Сущность коммуникации в организации

- Приемники электрической энергии (электроприемники и электроприборы) должны эксплуатироваться в условиях, соответствующих требованиям инструкций организаций - изготовителей. Светильники общего пользования, электророзетки и выключатели, рубильники и другие электроустановочные изделия должны подвергаться периодическому осмотру и очистке от пыли не реже 2-х раз в год.

- Применение электробытовых и электронагревательных приборов допускается только после оформления разрешения на их эксплуатацию у ответственного за обеспечение пожарной безопасности по управлению порта (виза на паспорте конкретного прибора, паспорта на приборы должны храниться у руководителя отдела, где данные приборы эксплуатируются).

- При обнаружении неисправности электрооборудования его необходимо отключить от электрической сети и принять меры к устранению неисправностей.

- Отверстия в местах пересечения электрических проводов и кабелей (проложенных впервые или взамен существующих) с противопожарными преградами в зданиях и сооружениях должны быть заделаны огнестойким материалом до включения электросети под напряжение.

- Объемные самосветящиеся знаки пожарной безопасности с автономным питанием и от электросети, используемые на путях эвакуации, должны постоянно находиться в исправном и включенном состоянии.

- Эксплуатацию электрических сетей, электроустановок и электротехнических изделий, а также контроль за их техническим состоянием необходимо осуществлять в соответствии с требованиями нормативных документов по электроэнергетике.

- Изменение объемно-планировочных решений, функционального назначения помещений, установка нового технологического оборудования, внесение изменений в инженерные системы должно проводится в соответствии с действующими нормативными документами на основании проектных решений, согласованных с надзорными органами, и выполнятся организациями, имеющими лицензии на данный вид работ.

- При аренде помещений арендаторами должны выполняться противопожарные требования норм для данного типа зданий.

- Нарушения огнезащитных покрытий (штукатурки, специальных красок, лаков, обмазок и т.п.) строительных конструкций, горючих отделочных и теплоизоляционных материалов, металлических опор оборудования должны немедленно устраняться.

- Помещения должны своевременно очищаться от горючих отходов, мусора, и т.п. Отходы и мусор следует собирать в специальные емкости или урны и ежедневно вывозить на специальную площадку сбора отходов.

- Проведение пожароопасных работ (окрасочные, газо-электросварочные, работы с клеями, мастиками, легковоспламеняющимися и горючими жидкостями, полимерными и другими горючими материалами и др.) должно быть согласовано в установленном порядке с оформлением наряда - допуска. Ответственность за их проведение возлагается на ответственного за обеспечение пожарной безопасности управления порта.

В здании управления порта запрещается:

- хранение и применение легко воспламеняющихся и горючих жидкостей, взрывчатых веществ, баллонов с газами, товаров в аэрозольной упаковке, целлулоида и других взрывопожароопасных веществ и материалов, кроме случаев, оговоренных в действующих нормативных документах;

- использовать технические помещения для организации производственных участков, мастерских, а также хранения продукции, оборудования, мебели и других предметов;

- снимать предусмотренные проектом двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, тамбуров и лестничных клеток, другие двери, препятствующие распространению опасных факторов пожара на путях эвакуации;

- производить изменения объемно-планировочных решений, в результате которых ухудшаются условия безопасной эвакуации людей, ограничивается доступ к огнетушителям и другим средствам пожарной безопасности или уменьшается зона действия автоматических систем противопожарной защиты (автоматической пожарной сигнализации, системы оповещения и управления эвакуацией);

- проводить уборку помещений и стирку одежды с применением бензина, керосина и других легко воспламеняющихся и горючих жидкостей;

- производить отогревание замерзших труб паяльными лампами и другими способами с применением открытого огня;

- устанавливать глухие решетки на окнах, за исключением случаев, специально оговоренных в нормах и правилах, утвержденных в установленном порядке;

- устраивать в лестничных клетках и поэтажных коридорах кладовые (чуланы), а также хранить под лестничными маршами и на лестничных площадках вещи, мебель и другие горючие материалы. Под лестничными маршами в первом и цокольном этажах допускается устройство только помещений для узлов управления центрального отопления, водомерных узлов и электрощитовых, выгороженных перегородками из негорючих материалов;

- устанавливать дополнительные двери или изменять направление открывания дверей (в отступлении от проекта), если это препятствует свободной эвакуации людей или ухудшает условия эвакуации из соседних помещений;

- загромождать эвакуационные пути и выходы различными материалами и предметами, мебелью, оборудованием, отходами, а также забивать двери эвакуационных выходов;

- устраивать в тамбурах выходов сушилки и вешалки для одежды, гардеробы, а также хранить (в том числе временно) инвентарь и материалы;

- устраивать на путях эвакуации пороги (за исключением порогов в дверных проемах), вращающиеся двери и турникеты, а также другие устройства, препятствующие свободной эвакуации людей;

- применять горючие материалы для отделки, облицовки и окраски стен и потолков, а также ступеней и лестничных площадок на путях эвакуации;

- фиксировать самозакрывающиеся двери лестничных клеток, коридоров, холлов и тамбуров в открытом положении (если для этих целей не используются автоматические устройства, срабатывающие при пожаре), а также снимать их;

