Сущность коммуникации в организации

Основными видами деятельности ОАО «Ростовский порт» являются:

- перевозка грузов, пассажиров морским и внутренним водным транспортом;

- деятельность по осуществлению внутренних фрахтовых операций по перевозкам грузов и пассажиров в морских сообщениях и внутреннем водном транспорте;

- буксировка судов и иных плавучих средств;

- агентское обслуживание судов в морских портах и на внутреннем водном транспорте;

- сюрвейерское обслуживание судов в морских портах и на внутреннем водном транспорте;

- навигационное и техническое обслуживание судов в морских портах и на внутреннем водном транспорте;

- водолазные работы по обслуживанию судов в морских портах и на внутреннем водном транспорте;

- лоцмонская проводка судов на морских участках и на внутренних водных путях;

- сбор судовых льяльных вод и нефтепродуктов, их отчистка;

- транспортно-экспедиторское обслуживание;

- погрузочно-разгрузочная деятельность в морских портах и на внутреннем водном транспорте;

- обслуживание пассажиров на территориях и акваториях морских портов и рейдов, а так же на внутреннем водном транспорте;

- судовой менеджмент;

- судостроение и судоремонт, ремонтно-восстановительные работы судового оборудования и механизмов, ремонт радио оборудования, электрорадионавигационных приборов, дефектация, оформление технической документации, сертификация судового оборудования и механизмов;

- ремонт и сервисное обслуживание радио-, электротехники, ЭВМ;

- производство и эксплуатация экологического оборудования для утилизации судовых, производственных отходов;

- деятельность по строительству зданий и сооружений;

- заготовка переработка и реализация лома цветных и черных металлов;

- хранение нефти и продуктов её переработки;

- закупка и реализация горюче смазочных материалов, организация и эксплуатация автозаправочых станций;

- защита сведений составляющих государственную тайну;

- дноуглубительные работы;

- добыча общераспространённых полезных ископаемых;

- перевозка пассажиров и грузов автомобильным транспортом;

- таможенное декларирование, складские операции в таможенном режиме;

- маркетинговые исследования, консультации по вопросам коммерческой деятельности, финансов и управления, оказание юридических услуг населению и организациям;

- благотворительная и спонсорская деятельность;

- оказание бытовых и социальных услуг;

- внешнеэкономическая деятельность, в том числе участие в создании совместных предприятий, филиалов, представительств, ассоциаций, финансово-промышленных групп как на территории РФ, так и за ее пределами.

В приложении А представлена организационная структура ОАО «Ростовский порт». Управление организацией строится по линейно-штабному признаку. Линейно-штабная структура управления имеет такие же характеристики, как и линейно-функциональная структура. Она предусматривает функциональное разделение управленческого труда в штабных службах разных уровней.

Такой вид организационной структуры призван ликвидировать ее важнейший недостаток линейной струтуры, связанный с отсутствием звеньев стратегического планирования. Линейно-штабная структура включает в себя специализированные подразделения (штабы), которые не обладают правами принятия решений и руководства какими-либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций, прежде всего, функций стратегического планирования и анализа. В остальном эта структура соответствует линейной.

Достоинства линейно-штабной структуры:

- более глубокая, чем в линейной, проработка стратегических вопросов;

- некоторая разгрузка высших руководителей;

- возможность привлечения внешних консультантов и экспертов;

- при наделении штабных подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления.

Недостатки линейно-штабной структуры:

- недостаточно четкое распределение ответственности, т. к. лица, готовящие решение, не участвуют в его выполнении;

- тенденции к чрезмерной централизации управления;

- аналогичные линейной структуре, частично - в ослабленном виде.

Линейно-штабная структура может являться хорошей промежуточной

ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективным. Структура позволяет, правда в ограниченных пределах, воплощать идеи современной философии качества.

Среднесписочная численность сотрудников на предприятии за отчетный период 2010 года 341 человек.

Построим диаграмму, демонстрирующую соотношение персонала по возрастному признаку и представим ее на рисунке 5:

Рисунок 5 - Соотношение персонала по возрастному признаку

Из данной диаграммы наглядно видно, что в порту достаточное колличество молодых сотрудников, это говорит о том, что в данной организации преветствуется инициатива и новые идеи, которые может внести молодежь.

Рассмотрим структуру численности работников по занимаемой должности, которая предствлена на рисунке 6. В ОАО «Ростовский порт» персонал делится на следующие категории: руководители (53 человека), специалисты (50 человек), служащие (5 человек), рабочие (233 человека).



Рисунок 6 - Структура численности работников по занимаемой должности

На рисунке 7 представлена структура численности работников по образованию на 01.01.2011. В ОАО «Ростовский порт» высшее профессиональное образование имеют 96 человек, среднее профессиональное - 139 человек, начальное профессиональное - 65 человек, среднее (общее) - 131 человек.

Рисунок 7 - Соотношение численности работников по образованию

2.2 Организационно-экономическая характеристика и финансово-экономический анализ объекта исследования

Анализ изменений в составе и структуре активов и пассивов баланса предприятия. В процессе анализа необходимо установить изменения в долгосрочных активах. Анализ дает возможность установить размер абсолютного и относительного прироста или уменьшения имущества предприятия отдельно по видам.

Прирост актива свидетельствует о расширении деятельности предприятия. Изменения структуры имущества создаёт определенные возможности для основной финансовой деятельности и оказывает влияние на оборачиваемость совокупных активов. Показатели структурной динамики отражают доли участия каждого вида имущества в изменении совокупных активов.

Оценка изменений, которые произошли в структуре капитала может быть разной с позиции предприятия.

