Совершенствование кадрового учета на промышленном предприятии

Таблица 6 - Анализ использования трудовых ресурсов предприятия ЗАО «Сибирский антрацит» за 2013-2014 гг.

Показатель	На одного рабочего	Отклонение на одного рабочего
	2013	2014	+ / -
Среднесписочная численность (ЧР)	1759	2006	247
Отработано дней одним рабочим за год (Д)	249	243	-6
Отработано часов одним рабочим за год (Ч)	2067	1993	-74
Средняя продолжительность рабочего дня (П), ч	8,3	8,2	-0,1
Общий фонд рабочего времени (ФРВ)	3635842	3996990	361148

Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от численности рабочих, количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год и средней продолжительности рабочего дня в соответствии с формулой (2):

ФРВ = ЧР Ч Д Ч П, (2)

Как видно из приведенных данных, имеющиеся трудовые ресурсы на данном предприятии используются недостаточно полно. В среднем одним рабочим в отчетном году отработано 243 дней, вместо 249 дней.

Целодневные потери рабочего времени (ПРВ) на одного рабочего увеличились на 6 дней, что составило:

ПРВ _{2011 г} = 6 дней, а на всех 12036 (2006 Ч6) дней, или 98695 (12036 Ч 8,2).

Существенны и внутрисменные потери рабочего времени за один день они составили 0,1 ч, а за все отработанные дни всеми рабочими 48746 ч.

2006 Ч 243 Ч 0,1 = 48746 часов.

Общие потери рабочего времени составили:

ПРВ _{2011 г} = 147441 ч. (98695 + 48746)

Для выявления причин целодневных и внутрисменных потерь рабочего времени сопоставим в анализе использовании фонда рабочего времени предприятия ЗАО «Сибирский антрацит» за 2013-2014 гг. в таблице 7.

Таблица 7 - Анализ использования фонда рабочего времени ЗАО «Сибирский антрацит» за 2013-2014 гг

Показатель	На одного рабочего	Отклонение на одного рабочего
	2013 г	2014 г	+ / -
Календарное количество дней	365	365	0
в т. ч. праздничные и выходные дни	116	117	1
Номинальный фонд рабочего времени, дн.	249	248	-1
Неявки на работу, дн.	44	49	5
в т. ч. ежегодные отпуска	21	22	1
отпуска по учебе	1	2	1
административные отпуска	3	8	5
болезни	14	17	3
простои	3	5	2
Явочный фонд рабочего времени (Д), дн	249	243	-6
Продолжительность рабочей смены (П), ч.	8,3	8,2	-0,1
Полезный фонд рабочего времени (ФРВ)
на одного рабочего (Ч), ч.	2067	1993	-74
на всех рабочих, ч.	3635842	3996990	361148
Непроизводительные затраты рабочего времени, ч.	4	5,3	1,3

Потери могут быть вызваны разными объективными и субъективными обстоятельствами, не предусмотренными планом: дополнительные отпуска с разрешения администрации, заболеваниями рабочих с временной потерей трудоспособности, прогулами, простоями из-за неисправности оборудования, машин, механизмов, из-за отсутствия работы, сырья, материалов, электроэнергии, топлива и т.д.

Напряженность в обеспечении ЗАО «Сибирский антрацит» трудовыми ресурсами может быть несколько снята за счет более полного использования имеющейся рабочей силы, роста производительности труда работников, комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, внедрения новой более производительной техники, усовершенствования технологии и организации производства.

Полноту использования трудовых ресурсов оценим по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период, а также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.

В ЗАО «Сибирский антрацит» большая часть потерь вызваны субъективными факторами: простои, прогулы, административные отпуска без сохранения содержания, что можно считать неиспользованными резервами увеличения фонда рабочего времени, которые составили:

ПРВ₂₀₁₁ = (1+1,5+5) Ч 8,3 = 62 часа на одного рабочего или 62 Ч 2006 = =124372 часа на всех рабочих.

ПРВ₂₀₁₁ = 124374 / 2067 = 60 чел.

Недопущение их равнозначно высвобождению (экономии численности ЭЧ).

2.3 Организация кадрового учета на предприятии

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется заместителю генерального директора начальнику по работе с персоналом (Приложение А).

