Документационное обеспечение управления на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Уральский Государственный Университет имени А.М. Горького

Исторический факультет

Кафедра архивоведения и истории государственного управления

Курсовая работа

Документационное обеспечение управления на предприятии

(на примере ОАО "Газпром нефть")

Курсовая работа

студентки 1 курса

Музафаровой Яны Ильясовны

Научный руководитель:

старший преподаватель

Суровцева Инна Анатольевна

Екатеринбург 2011

Оглавление

Введение

Глава 1. Основные направления деятельности ОАО "Газпром нефть"

1.1 Организационная структура и история развития

1.2 Управление

1.3 Функции

Глава 2. Служба документационного обеспечения управления

Список использованной литературы и источников

Введение

Актуальность темы курсовой работы связана с тем, что правильное и полное документационное оформление дел имеет большое практическое значение. Работа основана на документах, отражающих фактическое состояние делопроизводства в ОАО "Газпром нефть". Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающим эффективность его деятельности.

Историографию по теме исследования можно разделить на 2 основные части:

1. Работы, посвященные организации работы с документами на предприятии:

ь М.В. Ларин изучает вопросы организационной работы с документами в учреждениях, в том числе и в электронном виде.

ь Т.В. Кузнецова занимается изучением документоведения, истории и организации государственного делопроизводства, а также оргпроектированием служб документационного обеспечения управления.

ь Н.А. Храмцовская является специалистом в области управления документами, стандартизации и информационной безопасности

ь В.Ф. Янковая в своих трудах освещает вопросы организации и совершенствования ДОУ, является консультантом по вопросам организации и совершенствования документационного обеспечения управления множества компаний, в т.ч. ОАО "Газпром"

ь А.Ю. Чуковенков занимается изучением теории документоведения, специалист в сфере стандартизации

2. Исследования, освещающие основные направления деятельности ОАО "Газпром - нефть".

ь Журнал "Нефтегазовая вертикаль" базируется на глубоком самостоятельном анализе массива документов, фактов, статистических материалов, доскональном изучении сути процессов и тенденций. Публикации ориентированы на поиск оптимальных решений в развитии нефтегазового комплекса страны с точки зрения геополитических, экономических, научно-технических и экологических приоритетов государства.

ь Журнал "Сибирская нефть" является корпоративным журналом ОАО "Газпром нефть". Функция издания состоит не только в том, чтобы сообщать новости либо отраслевую аналитику, но и в создании информационной площадки, позволяющей сотрудникам компании высказывать свои идеи, сообщать о внутренних проблемах, анализировать текущие процессы.

ь Журнал "Газпром", в котором публикуются уникальные аналитические материалы деятельности, стратегии, планах крупнейшей российской компании, интервью ее топ-менеджеров и руководителей дочерних предприятий.

3. Источниковая база курсовой работы состоит из следующих групп:

1. Нормативно-правовые документы

1.1. Согласно ФЗ РФ "Об Акционерных обществах" прописаны: место хранения архивных документов, необходимость наличия собственных бланков, печатей, эмблемы, порядок работы руководства с определёнными видами документов (какие документы имеет право подписывать только руководитель).

1.2. Согласно ФЗ РФ "Об Электронной Цифровой Подписи" утверждаются: правовое регулирование отношений в области ЭЦП, основные понятия, условия использования ЭЦП, срок и порядок хранения сертификата ключа подписи, удостоверяющие центры.

1.3. ФЗ РФ "О персональных данных" регламентирует: принципы обработки персональных данных, условия их обработки, контроль за обработкой персональных данных, меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, права субъекта персональных данных и обязанности оператора

1.4. ГК РФ регламентирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность; права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации - интеллектуальные права и право собственности, виды лицензионных договоров, устанавливает порядок возникновения и действия исключительного права

1.5. КОАП РФ устанавливает административную ответственность в области связи, информации и установленного порядка управления

2. Нормативно - методические документы

2.1. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения утверждает организацию проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение; индивидуальный для каждого вида организации состав отбираемых документов

3. ГОСТы, классификатор

3.1. ГОСТ Р 51141-98 определяет основные термины и понятия, применяемые в сфере делопроизводства и архивного дела.

