Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

экономический управление организационный

В современных условиях важной областью управления стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы.

Особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Актуальность темы работы объясняется новыми тенденциями в области управления внутрифирменной информацией, а так же возрастающим значением информации как организационного ресурса.

Целью курсовой работы является выявление роли внутрифирменной информации для эффективного функционирования организации.

Для достижение поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- определить сущность информации как ресурса и продукта системы управления;

- рассмотреть содержание и функции внутрифирменной системы информации;

- дать организационно-экономическую характеристику РА «Имидж»;

- провести анализ системы управления внутрифирменной системой информации в РА «Имидж».

Объектом исследования является процесс управления внутрифирменной системой информации в организации, предметом - отношения, возникающие в процессе реализации анализа и обработки внутрифирменной информации.

Вопросам исследования посвящено множество работ. Теоретической основой послужили труды отечественных и зарубежных авторов в области лидерства в организации, таких как: Богданова, Н. Вебер, М. Веснин, В.Р. Прыгин, Б.Д., Хьелл Л., Вилюнас В.К. и др. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Курсовая работа выполнена на 35 странице, состоит из двух глав, содержит иллюстрационный материал (2 таблицы, 2 рисунка), а так же включает список использованных источников из 31 наименований.

Методологической основой исследования послужили следующие методы: графический, табличный, аналитический, сравнительный, дедуктивный.

1. Информационное обеспечение менеджмента

1.1 Информация как ресурс и продукт системы управления

Информация - это внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

Если рассматривать организацию как систему, то для нее можно выделить следующие виды информации:

1) входящая информация (поступающая из внешней среды) - ресурс системы;

2) исходящая информация - продукт системы.

Помимо этого, в каждой организации функционирует масса информации в процессе ее преобразования из ресурса в продукт.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. [4, c. 112].

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Например, банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически «занята» или отключается.

Таким образом, наиболее ярким примером движения информации по вертикали являются отношения руководитель - подчиненный.

Кроме отношений руководитель-подчиненный в организации существуют отношения руководитель - рабочая группа. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Обмен информацией между двумя или более людьми представляет собой коммуникационный процесс.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации [10, С. 162].

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

С точки зрения управления, как процесса преобразования информации, информация прежде всего, представляет собой важность для принятия управленческих решений. Для этого она должна обладать определенными характеристиками (свойствами). Таковыми характеристиками являются:

1. Связь информации и смысла.

2. Ценность конкретной информации для принятия конкретного решения.

3. Целевое назначение информации.

4. Необходимость и достаточность информации для принятия решения.

В системах управления ценность информации определяется ее значением для правильного выбора решения. Информация, которая никак не влияет на выбор решения, бесполезна, она не имеет никакой ценности. Более того, отвлекая внимание и силы системы управления хотя бы на осмысление ее содержания, простейший анализ с целью определения возможности ее использования при управлении, требуя определенных затрат на ее восприятие, создавая так называемый «информационный шум». Такая информация приносит скорее вред, чем пользу.

Более точно эту мысль можно было бы выразить следующим образом. Критерием отбора информации для принятия решения, очевидно, является, прежде всего, ценность данной информации для принятия данного решения.

Основным средством определения ценности информации для принятия решения является модель объекта (по преимуществу математическая модель). По модели определяют перечень необходимых для принятия решения входных данных и необходимые характеристики - частоту их получения, требования достоверности и точности, форму представления и т.д.

Также средством определения ценности информации для принятия решения определяется, во-первых, ценностью самого решения, во-вторых, степенью влияния информации на принятие решения.

Ценность информации для принятия решения, кроме того, зависит от способа и скорости ее передачи, своевременности, надежности, затрат на получение, избыточности (увеличения объема информации без увеличения информативности).

Очень часто делаются ошибочные выводы о ценности информации для принятия решения из-за неэффективного использования информации - информация бывает полезна тогда и только тогда, когда попадает в нужное время в нужное место. Основные случаи неэффективного использования информации:

1) перенесение в узлы более высокого ранга тех задач, которые могли бы решаться в узлах более низкого ранга;

2) увеличение плотности информационных потоков и рост объема неиспользованной и дублирующей информации.

