Деятельность отдела кадров на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Появление секретарской должности на Руси относится к XVIII в. Подписанный в 1720 г. Петром I Генеральный регламент государственных коллегий фактически создал канцелярию и утвердил должность секретаря. В обязанности секретарей того времени входили регистрация документов и доклад о них «без промедления». С тех пор секретарская должность претерпела существенные изменения.

Сегодня на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами. Следовательно. К деловым, личностным качествам секретаря предъявляются особые требования. Современный секретарь должен обладать высоким уровнем культуры, интеллекта, образованности, быть коммуникабельным и инициативным и, конечно, иметь высокий профессиональный уровень. Одним из важнейших условий успешной работы секретаря является знание им основ секретарского дела.

Секретарское дело складывается из двух направлений: бездокументного обслуживания аппарата управления предприятия и его документального обслуживания - делопроизводства. В деятельность по бездокументному обслуживанию входит работа секретаря по подготовке заседаний, совещаний, организации приема посетителей, ведению телефонных переговоров, подготовке командировок руководителя, планированию своей работы, выполнению устных распоряжений руководителя.

Как и любое производство, производство деловых бумаг состоит из процессов. Основные из них: составление и оформление деловых бумаг, прием, регистрация, передача на исполнение, контроль за исполнением, хранение документов, сдача их в архив. Эти процессы необходимо обеспечить должным образом.

Организационное и кадровое обеспечение. Делопроизводством в учреждении должно заниматься самостоятельное структурное подразделение, обслуживающее этот вид деятельности. Оно подчиняется руководителю или его первому заместителю. Ответственным за ведение делопроизводства в учреждении является руководитель.

Делопроизводство в учреждениях организуется в зависимости от их вида, особенностей работы и объема документооборота, в соответствии с целесообразными для каждого учреждения нормативами и рекомендациями.

Правовое обеспечение. К документам правого обеспечения труда работников делопроизводства относятся: Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников службы делопроизводства.

К документам правового обеспечения процессов делопроизводства относятся законы, постановления, стандарты, касающиеся документационного обеспечения управления. В учреждении должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними. Этот порядок закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Чтобы рационально организовать делопроизводство в учреждении, нужно четко определить виды и разновидности документов, в которых отражаются управленческие функции, т.е. конкретный перечень видов и разновидностей документов, необходимых и достаточных для деятельности данного учреждения (Табель форм документов).

Делопроизводственные процессы (операции) можно условно разделить на две основные части. Это документирование (составление и оформление служебных документов) и документооборот (организация работы с документами: прием, регистрация, контроль, отправка, хранение, сдача в архив). (см. прил. 1)



1. Организационные документы

1.1 Структура и штатная численность

Структура и штатная численность предприятия определяется в соответствии с его Уставом и закрепляется специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью.

Наименование предприятия				УТВЕРЖДАЮ
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ				Руководитель предприятия
ЧИСЛЕННОСТЬ					Подпись И.О. Фамилия
00.00.2010					00.00.2010
Москва					Печать
Наименование структурных	Штатная численность
подразделений и должностей
Заместитель руководителя				Подпись	И.О. Фамилия
предприятия
Визы

1.2 Штатное расписание

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, визируется с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.

Наименование предприятия
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ				УТВЕРЖДАЮ
00.00.2010					штат в количестве_________
Москва					единиц с месячным фондом
					заработной платы_________
					___________________ рублей
на ___________ год				Руководитель предприятия
					подпись И.О. Фамилия
					00.00.2010
					Печать
Наименование должности	Количество штатных единиц	Должност-ные оклады	Надбавки	Месячный фонд заработной платы	Примечание
			персональ-ные	прочие
Заместитель руководителя
предприятия				подпись		И.О. Фамилия
Главный бухгалтер
подпись И.О. Фамилия
00.00.2010

1.3 Положение о персонале

В положении о персонале предприятия отражаются вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации и т.п.

Положение о персонале обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается директором предприятия.

Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ

Руководитель предприятия

Подпись И.О. Фамилия

00.00.2010

ПОЛОЖЕНИЕ

о персонале

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение определяет условия труда работников предприятия.

1.2. Условия труда работников предприятия, не урегулированные или не полностью

урегулированные договором, Уставом, Коллективным договором, настоящим положением, определяются трудовым законодательством РФ.

