Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Инновационные аспекты в организации управления: основы теории

1.1 Понятие и сущность организации управления

1.2 Организационные инновации: характеристика перспективных организационных форм

Глава 2. Практика применения перспективных организационных форм

2.1 Общее описание деятельности ОАО «Газпром»

2.2 Анализ инноваций в организации управления в ОАО «Газпром»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

Формирование основ науки управления происходило в конце прошлого -- начале текущего столетия. Это было вызвано потребностями промышленности, которая приобретала такие специфические черты, как массовое производство, крупномасштабный сбыт, ориентация на рынки большой емкости и создание мощных корпораций. Предприятия-гиганты испытывали острую необходимость в рациональной организации производства и труда, четкой и взаимосвязанной работе всех подразделений и служб, менеджеров и исполнителей в соответствии с научно обоснованными принципами, нормами и стандартами.

Актуальность темы заключается в том, что важнейшей задачей, стоящей перед предприятиями, является формирование инновационного подхода к управлению с целью повышения их устойчивого развития, роста качества продукции, сокращения длительности цикла работ (услуг) и снижения себестоимости продукции.

Экономическое развитие предприятия в условиях инновационного управления характеризуется не столько количественным ростом, сколько качественными изменениями. Поэтому основной парадигмой создания инновационной системы управления предприятием становится учет новых запросов потребителей, способность опередить конкурентов за счет роста эффективности производства и действовать в рамках социального контроля со стороны общества. Ее создание направлено на освоение новых и усовершенствованных видов продукции и услуг, развитие новых ценностей и потребностей, а ее внедрение означает достижение новых решений и повышение на этой основе устойчивости и конкурентоспособности экономики страны и предприятия на основе роста общественной производительности труда.

Цель курсовой работы - рассмотреть инновации в организации управления: перспективные формы организационных структур управления предприятием.

Объектом исследования является предприятие федерального значения ОАО «Газпром», которое занято добычей и транспортировкой газа по системе магистральных трубопроводов.

Предмет - организационная структура управления предприятием.

Для достижения цели курсовой работы в соответствии с объектом и предметом исследования поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть инновационные аспекты в организации управления.

2. Изучить перспективные формы организации управления предприятием;

3. Дать краткое описание ОАО «Газпром».

4. Провести анализ инноваций в организации управления ОАО «Газпром».



Глава 1. Инновационные аспекты в организации управления: основы теории

1.1 Понятие и сущность организации управления

Современное предприятие -- это сложная производственная система, включающая такие элементы, как основные фонды, сырье и материалы, трудовые и финансовые ресурсы. Важнейшая задача управления -- использование перечисленных элементов таким образом, чтобы обеспечить эффективное функционирование всей производственной системы, выживание и развитие в условиях жесткой конкурентной борьбы.

В связи с тем, что работа предприятия разделяется на составляющие части, выполняется различными работниками, кто-то должен координировать и направлять усилия. Деятельность по координации работы других людей составляет сущность управления. Для того, чтобы предприятие действовало успешно, управленческая работа должна четко отделяться от неуправленческой. На предприятии должны быть назначены руководители и определен круг их обязанностей и ответственности.

Организация управления - совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, позволяющая реализовать цели управления.

Организация управления рассматривается в виде специфического алгоритма, который может использоваться для практической работы по изучению систем управления и служить удобным способом, определяющим последовательность работ при совершенствовании процесса руководства.

Организационная система обычно многоцелевая. Ее элементы с самого начала построены и согласованы так, чтобы обеспечить достижение всего комплекса целей. Часто рассматривают организационную систему как нечто заданное и под нее стремятся создать систему управления. Однако задачу следует ставить правильнее: нужно создавать организационную систему, а как составную часть проблемы - решать вопросы организации системы управления. Поэтому приоритет отдается анализу организационной системы, а не системе управления.

В общем виде цели одинаковы для любой организационной системы. В частности, производственные - для удовлетворения потребности общества в определенной продукции; научно-технические - для использования новой техники и технологии в производстве с целью повышения качества производимой продукции; организационно-экономические - для повышения эффективности деятельности организационной системы; социальные - для социального развития коллектива, обеспечения гармонического сочетания личных, коллективных и общественных интересов.

Эти цели с позиции организации управления означают, что для каждой из них должны быть определены процессы, реализация которых обеспечит их достижение; эти процессы должны быть управляемыми. Следовательно, появляются люди, органы, структуры, которые будут выполнять работу по достижению этих целей, и т.д.

Процесс управления состоит из следующих функций: планирования, организации, мотивации и контроля.

Функция планирования связана с выработкой решения относительно целей бизнеса и действий для достижения этих целей.

Функция организации состоит в создании определенной структуры для выполнения стратегических и тактических планов предприятия.

Задача функции мотивации состоит в том, чтобы работники хорошо выполняли трудовые обязанности и благодаря этому имели возможность удовлетворять своп материальные и духовные потребности.

Функция контроля направлена на своевременное выявление отклонений в выполнении первоначального плана и принятие действенных мер для исправления ситуации.

Результативность управления в значительной мере связана с выбором организационной структуры предприятия.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Организационная структура управления (ОСУ) определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций организационная структура представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними. Различают связи:

- линейные (административное подчинение);

- функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения);

- межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).