В связи с этим можно сформулировать иерархию функций аппарата управления по уровням обработки информации:

1) сбор первичных данных - выявление и регистрация сведений об объекте (обычно в цифровой форме);

2) группировка и обобщение первичных данных с целью получения укрупненных показателей (для функций планирования, управления и учета);

3) выделение информации, необходимой для решения задач управления - функция аппарата управления, представляющая наибольший интерес для раскрытия темы данной контрольной работы: «только придание информационной системе способности выделять управляющую информацию и эффективно выдавать ее потребителю, превращает информационную систему в качественно новый, эффективный инструмент управления» [10, С. 187].

В процессе отбора информации, необходимой для принятия решения, важно различать информацию для планирования и информацию для оперативного использования (управления). Отличительными признаками этих видов информации являются:

1) степень обобщенности или сфера применимости - информация для планирования редко подразделяется по конкретным функциональным задачам и служит основой для создания интегрированных планов; информация же для оперативного использования (управления) подразделяется по функциональным задачам, решаемым в системе, и служит в основном для оценки деятельности подсистем по сравнению с плановыми показателями;

2) продолжительность - информация для планирования отражает общую тенденцию развития и охватывает довольно большие промежутки времени; она требуется не так часто, как информация для оперативного управления;

3) степень детализации - в отличие от оперативного управления, где требуется детализированная информация, при планировании требуется упор на общие характеристики внешней среды и процессов внутри системы;

4) источник информации - для задач оперативного управления в основном используется информация от внутренних по отношению к системе источников, а для задач планирования - от внешних;

Можно также назвать другие характеристики информации, важные в процессе ее отбора для принятия решения, такие как, например, достоверность информации. Но, как известно, часто достоверность информации повышают за счет ее избыточности, т.е. вопрос о достоверности информации становится лишь одной из граней вопроса о необходимости и достаточности информации для принятия решения. Рассуждая таким образом, можно любую характеристику информации свести к четырем вышеперечисленным.

В условиях рынка новым содержанием наполняются все процедуры производственного менеджмента. Любое производство связано с потоками как внутренней, так и внешней информации. Среди многообразия поступающих сведений менеджеру для принятия решения нужны лишь строго определенные, а все остальные представляют собой информационный шум. Кроме того, большая часть информации возникает не там, где в ней нуждаются, поэтому для успешного решения возникающих задач большое значение приобретает умение преодолеть эту дистанцию. Разрешение проблемы коммуникации оказывает влияние на скорость поступления информации и ее своевременность, что способствует более эффективной работе предприятия. Этот далеко не полный круг проблем выявляет необходимость построения специальной управляющей информационной системы, которая способствует их оптимальному решению. В настоящее время существует два основных подхода к построению таких систем. Это МIS-системы (Management Information Systems), которые к нужному моменту времени в «наиболее удобной форме с учетом общепринятого принципа экономичности предоставляют необходимую для менеджера информацию о прошлом, настоящем и будущем в соответствии с возникшей ситуацией. Второй подход базируется на DSS-системах (Decision Support Systems), которые ориентированы на интеллектуальное обеспечение процессов принятия решений и ставят своей целью поддержку принимаемых решений [1, c. 96].

Принцип избирательного распределения информации предполагает систематизацию информации в соответствии со следующими требованиями:

- информация должна соответствовать уровню управления, что выражается в ее укрупнении и уплотнении при продвижении от нижнего к верхнему уровню;

- информация должна отвечать характеру менеджмента и соответствовать совокупности целей управления, т.е. для каждого уровня управления предоставляется информация, позволяющая выполнить все функции процесса управления. Например, на стадии анализа используются не только текущие, но и прошлые и прогнозные данные, выполняется сравнение фактических величин с плановыми и выявляются причины возникших отклонении.

Для оптимизации качественных и количественных характеристик информационного обеспечения, а также для определения информационных потоков, которые нуждаются в оптимизации по объему, периодичности, составу и структуре вся управленческая информация должна быть классифицирована.

