Содержание труда руководителя аптеки №122 "Флора" г. Тюмени

Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

4.3 Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.

Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов;

избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов;

нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника;

большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы.

Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

медлительность в действиях;

отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, была заполнена таблица 28 «Факторы помех».

Таблица 8. Факторы помех

Виды помех, занятий	Продолжительность, мин.	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению
Нерациональное планирование (Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (например, оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам, визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.), общественная работа). А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (например, другие деловые телефонные разговоры, просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ), подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов, анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков), прием посетителей по деловым вопросам, проведение фармацевтических кружков)	295	ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы игнорирование нормативов режимов труда и отдыха	выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности); ведение предварительного планирования рабочего дня; ведение дневника рабочего времени изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации
Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д.	185	нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ ориентация на проблему сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными) неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники	реалистичное планирование затрат рабочего времени ориентация на имеющиеся возможности делегирование полномочий проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест закупка дополнительных единиц оргтехники
Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д.	205	отсутствие планирования перенесение важных дел на более поздний срок стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными отсутствие самодисциплины прерывание работы телефонными звонками	ставить цели и стремится к их достижению расстановка приоритетов работ самодисциплина формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации)
Транспортные затраты времени (на служебные разъезды)	115	неверный расчет затрат времени на служебные разъезды сбои в работе общественного транспорта	использование служебного транспорта

5. Проектные предложения. Пути улучшения использования рабочего времени

Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу 9 «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений», где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.

Таблица 9. Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжительность работ, всего	В том числе
			Сократить нельзя	Можно сократить или исключить
		мин.	% к итогу	мин.	% к продолжительности данной работы	мин.	% к продолжительности данной работы
Изучение текущих (нормативных, директивных и др.) дел	1	140	2,6%	140	100,0%	0	0,0%
Поиск и работа с научно-технической, экономической информацией	2	255	4,7%	255	100,0%	0	0,0%
Работа с корреспонденцией	3	205	3,8%	200	97,6%	5	2,4%
Подготовка отчетов, справок, докладов	4	510	9,4%	450	88,2%	60	11,8%
Осуществление переписки	5	160	3,0%	150	93,8%	10	6,3%
Телефонные разговоры	6	90	1,7%	0	0,0%	90	100,0%
Прием посетителей из других подразделений, организаций	7	70	1,3%	50	71,4%	20	28,6%
Участие в производственных совещаниях	8	205	3,8%	0	0,0%	205	100,0%
Участие в собраниях общественных организаций	9	645	11,9%	645	100,0%	0	0,0%
Подготовка собраний, совещаний	10	445	8,2%	445	100,0%	0	0,0%
Служебные разъезды	11	555	10,3%	450	81,1%	105	18,9%
Повышение квалификации	12	90	1,7%	90	100%	0	0,0%
Общественная работа	13	365	6,8%	300	82,2%	65	17,8%
Проведение собраний, совещаний	14	565	10,5%	450	79,6%	115	20,4%
Беседы с подчиненными	15	250	4,6%	250	100,0%	0	0,0%
Решение оперативных вопросов	16	80	1,5%	60	75,0%	20	25,0%
Решение перспективных вопросов	17	30	0,6%	30	100,0%	0	0,0%
Обход рабочих мест	18	280	5,2%	250	89,3%	30	10,7%
Прием по личным вопросам	19	15	0,3%	15	100,0%	0	0,0%
Личные дела	20	265	4,9%	200	75,5%	65	24,5%
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)	21	60	1,1%	60	100,0%	0	0,0%
Прочие затраты времени	22	60	1,1%	50	83,3%	10	16,7%
Регламентированные перерывы	23	60	1,1%	60	100,0%	0	0,0%
Итого:		5400	100%	4600	85,2%	800	14,8%

Таким образом, основываясь на мнении экспертов, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

Беседы с подчиненными

Подготовка собраний, совещаний

Повышение квалификации

Кроме того, руководитель не использует полностью время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.

В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.

Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов

избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов

нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы

большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы

Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

медлительность в действиях;

отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

Проведенные в данной курсовой работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании. В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей. Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных

Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим руководством

ориентироваться на долгосрочные цели

научиться расставлять приоритеты работ

повысить самодисциплину.

Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 10:

Таблица 10. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана мероприятий	Мероприятия по улучшению использования рабочего времени	Меры по улучшению не нужны, т.к. …	Меры по улучшению нужны	Вид контроля
			Немедленно (какие)	В течение года (какие)
Планирова-ние рабочего времени	Составление плана в письменной форме Последовательное планирование рабочего дня Использование метода «Альпы» Использование дневника рабочего времени Согласование долгосрочных целей с вышестоящим руководством и подчиненными Улучшить техническое оснащение рабочих мест Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями)		Овладеть знаниями и навыкам составления дневного плана. Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся	Овладеть знаниями и навыкам составления долгосрочных планов Овладение различными методиками планирования Проведение исследований по анализу утомляемости сотрудников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации Провести анализ потребности сотрудников в оргтехнике В соответствии с результатом анализа осуществить закупку и ремонт (модернизацию) необходимой оргтехники	Промежуточ-ный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания)
2. Факторы помех	Бумажная работа Телефон вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству Помехи в работе общественного транспорта Личные разговоры с сотрудниками Личные разговоры по телефону Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п.		Проведение структуризации необходимой работы. Снижение доли «текучки» и отказ от незапланированной работы. Организация дилегирования части работ Организация временного служебного транспорта Улучшение самодисциплины	Улучшение (автоматизация) системы документооборота Организация постоянного служебного транспорта	Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания)

Заключение

В данной курсовой работе было проанализировано содержание труда руководителя аптеки №122 «Флора» г. Тюмени и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени. труд руководитель рабочий время

Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени руководителя учреждения.

Проведя данное исследование, можно сказать о том, труд руководителя, чью деятельность я анализировала, имеет определенные, достаточно серьезные недостатки, которые требуют устранения или хотя бы корректировки.

Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее: труд руководителя должен быть четко регламентирован и должен соответствовать основным нормам и правилам.

Оптимизация труда руководителя основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.

В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план организационно-технических мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени.

Список использованной литературы

Веснин В. Р. Основы менеджмента. М.: Элит-2000, 2011. - 440с.

Гандина Н.М. Экономика и нормирование труда. М.: НОРМА, 2014. - 320с.

Генкин Б.М., Петроченко П.Ф., Бухалков М.И. и др. Нормирование труда. М.: Экономика, 2015. - 278с.

Громов О.Н., Мишин В.М. Организация управленческого труда. М.: ГАУ, 2013. - 325с.

Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время). / Пер. с нем. - М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 2015. - 278с.

Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. М.: ИНФРА-М, 2014. - 250с.

Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. М.: Экономика, 2013. - 120с.

Персональный менеджмент. / По ред. С.Д. Резника, С.Н. Соколова, Ф.Е. Удалова, В.В. Бондаренко. - М: ИНФРА-М, 2012. - 320с.

Размещено на Allbest.ru