Предприятие, как правило, заинтересовано в привлечении заемных средств:

- Получив заемные средства под меньший процент чем рентабельность предприятия, можно расширить производство, повысить доходность собственного капитала;

- Привлечение инвестиционных заемных средств в оборот предприятия содействует временному улучшению финансового состояния, при условии что средства не замораживаются и своевременно возвращаются. В противном случае может возникнуть просроченная кредиторская задолженность. Это может привести может привести к выплате штрафов и ухудшению финансового положения. Разумные размеры заемного капитала способны улучшить финансовое состояние предприятия, а чрезмерные ухудшить его.

Анализ структуры пассива баланса предприятия необходим для рационализации формирования источников финансирования деятельности предприятия и его рыночной устойчивости.

Система показателей финансового состояния предприятия. Анализ финансового состояния предприятия предполагает расчет следующих групп показателей:

а) платежеспособности;

б) кредитоспособности;

в) финансовой устойчивости.

В дипломной работе для установления динамики составляющих коэффициентов необходимо рассчитать на начало и на конец анализируемого периода

а) Оценка платежеспособности производится при помощи коэффициентов платежеспособности, которые отражают возможность предприятия погасить краткосрочную задолженность за счет тех или иных элементов оборотных средств.

Ликвидность предприятия характеризует его способность быстро погашать свою задолженность. Фактически ликвидность предприятия характеризует ликвидность его баланса, который отражает степень покрытия обязательств предприятия его активами, срок погашения которых в денежную массу соответствует сроку погашения обязательств.

Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени возрастания их ликвидности и средств по пассиву, сгруппированных по степени возрастания их срочности.

- наиболее ликвидные активы:

- быстро реализуемые активы

- медленно реализуемые активы

- трудно реализуемые активы

Пассивы баланса группируются по степени срочности их оплаты.

- наиболее срочные пассивы;

- краткосрочные пассивы;

- долгосрочные пассивы;

- Постоянные пассивы.

Для определения ликвидности баланса следует сопоставить итоги приведенных групп по активу и пассиву. Баланс считается абсолютно ликвидным если имеют место соотношения:

Выполнение первых трех неравенств с необходимостью влечет выполнение и четвертого неравенства. Четвертое неравенство носит «балансирующий» характер и в то же время глубокий экономический смысл. Его выполнение свидетельствует о соблюдении минимального условия финансовой устойчивояти. В таблице 5 представлены показатели анализа ликвидности предприятия за 2007, 2008, 2009 года.

Таблица 5 - Показатели ликвидности баланса предприятия

Актив	На начало периода	На конец периода	Пассив	На начало периода	На конец периода	Платежный излишек или недостаток
						На начало периода	На конец периода
За 2007 год
	10055	48469		31437	27552	__	+
	59915	74411		12995	40379	+	+
	96796	103254		130600	257707	__	__
	299728	401615		231547	227700	__	+
За 2008 год
Актив	На начало периода (руб.)	На конец периода (руб.)	Пассив	На начало периода (руб.)	На конец периода (руб.)	Платежный излишек или недостаток
						На начало периода	На конец периода
	48469	1437		27552	25098	+	__
	74411	60232		40379	61344	+	__
	103254	83417		257707	194219	__	__
	401615	424177		227700	228370	+	+
За 2009 год
	1437	858		25098	31283	__	__
	60232	65662		61344	921	__	+
	83417	86833		194219	225246	__	__
	424058	396701		228370	226942	+	+

В случае когда одно или несколько неравенств имеют знак противоположный зафиксированному знаку в оптимальном варианте, ликвидность баланса в большей или меньшей степени отличается от абсолютной.

Анализ платежеспособности проводится на основе исходных показателей формирующих финансовые коэффициенты ликвидности.

Коэффициент абсолютной ликвидности () - показывает, какая часть краткосрочной задолженности может быть покрыта наиболее ликвидными оборотными активами - денежными средствами и краткосрочными финансовыми вложениями.

, (1)

где, ДС - денежные средства и их эквиваленты (руб.);

КП - краткосрочные пассивы (руб.).

В 2007 году:

На начало периода: = 8905: 44676= 0,2

На конец периода: = 19833: 68146= 0,29

В 2008 году:

На начало периода: = 19833: 68146= 0,29

На конец периода: = 1437:86803= 0,02

В 2009 году:

На начало периода: = 1437: 86803= 0,02

На конец периода: = 858: 32325= 0,03

Принято считать, что коэффициент абсолютной ликвидности должен быть 0,03 - 0,08. В ОАО «Ростовский порт» коэффициент абсолютной ликвидности соответствует указанной промежуточной норме.

Коэффициент промежуточного покрытия (быстрой ликвидности ) - показывает какую часть краткосрочной задолженности предприятие может погасить за счет денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и дебиторских долгов.

, (2)

где, ДБ - расчеты с дебиторами (руб.).

В 2007 году:

На начало периода: = 69137: 44676= 1,55

На конец периода: = 85495: 68146= 1,25

В 2008 году:

На начало периода: = 85495: 68146= 1,25

На конец периода: = 61669: 86803= 0,71

В 2009 году:

На начало периода: = 61669: 86803= 0,71

На конец периода: = 75269: 32325= 2,33

Нормальный уровень должен быть не менее 0,7. В ОАО «Ростовский порт» уровень соответствует норме.

Общий коэффициент покрытия (текущей ликвидности ) - показывает в какой степени оборотные активы предприятия превышают его краткосрочные обязательства.

, (3)

где, ТА - итог второго раздела актива баланса, или текущие активы (руб.).

В 2007 году:

На начало периода: = 106851: 44676= 2,39

На конец периода: = 151723: 68146= 2,23

В 2008 году:

На начало периода: = 151723: 68146= 2,23

На конец периода: = 84854: 86803= 0,98

В 2009 году:

На начало периода: = 84854: 86803= 0,98

На конец периода: = 87691: 32325= 2,71

Нормальный уровень данного коэффициента должен быть равен от 1,5 до 3 и не должен опускаться ниже 1. В целом уровень платежеспособности ОАО «Ростовский порт» достаточно высокий.