1.3. На предприятии вводятся следующие категории специалистов:

Работник предприятия - лицо, состоящее в трудовых отношениях с предприятием;

Руководящий работник предприятия - работник, назначаемый на должность по согласованию

с Советом трудового коллектива;

Сотрудник предприятия - специалист, назначаемый на должность директором предприятия по рекомендации или по согласованию с Советом трудового коллектива;

другие рабочие и служащие предприятия - все работники предприятия, не являющиеся руководящими работниками и сотрудниками предприятия, назначаемые на должность директором без согласования с Советом трудового коллектива.

1.4. Руководящими работниками предприятия являются: директор предприятия, его заместители, главный бухгалтер.

2. ПРИЕМ НА РАБОТУ

2.1. С принимаемыми на работу руководящими работниками трудовой договор заключается в срок, определяемый Уставом предприятия, а с сотрудниками предприятия - на срок до 5 лет.

2.2. Трудовой договор заключается в письменной форме с указанием должности, места работы, даты возникновения трудовых правоотношений и размера должностного оклада.

2.3. Продление трудового договора допускается: руководящего работника - на новый срок по решению учредителей, сотрудника предприятия - по соглашению сторон, заключенному с согласия Совета трудового коллектива.

2.4. Датой возникновения трудовых правоотношений и заключения трудового договора считается срок, оговоренный в трудовом соглашении, либо в приказе директора предприятия.

2.5. При заключении трудового договора (соглашения) может быть обусловлено испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой работе.

2.6. Срок испытания при приеме на работу руководящих работников и сотрудников не может превышать 12 месяцев, а других рабочих и служащих - 6 месяцев. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам.

При неудовлетворительном результате испытания работник освобождается от работы.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Работники предприятия пользуются всеми правами, касающимися режима рабочего времени и отдыха, отпусков, социального страхования и обеспечения, которые установлены учредительными документами и законодательством.

3.2. Работники предприятия вправе в установленное на предприятии время обращаться к директору и другим руководящим работникам по всем вопросам, связанным с их работой.

3.3. О выполненных мероприятиях, предусмотренных Коллективным договором, администрация предприятия отчитывается перед Советом трудового коллектива.

3.4. При поступлении работника на предприятие его руководитель должен ознакомить работника с учредительными документами, правилами, определяющими условия труда и внутренний трудовой распорядок, должностной инструкцией.

3.5. Работник предприятия обязан:

не нарушать действующего законодательства РФ, строго выполнять правила внутреннего трудового распорядка предприятия, распоряжения соответствующих руководителей;

не совершать действий, влекущие за собой причинение ущерба предприятию, его имуществу и финансам.

3.6. Администрация не вправе требовать от работников выполнения работы, не обусловленной

трудовым договором.

4. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

4.1. Продолжительность рабочей недели, рабочего дня и режим рабочего времени, а также дни отдыха и праздничные дни для работников предприятия определяются законодательством РФ, правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

4.2. В исключительных случаях по распоряжению директора, его заместителей работники предприятия могут привлекаться для выполнения срочных работ сверх установленной продолжительности рабочего дня, а также в дни отдыха и праздничные дни с компенсацией.

4.3. Предприятие вправе вводить для отдельных работников режим гибкого рабочего времени, нормативной основой которого является суммарный учет рабочего времени.

5. ОТПУСКА

5.1. Руководящие работники и сотрудники предприятия пользуются в течение года отпуском продолжительностью 24 рабочих дня с сохранением средней заработной платы.

5.2. Другие рабочие и служащие предприятия пользуются ежегодным отпуском, продолжительность которого устанавливается в каждом конкретном случае при заключении трудового договора. При этом ежегодный отпуск не может быть менее 24 рабочих дней.

5.3. Право на ежегодный отпуск у работника предприятия возникает через 11 месяцев после даты возникновения трудовых правоотношений, если иное не оговорено в трудовом договоре.

5.4. Отпуск должен предоставляться ежегодно в срок, установленный графиком отпусков. В исключительных случаях, когда предоставление сотруднику отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, допускается перенос отпуска на другой период или на следующий год с согласия работника.

5.5. О переносе отпуска работник предприятия должен быть извещен не менее чем за 30 дней до наступления планового срока отпуска.

5.6. Неиспользованный отпуск может быть присоединен к отпуску за следующий рабочий год, однако по истечении года непрерывной работы работник предприятия имеет право получить отпуск продолжительностью не менее календарных дней, в отчет перенесенного отпуска.

