Методы изучения процессов управления и затрат рабочего времени руководителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Московский государственный университет

путей сообщения (МИИТ)

Институт транспортной техники и систем управления

Кафедра "Менеджмент"

Курсовая работа

по дисциплине: "Персональный менеджмент"

"МЕТОДЫ ИЗУЧЕНИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ И ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЯ"

Выполнила:

студентка гр. ТУП - 111

Бучинская А.В. Принял:

док. тех. наук, проф. Козырев В.А.

Москва

2013



ОЦЕНКА ПРЕЗЕНТАЦИИ КУРСОВОЙ РАБОТЫ

№ п/п	Критерии оценки презентации курсовой работы	Оценка и замечания рецензентов
1.	Полнота и правильность раскрытия темы. Соответствие доклада его названию.
2.	Логичность, последовательность, стиль и убедительность изложения.
3.	Умение укладываться в отведенное для доклада время.
4.	Использование специально подготовленных к докладу иллюстрированных материалов.
5.	Тезисы, отражающие содержание курсовой работы
6.	Уверенность и спокойствие выступающего.
7.	Грамотность речи, отсутствие в докладе лишних, ненужных слов. Ошибки и оговорки во время выступления.
8.	Выразительность речи, дикция.
9.	Жестикуляция.
10.	Свободное владение текстом доклада
11.	Собственное отношение к излагаемой проблеме (собственное видение проблемы).
12.	Контакт с аудиторией



ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Становление методов исследования в России и за рубежом

1.2 Исследование систем управления

1.3 Классификация методов исследования процессов управления

ГЛАВА 2. МЕТОДЫ ИЗУЧЕНИЯ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЯ

2.1 Значение фактора времени в самоорганизации

2.2 Методы изучения использования времени руководителя

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ



ВВЕДЕНИЕ

Методы изучения процессов управления и затрат рабочего времени руководителя впервые начали изучать в конце XIX века и продолжают развивать по настоящее время благодаря современной науке. Темп развития и внедрение менеджмента и самоменеджмента как базовых наук экономики в России становится динамичнее с каждым годом, что определяет их возрастающую актуальность.

Во-первых, руководитель стремится найти наиболее комфортный для него и организации стиль управления, чтобы оптимизировать работу предприятия. Во-вторых, затраты рабочего времени эффективного руководителя необходимо регулировать и контролировать, в противном случае, руководитель теряет один из самых дорогих ресурсов - время.

Тема данной курсовой работы - "Методы изучения процессов управления и затрат рабочего времени руководителя". Практическая значимость работы для современных управленцев персонала и менеджеров заключается в том, чтобы ознакомиться с данными методами для эффективного управления как самим собой, так коллегами и подчиненными, в дальнейшем применяя их на практике.

Основная цель работы - рассмотреть методы изучения процессов управления и затрат рабочего времени руководителя, оценить недостатки и достоинства каждого метода, выявить наиболее эффективные из них для применения в современных организациях.

Задачи данной курсовой работы делятся на две более значимые:

1. Провести исторический анализ становления методов, чтобы подробнее изучить тенденцию их развития и характерные особенности, присущие данному времени.

2. Оценить каждый метод и сравнить результаты, ориентируясь на их эффективность в XXI веке.

Объектом исследования является руководитель, которому предстоит выбрать наиболее эффективный метод управления персоналом и временем - одним из самых ценных ресурсов. Минимизация затрат времени влияет на качество и своевременность выполненной работы.

Предметом курсовой работы являются методы изучения, их историческое развитие, классификация, подробный анализ каждого из методов, используемых в России и за рубежом.

Данная работа рассматривает методы изучения процессов управления и затрат рабочего времени руководителя на базе литературы основателей менеджмента как научной дисциплины в XX веке в Европе, в том числе опираясь на работы Ф. Тейлора и А. Файоля, которые изложены в учебнике Резника С.Д. Основным пособием и справочником послужил "Персональный менеджмент" доктора экономических наук С.Д. Резника, который является автором и соавтором более 800 работ по проблемам управления в социальных и экономических системах. Также использованы "Основы менеджмента" Мескона М. Более современные работы, опубликованные в России, представлены Архангельским Г.А., который поставил под сомнение выражение "Время - деньги", утверждая, что время дороже денег в книге "Организация времени". Также использованы дополнительные источники информации - web-сайты.