3.2. ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Устанавливает правила оформления управленческих документов в органах государства, местного самоуправления и организациях, независимо от их организационно-правовой формы.

4. Локальные нормативные акты, инструкции по делопроизводству

4.1. СТО Газпром 1.0-2005 регламентирует порядок проведения работ по стандартизации.

4.2. СТО Газпром 2-3.5-032-2005 заменяет Руководство по организации и проведению отраслевого контроля за технологическими объектами Единой системы газоснабжения РАО "Газпром", издания 1996г.

4.3. СТО Газпром 7-2005 включает классификацию и рекомендуемые структуры экологического управления, а также функции управления, их распределение по подразделениям, полномочия и ответственность в их реализации

4.4. Устав ОАО "Газпром нефть" регламентирует: название и место нахождения общества, его юридический статус, ответственность, деятельность дочерних предприятий и филиалов, основные цели и виды деятельности Общества, уставной капитал, акции, облигации и иные ценные бумаги, права и обязанности членов общества и многое другое.

4.5. Устав ОАО "Газпром" закрепляет: наименование и место нахождения Общества, цели, задачи и предмет его деятельности, правовой статус Общества, условный капитал, акции, облигации и другие ценные бумаги, фонды и чистые активы общества и др.

Цель работы - проанализировать организацию делопроизводства в ОАО "Газпром нефть". Для достижения поставленной цели в работе были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть историю, организационную структуру, функции и управление в ОАО "Газпром нефть"

2. Осветить организацию работы с документами в ОАО "Газпром нефть"

Объект исследования - ОАО "Газпром нефть".

Предмет исследования - документационное обеспечение управления

В ОАО "Газпром нефть".

Хронологические рамки курсовой работы охватывают с 1992 по 2010 гг., с момента создания общества.

Территориальные границы курсовой - Российская Федерация, тем не менее, ОАО "Газпром - нефть" распространяет свою деятельность и за пределы России.

Цель и задачи обусловили структуру курсовой работы. Она состоит из введения, двух глав, построенных по логическому принципу, и заключения. В первой из глав рассматривается краткая история ОАО "Газпром нефть", организационная структура управления, функции, схема управления. Во второй освещается организация работы службы ДОУ:

· Нормативная основа деятельности

· Организация управления

· Итоги деятельности

В заключении приводится обобщение авторским выводам.

Глава 1. Основные направления деятельности

1.1 Организационная структура и история развития

История.

В 1990-х годах после обретения суверенитета многие отрасли экономики были приватизированы. Этот процесс активно затронул и нефтегазовую промышленность России.

В 1995 году в соответствии с Указом Президента РФ было создано ОАО "Сибирская нефтяная компания". Учредителем Общества выступило государство, передав в уставной капитал холдинга государственные пакеты акций крупнейших нефтяных предприятий страны: ОАО "Ноябрьскнефтегаз", ОАО "Ноябрьскнефтегазгеофизика", ОАО "Омский нефтеперерабатывающий завод" и ОАО "Омскнефтепродукт".

В 1996-1997 годах в целях развития рыночной экономики правительством РФ был реализован план приватизации "Сибнефти". В 1996 году частные инвесторы приобрели на аукционах 49% акционерного капитала "Сибнефти". В 1997 году, в рамках правительственной программы "Акции за кредиты", на аукционе по продаже государственной доли "Сибнефти" победила "Финансовая нефтяная компания".

