Обстановка и ее влияние на коммуникации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Внутреннее убранство помещения оказывает значительное влияние на тех, кто в нем долгое время находится. Многочисленными медицинскими исследованиями доказано, что цветовая гамма и форма окружающих предметов оказывают заметное влияние на работоспособность и стиль мышления человека. Этого невозможно добиться без благоприятной психологической обстановки, которая достигается, в первую очередь, грамотно подобранным оформлением офисного помещения.

Контрольная работа будет посвящена изучению обстановки общения. Данная тема актуальна, потому, что, как известно, обстановка оказывает влияние на общее самочувствие и работоспособность сотрудников, так как именно на работе современный человек проводит большую часть своего времени. Объектом исследования является современное внутреннее убранство фирм.

Следует отметить, что грамотно подобранный интерьер не только улучшит самочувствие, но и повысит работоспособность персонала фирмы, что, в конечном итоге, принесет ей желаемую прибыль и позволит существенно увеличить производительность труда.

Важность правильной организации рабочего помещения объясняется тем, что в нем человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому стоит подумать о планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, т.к. все это влияет на производительность труда, наше настроение и здоровье.

Задачи контрольной работы:

- рассмотреть особенности влияния помещения на общение;

- виды помещений;

- характерные особенности обстановки рабочего помещения.

При написании контрольной работы использовалась учебно-методическая литература. Работа состоит из введения, основной части, подтем, заключения и списка литературы.

1. Организация пространства общения

Начало исследованиям этого вида коммуникации положил американский ученый Э. Холл. Эти исследования привели к образованию новой области в изучении психологии общения -- проксемики, то есть пространственной психологии, которая занимается, в частности, связью между протеканием процесса общения и расположением собеседников относительно друг друга в пространстве. Оптимальное расстояние между собеседниками зависит от их индивидуальных черт и ситуативных параметров.

Э. Холл описал нормы приближения человека к человеку.

Эти нормы определены четырьмя расстояниями:

-- интимное расстояние (радиус) от 0 до 45 см используется при общении самых близких людей;

-- персональное расстояние от 45 до 120 см используется при обыденном общении со знакомыми людьми;

-- социальное расстояние от одного до четырех метров оказывается предпочтительным при общении с чужими людьми и при официальном общении;

-- публичное расстояние от четырех до семи с половиной метров используется при выступлении перед различными аудиториями.

2. Организация рабочих место в служебном помещении

Выделяют следующие основные системы планировки помещений:

- зальная

- кабинетная

1. Кабинетная - структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком -- увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

2. Зальная - при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток -- невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.

Зальная структура допускает размещение практически неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят лёгкие перегородки; обычно они не доходят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию изолированности; сотрудникам приходится работать в условиях "речевого коктейля".

Ещё один способ организации труда в служебном помещении: несколько столов ставятся вместе - четыре или шесть. Поверхность каждого стола является индивидуальным сектором работы, однако специфическая расстановка столов - впритык друг к другу, - во-первых, позволяет экономить место и, во-вторых, даёт возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчинённые, а также, консультируя одного из них, давать одновременно пояснения и другим; сотрудникам за такой группой столов, легче обсуждать возникающие вопросы, принимать совместные решения.

Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов.

Первый - в помещении, состоящем из одной комнаты, размещаются столы сотрудников, однако, поскольку площадь комнаты не превышает 25-40 кв.метров, там ставиться не более 5-8 столов.

Второй вид кабинетной системы - помещение для одного лица - менеджера. Стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трёх зон - рабочей, совещательной и зоны неформального общения.

В рабочей зоне находится стол менеджера; рабочий стол может быть дополнен различными техническими средствами - компьютером, факсом и т.п. В совещательной зоне находится достаточно большой стол, т.к. часто совещания проводятся прямо в кабинете менеджера, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стопка листов бумаги - чтобы можно было сделать запись. Зона неформального общения - несколько кресел журнальный столик с пепельницей, иногда здесь же - бар. Мебель и площадь зоны неформального общения зависят от должностного уровня менеджера, масштаб его деятельности и деятельности организации.