5.7. Запрещается непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд, а также выплата компенсаций за неиспользованный отпуск.

Порядок определения среднего заработка, сохраняемого за время нахождения в отпуске, при присоединении отпусков содержат правила внутреннего трудового распорядка предприятия.

5.8. Руководящий работник и специалист предприятия может быть отозван из очередного отпуска с его согласия, если это обусловлено важными обстоятельствами. Решение об этом может быть принято директором предприятия или его заместителем.

В связи с личными и семейными обстоятельствами работнику предприятия может быть по его просьбе предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

6. КОМАНДИРОВАНИЕ, ВРЕМЕННОЕ ОТКОМАНДИРОВАНИЕ И ПЕРЕВОД НА НОВОЕ МЕСТО РАБОТЫ

6.1. Работник предприятия с его согласия может быть временно откомандирован на другое место работы на определенный срок, в пределах от 6 месяцев до одного года.

Временное откомандирование не влечет изменения трудового договора. Работник вправе выехать к месту откомандирования вместе с членами своей семьи, если предприятие предоставляет ему соответствующее жилое помещение.

Перевод работника на новое место работы в другую местность допускается только с его согласия и по согласованию в необходимых случаях с руководством предприятия.

Соответствующее изменение трудового договора должно быть оформлено сторонами в письменном виде.

6.2. Работник предприятия может быть временно переведен на другую работу в случае производственной необходимости на срок до 3-х месяцев в календарном году.

7. ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА, СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ И КОМПЕНСАЦИИ

7.1. Труд работников предприятия оплачивается повременно, сдельно или по иным системам оплаты труда, устанавливаемым предприятием самостоятельно или по согласию с работником.

7.2. Заработная плата каждого работника определяется конечными результатами работы и максимальным размером не ограничивается.

7.3. В дополнение к системам оплаты труда предприятие может устанавливать формы материального поощрения и премирования, вознаграждение по итогам работы за отдельные периоды.

7.4. Оклады руководящим работникам и сотрудникам устанавливаются в соответствии с занимаемой должностью согласно штатному расписанию.

С учетом квалификации и опыта работы, а также достигнутых результатов директор предприятия может устанавливать указанным работникам оклад с персональной надбавкой.

7.5. Работники предприятия пользуются пособиями и льготами по обязательному социальному страхованию.

7.6. В течение всего времени нахождения в командировке или всего периода откомандирования за работником предприятия сохраняется должностной оклад и должность на основном месте работы.

7.7. При увольнении работника выплата всех сумм, причитающихся ему, производится в день увольнения.

8. МЕРЫ ПООЩРЕНИЯ И ДИСЦИПЛИНАРНЫЕ МЕРЫ

8.1. Мерами поощрения работников предприятия являются:

объявление благодарности;

награждение ценным подарком, денежной премией;

повышение должностного оклада и установление персональной надбавки;

повышение в должности (с учетом установленного порядка).

8.2. Дисциплинарными мерами, налагаемыми на работников предприятия, являются:

замечание;

выговор;

освобождение от работы в связи с совершением проступка, несовместимого с работой на предприятии, до истечения сроков трудового договора.

9. ОСВОБОЖДЕНИЕ ОТ РАБОТЫ

9.1. Руководящие работники предприятия освобождаются от работы по решению Совета трудового коллектива, приказом директора, изданным на основании решения, принятого советом.

9.2. Освобождение от работы иных работников предприятия производится приказом директора.

9.3. Сотрудник предприятия может быть освобожден от работы: в связи с истечением срока трудового договора (соглашения) и непродлением его на новый срок, а также до истечения срока трудового договора.

9.4. До истечения срока трудового договора (соглашения) сотрудник предприятия может быть освобожден от работы:

вследствие упразднения должности, которую занимал сотрудник, и невозможностью назначить его на другую, соответствующую его знаниям и опыту должность в рамках установленного распределения должностей;

ввиду несоответствия сотрудника занимаемой должности;

в случае совершения проступка, несовместимого с работой на предприятии;

9.5. В случае временной нетрудоспособности работника, продолжающейся более 4-х месяцев

подряд, предприятие по своей инициативе вправе расторгнуть трудовой договор (соглашение).

9.6. Об освобождении от работы сотрудник предприятия должен быть письменно предупрежден, не позднее чем за один месяц. Предупреждение не требуется, если освобождение от работы производится по заявлению работника.