Для решения выше поставленных задач в данной курсовой работе использовались следующие методы исследования:

· выборка и анализ использованной литературы;

· методы сравнения и обобщения методов изучения процессов управления и затрат рабочего времени руководителя;

· метод классификации методов изучения процессов управления.



1. МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Становление методов исследования в России и за рубежом

Современная наука об организации труда базируется на основных положениях зарубежных ученых конца XIX - середины XX в.в. Огромный вклад внес Фредерик Тейлор, признанный основоположником американской науки об организации труда и производства (НОТ). Он один из первых выработал общий подход к администрированию, опираясь на методы и законы искусства управления. Также он выделяет понятие "научный менеджмент", который основан на систематических наблюдениях, экспериментах и логических рассуждения, которые стали первыми научными методами изучения процессов управления. Ф. Тейлор самостоятельно прошел путь административно-технической лестницы - от мастера до директора одного из крупнейших заводов. Он выявил, что развитие НОТ должно проходить по четырем направлениям: нормирование и структурирование труда, систематический отбор и обучение работников, наличие стимулов, необходимость ставить временные рамки для задач - то есть исследование отношение времени и задачи. Для этого необходимо создавать дневники и карточки "задача-время". Первый эксперимент Тейлора был направлен на рационализацию труда, т. е. снижение затрат времени на каждом этапе и повышение эффективности путем выведение средних норм, а не увеличением количества рабочих. Во втором эксперименте Тейлор выявил необходимость определения оптимальных способов работы при независимых переменных, влияющих на конечный результат. Он и его последователи основали базу эмпирического метода исследования, основываясь на рационалистической школе.

Последователями Тейлора стали Ганнт Г, Эмерсон Г., которые, используя методы Тейлора, предложили новые методы.

Ганнт Г., в отличие от Тейлора, основывался не отдельных операциях, а на человеческом факторе. Он считал именно этот фактор движущей силой производства. Таким образом, Ганнт предложил идею социальной ответственности бизнеса. Он использовал метод стоп-кадров, чтобы выявить излишние операции в общем процессе.

Г. Эмерсон продолжил развивать большую часть убеждений Тейлора. В 1908 г. выходит его книга "Эффективность как основа производственной деятельности и заработной платы", где большое внимание выделяется стандартизации. Позже выходит еще одна книга - "12 принципов эффективности", которые разработаны с учетом сокращения усилий и "освобождения мозга для изобретения еще лучших способов". В его основе лежал функциональный подход к организации.

В это же время развивается классическая школа, отцом которой стал А. Файоль. В 1916 г. издается его книга "Общая промышленная администрация", где основным объектом стали сама организация и процессы управления. Файоль выделял основные стороны организации, каждая из которых нуждалась в управлении: техническая, коммерческая, финансовая, бухгалтерская, административная и защитная. Он использует методы анализа и синтеза, которые легли в основу теоретико-эмпирического метода исследования. Его последователями стали Л. Урвик и Г. Форд, который разработал известную систему движущегося конвейера.

В 1940-х г.г. в Англии зарождается метод исследования операций на основе военных и стратегических задач. Его результатом становится упрощение долгосрочного прогнозирования, планирования и программирования. Выдвигаются теории, основанные на количественных критериях. Создание экономико-математических моделей послужили основой метода моделирования, продолжившие развивать теоретико-эмпирические методы исследования.

Недостаточное решение проблем структурного подхода дало развитие ситуационному подходу. В 1980-е г.г. Теория, разработанная Р. Паскалем и др., основывалась на концепции "7-S": "стратегия", "структура", "система управления", "персонал", "квалификация сотрудников", "организационные ценности", "стиль". Изменение одной переменной оказывает влияние на остальные шесть, вероятность которых можно вычислить с помощью вычислительной техники. Так начал формироваться метод идеализации, предполагающий изучение элемента или компонента системы, наделенного идеальными свойствами, влияющие на другие компоненты системы. Это послужило еще одной ступенью к новому методу исследования - теоретическому.

Систематические научные исследования трудовой деятельности в России началось в 1860-70-х годах задолго до Тейлора отечественными сотрудниками МВТУ, нынешнего МГТУ им. Н.Э. Баумана. В 1908 г. Л. Левестерн и А. Пайкин, последователи Тейлора, выпускают переводы в области научного менеджмента, которые позже были прочитаны в университетах на кафедрах управленческих дисциплин.

