Реализация технологий тайм-менеджмента в современных организациях

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1 Теоретические основы изучения технологий тайм-менеджмента
• 1.1 Сущность и содержание тайм-менеджмента
• 1.2 Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени
• 1.3 Основные способы управления временем в современных организациях
• 2 Практика реализации технологий тайм-менеджмента на примере ООО «Босфор»
• 2.1 Общая характеристика ООО «Босфор»
• 2.2 Анализ технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО «Босфор»
• 2.3 Предложения по совершенствованию процессов управления временем сотрудников организации
• Заключение
• Библиографический список
• Приложения

Введение

В экономике XXI века в связи с возрастанием темпов изменений и степени неопределенности экономической среды у современной организации увеличивается необходимость оперативно реагировать на динамично изменяющуюся среду.

В процессе управления постоянно возникают угрозы, связанные с неэффективностью осуществления трудовых процессов, на любом уровне управления организации.

В настоящее время каждый менеджер должен стремиться организовать свое время и время работников организации таким образом, чтобы в кратчайшие сроки и с наименьшими затратами достичь поставленных целей. Данные задачи успешно решаются на основе теоретических подходов и практических методов тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент позволяет управлять рабочим временем, планировать, организовывать и оценивать трудовые затраты на всех стадиях бизнес-процессов и минимизировать издержки организации. Согласно принципу Парето, лишь 20 % всех дел приводят к 80 % желаемого результата. Следовательно, использование времени сотрудников необходимо рационализировать таким образом, чтобы направить все основные усилия именно на те 20 % мероприятий, которые дадут 80 % прироста эффективности организации. Потребность в тайм-менеджменте в настоящее время обусловлена такими факторами, как Дубровская Н.В. Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации / Н.В. Дубровская, Е.С. Мищенко. // Университет им. В.И. Вернадского. - 2012. -№3(41) - С.8.: быстрые темпы изменений внешней среды; нестабильность мировой экономики и конъюнктуры рынка; постоянная потребность в изменениях и инновациях, которые уже становятся нормой, а не редким исключением; рост удельного веса нематериальных активов в стоимости организации и другие составляющие, непосредственно связанные со сферой функционирования организации. Все они приводят к конкретным действиям в отношении сотрудников организации, а именно требуют делегирования работникам больших полномочий, постоянного увеличения количества решаемых задач, предоставления возможности принятия самостоятельных решений и планирования своей работы. При этом важно организовать деятельность персонала так, чтобы они четко осознавали цель и задачи, стоящие перед ними, грамотно расставляли приоритеты и могли осуществлять гибкое планирование своего времени.

Тайм-менеджмент необходим и руководителю, и исполнителю, так как он позволяет использовать передовые технологии, повышение личной эффективности для достижения общих целей организации.

Проблема целесообразного использования времени работников умственного и управленческого труда была поставлена достаточно давно. Однако первые упоминания носили скорее рекомендательный характер и представлены были в виде отдельных советов. Примером могут служить рекомендации по организации личного времени английского государственного деятеля Ф. С. Честерфилда, система управления личным временем Бенджамина Франклина и др.

Среди зарубежных ученых, чьи работы заложили теоретический фундамент исследования технологий тайм-менеджмента можно выделить: Тейлора Ф. У., Эмерсона Г., Форда Г., Уотермена Р., Питерса Т., Друкера П.

Становлению отечественной теории управления временем содействовали труды Гастева А. К., Керженцева П. М., Любищева А. А. и др.

Среди современных исследователей необходимо отметить Архангельского Г. А., который занимается практическими разработками по вопросам диагностики тайм-менеджмента современных российских организаций, которые формируют базу для выбора форм и методов воздействия на управление рабочим временем.

Несмотря на важность, функциональность и разносторонность исследования проблематики управления рабочим временем представителями различных научных направлений, тем не менее, все еще отсутствует теоретическая целостность в подходах к технологиям тайм-менеджмента.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение теории и практики реализации технологий тайм-менеджмента в современных организациях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. раскрыть сущность содержания тайм-менеджмента, охарактеризовать этапы его исторического развития;

2. рассмотреть методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени;

3. ознакомиться с современными способами управления временем, используемыми российскими организациями;

4. проанализировать и оценить реализацию технологий тайм-менеджмента на отечественных предприятиях (на примере ООО «Босфор»);

5. разработать предложения по совершенствованию процессов управления временем сотрудников организации (на примере ООО «Босфор»).

Объектом выпускной квалификационной работы являются технологии тайм-менеджмента.

Предмет исследования - процесс управления рабочим временем руководителя среднего звена современной организации.

Теоретико-методологической базой исследования явились труды зарубежных и отечественных ученых по изучаемой проблематике. В ходе исследования использовался научный, системный подходы, методы сравнительного анализа, опросные (беседа) и неопросные методы (анализ документов, наблюдение).

Эмпирической базой исследования явились первичная документация ООО «Босфор», фактологические данные, полученные в результате проведенного исследования.

1 Теоретические основы изучения технологий тайм-менеджмента

1.1 Сущность и содержание тайм-менеджмента

тайм менеджмент время управление

В XXI веке исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и при этом невосполнимым ресурсом, как время. Особое место рациональное использование времени занимает в деятельности руководителя. Это обусловлено, во-первых, необходимостью иметь возможность сосредоточить свое внимание на решении стратегических вопросов, а во-вторых, стремлением оперативно реагировать на изменения внешней среды, обладающей высокой динамичностью. Одним из инструментов повышения адаптивности является корпоративное внедрение технологий тайм-менеджмента в качестве элемента системы управления организацией.