9.7. При освобождении от работы работнику выдается справка с указанием занимаемой должности, продолжительности работы на предприятии, должностного оклада и надбавок.

Заместитель руководителя подпись И.О. Фамилия

Визы

1.4 Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

Наименование АО УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор АО

подпись И.О. Фамилия

00.00.2010 № 00 00.00.2010

секретарю-референту

генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь референт должен владеть вопросами:

- перспектива развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

- организации работы с документами, составления документации;

- организации управленческого труда;

- применения средств вычислительной и организационной техники;

- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

- культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.12. Выполнят отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р.6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO).

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Зам. директора подпись И.О. Фамилия

Юрисконсульт

Подпись И.О. Фамилия

00.00.2010



2. Распорядительные документы

2.1 Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Изменения в структуру и штатную численность предприятия вносятся приказом директора.

Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения.

Приказ визируется заместителем руководителя по работе с персоналом, подписывается руководителем.

После внесения изменений в структуру и штатную численность работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку об исполнении с простановкой подписи и даты.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.2010 №

О внесении изменений в штатное

расписание

В связи с ___________________________________________________

(основание)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

____________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное расписание предприятия следующие изменения:

1. ___________________________________________________

2. ___________________________________________________

3. ___________________________________________________

Директор предприятия подпись И.О. Фамилия

Визы

В дело № _____

Подпись исполнителя 00.00.2010

2.2 Приказ о наделении руководящих работников предприятия правами по заключению и расторжению контрактов

Данный приказ оформлен с центрованным расположением реквизитов заголовочной части документа.

Текст приказа касается расширения сферы применения контрактной формы трудовых правоотношений на предприятии.

Приказ подписывается руководителем и доводится до сведения всех работников предприятия.

ПРИКАЗ

00.00.2010 Москва №

О НАДЕЛЕНИИ РУКОВОДЯЩИХ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ ПРАВАМИ ПО ЗАКЛЮЧЕНИЮ И РАСТОРЖЕНИЮ КОНТРАКТОВ

С целью обеспечения прав руководящих работников по найму (привлечению) специалистов, служащих и иных лиц.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Довести до сведения отделов и служб предприятия, что руководящим работникам

предприятия в соответствии с заключенными с ними контрактами предоставлены права самостоятельно от имени предприятия заключать и прекращать следующие виды контрактов:

а) контракты с руководителями подразделений, подчиненных соответствующему руководящему работнику (договоры и контракты с работниками этих подразделений заключаются по представлению их руководителей соответствующими руководящими работниками);

б) контракты с отдельными работниками, подчиненными соответствующему руководящему работнику;

в) контракты в целом с подразделениями (коллективами, группами) работников, подчиненными соответствующему руководящему работнику (т.е. коллективные контракты, подписываемые каждым членом коллектива);

г) гражданско-правовые подрядовые контракты (договоры) с коллективами или отдельными лицами.

Указанные права делегированы следующим руководящим работникам предприятия:

главному бухгалтеру предприятия ______________________________ в

(указать ф.и.о.)

полном объеме;

заместителю руководителя предприятия _________________________ в

(указать ф.и.о.)

полном объеме.

__________________________________________ в части подпунктов

(указать должность, ф.и.о. руководящего работника)

настоящего пункта приказа;

____________________________________________________________

_____________________________________________________________

2. Отделам и службам предприятия обеспечить реализацию указанных в пункте 1 приказа прав, имея в виду, что заключенные руководящими работниками в соответствии с делегированными им полномочиями контракты порождают полноценные трудовые или гражданско-правовые отношения лиц, их заключивших, с предприятием.

Установить, что контракты, приказы ведомости, акты и другие документы, подписанные руководящим работником в отношении нанимаемых им специалистов, служащих, иных лиц приравниваются к аналогичным документам, подписываемым руководителем предприятия, принимаются к исполнению всеми отделами и службами предприятия.

3. Отделу кадров предприятия на основании контрактов и приказов о приеме на работу, заключаемых (издаваемых) руководящими работниками предприятия, осуществлять оформление приема на работу соответствующих специалистов, служащих, иных работников, а также осуществлять в отношении их другие обязанности, возложенные на отдел кадров (ведение и хранение трудовых книжек, другой документации по кадрам и т.д.).

4. Бухгалтерии предприятия принимать к обработке и исполнению все документы, связанные с оплатой труда (другими выплатами) специалистов, служащих, иных лиц, с которыми руководящие работники в соответствии с делегированными им правами заключили контракты.