Период с 1998 по 2004 год: хорошая ресурсная база, эффективные мощности по переработке сырья и профессиональное руководство определили высокие темпы развития компании. Руководство "Сибнефти" проделало значительную работу по модернизации производства, внедрению современных технологий и оптимизации бизнес-процессов. Благодаря реализации активной политики по наращиванию активов была значительно расширена география добычи (Томская, Омская области, Чукотский АО) и сбытовая сеть в регионах России (Свердловская область, Тюменская область, Красноярский край, Санкт-Петербург, Москва). Среди крупнейших приобретений компании в этот период - покупка 49,9% акций ОАО "НГК "Славнефть", ведущей добычу нефти и газа на территории Западной Сибири и Красноярского края.

В 2005 году контрольный пакет акций ОАО "Сибнефть" (75,68%) был приобретен Группой "Газпром". 13 мая 2006 г. Компания была переименована в Открытое акционерное общество "Газпром нефть". На первый план в развитии Компании вышли стратегические задачи завоевания позиций глобальной компании, обладающей регионально диверсифицированным пакетом активов по всей цепочке создания стоимости.

Уже в 2006 году "Газпром нефть" вышла на розничный рынок Средней Азии, учредив дочернее общество "Газпром нефть Азия", реализующее нефтепродукты Компании в Кыргызстане, Таджикистане и Казахстане. В этом же году компания впервые приняла участие в международных проектах государственного значения, выступив в качестве акционера проекта строительства трансбалканского нефтепровода Бургас-Александруполис в партнерстве с ОАО "НК "Роснефть" и ОАО "АК "Транснефть".

2007 год. В структуре компании созданы бизнес-единицы по отдельным направлениям деятельности: "Газпромнефть-Нефтесервис", "Газпромнефть Марин Бункер", "Газпромнефть - смазочные материалы" и "Газпромнефть-Аэро". В целях дальнейшего расширения ресурсной базы в декабре 2007 года "Газпром нефть" приобрела 50% акций компании "Томскнефть", осуществляющей добычу нефти и газа на территории Томской области и Ханты-Мансийского автономного округа.

В 2008 году ОАО "Газпром нефть", ОАО "Роснефть", ОАО "Лукойл", ТНК-ВР и ОАО "Сургутнефтегаз" подписали Меморандум о взаимопонимании, который предусматривает сотрудничество и совместное участие в проектах в Венесуэле и на Кубе в рамках "Национального нефтяного консорциума".

За 2009 год "Газпром нефть" наращивает ресурсную базу за счет приобретения новых активов: компании "Нефтяная индустрия Сербии" (NIS) и контрольного пакета акций Sibir Energy, увеличив долю владения Московским нефтеперерабатывающим заводом и получив доступ к разработке Салымских месторождений. В апреле 2009 года Компания закрыла сделку по приобретению у Chevron Global Energy завода по производству масел и смазок Chevron Italia S.p.A. в городе Бари (Италия). В рамках расширения международного партнерства "Газпром нефть" подписывает меморандум о сотрудничестве с Национальной иранской нефтяной компанией (NIOC) в области разработки месторождений Азар и Шангуле. Значительным событием в жизни Компании становится запуск масштабной программы ребрендинга сети АЗС "Газпромнефть".

Организационная структура

На сегодняшний день "Газпром нефть" является одной из крупнейших и быстрорастущих нефтегазовых компаний России.

Основными направлениями деятельности Компании являются разведка, разработка, добыча и реализация нефти и газа, а также производство и сбыт нефтепродуктов. "Газпром нефть" осуществляет свою деятельность в крупнейших нефтегазоносных регионах России: Ханты-Мансийском и Ямало-Ненецком автономных округах, Томской и Омской областях. Основные перерабатывающие мощности компании находятся в Омской, Московской и Ярославской областях.

Доказанные запасы углеводородов "Газпром нефти" превышают 1,1 млрд. тонн нефтяного эквивалента, что ставит ее в один ряд с двадцатью крупнейшими нефтяными компаниями мира. Ресурсная база "Газпром нефти" ежегодно увеличивается за счет приобретения новых активов в России и за рубежом.

