Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

РОЗДІЛ 1. Номенклатура справ: визначення поняття і призначення. Формування та зберігання справ

1.1 Номенклатура справ: визначення і призначення

1.2 Формування та зберігання справ

РОЗДІЛ 1. Номенклатура справ: визначення поняття і призначення. Формування та зберігання справ

1.1 Номенклатура справ: визначення і призначення

Документальне забезпечення управління персоналом (кадрами) -- це не лише створення, а й систематизація і зберігання відповідних кадрових документів.

Для визначення їх переліку, найменувань та строків зберігання на підприємстві, в установі, організації ( далі -- підприємство) незалежно від форми власності, підпорядкування, сфери діяльності і чисельності працівників розробляється номенклатура справ кадрової служби (відділу кадрів, відділу роботи з персоналом) або номенклатура справ з кадрових питань (з питань роботи з персоналом) -- якщо на підприємстві нема окремого кадрового підрозділу.

Номенклатура справ -- це обов'язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ як документ, обов'язкова для кожної установи. Вона забезпечує обґрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.

Номенклатура справ є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової роботи. До неї включаються всі документи, що утворюються в результаті діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань (брошур, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації тощо).

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Групування документів закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно.

Номенклатура справ є покажчиком індексів документів, що присвоюється їм при реєстраціх, оскільки індекс документа вміщує як індекс структурного підрозділу структури так і номер справи за номенклатурою.

Таким чином, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Вона може використовуватись як схема побудови довідкової картотеки віпрацьованих документів і являється звітним документом архівного підрозділу.

На практиці номенклатуру справ кадрової служби розробляє керівник цієї служби, а в разі його відсутності -- інший працівник, до обов'язків якого належить ведення кадрового діловодства (інспектор з кадрів, старший інспектор з кадрів), або особа, на яку виконання таких обов'язків покладено наказом керівника підприємства (наприклад, якщо секретар суміщає посаду інспектора з кадрів зі своєю основною роботою). До розроблення номенклатури справ можуть залучатися інші фахівці підприємства.

Цей документ підписує відповідна посадова особа за погодженням з архівним підрозділом (загальним відділом, канцелярією), а в разі його відсутності -- з посадовою особою, відповідальною за ведення архіву на підприємстві.

1.2 Формування та зберігання справ

номенклатура справа відділ кадрів

Формування справ -- це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури.

На кожну справу, що зазначена в номенклатурі, на початку року заводиться папка, на обкладинці якої зазначається назва підприємства, кадрової служби, заголовок справи, індекс і строк зберігання. Справа вважається заведеною після включення в неї першого документа.

До справи вміщують документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справ на обкладинці. Перед включенням документа до справи перевіряється правильність оформлення та наявність реквізитів документа (підписів, віз, грифів, дати).

Розкладання документів по папках здійснюється щоденно.

При формуванні справ необхідно виконувати такі вимоги:

-- групувати у справи тільки оригінали (якщо їх нема -- засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;

-- не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

-- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком судових, перехідних та особових справ працівників).

-- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;

-- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, розміщуючи спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

-- документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні;

-- листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності -- документ-відповідь йде за документом-запитом;

-- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання до чинної номенклатури справ;

-- документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), групуються у справи на загальних підставах;

-- справа постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (бути 30-40 мм завтовшки).

У кінці кожної справи на окремому чистому аркуші (у книгах, журналах -- на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках -- на окремій чистій картці) робиться запис із зазначенням кількості пронумерованих аркушів або карток (цифрами і літерами).

Особливої уваги (враховуючи численні звернення дописувачів журналу) потребують питання щодо формування справ «Накази з персоналу» та особових справ працівників.

Згідно з чинними нормативними актами, накази з персоналу мають групуватися відповідно до визначених строків їх зберігання, а саме:

-- про прийняття, переведення (постійні), звільнення, заохочення, сумісництво працівників;

-- про надання відпусток;

-- про накладення дисциплінарних стягнень на працівників.

При значних обсягах наказів з кадрових питань доцільно формувати в окремі справи такі накази: про прийняття на роботу, переведення, звільнення працівників, заохочення.

В окрему справу формують документи до наказів (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки), що не увійшли до складу особових справ.

Особові справи (оформляються на керівників усіх рівнів, спеціалістів та матеріально відповідальних осіб, з якими укладено договір про повну матеріальну відповідальність), формуються протягом усього часу роботи працівника.

Особова справа відповідно до вимог має містити такі документи (розміщуються в хронологічній послідовності):

-- внутрішній опис документів справи;

-- доповнення до особового листка з обліку кадрів;

-- заяву про прийняття на роботу (трудовий договір, укладений в письмовій формі або контракт);

-- особовий листок з обліку кадрів (персоналу);

-- автобіографію;

-- документи про освіту (копії);

-- характеристики або рекомендаційні листи;

-- копії наказів про призначення, переведення, звільнення працівника, витяги з групового наказу;

-- документи про атестацію;

-- інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Не включаються також до особових справ копії наказів про заохочення, зміну прізвища тощо у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка з обліку кадрів (персоналу).