Задачами отдела кадров ЗАО «Сибирский Антрацит» являются:

- комплектование организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

- разработка кадровой политики и стратегии организации;

- подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;

- контроль правильности использования труда работников в подразделениях организации.

Обязанностями работников отдела кадров являются:

- составление и утверждение организационно-распорядительной документации (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о структурном подразделении, график отпусков, должностные инструкции);

- работа с персональной документацией: трудовая книжка, личное дело, личная карточка работника;

- составление и утверждение распорядительной документации;

- работа с учетной кадровой документацией (учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации; документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом);

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- отправка исходящей корреспонденции;

- подготовка факсов и их отправка;

- прием факсов.

Отдел кадров ЗАО «Сибирский Антрацит» возглавляет начальник отдела кадров. Функциями начальника отдела кадров являются:

- осуществление руководства работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.

- организация проведения аттестации работников предприятия.

- научно-методическое обеспечение кадровой работы.

- осуществление контроля за надлежащим оформлением установленной документации.

- создание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.

Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:

- возглавить работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

- организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей со службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

- участвовать в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;

- проводить работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия;

- проводить планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

- участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;

- организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

- обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения;

- проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;

- осуществлять методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;

- проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению;

- обеспечивать социальные гарантии трудящихся в вопросах занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

- организовывать табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение;

- обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

- руководить работниками отдела.

Инспекторы отдела кадров выполняют следующие функции:

- подготовка документов по приему и увольнению сотрудников, подготовка приказов по предприятию, ведение и учет трудовых книжек, ведение и учет личных карточек и табеля рабочего времени, внесение информации в базу 1С-Кадры;

- организация ремонта оргтехники, закупок канцтоваров;

- оформление заказа канцтоваров;

- поиск необходимой информации в Интернете;

- контроль возврата отгрузочных документов, ведение списка вовремя невернувшихся документов.

В обязанности секретаря входит:

- бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия);

- обеспечение телефонных переговоров сотрудников;

- организация приема посетителей.

Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия решаются работниками отдела кадров. Данная форма ведения делопроизводства называется централизованной формой. Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения. В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением.

В «Сибирский Антрацит» все операции с документами осуществляется инспектором отдела кадров, в процессе своей организационно-распорядительной и исполнительной деятельности регистрирует входящую, внутреннюю и исходящую документацию, издает приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, положения, акты, письма и другие документы, подготовка и оформление которых определяется государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию.

Журнал регистрации входящей, исходящей и внутренней документации находится у начальника отдела кадров. Все журналы регистрации документов обновляются каждый календарный год.

Документооборот в «Сибирский Антрацит» осуществляется в виде потоков документов между теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения и пунктами технической обработки документов на предприятии. По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.), в соответствии с рисунком 1.

Этапы обработки входящего документа, на примере входящего письма:

- работник отдела кадров регистрирует документ, присваивает ему уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата документа поступления в организацию;

- работник отдела кадров передает документ руководителю;

- руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через работника отдела кадров. Работник отдела кадров вносит резолюцию в регистрационный журнал;

- исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа);

- работник отдела кадров (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа;

- копия документа подшивается в дело.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Документопоток входящих документов «Сибирский Антрацит»

Входящий документопоток любой организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

2. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.), в соответствии с рисунком 2.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Этапы обработки исходящего документа, на примере ответа на письмо:

- исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ оформляется исполнителем, а работник отдела кадров проверяет правильность оформления;

- оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия;

- после подписания руководителем документ регистрируется работником отдела кадров;

- зарегистрированный документ отправляется адресату;

- копия документа подшивается в дело.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Документопоток исходящих документов «Сибирский Антрацит»

3. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.), в соответствии с рисунком 3.

Этапы обработки внутреннего документа, на примере приказа на увольнение:

- внутренний документ составляется работником отдела кадров или в структурном подразделении;

- согласование проекта документа;

- после подписания руководителем документ регистрируется работником отдела кадров;

- зарегистрированный документ передается в структурные подразделения;

- копия документа подшивается в дело.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Документопоток внутренних документов «Сибирский Антрацит»

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

ЗАО «Сибирский Антрацит» используется такая топология компьютерной сети, как шина. Топология типа шина, представляет собой общий кабель (называемый шина или магистраль), к которому подсоединены все рабочие станции. На концах кабеля находятся терминаторы, для предотвращения отражения сигнала.

