Бронирование осуществляется на основании письменной или устной заявки. Устное бронирование:

Узнать:

1. На какую дату

2. Сколько человек следует разместить,

3. На какой срок,

4. Какая ценовая категория устроит.

· Проверить наличие свободных мест по заявке.

· Сообщить стоимость брони.

· Если все устраивает спросить:

1. Фамилию, контактный телефон, если гость не против.

a. Время приезда-выезда, предупредить о раннем заезде (с 0-00 до 6-00 50% от стоимости номера)

b. о возможности заехать в свой номер до расчетного часа только при наличии свободных мест

2. Курит или нет

3. До какого часа держать бронь.

· Сделать резервирование в программе с указанием всех вышеперечисленных пожеланий.

· В карточке резервирования будет присвоен внутренний номер каждой заявке

· открыть журнал заявок на бронирование на странице с датой заезда

· Присвоить заявке номер: (внутренний номер), поставить дату, когда сделано резервирование

· Записать в программе фамилия того, кто приедет. Удобно найти по фамилии и внутреннему номеру.

· Записать в журнал.

1. Написать номер заявки (внутренний номер),

2. Записать фамилию звонившего,

3. фамилию того кто приедет

4. Во сколько приедет

5. Категорию и количество номеров

6. Написать кто сделал бронь.

7. Примечание (особые пожелания).

· Назвать номер заявки звонившему (внутренний номер): Ваша заявка № х, на фамилию Y, мы Вас ждем такого-то числа и повторить о правилах заезда (о возможности заехать в свой номер до расчетного часа только при наличии свободных мест, о раннем заезде) .

· О том, что необходимо иметь паспорт

· Для получения счет фактуры необходимо иметь доверенность от компании

Бронирование по факсу, через Интернет, по электронной почте:

В заявке должно быть прописано:

1. Дата и время заезда, дата и время выезда.

2. Категория номера, количество, курящие не курящие.

3. Фамилии заезжающих,

4. На фирменном бланке: Название и реквизиты организации (юридическое название, ИНН, КПП, р/счет, подпись директора, главного бухгалтера и печать

5. Способ оплаты

· Проверить наличие свободных мест по заявке.

· Сделать резервирование в программе.

· Записать в программе название компании, номер в каждом отдельном номере присваивается автоматически.

· открыть журнал заявок на бронирование на странице с датой заезда

· Присвоить заявке номер: (внутренний номер), поставить дату, когда сделано резервирование

· Записать в журнал.

1. Дата, когда сделано резервирование.

2. Написать номер (внутренний номер), если количество заезжающих больше одного, внутренних номеров может быть несколько.

3. Записать фамилию ответственного за бронь лица

4. название компании

5. фамилию того, кто приедет

6. Во сколько приедет (если есть возможность подтверждать ранний заезд)

7. Категорию и количество номеров

8. Написать: кто сделал бронь.

9. Способ оплаты

10. Примечание (особые пожелания)

· На заявке поставить соответствующие штампы.

· Не допускается оплата по безналичному расчету если заезд произойдет ранее чем через 3 дня. (к моменту заезда гостя деньги должны быть на счету гостиницы).

· Исключения возможны при наличии договора с бронирующей организацией или при личном распоряжении директора гостиницы.

· Обсчитать стоимость заявки с учетом, если планируется поздний выезд, прибавляется половину суток или почасовая оплата.

НАПРИМЕР: нужно 3 стандартных номера на 2 суток и поздний выезд.

· Стоимость такого заказа составит 29 625-00 руб.

· Выставить счет на оплату

· Составить подтверждение (ставятся штампы на заявке)

· Если есть возможность подтвердить ранний заезд, то подтверждаем и выставляем по без наличному расчету), в противном случае если гость приедет ночью, то ранний заезд берется за наличный расчет и об этом необходимо предупредить бронирующую организацию.

· В подтверждении должно быть указано:

· НОМЕР БРОНИ (один или несколько внутренних номеров)

· Дата и время заезда

· Сообщение о раннем заезде (см. выше)

· О возможности заехать в свой номер до расчетного часа только при наличии свободных мест, кроме подтвержденного раннего заезда.

· Бесплатные и платные услуги

· условия питания (завтрак, ужин, изменение тарифа)

· Для физических лиц о том, что заявка аннулируется при не заезде гостя в указанный период времени.

