Внедрение автоматизированных технологий в документационное обеспечение управления

3. Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, создаются контрольные карточки на исполнителей по документу.

4. Входящий документ запускается в документооборот и сотрудники, указанные в резолюции, получают возможность работать с документом. Любой из сотрудников может назначить соисполнителей и контролировать ход выполнения своих заданий.

5. После исполнения документ списывается в электронный архив.

6. Если пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий, и отправляется либо в бумажном виде, либо непосредственно из системы по электронной почте.

1. Сотрудник какого-либо отдела - автор документа (исполнитель) готовит проект документа и прикрепляет его к регистрационной карточке.

2. Исполнитель задает маршрут движения для согласования текста документа. Маршрут задается в графическом виде и может быть сколь угодно сложным (с разветвлениями, схождением в одну точку и т.п.). Маршрут может быть либо спроектирован заново, либо выбран из справочника типовых маршрутов.

3. Если у исполнителя нет права самостоятельно запускать документ в документооборот, то требуется утверждение руководителя на выполнение этого действия.

4. После запуска проекта документа в документооборот с ним могут приступать к работе участники маршрута движения. Их задача - изучить документ и наложить рецензию. Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится (кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого - нет и т.д.).

5. После окончания согласования конечный вариант документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних (исходящих) документов.

6. Если документ распорядительный, то можно создать задания по каждому пункту этого документа и отправить их исполнителям в системе электронного документооборота. Если же документ носит ознакомительный характер, то он может быть отправлен всем заинтересованным сотрудникам для ознакомления.

7. После исполнения документ помещается в электронный архив, где становится доступным для просмотра остальным сотрудникам организации.



3.4 Экономическая эффективность при внедрении системы автоматизации

Оценка экономической эффективности включает в себя:

· выбор измеряемых параметров, характеризующих процессы в системе;

· сравнение затрат на выполнение типовых операций.

Для оценки эффективности внедрения системы автоматизации ДОУ необходимо иметь набор измеряемых параметров (метрик), которые характеризуют основные процессы, протекающие в информационной системе. В качестве таких параметров выбраны: объем документооборота в организации, время на выполнение операции с документами и стоимость выполнения типовых операций над документами.

Оценка объема документооборота в Управлении проводится по следующим показателям:

· объем входящих документов;

· объем исходящих документов;

· объем внутреннего документооборота;

· объем документооборота в разрезе структурных подразделений;

· объем документооборота в разрезе видов документов;

· доля контрольных документов;

· среднее число копий.

Оценка времени на выполнение операций с документами проводится по следующим показателям:

· время регистрации одного документа;

· время передачи документа на исполнение;

· время пересылки документа между отделами;

· время поиска документов по известным атрибутам;

· время поиска документа с неизвестными атрибутами;

· время подготовки и согласования типовых документов;

· время, затраченное на подготовку типовых отчетов.

Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами проводится по следующим показателям:

· стоимость рабочего времени сотрудников;

· стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений и т.д.)

Таблица 2. Сравнение затрат на выполнение типовых операций

Операция	t1ср, мин	t2ср, мин	Кол-во сотруд.	Кол-во операций	?t1, чел/дни	?t2, чел/дни
Обработка входящего документа	6	2	1	120	0,068	0,023
Обработка исходящего документа	8	3	1	120	0,09	0,034
Обработка внутреннего документа	4	2	1	500	0,189	0,095
Снятие копии с документа	2	0	1	1000	0,189	0
Передача документа в отдел	4	0,5	1	2500	0,95	0,118
Подготовка типовых отчетов	8	2	1	2	0,002	0,0004
Контроль исполнения документов	7	3	1	30	0,02	0,009
Поиск докю по известным атрибутам	1	0,3	1	20	0,002	0,0006
Итого	30	12,3	1	332	1,51	0,28

где t₁ср - cреднее время выполнения до внедрения системы

t₂ср - cреднее время выполнения после внедрения системы

?t₁- cуммарные затраты времени до внедрения системы

?t₂ - cуммарные затраты времени после внедрения системы

Суммарные затраты времени = (ежемесячное количество операций / 22 раб.дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции / 60(переводим в часы) / 8 (переводим в человекодни)

Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 1,51-0,28 = 1,23чел/дня. Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации = 1,23 * 204 * 22 = 5520,24 руб.

В результате тщательного анализа АО «Тандер» можно сделать вывод, что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП - Делопроизводство».Инесмотря на большие затраты по внедрению системы, выгоды и пользы для учреждения значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.



Заключение

В данной работе в качестве объекта исследования выступала коммерческая организация АО «Тандер». Изучался процесс документационного обеспечения организации, в ходе которого была выявлена основная проблема - недостаточная автоматизация делопроизводственного процесса, в результате чего возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений.

В результате была определена основная цель исследования - выбор автоматизированной системы, которая автоматизирует процесс ДОУ.

В работе была дана характеристика структуры и системы АО «Тандер», особенностей организации делопроизводства. Были выявлены основные недостатки: потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов, возникновение большого количества копий.

Был предложен вариант решения проблемы автоматизации ДОУ УДОиВ - выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ.

Далее был изучен российский рынок автоматизированных системДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «Directum», «БОСС-Референт», «Олимп - Делопроизводство», «DocsVision», в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре учреждения.

Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ программных продуктов, в результате которого лидером оказалась система «Олимп - Делопроизводство».

Следовательно, в АО «Тандер» необходимо внедрить систему «Олимп - Делопроизводство».

На заключительном этапе была рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 5520,24рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.



Список использованных источников

1. Российская федерация. Законы. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Информационная поисковая система «Консультант плюс». Обновление март 2013.

2. Российская федерация. Законы. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Информационная поисковая система «Консультант плюс». Обновление март 2013.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 г.

5. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.

6. Баронов, В.В. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов, Г.Н., Калянов, Ю.Н. Попов и др. - М.: Компания Айти, 2008. С. 328

7. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФА-М, 2005. С. 592

8. Макарова, Н.В. Информатика: учеб. / Н.В. Макарова, Л.А. Матвеева, В.Л. Пройдо. - М.: Финансы и статистика, 2006. С. 383

9. Семенов, М.И. Информатизированные информационные технологии в экономике: учеб. / М. И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Г.П. Барановская; под общ.ред. И.Т. Трубилина. - М.: Финансы и статистика, 2005. С. 416

10. Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс / под ред. С.В. Симоновича. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2005. С. 640

11. Хомоненко, А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. - СПб: КОРОНА принт, 2005. С. 672

12. Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб.пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФА-М, 2005. С. 216

13. Баласанян, В. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией // Электронные системы. 2007, № 11, С. 13-19

14. Баласанян, В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. 2005, № 16, С. 80-81

15. Бобылева, М. П. Теория и практика электронного документооборота // Делопроизводство.2005, №2, № 3, С. 15-18

16. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. - №11. С. 25-27

17. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. - №2, С. 23-27

18. Савельев А. П. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005, №2. С. 10-24

19. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. - М: Россархив, ВНИИДАД, 2005. С. 9.

Размещено на Allbest.ru