Термин «тайм-менеджмент» происходит от английского time-management, что в переводе означает «управление временем» Коваленко В. Как на практике использовать time-management / В. Коваленко. // Деловой мир [Электронный ресурс]. - 2012. URL: http://delovoymir.biz/ru/articles/view/?did=2068.

Традиционно сложилось так, что «управление временем» - является разделом общего менеджмента. Однако в настоящее время тайм-менеджмент переживает период своего становления в качестве одной из специальных дисциплин управленческой сферы научного и практического знания.

Современная литература содержит множество подходов к определению сущности тайм-менеджмента.

Так, С. Потапов определяет тайм-менеджмент, как планирование, организацию распределения и контроль за использованием рабочего времени в организации и собственного времени руководителя с целью повышения эффективности работы отдельных подразделений и организации в целом Потапов С. Как управлять временем (Тайм-менеджмент) / С. Потапов. - М.: Эксмо, 2006. - С. 5.Как управлять временем (Тайм-менеджмент) Как управлять временем (Тайм-менеджмент).

Согласно Г. Архангельскому «тайм-менеджмент - это технология, позволяющая использовать невосполнимое время в соответствие с целями и ценностями» Архангельский Г. А. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать / Г. А. Архангельский. - М.: Издательство Манн, Иванов и Фербер, 2007. - С. 5..

Кроме того Г. Архангельский рассматривает тайм-менеджмент как систему, состоящую из четырех элементов Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент. Полный курс: учебное пособие / Г. А. Архангельский, С. В. Бехтерев, М. А. Лукашенко, Т. В. Телегина. - М.: Альпина Паблишер, 2012. - С. 14-15.:

Первый элемент - эффективность (она же включает в себя успех). На данной стадии определяется, какой выбрать путь достижения цели.

Второй элемент - технология, позволяющая находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы тайм-менеджмента требует рассмотрения целого ряда иных, весьма сложных дисциплин. Например, бизнес-ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) и управленческая борьба. Данные технологии тесно связаны со стратегией, они дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, в том числе в области личной стратегии.

Третий элемент системы управления временем - стратегия. На данной стадии определяются стратегические и тактические цели, продумывается алгоритм их достижения.

Четвертым элементом системы является философия. В контексте тайм-менеджмента слово «философия» означает ответ на вопрос «зачем?». Зачем ставить именно такие цели, а не другие?

Д. Литвак рассматривает тайм-менеджмент как концепцию, согласно которой слово time (время) - это аббревиатура, обозначающая собственно время (time), информацию (information), деньги (money) и энергиию (energy). По его утверждению, управление этими четырьмя вещами и осуществляется при управлении временем. Таким образом, применяемые техники направлены не на то, чтобы успеть больше, а на то чтобы достичь большего Литвак Д. Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать / Д. Литвак. // Генеральный директор. Персональный журнал руководителя. [Электронный ресурс]. - 2015. URL: http://www.gd.ru/articles/4011-upravlenie-rabochim-vremenem .

На основе рассмотренных выше подходов, мы можем сделать вывод, что тайм-менеджмент - система, характеризующаяся следующими признаками Чебунина Л.В. Тайм-менеджмент как теоретическая категория и управленческая практика: основные понятия, инструменты и технологии // Материалы VI Международной студенческой электронной научной конференции «Студенческий научный форум» URL:<ahref="http://www.scienceforum.ru/2015/1203/14609">www.scienceforum.ru/2015/1203/14609</a> :

* направлена на повышение производительности труда;

* основана на применении существующих и выработке новых уникальных методов и инструментов гармонизации временных процессов с достижением их логичной организации, соответствующей всем заданным условиям и ограничениям;

* предполагает выстраивание иерархии целей и задач отдельных сотрудников и организации, реализация которых связана с временным развёртыванием производственных операций;

* осуществляется в виде планирования, а также непосредственного выполнения и корректировки составленных планов.

По мнению Г. Архангельского, в последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента. Эта потребность обусловлена следующими факторами Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент в системе управления организацией: автореф. дис. ... канд. экон. наук : 08.00.05. - M, 2005. - С. 2-3. URL:http://www.improvement.ru/bibliot/disser/:

1. Растущие темпы изменений среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы. Особенно это актуально для мультипроектной деятельности, а также при большом количестве внешних запросов (от клиентов, поставщиков, субподрядчиков и т.п.), обращенных непосредственно к сотруднику и требующих от него самостоятельной расстановки приоритетов (без обращения к непосредственному руководителю) в условиях ограниченных ресурсов времени.

2. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; «ключевые компетенты» и эффективность их работы становятся основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Проблема целесообразного использования времени работников умственного и управленческого труда была поставлена достаточно давно. Однако первые упоминания носили скорее рекомендательный характер и представлены были в виде отдельных советов.

Выделяют три основных этапа развития соответствующих технологий Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент в системе управления организацией: автореф. дис. ... канд. экон. наук : 08.00.05. - M, 2005. - С. 11. URL:http://www.improvement.ru/bibliot/disser/: научный менеджмент 20-х г.г.; классический тайм-менеджмент 50-х-90-х г.г.; современный тайм-менеджмент.