Рисунок 4 - Схема локальной сети «шина», используемая в отделе кадров ЗАО «Сибирский Антрацит»

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Оно включает в себя операционные системы, системы программирования, сервисные программы [1].

На данном предприятие для учетов кадров используется программа «1С v6.0 - Предприятие».

Основные недостатки программы 1С:

1. Основное применения 1С: решения задач налогового и бухгалтерского учета.

2. Настройка, внедрение и запуск должен осуществляться только квалифицированным программистом 1С.

3. Необходимость заказывать услуги поддержки компании 1С.

4. Платные обновления продуктов.

5. Низкая безопасность и защищенность информации, используемой 1С

Одной из самых главных проблем на ЗАО «Сибирский Антрацит» по ведению учета кадров - это использования устаревшей программы «1С v6.0 - Предприятие».

Предприятие не может нормально перейти на новую версию, потому что кардинально изменился язык и объекты платформы современных программ 1С. Кроме покупки системы «заново», требуется понести все затраты сделанные на доработку системы v. 6.0, т.к. не существует инструментов анализа «старого» кода и трансформации этого кода в новую платформу. Поэтому начались проблемы с полной автоматизацией учета кадров, часть документов на предприятие ведется в ручную. Большое количество времени тратится на обработку документов.

Проанализировав документацию компании, были выявлены ошибки в оформлении ряда документов, что говорит об ослаблении контроля исполнительской дисциплины.

3. Совершенствование документационного обеспечения кадрового учета на предприятии

3.1. Разработка основных направлений совершенствование кадрового учета на предприятии

В условиях ежегодно увеличивающегося объёма документов, участия значительного числа специалистов в принятии управленческих решений и в связи с необходимостью контроля и учёта каждого документа становится необходимым использование промышленной системы автоматизации с широким набором функций.

На предприятие ЗАО «Сибирский Антрацит» используется устаревшая автоматизация бизнес-процесса, с помощью программы «1С v6.0 - Предприятие».

- программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от собственно бухгалтерских задач. Однако не стоит забывать, что изначально продукт «1С: Предприятие» был предназначен для автоматизации бухгалтерского учёта и управленческого учёта (включая начисление зарплаты и управление кадрами). Недостатки этой программы более подробно написано во 2 главе.

ЗАО «Сибирский Антрацит» крупное промышленное предприятие, использующее устаревшую систему учета кадров, что негативно влияют на работу предприятия. Большое количество времени тратится на обработку документов, так как документооборот ведется без использования современных программ по автоматизации делопроизводства.

Проанализировав документацию были выявлены ошибки в оформлении ряда документов, что говорит об ослаблении контроля исполнительской дисциплины.

Проблемы предприятия в области учета кадров:

- потеря большого количества времени на поиск документов;

- отсутствия унифицированных форм;

- затрата времени на согласование, утверждение документов и их рассылку.

- невозможность одновременной работы с документами несколькими пользователями;

- неэффективное хранением документации.

Для устранения вышеперечисленных недочетов предлагается:

- разработать альбом унифицированных форм документов;

- внести предложения по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов документооборота. При выборе системы должна учитываться специфика деятельности рассматриваемого предприятия и решаться проблема хранения документов;

- разработать проект руководства пользователя автоматизированной системой;

- разработать поэтапный план внедрения автоматизированной системы.

Внедрение современной автоматизированной системы позволит сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.

3.2 Применение автоматизированного кадрового учета в соответствии со спецификой предприятия

Задача учета наличия и движения кадров занимает ведущее место в системе управления.

Увеличение масштабов предприятия приводит к увеличению количества рабочих, а необходимость ее учета связана с увеличением аппарата управления, занимается сбором, обработкой и анализом информации по учету наличия и движения кадров предприятия.

Поскольку учет и контроль за наличие и движением кадров является одним из самых сложных и трудоемких частей учета кадров и связанн с обработкой больших объемов учетной информации и сложными расчетами, предлагается автоматизировать процесс учета наличия и движения кадров с использованием современных компьютерных программ. Успешное решение этой задачи во многом зависит от рациональной организации информационного обеспечения, которое позволяет решать такие проблемы как: централизованное управление данными, информационная совместимость, гибкость и эффективная актуализация информационной базы.