Дальнейшие работы были свернуты ввиду ряда внутри- и внешнеполитических причин. Только в 20-х г.г. XX в.в. менеджмент как наука снова становится объектом более 10 национальных научных институтов. Формируются основные принципы управления социалистической экономикой, основанные на демократичности, коллегиальности и планировании.

Огромный вклад в организационно-технические и социальные исследования внесли Гастев А.К. и Керженцев П.М.

Гастев А.К., создав Центральный институт труда (ЦИТ), совместно с коллегами разработал концепцию трудовых установок, основанную на теории управленческих процессов и методики рационализации труда. Отличительной чертой от работ Тейлора была направленность на психофизические аспекты, фактические значения и мастерское выполнение одной операции. "Знающий, но не умеющий - это механизм без двигателя". В своих работах Гастев опирается на теоретико-эмпирические методы исследования, основаны на методах анализа и синтеза.

Но наиболее четкое и ясное изложение понятия научной организации труда принадлежит Керженцеву П.М. Сам Керженцев о НОТ говорил: "Она заставляет нас внимательно изучать особенности материала и орудий… обдуманно применить те организационный начала, которые максимально облегчат ведение работы". Керженцев выделяет 3 этапа:

1. Наведения порядка, которые можно устранить на бытовом уровне.

2. Борьба за устранение организационной безграмотности

3. Использование НОТ как основного рычага воздействия

Керженцев первым отчётливо видит необходимость теоретического исследования до практической деятельности для высокой эффективности практического решения.

Итогом исторического развития методов исследования процессов управления могут послужить следующие выводы:

· Эмпирические методы исследования были первым толчком к развитию остальных, так как они основывались на решении задачи эффективности. Он не требовал специальных затрат, в него входят такие простые компоненты, как наблюдение, сравнение и эксперимент, которые использовали в конце XIX - начале XX в.в.

· Следующей ступенью стали теоретико-эмпирические методы, которые содержали в себя базовые теоретические знания и навыки. В их основе методы моделирования, которые включают в себя знания об общем и применение к целому.

· Последней ступенью стали теоретические методы, которые требовали усовершенствованных технологий, предыдущий опыт и базу достоверных знаний. В современном обществе их часто применяют с помощью компьютерных технологий и математических моделей.



1.2 Исследование систем управления

Чтобы понять, что такое исследование систем управление, первоначально надо задать вопрос: что подразумевается под системой управления? Система управления - строго определенный набор информации об определенном объекте и средств воздействия на его поведение с целью достижения определённых целей. Система менеджмента - это система управления, объектом которой выступают люди. То есть, исследование системы управление - это изучение всех её объектов, характеристик, средств воздействия, причинно-следственных и других связей объектов, возникающих в системе, направленное на развитие и усовершенствование.

Исследование систем управление, прежде всего, основано на выбранной концепции системы. Она выступает в роли средства изучения характеристик объекта управления. Система не может быть изучена, если у нее нет следующих характеристик: детерминированность элементов системы, динамичность, наличие в системе управляющего и контролирующего характеров, наличие хотя бы одного канала прямой и обратной связи. Эти параметры являются основными требованиями для возможности исследования системы управления. Подробнее рассмотрим эти требования:

· Детерминированность - это первый принцип организованности системы. Из определения исследования системы мы видим, что изучение системы подразумевает наличие связей объектов. Неорганизованную систему нельзя исследовать, так как она не структурирована, не имеет последовательности, то есть не взаимосвязана.

· Динамичность - способность "реагировать" на различные внутренние и внешние факторы. Если система статична или слишком подвижна, то её исследование невозможно - она либо не претерпевает никаких изменений, либо изменчива настолько, что в процессе исследования система может измениться несколько раз.

· Наличие управляющего и контролирующего характера - т.е. наличие субъекта и объектов, которые исследуют. Таковыми в системе управления выступает руководитель и подчиненные.

· Наличие хотя бы одного канала прямой и обратной связи обеспечивает приёмо-передающий информационный фактор исследования. Отсутствие информации влечет за собой неспособность верной оценки деятельности системы.

