Принципы тайм-менеджмента и особенности планирования и управления

№ п/п

Наименование работ

Текущее время, час, мин.

Продол-ть, мин

Индекс

День первый

1

Начало рабочего дня

08.00

2

Включение компьютера и подготовка рабочего места

08.00-08.10

10

ПЗ

3

Подготовка документов

08.10-08.20

10

ПЗ

4

Подготовка документов для согласования с директором

08.20 -08.30

10

А

5

Совещание

08.30-08.55

25

С

6

Подпись договоров

08.55-09.05

10

А

7

Разговор с секретарем

09.05-09.10

5

Б

8

Дорога к юристу

09.10-09.30

20

Др

9

Ожидание юриста

09.30-09.35

5

Д

10

Посещение юриста

09.35-09.55

20

Кдх

11

Разговор с секретарем

09.55 -10.00

5

Б

12

Ожидание коллеги по личному вопросу

10.00-10.20

20

Д

13

Дорога в офис

10.20-10.40

20

Др

14

Раздевается, готовит стол для работы

10.40-10.50

10

ПЗ

15

Тестирует работника

10.50-11.20

30

А

16

Работа с документами, оформление приказов

11.20-11.30

10

А

17

Прием звонков

11.30-11.40

10

Т

18

Чаепитие

11.40-11.45

5

ОТЛ

19

Ожидание из-за поломки принтера

11.45-11.50

5

Д

20

Ранний уход на обед

11.50-11.55

5

ПНД

21

Обед

11.55-12.30

35

22

Начало второй половины дня, позднее начало работы

12.30-13.05

5

ПНД

23

Работа с документацией

13.05-13.30

25

А

24

Разговор с коллегой (на служебную тему)

13.30-13.40

10

Б

25

Анализ информации по конкурентной среде предприятия

13.40-14.40

60

Тв

26

Чаепитие с коллегами в комнате отдыха

14.40-14.55

15

ОТЛ

27

Работа с документами

14.55-15.50

55

А

28

Разговор по телефону с потенциальными заказчиками

15.50-16.20

30

Т

29

Убирает стол, закрывает шкафы, сейф, убирает документы

16.20-16.30

10

ПЗ

День второй

31

Начало рабочего дня

08.00

32

Включение компьютера и подготовка рабочего места

08.00-08.15

15

ПЗ

33

Разговаривает по телефону (служебный разговор)

08.15-08.20

5

Т

34

Подпись документов

08.20-08.30

10

А

35

Составляет отчет директору

08.30-09.00

30

Тв

36

Печатает отчет

09.00-09.05

5

Тех

37

Вносит информацию в базу данных по сотрудникам

09.05-09.30

25

Тех

38

Дорога к юристу

09.30-10.00

30

ДР

39

Посещение юриста

10.00 -10.25

25

Б

40

Ждет приема у должностного лица (в администрации)

10.25-10.30

5

Д

41

Прием должностного лица

10.30 -10.50

20

КДХ

42

Идет обратно в офис

10.50-11.10

20

ДР

43

Разговаривает в холле с директором

11.10-11.25

15

Б

44

Разговор с коллегой на личные темы

11.25-11.35

10

Д

45

Консультирует офис - менеджера

11.35-11.55

20

Б

46

Одевается перед уходом на обед

11.55-12.00

5

ПЗ

47

Обед

12.00-12.30

30

48

Приходит с обеда

12.30-12.35

5

ПНД

49

Изучает почту и прессу

12.35-13.20

15

Ч

50

Отдает распоряжение бухгалтеру о начислении заработной платы нового сотрудника

13.20-13.35

15

РЛ

51

Составляет образец гарантийного письма для клиента

13.35-14.00

25

А

52

Чаепитие с коллегами в комнате отдыха

14.00-14.15

15

ОТЛ

53

Разговаривает по телефону (служебный разговор)