В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:

- линейная;

- линейно-функциональная;

- дивизиональные:

- продуктовая;

- региональная;

- ориентированная на потребителя;

- матричная;

- свободная.



1.2 Организационные инновации: характеристика перспективных организационных форм

Под организационными инновациями понимают инновационные изменения в структуре организации предприятия.

Цели осуществления организационных инноваций:

1) реализация новой стратегии развития;

2) изменение структуры предприятия с учетом нового законодательства и стандартов;

3) улучшение финансовых показателей в рамках основной деятельности компании;

4) устранение внутриорганизационных проблем;

5) вывод предприятия из кризиса.

При разработке и осуществлении организационных изменений должны учитываться основные положения современных концепций развития предприятия. Современные концепции развития предприятия базируются на следующих аспектах:

1) предприятие представляет собой открытую систему с обратной связью;

2) развитие предприятия определяет конкурентная среда, в которой оно функционирует;

3) основным ресурсом предприятия являются кадры;

4) основным элементом внешней среды предприятия являются потребители;

5) развитие менеджмента предприятия определяется развитием информационных технологий.

Организационные инновации - это новые формы организации деятельности, а именно: организации технологических процессов; организации трудовой деятельности; организации передачи информации и пр. К инновационным формам организации деятельности относятся виртуальные организации. Их особенность состоит в отсутствии (или сведении к минимуму) традиционных форм взаимодействия элементов организации друг с другом или с элементами непосредственного окружения. К виртуальным организациям относятся: интернет - магазины; виртуальные конструкторские бюро; виртуальные консалтинговые фирмы; учебные заведения с дистанционным образованием и пр. Достоинства виртуальных организаций:

1) отсутствие (минимизация) расходов, связанных с арендой и эксплуатацией производственных мощностей;

2) свободный рабочий график сотрудников;

3) использование современных коммуникационных технологий;

4) высокая адаптивность к различным изменениям.

Для осуществления организационных изменений используются процедуры инжиниринга и реинжиниринга. Инжиниринг - совокупность приемов, используемых для проектирования и развития бизнеса в соответствии с поставленными целями. Инжиниринг может осуществляться непосредственно самим предприятием или специализированной инжиниринговой фирмой. Инжиниринг проводится путем: а) эволюционных изменений, имеющих вид рационализации деловых процессов; б) радикальных изменений, имеющих вид изобретений новых деловых процессов. Радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения скачкообразных изменений в основных функциональных сферах деятельности называется реинжиниринг. Направлениями реинжиниринга являются:

1) осуществление диверсификации путем проникновения в родственный или неродственный бизнес;

2) пересмотр портфеля диверсифицированной компании;

3) реорганизация деятельности путем масштабного преобразования технологических процессов;

4) внедрение механизации, автоматизации, компьютеризации.

Главный недостаток большинства организационных структур -- их недостаточная приспособленность к изменениям внешней среды, которая приводит к невозможности разрешения одной из важнейших проблем выживания организации -- проблемы адаптации. Даже по внешнему виду схем линейно-функциональных структур можно заключить, что они статичны, их структурные единицы жестко связаны между собой, не имеют механизмов своевременной модернизации. Такая структура не будет функционировать, если какая-либо ее часть временно выпадает из производственного процесса в силу изменения ситуации во внешней среде или в результате воздействия внутренних процессов. Современные рыночные отношения, особенно отношения типа производитель -- потребитель или производитель -- конкуренты, а также производитель -- социальные институты, претерпевают постоянные изменения, на которые организация обязана реагировать для поддержания баланса между входом и выходом. Например, если изменение рыночной конъюнктуры требует выпуска другого продукта (или другой модификации продукта), часть структурных единиц организации должна быть изменена или заменена новыми структурными единицами и временно выходит из производственного процесса. Однако все части прежней структуры жестко связаны между собой, все роли членов организации жестко закреплены, поэтому приходится производить крупные структурные перестройки с большими издержками со стороны организации.

Необходимость учета этих обстоятельств в конечном итоге привела к поиску новых организационных структур, которые могли бы легко реагировать на такие внешние воздействия, как изменения ситуаций в рыночной и институциональной среде. Эти структуры получили название гибких. Их гибкость проявляется в двух основных аспектах:

- структурная гибкость -- подвижность взаимоотношений между структурными единицами;

- численная гибкость -- изменчивость количественного состава персонала, сосредоточенного на определенных направлениях организационной деятельности.

Гибкое управление -- это управление важными видами деятельности в организации, которые требуют постоянного руководства в условиях строгих ограничении по затратам, срокам и качеству работ. При этом необходимо предусмотреть механизмы разрешения межличностных, межгрупповых и межорганизационных конфликтов, связанных с организацией взаимодействия вертикальных и горизонтальных систем управления. Если в организации возникает необходимость разработать и осуществить проект комплексного характера, охватывающий, с одной стороны, решение широкого круга специальных технических, экономических, социальных и иных вопросов, и, с другой стороны -- деятельность разных функциональных и линейных подразделений, то следует найти наиболее подходящую, эффективную организационную форму выполнения данной задачи. Можно рассмотреть три варианта организации работ.

Первый вариант - образовать целевую группу, координационный отдел или специальный комитет, поскольку действующая организационная структура, по общему признанию, не сможет справиться с новой комплексной задачей. Однако опыт показывает, что отдельно взятому новому органу не удается решить задачу принятия общеорганизационных решений при отсутствии его взаимодействия со всеми функциональными и линейными структурами. Такой тип структуры управления с распределением власти и отсутствием индивидуальной ответственности не подходит для принятия решений по комплексным проблемам.