Информацию, циркулирующую в любом экономическом объекте, можно рассматривать с разных точек зрения в зависимости от целей анализа. Классификация информации позволяет выделить определенные группы данных, применительно к которым проводится изучение информационных потоков.

Наиболее общим направлением классификации управленческой информации можно считать ее деление по таким признакам как место возникновения, участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления, стабильность, способ отражения.

Приведенные в литературе классификации информации охватывают практически все возможные классификационные признаки. Однако, эту классификацию невозможно использовать в полной мере для анализа информационного обеспечения и решения проблемы выбора информации, которая нуждается в оптимизации, и, следовательно, возникает необходимость разработки классификации управленческой информации для целей анализа и оптимизации информационного обеспечения [5, c. 234].

Классификация информации для целей анализа должна отвечать следующим требованиям:

1) охватывать все информационные потоки, которые существуют на предприятии;

2) давать возможность выбора информации, которая нуждается в оптимизации по объему, периодичности, структуре или маршруту движения.

При формировании такой классификации необходимо учесть, что деление информации по признакам полноты, достоверности, своевременности осуществляется по результатам анализа, в результате которого и определяется необходимый уровень полноты, точности и своевременности. Таким образом, при отборе информации, нуждающейся в оптимизации, эти классификационные признаки использовать нельзя.

Кроме того, необходимо в классификацию информации ввести такой классификационный признак, как зависимость от видов деятельности предприятия. По этому признаку информацию можно делить на производственную, конструкторско-технологическую и экономическую.

1.2 Содержание информации и функции внутрифирменной системы информации

Содержание и требования, предъявляемые к информации. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи [2, С. 85].

В деятельности крупных фирм, в особенности ТНК, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности [15, С. 43].

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Значение внутрифирменной системы информации. Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи [21, С. 67].

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений [7, С. 24].

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизация информации «сверху вниз».

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике [18, С. 49].

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение [11, С. 84].

Информация и особенно ее автоматизированная обработка являются важным фактором повышения эффективности производства.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководителей на всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.

В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных; обработка информации; обработка знаний; реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стал использоваться показатель - отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

Примером интегрированной системы информации может служить система фирмы «Барроуз», включающая терминальные устройства, предназначенные для обработки данных, и наряду с ними терминальные устройства, которые могут выбирать из базы данных необходимую информацию и печатать письма, доклады, распоряжения, тексты контрактов и прочие документы [13, С. 182].

Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации. Основные принципы и цели внутрифирменной системы информации:

- определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

- выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

- определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

- разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

- проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

- автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

- обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

- автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:

- координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;

- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

- определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

- определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение - магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

- разработка программных средств, прикладных программ [4, С. 113].

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации - это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

1.3 Специализированный аппарат управления внутрифирменной системой информации

Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:

- вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

- центральную службу информации;

- информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; обработки входящей и выходящей документации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники [26, С. 208].

Центры хранения записей создаются в крупных фирмах. В них информация хранится обычно на микрофишах или микрофильмах и может быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством электронной почты. Развитие машинной микрографии открыло новые возможности для создания единой системы обработки, хранения и выдачи информации.

Функции и виды деятельности центров хранения записей:

- отбор информации для хранения;

- кодирование, микрофильмирование, микрофиширование и закладка информации на хранение;

- проверка новых записей и добавление записей к хранящимся документам; хранение и выдача информации [16, С. 62].

В крупных промышленных фирмах создается центральная служба ведения записей и формирования банка данных, в функции которой входит унификация всех видов записей как основы создания эффективной внутрифирменной системы информации.

Эта служба разрабатывает единую внутрифирменную программу совершенствования системы записей и оказывает в этом помощь всем производственным подразделениям.

Центральная служба ведения записей разрабатывает экономическое обоснование целесообразности использования и приобретения новых технических средств для сбора, обработки и хранения необходимой информации и ведения соответствующих записей; программы перехода к новым системам записей и обеспечивает координацию работ в этом направлении по всем производственным отделениям. В функции такой службы входит также определение потребностей всех подразделений фирмы в конкретных технических средствах хранения записей, в создании новых форм носителей информации.