В состав группы "Газпром нефть" входят более 40 нефтедобывающих, нефтеперерабатывающих и сбытовых предприятий из 18 регионов РФ и стран ближнего зарубежья, объединенных по принципу вертикальной интеграции. (см. приложение 1) Компания перерабатывает более 60 % добываемой нефти, демонстрируя лучшее в отрасли соотношение добычи и переработки. (см. приложение 5)

Продукция "Газпром нефти" экспортируется в 48 стран мира и реализуется на всей территории РФ через разветвленную сеть собственных сбытовых предприятий. В настоящее время сеть действующих АЗС Компании (собственные, арендованные и франчайзинговые) насчитывает более 1500 автозаправочных станций в России, странах СНГ и Европы. (см. приложение 1)

По итогам 2009 года "Газпром нефть" входит в пятерку ведущих российских нефтяных компаний по объемам добычи и переработки нефти, а также сбыта нефтепродуктов. (см. приложение 2).

1.2 Управление

Система управления компании "Газпром нефть" строится в соответствии с действующим российским законодательством, Уставом и внутренними документами Компании, а также положениями Кодекса корпоративного поведения, рекомендованного к применению Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг.

Высшим органом управления ОАО "Газпром нефть" является Общее собрание акционеров, в функции которого входит формирование Совета директоров, избрание Ревизионной комиссии, утверждение аудитора, утверждение годового отчета и годовой бухгалтерской отчетности, распределение прибыли, в том числе выплата (объявление) дивидендов. В настоящее время аудитором Компании является Pricewaterhouse Coopers. В дополнение к внешнему аудиту, контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Компании на предмет соответствия действующему законодательству, Уставу и внутренним документам Компании осуществляет Ревизионная комиссия.

Совет директоров курирует общее руководство деятельностью Компании. Основными задачами Совета директоров являются: определение приоритетных направлений деятельности и стратегии развития Компании, направленной на повышение ее капитализации и инвестиционной привлекательности, утверждение перспективных планов и основных программ деятельности Компании, определение принципов распоряжения активами и обеспечение эффективной системы контроля за результатами финансово-хозяйственной деятельности.

В целях предварительного рассмотрения и углубленной проработки наиболее важных вопросов, при Совете директоров сформированы два комитета.

Комитет по кадрам и вознаграждениям содействует Совету директоров в осуществлении контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Компании; процессом подготовки и предоставления финансовой и иной отчетности; ее полнотой и достоверностью; созданием и эффективным функционированием систем внутреннего контроля и управления рисками; обеспечением конструктивной коммуникации с внешним аудитором, органами контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Компании, подразделениями внутреннего аудита Компании; соблюдением Компанией норм действующего законодательства и утвержденных внутренних документов.

Комитет по кадрам и вознаграждениям содействует в рассмотрении вопросов корпоративного управления, кадровой политики и социальной сферы.

Текущее руководство деятельностью Компании возлагается на исполнительные органы, являющиеся ключевым звеном структуры корпоративного управления: генерального директора (единоличный исполнительный орган) и Правление (коллегиальный исполнительный орган). Исполнительные органы обеспечивают ежедневную оперативную работу Компании в соответствии с принятым финансово-хозяйственным планом и эффективное и своевременное исполнение решений Общего собрания акционеров и Совета директоров.(см.приложение 3).

В настоящее время председателем Совета директоров является Миллер Алексей Борисович, его заместителем - Голубев Валерий Александрович, Генеральным директором - Дюков Александр Валерьевич.

Основной нормативный документ общества - устав.(2007 год; последние изменения - 2010) В нём закреплены: бланк организации, её эмблема, документы, которые должен подписывать только Генеральный директор, документы, создаваемые в ходе собрания акционеров, место хранения документов и др. Также немаловажны такие учредительные документы, как Положение о правлении (2007), в котором закреплены задачи, права и обязанности Правления, его компетенция, состав Правления, срок полномочий его членов, план работы Правления, порядок созыва и порядок оформления его решений; Положение о Генеральном директоре, где прописаны основные задачи, компетенция, права и обязанности, ответственность Генерального директора, его взаимоотношения с другими органами Общества.

