Ведение архивов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

архивный документоведческий протокол выписка

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В данной работе я поставила перед собой следующие цели:

изучить документы первой четверти ХХ века;

сравнить оформление документов того времени с оформлением документов по требованиям ГОСТ;

закрепить умение правильного оформления документов;

освоить алгоритм записи в архив в качестве пользователя;

освоить работу с научно-справочным аппаратом в архиве;

закрепить на практике правила оформления архивного дела;

изучить по архивным документам особенности работы с ними в начале ХХ века;

проследить на примере конкретных документов, как на протяжение ХХ века менялся процесс их движения по учреждению.

Для достижения поставленных целей я записалась в «Государственный архив Владимирской области», где заказала следующие дела:

закрепить умение правильного оформления документов;

изучить по архивным документам особенности работы с ними в начале ХХ века;

проследить на примере конкретных документов, как на протяжении ХХ века менялся процесс их движения по учреждению.

Для достижения поставленных целей я записалась в «Государственный архив Владимирской области», где заказала следующие дела:

«По переписке с разными местами и лицами» (Ф. 473. Оп. 1. Д. 15);

«По переписке с учреждениями и разными лицами 1915 года» (Ф. 473. Оп. 1. Д. 116);

«По переписке с учреждениями и разными лицами 1916 года» (Ф. 473. Оп. 1. Д. 126);

«Отчет по гимназии за 1905 год. Ведомости, свидетельства, прошения» (Ф. 459. Оп. 1. Д 190);

«Материалы о восстановлении граждан в избирательных правах» (Ф. Р-24. Оп. 5. Д. 8);

«Переписка с врачебным отделением Владимирского губернского правления об аптекарских помощниках и учениках по губернии» (Ф. 14. Оп. 6. Д. 1493).

1. Комплексный анализ архивных дел конца XIX - начала ХХ в.

1.1 Архивоведческий анализ

Обложка дела

Обложка каждого дела оформляется по установленной форме.

Главным реквизитом обложки является заголовок дела. Именно он содержит информацию о составе и содержании документов в деле.

На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках.

На обложке необходимо указать архивный шифр: номер фонда, описи, дела по описи. Он проставляется специальным штампом, в двух местах вверху и внизу обложки дела, причем вверху в перевернутом виде, чтобы сотруднику архива было удобно видеть его, с какой стороны он не подошел бы к полке с делами в архивохранилище.

Из номенклатуры также перемещается на обложку срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения дела пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки, обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Почти всегда датой дел является крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела является даты подписания приказов о приеме и увольнение сотрудника. Также указывается количество листов в деле. Эти сведения предоставлены на обложке под графой «Дата».

1.2 Лист использования

Каждое выдаваемое из хранилища дело для временного использования должно иметь лист использования документов.

Пользователь обязан заполнять листы использования документов, просмотрев дело. Он должен указать дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер проделанной работы (просмотр, выписки, копии) с указанием номеров листов и поставить свою подпись.

1.3 Нумерация листов дела

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно;

лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, выписками и т.п.) нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждой документ нумеруется отдельно;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляют самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Для учета количества в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

1.4 Лист-заверитель дела

Лист-заверитель дела составляется по форме, установленной Основными правил амии работы архивов организации, одобренных решением коллегии РосАрхива от 6 февраля 2002 года.

В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с изложениями и количество вложенных в них листов). Также указывает наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов при необходимости в дальнейшем в листе-заверителе делаются нужные отметки. Все последующие изменения в составе и состояние дела (повреждение, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Но обычно он помещается после последнего документа и в таком виде дело прошивается.

2. Документоведческий анализ

2.1 Акт

Акт - это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

Формуляр акта состоит из следующих реквизитов:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата;

номер;

место издания;

заголовок к тексту;

гриф утверждения (при необходимости);

текст документа;

отметка о наличие приложений (при необходимости);

подписи.

Акт начала ХХ века оформлен без воспроизведения реквизитов бланка, кроме наименования вида документов.

Наименование организации в рассмотренном документе отсутствует. По современному ГОСТ оно оформляется в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка и вверху по центру при продольном расположении.

Наименование вида документа должно быть определено уставом (положение об организации), должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД: акт, справка, протокол, записка и др. Вид документа (кроме письма) указывается только на бланках конкретного вида документов, после наименования организации. В рассмотренном документе этот реквизит оформлен по центру, с заглавной буквы маленькими, от руки.

По требованиям современного ГОСТ после наименования вида документа оформляется дата и номер. На рассмотренном документе дата не выделена отдельным реквизитом, а указана в тексте. Номер на данном документе отсутствует.