Второй вариант -- наделить полномочиями и ответственностью за решение различных частей комплексной задачи руководителя одного из функциональных отделов, не снимая с него других обязанностей. Речь идет о выделении так называемого головного отдела. Однако здесь возникает проблема: для разрешения конфликтов и обеспечения координации работы требуется постоянное участие в руководстве проектом высшего звена управления. Такой подход, требующий постоянного вмешательства и в то же время ведущий к распылению ответственности, может быть разрушительным.

Третий вариант - назначить руководителя проекта, наделив его всей полнотой власти для решения проблем, связанных с разработкой и реализацией проекта. Основная идея состоит в передаче одному лицу - руководителю проекта полномочий и ответственности за планирование, оперативное управление, финансирование выполнения всех работ по проекту. Его работа состоит в том, чтобы обеспечить выполнение задачи (проекта) в установленное время с заданными техническими требованиями и затратами. Этот организационный механизм все шире используется в аэрокосмической, электронной, авиационной отраслях промышленности, в производстве вычислительной техники и др.

Под проектной структурой понимается временная организация, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта и его реализации). В одну команду собираются квалифицированные работники разных профессий, специалисты, исследователи для осуществления определенного проекта с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов. После завершения проекта и решения всех, связанных с этим задач привлеченные в команду работники возвращаются в свои подразделения к постоянной работе или переходят к работе по выполнению другого проекта. Руководителю проекта полностью подчинены все члены команды и все ресурсы, выделенные для данной цели.

Проектные структуры различаются между собой по масштабу деятельности, широте охвата научно-технических проблем и проблем производства, характеру связей с линейными и функциональными звеньями организации, кругу полномочий для взаимодействия с внешней средой. Одной из наиболее распространенных разновидностей такой организации является матричная структура, при которой члены проектной команды подчиняются не только руководителю проекта, но и руководителям тех функциональных подразделений, в которых они постоянно работают.

Организация развивается одновременно в двух измерениях. Таковы, например, организации, основанные на сочетании осуществляемых функций с территориальной структурой либо ориентацией на определенный тип потребителей или вид выпускаемой продукции. При такой форме организации полномочия руководителя проекта могут варьироваться от почти всеобъемлющей линейной власти до практически чисто штабных полномочий.

В матричной организации руководители проектов отвечают за координацию всех видов деятельности и использование ресурсов, относящихся к данному проекту. С этой целью все материальные и финансовые ресурсы по данному проекту передаются в их распоряжение. Руководители проекта также отвечают за планирование проекта и ход его выполнения по всем количественным, качественным и временным показателям. Что касается руководителей функциональных подразделений, то они делегируют руководителю проекта некоторые из своих обязанностей, решают, где и как должна быть выполнена та или иная работа. Функциональная экспертиза продукции проводится во всех подразделениях компании.

Матричная структура способствует коллективному расходованию ресурсов, что имеет существенное значение, когда выпуск продукции сопряжен с необходимостью использования редких или дорогостоящих видов ресурсов. При этом достигается определенная гибкость, которая, в сущности, говоря, отсутствует в функциональных структурах, поскольку в них все сотрудники постоянно закреплены за определенными функциональными подразделениями. Поскольку в матричной организации сотрудники набираются из различных функциональных отделов для работы по конкретному проекту, трудовые ресурсы можно гибко перераспределять в зависимости от потребностей каждого проекта. Наряду с гибкостью матричная организация открывает большие возможности для эффективной координации работ.

Введение проектного управления связано с тем, что линейно-функциональная структура не может обеспечить осуществление множества проектов. При организации подразделений по специализированным функциям много усилий затрачивается на установление и выяснение взаимоотношений между дифференцированными ролями. Поскольку линейно-функциональная структура продолжает существовать наряду с проектным управлением, последнее следует скорее характеризовать как механизм преодоления недостатков и дополнения указанной структуры, а не как ее замену.

Свободные (эдхократические) структуры организационного устройства в наибольшей степени приспособлены к изменениям в рыночном и институциональном внешнем окружении организации. Более того, они эффективно работают именно в условиях неопределенности основных уровней внешней среды.

В организации со свободной структурой отсутствует четкая, фиксированная схема управления с устойчивыми связями между отдельными структурными единицами организации. Здесь все подразделения, составляющие организацию, постоянно меняют свою конфигурацию.

Достижение целей в такой организации основано на постоянном изменении состава и конфигурации подразделений путем передачи частей своих ресурсов другим подразделениям. Так, достаточно крупное подразделение организации (отдел или сектор), приспособляясь к изменяющейся рыночной или институциональной внешней среде, постоянно передает в другие подразделения или, наоборот, принимает от них более мелкие структурные единицы (лаборатории или рабочие группы). Например, если организация должна срочно вывести на рынок не новый готовый продукт, а полуфабрикат, то подразделению, изготавливающему этот полуфабрикат, передают рабочие группы специалистов по сбыту, маркетингу и т.д.

В настоящее время организации со свободной структурой весьма редки на практике. Основными трудностями при внедрении структур такого рода являются необыкновенно сложное управление подразделениями организации с целью координации их деятельности, невозможность централизации управления, путаница во взаимоотношениях внутри организации и с внешним окружением, постоянно возникающая напряженность и возникновение конфликтных ситуаций.