Основная цель исследования - выявление сильных и слабых сторон организации, её внутреннее и внешнее организационное состояние. В современном менеджменте исследование является неотъемлемой частью эффективной работы предприятия. С момента обоснования менеджмента науки выделяли 2 подхода организации исследования: системный и функциональный, которые были применены лишь на отдельных предприятиях разных городов. Позже выделили еще два: общегосударственный и творческо-коллективный. Из этого можно сделать вывод, что развитие менеджмента как науки вышло на новый уровень и продолжает активно развиваться в XXI веке. Каждый из этих методов имеет своим преимущества:

- системный подход позволяет исследовать подробно один объект системы на этапах "входа", "процесса" и "выхода", тем самым проследив его динамику;

- функциональный подход - вытекает из названия - исследует функции, принимая решения минимизации затрат, не отражающихся на качества производства;

- общегосударственный подход дает оценку результатам управленческой деятельности в соотношении потраченных ресурсов на нее;

- творческий подход позволяет совершенствовать систему путем поиска минимизации затрат и оптимизации эффективности.

Подход метода исследования следует выбирать исходя из цели и задач, которые стоят перед вами. В противном случае коэффициент полезности полученного результата не будет соответствовать ожиданию.

Прежде чем провести исследование, создайте конкретный образец, в котором вы выделите основные приоритеты, направления, элементы, методику, затраты и результаты, которые можно будет использовать для дальнейших исследований. Если проект готов и обоснован, вы можете переходить к исполнению.

При создании образца исследования независимо от метода необходимо выделить следующие элементы:

1. Обнаружение проблему и обосновать, в чем она заключается

2. Формулирование цели и разделение на подцели (древо целей)

3. Постановка задач

4. Анализ имеющейся информации, на их основе сформулировать гипотезы

5. Планирование и проведение наблюдений и экспериментов

6. Анализ полученных результатов и подтверждение/отрицание гипотезы

7. Прогнозирование и разработка новых научных исследований

Не забывайте, что главный залог успеха исследования - это его направленность и ориентированность. В противном случае исследование будет неэффективным и малополезным.

Исследование системы управления - ресурсозатратное занятие. Почему же оно необходимо? Можно ли успешно развивать систему без исследования? Исследования организации в системе менеджмента решает сразу несколько задач, связанных с поиском и решением проблем, которые не дают развиваться предприятию. Подробнее мы рассмотрим факторы увеличения эффективности системы на рис. 1



После проведения исследования системы по итоговым результатам формулируются конкретные предложения и устанавливается порядок действия по совершенствованию управления данной организационной системы. Поэтому, отвечая на поставленный выше вопрос, можно ли развить предприятие без исследований, ответ однозначный - нет. Исследование выявляет преимущества, которые необходимо развивать, и недостатки, требующие устранения. Это основная функция исследований в системе управления.

менеджмент затрата управление руководитель

1.3 Классификация методов исследования процессов управления

Цель классификация методов исследования - размежевание их по определенному критерию или принципу, взятым за основу. В зависимости от того, какой критерий важнее для преобразования системы (усовершенствование системы или решение проблемы, связанной непосредственно с ним), ученые выделяют несколько классов исследования:

· По целям:

- практические, используемые для достижения быстрого и эффективного результата;

- научно-практические, ориентированные на будущие реорганизации системы в зависимости от тенденций развития, общее повышение уровня системы.

· По методологии проведения:

- эмпирические, опирающиеся на опытные знания;

- теоретические, использующие научные сведения;

- теоретико-эмпирические, совмещающие в себе элементы первых двух.

· По использованию ресурсов:

- собственные (внутренние), т. е. имеющиеся внутри организации;

- привлекаемые (внешние), т. е. нанимающиеся из внешней среды;

· По глобальности проблемы:

- системные, т.е. включающие в себя комплекс мероприятий;

- специальные, ориентированные на частные проблемы;

- сравнительные, которые позволяют дать оценку 2 объектам.

· По времени проведения:

- предшествующие, проводящиеся в стадии разработки;

- реальные, оценивающие состояние системы на данный момент;

- последующие, следующие за выполненной работой системы управления.

· По этапу обнаружения и решения:

- контрольные, которые проводятся на заключительном этапе (ОТК);

- диагностические, позволяющие оценить эффективность и современность.

Результаты исследования могут зависеть от того, в каких условиях оно проводится. Для этого выделяют несколько отдельных исследований на случай, когда один из инструментов исследования не может быть задействован либо требуется качественный и/или количественный эквивалент результата.

Экспертиза, или экспертная оценка проводится в тех случаях, когда виды информации, кроме как доступной эксперту, неизвестны. Чаще всего она проводится при плановых исследованиях, так как экспертиза может показать результаты как в качественном, так и в количественном эквиваленте. Близко к этому методу и логическое исследование, однако в данном случае результаты имеют только качественный характер.