После даты и номера по требованию современного ГОСТ следует оформлять наименование места издания. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации». На акте начала ХХ века место издания не указано.

Далее указывается заголовок к тексту. Он включает в себя краткое содержание документа и отвечает у акта на вопрос «чего?» На рассмотренном документе заголовок к тексту отсутствует.

Гриф утверждения оформляется, если нужен, а нужен он в том случае, если акт составляют по требованию руководителя, т.е. когда комиссия для совершения действия, описываемого в акте, создана по подписанному им приказу. В рассмотренном документе грифа утверждения нет.

Текст составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Текст акта состоит из вводной части, в которую входит основание и состав комиссии, и основной части. В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное). Текст рассмотренного документа содержит данные части, но оформлен без соблюдения абзацев.

Подпись по современному ГОСТ оформляется так: наименование должности от левого поля, расшифровка подписи ближе к правому полю. Акт подписывают председатель и члены комиссии. В документах начала XX века подпись оформлялась по центру, и в нее входило: наименование должности и подпись. Расшифровка подписи отсутствовала. Акт подписали директор реального училища, исполняющий обязанности инспектора и законоучитель (его росчерк отсутствует).

2.2 Протокол

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов и принятые по ним решения.

Формуляр протокола состоит из следующих реквизитов:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата;

номер;

заголовок к тексту;

гриф утверждения (при необходимости);

текст;

подписи;

гриф согласования;

виза ознакомления.

В протоколе, оформленном в начале ХХ века, в бланке, в отличие от современного бланка, имеются только два реквизита: наименование вида документа и дата.

Наименование организации отсутствует. По современному ГОСТ оно оформляется в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка и по центру при их продольном расположение.

Наименование вида документа при современном оформлении протокола располагается по центру, пишется большими буквами, жирным шрифтом. В документе начала XX века данный реквизит не выделен, а пишется в одну строку вместе с заголовком к тексту и датой и оформлен с большой буквы маленькими.

Далее должны следовать номер и дата. В протоколе начала ХХ века дата не выделена отдельным реквизитом, а пишется в одну строку вместе с наименованием вида документа и заголовком к тексту.

Заголовок протокола в рассмотренном документе оформлен в одной строке с наименованием вида документа и датой. При современном оформлении заголовок пишется от левого поля, при угловом расположении реквизитов бланка и по центру, при продольном, оформляется с маленькой буквы, жирным шрифтом.

При современном ГОСТ некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению руководителем организации (например, протокол заседания технического совета, экспертной комиссии). Утверждение оформляется грифом в верхнем правом углу: после слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности (без упоминания наименования предприятия, т.к. оно присутствует в заголовочной части документа) проставляется личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения. В рассмотренном документе данный реквизит отсутствует.

Текст составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста, в ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам. Основную часть текста протокола, т.е. весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля. Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В начале ХХ века текст оформлялся от руки.

Подпись по современному ГОСТ оформляется так: наименование должности от левого поля, расшифровка подписи ближе к правому полю. В протоколе начала ХХ века подписи отсутствуют, т.к. это черновой вариант.

Оформление визы ознакомления должно быть уточнено в инструкции по делопроизводству в организации (ниже подписи приказа руководителя). На документе начала XX века данная виза отсутствует.

2.3 Выписка из протокола

Выписка - это копия какой-либо части документа.

Сравнения выписок из протокола первых лет Советской власти и нашего времени.

В выписке из протокола, выполненной в 1920-х годах, присутствуют в основном те же реквизиты, что и в современном документе.

Название документа указано на нескольких национальных языках.

Бланк оформлен типографским способом.

Выписка объединена с сопроводительным письмом, т.к. указаны соответствующие реквизиты.

Эмблема выписки относится к письму.

Заголовок не указывается.

Вводная часть текста отсутствует.

Выписку из протокола должны были заверять подписью председателя и секретаря, но их подписи отсутствуют, а подпись того кто заверял выписку оформлена по современным меркам оформлена неверно, поскольку в настоящее время запрещено ставить предлог «ЗА», и отсутствует расшифровка подписи.

Отсутствует подпись председателя и секретаря, а подпись того кто заверял выписку по современным меркам оформлена не верно, поскольку в настоящее время запрещено ставить предлог «ЗА»

Отсутствует расшифровка подписи.

В протоколе при оформлении выписок обязательна вводная часть, включая повестку дня, затем дословная запись содержания нужных абзацев: рассматриваемые вопросы и что постановили.

В данной рассмотренной мною выписке из протокола начала XX века присутствуют те же реквизиты что и в современной, но есть и отличия.