1.3 Функции

ОАО "Газпром нефть" - это дочерняя компания ОАО "Газпром", деятельность которой направлена на надежное обеспечение нефтью и нефтепродуктами отечественных и зарубежных потребителей, внедрение высокопроизводительных технологий добычи и переработки, позволяющих повышать эффективность деятельности и усиливать конкурентные позиции, как на российском, так и на мировом рынках.

Политика Компании - создавать максимальную стоимость для акционеров, активно участвуя в развитии регионов, обладая высокой социальной и экологической ответственностью.

Стратегия развития ОАО "Газпром нефть" до 2020 года определяет основные принципы, цели, направления и ожидаемые результаты деятельности ОАО "Газпром нефть", включая дочерние и зависимые общества.

В 2009 году Советом директоров Компании были утверждены Стратегия развития Блока разведки и добычи до 2020 г., Стратегия нефтепереработки до 2020 г. и Стратегия сбыта нефтепродуктов до 2020 г. В 2010 году Компания продолжила внедрять системный подход к формированию концепции стратегического развития. С целью координации действий менеджмента по управлению Компанией на всех уровнях и по всем направлениям планируется постепенный переход на интегрированную систему разработки долгосрочной стратегии и защиты среднесрочных бизнес-планов.

Для реализации инвестиционных проектов, направленных на достижение стратегических целей до 2020 года, сформирована инвестиционная программа в объеме 80 млрд. долларов США (с учетом инвестиций 100% дочерних предприятий и предприятий с долевым участием пропорционально доле ОАО "Газпром нефть").

Также одним из ключевых инструментов успешного развития является создание совместных предприятий путем объединения активов с международными нефтяными компаниями. Это позволит, помимо решения задач финансирования и разделения рисков, использовать передовые технологии и опыт партнера при реализации масштабных проектов.

Масштабное развитие бизнеса призвано обеспечить "Газпром нефти" самый высокий совокупный доход для акционеров среди нефтяных компаний РФ при сохранении места в тройке лидеров по эффективности среди ВИНК РФ.

Реализация намеченных планов позволит ОАО "Газпром нефть" стать Международной нефтегазовой компанией, обладающей регионально диверсифицированным портфелем активов по всей цепочке создания стоимости и достойно конкурировать на глобальных энергетических рынках мира.

В качестве основных задач на 2010-2011 год была определена актуализация стратегий по отдельным направлениям бизнеса; улучшение управляемости бизнес-процессов; повышение эффективности работы с истощенной ресурсной базой. Было запланировано продолжение реализации масштабных проектов по подготовке к разработке Мессояхских месторождений и Новопортовского месторождения на севере ЯНАО, а также по развитию Компании за рубежом. Часть задач, которые Компания начала решать во втором полугодии 2009 года, являются актуальными и поныне. Одна из важнейших - оптимизация бизнес-процессов и сокращение затрат.

По итогам 2009 г. "Газпром нефть" является 5-й крупнейшей компанией в России по объемам добычи нефти среди нефтяных компаний.

После снижения добычи нефти в РФ в 2008 году (впервые за много лет) 2009 год характеризовался восстановлением роста добычи, причем в течение года уровень суточной добычи вырос до рекордной в постсоветское время величины. По отношению к 2008 г. суточная добыча нефти увеличилась на 1,5% до 9,9 млн. барр. в сутки. Общий объем добычи в России увеличился на 1,2% до 494 млн. тонн.

Рост добычи в 2009 году был обеспечен запуском сразу нескольких месторождений крупных российских нефтяных холдингов, а также выходом на круглогодичную эксплуатацию оффшорного проекта "Сахалин-2".

Наибольший рост собственной добычи в России в 2009 году зафиксировали компании "Роснефть", "Лукойл" и "ТНК-ВР", в среднем, на 2,4%. Все три компании запустили крупные новые проекты в добыче, которые и способствовали росту. Наибольшее снижение собственной добычи в России отмечается у компаний "Сургутнефтегаз" (-3,1%) и "Славнефть" (-3,2%).