При отсутствии у предприятия денежных средств и средств в расчетах, оно может погасить часть краткосрочных обязательств реализовав товарно-материальные ценности. Рассчитаем коэффициент ликвидности товарно-материальных ценностей:

, (4)

где, З - запасы (руб.)

В 2007 году:

На начало периода: = 21328: 44676= 0,48

На конец периода: = 15788: 68146= 0,23

В 2008 году:

На начало периода: = 15788: 68146= 0,23

На конец периода: = 18569: 86803= 0,21

В 2009 году:

На начало периода: = 18569: 86803= 0,21

На конец периода: = 19633: 32325= 0,61

Существующее отклонение значений коэффициентов ликвидности в меньшую сторону от рекомендуемых требует от руководителей и инвестора срочных мер нормализации финансового состояния.

Превышение их нормальных значений свидетельствует о замораживании части денежных ресурсов в виде чрезмерных запасов или неоправданно продолжительной дебиторской задолженности, что требует принятия решений, связанных с управлением денежными потоками и дебиторской задолженностью.

б) Кредитоспособность - возможность имеющаяся у предприятия для своевременного погашения кредитов инвесторов.

Основные показатели:

- Отношение объема реализации к чистым текущим активам:

, (5)

где, - чистые текущие активы (руб.);

N - Объем реализации (руб).

В 2007 году:

На начало периода: = 297640: 92448= 3,22

На конец периода: = 316962: 167304= 1,89

В 2008 году:

На начало периода: = 316962: 167304= 1,89

На конец периода: = 320340: 80238= 3,99

В 2009 году:

На начало периода: = 320340: 80238= 3,99

На конец периода: = 224417: 86153= 2,6

Чистые текущие активы - это оборотные активы за вычетом краткосрочных долгов предприятия. Этот коэффициент показывает эффективность использования оборотных активов.

Отношение объема реализации к собственному капиталу:

, (6)

где, СК - собственные капитал (руб.).

В 2007 году:

На начало периода: = 297640: -67870= -4,39

На конец периода: = 316962: -173618= -1,83

В 2008 году:

На начало периода: = 316962: -173618= -1,83

На конец периода: = 320340: -195318= -1,64

В 2009 году:

На начало периода: = 320340: -195318= -1,64

На конец периода: = 224417: -169513= -1,32

Этот показатель характеризует оборачиваемость собственных источников средств.

Необходимо оценить величину собственного капитала. При оценке стоимости собственного капитала рекомендуется уменьшить его на величину нематериальных активов. Запасы надо уменьшить в соответствии с разницей цен, по которым они числятся на балансе и по какой они могли бы быть реализованы или списаны.

Отношение краткосрочной задолженности к собственному капиталу:

, (7)

где, - краткосрочная задолженность (руб.)

В 2007 году:

На начало периода: = 44121: -67870= -0,65

На конец периода: = 67634: -173618= -0,39

В 2008 году:

На начало периода: = 67634: -173618= -0,39

На конец периода: = 85953: -195318= -0,44

В 2009 году:

На начало периода: = 85953: -195318= -0,44

На конец периода: = 31958: -169513= -0,19

Данный коэффициент показывает долю краткосрочной задолженности в собственном капитале предприятия. Отношение дебиторской задолженности к выручке предприятия:

, (8)

где, ДЗ - дебиторская задолженность (руб.)

В 2007 году: На начало периода: = 59915: 297640= 0,2

На конец периода: = 74411: 316962= 0,23

В 2008 году:

На начало периода: = 74411:316962= 0,23

На конец периода: = 60232: 320340= 0,19

В 2009 году:

На начало периода: = 60232: 320340= 0,19

На конец периода: = 65662: 224417= 0,29

Этот показатель дает представление о величине среднего периода времени затрачиваемого на получение причитающихся с покупателей денег.

Коэффициент оборачиваемости запасов:

 -

отражает покрытие себестоимости реализованной продукции стоимостью производственных запасов.

S - совокупные затраты или полная себестоимость реализованной продукции (руб.).

В 2007 году:

На начало периода: = 224318: 21328= 10,52

На конец периода: = 277229: 15788= 17,56

В 2008 году:

На начало периода: = 277229: 15788= 17,56

На конец периода: = 263193: 18569= 14,17

В 2009 году:

На начало периода: = 263193: 18569= 14,17

На конец периода: = 177194: 19633= 9,03

Отношение ликвидности активов к краткосрочной задолженности предприятия:

, (9)

где, - ликвидные активы (руб.)

В 2007 году:

На начало периода: = 85523: 44121= 1,94

На конец периода: = 135935: 67634= 2,01

В 2008 году:

На начало периода: = 135935: 67634= 2,01

На конец периода: = 66285: 85953= 0,77

В 2009 году:

На начало периода: = 66285: 85953= 0,77

На конец периода: = 68058: 31958= 2,13

Под финансовой устойчивостью понимается такое состояние предприятия при котором платежеспособность постоянна во времени, а соотношение собственного и заемного капитала обеспечивает эту платежеспособность.

На практике увеличение объема реализации вызывает рост оборотных активов и в части дебиторской задолженности. Увеличиваются и доли предприятия, особенно в форме кредиторской задолженности.

Одна из важнейших характеристик финансового состояния - стабильность деятельности в свете долгосрочной перспективы. Она связана со структурой баланса предприятия, степенью его зависимости от инвесторов, с условиями, на которых привлечены и обслуживаются внешние источники средств.

Для оценки финансовой устойчивости применяется следующая система коэффициентов:

Коэффициент концентрации собственного капитала:

, (10)

ВБ - валюта баланса (руб.)

