между отдельными подразделениями, ухудшается работа отделов. В целом, это ведет к снижению эффективности работы всей компании.

Организации регулярно представляют в органы управления трудовыми ресурсами отчеты о структуре и степени обеспеченности своих потребностей в кадрах, в которых персонал группируется по различным признакам: профессионально-квалификационному уровню, половозрастным характеристикам, уровню образования, стажу работы и т.п., и составление таких отчетов тоже предполагает проведение анализа кадрового потенциала фирмы. При изменении деловой активности фирмы она должна заблаговременно позаботиться о высвобождающемся или требующемся персонале, сообразуя свои действия с требованиями трудового законодательства. С.В. Шекшня определяет понятие «статистика человеческих ресурсов» как систему данных о различных сторонах управления персоналом - производительности, издержках на рабочую силу, профессиональном обучении, динамике рабочей силы. В его книге приводится пример такого набора данных о персонале предприятия:

- структура и динамика рабочей силы по категориям занятых (производственный, непроизводственный и административный персонал и соотношение между ними); по возрасту, по уровню образования, по стажу работы в организации, по полу, по текучести, по показателю абсентеизма, по коэффициенту мобильности;

- производительность: объем реализованной продукции на одного работника за год, объем продукции, произведенной одним работником за один час, объем прибыли на одного работника, объем потерянной производительности из-за абсентеизма;

- издержки на рабочую силу: общие, доля издержек в объеме реализации, на одного сотрудника, на один производительный час;

- профессиональное обучение: доля сотрудников, прошедших обучение, доля часов на обучение в общем балансе рабочего времени, среднее число часов обучения на одного обученного, издержки на обучение: общие, на одного обученного, на один час обучения, на одного работника организации, доля издержек на обучение в объеме реализации[17].

Традиционные данные о персонале, являющиеся предметом интереса государственной системы занятости и органов статистического учета, включают данные о:

- профессионально-квалификационной структуре персонала;

- половозрастной структуре персонала;

- о структуре персонала по стажу работы - общему и в данной организации;

- о структуре персонала по уровню образования.

Обратимся к основным положениям «Инструкции по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 07.12.98 №121 по согласованию с Минэкономики России и Минтрудом России [16].

Настоящая Инструкция применяется при заполнении юридическими лицами и их обособленными подразделениями (филиалами и представительствами) в формах федерального государственного статистического наблюдения сведений о списочной, среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, использовании рабочего времени, движении работников, категориях персонала и персонале, занятом в основной и неосновной деятельности.

Государственный комитет Российской Федерации по статистике 4 марта 1998 г. Постановлением №23 утвердил форму федерального государственного статистического наблюдения №1 - мониторинг «Сведения о деятельности организаций в социально-трудовой сфере» и краткие указания по ее заполнению и ввел их в действие с отчета за январь-март 1998 г. В составе мониторинга имеются такие формы документов:

1. Экономические показатели.

2. Заработная плата (по категориям работающих).

3. Распределение численности работников по размерам начисленной заработной платы за февраль, май, август, ноябрь.

4. Движение работников и наличие вакансий (по полу, возрасту, категориям работников).

5. Подготовка и повышение квалификации кадров (первоначальное обучение, переподготовка, повышение квалификации, затраты на эти мероприятия).

6. Финансовые показатели (краткосрочная кредиторская задолженность по оплате труда, по социальному страхованию и обеспечению, краткосрочная дебиторская задолженность).

7. Производственный травматизм (численность пострадавших, в том числе со смертельным исходом, профзаболевания, затраты на возмещение вреда по видам) [17].

1.2 Методы учета персонала на предприятии

План по трудовым ресурсам разрабатывается с целью произвести расчеты относительно числа служащих, рабочих, которые потребуются организации, и профессиональной структуры, которая будет необходима в данный период. Следует также принять решения об источниках потенциального набора, установить и поддерживать контакты для обеспечения того, чтобы потребности организации и потенциальное вознаграждение за труд, денежное или моральное, были известны будущему составу служащих, так как компании берут на работу людей самого разного профессионального уровня и нуждаются в самых различных специальностях.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы [10].