Общая консолидированная добыча нефти "Газпром нефти" в 2009 году увеличилась на 2,8% до 47,6 млн. тонн, главным образом, за счет приобретения в середине 2009 года компании "Сибирь Энерджи". Добыча же газа в России в 2009 году существенно сократилась. Главным образом, за счет снижения добычи "Газпрома" из-за падения уровня потребления газа в Европе и роста конкуренции со стороны других производителей газа на внешних рынках. По отношению к 2008 г. добыча "Газпрома" сократилась на 16% до 462 млрд. куб. м. Добыча газа в целом в России снизилась на 10% до 596 млрд. куб. м. (см.приложение 4)

Переработка нефти в РФ стабильно росла на протяжении последних нескольких лет до 2009 г. В 2009 г. объем переработки в России практически не изменился относительно 2008 года, и составил 236 млн. тонн. Отсутствие роста объемов переработки в России в 2009 году явилось следствием того, что в первой половине 2009 чистый доход большинства российских нефтеперерабатывающих заводов был ниже, чем чистый доход от экспорта сырой нефти, что привело к некоторому снижению объемов переработки за указанный период.

По итогам 2009 г. "Газпром нефть" увеличила свою долю в общем объеме переработки в РФ с 12% до 13,2% и заняла третье место среди российских нефтяных компаний, в основном за счет увеличения эффективной доли в Московском НПЗ с середины 2009 года после консолидации деятельности приобретенной в июне 2009 года компании "Сибирь Энерджи". За пределами России с февраля 2009 года в консолидацию "Газпром нефти" стали включаться объемы переработки сербской "НИС". Общая консолидированная переработка Компании за полный 2009 год в России и за рубежом составила 33,4 млн. (см.приложение 5).

Экспорт российской нефти в страны дальнего зарубежья в 2009 г. составил 211,9 млн. тонн (4,3 млн. баррелей в сутки), что на 0,9% выше показателя 2008 г.

Россия в 2009 году сократила на 1% экспорт в страны ближнего зарубежья - до 34,1 млн. тонн. Объем поставок на Украину увеличился по сравнению с 2008 г. на 5,2% и составил 6,3 млн. тонн. Поставки российского сырья в Казахстан сократились на 11,4% и составили 6,3 млн. тонн. Экспорт нефти в Белоруссию в 2009 году вырос по сравнению с аналогичным показателем 2008 года на 0,7% и достиг 21,4 млн. тонн.

Физические объемы экспорта нефтепродуктов в 2009 г. увеличились на 7,1%, в том числе: бензина - на 8%, дизельного топлива - на 9,7%, реактивного топлива - на 96%.

Нефтяная компания "Роснефть" по системе АК "Транснефть" поставила в дальнее зарубежье за 2009 г. 48,4 млн. тонн нефти, "Лукойл" - 24,9 млн. тонн, "Сургутнефтегаз" - 27,1 млн. тонн, "ТНК-ВР" - 33,8 млн. тонн, "Татнефть" - 15,9 млн. тонн, "Газпром нефть" - 14,7 млн. тонн.

Доля экспорта нефти компанией "Газпром нефть" в общем объеме экспорта российской нефти в дальнее зарубежье в 2009 г. изменилась относительно 2008 г. незначительно (+3,4%), главным образом, за счет пропорционального увеличения добычи и переработки внутри России вследствие приобретения компании "Сибирь Энерджи". (см.приложение 6).

Глава 2. Служба документационного обеспечения управления

На предприятии ОАО "Газпром нефть" утверждены правила документооборота, устанавливающие принятую классификацию документов, регламентирующие порядок хранения и уничтожения документов, а также устанавливающие основные правила пользования электронной почтой.

В соответствии с данными правилами документооборота документы на предприятии распределяются на четыре основные группы: для ограниченного пользования, личные и конфиденциальные, конфиденциальные и прочие.