- эксплуатировать электроприборы и оборудование, имеющие неисправности, которые в соответствии с инструкцией по эксплуатации могут привести к пожару;

- эксплуатировать электропровода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией;

- пользоваться поврежденными розетками, рубильниками, выключателями и другими электроустановочными изделиями;

- обертывать электролампы и светильники бумагой, тканью и другими горючими материалами, а также эксплуатировать светильники со снятыми колпаками (рассеивателями), предусмотренными конструкцией светильника;

- пользоваться электроутюгами, электроплитками, электрочайниками и другими электронагревательными приборами, не имеющими устройств тепловой защиты, без подставок из негорючих теплоизоляционных материалов, исключающих опасность возникновения пожара;

- применять нестандартные (самодельные) электронагревательные приборы, использовать некалиброванные плавкие вставки или другие самодельные аппараты защиты от перегрузки и короткого замыкания;

- размещать (складировать) у электрощитов, электродвигателей и пусковой аппаратуры горючие (в том числе легковоспламеняющиеся) вещества и материалы.

- эксплуатировать электронагревательные приборы при отсутствии или неисправности терморегуляторов, предусмотренных конструкцией.

- закрывать вытяжные каналы, отверстия и решетки вентиляции;

- курить в помещениях и других не определенных в установленном порядке и не оборудованных для этого местах.

Заключение

Коммуникации играют важную роль для руководителей организаций по следующим причинам [7]:

а) коммуникации необходимы для эффективности управления;

б) коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

в) хорошо налаженные коммуникационные сети содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности;

г) коммуникации имеют сложную и гибкую структуру. Только знание закономерностей построения коммуникаций может принести успех.

Из финансово-экономического анализа можно сделать вывод, что материальное состояние организации удовлетворительное, а уровень платежеспособности достаточно высокий.

С учетом выявленных в результате ФСА качества функций и затрат на их осуществление была сформулирована основная задача по совершенствованию деятельности начальника отдела кадров: исключить излишнюю функцию «организация работы по созданию безопасных и здоровых условий труда», так как она дублируется у заместителя главного инженера по охране труда, экологии и пожарной безопасности.

В результате анализа коммуникационного процесса управления в ОАО «Ростовский порт» были выявлены следующие причины неудобства сотрудников:

- выполнение работ, которые не входят в круг обязанностей;

- недостаточная квалификация у некоторых сотрудников;

- частая отвлеченность от основной работы (более пяти раз в день);

- несвоевременное и недостаточное поступление информации.

В результате проведенных наблюдений выявлено, что преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

- невнимательность, причиной которой является усталость (42%);

- отсутствие четкой определенности в исполнении обязанностей (13%);

- потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций - обратной связи (25%);

- отсутствие передачи и неразъясненные предположения, которые заключается в том, что руководитель, по мнению персонала, не всегда считает нужным информировать коллектив о тех или иных решениях или причинах, побудивших его принимать их (9%)

- страх - чувство неуверенности относительно правильности сообщения, времени и точности его изложения (4%);

- информационные перегрузки - невозможность эффективно реагировать на всю информацию в процессе информационного обмена из-за его большого объема (7%).

Проанализировав коммуникационный процесс в ОАО «Ростовский порт», а так же четко сформулировав основные проблемы, были предложены некоторые эффективные пути их решения непосредственно для руководителей, которые помогут повысить управляемость [13]:

- добиваться от себя ясности и точности формулировки сообщений, учиться изображать свои мысли таким языком и передавать информацию таким образом, чтобы она была понятна подчиненным;

- следовать принципу, что управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями, цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия;

- использовать в процессе коммуникаций неформальные организации в дополнение к формальным, постоянно совершенствуя при этом навыки общения в межличностных коммуникациях (умение слушать; систематически обдумывать и анализировать вопросы, правильно использовать язык жестов и интонаций; удачно применять эмпатию, т. е. проявлять внимание к чувствам других людей, сопереживание, поддержание открытости в разговоре, эффективно налаживать обратную связь, т. д.);

- стремиться к регулированию информационных потоков, стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах;

- стремиться к управлению информационными потоками путем создания периодических собраний, коротких встреч с подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, и т. д.

- использовать систему обратной связи на организационном уровне;

- использовать систему сбора предложений, целью которой является снижения остроты тенденций фильтрации и игнорирования идей на пути сверху - вниз, облегчение поступления информации наверх, все работники при этом получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования;

- использовать информационные бюллетени, публикации и видеозаписи, целью которых является пропаганда целей и политики организации в области дальнейшего развития;

- использовать в своей работе современные информационные технологии, для повышения эффективности информационного обмена;

- создавать в процессе деятельности специальные коммуникативные сети, позволяющие обеспечить поступление правильной информации нужным людям в нужное время.

Использованные методы исследования позволили достичь необходимых результатов и добиться решения поставленных задач.

Список использованных источников

1. Введенская Л.А., Деловая риторика: учебное пособие / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова. - Ростов-н/Д.: Элит, 2001. - 452 с.