Несмотря на то, что зачастую тайм-менеджмент воспринимается как преимущественно западная технология, отечественная школа научной организации труда и личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами.

Зарождение и развитие отечественного тайм-менеджмента связано с именами видных представителей советской экономической школы А. К. Гастева и П. М. Керженцева, опыт и идеи которых были особенно важны для дальнейшего изучения и развития процесса управления временем.

По мнению А. К. Гастева, на рост производительности труда, прежде всего, влияют организационные факторы, начиная от морально-психологического, физического состояния человека и заканчивая уровнем организации производства на предприятии в целом. А. К. Гастев является инициатором и создателем Центрального института труда (ЦИТ), задачей которого была рационализация приемов и методов труда, а также подготовка квалифицированных кадров для плановой экономики. Ученым в институте была разработана особая технология обучения работников, включающая в себя массовую ускоренную программированную систему мероприятий, позволяющих качественно развивать навыки у учащихся. Разработки А.К. Гастева актуальны для индустрии, где центральное место занимает рабочий Киреев Е. В. Эволюция подходов к исследованию производительности труда в контексте экономической безопасности / Е. В. Киреев. // Экономический журнал. - 2015. - № 2(38) - С.8..

П. М. Керженцев уделял особое внимание эффективному использованию рабочего времени, как основополагающему фактору роста производительности труда. Идеи П. М. Керженцева привели к созданию общественного движения «Лига Времени», целью которого было кардинальное рационализирование рабочего времени. Способы были различные, начиная от ликвидации перекуров и опозданий и заканчивая уменьшением времени на собрания и заседания. Методы носили радикальный характер и, по мнению идеологов, должны привести к росту производительности труда. Но данные методики не учитывали институциональную особенность: ментальные препятствия в устойчивом соблюдении некоторых привычек (например, выполнение физических упражнений, духовных практик и т.д.) Киреев Е. В. Эволюция подходов к исследованию производительности труда в контексте экономической безопасности / Е. В. Киреев. // Экономический журнал. - 2015. -№ 2(38) - С. 9-10..

В начале XXI века тайм-менеджмент обретает все большую популярность. Впервые в России и в мире появляется онлайновое тайм-менеджерское сообщество, участники которого не только изучают основные методики тайм-менеджмента, но и непосредственно внедряют их в собственную управленческую деятельность и делятся собственным опытом.

Сообщество зародилось на сайте «Организация времени» в январе 2001 года.

Все участники тайм-менеджерского сообщества - от руководителей крупнейших корпораций до простых менеджеров небольших фирм - увлеченные люди, которые не просто ознакомились с теорией организации времени, но и внедряют в практику своей деятельности техники и технологии отечественного тайм-менеджмента. А затем делятся своим опытом на страницах сайта www.improvement.ru, где опубликованы самые актуальные статьи многих активных участников тайм-менеджерского сообщества.

Все собранные на страницах сайта истории -- это реальный опыт применения инструментов, техник и технологий тайм-менеджмента в самых разнообразных областях и сферах деятельности Архангельский Г. А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / Г. А. Архангельский. - СПб.: Питер, 2008. - С. 23..

Новый виток развития тайм-менеджмента в России -- открытие в 2007 году первой в российских вузах кафедры тайм-менеджмента в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. - МФПА). Таким образом, можно говорить о создании и развитии научной и научно-педагогической школы в области организации времени. Становление и развитие этого этапа связано с именем Глеба Алексеевича Архангельского, основателя и бессменного руководителя тайм-менеджерского сообщества, генерального директора компании «Организация Времени», заведующего кафедрой тайм-менеджмента МФПУ «Синергия», автора многочисленных деловых бестселлеров. Глеб Архангельский по праву считается ведущим экспертом в области организации времени. Таким образом, тайм-менеджерское сообщество и компания «Организация Времени» на сегодняшний день -- основные генераторы современных идей и технологий повышения личной эффективности в области организации времени в нашей стране.

При этом, анализируя современное состояние тайм-менеджмента, можно отметить следующее Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент в системе управления организацией: автореф. дис. ... канд. экон. наук : 08.00.05. - M, 2005. - С. 4-5. URL:http://www.improvement.ru/bibliot/disser/:

1. Наиболее распространенные технологии классического тайм-менеджмента основаны на жестком планировании, что делает их неадекватными динамично изменяющейся бизнес-среде и требует разработки альтернативных технологий, позволяющих гибко реагировать на непредсказуемые изменения обстоятельств.

2. В современном менеджменте и тайм-менеджменте практически не рассматриваются вопросы корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента, их использования в качестве инструмента управления организацией.

3. В современном менеджменте тайм-менеджмент рассматривается исключительно как технология, позволяющая более рационально использовать рабочее время. Между тем, сделанные в рамках отечественной школы тайм-менеджмента наблюдения позволяют ставить вопрос о применении тайм-менеджмента для развития организации, формирования корпоративной культуры, нацеленной на непрерывное повышение эффективности деятельности.

Все вышеперечисленное сводится к решению главной экономической задачи - росту производительности труда, в том числе через повышение эффективности использования рабочего времени. В связи с чем все больше возрастает роль используемых методов изучения рабочего времени, которые позволяют выявить невосполнимые резервы, определить необоснованные потери и в результате сформулировать предложения по оптимизации деятельности сотрудников.

