Внедрение автоматизированных технологий в документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

"Внедрение автоматизированных технологий в документационное обеспечение управления"



Введение

Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления - далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.

Тема курсового проекта выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ОА «Тандер».

Объектом исследования данной работы выступает АО «Тандер». Предмет исследования - выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

Цель работы является анализ документационного обеспечения управления в АО «Тандер» и выбор автоматизированной системы.

Задачами работы являются:

- описать организационную структуру объекта исследования;

- определить уровень автоматизации ДОУ объекта исследования;

- описать критерии выбора систем автоматизации ДОУ;

- выбор программных продуктов;

- проанализировать работу Управления при внедренной системе автоматизации;

-рассчитать экономическую эффективность при внедрении системы автоматизации.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация ДОУ является одним из направлений деятельности управления.

Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.

При написании работы был изучен и проанализирован федеральные закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», где даются основные понятия, связанные с информацией и их определения - информационных систем, технологий и средствах их обеспечения; федеральный закон «Об электронной подписи», на основании которого определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), использование средств ЭЦП. При анализе ДОУ УДОиВ, видов существующей документации проверялось соответствие ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», и соответствие Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В данных источниках закреплены требования к оформлению документов, составу реквизитов документов; требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Данные требования и правила создают условия для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. При анализе существующих систем автоматизации ДОУ и правил их внедрения были изучены: рекомендации по выбору автоматизированных систем и руководства для пользователей автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, где описываются системы автоматизации, их функции, основные подходы при выборе, предлагаются критерии их оценки, характеризуется отечественный и зарубежный рынок АС ДОУ.

При изучении структуры и функций службы ДОУ были рассмотрены Положение о секторе контроля и кадровой работы и должностная инструкция секретаря.

В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили соответствующие сайты в Интернет, которые содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.



1. Основы организации информационных технологий

1.1 Понятие и классификация информационных технологий управления

автоматизированный экономический управление

Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства.

В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:

«Технология (от греч. techne - искусство, мастерство, умение) - совокупность методов обработки, изготовления изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. Технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса».

Из трех возможных вариантов определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.

В понятии «информационная технология» следует выделить три основных составляющих:

· объект воздействия (в приводимом определении - это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);

· результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);

· методы воздействия (обработка, изготовление, изменение - процессы, приводящие к искомому результату воздействия).

Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.);кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:

Информационная технология - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:

· предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;

· целью процесса является получение информации;

· средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программное - аппаратные вычислительные комплексы;

· процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;

· выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;

· критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

С другой стороны, информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса.

Автоматизированные информационные технологии используют средства автоматизации для всех операций, связанных с информацией. Поэтому, автоматизированные информационные технологии можно определить следующим образом.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) - информационная технология, в которой для передачи, сбора, хранения и обработки данных, используются методы и средства вычислительной техники и систем связи.

В связи с этим АИТ как система, связанная с переработкой информационных ресурсов, может рассматриваться как автоматизированная система.

Автоматизированная информационная система (АИС) - комплекс технических, программных, других средств и персонала, предназначенный для автоматизации различных процессов.

В автоматизированной информационной технологии предприятия все экономические факторы и ресурсы отражаются в единой информационный среде (едином информационном пространстве) в виде совместимых данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как построение и исследование информационной модели, показывающей, какие изменения произойдут с ресурсами предприятия при выполнении тех или иных действий. При этом с самими ресурсами первоначально ничего не происходит - в процессе моделирования используются только данные об их состоянии и сценарии изменения различных параметров этих состояний.

Автоматизированные информационные технологии управления (АИТУ) -поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер -- одну, технолог - другую).

Под автоматизированной информационной технологией управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

Таким образом, информационная технология- это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.

Классификация автоматизированных информационных технологий управления.

Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология -- это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы: электронная обработка данных; автоматизация функций управления; поддержка принятия решений; электронный офис; экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций АИТУ можно разделить на: системы с текстовым редактором; системы с табличным процессором; системы управления базами данных; системы с графическими объектами; мультимедийные системы; гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на: пакетные (централизованная обработка);

диалоговые; сетевые (многопользовательские).

По способу построения сети АИТУ можно разделить на: локальные; многоуровневые; распределенные.

По обслуживаемым предметным областям автоматизированные информационные технологии подразделяются на технологии: бухгалтерского учета;

банковской деятельности; налоговой деятельности; страховой деятельности и т. д.