· Для юридических лиц о том, что при опоздании на сутки оплачивается простой номера (стоимость номера за сутки).

· Отправленное подтверждение, счет, заявку от гостей, подтверждение об отправке факса следует сохранять до приезда гостя.

· Все отработанные заявки передаются менеджеру по работе с корпоративными клиентами.

Все вышеперечисленное является стандартом нашего предприятия, знайте и соблюдайте его!

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

от 01 июня 2014

к стандарту №СТ-013 от 1 ноября 2013 года

В связи со вступлением в силу ФЗ №15 от 23февраля 2013 года « Об охране здоровья граждан от воздействия окружающего табачного дыма и последствий потребления табака»:

- При бронировании номеров сообщать гостям о том, что в гостинице не курят.

- Специальное место для курения находится на улице справа от выхода из отеля.

Все вышеперечисленное является стандартом нашего предприятия, знайте и соблюдайте его!



Приложение Г. Услуга визовая услуга

УТВЕРЖДАЮ

Директор ГК «НИКОЛЬ»

Стандартное описание операционной процедуры № Р-015

Предоставление услуги «Визовая поддержка»

Департамент: Служба приема размещения.

Цель: Исключение недоработок и ошибок при предоставлении услуги..

Контролируемые параметры ожидаемого результата: быстрота и точность оформления визовой поддержки

Формы контроля: Финансовый контроль.

Ответственные: Служба приема и размещения.

Оборудование и инвентарь: нет

Дополнительные ресурсы: бланки

Общая информация: нет

Фотографии (если применимо) не применимо

Текстовое описание процедуры: пошаговое описание процедуры

При поступлении вопроса от иностранного гражданина по телефону, факсу, электронной почте: оказываем ли мы визовую поддержку, администратор отвечает: да, мы оказываем визовую поддержку для получения туристической визы (оформлении туристического ваучера) при условии проживания в нашей гостинице от одних суток.

Для того Вам необходимо: прислать в свободной форме запрос/заявку на проживание и оказание услуги с гарантией оплаты.

Для подтверждения:

- безналичной оплаты высылается гарантийное письмо на бланке организации с печатью организации, подписью директора, главного бухгалтера,

-при оплате кредитной картой высылается копия кредитной карты с обеих сторон (хорошая разборчивая копия),

- при оплате наличкой - оплачивают представители гостя у стойки администратора.

Оплата взимается в размере: стоимость суток проживания + 1 500 -00 рублей (если в течение 3-х рабочих дней), либо + 2000-00 рублей за визовую поддержку в течение 3-х часов.

Важно! Только в рабочие дни пн-пт., в рабочее время с 9-00 до 18-00.

Тел.: 419-54-64, 419-80-80 Ольга

Получив запрос отправляем гостю бланки

Бланки есть на нашем сайте, в сетевой папке.

ВАЖНО!!! Обратить внимание гостя, что все бланки заполняются разборчивым подчерком.

Гость высылает заполненные бланки, проверяем правильность заполнения соответствие копии карты с данными в бланках.

После подтверждения оплаты (снятие денег с карты, оплата наличными или гарантийное письмо) звоним в «РОЗУ ВЕТРОВ» (об оплате предупреждаем) и отправляем заполненные бланки.

«РОЗА ВЕТРОВ» в курсе, что подготовкой документов она начинает заниматься только после того, как мы им подтверждаем факт оплаты.

В течение 3-х рабочих дней (срочная в течение 30 минут) получаем от них документы, заполняем форму приложение 6 и отправляем все гостю. Внимание после подтверждения оплаты в любом случае звоним в «РОЗУ ВЕТРОВ».

В случае отказа гостя от услуги деньги за визовую поддержку не возвращаются, в случае отказа за сутки и менее деньги за номер не возвращаются.

По кассе услуга пробивается в меню дополнительные услуги - визовая поддержка.

Все вышеперечисленное является стандартом нашего отеля знайте и соблюдайте его!