1.2 Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени

Любая деятельность в рамках организации подвергается нормированию и учету. Труд персонала, связанного с получением материально-вещественного результата, легче поддается нормированию и изучению затрат на выполнение работ, а следовательно легче выявить потери и, сократив эти потери, в итоге повысить производительность труда. Труд управленческого персонала, работников, оказывающих услуги, в меньшей степени можно измерить и оценить.

В первом случае использование формализованных методов дает очень хорошие результаты для расчета затрат рабочего времени и выработки предложений по повышению производительности труда. Во втором случае применение данных методов для повышения эффективности деятельности не всегда результативно. Появление новых методов диагностики именно этой группы обусловлено изменением парадигмы управления и смещением акцентов с технократической на гуманистическую направленность. Вместе с тем тайм-менеджмент, являясь современной технологией управления временем, рассматривает и использует традиционные методы изучения затрат времени, предлагая новые методики диагностики.

Наиболее распространенным методом изучения трудового процесса и затрат рабочего времени является наблюдение. Наблюдение представляет собой метод научного исследования, заключающийся в активном, систематическом, целенаправленном, планомерном и преднамеренном восприятии объекта, в ходе которого получается знание о внешних сторонах, свойствах и отношениях изучаемого объекта Грицанов А. А. Новейший философский словарь: 3-е изд., исправл. / А. А. Грицанов. - Мн.: Книжный Дом. 2003. - С. 795..

К видам наблюдения относят хронометраж, фотографию рабочего дня, фотохронометраж.

Хронометраж представляет собой изучение и измерение отдельных, циклически повторяющихся элементов операции Македошин А. А. Организация труда персонала: учеб. пособие / А. А. Македошин, Э. Б. Молодькова, С. А. Перешивкин, О. А. Попазова. - СПб. : Изд-во СПбГУЭФ, 2011. - С. 162.. Его проводят, как правило, на работах, которые характеризуются частой повторяемостью и постоянством степени влияния факторов на время их выполнения. Основной задачей хронометража является определение факторов, влияющих на продолжительность каждого элемента исследуемой операции с целью проектирования ее рациональной структуры в целом и нормальной продолжительности отдельных ее элементов. При помощи хронометража определяют только действия, входящие в состав оперативной работы.

Удобство проведения замеров при хронометраже рабочего времени зависит от выбора фиксажных точек наблюдения для каждой рабочей операции. Фиксажные точки устанавливают границы начала и завершения операций, и в идеале должны сопровождаться хорошо различимыми внешними признаками - движениями рабочего, звуками инструмента или сигналами оборудования. Примеры фиксажных точек для хронометража рабочего времени: начало движения механизма, звук удара при выемке детали, переход рабочего к другому станку и т.п.

До начала наблюдения необходимо проконтролировать наличие на рабочем месте нормальных (типичных) условий труда и подготовить наблюдаемого работника - рассказать о целях мероприятия и обсудить процедуру наблюдения.

Для проведения хронометража рабочего времени используются обычные электронные секундомеры, в идеале, с функцией хранения результатов замеров в памяти, - это позволит заносить данные в таблицу по результатам серии замеров и ускорит работу нормировщика.

Основным документом при хронометраже является карта хронометража рабочего времени, в которой отражены перечень технологических операций и фиксажные точки (начало операции / окончание операции) (приложение 1).

Обработка результатов хронометражей рабочего времени заключается в анализе коэффициентов устойчивости хроноряда, расчёте среднеаналитического времени на каждую операцию и суммировании результатов замеров.

По результатам анализа фактического времени рабочих операций устанавливается норма труда, разрабатываются предложения по повышению производительности труда и скорости выполняемых операций, проводится анализ соответствия полученных норм с утвержденными и с фактически имеющейся выработкой.

В отличие от классического метода хронометража видный представитель российского тайм-менеджмента Г. А. Архангельский рассматривает хронометраж как персональную систему учета расходов личного времени путем письменной фиксации, дающей материал для анализа и принятия решений и являющейся инструментом повышения эффективности мышления Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент. Полный курс: учебное пособие / Г. А. Архангельский, С. В. Бехтерев, М. А. Лукашенко, Т. В. Телегина. - М.: Альпина Паблишер, 2012. - С. 70.. Г. А. Архангельский различает две техники проведения хронометража: полную и сокращенную. При проведении полной техники в течение нескольких дней фиксируются все выполняемые работы длительностью от 10 до 15 минут, далее выбираются ключевые показатели (от одного до трех), динамика которых отслеживается. Проведение сокращенной техники хронометража подразумевает, что «чувство времени» сформировано и выработана привычка вести его учет. В данном случае учет ведется только по определенным показателям (от одного до трех) в течение периода, необходимого для их изменения до желаемого результата.

Фотография рабочего дня (ФРВ) - более официальное и формализованное мероприятие. Инициатором проведения фотографии рабочего дня выступает, как правило, работодатель (отдел кадров, менеджер по персоналу и т. д.).

Данный метод предусматривает заранее установленные формы / таблицы / протоколы. Сама процедура регламентирована в соответствующих документах за подписью ответственных лиц.

ФРВ - это вид наблюдений, при котором замеряют все без исключения затраты времени, осуществляемые работником за определенный период работы (за смену или ее часть) Motivtruda: Мотивация и стимулирование труда. URL: http://www.motivtruda.ru/hronometrazh-fotografija-rabochego-vremeni.htm . Проводит ее специалист - наблюдатель.