3. Обстановка помещений

Профессиональное и продуманное обустройство офиса - одна из составляющих успеха любой компании. Правильное проектирование и зонирование офиса, создание привлекательного дизайна интерьера, подбор функциональной и красивой мебели играет весьма важную роль. Именно от этого будет зависеть возможность сотрудников компании эффективно и плодотворно трудиться, а также впечатление о компании, которое будут получать гости офиса. Безусловно, оно должно быть приятным. Каждая деталь интерьера должна быть строго выверена для того, чтобы офис был комфортным и в то же время создавал оптимальную рабочую обстановку.

Обустройство офиса включает в себя множество нюансов: оптимизация внутреннего пространства, проектирование искусственного освещения, выбор стиля дизайна интерьера и цветовой гаммы, подбор мебели и многое другое.

Для рабочего помещения нужно использовать определённые материалы и цвета. Только тогда интерьер рабочего пространства будет подходящим и располагающим к труду.

Стоит отметить, что при выборе места для работы главным является именно интерьер, а не размеры рабочего кабинета. Дело в том, что правильное планирование рабочего пространства позволяет обустроить удобный кабинет даже в небольшой комнате.

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь-это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м2 на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16м2. Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.

Габариты мебели должны соответствовать площади помещения, она не должна загромождать приемную.

3.1 Интерьер офиса в служебных помещениях

Цвет стен.

Применение определенного цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние, сокращает утомляемость. Поэтому выбор окраски служебных помещений должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений, то есть в соответствии с требованиями технической эстетики.

Определенные цветовые гаммы соответствуют функциям помещения. Используя разные тона, можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки. В холодные тона следует окрашивать помещения с высокой температурой (южные районы страны), в тёплые тона целесообразно окрасить помещения с низкой температурой (северные районы страны). Таким же образом можно подчеркнуть или затушевать особенности помещения. Следует учитывать, что светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная уменьшает.

Значимым является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для обеспечения лучшей организации труда. Для сотрудников служб документации необходимо создать определённый зрительный комфорт. В работе секретаря, например, используется цветовой “семафор” при раскладке документов в папки различных цветов.

В современном деловом мире принято стены служебных помещений разного назначения красить или оклеивать обоями светлых нейтральных тонов - светло-серым, бежевым и т.п.

Пол. Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плитки - в коридорах, холлах. Паркет - дорогостоящее покрытие, поэтому паркетный пол - для отдельных кабинетов менеджеров, для парадных служебных помещений, в остальных случаях - стандартное напольное покрытие с меньшим или большим ворсом или, линолеум.

Освещение.

Лампы белого света излучают мягкий белый свет, несущий теплоту и успокоение, способствующий повышению зрительного восприятия.

Все типы светильников в обязательном порядке должны быть снабжены рассеивателями и экранизирующими решетками; для совместного освещения допускается не просвечивающий отражатель с углом не менее 40 градусов. Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или при комбинированном, когда недостаточное естественное освещение дополняется местным или, когда работают светильники общего и местного назначения. Свет должен падать на рабочие поверхности столов и средств оргтехники с левой стороны или спереди, определяющий эффект недопустим. Требуемая сила света должна сочетаться с правильной подачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45% всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться. Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому при небольшой освещенности предпочтение отдают теплым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные цвета. Свет в офисе должен иметь правильную направленность, установку и формат «светового пятна» - это важные факторы здоровья, уюта и повышения результативности труда.

Техника и освещение.

Так же как не рекомендуется смотреть телевизор в темной комнате, так

нельзя и работать за дисплеем только при местном освещении. Это связано с таким явлением, как адаптация зрения. Периодическое приспособление глаза с одной яркости на другую приводит к быстрому утомлению, потери зрения, отрицательно влияет на психику.