Приложение Д. Анкета для оформления визы

Guest questionnaire for single entry tourist visa Support to Russia

Анкета гостя для оформления визовой поддержки с целью получения однократной туристической визы

Место получения визы (страна, город)	Place where visa is obtained (city, country)	Please, write here in block letters
Фамилия, имя туриста	Surname, name of tourist
Гражданство	Citizenship
Дата рождения (число, месяц, год)	Date of birth (d/m/y)
Номер паспорта и срок действия	Passport number and expiry date
Срок пребывания в России (дата заезда и отъезда)	Duration of visit in Russia (arrival and departure dates)
Вид транспорта прибытия (авиакомпания)	Transport of arrival (airlines)
Вид транспорта убытия (авиакомпания)	Transport of departure (airlines)
Срок пребывания в отеле (дата приезда и отъезда)	Check-in and check-out dates at the Hotel
Место работы, название компании, должность	Company name, job title, position in a company
Адрес работы, Телефон	Company address, telephone
Домашний адрес, телефон	Home address, telephone
Номер факса для передачи документов	Fax number for sending the documents
Города посещения в России	Cities to be visited in Russia
Подпись гостя	Guest signature
Дата заполнения	Date



Приложение Е. Регистрация иностранных граждан

УТВЕРЖДАЮ

Директор ГК «НИКОЛЬ»

Стандартное описание операционной процедуры № Ст-006 от 1 ноября 2013

Наименование процедуры: Оформление иностранного гражданина в гостиницу

Департамент: Служба приема размещения

Цель: Соблюдение закона РФ, обеспечение безопасности

Контролируемые параметры ожидаемого результата:

Формы контроля: визуальный контроль оформления документации

Ответственные: служба приема и размещения

Оборудование и инвентарь: виза, паспорт, миграционная карта, туристический ваучер

Общая информация: Подлежат регистрации в УФМНС по месту пребывания граждане не являющиеся гражданами РФ, временно пребывающие или временно проживающие в РФ (см. №115-ФЗ):

Иностранный гражданин -- физическое лицо, не являющееся гражданином Российской Федерации и имеющее доказательства наличия гражданства (подданства) иностранного государства.

Лицо без гражданства -- физическое лицо, не являющееся гражданином РФ и не имеющее доказательств наличия гражданства (подданства) иностранного государства.

Фотографии, образцы документов

Текстовое описание процедуры: Действия (пошаговое выполнение)

При прибытии иностранного гражданина в нашу гостиницу, Вы обязаны уведомить УФМНС Московского района путем отправления уведомления о прибытии иностранного гражданина. Уведомление отравляется в день прибытия или в первый же рабочий день следующий за днем прибытия иностранного гражданина в гостиницу, или в тот же день. При прибытии в гостиницу Иностранный гражданин обязан предъявить:

действующий паспорт

действующую визу

миграционную карту (дата пересечения границы должна быть не более 7-ми дней назад от даты заселения в гостиницу), если Ин. гражданин находиться на территории более 7-ми рабочих дней у него уже может быть регистрация, в этом случае он обязан предъявить и ее, либо другие документы, дающие ему право находиться на территории РФ - вид на жительство, дипломатический паспорт, разрешение на временное проживание, либо разрешение на работу с пометкой «высококвалифицированный специалист» (может быть пометка как отдельно, так и впечатана в визе).

Если Ин. Гражданин, является гражданином страны, входящей в СНГ (см. перечень стран, входящих в СНГ) или гражданином какой -- либо другой страны, входящих в перечень стран безвизового въезда в РФ (см. перечень) он предъявляет:

действующий паспорт

миграционную карту

Если Ин. Гражданин является гражданином Белоруссии он предъявляет:

действующий паспорт

авиа или ж/д билет (или за неимением такового дает письменное объяснение о месте пересечения границы, цели и времени пребывания в РФ). ( см образец объяснительной записки).

Граждане Украины обязаны предъявить тот, паспорт который указан в миграционной карте.

Если прибывший Ин. Гражданин предъявил туристическую визу, то вместе с ней он обязан предъявить и ваучер, дающий ему право находиться именно в Нижнем Новгороде.

Ин.Гражданин, предъявивший все вышеперечисленные документы, легально находиться на территории РФ, имеет право поселиться в нашей гостинице и мы совершенно спокойно можем составлять уведомление о его прибытии в УФМНС Московского района.

ВНИМАНИЕ!!!! Ин. Гражданин, не предъявивший данный перечень документов обязан самостоятельно явиться в УФМНС Московского района для составления протокола.

А гостиница не имеет право разместить его, в противном случае ответственность ложиться на принимающую сторону (т.е. Гостиницу) и возлагаются соответствующие штрафы (см. ст 35 ФЗ -- 115).