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:

- различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);

- табель и альбом форм документов;

- положение о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции ее работников;

- номенклатура дел компании;

- стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.

Примерный перечень нормативных документов в области документационного обеспечения управления (управления документами) и архивного дела:

1. Стандарт по управлению документами, включающий описание: стратегии, политики и ответственности в области управления документами; требований к управлению документами; состава нормативной базы в области управления документами; порядка проектирования и внедрения документных систем; процессов и процедур управления документами; правил проведения мониторинга и аудита в области управления документами; организации обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами;

2. Инструкция по делопроизводству, включающая следующие основные разделы:

- общие положения;

- документирование управленческой деятельности включающий подразделы: состав управленческих документов, классификация, унификация, стандартизация управленческих документов;

- правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы: требования к бланкам документов; требования и правила оформления реквизитов служебных документов; требования и правила оформления текстов служебных документов; правила подготовки и оформления распорядительных документов (приказ; распоряжение; протокол; решение; другие (по необходимости)); правила подготовки и оформления организационных документов (положение; правила; инструкция; решение; другие (по необходимости)); правила оформления информационно-справочных документов (служебное письмо; служебная записка; другие (по необходимости));

- организация документооборота, включающая описание: порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов; порядка работы исполнителей с документами; порядка регистрации документов; организации контроля исполнения документов; порядок учета объема документооборота;

- организация документов в делопроизводстве, включающая описание: правил составления номенклатуры дел компании; правил формирования и оформления дел; порядка систематизации и организации оперативного хранения документов; правил подготовки документов к передаче в архив;

- другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике компании. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Инструкция состоит из основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты.

Что касается регламентации деятельности службы документационного обеспечения управления и ее работников, то положение о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции делопроизводственного персонала разрабатываются на основе типовых или примерных, а также на основе организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, обеспечивает условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и объективно применять меры воздействия;

3. Положение об архивном хранении документов включающая описание: порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии); порядка приема документов и дел в архив компании; правил комплектования, фондирования документов и дел; порядка организации научно-справочного аппарата фонда; порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование; порядка обеспечения сохранности документов и дел; порядка уничтожения документов и дел; порядка передачи документов на государственное хранение;

4. Положение о печатях и штампах, включающая описание: порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов; оттиски печатей и штампов, используемых в компании;

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера включающая описание: перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию); перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации); описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера; описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);

6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе;

7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребности и специфики компании.

Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования), который будет включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами компании. Технологические операции работы с документами в компании могут регламентироваться в Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) [10].

1.3 Документационное обеспечение учета персонала

Для учета личного состава используют специальные формы первичных учетных документов:

- приказ (распоряжение) о приеме на работу - составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием на работу. На обработанной стороне приказа руководитель указывает в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствии службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят работника.

Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. В случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей

- Личная карточка - заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике.

- Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу - составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителем подразделения и руководителем организации. На оборотной стороне дается справка о несданных имущественных ценностях.

- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

- Лицевой счет - открывается на каждого работника в бухгалтерии: на лицевой стороне содержится информация о работнике для расчета начислений и удержаний. На обратной стороне - все виды начислений и удержаний за каждый месяц.

- Приказ распоряжение о прекращении трудового договора - составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения и организации. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления. В форме содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях. Ссылка на таблицу 1.

Таблица 1 - Расшифровка унифицированных форм

Номер унифицированной формы	Наименование формы
Т-1	Приказ о приеме на работу
Т-2	Личная карточка
Т-5	Приказ о переводе на другую работу
Т-6	Приказ о предоставлении отпуска
Т-8	Приказ о прекращении трудового договора
Т-9	Приказ о направлении в командировку

Данные учета личного состава являются базой для учета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.