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу підприємства зберігаються в кадровій службі.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу підприємства для подальшого зберігання та використання.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архівного підрозділу за погодженням з керівником підприємства.

Справи постійного і тривалого зберігання підлягають оформленню, що включає:

-- брошурування (обкладинка з твердого картону), нумерацію аркушів;

-- складання підсумкового запису та, у разі потреби, внутрішнього опису документів;

-- оформлення обкладинки справи за встановленою формою (додаток 2).

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшивають, їх аркуші не нумерують, а елементи оформлення обкладинки не уточнюють.

Видавання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам підприємства здійснюється з дозволу керівника підприємства. На практиці на видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 3), у якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видачі, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, що видали й прийняли справу.

РОЗДІЛ 2. Види номенклатури справ

Розрізняють три види номенклатури справ: типова, примірна (взірцева) й індивідуальна. Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації і є нормативним документом. Примірна номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури справ розробляються установами вищого рівня для мережі підвідомчих установ і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати індивідуальну номенклатуру справ. Вона складається зазвичай з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє особа, відповідальна за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів. Керівник структурного підрозділу підписує та обов'язково погоджує номенклатуру справ з особою, відповідальною за архів установи. Складається номенклатура справ на підставі вивчення документів, що утворюються у процесі діяльності структурного підрозділу з усіх питань. Основними принципами побудови номенклатури справ є: єдність підходів до обліку, систематизації, опису й пошуку документів; застосування індексації документів, що забезпечує внесення до відповідних розділів номенклатури справ змін, доповнень і поправок; стабільність індексів справ; збереження за номенклатурою справ функції обліку документів. Під час складання номенклатури справ відділу кадрів слід керуватися положенням про кадрову службу її штатним розкладом, планами і звітами про проведену роботу, переліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурою справ за попередні роки. При цьому вивчаються всі документи, що створюються в діяльності відділу кадрів, їх види і склад.

РОЗДІЛ 3. Розроблення номенклатури справ

Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі кадрової служби мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах.

Номенклатуру справ кадрової служби складають на кожний календарний рік у трьох примірниках, на кожному з яких має стояти гриф «Погоджено», заповнений керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за ведення архіву на підприємстві). Перший примірник зберігається в кадровій службі (у посадової особи, на яку покладено обов'язки ведення кадрового діловодства), другий -- передається до архівного підрозділу, третій (робочий) -- використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Номенклатура справ кадрової служби розробляється відповідно до форми, встановленої постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 року № 1153 та наказом Держкомархіву України «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16 березня 2001 року № 16, що містить п'ять граф.

Перша графа «Індекс справи» складається з індексу кадрової служби за штатним розписом або індексу, закріпленого за напрямком управлінської діяльності, й порядкового номера справи, наприклад: 04-1, 04-10, 04-15, де 04 -- індекс кадрової служби (напрям управлінської діяльності), 1, 10, 15 -- порядкові номери справ.

У другій графі «Заголовок справи (тому, частини)» у стислій узагальненій формі заголовки справ відтворюють склад і зміст документів, включених до них після виконання. Основну частину заголовка справи становить виклад питання, з приводу якого її заведено, наприклад: Накази з кадрових питань, Протоколи засідань атестаційної комісії та документи до них.

Як правило, першою розміщують групу справ, що включає документи органів вищого рівня (укази, постанови, накази, доручення) , далі йдуть такі групи:

-- організаційно-нормативна документація підприємства (положення, інструкції, рішення тощо) ;

-- розпорядча документація з кадрових питань (накази, розпорядження);

-- планово-звітна документація і листування;

-- документація з персоналу (особові справи, особові картки), обліково-довідкова документація (книги, журнали, картотеки).

Остання справа обов'язково має містити перший примірник номенклатури справ структурного підрозділу.

Зауважимо, що особові справи, особові картки та трудові книжки працівників включають до номенклатури справ як групи документів з присвоєнням кожній з них окремого індексу.

Третя графа «Кількість справ (томів, частин)» заповнюється наприкінці календарного року, коли стає відомо, скільки справ утворилося за рік.

У четвертій графі «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком» напроти заголовка кожної справи проставляються строки зберігання і відповідні номери на підставі Переліку типових документів, що створюються у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 ( далі -- Перелік): 5 р./ст. 366; Постійно/ст. 679.

Для окремих справ встановлено строк зберігання 75 років. Тривалість зберігання таких справ після їх завершення дорівнює різниці: 75 років -- «В», де «В» -- вік особи на момент закінчення справи. Наприклад, особова справа працівника, закінчена діловодством тоді, коли йому виповнилося 60 років, має зберігатися в архіві підприємства 15 років (75 - 60 = 15).