Моделирование предоставляет возможность оценить формальные количественные данные. На их основе строится модель, соответствующая всем параметрам реального объекта. Такую модель чаще всего используют для диагностических и сравнительных исследований. Этот метод не является самым дорогим, однако требует определенных затрат, доступных организации, взамен которых получается абсолютное или максимально приближенное цифровое значение, поэтому он является универсальным.

Эксперимент - это искусственное создание условий для исследования функционирования определенного объекта в данных условиях. Чаще всего эксперимент используют для диагностических либо контрольных испытаний, чтобы выявить недостатки объекта. Подвидом эксперимента является испытание, цель которого - совершенствование товара до требуемых характеристик и его сертификации перед выходом на рынок

Последним средством исследования является статистика, потому что это пассивный метод исследования. Она не обращена к одному объекту, а состоит в математической обработке обобщенных данных. Её достоинство заключается в минимальных затратах, так как не требуется денег на создание модели либо на услуги эксперта.

Также существует степень обязательности проведения - инициативные и директивные исследования:

- инициативные исследования проводятся самостоятельно по желанию руководителя, чтобы повысить эффективность при отсутствии желаемых высоких результатов;

- директивные исследования не зависят от желания субъекта. Их формируют категории, определенные законодательством. Необходимость директивного исследования определена законом, например, сертификация товаров, ежегодный аудит и др.

Классификация исследования систем достаточно велика в зависимости от цели, задачи и ее роли. Чтобы выбрать конкретную классификацию, необходимо определить её научное и/или практическое использование, которое поможет определить факторы выбора классификации. Правильное предпочтение в зависимости от классификации позволит решить проблему в определённой ситуации или спрогнозировать развитие системы.



2. МЕТОДЫ ИЗУЧЕНИЯ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЯ

2.1 Значение фактора времени в самоорганизации

В современном постиндустриальном обществе значение фактора времени на главный ресурс - информацию - невозможно переоценить. Одно из важных свойств информации - своевременность. Если же теряется это свойство, то ресурс становится неактуальным, а его использование может привести к негативным последствиям на производстве.

Время, используемое неэффективно, - это украденный ресурс организации у самой себя. Использовать время на 100% невозможно, так как даже полное распределение рабочего дня не даст высокую эффективность - незапланированные события могут нарушить весь распорядок, и тем самым вы потеряете еще больше, так как не сможете качественно выполнить ни запланированную работу, ни ту, которая возникла внезапно. Погрузиться в незапланированное дело достаточно сложно, так как, во-первых, будете постоянно переживать за неудавшийся день, а во-вторых, дополнительное время уйдет на обдумывание, как решить незапланированное время.

Л. Зайверт, ведущий эксперт по тайм-менеджменту, выделял 30 "поглотителей", или "ловушек" времени, с которыми сталкиваются все работники в течение дня:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать "нет".

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром "откладывания".

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Однако контроль времени руководителя включает в себя и дополнительные "ловушки". Существует мнение, что руководитель не может организовать свое время, потому что зависит не от себя, а от других. Смело можно сказать, что оно ошибочно. К предыдущим 30 добавляют еще 7 типичных ошибок руководителя (табл. 1)



Табл. 1 Типичные ошибки руководителя и пути их решения

Ошибка	Решение
Перенос события на завтра	Преодолейте сомнения, сформулируйте задачи письменно, постройте "дерево целей",
Выполнение работы не до конца	Сделайте акцент на главной работе. Решите несколько имеющихся проблем, а не начинайте новые.
Стремление сделать все сразу	Держите перед глазами одно дело или одну цель. Сконцентрируйтесь именно на ней.
Стремление сделать все самому	Делегируйте свои полномочия подчиненным, координируйте их работу
Неумение разграничивать функции между подчиненными	Создайте четкие и детализированные должностные инструкции: права, обязанности, ответственность
Желание переложить вину в случае неудачи на подчиненных	Установите объективные причины. Примените этот опыт на будущее
Планирование личной работы	Занимайтесь только самыми важными вопросами. Следите за документацией

Чтобы структуризировать свою работу и эффективно использовать время, используйте формы для учета выполненных работ в виде таблицы, столбцами которой будут номер работы, её содержание, продолжительность, время начала и окончания, результат. Вы можете самостоятельно добавить некоторые столбцы. (табл.2):