Центральная служба осуществляет контроль за ведением записей в масштабе фирмы в целом.

В производственных отделениях обычно создается своя служба ведения записей. В ее функции входит контроль за выполнением установленных процедур ведения записей.

Центры обработки текстовой информации создаются в крупных фирмах с целью быстрой обработки поступающей информации, ее редактирования, составления аннотаций и записей для внесения в ЭВМ. В таких центрах к электронным пишущим машинкам с дисплеями подключаются дисковые устройства памяти или центральные диктофонные устройства [12, С. 156].

Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.

2. Анализ системы управления внутрифирменной информации в РА «Имидж»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

Рекламное агентство «Имидж» было основано 3 мая 2008 года. Юридический адрес РА «Имидж»: ул. Бастионная, 6, д. 40, Севастополь, АР Крым, Украина, 99008.

Рекламное агентство «Имидж» было создано для осуществления на рынках товаров, работ и услуг коммерческой, производственной и иной деятельности, разрешенной действующим законодательством, с целью удовлетворения потребностей в товарах, работах и услугах населения, предприятий, учреждений и организаций и получения в результате этого соответствующей прибыли.

На сегодняшний день основными видами деятельности рекламного агентства «Имидж» являются:

- изготовление наружной рекламы;

- дизайн - разработка логотипов, фирменный стиль, дизайн входных групп;

- изготовление любой полиграфической продукции (от визитки до журнала);

- обслуживание - мелкий ремонт, замена элементов освещения, помывка весенняя и осенняя, установка таймеров и сумеречных реле, замена электропроводки.

- реклама на транспорте;

- разработка рекламных идей;

- PR и промо - акции.

Стратегия развития РА «Имидж»: создание профессиональной команды, лучшей на рекламном рынке Московского региона, способной разрабатывать результативные рекламные кампании, производить для них все необходимые материалы и управлять сложными рекламными проектами в интересах наших клиентов.

Миссия РА «Имидж»: «Мы работаем для наших Клиентов»: РА «Имидж» искренне верит в то, что клиентам нужна именно та реклама, которая полезна их потребителям. Поэтому смысл деятельности РА видит в том, чтобы оказывать заказчикам только качественные услуги. Задача РА «Имидж» - не создавать абстрактную рекламу, а увеличивать объемы продаж Клиента. РА работает для того, чтобы каждый Клиент был уверен, что выбрав рекламное агентство «Имидж», он выбрал лучшее.

Как рекламное агентство, РА «Имидж» является агентством полного цикла, т.е. реализует весь комплекс работ связанный с подготовкой и проведением рекламной компании, а также оценкой ее результатов, что подразумевает специфическую организационную структуру компании.

Организационная структура рекламного агентства «Имидж» представлена на рис. 2.1.

Рис. 2.1 - Организационная структура РА «Имидж»

Организационная структура - это состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей.

Сущность организационной структуры в делегировании прав и обязанностей для разделения труда. Организационная структура рекламного агентства является отражением полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого ее работника.

Целью организационной структуры являются:

- разделение труда;

- определение задач и обязанностей работников;

- определение ролей и взаимоотношений

Главной задачей организационной структуры рекламного агентства «Имидж» является установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Для эффективной работы руководство должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия.

Но если существующие задачи не будут делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам.

На предприятии четко распределены полномочия и меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут и кто на него опирается. Структура управления на предприятии - линейно-функциональная. Линейное управление подкреплено вспомогательными службами.

Директор без доверенности действует от имени предприятия в следующих случаях:

- осуществляет оперативное руководство деятельностью предприятия;

- имеет право первой подписи под финансовыми документами;

- утверждает штатное расписание, заключает трудовые договора с работниками предприятия, применяет к этим работникам меры поощрения и налагает на них взыскания.

Технолог контролирует процесс создания рекламной продукции, делает расчет и проект, выезжает с монтажниками на объект, где делает замеры, фотографии объекта. Осуществляет контроль по технике безопасности всего цеха и монтажных работников.