14.15-14.30

15

Т

57

Планирует работу на следующий день

14.30-16.00

90

П

58

Наводит порядок на рабочем столе

16.00-16.15

15

ОРМ

59

Одевается, выключает компьютер, уходит

16.15-16.30

15

ПЗ

День третий

60

Начало рабочего дня

08.00

61

Включает компьютер и готовит рабочее место

08.00-08.05

5

ПЗ

62

Рассмотрение накопивших документов

08.05-08.10

5

А

63

Исследование рынка рекламы

08.10-08.25

15

Тв

64

Разговор с секретарем

08.25-08.30

5

Б

65

Составление стратегического плана с директором

08.30-08.45

15

Тв

66

Присутствует на совещании

08.45-08.50

5

С

67

Подписывает документы

08.50-08.55

5

А

68

Анализирует пакет документов для дня предпринимателя

08.55-09.15

20

ВР

69

Подшивает документы

09.15-09.25

10

Тех

70

Одевается, убирает стол

09.25-09.30

5

ПЗ

71

Уходит по личным делам в рабочее время

09.30-10.20

50

Д

73

Разговор с клиентами

10.20-10.55

35

Б

74

Разговор с бухгалтером

11.55-11.20

25

Б

75

Разговор по телефону (личное)

11.20-11.30

10

Д

76

Телефонный разговор с директором

11.30-12.00

30

Т

77

Обед

12.00-12.30

30

78

Читает журнал «Деловой вознесенский»

12.30-13.00

30

Ч

80

Совещание с директором

13.20 -14.00

40

С

81

Разговор с бухгалтером на посторонние темы

14.00-14.30

30

Д

82

Уход по личным надобностям

14.30-14.40

20

ОТЛ

83

Читает прессу

14.40-15.10

30

Ч

84

Беседа с работником отдела рекламы

15.10-16.00

50

Б

85

Выключение компьютера, наведение порядка, подготовка документов на завтра

16.00-16.25

15

ПЗ

86

Уход с работы

16.25-16.30

5

Д

День четвертый

87

Начало рабочего дня

08.00

88

Приход на работу, включение компьютера, подготовка рабочего места

08.00-08.10

10

ПЗ

89

Составление документов для согласования с директором

08.10-08.30

20

А

90

Совещание

08.30-09.00

30

С

91

Согласование документов с директором

09.00-09.25

25

КДХ

92

Разговор с секретарем

09.25-09.30

5

Б

93

Уход по личным надобностям

09.30-09.40

10

ОТЛ

94

Просмотр входящей электронной почты

09.40-10.10

30

Тех

95

Разговор по телефону с постоянными клиентами

10.10-10.20

10

Т

96

Изучение информации по конкурентам

10.20-11.00

40

А

97

Совещание в отделе маркетинга

11.00-12.00

60

С

98

Обед

12.00-12.30

30

100

Прием звонков

12.30-13.00

30

Т

101

Решение возникших проблем по нехватке кадров

13.00-14.00

60

ВР

102

Прием сотрудника

14.00-14.15

15

Б

103

Работа с компьютерной базой данных

14.15-15.00

45

Тех

104

Простой из-за поломки сканера

15.00-15.10

10

Д

105

Беседа с работником

15.10-15.20

10

Б

106

Телефонный разговор по личным вопросам

15.20-15.30

10

Д

107

Прием клиентов по вопросу сотрудничества

15.30-16.00

30

Б

109

Выключение компьютера, наведение порядка и уход с работы

16.00-16.30

30

ПЗ

День пятый

110

Начало рабочего дня

08.00

112

Включает компьютер и готовит рабочее место

08.00-08.10

10

ПЗ

113

Разговор по телефону с директором

08.10-08.15

5

Т

114

Разговаривает по телефону (служебный разговор)

