Разработка бизнес-процессов в организации (на примере ООО "Мир стекла")

по завершении редактирования счета в 1С, информация о счете будет передана системе Quick Sales 2

· Создание счетов в 1С с сохранением их в Quick Sales 2

В данном случае, процесс выглядит следующим образом:

1. В 1С открывается форма счета с заполненным плательщиком и договором 1С.

2. В 1С выбирается необходимые товары и услуги из справочника «Номенклатура», проверяются данные, подтверждаются нажатием ОК

3. Информация о счете вместе с информацией о включенных в счет продуктах и услугах добавляется в систему Quick Sales 2

· Импорт документов и платежей из 1С:

по счету была добавлена оплата в 1С, добавим ее в систему Quick Sales 2, для этого в окне работы выбирается вкладка «Продукты и оплата» далее нужно нажать на кнопку «Проверить деньги в 1С по работе».

по завершении проверки оплаты в 1С, оплата будет добавлена в работу.

Проверяется отгрузка и высылается счет-фактуры по работе в 1С, далее импортируются документы в систему Quick Sales 2, для этого в окне работы открывается вкладка «Документы 1С» и нажимается кнопка «Получить документы»

3.7 ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ОТ ВНЕДРЕНИЯ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА

Карточка компании

На каждую компанию заводится карточка. Имеется полная информация в одном месте:

· История контактов и планы

· Контактные лица

· Продукты и услуги, которые купил клиент

· Работы, проведенные с клиентом (процессы продаж).

· Договоры, заключенные с клиентом или партнером

· Информационные материалы, отправленные клиенту по электронной почте

· Группы, в которые входит клиент (общие и персональные)

· Контактные лица, работающие у клиента (с телефонами, должностями, днями рождения и т.д.)

· Банковские реквизиты

· Дополнительные поля, которые вы добавляете сами

Описание процесса продаж

· Средняя длительность одной продажи (от первого звонка, до подписания акта)

· Анализ эффективности рекламы (выставки, реклама в прессе, интернет...)

· Причина отказов клиентов (почему они не покупают?)

· Анализ работы менеджеров по продаже и отчеты.

Описывать процесс продажи в Quick Sales занимает не много времени.

Повышение эффективности работы персонала.

Исходя из опыта большинства внедрений, временные затраты персонала на выполнение действий, необходимых для работы с клиентом, при внедрении CRM-системы сокращаются, в среднем, на 20-30%. Это происходит, в основном, за счет ускорения доступа к информации, автоматизации рутинных операций и сокращения времени на внутренние коммуникации и документооборот.

Экономический эффект от этого может быть посчитан двумя способами, в зависимости от того, собирается ли компания снижать издержки или увеличивать прибыль.

В первом случае, можно будет на 20-30% сократить персонал, соответственно, экономия составит определенную часть расходов на ФЗП (фонд заработной платы), включая налоги. Плюс, конечно, ОФР (общефирменные расходы - техника, канцтовары, содержание офиса и прочее).

Во втором случае, считаем, что сотрудники, при той же численности будут выполнять на 20-30% больший объем работы, следовательно, смогут за то же время обработать больше клиентов и заработать пропорционально большую прибыль. В этом случае экономический эффект составит 20-30% от оборота минус соответствующие издержки на производство и логистику, а также мотивационная составляющая коммерсантов.

Отдел производства состоит из 5 человек, которые имеют фиксированные оклады по 20 тыс. руб. плюс 5% от объема продаж. Средние налоговые отчисления - 5500 руб., средние ОФР на сотрудника - 2 тыс. руб.

Текущий оборот компании 3 млн. руб. при издержках на производство (закупки) и логистику 50%.

То есть коммерческие расходы следующие:

На сотрудников - (20000+(100000*5%)+5500+2000)*5=325 тыс. руб.

На производство и логистику - 1000000*50%=500 тыс. руб.

Постоянные издержки на руководство, бухгалтерию и другие службы, а также на рекламу и прочее пока не учитываем.

Затраты на внедрение.

Средняя стоимость лицензии CRM-программы (нормальной CRM-программы, а не «студенческой» разработки) составляет не менее 5 тыс.-20 тыс. руб., в зависимости от функционала.

Для данной компании, средний оборот текущий оборот которой составляет в среднем 3 млн. руб. в год, стоимость CRM будет примерно

- Первоначальное обследование и разработка Технического Проекта на внедрение - 100 тыс. руб.

- Реинжиниринг и проектирование новых бизнес-процессов и документооборота - 150 тыс. руб.

- Лицензии для персонала коммерческой службы - 3-проф+7-стд (профессиональные (полные) рабочие места, плюс стандартные места сотрудников по текущей работе) - 77300 руб.

- Дополнительные лицензии для поддерживающих структур (бухгалтерия, IT, закупки и прочее) - 5-проф+5-стд - 89500 руб.