Глава 2. Практика применения перспективных организационных форм

2.1 Общее описание деятельности ОАО «Газпром»

Открытое акционерное общество «Газпром» - крупнейшая газовая компания мира, занимающаяся геологоразведкой и добычей газа, его транспортировкой и переработкой, а также реализацией газа в России и за ее пределами. Государство является крупнейшим акционером «Газпрома» - на его долю приходится 38,37% акций компании.

Транспортировка газа по магистральным газопроводам является одним из важнейших видов деятельности ОАО «Газпром». Единая система газоснабжения (ЕСГ) - сложный производственно-технологический комплекс, включающий объекты добычи, переработки, транспорта и подземного хранения газа - постоянно находится под круглосуточным контролем и управлением диспетчерских подразделений ОАО «Газпром». ЕСГ является собственностью ОАО «Газпром». Это крупнейшая в мире газотранспортная система, которая обеспечивает высокий статус Общества при реализации совместных проектов с зарубежными партнерами в интересах России.

ОАО «Газпром» -- одна из крупнейших энергетических компаний в мире. Основными направлениями ее деятельности являются геологоразведка, добыча, транспортировка, хранение, переработка и реализация углеводородов, а также производство и сбыт электрической и тепловой энергии.

ОАО «Газпром» видит свою миссию в надежном, эффективном и сбалансированном обеспечении потребителей природным газом, другими видами энергоресурсов и продуктов их переработки.

Стратегической целью ОАО «Газпром» является становление как лидера среди глобальных энергетических компаний посредством освоения новых рынков, диверсификации видов деятельности, обеспечения надежности поставок.

Особенность «Газпрома» и одно из его преимуществ заключаются в том, что он одновременно является и производителем, и поставщиком энергоресурсов, располагая мощной ресурсной базой и разветвленной газотранспортной инфраструктурой. Благодаря географическому положению России, у компании есть возможность стать своеобразным энергетическим «мостом» между рынками Европы и Азии, поставляя собственный газ и оказывая услуги по транзиту газа другим производителям. Это предопределяет содержание стратегий компании в ее ключевых областях деятельности.

Принципы стратегии компании:

- повышение эффективности во всех звеньях производственной цепочки от добычи до сбыта природного газа, нефти и продуктов переработки;

- расширение и диверсификация деятельности (новые рынки, транспортные маршруты, продукты) за счет проектов, обеспечивающих создание продуктов с высокой добавленной стоимостью;

- соблюдение интересов всех акционеров ОАО «Газпром»;

- совершенствование корпоративного управления, повышение прозрачности финансово-хозяйственной деятельности;

- персональная ответственность руководителей за принятые управленческие решения.

Группа «Газпром» является крупнейшей компанией мира по величине запасов природного газа.

ОАО «Газпром» в своей деятельности широко и повсеместно внедряет передовые научно технические разработки технологии в поиске, добыче, транспортировке, переработке нефти и газа, а также в энергетике и газификации.

ОАО «Газпром» владеет крупнейшей в мире газотранспортной системой, способной бесперебойно транспортировать газ на дальние расстояния потребителям Российской Федерации и за рубеж. Протяженность магистральных газопроводов «Газпрома» составляет 161,7 тыс. км. «Газпром» нацелен на расширение производства продуктов газохимии, повышение извлечения ценных компонентов из газа и увеличение производства продуктов более глубокой степени переработки. Работа компании в этой области регулируется особым документом -- Перечнем приоритетных научно-технических проблем ОАО «Газпром».

Все передовые идеи и предлагаемые решения поступают в Научно-технический совет ОАО «Газпром», в состав которого входят высококвалифицированные специалисты. Здесь происходит рассмотрение имеющихся предложений с точки зрения возможности их применения для разработки и обустройства месторождений, модернизации существующих мощностей и т. д.

Одним из важнейших элементов деятельности ОАО «Газпром» является эффективное управление объектами интеллектуальной собственности. Благодаря этому обеспечивается реализация стратегического курса государственной политики по переходу к инновационному развитию страны и улучшаются экономические и финансовые показатели Общества.

ОАО «Газпром» предоставляет широкие возможности для раскрытия собственного потенциала и карьерного роста своих сотрудников. Коллектив компании -- это команда профессионалов, которая реализует стратегическую цель «Газпрома» -- становление как одного из лидеров среди глобальных мировых компаний.

Основной целью рассматриваемого предприятия является получение наиболее высокого уровня прибыли, хотя для ее получения предприятию прежде необходимо добиться решения и других не менее значимых целей: увеличение доли занимаемого сегмента рынка, обеспечение необходимого качества услуг, формирование высокопрофессионального коллектива руководителей и специалистов и т.д.

Оценка эффективности управления, прежде всего должна показывать, насколько успешно фирма выполнила план и насколько улучшились экономические показатели деятельности отчетного года по сравнению с предыдущим. При этом важную роль в оценке последствий принимаемых управленческих решений играют методы и способы учета и оценки понесенных материальных затрат.

Цели предприятия в системе управления представлены на рис. 2.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1 Цели предприятия в системе управления

Приоритетной задачей ОАО «Газпром», касающейся реализации газа является увеличение его объема продаж. Одним из факторов увеличения реализации газа является рост его добычи, строительство новых газопроводов, поиск новых, выгодных клиентов - потребителей газа.

