Согласно положениям стандартов ИСО система качества должна быть тщательно документирована. Документация делает систему "видимой" не только для ее разработчиков, но и для пользователей и проверяющих. Доказать соответствие системы качества установленным требованиям можно только тогда, когда система представлена в документированном виде. В противном случае можно утверждать, что система качества отсутствует, как это следует из распространенного афоризма: "Нет документации - нет системы". Соответствующая документация системы качества необходима для решения следующих важнейших задач: - достижение требуемого качества; - оценка системы качества; - улучшение качества; - поддержание улучшений. Под документированием системы качества понимается обоснование и разработка документов системы качества. Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000. Основные задачи документирования приведены на рис.1.

Рис. 1 Документация системы качества - комплект документов, необходимых для надлежащего функционирования системы качества и обеспечения качества продукции.

Документом системы качества считается любой материальный носитель в системе качества, содержащий информацию и реквизиты, позволяющие идентифицировать данную информацию. Документация системы качества должна отвечать целому ряду требований, основные из них приведены на рис. 2.

Рис. 2. Основные требования, предъявляемые к документации системы качества

Несоблюдение какого-либо из рассмотренных требований делает документацию системы качества неполноценной, уменьшает ее эффективность.

Структура и состав документации

Определение структуры и состава документации системы качества - один из наиболее принципиальных вопросов документирования. Условно всю документацию по системе управления качеством можно разделить на 5 уровней (рис.3).

Эта схема, принятие которой в организации должно предшествовать разработке самой документации, не только дает представление о видах документов и их взаимосвязи, определяющих построение документов системы качества, но и устанавливает последовательность ее формирования. Из схемы видно, что формирование документации идет "от общего к частному", т.е. по свойственной системному подходу логике.

Рис.3. Структура документов системы управления качеством

На первом этапе в соответствии с рекомендациями ИСО 9004-1 разрабатываются документы, регламентирующие построение системы менеджмента качества. Эту документацию следует рассматривать как базовую. Базовая документация включает в себя Общее руководство по качеству, а также общеорганизационные и обще-методические документы, касающиеся отдельных элементов системы менеджмента качества.

Очевидно, что состав элементов системы менеджмента качества может быть большим, чем это рекомендуется ИСО 9004-1 (например, за счет таких элементов, как "Управление групповой деятельностью", "Охрана окружающей среды" и др.), однако, чтобы внедрение стандартов ИСО серии 9000 было эффективным, система должна включать в себя элементы, установленные ИСО 9004-1.

Руководство по качеству (Quality Manual) является документом первого уровня. В нем излагается политика в области качества и описывается система качества организации. Руководство по качеству выступает в роли основополагающего документа системы качества и служит справочным материалом при ее поддержании в рабочем состоянии.

Документами второго уровня являются стандарты предприятия (СТП) или документированные процедуры (ДП), методики, программы качества. СТП (ДП) является нормативными документами, утверждается руководителем организации и применяется только в данной организации.

Они определяют организационные связи и обязанности подразделений и исполнителей, порядок организации и выполнения работ по обеспечению качеством, то есть регламентируют специальные функции управления качеством.

СТП (ДП) устанавливают кто, что и в какой последовательности должен делать для обеспечения качества СМР. Стандарты (процедуры) необходимо разрабатывать на такой вид деятельности, в котором участвуют несколько отделов, подразделений организации.

Они не должны дублировать функциональные обязанности отдельных подразделений. СТП (ДП) устанавливает правила, общие принципы, требования или методы, касающиеся определенных видов деятельности или объектов стандартизации. Объектами стандартизации могут быть применяемые только в данной организации:

технологические процессы и требования к ним;

процессы организации и управления производством, в том числе и управления качеством.

Примерами СТП могут служить: "Порядок и организация подготовки строительного производства”, "Порядок ведения технической документации на строительной площадке” и др.

Состав и количество стандартов предприятия (документированных процедур) определяется количеством специальных функций управления качеством, исходя из принятой модели системы. Для каждой организации, исходя из ее конкретных производственных условий, состав и количество стандартов предприятия (документированных процедур), а также последовательность их разработки могут быть разными.

Методика качества - документ, устанавливающий один или несколько методов (способов, приемов) осуществления определенной деятельности в системе качества. В отличие от процедуры, определяющей, главным образом, последовательность выполнения работы во времени, методика определяет один или несколько способов выполнения этой работы. Методика отвечает на вопрос: как (каким образом) делать? Примерами методик по качеству могут служить: "Методика оценивания качества проекта", "Методика обследования объекта аудита", "Методика анализа дефектов и отказов продукции" и др.

Инструкция по качеству - документ, содержащий требования к действиям, которые необходимо выполнить в системе качества. Рабочие инструкции (по закупкам, контролю качества, проведению технологических операций и др.) носят, как правило, более детализированный, чем процедуры, характер.

Примером рабочих инструкций по качеству могут служить: "Составление отчета по результатам внутреннего аудита", "Подготовка к работе контрольно-измерительного средства", "Нанесение на изделие защитного покрытия" и др. Чаще всего рабочие инструкции содержат подробное описание способов выполнения индивидуальных заданий.

Такие инструкции необходимы в том случае, если их отсутствие может оказать прямое воздействие на качество продукции. В отличие от Руководства по качеству и общеорганизационных (общеметодических) процедур рабочие инструкции являются оперативными документами.