Например, бланк выполнен типографским способом, что сейчас практически не встречается.

Заголовок оформлен на нескольких национальных языках и проставлен в бланке.

Рассмотренная мною выписка объединена с сопроводительным письмом, т.к. в ней указаны адресаты.

Из перечисленного выше можно сделать вывод, что рассмотренный нами документ является гибридом выписки из протокола и сопроводительного письма. Мы сравнили и переделали данный документ по современным стандартам.

2.4 Письмо

Письмо - это один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии.

Формуляр письма состоит из следующих реквизитов:

наименование организации;

справочные данные об организации;

дата;

номер;

ссылка на номер и дату входящего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения (при необходимости);

подпись;

отметка об исполнителе.

В письмах начала XX века в бланке в наименовании организации указаны вышестоящая организация и организация-автор документа. Здесь мы видим следующее несоответствие ГОСТ. Наименование вышестоящей организации на ряде документов указано только сокращенно - М.В.Д., однако на других документах оно, напротив, указано только полностью. По современным правилам, если сокращенное наименование организации закреплено в ее Уставе или в Положении об организации, то сначала указывается полное, а ниже в скобках сокращенное ее наименование.

Далее в бланке письма указываются справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый или юридический адрес; номера телефонов; номера факсов; счетов в банке; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

По современным правилам почтовой связи при написании адреса сначала указывается улица, дом, город, телефон.

Справочные данные при современном ГОСТ следует указывать ниже наименования организации, в XX веке они ставились в любом месте (либо после наименования организации, либо после даты и номера, либо от левого поля вертикально).

Также дата отличалась оформлением, в то время это выглядело примерно так:

Августа 28 дня 1915 г.

По ГОСТу Р.6-30 2003 дата оформляется либо словесно-цифровым (28 августа 1915 г.), либо цифровым способом: 28.08.1915.

Напротив даты по современному ГОСТ оформляется номер, который состоит из трех частей: на письмах начала XX века номер присутствует, но расположение реквизита отличается. Ссылка на номер и дату входящего документа включает в себя: регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа «На Ваше письмо № такой-то от такого-то числа сообщаем…» и т.п. Располагается реквизит ниже реквизитов «Дата» и «Номер». На документах начала XX века ссылка на номер и дату входящего документа отсутствовала.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При современном ГОСТ адресат оформляется в правом верхнем углу. Например, в адресате может указываться наименование организации, должность, инициалы и фамилия.

Далее по современному ГОСТ идет заголовок к тексту, который включает в себя краткое содержание документа, отвечает на вопрос «о чем?» и располагается сразу после даты и номера. В документах начала XX века заголовок к тексту не оформлен. Текст в документах XX века оформлялся как на печатной машинке, так и от руки, встречаются документы с трафаретным текстом. В наше время текст оформляется исключительно на компьютере печатным способом.

Если имеется приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если одновременно с письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например: Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Если приложения направляются не во все указанные в списке рассылки адреса, то приложения оформляются следующим образом: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. В В начале ХХ века это выглядело так:

Так в данном случае отметка о наличии приложений должна быть оформлена в наше время:

Приложение:	в 1 экз.

Подпись оформлена не в соответствии с современным ГОСТ. В рассмотренных документах указана должность и подпись. При современном ГОСТ в подпись оформляется так:

Директор	Подпись	В.В. Раков

3. Делопроизводственный анализ

Делопроизводство - правильное и удобное ведение дел в организации, которая помогает оптимально использовать временные, денежные и человеческие ресурсы.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В ходе работы на документах предоставляются следующие отметки:

резолюция;

отметка копии документа;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

отметка о контроле документа;

отметка об ограничении доступа к документу.

3.1 Резолюция

Резолюция - отметка на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.

Резолюция пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, сроки исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких фамилий, указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний, по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

3.2 Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа (в письмах - еще и имя и отчество), т.е. того, кто составлял его проект, и номер его телефона. Располагается отметка на лицевой стороне или при отсутствии места - на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3.3 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

краткие сведения об исполнении, или при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

слова «В дело»;

номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется ниже отметки об исполнителе.

На современном документе отметку об исполнении документа и направлении его в дело можно рассмотреть на примере служебного письма. На документах начала ХХ века эта отметка отсутствует.

3.4 Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты), проставляются в нижнем правом углу первого листа.

3.5 Отметка о контроле

Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» - это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.

Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа. Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах, так и созданные на их основе. Соответственно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.

Ее цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется.

На современных документах отметка о контроле ставится в правом верхнем углу. На документах начала ХХ века отметки о контроле отсутствует.

