Краткий курс кадрового делопроизводства

· Домашний адрес и телефон.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел 2, являются:

· Военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен билета), на граждан пребывающих в запасе.

· Удостоверение гражданина подлежащего к призыву на военную службу.

а) Категория запаса - на офицеров запаса не заполняется.

б) Воинское звание пишем.

в) Состав (профиль) - заполняется без сокращения.

Полное кодовое обозначение ВУС (записывается полное обозначение из военного билета - 6 цифр, или 6 цифр и буквенный знак).

Категория годности к военной службе записывается буквами: А - годен к военной службе, Б - годны к военной службе с незначительными ограничениями, В - ограниченно - годные к военной службе, Г - временно не годные к военной службе.

При отсутствии в соответствующем пункте проставляется буква А.

Состоит на воинском учете:

· в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдачи и изъятии мобилизационных предписаний.

· заполняется на граждан забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Граждане, подлежащие призыву на воинскую службу:

· Категория запаса - не заполняют.

· Состав (профиль) - не заполняют.

· Полное кадровое обозначение ВУС - не заполняют.

· Состоит на воинском учете - не заполняют.

· Воинское звание: подлежит призыву.

· А, Б, В, Г, Д - не годные к военной службе (заполняется на основании записи в удостоверении гражданина подлежащего призыву на военную службу).

Гражданин, подлежащий призыву:

· Категория запаса - подлежит призыву.

· Д.

· Наименование военного комиссариата по месту жительства.

Отпуска - ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работникам на основании приказа. Вносят дату начала отпуска, а дата окончания ставится карандашом. В этой табличке по отпускам отмечают отпуск без сохранения зарплаты, длиннее 14 дней - статья 121 - не включают в стаж работы дающего права на отпуск.

Исчисление стажа работы дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска - в стаж работы не включают отсутствие на работе без уважительной причины и др. в статье 121.

Воинский учет на предприятии:

При приеме на работу кадровик проверяет:

· Наличие в паспорте отметки об отношении к воинской обязанности.

· Наличие и подлинности документов воинского учета.

· Подлинность записи в документах воинского учета и др.

· Уточнить сведения о семейном положении, образовании и месте предыдущей работы, должность, место жительства, или временного пребывания.

· Заполнить личную карточку в разделе о воинском учете.

· Проинформировать военные комиссариаты по месту жительства работника, об обнаруженных неточностях, исправлениях, подделках, не полном количестве листов и др.

· В отношении работающих сотрудников определить, кто подлежит постановки на учет по месту работы, при достижении возраста 17 лет.

· Вести личные карточки.

· Оповещать работника о необходимости явиться в военкомат по месту жительства.

· Не реже 1 раза в год сверять сведения о воинском учете содержащиеся в личных карточках, со сведениями воинского учета работников.

В военкоматы по месту жительства следует направлять:

· В двухнедельный срок сведения о поступлении на работу и увольнении сотрудников подлежащих воинскому учету.

· В двухнедельный срок сведения об изменении образования, семейного положения, структурного подразделения организации, должности, места жительства или временного пребывания, состояния здоровья работников состоящих на воинском учете.

· В двухнедельный срок по запросам - сведения о работниках состоящих на воинском учете, а так же о тех, кто не состоит, но обязан состоять на воинском учете.

· Ежегодно в сентябре подавать списки работников 15-16 лет.

· До 1 ноября списки работников мужского пола подлежащих первоначальной поставки на воинский учет в следующем году.

· Не реже 1 раза в год сведения о воинском учете из личных карточек, для проведения их сверки со сведениями, содержащимися в документах воинского учета военкоматов.

Ответственность за непредставление этих сведений - кодекс об административных нарушениях статья 21.1, 21.2, 21.3, 21.4.

Регистрация входящей корреспонденции:

Правила и порядок работы с документами в организациях регулируется нормативным актом, «инструкция делопроизводства в организации». Работники несут ответственность за соблюдение инструкции, сохранность служебных документов, и содержащейся в ней информации.

Об утрате документов работники сообщают начальнику отдела, или лицу ответственному за делопроизводство.

В зависимости от важности уторенного документа назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель.

Передача работниками документов допускается только с согласия руководителя, его заместителя или др. лиц оговоренных в инструкциях.

При длительном отсутствии работник обязан передать находящиеся у него документы на исполнение др. работнику, или поставить в известность начальника отдела о нахождении документа.

При увольнении, работник обязан сдать все числящиеся на нем документы. Вся корреспонденция, поступающая в организацию, регистрируется в журнале входящей корреспонденции.

Не подлежат регистрации:

· Статистические сборники.

· Книги, газеты, журналы.

· Рекламные извещения.

· Программы совещаний.

· Поздравительные письма.

· Пригласительные билеты.

При вскрытии конверта проверяем:

· Правильность адрессования.