Бухгалтер документально оформляет совершаемые хозяйственные операции на предприятии: снабжение, приобретение товаров, сырья, материалов, расчетные операции с поставщиками, транспортными организациями, бюджетом, составляет калькуляцию произведенной продукции, проводит инвентаризацию, начисляет заработную плату и налоги, ведет отчетность предприятия.

Менеджер продаж работает с впервые обратившимися клиентами, ведет коммерческие переговоры с клиентами в интересах фирмы, прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов фирмы, ведет клиентскую базу.

Работники цеха осуществляют работу на специализированном оборудовании, изготавливаю рекламную продукцию, следят за оборудованием, осуществляют наладку оборудования, делают заявку технологу по закупу материалов и необходимых инструментов.

Монтажники осуществляют монтаж по четкому плану технолога.

Дизайнер создает эскизы рекламного проекта, ведет тесную работу с технологом производства, разрабатывает фирменные стили, создает дизайн-макеты всей рекламной продукции.

Но в некоторых случаях для полноценной работы агентства компания прибегает к временному найму дополнительных сотрудников. В основном это промоутеры, монтажники.

Найм временных работников связан с проведением разовых рекламных акций и отсутствием необходимости постоянно держать большой штат сотрудников.

Привлечение временных сотрудников имеет определенную сезонность. В летнее время проводится большое количество промоакций, т.к. в теплую погоду возможно проведение акций на улицах, в парках, на зонах отдыха и т.д. А также легче нанять промоутеров, которыми в основном являются школьники старших классов и студенты желающие поработать во время летних каникул и согласны на невысокую заработную плату.

Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности РА «Имидж» за 2010-2012 гг. представлены в табл. 2.1.

Таблица 2.1. Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности РА «Имидж» за 2010-2012 гг., тыс. грн.

Показатели	2010 г.	2011 г.	2012 г.
Выручка от реализации продукции	721	782	985
Полная себестоимость оказанных услуг	493	517	593
Прибыль от реализации продукции	228	265	391
Налог на прибыль	45	53	78
Чистая прибыль	182	212	313

Эффективность производства относится к числу ключевых категорий рыночной экономики, которая непосредственно связана с достижением конечной цели развития общественного производства в целом и каждого предприятия в отдельности.

Прибыль занимает важное место в экономической системе. Именно прибыль обеспечивает экономическую устойчивость фирмы и ее финансовую независимость.

Рентабельность есть относительный показатель, который обладает свойством сравнимости, может быть использован при сравнении деятельности разных предприятий. Рентабельность характеризует степень доходности, выгодности, прибыльности.

Рентабельность реализации (оборота, продаж) определяется отношением величины годовой балансовой прибыли предприятия к величине годовой выручки от продажи продукции, выраженным в процентах:

, где:

Пб - величина годовой балансовой прибыли предприятия (тыс. грн./год.);

В-годовая выручка от продажи продукции (тг./год);

2010 г. Р_{продаж(оборота)} = 228 / 721 * 100% =31,7%

2011 г. Р_{продаж(оборота)} = 265 / 782 * 100% = 33,9%

2012 г. Р_{продаж(оборота)} = 391 / 985 * 100% = 39,8%

Данный показатель характеризует эффективность предпринимательской деятельности: сколько прибыли имеет предприятие с 1 грн. продаж, выполненных работ, оказанных услуг.

Из данных расчетов видно. Что уровень рентабельности растет с каждым годом, так же как и чистая прибыль увеличивается.

В структуре прибыли наибольшей долей - 45% обладает наружная реклама, промо-акции - 35, телемаркетинг - 15%, другие виды рекламы - 5%.

Структура себестоимости продукции РА «Имидж» представлена в табл. 2.2.

Таблица 2.2. Структура себестоимости продукции РА «Имидж», тыс. грн.

Показатели	2010 г.	2011 г.	2012 г.
З/п с начислениями	212	225	272
Материалы	112	158	175
Затраты на погрузку, разгрузку	2,3	5,6	8,4
Аренда помещений	55	55	55
Коммунальные платежи	6,4	6,4	7,2
Амортизация основных произв. фондов	43	49	51
Прочие затраты	16	17	23
Итого:	493	517	593

Проводя анализ данной таблицы, нужно отметить, что наибольшей долей в структуре себестоимости обладает заработная плата с начислениями - 43-45%, затраты на материалы 22 - 30%.Это связано с особенностью рекламного бизнеса, который не является энергоемким, материалоемким и т.д. и на первый план в структуре себестоимости выходит оплата труда работников до 70% (в некоторых случаях).