При автоматизации с помощью информационной системы уменьшаются объемы ручного труда, уменьшается время на обработку и получение необходимой информации, растет производительность труда работников отдела кадров.

Помимо автоматизации делопроизводственных функций полнофункциональной системы электронного документооборота должна удовлетворять следующим требованиям:

- корпоративность (предполагает обеспечение «прозрачного» доступа пользователей к документам, зарегистрированным в системе);

- открытость (характеризуется наличием в системе интерфейсов прикладного программирования, предназначенных для самостоятельного создания заказчиком приложений, а также организации обмена данными с другими системами);

- возможность устранения неполадок программистами предприятия;

- защищённость (обеспечивается предоставлением пользователям ранжированного доступа к базам данных, применением средств шифрования и электронно-цифровой подписи);

- телекоммуникационность (предполагает организацию удалённого доступа пользователей к информации через телекоммуникационные сети, а также через Internet/Intranet).

Вышеперечисленным критериям автоматизированной информационной системы документационного обеспечения управления, необходимым ЗАО «Сибирский Антрацит», наиболее соответствует система «БОСС-Кадровик».

С 1993 года система «БОСС-Кадровик» прошла путь от заказной разработки в области учета кадров и расчета заработной платы до тиражной полнофункциональной системы управления персоналом, которая успешно используется сотнями российских предприятий практически всех отраслей, включая организации федерального масштаба и государственный сектор управления. Система «БОСС-Кадровик» предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам [16].

Система «БОСС-Кадровик» позволяет:

- планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

- производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

- вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

- набор персонала на вакантные должности;

- вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое.

Система «БОСС-Кадровик» состоит из 3 контуров: учетно-вычислительный контур, контур управления кадровыми процессами, контур анализа кадровых процессов.

Основная задача учетно-вычислительного контура - описание организационной структуры предприятия, а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников. Также система позволяет автоматизировать работы по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы.

Система «БОСС-Кадровик» - это:

1. Полнота функциональности в области организационного и кадрового менеджмента и мощные вычислительные возможности системы «БОСС-Кадровик» (расчет заработной платы в холдингах, где работают десятки тысяч сотрудников).

2. Механизм неограниченного расширения хранимой информации и быстрого доступа к ней: ввод дополнительных произвольных атрибутов предприятия, структурных единиц, позиций штатного расписания, назначений сотрудников, персональных данных и прочих сущностей возможность электронного архивирования документации в любых форматах быстрое автоформирование сколь угодно сложных запросов, инициируемых пользователем (без программирования).

3. Управление изменениями: планирование организационных структур, штатных расписаний, фондов оплаты труда поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал (организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.) * поддержка массовых (потоковых) изменений структур, штатных расписаний, назначений сотрудников, параметров назначений сотрудников.

4. Поддержка технологий корпоративного управления персоналом:

- поддержка единых классификаторов на основе корпоративных кадровых политик;

- поддержка единых механизмов учета затрат на персонал на основе корпоративных правил;

- двунаправленный обмен данными между центрами учета и обработки информации, в том числе сбор в корпоративное хранилище (предприятие - объединение - холдинг);

- поддержка корпоративно значимых категорий сотрудников (единый кадровый резерв, мобильный персонал, и пр.) индикация отклонений в кадровых процессах и поддержка принятия решений по нормализации процессов.

5. Высокая масштабируемость (по функциональному использованию и производительности, вплоть до регионального и федерального уровня) и проектная наращиваемость.

6. Единое информационное пространство, которое предотвращает дублирование данных и исключает возникновение ошибок.

7. Легкость настройки и адаптации системы в соответствии с отраслевыми, организационными и производственными особенностями предприятия.

8. Полная открытость для развития и модификации:

- промышленный сервер баз данных, открытая структура данных, стандартизованный доступ;

- открытый код приложений, позволяющий модифицировать программные объекты, создавать шлюзы и интеграционные связи, разрабатывать вторичные и новые модули.