В 2007 году:

На начало периода: = -67870: 406579= -0,17

На конец периода: = -173618: 553338= -0,31

В 2008 году:

На начало периода: = -173618: 553338= -0,31

На конец периода: = -195318: 509031= -0,04

В 2009 году:

На начало периода: = -195318: 509031= -0,04

На конец периода: = -169513: 484392= -0,34

Этот показатель характеризует долю владельцев предприятия в общей сумме средств авансированных в его деятельность.

Дополнением к этому показателю является коэффициент концентрации заемного капитала:

, (11)

где, ЗК - заемный капитал (руб.)

В 2007 году:

На начало периода: = 143217: 406579= 0,35

На конец периода: = 297707: 553338= 0,54

В 2008 году:

На начало периода: = 297707: 553338= 0,54

На конец периода: = 254946: 509031= 0,5

В 2009 году:

На начало периода: = 254946: 509031= 0,5

На конец периода: = 225796: 484392= 0,47

Коэффициент заемного и собственного капитала:

, (12)

В 2007 году:

На начало периода: = 143217: -67870= -2,11

На конец периода: = 297707: -173618= -1,71

В 2008 году:

На начало периода: = 297707: -173618= -1,71

На конец периода: = 254946: -195318= -1,31

В 2009 году:

На начало периода: = 254946: -195318= -1,31

На конец периода: = 225796: -169513= -1,33

Он показывает величину заемных средств, приходящихся на каждый рубль заемного капитала, вложенных в активы предприятия.

Коэффициент маневренности собственных средств:

, (13)

где, СОС - собственные оборотные средства (руб.)

В 2007 году:

На начало периода: = 62419: -67870= -0,92

На конец периода: = 83792: -173618= -0,48

В 2008 году:

На начало периода: = 83792: -173618= -0,48

На конец периода: = -1588: -195318= 0,01

В 2009 году:

На начало периода: = -1588: -195318= 0,01

На конец периода: = 55487: -169513= -0,33

Этот коэффициент показывает, какая часть собственного капитала используется для финансирования текущей деятельности.

Предполагается, что долгосрочные пассивы предназначаются для финансирования основных средств и капитальных вложений.

Коэффициент структуры долгосрочных вложений:

, (14)

где, ДП - долгосрочные пассивы (руб.);

ВА - внеоборотные активы (руб.)

В 2007 году:

На начало периода: = 130600: 299728= 0,44

На конец периода: = 257707: 401615= 0,64

В 2008 году:

На начало периода: = 257707: 401615= 0,64

На конец периода: = 194219: 424177= 0,46

В 2009 году:

На начало периода: = 194219: 424177= 0,46

На конец периода: = 226942: 396701= 0,57

Коэффициент показывает, какая часть основных средств и других необоротных активов профинансирована за счет долгосрочных заемных источников.

Коэффициент реальной стоимости имущества:

, (15)

где, - суммарная стоимость основных средств, сырья, незавершенного строительства (руб.)

В 2007 году:

На начало периода: = 320872: 406579= 0,79

На конец периода: = 416866: 553338= 0,75

В 2008 году:

На начало периода: = 416866: 553338= 0,75

На конец периода: = 427897: 509031= 0,84

В 2009 году:

На начало периода: = 427897: 509031= 0,84

На конец периода: = 409151: 484392= 0,84

Перечисленные элементы активов, включаемые в числитель коэффициенты, - это по существу средства производства, необходимые условия для осуществления основной деятельности предприятия, т.е. производственный потенциал предприятия. Следовательно отражает долю в составе активов имущества, обеспечивающего основную часть предприятия.

Коэффициент устойчивого финансирования:

, (16)

где, (СК+ДП) - перманентный капитал (руб.);

(ВА+ТА) - сума внеоборотных активов и оборотных (руб.)

ДП - долгосрочные пассивы (руб.);

ВА - внеоборотные активы (руб.)

В 2007 году:

На начало периода: = 62730: 406579= 0,15

На конец периода: = 84089: 553338= 0,15

В 2008 году:

На начало периода: = 84089: 553338= 0,15

На конец периода: = -1099: 509031= -0,02

В 2009 году:

На начало периода: = -1099:509031= -0,02

На конец периода: = 57429: 484392= 0,12

Это отношение суммарной величины собственных и долгосрочных заемных источников средств к суммарной стоимости внеоборотных и оборотных активов показывает, какая часть активов финансируется за счет устойчивых источников.

2.3 Анализ взаимодействия ОАО «Ростовский порт» с внешней средой (SWOT анализ организации)

Анализ среды направлен на выявление угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к порту, и сильных и слабых сторон, которыми обладает порт. Для решения этой задачи используем такие приемы анализа среды: СВОТ (англ. SWОТ) - сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities) и угрозы (threats).

Исходя из характеристики PEST-анализа можно выделить следующие возможности и угрозы для ОАО «Ростовский порт»:

Возможности:

1. Рост объемов грузопотоков, возникновение новых сегментов рынка по грузам и пассажирам.

2. Значительный дальнейший рост перевозки грузов в контейнерах.

3. Развитие системы международного подряда.

4. Привлечение новых грузопотоков.

5. Ускорение и расширение возможностей информационного обмена и развития базы данных по портовой гидротехнике и механизации на основе возможностей Интернета.

Угрозы:

1. Постоянный рост конкурентоспособности портов-конкурентов и различных видов транспорта.

2. Необходимость учета и ужесточения экологического аспекта развития портов и транспорта в целом (включая вопросы отчуждения территории).

3. Изменения государственной политики в области мер государственного регулирования деятельности портов.

Внутренняя среда оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование порта.

Сильные стороны порта:

1. Географическое положение, позволяющее принимать одновременно морские и речные суда.