2.2 Характеристика управления внутрифирменной системой информации на предприятии

Как уже говорилось выше, в зависимости от источника получения информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Рассматривая данное предприятие как систему, отметим, что, на входе предприятие получает из внешней среды материальные, трудовые, финансовые, энергетические, информационные ресурсы. При этом под материальными ресурсами, поступающими в РА «Имидж», понимаются ткань, фурнитура, отделочные материалы и т.д.; под трудовыми ресурсами - кадры, в качестве информационных ресурсов выступают сведения об участниках рынка: потребителях, поставщиках, конкурентах, посредниках.

Для получения информации о потребителях рассматриваемым нами предприятием РА «Имидж» используются различные методы. Отделом маркетинга проводятся регулярные маркетинговые исследования в форме анкет и опросов, изучаются потребительские предпочтения, дается оценка продукции потребителями. Данные анкеты предлагаются к заполнению посетителям РА «Имидж». Как известно, именно через розничную торговлю производитель получает информацию о спросе на товар, являясь наиболее чувствительным индикатором регулирования объемов производства.

Полученная информация поступает в отдел маркетинга и тщательно анализируется с целью получения на выходе маркетинговых планов работы предприятия.

Также информация о потенциальных потребителях поступает из официальных источников информации - статистических органов, средств массовой информации, и т.п. в форме социальных, демографических, экономических, поведенческих и другие показателей. Информация данного вида касается, прежде всего, динамики заработной платы по Новосибирску и области, а также по всем городам, входящим в сеть распространения продукции РА «Имидж», среднедушевого дохода, прожиточного минимума. Данная информация также тщательно анализируется для ориентации на тот или иной сегмент потребительского рынка и установления соответствующей ценовой политики.

Помимо информации о потребительском рынке огромную ценность для предприятия представляет информация о рынке рабочей силы в виде статистических данных, данных, предоставляемых службой занятости г. Новосибирска в ответ на запросы о заполнении вакантных рабочих мест, информация из института легкой промышленности о выпускниках, желающих работать на РА «Имидж».

Информация о конкурентах поступает из отчетов, публикуемых ими (если таковые публикуются) в средствах массовой информации, сети Интернет, статистических органов, рекламно-информационных источников.

Информация от поставщиков поступает в виде прайсов на соответствующие сырье и материалы, услуги, данных об имеющемся ассортименте, а также имеющиеся сертификаты качества, соответствие государственным стандартам

Не менее важной является информация, поступающая из государственных органов власти: налоговой инспекции, городской администрации, касающаяся изменения законодательства, налогообложения и т.д.

От посредников информация поступает в форме отчетов об объемах реализованной продукции и ее ассортименте, а также направлениях реализации, как уже существующих, так и принципиально возможных.

Внутренняя информация.

Прежде всего, необходимо отметить вертикальный характер движения информации на рассматриваемом предприятии. От подчиненных информация поступает непосредственному руководителю в форме отчетов о проделанной работе, выполненным заданиям, планам. От руководителей подчиненным информация поступает в форме распоряжений, приказов, планов, заданий и т.п.

В функциональном отношении имеющуюся информация на РА «Имидж» можно представить в следующем виде.

Информация производственной подсистемы представлена в виде отчетов по выполнению плана, ассортимента, брака и т.п.

Информацию финансовой подсистемы можно представить в виде отчетности: бухгалтерских балансов, отчетов о движении средств, о прибылях и убытках; финансовых планах, данных по заработной плате.

Информация кадровой подсистемы: данные о производительности труда, графики рабочего времени, режимы труда и отдыха.

Важное значение для деятельности всего предприятия имеет информация, касающаяся динамики продаж в общем и по отдельным ассортиментным группам, поступающая от розничных магазинов, оптовиков и от филиалов РА «Имидж» за пределами г. Севастополя.