По этим критериям формируются миссия и цели коммерческой организации (рис. 2.2).

инновационный информационный кадровый стратегия



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.2 Цели организации в управлении сбытом продукции

Для решения проблемы по увеличению продаж на предприятии должна быть разработана общая концепция (программа), которая должна ежегодно корректироваться с учетом изменившихся на предприятии внутренних и внешних условий его функционирования.

Достижение главной цели увеличения прибыли предприятием возможно при эффективной работе в следующих направлениях:

- увеличение выручки за счет роста объемов реализации газа и газоконденсата;

- установление рыночных цен, конкурентоспособных и обеспечивающих запланированную норму прибыли;

- сокращение затрат, понесенных на реализацию газа и газоконденсата.

2.2 Анализ инноваций в организации управления в ОАО «Газпром»

ОАО «Газпром» относится к вертикально интегрированной компании, которая предполагает объединение в рамках одной компании производства исходных компонентов производственного цикла, их переработку, распределение, продажу продуктов переработки и другие мероприятия.

Данный тип организационной структуры управления означает деятельность во всем цикле продукта - от разведки и разработки нефтяных и газовых месторождений, транспортировки жидкой и газообразной продукции, комплексной переработки продукта до его реализации конечным потребителям. В Газпроме все это сопровождается научными исследованиями и инновационным процессом, поэтому можно сделать вывод, что данная структура соответствует технологии.

ОАО «Газпром» уже несколько лет проводит внутреннюю реформу, направленную на рост эффективности работы Общества. Основные задачи первого этапа реформы выполнены. Усовершенствована структура управления, более мобильными стали регламентные процедуры, внедрены системы бюджетирования.

Суть второго этапа реформирования заключается в повышении эффективности работы компании, объединяющей все циклы: разведку, добычу, транспортировку, переработку, хранение и сбыт. Важнейшая задача - оптимизация структуры управления основными видами деятельности на уровне дочерних обществ.

Указанные этапы реформирования способствуют эффективному достижению целей организации, обеспечивают возможность четкого и оперативного принятия управленческих решений и соответствуют принятым в международной практике подходам. Они направлены также на устранение недостатков существующей в Газпроме структуры управления. Одним из таких недостатков является наличие избыточных структурных и штатных единиц, которые дублируют функции друг друга и выполняют часть функций дочерних обществ, что ведет к снижению эффективности управления в быстрорастущей компании и излишним управленческим затратам.

Организационная структура управления, представленная на рис. 2.3, создана на основе уже сложившейся действующей структуры, которая может быть охарактеризована как линейно-функциональная структура, и выглядит следующим образом.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1 Организационная структура предприятия

Организационная структура исследуемого предприятия построена на основе руководства генерального директора через функциональные подразделения и их специалистов. Этим достигается качество управленческих работ, руководитель освобождается от узкоспециализированных функций управления и получает возможность сосредоточить свое внимание на решении основных, принципиальных вопросах деятельности системы управления

На предприятии имеется коммерческий директор, занимающийся вопросами поставок газа, поиском новых поставщиков. В компетенцию менеджера входят вопросы организации процесса продаж, непосредственное руководство торговыми представителями, работа с крупными клиентами. Бухгалтерию предприятия возглавляет главный бухгалтер.

Исходя из представленной организационной структуры предприятия, можно сделать вывод о ее функциональной несостоятельности: главной проблемой существующей организационной структуры управления является замыкание всех значимых и существенных полномочий на Центральном аппарате - директоре и его заместителях (чрезмерная централизация). Так важные вопросы управления и организации работы предприятия решаются в только на высшем уровне, существует серьезный управленческий риск принятия решения, опираясь на недостоверную или устаревшую информации. Кроме того, в представленной структуре есть подразделения которые дублирую функции друг друга (юридический и договорной отделы; ОМТС и отдел сбыта), что ведет к разрастанию аппарата управления и задержке прохождения документов на различных стадиях их исполнения.

В этих условиях в программу инноваций необходимо включить разработку более эффективной структуры управления в ОАО «Газпром».

Важное значение в структуре управления фирмы имеет отдел сбыта - исторически сложившаяся структура, отвечающая на фирме за формирование и осуществление заказов через торговых представителей., Отдел сбыта входит в управление маркетингом.

Между всеми структурными подразделениями предприятия, отвечающими за материально-техническое обеспечение, налажено четкое взаимодействие (табл. 2.1).

На своевременное и бесперебойное снабжение заказчиков и эффективной работы с поставщиками большое влияние оказывает организация рациональной структуры управления.