Директор подпись И.О. Фамилия

2.3 Распоряжение

Распоряжение - документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются на бланке предприятия для внутренних документов и подписываются директором или его заместителями.

Текст распоряжения должен содержать:

- конкретное задание (работу);

- ответственного исполнителя;

- срок исполнения.

Наименование

предприятия

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.2010 №

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комн. № ___

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести ремонтные работы в комн. № _____

Ответственный - _____________________________________________

Срок исполнения - «_____» _________________ 20__ г.

2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

Директора предприятия подпись И.О. Фамилия

Визы

В дело №

Подпись исполнителя 00.00.2010

2.4 Указание

Указание - распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. Указание подписывает руководитель предприятия или его заместители в пределах компетенции.

Распорядительная часть указания начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Указаниям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Наименование предприятия

УКАЗАНИЕ

00.00.2010 №

О графике отпусков на 2011 г.

Для составления графика отпусков на 2011 г.

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 20__ г. Срок представления списков - «___» _________ 20__ г.

2. Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на 20__ г. И представить его на утверждение директору предприятия. Срок предоставления графика - «___» _________ 20__ г.

Директор предприятия подпись И.О. Фамилия

Визы

В дело № ____

Подпись исполнителя 00.00.2010

2.5 Решение

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемый по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

ЗАО «Российская пушнина»

РЕШЕНИЕ

07.04.2010 № 5

совета директоров

О подготовке к пушному

аукциону в Санкт-Петербурге

На основании координационного плана от 03.01.2010 Совет директоров ассоциации «Российская пушнина»

РЕШИЛ:

1. Назначить ответственным представителем ЗАО на аукционе Васильева А.Д.

2. Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2010.

3. Смирнову Л.В. подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2010.

Председатель Совета подпись А.Л. Шилов

Члены Совета подпись Л.А. Горбунов

подпись А.С. Шумов



3. Документы по персоналу предприятия

3.1 Типовой трудовой договор (контракт)

В соответствии со статьей 18 КЗоТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

- место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

- оплату труда;

- обязанности, предприятия по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон (дополнительный отпуск, повышение квалификации, испытательный срок, совмещение профессий (должностей) и др.)

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью.

Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй - у работника.

ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ

00.00.2010 Москва №

Акционерное общество (организация)____________________________

в лице ______________________________________________________ ,

(должность, Ф.И.О.)

именуемое в дальнейшем АО, и ________________________________ ,

(Ф.И.О)

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. Работник _______________________________________________

(Ф.И.О.)

принимается на работу ________________________________________

(наименование структурного подразделения)

по профессии, должности ______________________________________

(полное наименование профессии, должности)

квалификации _______________________________________________

(разряд, квалификационная категория)

2. Контракт является: договором по основной работе договором по совместительству

3. Вид контракта:

- на неопределенный срок (бессрочный)

- на определенный срок _____________________________________

(указать причину заключения срочного контракта)

- на время выполнения определенной работы ______________________

(указать какой)

4. Срок действия контракта. Начало работы ______________________

Окончание работы_____________________________________

5. Срок испытания: а) без испытания

б) __________________________________________________

(продолжительность испытательного срока)

6. Работник должен выполнять следующие обязанности:

Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения; по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы.

7. АО обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату.

Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.

8. Обязанности АО по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда

_____________________________________________________________

9. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21.04.1993 № 471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации»

_____________________________________________________________

10. Особенности режима рабочего времени:

- неполный рабочий день ______________________________________

- неполная рабочая неделя _____________________________________

- почасовая работа ____________________________________________

11. Работнику устанавливается:

- должностной оклад (тарифная ставка) ______________________________ руб. в месяц или

___________________ руб. за 1 час работы;

- надбавка (доплата и другие выплаты) ____________________________

(указать вид доплат, надбавок)

___________________ руб. (в % к ставке, окладу).

12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:

- основной ________________________ рабочих дней

- дополнительный __________________ рабочих дней

13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда ______

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

14. Юридические адреса и подписи сторон

АО Работник

_______________________________

Адрес__________________________

_______________________________

_______________________________

Паспортные данные

Телефон _______________________

Должность подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия

М.П.

3.2 Приказ о приеме на работу. Форма № Т-1

Приказ о приеме на работу формы № Т-1 формализован и рассчитан для использования, прежде всего, на предприятиях, завода для приема рабочих и служащих. В приказе, на обороте листа, могут быть отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарному минимуму.