Конкретно для работников бухгалтерии названные документы подразделяются на следующие группы:

- документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);

- документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;

- документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);

- прочие документы данного профиля.

В указанных документах необходимо присутствие достаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.

Бухгалтерия дополнительно открывает и ведет по каждому табельному номеру, т.е. на каждого работающего, еще лицевой счет по форме №Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по заработной плате, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность [4].

По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

- заявление о приеме на работу;

- контракт о назначении на должность;

- приказ о приеме на работу;

- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

- заявление об увольнении;

- приказ об увольнении;

- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении;

- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- график отпусков;

- должностные инструкции.

2. Персональная документация:

- трудовая книжка;

- личное дело;

- личная карточка работника.

3. Договорная документация:

- коллективный договор (соглашение);

- трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

- приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная документация.

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие [2].

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:

1. Организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков.

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности [12].

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года;

2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются начальником отдела кадров и подписываются руководителем. Подписанный руководителем приказ регистрируется начальником отдела кадров. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока [4].

Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу [10].

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, и т.п. [6].

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию [2].

Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы [10].

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов. Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия [2].

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

К обязательным документам кадровой службы относятся: правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, положение о защите персональных данных работников, штатное расписание, личная карточка, табель учёта рабочего времени, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, трудовая книжка, трудовой договор, заявления работников, книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них, журнал учёта мероприятий по контролю, журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда [13].

Документы, имеющие рекомендательный характер: коллективный договор, должностные инструкции, положение об оплате труда и премировании, личные дела, справки о трудовой деятельности, копии приказов о приёме на работу и увольнении, докладные записки, журналы учёта военнообязанных.

Документы, зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности [6].

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Состав документов кадровой службы значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России. Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет [13].

2. Анализ кадрового потенциала и организация учета кадров на предприятии ЗАО «Сибирский Антрацит»

2.1 Общая характеристика предприятия ЗАО «Сибирский Антрацит»

Акционерное общество «Сибирский антрацит» создано как закрытое акционерное общество.

Юридический адрес: 633224 Россия, Новосибирская область, Искитимский район, п. Листвянский, ул. Советская 2^а.

Тел/факс (383-43) 3-89-02.

Фактический адрес тот же.

Дата государственной регистрации: 30 октября 2001 г., основной государственный регистрационный номер 1025404670620.

Единственным акционером (собственником 100% размещенных акций) является АЛТАВЕРО ТРЕЙДИНГ ЛИМИТЕД. Уставной капитал оплачен полностью.

Организация подлежит обязательному аудиту. Аудитором ЗАО «Сибирский антрацит» является БДО «Юникон.

ЗАО «Сибирский антрацит» имеет филиал в г. Москве, представительство в г. Новосибирске.

Добыча угля открытым способом.

ЗАО «Сибирский антрацит» - предприятие, занимающееся добычей и обогащением антрацита, известное во всем мире как производитель высококачественного антрацита и входящее в тройку мировых лидеров. ЗАО «Сибирский антрацит» - лидер российского рынка антрацита, обладающий более чем 25-летним опытом самостоятельного освоения и развития угольных месторождений. Компания занимается добычей, обогащением и реализацией уникального угля, добываемого на месторождениях Западно-Сибирского региона России.

Предприятие расположено в Искитимском районе Новосибирской области, добыча ведется на месторождениях Горловского каменноугольного бассейна. ЗАО «Сибирский антрацит» - единственное угледобывающее предприятие в Новосибирской области.

Акционерное общество «Сибирский антрацит» было создано в апреле 1994 года в ходе государственной программы приватизации. Впоследствии, с принятием Гражданского кодекса РФ и Федерального закона «Об акционерных обществах», организационно-правовая форма компании изменилась на Открытое Акционерное Общество. В 2001 году «Сибирский антрацит» в результате торгов стал Закрытым Акционерным Обществом.