Основное предназначение ФРВ - это выяснение точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего времени.

Использование фотографии рабочего времени для изучения содержания труда в полном объеме ограничено, поскольку работы, выполняемые управленческим персоналом, не всегда имеют явно выраженные отличительные признаки.

Наблюдение и измерение ведут по текущему времени. В наблюдательном листке (приложение 2) указывают все действия исполнителя и перерывы в работе в том периоде, в каком они происходят фактически. Одновременно фиксируют текущее время окончания каждого вида затрат рабочего времени, которое, в свою очередь, является началом следующего вида затрат.

Обработка результатов наблюдения состоит в вычислении продолжительности затрат рабочего времени по каждой из отмеченных категорий путем вычитания из текущего времени каждого последующего замера текущего времени предыдущего замера. После этого по всем замерам согласно принятой индексации проставляется краткое обозначение данного вида категории затрат рабочего времени. Как правило, это Леженкина Т. И. Научная организация труда персонала: Учебник / Т. И. Леженкина. - М.: Маркет ДС, 2011.- С. 71-75.

:

1. Индексация затрат рабочего времени по видам.

Время работы (ВР) - это период времени (часть рабочего дня), в течение которого рабочий выполняет ту или иную работу, предусмотренную и непредусмотренную производственным заданием.

Время на отдых (ОТЛ) - это период времени, предоставляемый работнику в целях поддержания его трудоспособности, а также на личную гигиену и естественные надобности.

Время перерывов из-за нарушения режимов работы или недостатков в организации производства (ПНР) - перерывы в период выполнения производственного задания из-за организационных неполадок в обслуживании рабочего места и снабжении его всем необходимым для бесперебойной работы и технических неполадок.

Время перерывов из-за нарушений трудовой дисциплины (ПНД) - перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины вследствие случайных отвлечений рабочих от работы по различного рода неуважительным причинам.

2. Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:

Время основной работы (О) - время, затрачиваемое работником на изменение предмета труда, его свойств, форм, размеров, состава, состояния.

Подготовительно-заключительное время (ПЗ) - это время, которое затрачивается на подготовку к выполнению производственного задания и на действия, связанные с ее окончанием.

Время на обслуживание рабочего места (ОРМ) - относится время, затрачиваемое на поддержание рабочего места в рабочем состоянии в течение всего рабочего времени.

Дальнейшая обработка состоит в выборке и составляет сводки одноименных затрат рабочего времени, в которых по каждой их категории проставляется суммарное время и определяется отношение к общему времени.

Данные методы были разработаны, использованы и продолжают использоваться в рамках традиционных методов оценки затрат рабочего времени для осуществления различных видов трудового процесса, при чем в их основе лежит метод наблюдений.

Г. А. Архангельский использует авторскую методику TM-диагностики, в основе которой лежит анкетирование различных групп менеджеров.

TМ-диагностика предполагает составление личного TM-профиля. Необходимо оценить насколько повседневная организация работы соответствует каждой из десяти заповедей тайм-менеджмента, сопоставленной определенному критерию (приложение 3) Архангельский Г. А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / Г. А. Архангельский. - СПб.: Питер, 2008. - С. 182-183.:

1. Материализованность. Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали.

2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте - практически аксиома. То же самое верно в отношении и личного, и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать».

3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»

4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план -- не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко реагировать на изменения.

5. Целеориентированность. В командной работе этот критерий оценивает понятность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

6. Приоритезированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента.

7. Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».

8. Своевременность. Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не привязанных к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

9. Контролируемость. Если вы поставили задачу подчиненному или договорились о чем-то с коллегой, насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче?

10. Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте личная работа и взаимодействие с коллегами комфортны.

Приводится следующая градация «-2» - все ужасно, «-1» - плохо, «0» - ни плохо, ни хорошо, «1» - хорошо, «2» - я идеал и образец для других в этом вопросе. Данные оценки проставляются в таблице. После этого здесь же вносятся значения желаемого ТМ-профиля. Работа над организацией своего времени начинается с той ТМ-заповеди, по которой разрыв между желаемым и действительным оказался самым большим.

Каждый из рассмотренных методов как традиционных, так и современных имеет свои преимущества и недостатки.

Так, плюсами классического хронометража являются подробное изучение процесса труда, получение данных в абсолютном выражении (с, мин, ч) и их высокая достоверность, установление фактических затрат рабочего времени за весь период наблюдения, получение сведений о последовательности отдельных элементов работы, возможность непосредственного выявления причин потерь и нерациональных затрат времени. Минусами выступают длительность и трудоемкость наблюдения, трудность в установлении фиксажных точек, психологическое воздействие на работника, оказываемое постоянным присутствие наблюдателя. Преимуществом хронометража Г.А. Архангельского является отсутствие жесткого планирования, однако этот способ плохо подходит, если в 15 минут вмещаются сразу несколько дел.

Преимуществами фотографии рабочего времени являются возможность изучения всех без исключения затрат рабочего времени в течение рабочего дня или какой-то его части, возможность выявления факторов, поглощающих рабочее время. Недостатками - трудоемкость, создание психологических неудобств для наблюдаемых работников, отсутствие высокой точности результатов изучения.