Бланк данного приказа разработан для оформления приема только одного работника.

Приказ о приеме на работу доводится до сведения работника под расписку с проставлением его подписки и датой ознакомления.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.2010 №_____

О приеме на работу _________________________

фамилия, инициалы

НАЗНАЧИТЬ:

__________________________________________

фамилия, имя, отчество

"______"_____________20___г.
____________________________________	_____________________________
с испытательным сроком или без него		срок испытания
					(нужное подчеркнуть)
	Временно, сезонно (на срок)			По совместительству
с________________________по_________________
____________________________________________
	Цех			Участок		Категория персонала
	1			2			3
Профессия, должность	Тарифный разряд	Табельный номер
			(класс), оклад
	4			5			6

Надбавка к заработной плате ____________________________________

вид и размер

________________________________________________________

___________________________________________________

Продолжительность рабочего дня (рабочей недели) при работе с неполным рабочим временем ________________________________________

Директор подпись И.О. Фамилия

С приказом ознакомлен

подпись работника 00.00.2010

3.3 Типовой договор о приеме на работу

Приказ о приеме на работу может начинаться с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ».

Приказы о приеме могут быть составлены на нескольких сотрудников. Такие приказы состоят из пунктов, каждый из которых касается отдельного работника.

В приказе указывается его дата и № с индексом «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

Проект приказа визируется руководителем кадровой службы или работником, ответственным за работу с персоналом. Приказ подписывается руководителем предприятия и доводится до сведения работника.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.2010 № ____ л/с

О приеме ________________________________

фамилия, инициалы работника

ПРИНЯТЬ: _____________________________________ на работу

фамилия, имя, отчество

в ____________________________ на должность

(отдел, цех)

(или по профессии) _______________ с окладом ______________ руб. в

Основание: трудовой договор от 00.00.2010 № ____

Директор подпись И.О. фамилия

Визы

С приказом ознакомлен

подпись работника 00.00.2010

3.4 Приказ о приеме на работу ведущего специалиста (по контракту)

Приведен образец приказа о приеме на работу по контракту главного специалиста предприятия (главного бухгалтера). В пункте 2 приказа даются указания директора, необходимые для выполнения условий заключенного контракта.

Подобные приказы доводятся до сведения назначенного работника под расписку, а копия приказа вывешивается на доске объявлений для ознакомления всех сотрудников предприятия.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.2010 № ____ л/с

О приеме на работу

по контракту

1. Назначить ________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

на должность главного бухгалтера предприятия на условиях заключенного с ним контракта от «____» ____________ 20___ г. № _______.

2. С целью обеспечения исполнения условий указанного контракта главному бухгалтеру в срок до «____» ________________ 20___ г. подготовить проекты:

распоряжения директора предприятия, предусматривающего информирование подразделений, служб, должностных лиц и иных работников предприятия о касающихся их условиях контракта;

приказ директора об обеспечении реализации главным бухгалтером прав, предоставленных ему контрактом, а также иных условий контракта.

Основание: контракт от «____» _________________ 20___ г. № ____.

Директор подпись И.О. Фамилия

С приказом ознакомлен

Главный бухгалтер

подпись И.О. Фамилия

00.00.2010

3.5 Приказ об увольнении

Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по личному составу предприятия и ведутся отдельно от приказов по производственным вопросам.

Приказ начинается словом «УВОЛИТЬ» с указанием фамилии, имени и отчества (полностью) увольняемого работника. При увольнении обязательно указывается причина увольнения и соответствующая статья КЗоТ РФ.

Приказ об увольнении может быть составлен сразу на нескольких сотрудников.

Визируются подобные приказы руководителем кадровой службы и юрисконсультом предприятия, подписываются руководителем и доводятся до сведения работника. При ознакомлении с приказом увольняемого им проставляется подпись и дата.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.2010 № _____ л/с

Об увольнении _______________________

фамилия, инициалы

УВОЛИТЬ:

фамилия, имя отчество (полностью), должность,

профессия ___________________________________________________

(указание цеха, отдела)

00.00.2010

__________________ ______________________

(дата увольнения) (указание основания увольнения)

Основание: (документ, послуживший причиной увольнения)

Директор подпись И.О. Фамилия

Визы

С приказом ознакомлен

подпись работника 00.00.2010

3.6 Образцы формулировок приказов и записей в трудовых книжках

В графе 3 раздела

В приказе «Сведения о работе»

трудовой книжки

1. Прием на работу

Семенова Игоря Петровича принять на работу Принят в отдел капитального строительства с 21.06.2010 с трехмесячным испытательным инженером сроком в отдел капитального строительства инженером с окладом _____ руб. в месяц.