· Комплектность и целостность документа.

· Ставится на документе №и дата поступления.

· В случае недостачи документа или повреждении документа, составляется акт в двух экземплярах: 1 в организации, другой - отправителю, при этом желательно связаться с отправителем по телефону или электронной почте.

· Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы, отправляем по принадлежности, или отправителю.

· Пакеты с отметкой «лично» - не распечатывают.

· Документы регистрируют 1 раз.

Личное дело

После того как заполнена личная карточка, как правило, формируется личное дело работника. Прямой обязанностью формировать личное дело, для работодателя коммерческой организации не установлено, чаще всего личные дела заводят на руководящих работников, главных специалистов и материально ответственных лиц.

В личные документы подшивают (перечень документов приобщаемых к личному делу определяется лицом, отвечающим за ведение кадрового учета самостоятельно):

· Личное заявление о приеме на работу.

· Трудовой договор.

· Заверенная копия диплома (отделом кадров заверена).

· Копия приказа о приеме на работу.

· Все копии приказов на работника (об изменении квалификации, повышении зарплаты и др.).

· Заявление об увольнении.

· Копия приказа о прекращении ТД.

· Копия паспорта.

· Копия пенсионного страхового свидетельства.

· Копия ИНН и др.

Личные дела хранят 75 лет.

На обложке личного дела пишут:

· Наименование организации.

· №личного дела.

· ФИО в именительном падеже.

· Дата начала личного дела (день поступления на работу).

· Дата окончания работы.

· Количество листов (после увольнения).

· Срок хранения.

· Составить внутреннюю опись личного дела (записываем заголовки документов, и страница, на которой находится документ, в конце пишем - итого документов….., количество листов…, должность (инспектор отдела кадров), обязательно пронумеровать листы, кроме листов описи).

Справки и другие документы кратковременного характера в личное дело не подшивают и во внутреннюю опись не вносят.

Уволившемуся работнику личное дело на руки не выдают, оно может выдаваться только во временное пользование.

Журналы и книги по учету кадров:

Сроки хранения журналов и учету кадров.

· Книги (журналы) приема, перемещения (перевода), увольнения работников - срок хранения 75 лет.

· Журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений - 5 лет.

· Журналы (книги) учета отпусков - 3 года.

· Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек и ТД - 75 лет.

· Книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждения форма, книга обязательна) - срок хранения 50 лет.

· Книги (журналы) о выдаче зарплаты, стаже, месте работы - 3 года.

· Журналы учета поощрений и взысканий.

· Книга учета военнообязанных и призывников.

· Журнал учета больничных листов.

· Журнал учета совместителей.

Материальная ответственность - статья 233 - сторон ТД наступает за ущерб, причиненный ей другой стороной этого договора, в результате его виновного, противоправного поведения, действия или бездействия. Материальная ответственность наступает при одновременном наличии условий:

1) Противоправного поведения, действия или бездействия причинителя.

2) Причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом.

3) Вины за противоправное действие или бездействие.

Материальная ответственность работодателя:

Статья 234 - обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться.

Статья 235 - Материальная ответственность работодателя за ущерб, причиненный имуществу работника.

Статья 236 - Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты зарплаты и др. выплат, причитающихся работнику.

Статья 237 - Возмещение морального вреда, причиненного работнику.

Материальная ответственность работника:

Статья 22 - работодатель имеет право привлекать работника к материальной ответственности. Статья 21 - Работник, должен бережно, относится к имуществу работодателя, и имуществу третьих лиц, и др. работников. Работник должен возместить прямой ущерб, нанесенный работодателю.

Статья 238 - материальная ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю.

Статья 239 - Обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника.

Нормальный хозяйственный риск - по постановлению пленума от 16.11.2006 года, №52 - действие работника, соответствующее современному знанию и опыту, когда поставленная цель не могла бы быть достигнута по другому.

Работник проявил определенную степень осмотрительности, принял меры по предотвращению ущерба и объектом риска явились материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.

Ограниченная материальная ответственность - Ограниченная ответственность работника возместить работодателю прямой действительный ущерб в размерах своего среднемесячного заработка.

Полная материальная ответственность - статья 242 - только в случаях предусмотренных трудовым кодексом и др. законами - статья 243.

Письменные договоры о полной материальной ответственности:

Могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, утвержденным постановлением мин. Труда России от 31.12.2002 года, №85.

Данный перечень является закрытым.

Если сотрудник при приеме на работу отказывается заключать договор о полной материальной ответственности - это считается нарушением трудовых обязательств. Пункт 36 постановление Пленума верховного суда РФ от 17.03.2004 года, №2 - статья 192-193 ТК.

Статья 277 - Руководитель организации несет полную ответственность за прямой действительный ущерб.