Таблица 2.1

Основные задачи и функции служб предприятия

Наименование службы	Основные задачи и функции
Генеральный директор ОАО «Газпром»	Осуществляет руководство всей производственно-хозяйственной деятельностью; имеет в непосредственном подчинении зам. директора по производству и зам. директора по коммерции.
Зам. директора по коммерции	1. Осуществляет руководство всей сбытовой деятельностью, контролирует исполнение договоров поставки, ведет работу с клиентами, по обеспечению выполнения погрузо-разгрузочных и складских работ при получении от поставщиков и отправке потребителям ТМЦ. 2. Координирует взаимодействие подразделений при совместном выполнении работ. 3. Осуществляет руководство по заключению договоров с поставщиками и потребителями,. 4. Контролирует ведение процессов в соответствии с требованиями и нормами технологических регламентов хранения ТМЦ, а также контролирует работу диспетчерской службы и выполнение плана по МТС.
Зам. директора по производству	1. Обеспечивает соблюдение технологических режимов работы вспомогательных цехов и лаборатории. 2. Координирует деятельность подчиненных отделов. разрабатывает мероприятия по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных ресурсов, совершенствованию нормирования материалов, оборотных средств и запасов ТМЦ, 4. Осуществляет контроль за исправным состоянием оборудования, механизмов, приспособлений, инструментов, своевременно составляет и подает в установленном порядке заявки на необходимые средства защиты, нормативно-техническую документацию и необходимое оборудование для обеспечения безопасных условий труда. Контролирует правильность ведения технической и служебной документации. Координирует работу технических служб: и других участков предприятия.
Отел МТС	1. Обеспечивает снабжение предприятия необходимыми ТМЦ нужного ассортимента, количества и качества
Автотранспортное подразделение (АТП)	1. Обеспечивает своевременный завоз и вывоз технических ресурсов по подразделениям предприятия 2. Осуществляет контроль за расходом топлива и ГСМ

Для ОАО «Газпром» характерен наиболее общий вариант структуры аппарата управления материальным потоком по функциональному признаку. Этот вариант ориентирован на повышение эффективности использования сырья и основными проблемами здесь являются: необходимость постоянной увязки работы снабженческих и производственных подразделений, обеспечение оперативного регулирования движения материального потока через производственные звенья, организация хранения и контроля за использованием материальных ресурсов на всех этапах их движения.

В первом концентрируются плановые и координирующие функции, во втором решаются задачи снабжения производства, в третьем осуществляются контроль и регулирование движения материального потока в целом. Несовершенство структуры управления предприятия и дублирование отдельных функций различными службами вносят дезорганизацию в общий производственный процесс осуществления реализации газа.

Таким образом, для достижения поставленных целей и задач совершенствования объемов продаж необходимо выполнить ряд мероприятий:

- оптимизировать структуру управления предприятия с целью устранения промежуточных и дублирующих функций и повысить ответственность за их выполнение;

- внедрить программные продукты (ЛВС) для повышения функциональности отделов и служб предприятия;

- автоматизировать действующую систему документооборота с целью сокращения бумажных носителей и увеличения проходимости информационных потоков между структурными подразделениями ОАО «Газпром», заказчиками и потребителями;

В связи с вышеизложенным, в ОАО «Газпром» стоит вопрос создания интегрированной системы управления на базе полнофункциональных программных продуктов. Такие системы позволят добиться полной автоматизации информационных процессов предприятием.

Первым направлением программы инноваций предлагается внедрение системы информационного обеспечения, создание в управлении коммерческим единой локальной сети между участками ОАО «Газпром» с целью их координации и взаимодействия.

Системы электронного обмена данными позволяют нескольким пользователям работать с одной и той же информацией, хранящейся в базе данных. Они дают возможность обмениваться информацией через компьютер, отказавшись от письменных или телефонных средств коммуникации. Сейчас, как правило, подразделения компаний объединены между собой компьютерной сетью, что позволяет избавиться от определенных промежуточных этапов бизнес-процессов. Например, финансовый отдел может поместить в базу данных информацию, касающуюся финансов и бюджетов подразделений, и подразделения могут обращаться к этим данным по мере необходимости. В результате у подразделений исчезнет необходимость делать запросы, а у финансового отдела - отвечать на них, искать и передавать информацию. Более радикальный вариант преобразования бизнес-процессов позволил промышленным фирмам поместить свой производственный график в такую базу данных и установить электронную связь с поставщиками. Поставщики могут посмотреть этот график и отгрузить нужные материалы, так что клиенту не нужно даже оформлять заказ.

Связь между удаленными пользователями и центральной базой данных, основанная на электронной почте и сетевом программном обеспечении, позволяет посылать и получать информацию. Бумажные носители информации больше не нужны, что экономит время за счет распечатки и передачи документов. Такие сети обладают гораздо более широкими возможностями, позволяя проникать во все офисные системы с любого самого удаленного пункта.

Характеристика преимуществ внедрения ЛВС представлена в таблице 2.2.



Таблица 2.2

Преимущества внедрения ЛВС

Источник информации	Характеристика
Среда Интернет	Данные о практически любой области знаний, необходимые для участников цепей поставок
Ресурсы органов власти	Базы данных и информационно-справочная документация органов государственной власти, таможни, министерств, ведомств, контролирующих организаций (все материалы переводятся в электронную форму для размещения в компьютерных сетях)
Специализированные информационные службы	Телефонная, телексная, факсовая и другие телематические службы
КИС - системы	Интегрированные корпоративные информационные системы для управления цепями поставок
Системы мониторинга транспорта	Системы мониторинга транспортных потоков в ЦП, основанные на использовании глобальных спутниковых систем

Внедрение системы информационного обеспечения, создание единой локальной сети между подразделениями ОАО «Газпром» обеспечит координацию и взаимодействие между удаленными участками. Внедрение информационной системы между удаленными участками позволит предприятию создать базы данных справочной информации, которая необходима для планирования оперативных мероприятий, создать систему оформления грузов, обеспечит хранение информации для оформления разрешений, лицензий, сертификатов и т.д., а также обеспечит ускорение документооборота во времени, включая составление отчетных и аналитических форм. Следует отметить, что внедрение системы ИСО не повлечет капитальных затрат для предприятия, так как на всех участках уже имеются компьютеры; необходимо только установить программу ЛВС.