Во многоуровневых и распределенных АИТУ одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. Потребность в аналитической работе при переходе к рынку, в условиях образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Эта задача решается путем совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний.

В связи с бурным развитием телекоммуникационного сервиса и возможностью доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны прежде всего: оперативное принятие решений; степень адекватности аналитических данных реальным процессам; возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций.

Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно-обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров.

Таким образом, новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования

«Информационное обеспечение управления» - многогранное понятие. Под термином «информационное обеспечение» понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам - информационными потребностями.

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы.

В автоматических системах информационный процесс может быть реализован без участия человека. Однако в автоматизированных системах обязательным соисполнителем информационного процесса является человек.

Информационная технология представляет собой систему методов и средств реализации информационных процессов, а также способов использования этих средств. Так, например, современная информационная технология, ориентированная на процесс сжатия информации, предлагает:

· систему различных методов решения этой задачи (методы необратимого сжатия, которые чаще всего применяются к звуку или к изображению, или большое количество методов обратимого сжатия, используемого для сжатия текстов, и конкретизирующихся в виде статистических или словарных методов);

· современные программы-архиваторы, реализующие тот или иной метод сжатия (например, WinZip и WinRar, реализующие статистические методы сжатия);

· способы работы с программами-архиваторами, предлагающие удобный интерфейс, множество сервисных функций.

Информационная технология должна быть ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности. В организационных системах применяют автоматизированные информационные технологии, то есть человеко-машинные технологии. Из всех видов человеко-машинных технологий информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

Информационные технологии многочисленны и многообразны. В литературе можно встретить различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. Среди них: по обслуживаемым предметным областям (бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая деятельность и др.), по степени охвата задач управления (экспертная поддержка, поддержка принятия решений, электронная обработка данных и др.), по ориентации на вид обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.) и другие. Наиболее распространенной является типология информационных технологий в соответствии с различием информационных процессов. При этом различают следующие типы технологий: сбора информации; передачи информации; накопление информации; обработки информации; хранение информации; представления информации; использования информации.

Описание каждого типа информационной технологии базируется на более широкой и детальной системе анализа их характеристик.

Конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

· комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам информационный процесс;

· системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);

· организационно-методического обеспечения, увязывающего реализацию всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Таким образом, управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности.

Существует два подхода к совершенствован6ию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

· совершенствование выполнение отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации «жить сегодняшним днем» и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления;

· комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Такая стратегия характерна для крупных организаций.

Таким образом, каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.

Вывод

Подводя итоги первого раздела нужно отметить, что, информационная технология- это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов.



2. Аналитический раздел

2.1 Описание организационной структуры объекта

Акционерное общество «Тандер» является коммерческой организацией. АО «Тандер» обладает общей гражданской правоспособностью. Она вправе иметь гражданские права и нести гражданские обязанности для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. Предметом деятельности АО «Тандер» является:

-открытие магазинов, складов, баз, промышленных и продовольственных товаров;

- оптовая и розничная торговля.

Организационная структура АО «Тандер» представляет собой:

- администрация, в составе директора и заместителя директора;

- бухгалтерия, в составе 5 человек - главного бухгалтера, бухгалтера 2 категории;

- отдел продаж, в составе 4 человек- начальника отдела продаж, супервайзеры.

2.2 Организация ДОУ учреждения

Делопроизводственную службу в организации осуществляет специалист отдела управления персоналом, в его обязанности входит:

- разработка и проектирование бланков документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам;

- подготовка дел к архивному хранению;

- организация эффективности работы и повышение рентабельности фирмы;

- контроль работы всех сотрудников общества;

- прочие обязанности, перечисленные в должностной инструкции специалиста управления персоналом.

Современными задачами АО «Тандер» является открытие новых магазинов, введение в эксплуатацию двух новых построенных складов для оптовой продажи.2.2 Определение структуры и функции делопроизводственной службы.Документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ:

- стратегический план компании - долговременный план, как правило, охватывающий период 10--15 лет, в котором формулируются главные цели предприятия на перспективу, конкретные задачи, привязанные по времени и ресурсам, общая стратегия достижения поставленных целей;

- Организационная структура - документ, схематически отражающий состав и иерархию подразделений предприятия. Организационная структура устанавливается исходя из целей деятельности и необходимых для достижения этих целей подразделений, выполняющих функции, составляющие бизнес-процессы организации.

Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции);

- Положение об организационной структуре - является организационно-техническим документом, определяющим и устанавливающим административную систему организации;

- Положение об оплате труда - представляет собой один из локальных актов, который утверждается руководителем организации. Основная цель данного акта - описать применяемые в данной организации механизмы оплаты труда;

- Положение о едином порядке оформления приема и увольнения сотрудников. Настоящее Положение определяет внутренний порядок оформления приема на работу и увольнения с организации;

- Должностные инструкции - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных;

- Положения о структурных подразделениях - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений;

В АО «Тандер» функции службы ДОУ возложены на специально уполномоченное должностное лицо - специалиста ОУП. Таким образом, он решает три комплекса задач:

а) обеспечение документирования управленческой деятельности;

б) организация работы с документами в учреждении;

в) совершенствование форм и методов работы с документами.В должностной и численный состав службы ДОУ в АО «Тандер» входит два человека. Специалист ОУП в соответствии с должностной инструкцией и возложенными задачами осуществляет следующие функции:

- разработку, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- разработка и проектирование бланков документов;

- разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

Как и в большинстве организаций в АО «Тандер» можно выделить 3 документопотока:

. Входящий - документы, поступающие в АО «Тандер» (документы вышестоящих органов власти, Администрации города Новокузнецка и т.д.; документы от Головной организации); документы не соподчиненных организаций; обращения граждан).

Исходящий - документы, созданные в УДОиВ и направляемые за пределы АО «Тандер».

Внутренний - документы, создаваемые и используемые в АО «Тандер».

Благодаря специально разработанным маршрутам движения документов, можно определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию приведены в приложении.

Задача отдела управления персоналом заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Но несмотря на это в организации документооборота АО «Тандер» существуют некоторые проблемы. В основном это потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов.



2.3 Уровень автоматизации ДОУ объекта

Основной технологический инструмент работы с документами в организации - компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет. Компьютерная сеть УДОиВ имеет один центральный компьютер (сервер), к которому подключено 15 периферийных компьютеров, что обеспечивает высокую скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого-либо кабеля вся сеть продолжает работать).

Обеспечение информационной безопасности компьютерных сетей возложено на системного администратора.

Характеристика сервера: тип процессора - 2-ядерный процессор, частота - 2 гГц, объем оперативной памяти - 4 Гб, системное программное обеспечение - WindowsServer 2008.

Характеристика типового клиента: частота процессора - 1 гГЦ, объем оперативной памяти - 1 Гб.

На персональных компьютерах сотрудников установлена операционная система «WindowsXP», и содержится стандартный набор прикладных офисных программ MSOffice (MSWord, MSExcel, MSAccess, MSPowerPoint), InternetExplorer, OutlookExpress, Win RAR, Win ZIP.

Безопасность обеспечивается рядом мероприятий, проводящихся в двух направлениях:

- обеспечение целостности данных;

- защита информации от несанкционированного доступа.

Основные мероприятия, которые проводятся для защиты целостности данных:

- резервное копирование наиболее ценной информации;

- обеспечение доступа к данным в режиме только для чтения;

- защита данных (файлов и папок) от удаления.

Для защиты информации персональных компьютеров сотрудников АО «Тандер» используют:

1. Антивирусные программы, такие как ESET NOD32, которые постоянно обновляются.

2. Идентификация субъектов и объектов. Каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.

Таким образом, была дана характеристика АО «Тандер». Это коммерческая организация с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляет отдел управления персоналом.

Вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов).

Существует автоматизация отдельных операций с документами: хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов в вышестоящие, подведомственные и сторонние организации по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

Вывод

Для того, чтобы решить проблему автоматизации УДОиВ, необходимо внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы. Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.



3. Проектная часть

3.1 Критерии выбора систем автоматизации ДОУ

Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.

В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.

Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.

Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДО и В должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.

А. Функциональные требования

Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.

1. Делопроизводство

· Создание документов (использование шаблонов)

· Регистрация документов

· Контроль исполнения документов

· Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)

· Ведение номенклатуры дел

· Подготовка статистических данных о документообороте

· Автоматический ввод информации с бумажных носителей

2. Организация электронного архива

· Архивирование документов

· Полнофункциональный поиск

· Безопасность хранения документов

· Организация доступа к документам архива

3. Обеспечение задач электронного документооборота

· Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)

· Работа с электронными файлами

· Средства криптозащиты

· Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи

4. Управление документооборотом

· Управление потоками документов внутри организации

· Передача документов на исполнение

· Контроль движения (передачи) документов

· Контроль действий пользователей

· Маршрутизация документов

· Согласование документов

· Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов

5. Управление деловыми процессами

· Совместная работа над документами в режиме реального времени

· Работа с удаленными офисами и подразделениями

· Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах

· Получение уведомлений от системы электронного документооборота

· Работа со справочниками

Б. Системно-технические требования

Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе.