Яркость же самого монитора, точнее его электронно-лучевой трубки, должна быть такова, что можно было бы получить оптимальный контраст изображения. Для получения такого контраста можно воспользоваться защитным экраном, который уменьшает общую яркость изображения, устраняет блики, увеличивает общий контраст, при этом не подавляя темные участки текста.

Чтобы уменьшить напряжение глаз, необходимо учесть, что легче воспринимаются глазом темные знаки на светлом фоне. Глаз меньше утомляется, держится хорошая скорость и точность считывания при чтении желто-зеленых знаков на белом фоне. Были установлены оптимальные комбинации цвета знаков с цветом фона: синий на белом, зеленый на белом, черный на желтом, черный на белом.

Старайтесь не допускать длительной работы с текстом на мониторе, выполненным красными буквами на зеленом фоне, оранжевыми на белом, черными на пурпурном, оранжевыми на черном.

Положительно на работе глаз скажется, если вы будете соблюдать золотое правило - располагать монитор на расстоянии равном двум диагоналям вашего экрана. Угол наклона монитора должен быть таков, чтобы верхний край экрана находился на уровне ваши глаз.

Имея на рабочем столе работающий компьютер, мы получаем в своем рабочем кабинете электронное, электростатическое, рентгеновское и ультрафиолетовое излучение. Основным источником вредного воздействия на организм человека являются электромагнитные колебания низкой частоты, связанные с работой схем развертки электронного луча, они воздействуют на обмен веществ в организме, могут привести к патологическим изменениям в клетках мягких тканей.

Синий монитор экрана имеет частичное излучение в ультрафиолетовой области спектра. Это воздействие существенно при длительной работе с компьютером или заболеваниях сетчатки глаза.

Украшение (картины, скульптуры, цветы)

Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако их допустимый перечень весьма ограничен - это эстампы, картины, гравюры, однако содержание вышеперечисленных предметов изобразительного искусства не должно носить агрессивный или провоцирующий уныние характер. Чаще всего это пейзажи, натюрморты, излучающие спокойствие, уравновешенность.

Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным "аксессуаром" имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реализации направлений деятельности.

Прекрасным украшением служебных помещений всех типов могут быть цветы. Они не только украшают, но и создают неформальную атмосферу, смягчают психологическую напряжённость, если ситуация близка к конфликту. Предпочтительны крупнолиственные цветы, также небольшие вечнозелёные деревья в кадках (деревянных или керамических), стоящих на полу.

Принято также использовать как украшение небольшие скульптуры - такие предметы обычно присутствуют в кабинетах менеджеров достаточно высокого уровня.

В служебных помещениях для рядовых исполнителей есть потребность иметь в доступном виде различные информационные материалы; имеет смысл оформить их таким образом (красивая рамка), чтобы они одновременно служили и украшением.

Следует также отметить, что неуместно украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинками или открытками, присланными "любимой подругой" (другом) и наклеенными на стену. Недопустимы на рабочем месте предметы личного характера - фотографии членов семьи, всякие умилительные фигурки и тому подобные мелкие вещи. Следует помнить, что украшения в служебном помещении не должны быть в избытке, наоборот, их небольшое количество призвано оттенять строгость и официальность обстановки.

Мебель.

В настоящее время в мировой практике принято оборудовать рабочие помещения организации стандартной мебелью, выпускаемой сериями, комплектами - на разные вкусы, большей или меньшей стоимости. Частные компании иногда используют для служебных кабинетов менеджеров высшего уровня мебель не стандартную, а изготовленную индивидуально, иногда даже вручную, т.е. дорогую мебель, чтобы подчеркнуть должностной ранг хозяина кабинета.

Для обеспечения сотрудника достойным рабочим местом необходимо, руководствуясь организационной схемой предприятия, учитывать "протокольные особенности" данного служебного места, выделенного для сотрудника данной должности.