3.6 Отметка о копии документа

Все документы делятся в зависимости от юридической значимости на:

подлинники;

копии;

заверенные копии;

дубликаты;

выписки.

Подлинник - первый или единственный экземпляр документа, подписанный автором или должностным лицом и имеющий юридическую силу.

Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и имеющий юридическую силу. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа.

Дубликат - повторный экземпляр подписанного документа, имеющий юридическую силу. Оформляется в случае утраты или потери документа.

Выписка - копия части документа.

Выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

При оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слова «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Кроме того, на выписке указывается регистрационный номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

На современных документах отметка о заверении копии выглядит так:

Верно

Инспектор службы кадров Т.С. Левченко

06.04.2012

3.7 Отметка об ограничении доступа к документу

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

На документах начала ХХ века эта отметка отсутствует.

3.8 Делопроизводство конца ХIХ - начала ХХ века

Я рассмотрела организацию делопроизводства конца ХIХ - начала ХХ века на примере канцелярии попечителя Московского учебного округа, которому подчинялись учебные заведения Владимира. В то время организация делопроизводства этого учреждения, наряду с военными ведомствами, было образцовым.

Движение документов по канцелярии попечителя Московского учебного округа представлено схемой, которая состоит из одиннадцати этапов.

Теперь рассмотрим каждый пункт схемы подробнее.

На первом этапе движения документа журналист канцелярии регистрирует документы в общем журнале, проставляет регистрационный штамп на документе (штамп, где указаны входящий номер документа, дата поступления документа, оставлено место для проставления номера стола и номера дела, в которое будет подшит данный документ). На документах того времени регистрационный штамп обычно ставился в право верхнем углу или между адресатом и текстом документа.

На следующем этапе правитель канцелярии помечает в этом штампе номер стола и номер дела вручную, в свободном месте штампа, но иногда и пишет фамилию окружного инспектора, который будет работать с документом. Надо отметить, что в канцелярии попечителя Московского учебного округа был разработан документ, который в настоящее время называется классификатором участков деятельности. Другими словами, процесс работы с документами был расписан настолько четко, что даже рядовой сотрудник канцелярии, такой, как журналист стола, уже на этапе поступления документа в канцелярию мог заранее проставить номер стола, т.е. структурного подразделения, которое будет работать с данным документом, и номер дела, в которое он будет подшит. Как правило, правитель канцелярии только соглашался либо не соглашался с выбором журналиста.

Также обращаем внимание на то, что в данном учреждении широко использовались так называемые средства малой оргтехники, в частности, штампы, в т.ч. штампы с заранее нанесенным на них неизменяемым текстом и местом для внесения переменной информации, т.е. с трафаретным текстом. Это значительно облегчало труд канцелярских работников.

На следующем этапе журналист стола регистрирует документ в повторном журнале (на документе это отражается в виде штампа, где стоит дата поступления документа).

Именно этот этап был единственным слабым звеном в организации делопроизводства в канцелярии попечителя Московского учебного округа. Одним из принципов современной организации делопроизводства является принцип однократности записи, предусматривающий, чтобы документ в крупной организации со сложной структурой регистрировался только один раз, в канцелярии. Осуществление этого принципа достигается использованием карточной формы регистрации документов. В рассматриваемый нами период для регистрации документов использовались только журналы.

После того, как документ повторно регистрировался в столе, т.е. в структурном подразделении, он рассматривался окружным инспектором. Рассмотрение документа и в наше время означает ознакомление должностного лица с вопросом, изложенным в документе и проставлением на нем резолюции.

Стоит обратить внимание на использование для проставления резолюций штампов с трафаретным текстом, что значительно ускоряло обработку документов, требовавших принятия типичных решений. Как, например, в данном случае. В документе стоит вопрос об утверждении отпуска начальницы гимназии Виноградовой. В штампе мы видим слово «Утверждаю».

В настоящее время резолюция даже в типичных, постоянно повторяющихся ситуациях, оформляется от руки.

Но вернемся к схеме. После этого попечитель или его помощник писал, согласен он или нет с решением окружного инспектора, и ставит дату (пишет вручную). Это еще одна особенность организации делопроизводства на рубеже ХIХ - ХХ веков: достаточно большая самостоятельность в решении вопросов специалистов учреждения. В наше время при той же линейной структуре учреждения, что и в рассматриваемое время, его рядовые сотрудники практически полностью лишены какой-либо инициативы и самостоятельности в решении вопросов. Они даже в том случае, если могут предложить более удачный вариант решения проблемы, вынуждены с точностью исполнять то, что было приказано им руководителем учреждения.