1. Программная реализация

· Технология клиент-сервер

· Технология интернет

· Поддержка стандартов открытых систем

· Наличие средств разработки приложений

· Наличие средств сканирования документов

· Удобный интерфейс

2. Сетевая ОС для серверной части

· WindowsServer 2008

3. Сетевая ОС для клиентской части

· Windows ХР

4. Эксплуатационные требования

· Надежность автоматизированной системы

· Безопасность системы

· Администрирование системы

· Количество одновременно работающих пользователей - до 100

5. Адаптационные возможности

· Простота и удобство при внедрении системы

· Удобство настройки системы

· Возможность развития системы

Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей.

3.2 Выбор программных продуктов

Экспертам необходимо определиться с возможными альтернативами выбора, то есть с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности учреждения. Для этого были использованы информационно-рекламные материалы конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов, журналы, публикации, результаты сопоставительного анализа, сайты фирм-разработчиков в Интернете. Это позволит предварительно определиться с теми программными продуктами, из числа которых предстоит сделать выбор. Безусловно, некоторые предложения будут отсеяны еще на предварительной стадии по функциональным соображениям (к примеру, программный продукт не предоставляет возможности документооборота, а этот критерий определен, как один из самых важных), а после ценовым, (цена намного превосходит возможности учреждения). Для выбора АСДОУ были взяты 4 альтернативные варианты программного обеспечения (Directum, БОСС-Референт, Олимп - Делопроизводство, DocsVision), которые будут оцениваться на первой стадии по назначению и возможностям системы.

1. Название:Directum

Производитель и распространители в России:Компания DIRECTUM (НПО Компьютер)

Предназначение: система электронного документооборотаи управления взаимодействием

Возможности:

Управление электронными документами

- создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MicrosoftWord, таблицы MicrosoftExcel, схемы MicrosoftVisio, рисунки CorelDraw, видео и пр.);

- поддержка версий документов и ЭЦП;

- структурирование документов по папкам;

- назначение прав доступа на документы;

- история работы с документами;

- полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами

-поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного

цикла (docflow);

- выдача электронных заданий и контроль их исполнения;

- взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;

- поддержка свободных и жестких маршрутов;

- богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

Канцелярия

-регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации;

- рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;

- организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Сервер веб-доступа

- работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер.

2. Название: БОСС-Референт

Производители и распространители в России: ЗАО «Аплана Софтвер»

Предназначение: Автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства

Возможности:

Документационное обеспечение принятия решений

- автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями;

- поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам;

- подстрока регламентов в ходе их использования «на лету»;

- контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов;

- поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям;

- работа с версиями и редакциями документов.

Обработка входящих и исходящих документов

- регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах;

- связывание документов «по вопросу»;

- наложение резолюций;

- пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам;

- обеспечение работы нескольких канцелярий.

Контроль исполнительской дисциплины

- быстрый доступ к документам,имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям;

- формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений;

- контроль сроков и работ по выполнению поручений;

- мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.

Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций

- ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций;

- поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений;

- управление правами сотрудников на создание, согласование, подписание, регистрацию документов и т. д.

3. Название: Олимп - Делопроизводство

Производитель и распространители в России: ЗАО «Градиент - Новые Технологии»

Предназначение: Управление процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также организация и автоматизированное выполнение основных процедур современного делопроизводства.

Возможности:

Канцелярия

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- регистрация внутренних документов;

- формирование и учет исполнения резолюции входящих документов;

- отслеживание и анализ переписки;

- анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам;

- контроль исполнения документов, ведение номенклатуры дел;

- ведение учета корреспонденции в нескольких местах регистрации;

- отправка исходящей корреспонденции по электронной почте;

- прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов;

- поддержка электронной цифровой подписи.

Контроль исполнения

- регистрация письменных и устных поручений (распоряжений, приказов) с указанием исполнителя, контролера и срока исполнения;

- контроль исполнения поручений, учет переносов срока исполнения;

- анализ исполнительской дисциплины по сотрудникам и подразделениям;

- отслеживание исполнения документов.