Удобный рабочий стол -- это полдела в организации рабочего места. Такой стол должен быть достаточно большим, чтобы места хватало не только вашему компьютеру, но и всем необходимым вещам. А еще стол обязательно должен быть компьютерным -- с полочками для клавиатуры и системного блока. С компьютером мы проводим больше времени, чем со своей второй половиной, поэтому так важно найти с ним взаимопонимание. А это значит в идеале -- иметь жидкокристаллический монитор, лазерную беспроводную мышку, а также эргономичную клавиатуру. Все эти удобные предметы позволяют меньше утомляться глазам и рукам. Компьютер -- вещь особая и любит располагаться на столе с удобствами. Монитор должен находиться напротив ваших глаз или чуть ниже на расстоянии примерно 50-60 см. Если у вас нет компьютерного стола, отрегулируйте высоту стула так, чтобы при работе с клавиатурой локти были согнуты под прямым углом, иначе рискуете заработать заболевания суставов. Кстати, специальный крутящийся стул -- также обязательный атрибут удобного рабочего места. Очень хорошо, если такой стул имеет удобный изгиб на спинке под форму позвоночника.

4. Рабочее место сотрудников, место для посетителей, кабинет

руководителя

4.1 Рабочее место сотрудников

На хорошем рабочем месте сотрудник не засиживается сверхурочно. А все потому, что хорошее рабочее место помогает делать все быстро и в срок.

Очень важный вопрос - это вопрос о размещении рабочего стола, то есть рабочего места в кабинете. Для руководства крайне важно правильным образом размещать не только собственный рабочий стол, но и рабочие места подчиненных, так как от этого зависит ход работы в коллективе. Есть общие моменты, которые не плохо было бы соблюдать каждому, чтобы чувствовать себя на работе уверенно и свободно. Самое не комфортное, что можно придумать -- это сесть спиной к двери. Работнику придется оборачиваться на любой шум. Не стоит ставить столы так, чтобы два сотрудника сидели лицом к лицу. Не желательно также сидеть спиной к окну. В этом случае хорошо бы иметь стул с высокой спинкой и подлокотниками. Крайне неудачен вариант, когда за спиной одного сотрудника располагается стол другого. Вообще на нервы действует любая расстановка столов, при которой коллегам видно то, чем в данный момент занимается работник. Самое лучшее место в комнате по диагонали от двери, лицом к двери, спиной к стене. Но, к сожалению стен в помещении не так много, как работающих там сотрудников, поэтому ситуацию могут спасти перегородки. Минус у них то же, что и плюс -- сквозь них ничего не видно, а замкнутое пространство психологически утомляет.

Если работник вынужден работать в таких условиях, то чтобы создать иллюзию пространства -- можно повесить перед собой картину с пейзажем или фотографию с изображением моря. Расстояние между рабочими местами сотрудников в идеале должно быть полтора метра. Это личное пространство человека, в которое нежелательно вторгаться другому. Это будет воспринято в штыки и может уменьшить работоспособность сотрудника. Но если расстояние между местами больше трех метров, то это так же негативно сказывается, но не столько на сотруднике, сколько на его работе. Дело в том, что если человек почувствует некую свободу, а при таком расстоянии тяжело будет уследить за всеми, то он безнаказанно сможет заниматься делами, не относящимися к работе.

И не стоит забывать, что офисные сотрудники - это команда, а значит, они должны действовать сообща, а на таком расстоянии это затруднительно. Поэтому, размещая рабочие места в офисе, работодатель должен придерживаться одного правила - все, что нужно работнику должно находиться на расстоянии вытянутой руки. Если кто-либо из сотрудников недоволен своим рабочим местом, например, ему некомфортно психологически, чего-то не хватает на рабочем столе, неудобен стул или что-то еще, то он вправе подойти к работодателю и высказать свои пожелания. А работодатель, в свою очередь, должен принять к сведению лишь те моменты, которые непосредственно затрагивают организацию рабочего места (необходимая законодательно установленная площадь рабочего места, организация безопасности электрической проводки и т.п.).