Взаимодействие всех составляющих подсистем и технологий в системе ОАО «Газпром» и передача на этой основе упреждающей и реальной информации о функционировании систем производства на всех этапах являются одними из важнейших факторов, обеспечивающих успешную работу логистической системы предприятия.

Следующим мероприятием по совершенствованию бизнес-процессов предприятия и системы управления можно рекомендовать проведение совершенствования структуры управления предприятия для устранения выявленных недостатков.

В данном случае можно объединить дублирующие отделы, например, отделы сбыта и ОМТС, договорной отдел и юридический отдел, производственный и диспетчерский. Данное мероприятие позволит сократить излишнюю численность и повысит оперативность подготовки к заключению договоров, а также установить ответственность по каждому структурному подразделению за их выполнением.

Таким образом, основными направлениями программы инноваций в организации управления является внедрение современных программных комплексов и совершенствование договорной работы с заказчиками (рис. 2.3).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.3 Программа инноваций в организации управления предприятия

Основными инновациями в управлении исследуемого предприятия могут быть следующие:

1. Рационализация действующей структуры управления предприятия.

2. Внедрение ЛВС в отделы, отвечающие за ходом исполнения сроков договоров: отдел сбыта, диспетчерский отдел, бухгалтерия, плановый отдел, юридический отдел и на этой основе закрепления функций по ответственности за исполнение договоров.

3. Автоматизация документооборота предприятия.

Таким образом, на следующем этапе данной работы рассмотрим условия реализации реорганизации организационной структуры предприятия в части тех функциональных отделов, которые были непосредственно заняты сбытом нефтепродуктов (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Функциональные отделы, занятые сбытом газа

Отделы	Функции	Численность, чел.	Фонд оплаты труда
			Ср. мес. зар. плата, руб.	Итого, ФОТ, тыс. руб.
Договорной отдел	Принимает заявки на поставку продукции, оформляет договора	3	15780	568,0
Юридический отдел	Рассматривает договора, визирует и направляет на утверждение ген. директору. Принимает рекламации и организует судебную работу	3	16100	580,0
Отдел МТС	Обеспечивает снабжение товарно-материальными ценностями все подразделения предприятия	4	15650	751,0
Отдел сбыта	Составляет графики отгрузки продукции, изыскивает новых клиентов	4	15700	754,0
Производственный отдел	Разрабатывает планы поставок продукции	4	14950	718,0
Диспетчерский отдел	Управляет транспортными средствами и координирует деятельность по их загрузке	3	13200	475,0
Итого	-	21	0	3846,0

Как видно из представленных данных работы функциональных отделов по сбыту газа, на предприятии существует много ненужных, промежуточных звеньев, которые не только способствуют эффективному продвижению газа от предприятия и до заказчика, но и тормозят ее. Кроме того, штат сотрудников раздут до 21 чел с годовым фондом заработной платы в 3846,0 тыс. руб., объем выполняемой работы не соответствует расходам на оплату труда.

Поэтому, в рамках разработанной программы инноваций в организации управления, необходимо рационализировать организационную структуру, которая будет выглядеть следующим образом (табл. 2.4).

Таблица 2.4

Предлагаемая структура функциональных отделов, занятых сбытом газа

Отделы	Функции	Численность, чел.	Фонд оплаты труда
			Ср. мес. зар. плата, руб.	Итого, ФОТ, тыс. руб.
Юридический отдел	Принимает заявки на поставку продукции, оформляет договора. Рассматривает договора, визирует и направляет на утверждение ген. директору. Принимает рекламации и организует судебную работу	4	16100	773,0
Отдел МТС и сбыта продукции	Обеспечивает снабжение товарно-материальными ценностями все подразделения предприятия. Составляет графики отгрузки продукции, изыскивает новых клиентов	6	15700	1130,0
Производственно-диспетчерский отдел	Разрабатывает планы поставок продукции. Управляет транспортными средствами и координирует деятельность по их загрузке	6	14950	1076,0
Итого	-	16	0	2979,0

Таким образом, в рамках инноваций организации управления оптимизировав работу функциональных отделов, предприятие избавится от излишних структурных единиц и промежуточных звеньях, на которых, как правило, задерживаются документы на стадии их рассмотрения.

Далее, следующим программным мероприятием совершенствования бизнес-процессов рассматриваемого предприятия является автоматизация документооборота, суть и необходимость которой заключается в следующем (табл. 2.5).

Таблица 2.5

Достоинства системы автоматизации документооборота

Оптимальный вариант	Действующий вариант	Способы оптимизации для реализации программы инноваций
Четкое функционирование системы документооборота на основе компьютеризации документооборота системы ПК «АИС-ДОУ»	Сроки прохождения документов длительны, так как отсутствуют программные продукты, которые могли бы ускорить процесс документооборота	Внедрение локально-вычислительных сетей и программных продуктов
	Отсутствует взаимосвязь функциональных отделов, документы медленно движутся по иерархической лестнице, теряются и к моменту исполнения оказываются уже не нужными	Формирование комплекса взаимодействующих Центров ответственности, которая отслеживается на всех уровнях прохождения документа. Сокращение бумажных носителей. Во главу угла ставится электронный документооборот
	Ценовая политика не предусматривает корректировки закупочных и розничных цен на индекс инфляционного роста цен, что ведет к занижению объемов продаж и уменьшения суммы прибыли	Применение в практике системы «АИС-ДОУ» позволяет проводить корректировку цен на индекс инфляционного роста, что позволит своевременно и оперативно учитывать все изменения внешней среды фирмы

Таким образом, сравнительная характеристика процесса автоматизации документооборота показывает его несомненную эффективность.