Строк зберігання справи обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

У п'ятій графі «Примітка» роблять позначки про перехідні справи, про заведення і включення нових справ тощо.

Наприкінці року номенклатура справ має бути закрита підсумковим записом, в якому зазначають кількість фактично заведених за рік справ за відповідними категоріями. Підсумковий запис підписує посадова особа, відповідальна за кадрове діловодство (діловодство з персоналу).

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи. Номенклатура справ структурного підрозділу, як і зведена номенклатура справ установи, щороку (не пізніше листопада -- грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін вона передруковується і затверджується керівництвом відповідних рівнів.

Повторному перегляду і погодженню з архівними органами номенклатури справ підлягають раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

Реквізити номенклатури справ: назва структурного підрозділу; відділ кадрів; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту (наприклад, «На 2007р.»); текст (заповнюють табличну форму); підпис; візи; позначка про виконання документа й направлення його до справи.

Номенклатура справ -- це документ, який створюють на спеціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4.

У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні ланки її роботи. Можуть бути включені і незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх подальшого продовження, в тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ тощо. Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення. До номенклатур справ можуть включатись справи з грифом для службового користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК. Реєструються номенклатури справ в журналі реєстрації вихідних документів та підшиваються до справ з доменклатурами.

Складає Номенклатуру справ спеціаліст, який відповідає за роботу з документами.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Загальний відділ»), йому присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розміщують після секретаріату в порядку важливості. Так, відділ кадрів навчального закладу у нижченаведеній номенклатурі справ має Індекс 04.

До номенклатури справ відділу кадрів можуть також включатись:

· Колективний договір (Копія)

· Колективний договрів між власниками підприємства, з однієї сторони, та обраними на загальних зборх представниками найманих працівників або уповноважених ними органів, з другої сторони.

· Положення про кадрову службу установ та функціональні обов'язки співробітників.

· Правила внутрішнього трудового розпорядку. Відповідно до статті 142 КЗпП, трудовий розпорядок на підприємствах (в установах, організаціях) регулюється Правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника або уповноваженого ним органу та профспілкового комітету. Правила мають бути розроблені на основі типових правил і містити такі розділи: "Загальні положення", "Порядок прийняття та звільнення працівкиків", "Основні обов'язки працівника", "Обовязки адміністрації", "Робочий час та час відпочинку", "Заохочення працівників за успіхи в роботі", "Відповідальність працівників за порушення трудової дисципліни".

· Правила протипожежної безпеки, правила дотримання умов санітарії та гігієни, умови бережливого ставлення до майна та обладнання роботодавця.

· Списки кадрового резерву створюються для заміщення посад та просування по службі на вищі (керівні) посади. Кадровий резерв формується з двох або більше резервістів на посаду. Для державних службовців формування кадрового резерву є обов'язковим і регламентується постановою Кабінету Міністрів України № 199 від 28 лютого 2001 р.

· Списки працівників-інвалідів, які відповідно до медичних висновків мають можливість працювати.

· Графіки відпусток.

Графік відпусток формується за пропозиціями структурних підрозділів і щороку станом на 2 січня затверджується керівником підприємства за погодженням з профспілковим комітетом. Враховуючи як інтереси виробництва, так і особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку, графік має забезпечити рівномірну роботу підприємства щомісяця протягом календарного року. При його складанні необхідно враховувати положення статті 10 Закону України "Про відпустки" щодо порядку надання відпусток повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в першій рік роботи на цьому підприємстві. Копії довідок. Кадрова служба видає працівникам довідки про стаж, посаду та місце роботи із зазначенням мети їх використання, зокрема, для підтвердження трудового стажу, для подання до навчального закладу, дошкільної установи тощо. Кадрова служба видає також довідки стосовно окремих працівників відповідно до офіційних запитів.

Книги та журнали обліку:

· Алфавітна книга працівників містить дані станом на 1 січня і ведеться протягом календарного року;

· Книги вхідної та вихідної (окремо) документації стосовно листування і видачі відповідних довідок з кадрових питань;

· Книга обліку працівників, які пройшли перепідготовку та підвищення кваліфікації, здобули другу освіту або професію;

· Журнал обліку трудового стажу працівників для заповнення листків тимчасової непрацездатності;

· Журнал обліку листків непрацездатностіпрацівників та термінів хвороби;

· Журнал видачі посвідчень;

· Журнал обліку дисциплінарних стягнень (ведеться в межах календарного) року.

Порядок, кількість та нумерація справ окремо взятої кадрової служби формується залежно від чисельності персоналу та кількості документів, які утворюються в результаті роботи.

Размещено на Allbest.ru