Все остальные требования сотрудника работодатель выполняет по своему усмотрению. Много вопросов возникает и с так называемым порядком на рабочем месте. Порядок и беспорядок -- понятия субъективные. Неопрятная, с точки зрения начальника, гора документов на рабочем столе может быть необходима работнику для выполнения сложного задания, и нарушение положения бумаг порой способно провалить его проект. Легкомысленные на первый взгляд семейные фото или какие-нибудь мишки-мышки на рабочем месте могут снимать стресс и тем самым помогать поддерживать работоспособность долгое время. По большому счету, рабочее место -- это территория, которую человек инстинктивно обустраивает по-своему для того, чтобы ему было комфортно. Нарушать эту гармонию можно лишь в случае крайней необходимости - если речь идет о работе с важными документами ограниченного доступа либо в представительских офисах, где клиенты по рабочему столу судят о компании в целом. Говоря же о рабочем месте и рабочем пространстве сотрудника, хочется обратиться к работодателю - от Вас зависит работоспособность и эффективность труда Вашего работника.

4.2 Место для посетителей

Хороший интерьер, в котором все продумано до мелочей, вызывает доверие у клиентов и настраивает их на положительный рабочий лад. Изначально хорошее настроение потенциального клиента или партнера может послужить залогом для установления длительных и продуктивных деловых отношений.

Каждый из посетителей, соответственно, представляет свой интерес для руководства офиса, поэтому к выбору мебели для посетителей надо отнестись серьезно и обдуманно.

Во-первых, надо помнить, что посетители бывают разные - некоторым, достаточно ненадолго зайти в офис , чтобы передать бумаги или получить краткую информацию. Другим же придется провести немало времени в ожидании переговоров или решения руководителя. Поэтому лучше всего, если в офисе будут стулья и кресла для посетителей .

Как правило, у офисного кресла для посетителя , в отличие от кресла для персонала, отсутствуют подлокотники и колесики, которые в некоторых случаях мешают нормальному ходу беседы с сотрудниками компании. Чаще всего в качестве опоры выступают ножки, либо упругая рама. Спинка у них обычно невысокая, а регулировочные механизмы отсутствуют. Передний край должен быть округлым и мягким, что позволит избежать излишнего давления на вены при длительном сидении.

5. Кабинет руководителя

Кабинет руководителя -- это не просто функциональное помещение для подписания бумаг. Зачастую это -- место, с которого начинается знакомство с фирмой самых важных клиентов и заказчиков. Стоит ли говорить, что офисная мебель и интерьер в кабинете директора должны быть выполнены по высшему разряду, и внушать только доверие и вызывать положительные эмоции.

Компания «Дельта Офис», как специалист в сфере мебели для офиса, рекомендует отнестись к вопросу выбора офисной мебели в кабинет руководителя со всей серьезностью. Дело в том, что как бы вы к этому ни относились, но самые важные для компании встречи будут проходить именно здесь. А для того, чтобы переговоры проходили удачно, офисная мебель и интерьер кабинета должны быть идеальными.

Кабинет руководителя -- это помещение, в которое приобретается только качественная мебель для офиса высокого класса. Здесь нельзя пренебрегать мелочами: каждая деталь должна быть продумана и сделана на высшем уровне. Вся офисная мебель в кабинете руководителя призвана выполнять представительскую функцию в первую очередь, поэтому нужно оформлять интерьер особенно внимательно.

В первую очередь среди мебели для офиса заслуживает внимания кресло руководителя. Такие кресла обычно делают массивными и тяжелыми, из натуральных высококачественных материалов: массива дерева, натуральной кожи. Директорское кресло может быть снабжено массой функциональных дополнений, как-то массажер спины или механизм покачивания, но при этом важно, чтобы оно сочетало в себе максимум комфорта внушительный внешний вид.