Далее проведем расчет количественных показателей внедрения системы автоматизации документооборота «АИС-ДОУ» с электронной цифровой подписью (ЭЦП), суть которой заключается в следующем.

ЭЦП -- это используемый при передаче финансовых документов в компьютерной системе "клиент--банк" зашифрованный идентификатор лица, передающего информацию. Информация принимается к исполнению при совпадении идентификатора с образцом, эталоном, имеющимся у принимающей стороны.

Такой формат проведения автоматизации документооборота предполагает наличие электронного документооборота с применением ЭЦП.

Электронная цифровая подпись - это обязательный реквизит электронного документа, обеспечивающий контроль целостности и защиту от подделки, а также подтверждающий авторство документа.

Стоимость получения ЭЦП (электронной цифровой подписи) составляет 6900 рублей.

Данная цена за ЭЦП рекомендована Ассоциацией электронных торговых площадок для всех аккредитованных Удостоверяющих центров.

Ресурсоемкость данного мероприятия представлена в табл. 2.6.

Таблица 2.6

Ресурсоемкость программы автоматизации документооборота АИС-ДОУ с введением ЭЦП

Направления	Стоимость ресурса, тыс. руб.
1. Автоматизация документооборота , всего	65.5
в том числе
- Стоимость комплекса системы «АИС-ДОУ», руб.	55,0
-Стоимость установки программы, руб.	10,5
2. Стоимость получения ЭЦП, в том числе	6,9
- подготовка пакета документов на получение ЭЦП	1,0
- подача заявки на получение ЭЦП	1,5
- получение ключа ЭЦП в удостоверяющем центре (УЦ)	2,5
- оплата инструкций и консультирования	1,9
Итого	72,4

Ресурсоемкость программы модернизации учетной и сбытовой функции составит общую сумму 72,4,0 тыс. руб.

Полная информация от всех отделов должна быть доступна только первому руководителю; отделы должны иметь доступ лишь к информации, необходимой для выполнения ими прямых обязанностей.

Следующим программным мероприятием инноваций в организации управления является оснащение новым программным продуктом всех подразделений предприятия: это установка ЛВС (локально-вычислительные сети), на основе которого повысится координирование процессов сбыта и повышение эффективности коммуникативных связей по схеме: «поставщик - заказчик» и обратно.

Необходимо создание единой сети, оснащенной высокопроизводительными средствами вычислительной техники и современными эффективными программными комплексами. Для этого предприятию необходимо дополнительно приобрести и установить сервер, рабочую станцию и модем. Все вышеперечисленные программные продукты развернуты на нескольких рабочих местах в локальной сети, объединенной с обрабатывающей сетью, что обеспечивает быстрый экспорт результатов обсчета договоров и создает реальные возможности для сокращения сроков подсчетов и составления договоров хозяйственной деятельности (табл. 2.7).

Таблица 2.7

Расчет затрат на автоматизацию сбытовой функции, руб.

Показатель	Стоимость внедрения ЛВС
1. Стоимость комплекса ЛВС и системы , руб.	30 ,0
2. Программа автоматизации информационных потоков «Ithink»	18, 5
3. Стоимость установки программы, руб.	10,5
Итого	58, 0

Таким образом, стоимость установки программного продукта составит общую сумму 74,0 тыс. руб. в которую будут включены затраты на дополнительное сопровождение ПО, а именно стоимости программ по управлению информационными потоками и управлению запасами.

На реализацию программы в ОАО «Газпром» требуется определенный объем финансовых ресурсов (табл. 2.8).

Таблица 2.8

Потребность в финансовых ресурсах на реализацию проекта

Наименование групп информационных технологий	Требуемое кол-во	Стоимость, тыс. руб.
Рационализация организационной структуры управления	-	-
Программный продукт ЛВС	1 система	58,0
Установка современной автоматизированной системы документооборота	1 система	72,4
Итого	2системы	130,4

Следовательно, на реализацию программы инноваций организации управления необходимо привлечение финансовых средств в сумме 130,4 тыс. руб. Следует отметить, что ОАО «Газпром» не придется прибегать к услугам банка для реализации проекта - все необходимые средства предприятие будет финансировать из собственного фонда развития производства и резервного фонда.

На следующем этапе данной работы необходимо провести оценку результативности сформированной программы и определить экономическую эффективность.

В новой организационной структуре управления ОАО «Газпром» разделение функций позволит сформировать высокопрофессиональные команды специалистов: продавцов, менеджеров, специалистов по сопровождению договоров, деятельность которых направлена на эффективное и быстрое обслуживание клиентов. Разделение организации на «функциональные цеха» создает основу для построения индустриальной коммерческой организации, работающей с большим числом клиентов по передовым технологиям сбытового бизнеса, принятым в мире.