ТМ-диагностика позволяет оценить общее владение ТМ-навыками и выявить узкие места, однако недостатком является субъективность оценки.

Выбор того или иного метода зависит от конкретных условий, в которых функционируют организации и тех целей, которые ставит менеджер. В дальнейшем от этого будут зависеть и те способы управления временем, которые будут использоваться в организации.

1.3 Основные способы управления временем в современных организациях

Каждая компания, организация обладает своей уникальной внутренней культурой и своим особым отношением к такому нематериальному ресурсу как время. Основной проблемой современных деловых людей является нехватка времени, которая чаще всего возникает не столько из-за обилия работы, сколько из-за наличия хронофагов или так называемых поглотителей времени. Поглотители времени представляют собой неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент. Полный курс: учебное пособие / Г. А. Архангельский, С. В. Бехтерев, М. А. Лукашенко, Т. В. Телегина. - М.: Альпина Паблишер, 2012. - С. 62.. Человек может принимать в них как пассивное, так и активное участие.

Наиболее распространенные хронофаги: поиски записей, телефонов, адресов, затяжные совещания, собрания, незапланированные посетители, заваленный рабочий стол, неполная или запоздалая информация, нечеткая обратная связь или ее отсутствие, неумение отказывать, редкое делегирование, отсутствие самодисциплины, неверная оценка сроков и объемов работы, отказ от установления предельных сроков, желание всегда быть полезным, природная медлительность, природная рассеянность.

Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей.

Для борьбы с «поглотителями» времени был разработан ряд методов Лукашенко М. Тайм-менеджмент в корпоративной культуре и конкурентоспособность компании / М. Лукашенко. // Современная конкуренция. - 2012. - №2(32). - С. 8.:

· правильная организация рабочего места;

· делегирование полномочий;

· учет особенностей личности;

· использование стратегии отказа;

· проведение online-совещаний;

· применение методов мотивации и многие другие.

Рассмотрим некоторые из них более подробно.

1. Организация рабочего места

Рабочее место является важным фактором, определяющим эффективность и качество деятельности. В своей статье «Эффективный рабочий стол» В. Гончаров утверждает: «Первое отличие успешного человека, которое проще всего увидеть: порядок на столе. Нет, это не должен быть застывший стол, не меняющийся с течением времени. И ни в коем случае не пустая поверхность - иначе работа просто невозможна. Под словом «порядок» и имею в виду именно порядок - в каком порядке все на столе разложено» Гончаров В. Эффективный рабочий стол / В. Гончаров. // Организация времени [Электронный ресурс]. URL:http://www.improvement.ru/zametki/goncharov/.

Действительно, поиск документов, записок, адресов, телефонных номеров электронной почты, визиток и других носителей занимает значительный процент времени.

На Западе посчитали, что среднестатистический менеджер тратит на поиск документов и информационных материалов на своем рабочем столе в среднем шесть недель в год, что составляет около 15 % бюджета его рабочего времени.

Соблюдая нехитрые правила, такие как: нахождение на столе не больше одного документа (того, над которым ведется работа в данный момент), наличие четкой и логичной файлинг-системы и т.д. - можно сократить потери времени связанные с поиском документов Долгов М. Тайм-менеджмент / М. Долгов, Ю. Пустынникова. // Журнал индустрии офисных товаров «OfficeFile» [Электронный ресурс]. - 2012. URL: http://officefile.ru/article.php?id=308.

Согласно одной из методик, по окончании рабочего дняЗахарченко Г. Тайм-менеджмент / Г. Захарченко - СПб.: Питер, 2004. - С. 76.:

· В верхний ящик стола убираются дело, представляющее особую важности, незавершенные дела текущего дня и план работ (расписание) на завтра.

· Во второй ящик складываются важные и срочные дела и документы для работы с этими делами. В этот же ящик стола складываются дела на ближайшую неделю и документы для работы с важными, но не срочными делами.

· В третьем ящике должны находиться дела на ближайший месяц и документы, а может быть, и некоторые выдержки, выписки по долгосрочному и среднесрочному планированию.

2. Делегирование полномочий

Делегирование полномочий в менеджменте - передача полномочий сотруднику, который полностью берет на себя ответственность за их выполнение Ярных В. Оперативное управление персоналом в условиях кризиса / В. Ярных. // Деловой журнал «Бизнес ключ» [Электронный ресурс]. - 2007. URL: http://www.bkworld.ru/archive/y2007/n01-2007/n01-2007_177.html. Метод распределения среди работников компании задачи, выполнение части которой каждым позволит достичь намеченной цели.

Использование данного метода наиболее характерно для руководителей среднего и высшего уровня управления. Он позволяет освободить рабочее время от многих текущих дел и позволяет заняться решением глобальных, наиболее сложных проблем.

Делегирование полномочий происходит не только на официальной, но и, большей частью, на полуофициальной или даже неофициальной основе и предполагает наличие благоприятного морально-психологического климата в коллективе и взаимного доверия между руководителем и исполнителем.

Процесс делегирования начинается с классификации стоящих перед организацией или подразделением проблем, составления перечня полномочий, которые могут быть реально делегированы, выгод и рисков, связанных с этим, характера, способностей и моральных качеств подчиненных.

Для решения вопроса о делегировании зарубежные специалисты в области управления рекомендуют использовать матрицу Эйзенхауэра, которая в значительной степени облегчает руководителю ориентировку в ситуации (рисунок 1) Основы менеджмента: 2-е издание переработанное и дополненное /под ред. Вачугова Д. -- М.: Высш. шк., 2005. - С. 163..