08.15-08.20

5

Т

115

Подпись документов у директора

08.20-08.30

10

А

116

Составляет презентацию для новых клиентов

08.30-09.10

40

Тв

117

Печатает отчет

09.10-09.15

5

Тех

118

Вносит информацию в базу данных по клиентам

09.15-09.45

30

Тех

119

Контроль за деятельностью отдела рекламы

09.45-10.30

45

К

120

Встреча с клиентами

10.30-10.45

15

Б

121

Обсуждение клиента с отделом рекламы

10.45-11.15

30

Б

122

Обсуждение дел с работником отдела маркетинга

11.15-11.30

15

Б

123

Телефонный разговор с директором

11.30-11.45

15

Т

124

Подпись приказов

11.45-12.00

15

А

125

Обед

12.00-12.30

30

126

Оформление расчетных листков для предоставления отпуска, расчет дней отпуска

12.30-13.00

30

ФЛ

127

Отправка документов по электронной почте

13.00-13.30

30

Тех

128

Работа на компьютере

13.30-14.40

70

Тех

129

Телефонные разговоры (служебные)

14.40-15.00

20

Т

130

Рассмотрение коммерческих предложений

15.00-15.40

40

А

131

Телефонный разговор (личный)

15.40-15.45

5

Д

132

Подведение итогов работы за неделю

15.45-16.15

30

ПЗ

134

Окончание работы

Выключение компьютера, уход с работы (раньше времени)

16.15-16.30

15

ПНД

Группа затрат рабочего времени

Затраты времени за каждый день, мин.

Итого

Уд. вес затрат, %

Сред. затраты за 1 день

1

2

3

4

5

Администрирование

105

95

50

-

30

280

11,7

56

Проведение бесед

35

105

40

50

60

320

13,3

64

Выработка решений

-

-

30

45

85

160

6,7

32

Контроль

-

100

30

-

45

175

7,3

35

Контакты делового характера

-

-

-

-

-

-

-

-

Отдых и личные надобности

10

-

-

35

5

40

1,7

8

Подготовительно-заключительное время

75

100

45

30

125

375

15,6

75

Руководство людьми

-

-

30

-

-

30

1,3

6

Совещание

30

45

120

60

-

255

10,6

42

Телефонные разговоры

55

30

25

45

65

220

9,2

44

Творческая работа

-

-

45

100

-

145

6

29

Техническая работа

170

-

35

70

35

310

12,9

62

Формально-логическая работа

-

-

-

-

-

-

-

-

Другие потери

-

5

20

10

-

35

1,5

7

Чтение

10

-

10

35

-

55

2,3

11

Итого

480

480

480

480

480

2400

100

480

Группа затрат рабочего времени

Затраты времени за каждый день, мин.

Итого

Уд. вес затрат, %

Сред. затраты за 1 день

1

2

3

4

5

Администрирование

140

95

10

60

65

370

15,4

74

Проведение бесед

20

60

115

60

60

315

13,1

63

Выработка решений

-

-

-

60

-

60

2,5

12

Контроль

-

-

-

-

45

45

1,9

9

Контакты делового характера

20

20

-

25

-

65

2,7

13

Отдых и личные надобности

40

15

10

10

-

75

3,1

15

Планирование

-

30

-

-

-

30

1,3

6

Подготовительно-заключительное время

40

35

25

30

40

170

7

34

Совещание

25

-

45

90

-

160

6,6

32

Обслуживание рабочего места

-

15

-

-

-

15

0,6

3

Телефонные разговоры

40

20

30

40

45

175

7,3

35

Творческая работа

60

30

15

-

40

145

6

29

Перерывы из-за нарушения дисциплины

45

5

55

-

15

120

5

24

Техническая работа

-

30

10

75

145

260

10,8

52

Руководство людьми

-

15

-

-

-

15

0,6

3

Формально-логическая работа

-

-

20

-

30

50

2,1

10

Дорога

10

15

-

-

-

25

1

5

Другие потери

40

15

40

20

5

120

5

24

Чтение

-

45

65

-

-

110

4,6

22

Итого

480

480

480

480

480

2400

100

480