- Интеграция с существующими данными (1С, Excel и пр.) - 70 тыс. руб.

- Настройка системы - 30 тыс. руб.

- Обучение и поддержка - 100 тыс. руб.

Общая стоимость CRM-проекта для данной отрасли получается примерно 500 тыс. руб. при нормальной реализации CRM-проекта в течение семи-восьми месяцев.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Бизнес - процессы компании разрабатываются с целью повышения эффективности бизнеса. Однако просто описать бизнес - процессы недостаточно, необходимы и так же мероприятия по их улучшению, в том числе и с помощью информационных программ.

Описание и оптимизация нужны для автоматизации процессов, для того чтобы понять как функции отдельных сотрудников подразделений взаимосвязаны, какие формы документов приняты в организации.

Непосредственно самой целью оптимизации является создание некого стандарта, направленного на обеспечение качественной работы с клиентами и эффективное взаимодействие всех отделов.

В ходе выполнения настоящей дипломной работы была рассмотрена деятельность компании ООО «МИР СТЕКЛА», а также проведена организационная и экономическая характеристика учреждения.

Организационно-правовая форма - Общество с ограниченной ответственностью/частная собственность.

Основной вид деятельности - производство и продажа мебели из стекла.

В первой главе были рассмотрены теоретические основы разработки бизнес - процессов, описана деятельность организации, проанализировано финансовое положение и эффективность деятельности организации за два года. В результате анализа финансового состояния организации наблюдаются отрицательные изменения.

Вторая глава характеризуется выбором инструментального средства для описания бизнес-процессов, описанием организационно - штатной структуры, выделением управленческого, основного и вспомогательного процессов. Были рассмотрены основные функции отделов и выбраны ключевые процессы для описания и оптимизации. Ключевыми были определены «продажи». Далее детально были описаны, регламентированы и графически представлены все подпроцессы бизнес - процесса «продажи».

Были предложены рекомендации по автоматизации бизнес - процесса «продажи».

В третьей главе необходимо было внедрить программный продукт для оптимизации процессов. В качестве программного продукта была выбрана CRM-система - Quick Sales 2, представлены примеры реализации процессов и описаны положительные аспекты от внедрения программного продукта.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Агапцов, С.А. Индикативное планирование как основа стратегического развития промышленного предприятия Текст. / С. А. Агапов [и др.]. - М.: Высшая школа, 2002.

2. Аистова, М. Д. Реструктуризация предприятий: вопросы управления, стратегии, координация структурных параметров, снижение сопротивления преобразованиям Текст. / М. Д. Аистова. М.: Альпина Паблишер, 2002. - 287 с.

3. Ахриев, С. А. Реинжиниринг бизнес-процессов нефтяных компаний Текст.: дис.. канд. экон. наук: 08.00.05 / Ахриев Сандро Алиханович. - М., 2005.- 190 с.

4. Борисов А. Технология оптимизации бизнес-процессов / А. Борисов, М. Гордеев, Н. Коршак // Директ-Инфо, апрель-май 2007, режим доступа -http://www.emd.ru/pages/tehnologia optimizacii BP.pdf

5. Борисова, Л. Г. Организационный дизайн: Современные концепции управления Текст.: учеб. пособие / Л. Г. Борисова. М.: Дело, 2003. - 400 с.

6. Валдайцев, С. В. Оценка бизнеса и управление стоимостью предприятия Текст.: учеб. пособие / С. В. Валдайцев. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-720 с

7. Глазунов, А. В. Диалоги консультанта с руководителем компании. Высшему руководству о процессном подходе Текст. / А. В. Глазунов. Н. Новгород: Приоритет, 2005. - 120 с.

8. Горелик С., Бизнес-инжиниринг и управление организационным развитием / С. Горелик, Режим доступа - http://big.spb.ru/publications/busengorg.shtml

9. Горохов, А. В. Реинжиниринг бизнес-процессов на основе учета ресурсного потенциала предприятия Текст.: дис.. канд. экон. наук: 08.00.05 / Горохов Александр Владимирович. М., 2002. - 142 с.

10. Давыдович, Д. Д. Реинжиниринг бизнес-процессов промышленного предприятия Текст.: дис.. канд. экон. наук: 08.00.05 / Давыдович Дмитрий Дмитриевич. Белгород, 2001. - 185 с.

11. Ефимов, В. В. Процессы и процессно-ориентированный подход: Текст.: учеб. пособие / В. В. Ефимов. Ульяновск: УлГТУ, 2005. - 84 с.

12. Калянов, Г. Н. Реинжиниринг бизнес-процессов - современный подход к реорганизации предприятий / Г. Н. Калянов // Консультант директора, №9, 1999, с. 12-18

13. Каплан, Р. Сбалансированная система показателей Текст.: от стратегии к действию / Р. С. Каплан, Д. П.Нортон. - М.: ЗАО Олимп-Бизнес, 2005 с.