Рисунок 1 - Матрица Эйзенхауэра

С точки зрения необходимости контроля, делегируемые проблемы можно разделить на следующие виды требующие: текущего контроля за их результатами, обычного контроля и не допускающие отклонений от предписываемых действий. В предпоследнем случае полномочия делегируются выборочно, а в последнем - вообще не делегируются.

Обычно делегируются следующие виды полномочий Там же. С.164.:

· решение частичных, узкоспециальных проблем, в которых исполнители разбираются заведомо лучше руководителя и прекрасно это понимают;

· осуществление подготовительной работы (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных видов проектов);

· присутствие на различных мероприятиях информационного характера, выступление с сообщениями, обмен опытом.

В то же время ни при каких обстоятельствах не делегируются Основы менеджмента: 2-е издание переработанное и дополненное /под ред. Вачугова Д. -- М.: Высш. шк., 2005. - С.165.: решения проблем, связанных с выработкой общей политики организации или подразделения, а также особо важных и срочных, предполагающих действия в условиях критических ситуаций или повышенного риска; общее руководство; рассмотрение конфиденциальных задач, вопросов, связанных с поощрением и наказанием сотрудников.

3. Учет особенностей личности

В большинстве случаев руководителю при распределении задач необходимо учитывать особенности личности. Так, на эффективную деятельность влияет локус контроля.

Локус контроля - личностная особенность, впервые описанная и исследованная Дж. Роттером. Люди могут характеризоваться внутренним или внешним локусом контроля. Те, кому свойствен внешний локус контроля (экстерналы), полагают, что все жизненные события главным образом - результат действия случая или удачи. Люди, характеризующиеся внутренним локусом контроля (интерналы), считают, что они могут влиять на ход своей жизни и то, что с ними произошло или произойдет, является результатом их собственных решений. Исследования показывают, что лица с внутренним локусом контроля отмечают большую удовлетворенность трудом, работая в условиях партисипативного (т. е. с элементами самоуправления) менеджмента, в то время как работники с внешним локусом контроля чувствуют себя комфортно в условиях директивного управления См. Организационное поведение: учебник для вузов / под ред. Г. Р. Латфуллина, О. Н. Громовой. - СПб.: Питер, 2004. - С. 102..

4. Использование стратегии отказа

При определении приоритетности задач возникает необходимость сказать одним делам «да» и начать ими заниматься, а другим, не соответствующим заданным целям, - «нет» и отложить их выполнение. Анализируя различные способы противодействия навязываемым делам, Г. А. Архангельский выделяет несколько типовых сценариев, которые наиболее часто используются в ситуации отказа Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент. Полный курс: учебное пособие / Г. А. Архангельский, С. В. Бехтерев, М. А. Лукашенко, Т. В. Телегина. - М.: Альпина Паблишер, 2012. - С. 188-189.:

1. «Военная хитрость». Стратегия, при которой на просьбу отвечают отказом, аргументируя это ложными обстоятельствами. Часто данная стратегия дает положительный результат, но метод плох тем, что обман может рано или поздно раскрыться.

2. «Логическая аргументация». Стратегия заключается в том, что даются одна или несколько убедительных причин, аргументов отказа. Стратегия достаточно разумная, поэтому часто применяется. Сложность состоит в возможности применения оппонентом контраргументов.

3. Стратегия «откладывания». Фактически представляет собой косвенный отказ с отсрочкой выполнения обещания. Данную стратегию часто выбирают из-за ее простоты: на разговор тратится минимум времени, отсутствие прямого отказа.

4. «Третий путь». Стратегия, при которой предлагаются варианты решения проблемы, с которой обращаются. Главный недостаток этого подхода стоит в том, что человек, воспользовавшись советом, всю ответственность за результат переложит на вас. Выбирая в качестве стратегии этот вариант отказа, необходимо быть готовым к негативному сценарию развития событий. А также помнить о том, что на поиск варианта решения или необходимой информации для просителя потребуется время.

5. «Создание непривлекательного образа желаемого». Эта стратегия является сочетанием стратегии «военная хитрость» и «логическая аргументация» и заключается в том, что вы всеми силами стараетесь показать, насколько непривлекательно то, о чем вас кто-то просит. Нередко бывает, что аргументы настолько убедительны, что человек отказывается от своей просьбы сам.

6. «Твердое нет». Умение отказывать особенно важно для современных менеджеров, поэтому рекрутинговые компании и работодатели при подборе специалистов, особенно на позиции топ-менеджеров, как правило, тестируют их, в том числе и не способность отказывать. Владеть искусством «нет» не означает отказывать всегда и всем. Необходимо дать себе право говорить «нет» в ситуациях, где это уместно.

Каждая из рассмотренных стратегий имеет свои слабые и сильные стороны. При приоритизации своих задач, отсеве дел с навязанной срочностью необходимо избрать собственную стратегию, адекватную сложившимся обстоятельствам, учитывающую реалии ситуации, а также минимизирующую потери времени и возможные риски.