Рис. 2.2 - Схема информационных потоков

К исходящей информации для рассматриваемого предприятия можно отнести различного рода рекламно-информационные материалы, касающиеся ассортимента выпускаемой продукции и цен, отчеты для налоговой инспекции, статистических органов и т.д.

К исходящей информации также можно отнести сайт РА «Имидж» в сети Интернет, в котором публикуется информация о предприятии, производстве, магазинах, ассортименте и ценах выпускаемой продукции, а также новости компании.

Из внешней среды в отдел маркетинга поступает информация в форме заполненных анкет потребителей выпускаемой продукции - посетителей розничных магазинов. Данная информация перерабатывается отделом маркетинга, делаются соответствующие выводы, которые передаются в отдел развития, основная цель которого - разработка новой продукции, соответствующей запросам потребителей. Оттуда информация поступает в планово-экономический отдел, который при помощи специалистов производственного отдела определяет необходимые ресурсы, просчитывает все затраты, связанные с выпуском данного вида продукции, определяет возможный размер прибыли и рентабельности.

При положительном результате информация поступает в производственный отдел в виде конкретных планов на производство продукции.

Во внешнюю среду поступает готовая продукция с информацией о ее ассортименте, ценах и т.п.

2.3 Совершенствованию процесса передачи и обработки информации в РА «Имидж»

В качестве рекомендаций по устранению проблем, связанных с передачей и обработкой информации в данной организации, на мой взгляд, можно предложить обращать больше внимания не только на вертикальную, но и на горизонтальную направленность передачи информации. Естественно, что данное обстоятельство зависит, прежде всего, от существующей организационной структуры.

Руководству РА «Имидж» необходимо серьезно подумать о переходе к более прогрессивным системам управления, возможно, к управлению по бизнес-процессам.

Относительно процессов следует сказать, что необходимость перехода к управлению по бизнес-процессам находит понимание у высшего руководства организации. Но внедрение тормозится в силу действия разных объективных и субъективных причин. Поэтому в организации сосредоточили основное внимание на существующих функциях. Эти функции реформируются, оптимизируются, дополняются или, наоборот, сокращаются - в общем предприятие пытается извлечь максимум из существующего способа управления.

Между отдельными функциональными подразделениями существуют тесные связи. Хотя эти связи (неформальные процессы) можно считать удовлетворительными, тем не менее, их следовало бы упорядочить, а еще лучше описать и зафиксировать, придать им официальный статус. Это будет первый шаг в процессно-ориентированном направлении.

В общем надо отметить, что положение данного предприятия на рынке постепенно улучшается и для увеличения темпов таких тенденций необходимо использовать все потенциальные силы фирмы, преодолеть ее недостатки, при этом воспользоваться возможностями и избежать угроз внешнего окружения.

Заключение

В ходе выполнения данной работы проанализирована информация как ресурс и продукт системы управления. В заключение сделаем основные выводы.

Информация - это внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

С точки зрения управления, как процесса преобразования информации, информация, прежде всего, представляет собой важность для принятия управленческих решений. Для этого она должна обладать определенными характеристиками (свойствами). Таковыми характеристиками являются:

1) Связь информации и смысла.

2) Ценность конкретной информации для принятия конкретного решения.

3) Целевое назначение информации.

4) Необходимость и достаточность информации для принятия решения.

Ценность информации для принятия решения, кроме того, зависит от способа и скорости ее передачи, своевременности, надежности, затрат на получение, избыточности (увеличения объема информации без увеличения информативности).

Наиболее общим направлением классификации управленческой информации можно считать ее деление по таким признакам как место возникновения, участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления, стабильность, способ отражения.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Во внутрифирменной системе информации используются самые разнообразные виды современной вычислительной техники, базы данных, пакеты прикладных программ и т.п. Повсеместно используется комплексная автоматизированная обработка информации.

В процессе коммуникации происходит обмен информацией между людьми. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы. Существуют также слухи как неформальная информационная система.

Основными элементами коммуникационного процесса являются отправитель, сообщение, канал и получатель; этапами процесса - разработка идеи, кодирование и выбор канала, передача и расшифровка. При этом обратная связь - реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум. Шум - это то, что искажает смысл вследствие языковых различий, различий в восприятии, а также физических взаимодействий.