2. Универсальные перегрузочные комплексы с современной технологией переработки практически всей номенклатуры навалочных, генеральных и наливных грузов как открытого, так и крытого хранения.

3. Высокая техническая вооруженность.

4. Условия обработки судов, отвечающие современным требованиям.

Слабые стороны:

1. Неудовлетворительное техническое состояние некоторых причалов.

2. Неэффективное использование складских помещений.

3. Отсутствие молодых специалистов, обусловливающее отставание в области современных стратегических, маркетинговых и др. исследований.

Определим наиболее важные факторы внешней и внутренней среды предприятия. Сопоставим данные четырех групп факторов и проставим балльную оценку возможной связи факторов по четырем группам, используя следующие шкалы оценки в баллах:

Негативное влияние:

-3 -сильное;

-2 - среднее;

-1 - слабое;

О - влияние отсутствует.

Позитивное влияние:

+ 1 - слабое;

+ 2 - среднее;

+ 3 - сильное.

Полученную матрицу представим в виде таблицы 6.

Таблица 6 - Матрица четырехпольного балльного Свот-анализа

Внешняя среда	Внутренняя среда
	Слабые стороны	Сильные стороны	Всего
	Неудовлетворительное техническое состояние некоторых причалов.	Неэффективное использование складских помещений	Отсутствие молодых специалистов	Итог	Географическое положение	Универсальные перегрузочные комплексы с современной технологией	Высокая техническая вооруженность	Итог
Возможности
Рост объемов грузопотоков, возникновение новых сегментов рынка по грузам и пассажирам	-2	-3	-1	-5	2	3	2	7	2
Развитие системы международного подряда	-2	-1	-1	-4	1	1	2	4	0
Привлечение новых грузопотоков	-1	0	-1	-2	3	2	0	5	3
Угрозы
Постоянный рост конкурентоспособности	-2	-3	-1	-6	3	2	2	7	1
Необходимость учета и ужесточения экологического аспекта развития портов и транспорта в целом	-2	-1	0	-3	3	2	0	5	2
Изменения государственной политики в области мер государственного регулирования деятельности портов	-1	-2	0	-3	1	0	1	2	-1
Всего	-10	-11	-4	-23	13	10	7	30	12

Анализ сильных и слабых сторон компании (SWOT - анализ), а также различные методы анализа в виде стратегических матриц позволяют находить наилучшее сочетание преимуществ компании с развитием ситуации в макросистеме в целом и в окружающей рыночной среде. Это обеспечивает выработку своевременных и превентивных стратегических решений.

2.4 Функционально-стоймостной анализ деятельности службы управления персоналом в исследуемой организации

Подход, основанный на функционально-стоимостном анализе (ФСА) являнтся намного более точным в распределении суммарных фактических затрат на продукту и услуги, которые пораждают эти затраты. С точки зрения стратегического управления, ФСА является полезным финансовым инструментом.

Метод ФСА разработан как «оперционно-ориентированная альтернитива традиционным финансовым подходам. В отличие от традиционных финансовых подходов, метод ФСА [9]:

- предоставляет информацию о форме, понятной для персонала предприятия, непосредственно участвующего в бизнес-процессе;

- распределяет накладные расходы в соответствии с детальным расчетом использования ресурсов, подробным представлением о процессах и их влиянием на себестоимость, а не основании прямых затрат или учета полного объема выпускаемой продукции;

- ФСА - один из методов, позволяющий указать на возможные пути улучшения стоимостных показателей.

Цель создания ФСА - достичь улучшений в работе предприятия по показателям стоимости, трудоемкости и производительности. Проведение расчетов по ФСА позволяет получить большой объем информации для принятия решения.

В настоящее время ФСА достаточно редко применяется на российских предприятиях. Для рассмотрения деятельности специалиста по кадрам будет использован функционально-стоимостной анализ [9].

Целью анализа, проводимого в данной работе, является выявление узких мест в функционировании деятельности начальника отдела кадров, повышение качества выполняемых функций, рационализация взаимосвязей с другими отделами и сотрудниками предприятия.

Начальник отдела кадров принимается на работу в установленном действующим трудовым законодательством порядке. Подбор кандидатуры на должность начальника отдела кадров осуществляет директор по экономике и финансам. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно директору по экономике и финансам.

Функции начальника отдела кадров:

- возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами;

- организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах;

- принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;

- обеспечивает прием, размещение и расстановку кадров;

- осуществляет планомерную работу по созданию резерва;

- организует проведение аттестации работников предприятия;

- участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности;

- организует и ведет учет личного состава;

- обеспечивает прохождение предварительных медицинских осмотров определенной категории лиц;

- организует работу с кадровой документацией;

- проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы;

- осуществляет методическое руководство и координацию деятельности табельщиков подразделений;

- проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии;

- обеспечивает хранение кадровой документации;

- организует работу по оформлению приема на работу и увольнения иностранных граждан;

- организует и контролирует табельный учет;

- обеспечивает составление установленной на предприятии отчетности по учету и движению личного состава и работе с кадрами;

- участвует в подготовке проекта коллективного договор;

- обеспечивает защиту персональных данных работников;

- организует разработку должностных инструкций, Положений о структурных подразделениях;

- руководит деятельностью учебного пункта порта;

- заключает (продлевает) договора об обязательном медицинском страховании работников;

- организует работу по созданию безопасных и здоровых условий труда;

- обеспечивает в пределах своих функциональных обязанностей планирование и выполнение мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда;

- заключает договора, контролирует их исполнение, продление, расторжение;

- руководит работниками отдела кадров, контролирует исполнение ими возложенных трудовых обязанностей;

- организует работу по своевременной ликвидации дебиторской задолженности по кадровой службе.