СНЯТЬ КОПИИ:

1 - паспорт: все страницы

2. - виза: обратить внимание на сроки действия визы.

3. - миграционная карта.

ВНИМАНИЕ: КПП в миграционной карте и КПП в паспорте должно совпадать!!!

№ визы, указанный в миграционной карте и № действующей визы должны совпадать!!!

4. Туристический ВАУЧЕР, если виза туристическая.

Для составления уведомления о прибытии иностранного гражданина в РФ необходимо снять копии со всех вышеперечисленных документов в 2-х экземплярах, на всех копиях написать: «копия верна», поставить свою подпись. Заполнить бланк уведомления с двух сторон в ДВУХ экземплярах, с указанием своих паспортных данных ставим подпись, печать.

Отправляем один экземпляр уведомления (без отрывной части, которая со штампом гостиницы отдается ин. гражданину) + копии документов + сопроводительное письмо о прибытии, заверенное подписью и печатью организации (2 экз.) в течении 24 часов после прибытия Ин. гражданина в гостиницу (в первый рабочий день, следующий за днем прибытия, либо в этот же день).

Второй экземпляр уведомления оформляется так же, как первый и хранится в течение года в архиве гостиницы. Отрывная часть второго экземпляра с сопроводительным письмом об убытии отправляется в УФМС Московского района до 12 часов дня, следующего за днем убытия.

ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ УВЕДОМЛЕНИЯ НИКОГДА! НЕ СТАВИТСЯ ВИЗА - РАБОТА!!!

Если по какой либо причине срок пребывания Ин. Гражданина в гостинице продлен, то составляется новое уведомление о прибытии с указанием другой даты убытия.

В случае несвоевременного уведомления о прибытии и убытии на должностное лицо налагается штраф.



Приложение Ж. Анкета гостя

АНКЕТА

(наименование гостиницы, санатория, кемпинга, дома отдыха, пансионата т.д.)

1. Фамилия Комната №

2. Имя Прибыл

3. Отчество Выбыл

4. Дата рождения «_._» года

5. Место рождения:

Республика, край, область, округ

район

город, пгт

село, деревня, аул, кишлак

6. Документ, удостоверяющий личность: вид

Серия № выдан « » г.

(наименование органа, учреждения, выдавшего документ)

7. Адрес места жительства

Зарегистрирован ____г.

Подпись дежурного администратора ________________________



Приложение З. Бронирование с сайта



Приложение И. Подтверждение бронирования

Благодарим Вас за выбор нашей гостиницы и рады сообщить, что для Вас забронирован следующий номер:

№ Брони*	ФИО гостя	Цена номера	Заезд	Выезд	Стоимость проживания
			дата	время	дата	время
105574	Гутник М.В.	4200	07.10	12:00	10.10	12:00	12600
Итого	12600

К услугам наших гостей бесплатно предоставляются: завтрак «шведский стол» (с 7-00 до 10 -00 в будние дни, с 7-00 до 10-00 в выходные), Wi-Fi на всей территории гостиницы.

Обратите внимание: Расчетный час в гостинице 12 часов дня.

Заезд в номер до 12 часов возможен только при наличии свободных номеров. Заезд с 00:00 до 06:00- плата 50%; с 06:00 до 11:00 - 25% от тарифа номера (завтрак также предоставляется бесплатно).

В случае выезда гостя после расчетного часа: не более 6 часов- почасовая оплата, от 6 до 12 часов- за 0,5 суток, от 12 до 24 часов- за полные сутки.

С уважением, Администратор гостиницы Татьяна.

Гостиничный комплекс «Николь» является:

Лауреатом конкурса «ЗОЛОТОЙ КЛЮЧИК» в номинации «ЛУЧШИЙ МАЛЫЙ ОТЕЛЬ РОССИИ КАТЕГОРИИ БИЗНЕС КЛАСС»

Лауреатом конкурса «ЛИДЕРЫ НИЖЕГОРОДСКОЙ ТУРИНДУСТРИИ 2008-2009» в номинации «ЛУЧШАЯ МИНИ-ГОСТИНИЦА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ»

Победителем конкурса «НИЖЕГОРОДСКОЕ ГОСТЕПРИИМСТВО 2008-2009».



Приложение К. Регистрационная карта гостя



Приложение Л. Свидетельство

Размещено на Allbest.ru