В качестве рекомендаций по устранению проблем, связанных с передачей и обработкой информации в РА «Имидж», по мнению автора, можно предложить обращать больше внимания не только на вертикальную, но и на горизонтальную направленность передачи информации. Естественно, что данное обстоятельство зависит, прежде всего, от существующей организационной структуры.

Руководству РА «Имидж» необходимо серьезно подумать о переходе к более прогрессивным системам управления, возможно, к управлению по бизнес-процессам.

Список использованных источников

1. Алексеевский, В.С. Введение в специальность «Менеджмент организации»: учеб. пособие / В.С. Алексеевский, Э.М. Коротков. - М.: ЮНИТИ, 2008. - 160 с. - (Профессиональный учебник. Менеджмент).

2. Бабосов, Е.М. Социология управления: учеб. пособие / Е.М. Бабосов. - Минск: Тетра Системс, 2010. - 288 с.

3. Басовский, Л.Е. Менеджмент: учеб. пособие / Л.Е. Басовский. - М.: Инфра-М, 2007. - 215 с. - (Высшее образование).

4. Быченко, Ю.Г. Теория управления: учеб. пособие / Ю.Г. Быченко, Т.М. Быченко. - Саратов: Науч. книга, 2009. - 131 с.

5. Веснин, В.Р. Менеджмент: учебник / В.Р. Веснин. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2008. - 502 с.

6. Веснин, В.Р. Основы менеджмента: учебник / В.Р. Веснин. - М.: Проспект, 2011. - 306 с.

7. Веснин, В.Р. Стратегическое управление: учебник / В.Р. Веснин, В.В. Кафидов. - СПб.: Питер, 2009. - 256 с.

8. Виханский, О.Г. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономисть, 2008. - 669 с. - (Homo Faber).

9. Галенко, В.П. Менеджмент: учебник / В.П. Галенко, А.И. Рахманов, О.А. Страхова. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2008. -221 с.

10. Герчикова, И.Н. Менеджмент: учебник / И.Н. Герчикова. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2007. - 591 с.

11. Гладков, И.С. Менеджмент: учеб. пособие / И.С. Гладков. - 2-е изд. - М.: Бином. Лаборатория знаний, 2006. - 216 с.

12. Глухов, В.В. Менеджмент: учебник / В.В. Глухов. - 3-е изд. - СПб.: Питер, 2009. - 600 с. - (Учебник для вузов).

13. Глухов, В.В. Менеджмент: учебник для вузов / В.В. Глухов. - 3-е изд. - СПб.: Питер, 2008. - 600 с.

14. Гусаров, Ю.В. Менеджмент рекламы: учеб. пособие / Ю.В. Гусаров. - М.: Экономика, 2007. - 527 с.

15. Дафт, Р.Л. Менеджмент: учебник: пер. с англ. / Р.Л. Дафт. - 6-е изд. - СПб.: Питер, 2007. - 829 с. - (Классика МВА).

16. Динес, В.А. Институциональная экономика: Динамика и управление / В.А. Динес, Ю.В. Гусаров, Л.Ф. Гусарова. - Саратов: СГСЭУ, 2007. - 222 с.

17. Иванова, Т.Ю. Теория организации: краткий курс / Т.Ю. Иванова, В.И. Приходько. - СПб.: Питер, 2009. - 268 с.

18. Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента: учеб. пособие/ Н.И. Кабушкин. - 10-е изд., стер. - М.: Новое знание, 2007. - 366 с.

19. Казанцев, А.К. Практический менеджмент: в деловых играх, хозяйственных ситуациях, задачах и тестах: учеб. пособие / А.К. Казанцев, В.И. Подлесных, Л.С. Серова. - М.: Инфра-М, 2011. - 365 с. - (Высшее образование).

20. Казначевская, Г.Б. Менеджмент: учеб. пособие для вузов / Г.Б. Казначевская. - Изд. 4-е. - Ростов н / Д: Феникс, 2008. - 379 с. - (Высшее образование).