Разделим функции начальника отдела кадров на главные (основные), вспомогательные и излишние и построим функционально-стоймостную диаграмму и представим её в Приложении Б.

Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций начальника отдела кадров и определения затрат на их осуществление, которые рассчитывались на основе отчетной документации сводятся в таблицу 7.

Таблица 7 - Формулировка и классификация функций начальника отдела кадров

Наименование функций	Вид функции	Затраты на осуществление функции в течение года
Глагол	Существит- ельное и Прилага- тельное	Дополнение к наименованию
1	2	3	4	5
Возглавляет	работу	по комплектованию предприятия кадрами	О	28199
Организует	разработку	прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах	В	28399
Принимает	участие	в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.	В	28449
Обеспечивает	прием, размещение и расстановку	размещение и расстановку кадров	О	28299
Осуществляет	планомерную работу	по созданию резерва	О	28199
Организует	проведение	аттестации работников предприятия	О	28399
Участвует	в разработке	систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности	В	28449
Организует и ведет	учет	личного состава	О	28399
Обеспечивает	прохождение предварительных	медицинских осмотров определенной категории лиц.	В	28299
Организует	работу	с кадровой документацией	О	28449
Проводит	работу	по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы	В	28199
Осуществляет	методическое руководство и координацию деятельности	табельщиков подразделений	О	28299
Проводит	систематический анализ	кадровой работы на предприятии	О	28199
Обеспечивает	хранение	кадровой документации.	В	28299
Организует	разработку	должностных инструкций, Положений о структурных подразделениях.	О	28399
Участвует		в подготовке проекта коллективного договора.	В	28449
Обеспечивает	составление	установленной на предприятии отчетности по учету и движению личного состава и работе с кадрами.	О	56348
Организует и контролирует	табельный учет		О	28199
Обеспечивает	защиту	персональных данных работников	О	28299
Организует	работу	по оформлению приема на работу и увольнения иностранных граждан.	О	28449
Руководит	деятельностью	учебного пункта порта	О	28399
Заключает (продлевает)	договора	об обязательном медицинском страховании работников	В	28299
Организует	работу	по созданию безопасных и здоровых условий труда	И	28199
Обеспечивает		в пределах своих функциональных обязанностей планирование и выполнение мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда	В	28449
Заключает	договора,	контролирует их исполнение, продление, расторжение.	О	56348
Руководит	работниками	отдела кадров, контролирует исполнение ими возложенных трудовых обязанностей.	О	28199
Организует	работу	по своевременной ликвидации дебиторской задолженности по кадровой службе	О	28449

С учетом выявленных в результате ФСА качества функций и затрат на их осуществление можно сформировать основную задачу по совершенствованию деятельности начальника отдела кадров: исключить излишнюю функцию «организация работы по созданию безопасных и здоровых условий труда», так как она дублируется у заместителя главного инженера по охране труда, экологии и пожарной безопасности.

Сформируем карточку идей и представим её в таблице 8, в которой будет предложен вариант решения поставленной задачи и дана организационно-экономическая оценка варианта поданного предложений:

Таблица 8 - Карточка идей

№	Сущность варианта	Преимущества варианта	Недостатки варианрта	Оценки
				Организа- ционная	Экономии-ческая
1	2	3	4	5	6
01	Исключит дублированную функцию организация работы по созданию безопасных условий труда	1.Сокращение трудозатрат на осуществление этой функции 2. высокий уровень качества выполнения функции; 3. повышение оперативности осуществления функции.	1. Снижение оперативности выполнения функции	+	+
Заключение: Сокращение трудозатрат и экономических затрат на осуществление функции.

Стоимостная оценка функций позволила определить те направления по которым стоит вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, выявить излишние несвойственные начальнику отдела кадров функции.

3. Совершенствование коммуникационного процесса управления в ОАО «Ростовский порт»

3.1 Анализ коммуникационного процесса в ОАО «Ростовский порт»

В первой главе подробно рассматривались этапы и элементы коммуникационного процесса. Этими этапами являются: формирование идеи, кодирование и выбор канала передачи, передача, декодирование, обратная связь. Основными элементами коммуникаций являются: отправитель, сообщение, канал и получатель.

В практике управления присутствуют все вышеназванные коммуникационные составляющие. Однако на каждом этапе коммуникационного процесса в отдельно взятой организации есть свои особенности. Рассмотрим эти особенности исходя из элементов, этапов комуникационного процесса, видов коммуникаций присущих ОАО «Ростовский порт».

Привлечение акционерного капитала позволило ОАО «Ростовский порт» повысить конкурентоспособность предприятия, так как произошла централизация капитала акционеров, а непосредственно заинтересованное участие акционеров простимулировало более экономичное использование ресурсов.

В условиях акционерного предприятия происходит слияния личных и коллективных интересов трудящихся. С одной стороны, здесь реализуется коллективная форма собственности и каждый заинтересован в наивысших конечных результатах своего труда. С другой стороны, участвуя своей долей акций в капитале общества, каждый акционер проявляет творческую активность в меру своих возможностей.

Акционерная форма хозяйствования раскрывает широкие возможности участия каждого работника в управлении делами предприятия. В условиях акционерного предприятия появляется возможность развития самых разнообразных форм самоуправления, воспитания чувства подлинного хозяина производства. Становится возможным принятие оригинальных решений, развитие творческой инициативы. Основным моментом в работе должны стать подготовка и повышение квалификации руководителей и специалистов акционерного предприятия.

Главные условия успешной деятельности акционерного общества это: квалифицированно, компетентно готовить и вести дела, вовлечь в активную деятельность каждого работника предприятия, совершенствовать коммуникационный процесс в управлении, постоянно информировать сотрудников о состояние дел.