Табл. 2 Вариант структурирование работы

№ п/п	Содержание работы	Продолжительность	Время начала и окончание	Выполнена или нет

Существует поговорка, что "Время - деньги". В современном обществе время важнее капитала, потому что оно обладает свойствами, которое не присуще ни одному из факторов:

· время необратимо, его нельзя забрать или изъять из выполненного дела;

· время нельзя умножить, как можно умножить капитал и ресурсы. Вы не можете сделать вложение в банк, чтобы время "вернулось к вам с процентами";

· время нельзя накопить - если вы не используете время, вы не можете поставить его на "паузу", а потом использовать его, когда вы не успеваете;

· время нельзя передать, потому что вы не можете оставить его в завещании, подарить кому-нибудь, так как вы им не обладаете - вы не знаете, сколько времени у вас есть, и не можете его "укоротить", передав другому;

· время проходит безвозвратно, вы не можете его повернуть вспять, прокрутить, как пленку киноленты и вернуться в желаемый момент времени. Учитесь делать все своевременно.

Фактор времени - самый дорогостоящий для современного человека. Поэтому люди, которые осознают это, используют свое время для наиболее важных целей и задач, не растрачивая его впустую. Каждый из людей наделён этим ресурсом, однако результаты его использования координально могут различаться. Поэтому всех успешных руководителей объединяет одно качество: системное использование времени для освобождения его на истинные управленческие функции, не забывая о творческом досуге.

2.2 Методы изучения использования времени руководителя

Методы изучения использования времени руководителем были применены еще в XX веке для подробного изучения затрат времени в течения дня. Одним из таких методов является фотография рабочего дня (ФРД).

Особенностью такого метода является запись каждого действия руководителя в течение времени, то есть наличие своеобразной "фотографии". На ней запечатляется количество времени, затраченное на работу, отдых, незапланированные события и результат поэтапного исполнения работы. Выделяют следующие этапы проведения ФРД:

1. Подготовительный этап. На этом этапе происходит подготовка наблюдения, т.е. создание специальных карточек для записей в течение рабочего дня, выбор объекта наблюдения, места и др.

2. Проведение наблюдений за выбранным объектом с последующими за каждым этапом записями в карточке.

3. Обработка и анализ данных, полученных в результате наблюдения.

4. Разработки и проведение мероприятий по устранению потерь рабочего и времени и оптимизации трудового процесса.

Ниже приведена форма наблюдательного листа ФРД (рис. 3)

Табл. 3 Форма наблюдательного листа ФРД

Наименование категории, затрат и потерь рабочего времени	Время по наблюдениям ФРД, мин.	Затраты времени по нормативам, мин.	Суммарное время по одноименным затратам	Среднее пора по одноименным затратам

Плюс ФРД - фиксирование всех затрат рабочего времени. Это позволяет выявить причины, вследствие которых происходит потеря времени. Подробный анализ позволяет устранить причины и повысить эффективность работы, которые позволят качественно улучшить деятельность руководителя, то есть максимально извлечь пользу из рабочего дня. Этот метод позволяет повышать нормативы средних показателей. Он не требует больших затрат, поэтому часто используется в современных организациях.

Вторым методом является хронометраж времени. Глеб Архангельский советует использовать этот метод на начальном этапе изучения потерь времени, так как он позволяет выработать систему для руководителя, которая позволит ему избежать потерь времени.

Основные этапы хронометража похожи на ФРД, однако у нее есть особенности:

1. Подготовка к хронометражу заключается не только с ознакомлением, но и с самостоятельным определением точек, по которым фиксируется время. Архангельский предлагает несколько вариантов: 10-15 минут, когда вы начинаете вырабатывать в себе хронометраж (этот период займет у вас несколько недель), далее вы расширяете рамки с целью уменьшения затрат времени на записи, поскольку многие из них вы уже выработали.

2. Наблюдение, то есть заполнение карточки наблюдений. Форма карточки может быть индивидуальной, однако в ней нужно выделить основные столбцы: № действия, действия, которые вы выполняете, время, которое вы планируете потратить, время, которое вы затрачиваете (время начала и окончания).

3. Обработка и анализ данных. На этом этапе руководитель может увидеть, сколько времени и на что он тратит в течение дня. На первых порах результат вас очень удивит, потому что это будут в основном разговоры, телефоны звонки, чтение газет и т.д.