К документам для ограниченного пользования относится особо важная информация, хранение которой должно контролироваться. Несанкционированное раскрытие данной информации может нанести непоправимый вред компании. В соответствии с этим передача такой информации осуществляется только при наличии официального разрешения на передачу, доставку или вскрытие документов. На территории компании осуществляется передача с посыльным. Внутренние и внешние рассылки упаковываются в запечатанный конверт, внутри которого наносится маркировка "для ограниченного доступа" и заметка "лично в руки". При электронной коммуникации тщательно контролируется доступ к системе и паролю. Хранение таких документов обязательно в недоступном месте.

К личным и конфиденциальным документам относится информация, которая принадлежит одному человеку. Несанционированное раскрытие ее может значительным образом изменить отношения со служащими клиентами, или компанией в целом. Ограничения на эту информацию применяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

К конфиденциальным документам относится информация, которая является важной для бизнеса компании и составляет собственность компании. Включает информацию о коммерческих клиентах, поставщиках, дилерах и продавцах. Несанкционированное раскрытие ее может повлечь негативные последствия для компании, деловых отношений, коммерческих клиентов, дилеров или продавцов. Доступ к такой информации осуществляется только по деловой необходимости при обязательном предупреждении об ответственности за документ. Необходимо разрешение на раскрытие информации для других лиц. Необходимо подходить с осторожностью к использованию общих принтеров.

К прочим документам относится информация, которая не требует особого хранения. Несанкционированное раскрытие практически не отражается на делах компании. Доступ к такой информации имеется у всех служащих, однако требуется наличие производственной необходимости. При передаче такой информации требуется разрешение руководства на обнародование информации в соответствии с принципами компании и авторского права.

При хранении документов в компании приняты следующие правила.

По степени важности документы делятся на три категории, для каждой из которых сформированы собственные требования к организации хранения.

К первой категории относятся документы, крайне необходимые для ведения дел компании или важные для ознакомления с ее прошлым. Их потеря повлияет на финансы компании, связи с общественностью, отношения со служащими, акционерами, клиентами или поставщиками; документы также могут быть запрошены по юридическому, законодательному или экологическому требованию.

Ко второй категории относятся документы, имеющие определенный период хранения и важные для совершения ежедневных операций, они могут быть конфиденциальными.

К третьей категории относятся документы, не требующие особого хранения. Их отсутствие не повлияет на работу компании. Они не являются важными для ознакомления с прошлым компании, не являются конфиденциальными, не затрагивают вопросы частного характера. Не имеют особой важности для выполнения ежедневных операций.

Наивысшие требования к организации хранения предъявляются к хранению документов первой категории, в соответствии с которыми:

- доступ к этим документам должен быть строго ограничен;

- необходимо контролировать температуру и влажность в помещении с хранящимися документами;

- система с документами должна иметь резервную копию, которая может быть необходима при восстановлении потерянной информации.

Также разработаны общие требования к хранению документов первой и второй категории, которые соответствуют общепринятым и законодательно установленным требованиям к хранению документов.

Для документов третьей категории никаких требований к хранению не установлено.

Для успешного ведения дел необходимо, чтобы документы создавались, использовались и уничтожались в соответствии с Уставом Компании. Уничтожение документов является необходимым, и должно осуществляться разумно, следуя всем нормативным указаниям. Неаккуратное уничтожение документов может повлечь за собой раскрытие конфиденциальной информации.

В соответствии с этими принципами в ОАО "Газпром нефть" разработана политика уничтожения документов, основные принципы которой изложены ниже.

Уничтожение какого-либо документа обязательно должно сопровождаться удалением его копии. Как определено в Корпоративном Руководстве Безопасности, есть три категории документов, которые требуют особого внимания при их создании, использовании и уничтожении: с ограниченным доступом, личные и конфиденциальные и конфиденциальные. Документы такого рода удаляются так, чтобы их восстановление было невозможным.