Инструкции, как и другие документы системы качества, являются контролируемыми документами. Следует отметить, что иногда потребитель включает в контракт условие о необходимости контроля отдельных требований к выполняемым работам. В этих случаях разрабатываются специальные инструкции или процедуры, которые заменяют или дополняют существующие документы системы качества.

План качества (англ. Quality plan) - документ, регламентирующий конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности, относящейся к специфической продукции, проекту или контракту (ИСО 8402).

Каждый план качества - это определенная модель развития (или сохранения) объекта планирования; выполнение плана качества - доказательство развития (или сохранения) объекта планирования. В зависимости от назначения планы качества подразделяются на планы менеджмента качества и планы обеспечения качества.

В зависимости от периода времени, на который рассчитывается действие плана различают планы качества: перспективные (стратегические), текущие (годовые) и оперативные. Перспективные планы качества разрабатываются на длительный период времени (3, 5 и более лет).

Разработка таких планов связана с решением масштабных проблем в области качества (создание продукции с принципиально новым качественными характеристиками, совершенствование системы качества, освоение новой стратегии в области качества и др.).

Текущие планы разрабатываются на 1 год. Разработка таких планов связана с выполнением сложного контракта, с поддержанием системы качества в рабочем состоянии, непрерывным улучшением качества, контролем выполнения важных мероприятий, предусмотренных стратегическим планом качества.

Оперативные планы разрабатываются на период менее одного года и связаны они с проблемами качества, решение которых требует сравнительно непродолжительного времени и с несоответствиями, требующими их незамедлительного устранения.

В ряде случаев, когда речь идет о достаточно сложных (проблемных) и длительных работах, план качества представляют в виде программы качества. При этом в плане качества, наряду с мерами, ресурсами и последовательностью действий, указывают цель плана, а также средства и методы выполнения действий. Так, согласно ИСО 9004-1, программа качества должна определять:

цели в области качества (например, определенные характеристики или технические требования

однородность, эффективность, эстетические показатели, продолжительность цикла, затраты, природные ресурсы, коэффициент использования, надежность и др.);

этапы процессов, которые составляют основу деятельности предприятия (для отображения процесса может использоваться маршрутная карта или схема);

конкретное распределение ответственности и полномочий на различных этапах программы;

использование конкретных документированных процедур и инструкций;

соответствующие программы испытаний, контроля, анализа и проверки на тех или иных этапах программы;

документированную процедуру внесения изменений и поправок в программу по мере ее реализации;

методику оценки уровня достижения целей, установленных программой;

другие меры, обеспечивающие достижение целей, установленных программой.

Программы качества являются нормой для отраслей промышленности, где применяются высокие технологии или изготовление и применение продукции связано с риском для жизни. Примерами программ качества могут служить широко распространенные в отечественной практике комплексно-целевые (перспективные и годовые программы)"Качество".

Рекомендации по разработке программ качества применительно к специфической продукции, проекту или контракту приведены в ИСО 9004-5. Согласно стандарту, программы качества используются для подтверждения того, что конкретные требования к качеству продукции (проекта, контракта) соответствующим образом планируются и выполняются.

Программа качества может быть использована также в конкретных ситуациях для демонстрации заказчику, как будут выполняться конкретные требования к качеству специфического контракта.

Для каждого из указанных видов документов в организации устанавливается процедура его разработки. Не менее важным является и установление единых требований к построению, содержанию, изложению и оформлению определенного вида документа. Это позволяет:

обеспечить четкое информационное восприятие документов;

обеспечить легкую идентификацию и быструю прослеживаемость документов;

предотвратить появление в документах избыточной информации;

облегчить пользователям документов поиск необходимых сведений.

Предлагается следующий типовой состав структурных элементов в выше приведенных документах (таблица 1).

Типовой состав структурных элементов СТП

Примечание:

Обязательные элементы любого нормативного документа системы качества.

Построение, изложение, оформление и содержание СТП должны соответствовать требованиям ГОСТ.

Следующими видами документов в системе управления качеством является положение о структурных подразделениях и должностные инструкции. Количество положений о структурных подразделениях и должностных инструкций определяется самой строительной организацией.

Могут разрабатываться и применяться в практической деятельности положения такие, как, например:

положение о службе управления качеством;

положение о комиссии по качеству;

положение об отделах строительной организации;

положение о метрологической службе и др.

Основой, на которой базируются вышеперечисленные документы, являются документы 4 и 5 уровня. К ним можно отнести Законы РФ, все СНиПы и ГОСТы, а также др. нормативные и справочные документы.

Управление документацией и данными о качестве

Согласно требованиям стандартов ИСО 9000 организация должна установить и поддерживать в рабочем состоянии процедуру управления всеми документами и регистрационными данными о качестве. Вместе с тем приводимые в стандартах ИСО указания не охватывают всех работ по управлению документацией.

Наиболее полное представление о содержании этого процесса может быть получено на основе функционального подхода к управлению. Известно, что при любом управлении выполняются следующие общие функции: планирование, организация, контроль, регулирование, учет и анализ.

Детализация этих функций применительно к управлению документацией позволяет установить состав и последовательность необходимых в этом случае работ (табл.2).

Таблица 2. Основные стадии и работы по управлению документацией

3. Схемы сертификации