Порт обладает информационной системой управления технологическим процессором - это компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по управлению технологическим процессами с заданной дискретностью и в рамках определённого периода управления.

Порт отчисляет достаточное колличество средств для совершенствования коммуникационных систем, надежность оборудования и, что очень важно на защиту своей информации.

Техническое обеспечение Акционерного Общества находится на высоком уровне. Это позволяет обеспечить:

- организацию эффектной связи между подразделениями;

- обеспечение координированной распределённой обработки всей документации.

В ОАО «Ростовский порт» приоритет отводится строительству специализированных комплексов по переработке различных родов грузов, позволяющих осуществлять круглогодичную перегрузку, а также накопление и хранение генеральных, навалочных грузов и контейнеров, что позволяет повысить эффективность использования транспортных коммуникаций, производственных мощностей в Ростовском транспортном узле.

Для анализа коммуникационных систем в сфере управления ОАО «Ростовский порт», было проведено анкетирование некоторых сотрудников по вопросам представленным в Приложении В.

Проанализировав полученные ответы, можно сделать выводы, что большинство сотрудников испытывает неудобства по следующим причинам:

- выполнение работ, которые не входят в круг обязанностей;

- недостаточная квалификация у некоторых сотрудников;

- частая отвлеченность от основной работы (более пяти раз в день);

- несвоевременное и недостаточное поступление информации.

В результате проведенных наблюдений за коммуникациями в ОАО «Ростовский порт», выявлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

- невнимательность, причиной которой является усталость (42%);

- отсутствие четкой определенности в исполнении обязанностей (13%);

- потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций - обратной связи (25%);

- отсутствие передачи и неразъясненные предположения, которые заключается в том, что руководитель, по мнению персонала, не всегда считает нужным информировать коллектив о тех или иных решениях или причинах, побудивших его принимать их (9%);

- страх - чувство неуверенности относительно правильности сообщения, времени и точности его изложения (4%);

- информационные перегрузки - невозможность эффективно реагировать на всю информацию в процессе информационного обмена из-за его большого объема (7%).

Построим диаграмму и представим её на рисунке 5, чтоб наглядно увидеть какой из барьеров имеет наиболее существенное влияние на коммуникационный процесс управления.

Рисунок 8 - Процентное соотношение влияния барьеров на коммуникационный процесс

Из диаграммы видно, что основными препятствиями в коммуникационном процессе управления являются:

- невнимательность, причиной которой является усталость;

- потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций - обратной связи;

- отсутствие четкой определенности в исполнении обязанностей.

3.2 Пути улучшения коммуникационного процесса управления в ОАО «Ростовский порт»

Барьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним можно отнести отношение коммуникатора информации к реципиенту; отношение коммуникатора к источнику информации; восприятие получателем информации многозначных слов; отсутствие обратной связи [10].

В связи с этим нужно учесть некоторые способы профилактики негативных явлений в коммуникационном процессе организации:

а) Регулирование информационных потоков. Нужно оценивать качественную и количественную стороны своих и подчиненных информационных потребностей. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.

б) Управленческие действия. Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам этого контроля.

в) Системы обратной связи. Совершенствование в организации систем обратной связи. Один из вариантов - перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Другой - опрос работников для получения различной информации.

г) Системы сбора предложений. Цель - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Ящик для предложений, собрания трудового коллектива для передачи сообщений.

д) Информационные бюллетени и публикации организации. Статьи с обзором предложений по поводу управления, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и т.п.

е) Современная информационная технология. персональные компьютеры, электронная почта, интеренет которые уменьшают поток телефонных разговоров [11].

Проанализировав коммуникационный процесс в ОАО «Ростовский порт», а так же четко сформулировав основные проблемы, можно определить эффективные пути их решения непосредственно для руководителей, которые помогут им повысить управляемость [13]:

- добиваться от себя ясности и точности формулировки сообщений, учиться изображать свои мысли таким языком и передавать информацию таким образом, чтобы она была понятна подчиненным;

- следовать принципу, что управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями, цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия;

- использовать в процессе коммуникаций неформальные организации в дополнение к формальным, постоянно совершенствуя при этом навыки общения в межличностных коммуникациях (умение слушать; систематически обдумывать и анализировать вопросы, правильно использовать язык жестов и интонаций; удачно применять эмпатию, т. е. проявлять внимание к чувствам других людей, сопереживание, поддержание открытости в разговоре, эффективно налаживать обратную связь, т. д.);

- стремиться к регулированию информационных потоков, стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах;

- стремиться к управлению информационными потоками путем создания периодических собраний, коротких встреч с подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, и т. д.

- использовать систему обратной связи на организационном уровне;

- использовать систему сбора предложений, целью которой является снижения остроты тенденций фильтрации и игнорирования идей на пути сверху - вниз, облегчение поступления информации наверх, все работники при этом получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования;

- использовать информационные бюллетени, публикации и видеозаписи, целью которых является пропаганда целей и политики организации в области дальнейшего развития;

- использовать в своей работе современные информационные технологии, для повышения эффективности информационного обмена;

- создавать в процессе деятельности специальные коммуникативные сети, позволяющие обеспечить поступление правильной информации нужным людям в нужное время.

Здесь можно высказывать ряд рекомендаций для улучшения работы, потому, что мы видим - большое значение имеет система коммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, летучек (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной информации.

Эффектность работы порта также должна достигаться за счёт хороших информационных систем: системы обработки текстов, платёжных ведомостей, счётов, улучшения доступа к основной информации, предоставления финансовой информации о каждом деловом секторе, базы данных и обратной связи.