На следующем этапе столоначальник составляет черновик ответа на левом поле документа с использованием в квадратных скобках текста поступившего документа и резолюции окружного инспектора, и передает письмоводителю для составления беловика документа.

Это еще один интересный момент в организации делопроизводства того времени. Во-первых, левое поле документа в изучаемое время было гораздо шире, чем сейчас (2 см) и использовалось, как мы уже сказали, для написания на нем текста ответного документа. Кроме того, как было сказано, сотрудники канцелярии стремились к экономии своего времени и не переписывали от руки те фразы, которые могли быть целиком взяты из самого текста либо резолюции. В настоящее время для написания черновиков ответных документов расходуются листы чистой бумаги, причем с появлением современной копировальной техники и компьютеров - бумаги высокого качества. Кроме того, принято писать весь текст полностью, в т.ч. повторяя уже имеющиеся в тексте поступившего документа фразы.

Итак, следующий этап. Правитель канцелярии скреплял ответный документ и попечитель подписывал его. «Скреплял» означает, что правитель канцелярии ставил свою подпись, что означало, что он не подписывает документ (т.е. его подпись не придавала ответному документу юридическую силу, не являлась реквизитом удостоверения документа), а только подтверждает, что переписанный набело текст документа полностью соответствует тексту его черновика.

Например, в одном из дел я скопировала копию письма, которую заверяет столоначальник. На копии хорошо видно, что правитель канцелярии скреплял подлинный документ, а «За попечителя» его подписывал окружной инспектор

За попечителя

Окружной Инспектор /подп./ А. Флеров

Правитель Канцелярии /скреп./ В. Стефановский

Журналист стола регистрировал ответный документ в частном журнале, проставлял штамп, подшивал так называемый «отпуск», т.е. черновик ответа, в дело.

На последнем этапе журналист канцелярии регистрировал ответный документ, в общем журнале и отправлял его по адресу организации-заявителя. На данных этапах мы опять же видим нарушение принципа однократности записи.

Ни все рассмотренные мною документы не проходили через руки столоначальника, а, следовательно, письмоводителя, повторно правителя канцелярии, а также журналистов стола и канцелярии. Дело в том, что я имела возможность работать с данными документами в ГАВО исключительно потому, что в данном случае для дачи ответа организации-просителю использовался способ, который в первые годы после октябрьской революции 1917 года носил название «ответ-молния», а в настоящее время практически не используется. Т.е. резолюция, наложенная на письмо-просьбу в данном случае, по сути, уже являлась ответом на него. После этого письмо-просьба возвращалось назад организации-заявителю. Таким образом, составлять текст ответного документа, переписывать его набело, скреплять, подписывать, подшивать в дело ответный документ было не нужно. Безусловно, это значительно ускоряло работу с документами, однако канцелярия попечителя Московского учебного округа лишала себя письма-запроса, и факт поступления этого письма в нее подтверждался только записью в регистрационном журнале.

Заключение

В ходе проделанной работы я достигла тех целей, которые ставила перед собой в начале работы.

Я изучила:

документы первой четверти ХХ века;

освоила алгоритм записи в архив в качестве пользователя;

сравнила оформление документов того времени с оформлением документов по требованиям ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» времени;

закрепила умение правильного оформления документов;

освоить работу с научно-справочным аппаратом в архиве;

закрепила на практике правила оформления архивного дела;

изучила по архивным документам особенности работы с ними в начале ХХ века;

проследила на примере конкретных документов, как на протяжение ХХ века менялся процесс их движения по учреждению.

С помощью этой работы, я закрепила умения работать в архиве с делами, которыми пользовалась для достижения поставленных мною задач.

Список использованной источников и литературы

1. Журавлева И.В., Журавлева М.В., Оформляем документы на персональном компьютере - М.: ИНФРА-М, 2014.

2. Крайская З.В., Челлини Э.В., Архивоведение - М.: НОРМА, 2010.

3. Кузнецова Т.В., Секретарское дело - М.: Изд. 3-е, исправленное

4. ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», специальный выпуск журнала, 2009.

5. Кузнецова Т.В., Секретарское дело //http://bibliotekar.ru/biznes-60/11.htm;

6. Энциклопедия делопроизводства // http://www.edou.ru/enc/razdel11/? COURSE_ID=3&LESSON_ID=19

7. Официальный сайт Федерального архивного агентства //http://archives.ru/faq/42.shtml;

8. Янковская В.Ф. Секретарь-референт // http://www.profiz.ru/sr/1_2008/grif_ogranicenia/;

9. Делопроизводство + //http://www.delpro.narod.ru/orrado.html

Размещено на Allbest.ru