В июле 2006 года инвестиционный проект развития предприятия получил поддержку от Администрации Новосибирской области. В сентябре 2006 года «Сибирский антрацит» запустил масштабную семилетнюю инвестиционную программу, состоящую из трех этапов. Стоимость первого этапа программы составила более 3 млрд. рублей. В данный момент производственные мощности компании позволяют производить 3 млн. тонн антрацита в год, реализация инвестиционной программы направлена на увеличение производственных мощностей до 10 млн. тонн.

ЗАО «Сибирский антрацит» владеет лицензиями на добычу угля на пяти угленосных участках, позволяющими вести открытую добычу в течение последующих 30 лет.

На предприятиях ЗАО «Сибирский антрацит» действует экологическая программа, отслеживающая соответствие размещения отходов, предельно допустимых выбросов в атмосферу и водоемы существующим нормативам и лимитам. Программа принята для соблюдения требований природоохранного законодательства, лицензионных соглашений на право добычи антрацита и дополнительных соглашений с Администрациями Искитимского района и Новосибирской области.

Социальная политика является одним из приоритетов для ЗАО «Сибирский антрацит». Развитие компании неразрывно связано с ответственностью перед обществом, включающей успешную производственную деятельность, обеспечение достойных условий работы персонала, внимание к окружающей среде, заботу о сотрудниках и их семьях.

ЗАО «Сибирский антрацит» обладает многолетним опытом управления крупными промышленными предприятиями, глубоким пониманием производственного процесса и необходимых действий, связанных с его развитием, полным комплексом возможностей по организации и управлению планируемым расширением производства, высококвалифицированным управленческим и техническим персоналом.

Долгосрочный успех компании напрямую влияет на социальную стабильность Новосибирской области. Создание дополнительных производственных мощностей ЗАО «Сибирский антрацит» по обогащению антрацита позволяет увеличивать налоговые поступления в бюджет Новосибирской области.

Приоритеты внутренней социальной политики ЗАО «Сибирский антрацит»:

- создание новых рабочих мест;

- поддержание достойного уровня заработной платы;

- профессиональный рост сотрудников, повышение их «стоимости» на рынке труда;

- вопросы охраны, безопасности и условий труда;

- соблюдение экологических требований и международных норм;

- внедрение сертификации производства с учетом требований международных стандартов ISO 14001 и ONSAS 18001.

ЗАО «Сибирский антрацит» обеспечивает достойный уровень жизни своим сотрудникам. Расходы, выделяемые компанией на финансирование социальной сферы, составляют более 7,5 млн. рублей в год и включают в себя:

- компенсацию расходов трудящихся и их детей на санаторно-курортное лечение и отдых;

- проведение за счет предприятия ежегодных профилактических медицинских осмотров;

- бесплатное питание работников, занятых на вредных и опасных производствах;

- проведение культурно-массовых спортивных и праздничных мероприятий;

- поощрение передовиков производства, обучение и повышение квалификации персонала за счет средств предприятия;

- благотворительную и материальную помощь;

- компенсацию коммунальных услуг работникам, льготы пенсионерам за энергоресурсы.

В настоящий момент на предприятиях ЗАО «Сибирский антрацит» работает около 2230 человек. С вводом в действие новой фабрики создано порядка 700 рабочих мест. Новые кадры привлечены за счет машинистов больших бульдозеров и карьерных экскаваторов, водителей БелАЗов и других специальностей.

На базе крупнейших предприятий района - ЗАО «Сибирский антрацит», ЗАО «Новосибирский электродный завод», ОАО «Линевский домостроительный комбинат» в апреле-июне 2009 года организовано опережающее профессиональное обучение работников, находящихся под угрозой увольнения, а также их последующее трудоустройство на имеющиеся свободные рабочие места. Государственные гарантии предоставлены организациям для обеспечения исполнения ими обязательств по привлекаемым кредитам в 2009 году.