В основе организации контроля исполнения служебных документов в ОАО "Газпром нефть" лежат принципы:

- заблаговременности;

- объективности: важно, чтобы контроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;

- открытости: подчиненные должны знать, что, как, и по каким решениям контролируют; о результатах контроля надо уведомлять подчиненного;

- системности: контроль должен касаться каждого участка работы, а не только предпочтительных, по мнению начальства;

- индивидуального подхода.

Игнорирование перечисленных принципов контроля приводит к снижению результатов работы органов предприятия, его аппарата.

Основными задачами, которые решает контроль в системе управленческой деятельности, являются повышение ответственности должностных лиц и эффективности управления и эффективное использование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам.

В практической деятельности предприятия применяется два метода контроля: внутренний и внешний контроль.

Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов.

Каждую неделю в понедельник от контрольно-аналитического управления приходит информация с указанием документов, срок которых истекает через неделю.

В случае неисполнения документа, стоящего на контроле в Администрации предприятия в срок, и непредставления при этом в адрес контрольно-аналитического управления обоснования со стороны предприятия данный вопрос выносится на рассмотрение губернатора области.

Внутренний контроль в ОАО "Газпром нефть", проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений осуществляет канцелярия предприятия. Также на предприятии издан Приказ о совершенствовании организации контроля в ОАО "Газпром нефть", в котором назначается ответственный за организацию контроля на предприятии, а также даются указания начальникам структурных подразделений о принятии мер по совершенствованию контрольной работы на предприятии ОАО "Газпром нефть".

Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:

- контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценку правильности и полноты решения поставленного вопроса. В ОАО "Газпром нефть" такую оценку дает директор либо по его поручению заместитель директора. Если директор согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, если же данное решение его не устраивает, то документ возвращается исполнителю на доработку;

- контроль соответствия документов требованиям ГОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как сотрудниками канцелярии, так и ответственными исполнителями самостоятельно;

- контроль исполнения документов в установленные сроки. Данный вид контроля осуществляет канцелярия ОАО "Газпром нефть".

В ОАО "Газпром нефть" обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.

Директором утвержден перечень документов, подлежащих контролю.

При постановке документа на контроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль", и указывается дата истечения срока исполнения данного документа.

Каждую неделю работники канцелярии распечатывают отчет о выполнении контрольных поручений в подразделениях Учреждения, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.

Все поручения исполняются в указанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указан, то ставятся типовые сроки, установленные законодательными и другими актами.

Если в тексте поручения содержится указание "Срочно", то документы исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "Оперативно".

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и о причинах отсрочки, причем не позднее чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.

Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока.

Канцелярия несет полную ответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Если исполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, заведующий канцелярией пишет служебную записку на имя директора с указанием нарушения.

Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа также проставляется в журнале и контроль снимается.

Канцелярия обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим управлением Администрации.

Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность деятельности предприятия.

Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.

документационный управление делопроизводство

Список использованной литературы и источников

1. Газпром. Годовой отчет за 2010 г.

2. Проблемы и перспективы корпоративного управления

3. ОАО "Газпром" / Б. Кузьмин, Л. Воробьева, О. Воробьева// Вопросы экономики. - 2007. - №4. - С. 97 - 112

4. Российская газовая энциклопедия, М.2001

5. Золотарев В.А., Соколова А.М., Янович М.В Нефть и безопасность России, М.2007

6. Панюшкин В., Зыгарь М. Газпром. Новое русское оружие, Захаров 2008

7. Безопасность в нефтегазовом комплексе 2009, №1 спец-выпуск Нефть России

8. Кондратьев В.Б., Адно Ю.Л. Минерально-сырьевые ресурсы и экономическое развитие России 2010

9. Итоги 2003 г. по материалам годового отчета//Нефтегазовая вертикаль. 2004. №12. с. 56-84.

10. Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002.

11. www.gazprom.ru

12. www.gazprom-neft.ru

Размещено на Allbest.ru