В связи с внедрением техники в повседневную жизнь заполнение карточек отошло на второй план. Изготовление карточек, запись вручную, неавтоматизированный анализ затрачивает большое количество времени. Поэтому появились более усовершенствованные способы ведение хронометража, которые предполагают наличие технологических изобретений: диктофон, мобильный телефон, использование ПК и сети Internet. Время, затрачиваемое на использование этих средств, значительно меньше, чем ручная запись.

Преимущества этого метода - возможность выбора как минимальных затрат (карточек), так и более существенных (ПК, диктофон и др.). Также руководитель наглядно может отследить, на что он тратит время, являются ли эти затраты обоснованными и эффективными.

ФРД и хронометраж времени - методы, наиболее часто выбираемые руководителями, желающими добиться наиболее максимальной эффективности от такого ресурса, как время.

Другие методы эксперты классифицируют по нескольким признакам, которые лежат в их основе. В данной работе приведены 6 разных признаков классификаций времени:

· по цели исследования

- фотография рабочего времени;

- хронометраж;

· форма проведения исследования

- непосредственные замеры времени;

- наблюдение в определенный момент времени;

· форма фиксации данных

- непрерывное наблюдение;

- выборочное наблюдение;

- циклическое наблюдение

· вид наблюдения

- визуальное;

- приборами автоматического учета;

· наблюдатель

- сторонний;

- сам исполнитель;

· форма записи

- цифровая;

- графическая;

- индексная.

Различные методы изучения рабочего времени зависят от того, как проводится изучение. Руководитель в зависимости от желаемого результата может выбрать любой из этих методов. Фиксирование времени позволяет изучить затраты, разработать мероприятия по устранению нежелаемых затрат и повысить эффективность используемого времени на выполнение своих обязанностей. Помните, что высокоэффективный руководитель должен уделять время и своему досугу, в противном случае он может "перегореть". Качественное соотношение работы и досуга позволят добиться оптимальных результатов деятельности руководителя.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе данной курсовой работы была достигнута основная цель путем решения поставленных задач. В первой главе отражено становление методов изучения процессов управления, приведена классификация методов с целью выявления ресурсозатратности и эффективности применения.

Важность изучения процессов заключается в том, что проведение исследований позволяет не только выявлять недостатки организации, но и развивать в дальнейшем её сильные стороны. Исследования являются неотъемлемой частью деятельности как современного предприятия в целом, так и отдельных звеньев, в том числе высшего звена - руководителя.

Изучение затрат рабочего времени руководителя позволяет дать оценку эффективности использования данного ресурса. Проанализировав результаты методов оценки, руководитель может создать новую модель организации своего рабочего времени с большей эффективностью, тем самым повысив и количество, и качество проделанной работы.

Курсовая работа раскрывает основные понятия изучения процессов управления и затрат рабочего времени руководителя, дает качественную оценку их использования, позволяет применить на практике полученные знания. Управленец персоналом должен уметь анализировать изменения в системе, находить её слабые места, принимать решения о пути их совершенствования, моделировать конкретные действия системы по улучшению и прогнозировать предполагаемые последствия, учитывая такой фактор, как время.

Необходимо понимать, что знание должно быть применено на практике. Изучив методы, приведенные в курсовой работе, нужно умело их использовать непосредственно в организации, в противном случае изучение методов с целью повышения эффективности работы руководителя не даст положительных результатов.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Архангельский Г.А. Организация времени. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2006. - 147-193 с.

2. Веснин В. Р. Менеджмент. - 3-е изд. - М.: Изд-во Проспект, 2006. - 38-64с.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - 3 изд. - М.: УИЦ Гардарики, 2003. - 31-35 с.

4. Глущенко В.В., Глущенко И.И. Исследование систем управления. - Железнодорожный: ООО НЦП "Крылья", 2004. - 30-45 с.

5. Игнатьева А.В., Максимцев М.М. Исследование систем управления. - М.: Юнити-Дана, 2000. - 4-10, 27 с.

6. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. - 11-е изд. - М.: Новое знание, 2009. - 16-19 с.

7. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента (пер. с англ. Л.И. Евенко). - М.: Изд-во Дело, 1997. - 180-185 с.

8. Резник С.Д. и др. Персональный менеджмент. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 46-65, 175-196 с.

9. www.cfin.ru

10. www.royallib.ru

11. www.e-xecutive.ru

12. www.de.ifmo.ru

Размещено на Allbest.ru