2.2 Анализ кадрового потенциала и трудовых показателей предприятия ЗАО «Сибирский Антрацит»

Анализ трудовых показателей на предприятии является не самоцелью, а только одним из средств совершенствования практики планирования и хозяйственного руководства в области труда. Важно отметить, что необходим комплексный анализ, который предполагает изучение уровня и динамики любого отдельного показателя в тесной взаимозависимости от изменений уровня всех других [10].

Достаточная обеспеченность ЗАО «Сибирский антрацит» нужными трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности производства.

Анализ трудовых показателей целесообразно начинать с выяснения изменений численности кадров по всем категориям работающих ЗАО «Сибирский антрацит».

Рассмотрим обеспеченность ЗАО «Сибирский антрацит» трудовыми ресурсами в таблице 2.

Таблица 2 - Обеспеченность ЗАО «Сибирский антрацит» трудовыми ресурсами за 2013-2014 гг

Категории работающих	Среднесписочная численность, чел	Удельный вес, %
	2013 г	2014 г	2013 г	2014 г
Рабочие	1489	1698	84,6	84,6
Руководители	107	118	6,1	5,9
Специалисты	150	176	8,5	8,8
Служащие	13	15	0,7	0,7
Итого:	1759	2006	100	100

Увеличение численности рабочих происходит при одновременном незначительном уменьшении численности и удельного веса руководителей в составе предприятия. Это обусловлено изменениями в структуре управления предприятием. Увеличение численности специалистов является результатом подбора специалистов необходимой квалификации.

При решении задач повышения конкурентоспособности предприятия особое внимание необходимо уделять вопросам качественного состава рабочей силы соответственно требованиям, предъявляемым на международных рынках.

Проанализируем качественный состав трудовых ресурсов по квалификации в соответствии с таблицей 3.

Таблица 3 - Состав рабочих ЗАО «Сибирский антрацит» по квалификации за 2013-2014 гг

Разряд рабочих	Тарифные коэффициенты	Среднесписочная численность, чел
		2013	2014
I	1	0	0
II	1,3	0	0
III	1,81	54	64
IV	2,35	215	235
V	2,95	663	701
VI	3,46	557	698
Итого:		1489	1698
Средний тарифный разряд рабочих	-	3,01	3,03

Определяем средний тарифный коэффициент ТК_ср рабочих [12]

ТК_ср = (ТК_i Ч Ч_i) / Чi, (1)

- средний тарифный коэффициент рабочих 2013 г.,

ТК_ср = (1,81 Ч 54 + 2,35 Ч 215 + 2,95 Ч 663 + 3,46 Ч 557)/1489 = 3,01;

- средний тарифный коэффициент рабочих 2012 г.,

ТК_ср = (1,81 Ч 64 + 2,35 Ч 235 + 2,95 Ч 701 + 3,46 Ч 698)/1698 = 3,03;

Для оценки соответствия квалификации рабочих сложности выполняемых работ сравним средние тарифные разряды работ рабочих. Судя по положительной динамике среднего тарифного коэффициента рабочих ЗАО «Сибирский антрацит», их квалификационный уровень за анализируемый период повысился на 0,2.

Далее проанализируем качественный состав трудовых ресурсов ЗАО «Сибирский антрацит», по стажу работы и возрасту в соответствии с таблицей 4.

Таблица 4 - Распределение работников ЗАО «Сибирский антрацит» по трудовому стажу за 2013-2014 гг

Группы работников по трудовому стажу	Среднесписочная численность, чел	Удельный вес, %
	2013	2014	2013	2014
До 1 года	124	128	7	6
От 1 до 3	232	252	13	13
От 3 до 5	279	287	16	14
От 5 до 10	384	435	22	22
От 10 до 15	403	458	23	23
Свыше 15 лет	337	446	19	22
Итого:	1759	2006	100	100

Данные таблицы 4 в целом отражают положительную динамику состава работников ЗАО «Сибирский антрацит» по трудовому стажу.