2 Практика реализации технологий тайм-менеджмента на примере ООО «Босфор»

2.1 Общая характеристика ООО «Босфор»

Общество с ограниченной ответственностью «Босфор» (Общество) создано в соответствии с законодательством РФ, с ГК РФ и ФЗ № 14 от 08.02.1998г. «Об обществах с ограниченной ответственностью» по решению учредителей и зарегистрировано в 2000 году (постановление Главы Государственной Администрации г. Пятигорска от 14.08.2000 года №642 РНП).

Местонахождение объекта: 357500, Ставропольский край, г. Пятигорск, ул. Ермолова, 14.

Компания «Босфор» была основана в 1996 году и на сегодняшний день является крупнейшим изготовителем светопрозрачных конструкций из ПВХ и алюминия на юге России.

ООО «Босфор» действует на основании Устава. Высшим органом управления Общества является Общее собрание участников.

Для текущего руководства деятельностью Общества, собрание участников назначает генерального директора Общества, который подотчетен Общему собранию участников.

Осуществление контроля над финансово-хозяйственной деятельностью Общества осуществляется ревизором, избранным сроком на один год Собранием.

Общество является самостоятельным хозяйствующим субъектом и обладает правами юридического лица. ООО «Босфор» имеет в собственности обособленное имущество, а также самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, заключать все виды гражданско-правовых договоров с другими хозяйствующими субъектами, распоряжаться имуществом, быть истцом или ответчиком в арбитражном суде.

В соответствии с основными видами своей деятельности Общество осуществляет взаимоотношения с юридическими и физическими лицами на основе договоров по реализации товаров, оказания услуг, выполнение работ; самостоятельно планирует и осуществляет хозяйственную деятельность, исходя из реального спроса и в пределах направления деятельности.

Общество осуществляет оперативный и бухгалтерский учет результатов деятельности, предоставляет государственным органам информацию, необходимую для налогообложения и ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации.

Целями деятельности организации является удовлетворение общественных потребностей в товарах, услугах, а также получение прибыли Устав ООО «Босфор», принятый на общем собрании участников от 03.12.2009 г..

Исходя из наличия производственных мощностей, заказов потребителей и заключенных договоров о поставках, предприятие самостоятельно устанавливает объем производства продукции по номенклатуре в натуральном выражении.

Самое пристальное внимание компания уделяет качеству продукции и инновациям, модернизации производства и сервису. Применение передовых технологий производства позволяют создавать самые сложные и уникальные оконные и дверные конструкций из ПВХ и алюминия .

Компания располагает собственным заводом по сборке конструкций из ПВХ общей площадью 3000 м2, а также на базе производства имеется автопарк для своевременной и мобильной доставки готовой продукции, что позволяет гарантировать клиентам максимальную оперативность исполнения заказов.

С сентября 2013 года в г. Лермонтов запущено новое ПВХ-производство ООО «Босфор» мощностью до 500 000 изделий в год. Новейшее немецкое оборудование: 4-х головочный сварочный станок Rotox и обрабатывающий центр распила и обработки профиля Shirmer обеспечивает превосходное качество изготавливаемой продукции.

Постоянное совершенствование навыков специалистов компании, расширение предлагаемого ассортимента продукции, создание уникальных продуктов - вот залог успеха и процветания лидера рынка - компании Босфор.

ООО «Босфор» производит и реализует следующие виды продукции Официальный сайт ООО «Босфор». URL: bosforkmv.ru/:

· Пластиковые окна: Новотекс, Эколайн, КБЕ.

· Жалюзи: вертикальные жалюзи из ткани, алюминия и пластика; горизонтальные жалюзи из алюминия (50 мм) и дерева (25 мм и 50 мм); японские шторы; рулонные шторы; ROLLITE (кассетные рулонные шторы с креплением на створку); кассетные горизонтальные жалюзи Isotrahit.

· Алюминиевые конструкции: алюминиевые окна, алюминиевые двери (маятниковые, распашные, откатные, раздвижные, револьверные), зимние сады, офисные перегородки, алюминиевые фасады.

· Ворота: промышленные ворота, секционные ворота, откатные въездные ворота.

· Рольставни.

Компания изготавливает продукцию по системе заказов. На складе готовой продукции хранятся не подошедшие по каким-либо параметрам изделия, которые затем реализуют, предоставляя существенную скидку.

Продукция на предприятии проходит несколько этапов проверки качества. На входе проверяется качество полученных материалов и только после этого запускается производство. На выходе продукция вновь проверяется, продукция доставляется на склад, где снова проходит проверку.

Пластиковые окна можно купить в офисах продаж компании, которые успешно работают в Пятигорске, Ессентуках, Минеральных Водах и Кисловодске. За прошедшие годы было остеклено множество самых разных зданий в различных уголках России: многоквартирные жилые дома и офисы, санатории и торговые центры, коттеджи и рестораны, гостиницы и магазины.

Так, проектами компании «Босфор» являются: санаторий «Русь», санаторий «Целебный нарзан», «Россельхозбанк», ТРЦ «Вершина», ресторан «Золотой дракон», магазин «Евромода» и т. д.

Благодаря глобальному расширению производства и развитию дилерской сети (210 дилеров, находящихся в городах Ставропольского края, Краснодарского края, республики Адыгея, Карачаево-Черкесской республики, Кабардино-Балкарской республики, Чеченской республики, республики Северная Осетия-Алания), разработке и внедрению самых современных маркетинговых приёмов продвижения и развития, компания «Босфор» обеспечивает своё безусловное лидерство на рынке на многие годы вперёд.