Хранилище документов

- структурированное хранение и оперативный доступ к разнородным электронным документам;

- проектирование любой удобной структуры хранилища и архива документов;

- создание резервной копии архива документов;

- Web-доступ к документам;

- гибкая система разграничения доступа к документам;

-создание перекрестных ссылок между документами прямо в тексте для удобного перехода к просмотру связанного документа;

-выгрузка заданных разделов в форматах html и chmдля удобного просмотра непосредственно из операционной системы;

-настройка уведомлений пользователям о появлении в указанных разделах новых документов.

Электронный документооборот

- безбумажная технология коллективной работы над документами;

-удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами;

- перемещение документа по спроектированному маршруту любой сложности с заданием абсолютных или относительных сроков обработки;

- назначение соисполнителей по документу, формирование рецензий;

- мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей;

- анализ движения документа;

- анализ текущей загруженности подразделений.

4. Название: DocsVision

Производитель и распространители в России: фирма «DigitalDesign»

Предназначение: Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами

Стандартные приложения:

- «Делопроизводство» - законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.

- «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow-система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

Возможности:

Система DocsVision «Делопроизводство» включает:

- ведение картотеки документов;

- создание электронного архива документов компании;

- ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

- организацию циклов разработки согласования документов;

- организацию контроля исполнения документов и заданий;

- маршрутизацию документов в организации и вне её;

- автоматизацию разнообразных процессов обработки документов;

- организацию процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Проанализировав 4 систем (Directum, БОСС-Референт, Олимп - Делопроизводство, DocsVision), система «Directum» следует сразу исключить. Directum слишком большая и сложная система и требует продолжительного внедрения, для конкретных требований его функциональные возможности будет избыточны.

«DocsVision» и «ОЛИМП - Делопроизводство», следовательно, системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты. «БОСС - Референт». Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в УДОиВ.

3.3 Возможности системы автоматизации ДОУ

В ходе курсового проекта были проанализированы и отобраны четыре системы электронного документооборота «DocsVision», «Олимп - Делопроизводство»,«Directum», «БОСС-Референт». Далее в курсовом проекте будет выполнен сопоставительный анализ выбранных программных продуктов по стоимостным характеристикам, включая затраты на приобретение и внедрение. Затраты складываются из следующих требований:

- затраты на покупку программных продуктов (лицензии и АС ДОУ);

- затраты на работы по внедрению (затраты на установку, настройку программ на сервере и на клиенте, затраты на бучение пользователей).

Таблица 1 - расчет стоимости АС ДОУ (15 рабочих мест) в рублях

Критерии	АС ДОУ
	DocsVision	Олимп - Делопроизводство	Directum	БОСС-Референт
Стоимость ПО (10 лицензий)	185000	163000	25500	67000
Настройка системы	от 2500	от 4000	от 4300	от 7800
Обучение пользователей	от 10000	от 7200	от 6000	от 9300
Итого:	197500	174200	35800	84100



Таким образом, рассмотрев и суммировав все требования, предъявленные к АС ДОУ, а также рассчитав примерную стоимость затрат на приобретение, внедрение и сопровождение, можно сделать вывод, что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП - Делопроизводство». Так как Учреждение имеет подведомственные организации удаленные территориально и для учреждения важен анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам; отправка исходящей корреспонденции по электронной почте; прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов; поддержка электронной цифровой подписи; Web-доступ к документам; гибкая система разграничения доступа к документам; удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами; мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей.

Система электронного документооборота «Олимп - Делопроизводство» предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. Кроме того, система обеспечивает автоматизацию процесса выдачи заданий и мониторинга их исполнения в рамках любого бизнес - процесса предприятия.

«Олимп - Делопроизводство» является современным интегрированным решением на базе программных продуктов фирмы Microsoft. Основная концепция автоматизации документооборота, примененная в представленном комплексе, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, производственные процессы (потоки работ) в ходе которых создаются и движутся документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию документооборота не как абстрактную цель, а как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции - производственной и управленческой работы.

Система состоит из четырех модулей, которые охватывают работы на всех этапах цикла обработки документов:

· канцелярия;

· контроль исполнения;

· хранилище документов;

· электронный документооборот.

Рассмотрим процесс регистрации входящего и внутреннего (исходящего) документов в УДОиВ применительно к системе «ОЛИМП - Делопроизводство». В системе реализованы две схемы движения документов внутри организации: движение входящего документа и движение внутреннего (или исходящего) документа.

1. Поступивший в Управление входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде (в этом случае большая часть документов сканируется), так и по электронной почте.

2. Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа. Резолюцию в программу вводит непосредственно руководитель.