За анализируемый период снизился удельный вес работников со стажем работы до 1 года и составил 0,1%.

Наблюдается снижение удельного веса работников со стажем от 3 до 5 лет.

Это ставит перед руководством предприятия задачу направленную на устранение снижения профессионального опыта работников и мотивированный подход к работе с персоналом.

Состав работников ЗАО «Сибирский антрацит» по возрастному признаку в соответствии с таблицей 5.

Таблица 5 - Состав работников ЗАО «Сибирский антрацит» по возрастному признаку за 2013-2014 гг.

Группы работников по возрасту, лет	Среднесписочная численность, чел	Удельный вес, %
	2013	2014	2013	2014
1	2	3	4	5
до 18	0	0	0	0
от 18 до 19	16	24	1	1
от 20 до 29	354	472	20	24
от 30 до 39	569	627	32	31
от 40 до 49	478	509	27	25
50 и старше	342	374	19	19
Итого:	1759	2006	100	100

Изменение состава работников ЗАО «Сибирский антрацит» по возрастному признаку идет в направлении увеличения удельного веса работников в возрасте от 20 до 29 лет и сокращения удельного веса работников в возрасте от 30 до 49 лет.

Кадры предприятия находятся в постоянном движении, обусловленном приемом и увольнением работников в связи с переходом на другие предприятия, призывом в армию, уходом на пенсию, увольнением по собственному желанию и другим причинам. В результате численный состав работников предприятия постоянно изменяется [8].

Для характеристики движения рабочей силы ЗАО «Сибирский антрацит» рассчитаем и проанализируем динамику следующих показателей:

Коэффициент оборота по приему рабочих (К_пр) рассчитывается как отношение количества принятого персонала на работу к среднесписочной численности персонала:

К_пр = 1078 / 2006 = 0,54.

Коэффициент оборота по выбытию рабочих (К_в) рассчитывается как отношение количества уволившихся персонала на работу к среднесписочной численности персонала:

К_в = 767 / 2006 = 0,38.

Коэффициент замещения (К_з), рассчитываемый как отношение числа принятых минус уволенных работников за анализируемый период к среднесписочной численности работников:

К_з = (1078 - 767) / 2006= 0,16.

Коэффициент текучести кадров (К_тк) рассчитывается как отношение уволившихся работников по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины к среднесписочной численности персонала:

К_тк = 653 / 2006 = 0, 33.

Коэффициент постоянства состава персонала предприятия (К_пс) рассчитывается как отношение количества работников проработавших весь год к среднесписочной численности работников:

К_пс = 1608 / 2006 = 0,80.

Анализ движения рабочей силы представлен в соответствии с таблицей 5.

Таблица 5 - Анализ движения рабочей силы ЗАО «Сибирский антрацит» за 2013-2014 гг

Показатели	Значения
	2013	2014
Численность персонала на начало года	1647	1919
Принято, чел	805	1078
Уволено, чел	533	767
в т. ч. по собственному желанию и за	521	653
нарушению трудовой дисциплины
Численност ьперсонала на конец года	1919	2230
Среднесписочная численность, чел	1759	2006
Коэффициенты:
оборота по приему	0,46	0,54
оборота по выбытию	0,30	0,38
текучести	0,30	0,33
постоянства кадров	0,78	0,80
замещения	0,15	0,16

Анализируя движение рабочей силы ЗАО «Сибирский антрацит» мы видим, что коэффициент текучести кадров незначительно увеличился и составляет 0,33. Отрицательная динамика коэффициента текучести говорит о том, что за этот период руководством ЗАО «Сибирский антрацит» было предпринято недостаточно кадровых мероприятий по снижению данного показателя, одного из резервов сокращения потерь рабочего времени и повышения эффективности использования трудовых ресурсов.

Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период времени, а также по степени использования рабочего времени в соответствии с таблицей 6.