Рассмотрим ценности организации и потребности ее сотрудников. По данным аналитиков российского рынка, современные работники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы сегодня обладают большей независимостью: не задумываясь, они уходят из организации, если их что-то не устраивает. В конечном счете, только от них зависит, сколько усилий прилагают сотрудники при выполнении той или иной работы. Они хотят быть уверены в том, что работодатели заботятся о них. К сожалению, этого не принимают во внимание некоторые руководители. Попытки руководства справиться с корпоративными проблемами малыми средствами, внедрение оплаты по результатам, разработка более эффективной цели, периодические командные тренинги не всегда дают негативный эффект. Людям часто недостает простого, человеческого отношения.

Для того чтобы воплотить все ожидания работников нужно иметь не только сформулированную цель, но и ясно выраженные принципы, корпоративные ценности. Называя их, руководитель демонстрирует своим работникам, как именно он намеревается завоевать доверие персонала.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия - стратегия - цели - тактика - оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки [12].

Рассматривая эффективность коммуникаций, нужно привести наиболее простые и распространенные способы ее улучшения.

Ящик предложений и общие собрания - два самых распространенных способа осуществления коммуникаций между работниками и руководителем. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит от того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все из них не представляется возможным. И наоборот, сообщения бывают очень редко и поначалу они принимаются во внимание, а потом постепенно не берутся в расчет. Что касается собраний, то они не должны превращаться в монолог одного лица.

Коммуникационный процесс так же оказывает влияние и на финансовое благосостояние организации. Можно выделить следующие критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации [2]:

- продвижение имиджа организации открывает пути новым идеям и продукции.

- внутренняя мотивация работников способствует созданию здорового морального климата в организации, готовности к инновациям.

- исключение двойственного толкования политики организации помогает избежать нежелательных споров и конфликтов.

- поддержка истинных ценностей организации ее сотрудниками помогает ей сохранить достигнутое знание в период кризисов.

- обмен информацией дает возможность руководству понять, что происходит в действительности.

- связи с работниками организации помогают преодолеть их сопротивление необходимым переменам.

Несомненно, что коммуникации являются жизненно важной системой любой организации, они пронизывают все виды деятельности предприятий, это самый главный рабочий инструмент для обеспечения восприятия людьми своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений.

4. Разработка инструкции о мерах пожарной безопасности в управлении порта

Настоящая инструкция разработана на основе "Правил пожарной безопасности в Российской Федерации" ППБ - 01 - 2003.

- Руководитель, назначенный ответственным за обеспечение пожарной безопасности, должен обеспечить своевременное выполнение требований пожарной безопасности, предписаний, постановлений и иных законных требований государственных инспекторов по пожарному надзору, а также осмотр помещений перед закрытием по окончании рабочего дня.

- Территория, прилегающая к управлению порта, должна постоянно содержаться в чистоте и систематически очищаться от тары, мусора и других горючих материалов. К зданию управления порта должен быть обеспечен свободный доступ. Состояние дорожного полотна не должно препятствовать проезду пожарных машин. Проезды и подъезды к зданию и пожарным водоисточникам, а также подступы к стационарным пожарным лестницам, пожарному инвентарю и оборудованию должны всегда быть свободными.

- В каждом помещении на видном месте должны быть вывешены таблички с указанием ответственного за противопожарное состояние и телефонов для сообщения о пожаре.

- Работники управления порта и арендаторы должны соблюдать требования пожарной безопасности и поддерживать противопожарный режим, выполнять меры предосторожности при пользовании электрическими приборами. Работники управления порта и арендаторы должны допускаться к работе только после прохождения вводного противопожарного инструктажа, а при изменении специфики работы проходить дополнительное обучение по предупреждению и тушению возможных пожаров в порядке, установленном руководителем. Повторный инструктаж ответственный за обеспечение пожарной безопасности по управлению порта обязан проводить не реже одного раза в год.

- При осмотре помещений перед закрытием работники должны проверить следующее: электрооборудование и электроприборы отключены, окна и форточки закрыты, эвакуационные проходы свободны, отходы и мусор удалены из помещений, отсутствуют неисправности (повреждения) автоматических устройств систем обнаружения и тушения пожара, двери закрыты на замок. Выявленные нарушения должны быть устранены.

- В помещениях с одним эвакуационным выходом одновременное пребывание 50 и более человек не допускается.

- Двери на путях эвакуации должны открываться свободно и по направлению выхода из здания. Запоры на дверях эвакуационных выходов должны обеспечивать людям, находящимся внутри здания, возможность свободного открывания запоров изнутри без ключа.

- Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии. Не допускается устанавливать какие-либо приспособления, препятствующие нормальному закрыванию противопожарных или противодымных дверей.

- Эвакуационные пути и выходы, в том числе проходы, коридоры, тамбуры, лестничные площадки, марши лестниц, двери, эвакуационные люки, выходы на наружные эвакуационные лестницы, подходы к внутренним пожарным кранам, огнетушителям должны быть постоянно свободны.

- Автоматическую пожарную сигнализацию, первичные средства пожаротушения, противопожарные двери и устройства для их самозакрывания необходимо постоянно содержать в исправном состоянии.

- Помещения управления порта необходимо обеспечивать первичными средствами пожаротушения, но не менее чем 2-мя порошковыми огнетушителями емкостью 5-6 л на каждом этаже, которые должны содержаться в исправном состоянии и в соответствии с паспортными данными на них.

- Ковры, ковровые дорожки и другие покрытия полов должны надежно крепиться к полу.

- Электроустановки, бытовые электроприборы в помещениях, в которых по окончании рабочего времени отсутствует дежурный персонал, должны быть обесточены, за исключением дежурного освещения, установок пожаротушения и противопожарного водоснабжения, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Другие электроустановки и электротехнические изделия могут оставаться под напряжением, если это обусловлено их функциональным назначением и (или) предусмотрено требованиями инструкции по эксплуатации.