14. Описание и регламентация бизнес-процессов /http://tsyganok.ru/pubs/pub.asp?id=2042

15. Князев, В. М. Совершенствование процессного и системного подходов к управлению научно-производственной организацией Текст.: (на примере ФНПЦ ОАО НПО «Марс»): автореф. дис.. канд. экон. наук: 08.00.05 / В. М. Князев. Ульяновск, 2006. - 22 с.

16. Козлов, А. С. Проектирование и исследование бизнес-процессов: Текст.: учеб. пособие / А. С. Козлов. -М.: Флинта: МПСИ, 2006. 272 с.

17. Ковалёв, С. М., Проекты совершенствования и развития деятельности предприятия инициация и планирование шаг за шагом / С. М. Ковалёв // Консультант директора, 2003, №21

18. Ковалёв, С. М., Описание бизнес-процессов к вершинам мастерства / С. М. Ковалёв, В. М. Ковалёв // Консультант директора, 2004, №10

19. Ковалёв, С. М., Современные методологии описания процессов - просто о сложном / С. М. Ковалёв, В. М. Ковалёв // Консультант директора, 2004, №12

20. Ковалёв, С. М., Выбор бизнес-процессов для оптимизации / С. М. Ковалёв, В. М. Ковалёв // Консультант директора, 2005, №5

21. Ковалёв, С. М., Методы анализа и оптимизации бизнес-процессов / С. М. Ковалёв, В. М. Ковалёв // Консультант директора, 2005, №7

22. Ковалёв, С. М., Оптимизация бизнес-процессов / С. М. Ковалёв, В. М. Ковалёв // Консультант директора, 2005, №8

23. Ковалёв, С. М., Технологии анализа и оптимизации бизнес-процессов. Реинжиниринг и постоянное совершенствование / С. М. Ковалёв, В. М. Ковалёв // Консультант директора, 2005, №9, с. 14-21

24. Ковалёв, С. М. Современные методологии и стандарты описания бизнес-процессов: преимущества, недостатки и области применения / С. М. Ковалёв, В. М. Ковалёв // Справочник экономиста, 2006, №11

25. Вендров A.M. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 352с.

26. Калянов Г. Н. CASE структурный системный анализ (автоматизация и применение). М.: Лори, 1996. - 242с.

27. Вендров A.M. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. М: Финансы и статистика, 1998. - 176с.

28. Боэм Б.У. Инженерное проектирование ПО. М.: Радио и связь, 1985. - 512с.

29. Липаев В.В. Направления развития методов и стандартов открытых систем // Информатика и вычислительная техника. Научно-технический сборник. Вып. 1-2. М.: 1995.

30. Липаев В.В., Филинов Е.Н. Формирование и применение профилей открытых информационных систем // Информационные технологии, 1997. №4. С.3-11.

31. Чери С., Готлоб Г., Танка Л. Логическое программирование и базы данных. М.: Мир, 1992. - 234с.

32. Балабанов, И. Т. Основы финансового менеджмента: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2000.

33. Басовский, Л. Е. Финансовый менеджмент: учеб. для студ. эконом. вузов, обуч. по спец. "Финансы и кредит", "Бух. учет, анализ и аудит" / Л. Е. Басовский. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 240 с.

34. Бланк, И. А. Основы финансового менеджмента: В 2-х т. - Киев: Ника-Центр,1999.

35. Бланк, И. А. Финансовый менеджмент: учеб. курс / И. А. Бланк. - 2-е изд., перераб. и доп. - Киев: Эльга: Ника-Центр, 2004. - 656 с.

36. Бочаров, В.В. Корпоративные финансы. - СПб: Питер, 2001. - 256с.

37. Ван Хорн, Дж. К. Основы управления финансами: пер. с англ. / Дж. К. Ван Хорн. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 800 с.: ил. ; 22 см. - (Серия по бухгалтерскому учету и аудиту). -

38. Ковалев, В. В. Введение в финансовый менеджмент / В. В. Ковалев. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 768 с.

39. Теплова Т. В. Финансовый менеджмент: Управление капиталом и инвестициями. Учеб. - М.: Государственный университет. Высшая школа экономики, 2000.

40. Финансовый менеджмент: теория и практика: учеб. для студ. вузов, обуч. по спец. "Финансы и кредит", "Менеджмент", "Бух. учет и аудит" / ред. Е. С. Стоянова. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Перспектива, 2004. - 656 с.

41. Финансовый менеджмент: учеб. пособие / ред. Е. И. Шохин. - М.: ФБК-Пресс, 2004. - 408 с.

42. Финансовый менеджмент: Учебник для вузов / Под ред. Акад. Г.Б.Поляка. - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.- 527 с.

Размещено на Allbest.ru