9. Глубокая защита данных:

- от несанкционированного доступа на уровне приложений и серверной защиты;

- на уровне настраиваемых ролей пользователей и организации доступа в точном соответствии с их должностными полномочиями.

10. создание разнородных отчетов и статистических данных в том числе в форматах Microsoft® Office™.

11. возможность выбора платформы: Microsoft® SQL Server™, Oracle® Server.

12. полная совместимость с различными внешними системами.

13. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами.

Все данные хранятся в единой базе вместе с информацией о текущих изменениях приказах и т.д. Историю всех изменений возможно получить на любую дату. Массив данных с годами критически не увеличивается и не влияет на быстродействие системы. В системе «БОСС-Кадровик» Вы нигде не найдете кнопок удаления информации или похожего интерфейса. Пользователь видит только актуальную информацию, а не актуальная информация убирается из зоны видимости пользователя. Историческую информацию всегда можно посмотреть через специализированные отчеты и интерфейсы.

3.3 Определение экономической эффективности совершенствования кадрового учета на промышленном предприятии

Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от внедрения программного продукта. Оценка эффективности определяется отношением результатов к затратам. Затраты оцениваются исходя из стоимости внедрения системы.

Результаты можно разбить на две составляющие - количественная эффективность и качественная эффективность.

Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо вычислить среднее время экономии работы с документами. Для расчёта были использованы данные за декабрь месяц 2014 года.

Подсчёт количества документов в месяц обрабатываемых на предприятии осуществлялся, используя статистический метод.

Суммарные затраты времени до внедрения автоматизации составляют 1215,10 минут, после проведённых мероприятий 759,5. Экономия времени после проведения автоматизации в декабре 2014 года составила 455,6 минут.

Общее количество времени в месяц составляет 7,6 часов (455,6/60), или 1 день (7,6/8)

Данные, необходимые для расчета экономического эффекта приведены в таблице 8.

Таблица 8 - Основные показатели сравнительного анализа вариантов

Показатели	Ед. измерения	Варианты	Результаты сравнения: повышение, понижение
		Базовый	Проектируемый
Срок решения поставленной задачи	Дн.	22	21	1

В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы документооборота входят следующие элементы:

1. Заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды;

2. Стоимость потребляемых энергоресурсов;

3. Расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.

Исходные данные для расчёта эффективности приведены в таблице 9.

Таблица 9 - Исходные данные для расчета эффективности

Показатели	Условные обозначения	Единицы измерения	Базовый вариант	Проектируемый вариант
Месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.	О	Руб.	12000	12000
Количество дней за месяц, необходимых для выполнения поставленной задачи, ч.	Д	дн.	22	21
Среднее количество рабочих дней в месяце	К	дн	22	22
Количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт	А	кВт	0,4	0,4
Количество энергии, необходимой для освещения в час	b	кВт	0,04	0,04
Действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч	k	Руб./кВт*ч	2,7	2,7
Число дней в году, необходимое для работы на компьютере	В1	дн	249	237
Число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.	В2	дн	249	249
Время работы специалиста за компьютером в течение рабочего дня	Ч1	час	8	8
Количество часов использования освещения в течение рабочего дня, час	Ч2	час	4	4
Балансовая стоимость оборудования	Кб	руб.	19720	19720
Число машин, шт.	n	шт.	1	1
Норма отч. на аморт. комп.	a1	%	20	20
Норма отчислений на текущий ремонт	b1	%	3	3
Годовой полезный фонд времени работы оборудования	ПФ ВР	час	2400	2400

Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.

Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться формулой (3):

ЗП = (1 + 0,34) * (12 * О *Д/К), (1)

где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;

О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.;

К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.

Пользуясь приведенной выше формулой, можно подсчитать заработную плату обслуживающего персонала:

ЗП = (1 + 0,34) * (12 * 12000 *22/22) = 192960 руб.

Далее необходимо определить заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 21 день):

ЗП = 1,34 * 12 * 12000 *21/22 = 183312 руб.

Годовая экономия в заработной плате составит 9648 руб.

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2):

Э = k * (A * B1 * Ч1 + b * B2 * Ч2), (4)

где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

k - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;

А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;

b - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;

В1 - число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В2 - число дней в месяц, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;

Ч1 - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;

Ч2 - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы:

Э = 2,7 * (0,4 * 249 * 8 + 0,04 * 249 * 4) = 2259 руб.

Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 23 дня работы:

Э = 2,7 * (0,4 * 237 * 8 + 0,04 * 237 * 4) = 2155 руб.

Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 104 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение года может быть рассчитана по следующей формуле (5):

САМ = Кб *a1*b1*B1*Ч1*ФРВР, (5)

где Кб - балансовая стоимость машины;

a1, b1 - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;

B1 - число дней работы аппаратуры;

Ч1 - количество часов работы оборудования;

ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.

Сумма расходов на износ оборудования в базисном варианте составит:

САМ = 3764,5 руб.

Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в проектируемом варианте составит:

САМ = 3583,1 руб.

Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 181,4 руб.

Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:

С1 = 192960+2259+3764,5 = 198983.5 руб.

Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:

С2 = 183312 +2155+3583,1 = 189050,1 руб.

Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства будет равна:

С1 - С2 =198983.5 -189050,1 = 9933,4 руб.

Поскольку планируется установка данной программы на 15 компьютеров, в целом годовая экономия будет составлять:

ГЭ = 9933,4 * = 149001 руб.

В целом годовая экономия будет составлять 149001 руб.

С помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение системы «БОСС-Кадровик» экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом и снижаются текущие затраты на 149001 руб.

Заключение

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы все поставленные задачи были решены. Были изучены теоретические и правовые аспекты работы отдела кадров.

Увеличение количества обрабатываемых документов в ЗАО «Сибирский Антрацит», требования, предъявляемые к обработке документации, создали предпосылки для внедрения и использования в повседневной работе системы электронного документооборота, такой как система «БОСС-Кадровик», позволяющей оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в динамично развивающихся средних компаниях.

Система «БОСС-Кадровик» имеет преимущество во всех направлениях совершенствования системы организации документооборота.

Система «БОСС-Кадровик» поможет службе управления персоналом справиться с большим объемом работы, планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику, производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров, вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников, набор персонала на вакантные должности, вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое.

Проведенное исследование позволяет сделать вывод о том, что организация работы с документами находилась на очень низком уровне и требовала пересмотра и изменения для создания условий, необходимых для эффективной работы всего предприятия в целом.

Экономия от внедрения данной программы составляет 149001 руб. в год.

Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами и процессов документационного обеспечения управления внутри предприятия. Важность этого подтверждается повышением производительности труда сотрудников и наведением порядка в работе, без которого немыслимо дальнейшее развитие бизнеса и рост предприятия.

Список использованных источников

1. Ажеронок В.А, Габец А.П. Профессиональная разработка в системе «1С: Предприятие 8».: 1C - Паблишинг, -2012.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 55 с.

3. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М..2008 - 105 с.

4. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе - М.: ИНФРА - М, 2000. - 86 с.

5. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Финансы и статистика, 2008. - 352 с.

6. Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А. Компьютерные технологии в кадровых службах / Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А. - И.:ИГЭА, 1997. - 198 с.

7. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом/ Глинских А.И. - М.: «Компьютер-Информ», 2004. - 17 с.

8. Грянина Е.А. Секреты профессиональной работы с «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8». Кадровый учет и управление персоналом. 1С-Паблишинг, 2011. - 510 с.

9. Карпова Г.Е. Базы данных модели, разработка, реализация. /Г.Е. Карпова. - СПб.: «Питер», 2001. - 304 с.

10. Кулябов, Д.С. Введение в формальные методы описания бизнес-процессов / Д.С. Кулябов, А.В. Королькова. - М: РУДН, 2008. - 173 с.

11. Лебедев А.Н. Visual FoxPro 9 / Лебедев А.Н. - М.: «НТ Пресс», 2005. - 328 с.

12. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2007. 128 с.

13. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. - М., 2007 43 с.

14. http://kak-bog.ru/otdel-kadrov-na-predpriyatii

15. http://www.agni-rt.ru/index.php/structure/departmens/kadry.html? start=1

16. http://www.cfin.ru/press/pmix/2002-1/04.shtml

17. http://centos.moy.su/news/nedostatki_1s/2010-07-07-33

18. http://v8.1 c.ru/overview/Term_000000608.htm

Размещено на Allbest.ru