Основание: заявление Семенова И.П. от

15.06.2010

С приказом ознакомлен.

Смирнову Полину Львовну принять на работу Принята агентом-экспедитором транспортного временно, на один месяц с 07.08.2010 агентом- отдела на временную работу экспедитором транспортного отдела с окладом _______ руб. в месяц

Основание: заявление Смирновой П.Л. от

01.08.2010

С приказом ознакомлена

2. Перевод на другую работу

Гуляеву Нину Васильевну перевести, с ее Переведена в отдел маркетинга менеджером

согласия, постоянно с 04.06.2010 с должности

кладовщика склада №7 в отдел маркетинга

менеджером с окладом ______ руб. в месяц

Основание: заявление Гуляевой Н.В. от

01.06.2010

С приказом ознакомлена

3. Увольнение с работы

Климова Андрея Устиновича, слесаря- Уволен по собственному желанию, ст. 31 инструментальщика цеха №3, уволить КЗоТ РФ 24.07.2010 по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ

Основание: заявление Климова А.У. от 20.07.2010

С приказом ознакомлен

Королькова Анатолия Сергеевича, пожарного Уволен по собственному желанию в связи с пожарно-сторожевой охраны уволить уходом на пенсию по старости, ст. 31 КЗоТ 03.11.2010 по собственному желанию в связи с РФ уходом на пенсию по старости, ст. 31 КЗоТ РФ

Основание: заявление Королькова А.С. от

02.11.2010

С приказом ознакомлен

Коростылеву Аллу Сергеевну, экономиста Уволена по собственному желанию в связи с финансового отдела, уволить 24.04.2010 по рождением ребенка, ст. 31 КЗоТ РФ собственному желанию в связи с рождением ребенка, ст. 31 КЗоТ РФ

Основание: заявление Коростылевой А.С. от 21.04.2010

копия свидетельства о рождении ребенка.

С приказом ознакомлена

Степанова Алексея Андреевича, старшего

Уволен в связи с ликвидацией предприятия, инженера отдела №3, уволить 25.03.2010 в п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ связи с ликвидацией предприятия, п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ

Предоставить льготы компенсации, установленные ст. 40 (3) КЗоТ РФ.

С приказом ознакомлен

Леонтьева Юрия Ивановича, старшего инженера отдела №5, уволить 09.10.2010 с согласия профкома (протокол от ____ № ___) в связи с сокращением его должности и отказом от трудоустройства, п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ

Предоставить льготы и компенсации, установленные ст. 40 (3) КЗоТ РФ.

Основание: изменение штатного расписания

С приказом ознакомлен

Огневу Полину Моисеевну, бухгалтера центральной бухгалтерии, уволить 15.12.2010 с согласия профкома (протокол от ___ № ___) за ст. 33 КЗоТ РФ систематическое неисполнение трудовых обязанностей, п. 3 ст. 33 КЗоТ РФ

Уволена за систематическое неисполнение обязанностей без уважительных причин, п. 3

С приказом ознакомлена

Гнездова Леонида Николаевича, экспедитора отдела снабжения, уволить 27.06.2010 с согласия профкома (протокол от ____ № ____) за прогул без уважительных причин 26.06.2010 п. 4 ст. 33 КЗоТ РФ. От дачи объяснений отказался.

Основание: докладная руководителя.

С приказом ознакомлен

Петрова Сергея Ивановича, кладовщика склада №5, уволить 15.02.2010 с согласия профкома (протокол от ___ № ___) за появление на работе в нетрезвом состоянии, п. 7 ст. 33 КЗоТ РФ

Основание: заключение медпункта, докладная заведующего складом (акт, объяснения свидетелей и т.п.)

С приказом ознакомлен

Москвина Игоря Аркадьевича, директора филиала уволить 05.07.2010 за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, п. 1 ст. 254 КЗоТ РФ

Груздева Олега Степановича, инженера конструкторского бюро, уволить 25.07.2010 как не выдержавшего испытания, ст. 23 КЗоТ РФ

Данилину Татьяну Семеновну, секретаря отдела №11, уволить 14.07.2010 в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 29 КЗоТ РФ

С приказом ознакомлена

Ткачева Геннадия Петровича, газосварщика цеха №4, уволить 15.05.2010 в связи с призывом на военную службу, п. 3 ст. 29 КЗоТ РФ, с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка.