Коллективная материальная ответственность - возникает при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причиненный ущерб.

Статья 246 - Определение размера причиненного ущерба. Для этого проводят проверку и требуют письменное объяснение работника. Если объяснения не даются, то составляют акт.

Если невозможно определить день причинения ущерба, то работодатель имеет право исчислять размер ущерба на день его обнаружения. Постановление « 52 от 16.11.2006 года. Если размер ущерба не превышает среднемесячного заработка, то взыскание с виновного сотрудника производится по распоряжению работодателя.

Статья 248 - Взыскание производится через суд, если:

1) Истек месячный срок.

2) Работник не согласен, а сумма, подлежащая взысканию, превышает месячную зарплату.

Проверка гос. инспекции труда. Глава 57 ТК. Статья 354-365.

Основные права инспекции труда:

1) Беспрепятственно, в любое время суток, при наличии удостоверений, посещать в целях инспекции организации и всех организационно - правовых форм, работодателей и физических лиц.

2) Запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимую для выполнения надзорных и контрольных функций.

3) Предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания, об устранении нарушений трудового законодательства.

4) Выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучения безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктажей по охране труда, стажировку на рабочих местах, и проверку знаний по охране труда - статья 257.

Инспекция проверяет:

· Трудовой договор.

· Штатное расписание.

· Табель учета рабочего времени.

· Правила внутреннего трудового распорядка.

· Положение о защите персональных данных работника.

· График отпусков.

· Личные карточки.

· Приказы по унифицированным формам.

· Основания к приказам (по личному составу - докладные, заявления).

· Книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

· Трудовые книжки.

· Все документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты, отпускных, компенсаций, «расчетных» при увольнении.

Ошибки, которые чаще всего находят:

Локальные нормативные акты по труду.

В правилах внутреннего трудового распорядка не должно содержать штрафных взысканий с работника за опоздания и т.д.

В случае если заключается коллективный ТД проверяют процедуру заключения.

Правила внутреннего трудового распорядка - обязательно установить перечень должностей с ненормированным рабочим днем.

Проверяют правила выплаты зарплаты.

Проверяют правильность отражения на предприятии выходных дней, если они отличаются от общепринятых выходных.

Условия предоставления ежегодных дополнительных отпусков, их продолжительность.

А так же порядок компенсации работнику в случае, если с согласия работника ему дополнительный отпуск не предоставляется. Должностная инструкция - должна быть утверждена, проверяется соответствие ТК.

Положение об оплате труда - утверждается работодателем, не должно противоречить др. локальным нормативным актам, действующим на предприятии (штатному расписанию, должностной инструкции).

Зарплата на испытательный срок должно быть такой же, как и после испытательного срока.

Персональные данные работника - должно быть положение о защите, журнал в котором работник расписывается по защите персональных данных.

Статья 65 - нельзя требовать документы, которые не обязан предоставлять работник.

Ошибки при оформлении на работу:

Заявление, приказ, ТД.

Обязательные сведения, которые должны быть в ТД - содержатся в статье 57.

При заключении срочного ТД - статья 59.

Испытание при приеме на работу - статья 70.

Совместители: обязательно указать, что принят на работу по совместительству.

В ТД необходимо включать условия об оплате работника. Если у нас в штатном расписании, или ином локально нормативном акте предусмотрены дополнительные выплаты, надбавки и льготы в пользу работника - статья 57, нужно в ТД записать это.

Ведение трудовых книжек - правильность записи, смотрят личную карточку работника, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, она должна быть пронумерована, прошита и поставлена печать.

Оформление увольнения:

Приказ (с подписью руководителя, и объявляется работнику под роспись).

В форме Т-8 и Т-8А приказа «основания прекращения ТД» производится запись точная формулировка как в законодательстве.

При увольнении материально ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику (акт инвентаризации или икт сверки, резолюция работодателя на заявлении работника).

На приказах ставят дату ознакомления с приказом: (С приказом ознакомлен Подпись Расшифровка Дата).

Соблюдение режима рабочего времени.

Работодатель обязан вести табель учета рабочего времени формы Т-13.

Кроме правильности оформления табеля, могут проверить режим работы отдельных рабочих, для которых установлены особенности труда.

Статья 233 - сокращенная продолжительность рабочего времени.

Сверхурочную работу могут проверить по табелю.

Поощрение работников:

Любое поощрение должно быть подтверждено приказом по форме Т-11, Т-11А от 05.01.2004 года - постановление Госкомстата России. С указанным приказом работник должен быть ознакомлен под роспись в приказе.

После издания приказа в личную карточку работника в разделе 7 - вносят сведения о поощрении, и данные приказа, на основании которого вынесено поощрение.

На ТД желательно подписать страницы и поставить подпись на каждом листе.

Желательно завести журнал, в котором работник расписался в получении ТД.