2. Гохман О.Я., Основы речевой коммуникации / О.Я. Гохман, Т.М. Надеина. - М.: ЮНИТИ, 2007. - 358 с.

3. Громкова М.Т., Организационное поведение: учебное пособие для вузов / М.Т. Громкова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 387 с.

4. Орлова Т.М., Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами / Т.М. Орлова. - М.: РАГС, 2002. - 394 с.

5. Почепцов Г.Г., Теория и практика коммуникации / Г.Г. Почепцов. - М:. Центр,2007. - 127с.

6. Молл Е.Г., Организационное поведение: учебное пособие / Е.Г. Молл. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 245 с.

7. Лэйхифф Д.М., Бизнес-коммуникации / Д.М. Лэйхифф, Д.М. Пенроуз. - СПб.: Питер, 2005. - 369 с.

8. Зверенцева А.Б., Коммуникационный менеджмент: рабочая книга менеджера PR / А.Б. Зверенцева. - 2-е изд.,перераб. - СПб.: СОЮЗ, 2009. - 357 с.

9. Кибанов А.Я., Основы управления персоналом: учебник/ А.Я. Кибанов. - 2-е изд., перераб. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 447 с.

10. Чекурова М.В., Внешэкономическая деятельность предприятия / М.В.Чекурова, В.И. Попырин. - Новосибирск.: 2001.

11. Мильнер Б.З., Проблемы управления в современной / Б.З. Мильнер. -М.: Знание, 2002.

12. Таусенд Р., Секреты управления, или как удержать компанию от подавления прибыли /Р. Таусенд. - М.: Прогресс. 2004.

13. Бахарева Р.Ф., Коммуникативные процессы в организации, проблемы и способы совершенствования / Р.Ф. Бахарева, Л.В.Кандыбальская. - II Общероссийская студенческая электронная научная конференция, «Студенческий научный форум», 2010.

14. Бухгалтерский баланс за 2007 год: утв. главным бухгалтером, 21.01.2008. - Ростов-н/Д.: ОАО «Ростовский порт», 2008.

15. Бухгалтерский баланс за 2008 год: утв. главным бухгалтером, 21.01.2009. - Ростов-н/Д.: ОАО «Ростовский порт», 2009.

16. Бухгалтерский баланс за 2009 год: утв. главным бухгалтером, 24.01.2010. - Ростов-н/Д.: ОАО «Ростовский порт», 2010.

17. Отчет о прибылях и убытках за 2007 год: утв. главным бухгалтером, 20.01.2008. - Ростов-н/Д.: ОАО «Ростовский порт», 2008.

18. Отчет о прибылях и убытках за 2008 год: утв. главным бухгалтером, 20.01.2009. - Ростов-н/Д.: ОАО «Ростовский порт», 2009.

19. Отчет о прибылях и убытках за 2009 год: утв. главным бухгалтером, 20.01.2010. - Ростов-н/Д.: ОАО «Ростовский порт», 2010.

20. Должностная инструкция начальника отдела кадров: утв. директором ОАО «Ростовский порт», 15.02.2009. - Ростов-н/Д.: ОАО «Роствоский порт», 2009.

21. Инструкция № 72 о мерах пожарной безопасности в управлении порта: утв. генеральным директором ОАО «Ростовский порт», 17.12.09. - Ростов-н/Д.: ОАО «Ростовский порт», 2009.

Приложение А

Организационная структура ОАО «Ростовский порт»

Приложение Б

Функционально-стоимостная диаграмма деятельности начальника кадров

Приложение В

АНКЕТА

1. Приходится ли Вам выполнять работу, которая не входит в круг Ваших обязанностей?

2. Приходится ли Вам выполнять работы за других сотрудников Вашего отдела, не входящие в круг Ваших непосредственных обязанностей? Если да, по какой причине:

а) неправильного планирования работы (по времени и объему);

б) неправильного распределения обязанностей за работниками;

в) отсутствия строгого закрепления обязанностей за работниками;

г) недостаточной квалификации отдельных работников;

д) отвлечения работников на общественную работу;

е) отвлечения работников на хозяйственные работы;

ж) занятости или часто отсутствия руководителей;

3.Как часто Вас отвлекают от основной работы?

4. Причины отвлечений от работы:

а) совещания (внеплановые);

б) общественная работа в рабочее время;

в) вызов к руководителю;

г) вызов в другие отделы;

д) другое (указать, что).

5. Снижают ли производительность Вашего труда следующие факторы:

- шум в рабочем помещением;

- недостаток площади;

- неудачная планировка рабочих мест;

- недостаточная освещённость;

- недостаточная вентиляция;

- плохие условия;

- напряженность в коллективе;

- отсутствие или недостаток необходимых приборов, канцелярских принадлежностей, заготовленных форматов;

- неправильные отношения между работниками.

6. Достаточна ли для работы поступающая к Вам информация? Если нет, то по какой причине:

- недостаточное количество экземпляров;

- хранится в месте, неудобном для пользователя;

- снабжение информацией не упорядочено;

- несвоевременное поступление информации.

7. Что по Вашему мнению, необходимо для улучшения обеспечения информацией?

Размещено на Allbest.ru