Основание: повестка (извещение) из военкомата (учебного заведения) и заявления Ткачева Г.П.

от 14.05.2010

С приказом ознакомлен

Гридина Льва Анатольевича, токаря цеха №5, уволить 10.05.2010 в связи с вступлением в законную силу приговора народного суда, которым он осужден к лишению свободы, п. 7 ст. 29 КЗоТ РФ

Основание: приговор народного суда г. Москвы от _______

С приказом ознакомлен

4. Образцы оформления приказов о применении поощрения и дисциплинарных взысканий

За продолжительную безупречную работу и в связи с шестидесятилетием со дня рождения объявить благодарность бухгалтеру ______________ (фамилия, имя, отчество).

Начальник отдела

С приказом ознакомлен

За (указание за достигнутые успехи премировать старшего инженера __________ отдела (фамилия, имя, отчество) в размере

Приказ от _____ № ______

Начальник отдела

С приказом ознакомлен

3.7 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется работником кадровой службы. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников предприятия при поступлении их на работу, а также вновь заведенные трудовые книжки на работников, которые до поступления не работали.

При увольнении и получении трудовой книжки на руки работник расписывается в книге учета.

Листы книги учета движения трудовых книжек должны быть прошиты и пронумерованы.



КНИГА

учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

№№ п/п	Дата приема или заполнения труд. кн. Или вкладыша к ней	Фамилия, имя, отчество владельца труд. книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней	Профессия, специальность работника	Наименование структурного подразделения, куда зачислен работник	Дата и номер приказа, на основании которого произведен прием работника	Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении	Расписка работника в получении трудовой книжки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
	ч и с л о	м е с я ц	г о д

3.8. Акт списания испорченных бланков трудовых книжек

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся в специальный акт.

В акте указываются цифрами и прописью количество испорченных бланков за определенный период времени.

Акт подписывается комиссией, в которую входят представители кадровой службы и руководства предприятия.



Наименование УТВЕРЖДАЮ

организации Руководитель предприятия

Подпись И.О. Фамилия

АКТ 00.00.2010

списания испорченных бланков

трудовых книжек

00.00.2010 №

Нами _______________________________________________________

(перечисляются должности, фамилии, инициалы членов комиссии по списанию бланков)

______________________________________________________

составлен акт о том, что за период с ______________________________

по__________________ на ____________________________________

(полное наименование предприятия)

испорчено ___________________________________________________

(подробная причина порчи)

_________________________________ штук бланков трудовых

(цифрами и прописью)

книжек (вкладышей к ним), которые «_____» _______________ 20___ г.

(дата)

уничтожены путем сожжения.

Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии подпись И.О. Фамилия

М.П. подпись И.О. Фамилия

3.9.Личная карточка. Форма № Т-2

Личная карточка имеет типовую утвержденную форму № Т-2.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, аккуратно и разборчиво от руки или на пишущей машинке. Все записи в личной карточке формулируются полностью без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.)

Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Форма № Т-2

	311002

Код по ОКУД

М/ж	Табельный номер	Алфавит

1. Фамилия _____________________ 8. ______________________

имя __________ отчество ____________ Основная профессия

2. Год рождения ______ месяц ________ ________________________

число _______________ (специальность)

________________________

стаж работы по этой

3. Место рождения _________________ ________________________

__________________________________ специальности

специальности 9. Общий стаж работы ____

4. Член профсоюза ______________ 10. Непрерывный стаж ____

да, нет ________________________

5. Образование последнее место работы

а) _______________________________ ________________________

высш., спец. общ., должность

__________________________________ _______________________

средн. спец неполн. сред. дата и причина увольнения

_______________________ 12. Семейное положение __

нач. (сколько классов) ________________________

б) ________________________________ состав семьи с указанием

__________________________________ _______________________

название и дата года рождения каждого

__________________________________ ________________________

окончания высшего или члена семьи

__________________________________ 13. ____________________

средн. спец. уч. завед. ________________________

в) ________________________________ ________________________

название и дата 14. _____________________

__________________________________ ________________________

окончания училища, школы по 15. _____________________

__________________________________ ________________________