Хотя бумажная работа в кабинете директора зачастую ограничивается чтением и подписанием документов, но наличие письменного стола для директора -- обязательный атрибут кабинета. Как и другая офисная мебель высокого класса, письменные столы изготавливаются из массива ценных пород дерева (если речь об элитной мебели), или отделывается натуральным шпоном (для более дешевых моделей). Так или иначе, стол руководителя должен быть солидным и массивным, на тяжелых ножках. Особую роль здесь играет толщина столешницы: чем она толще, тем внушительнее выглядит стол.

Кроме того, любой кабинет обязательно дополняется корпусной офисной мебелью: это и полки для документов, и стеллажи для книг. Компания «Дельта Офис» советует эти предметы мебели оформлять в том же стиле, что и весь кабинет: натуральный шпон или, если позволяет бюджет компании, массив дерева в сочетании с качественным оформлением интерьера кабинета в целом, произведут впечатление надежности компании и солидности владельца кабинета.

Стили кабинетов (классика, неоклассика, постмодернизм, «новая волна», брутализм, «хай-тек»).

Дизайн мебели кабинетов руководителей сегодня отвечает различным стилистическим направлениям, которые способны выразить предпочтения, характер и род деятельности владельца кабинета.

Классика. Этот стиль с лёгким налетом классических греческой или латинской эпох, отличается строгой соразмерностью помещения, колонн, деревянной мебели. Преобладают сочетания цветов: белый с желтым, белый с голубым.

Неоклассика. Кабинеты в этом стиле отделываются деревом (дубовыми панелями, например), зелёным сукном. Староанглийский стиль - вариант неоклассики.

Постмодернизм. Дизайнеры, создающие интерьеры в этом стиле, играют с элементами других стилей, причём основное в этой игре - гротескность. Например, классика с заметным нарушением классических пропорций.

Хай-тек. Это наиболее модный в последнее время стиль, ассоциирующийся с атрибутами прогресса - компьютером, автомобилем. Стекло, металл, натуральное дерево соединяет одна эстетическая идея - холодное изящество без украшений, но строгая подчиненность основной идее. Стиль хай-тек отличают геометричность форм и четкость линий, а также использование таких современных материалов как пластик, стекло, металл.

«Новая волна». Доминируют светло-лимонный, бирюзовый, розовый цвета в сочетании с белым, а преобладающим считаются современные формы с экзотическими мотивами в деталях.

Брутализм. Это стиль возник в Америке как антитеза панельному градостроительству. Стиль нарочитой грубости и осознанной незавершенности - обнаженный камень, неровная кирпичная кладка…

6. Позиции за столом

В деловом общении большое значение имеет использование возможностей сесть за стол именно там, где это важно для достижения целей или удобно. Взаиморасположение партнера, собеседника или кандидата играет важную роль в создании психологической атмосферы переговоров. Можно привести несколько характерных позиций собеседников за столом переговоров, влияющих на характер беседы. Если у вас стандартный 4-х угольный стол, то вы с собеседником можете занять 4 позиции по отношению друг к другу (на рисунке ваша позиция А, позиция собеседника - В).

Угловая позиция. Угловая позиция подходит больше всего для дружеской непринужденной беседы, хотя возможна и для делового разговора, например: врач - пациент, руководитель - подчиненный. Позиция способствует постоянному контакту глаз и создает условия для жестикуляции, не мешающей партнеру, позволяет наблюдать друг за другом. Угол стола служит частичным барьером: при возникновении конфронтации можно отодвинуться дальше, в ситуации взаимопонимания - сблизиться; территориальное разделение стола отсутствует.

Позиция сотрудничества. Такая позиция подходит для непосредственного делового взаимодействия. Когда задача или проблема решаются совместно, людям нужно сидеть рядом, чтобы лучше понять действия и намерения друг друга, видеть анализируемые материалы, обсудить и выработать общие решения.

Соревновательно-оборонительная позиция. Положение деловых партнеров друг против друга создает атмосферу соперничества, при которой каждый из участников жестко ведет свою линию, отстаивает свою позицию, пытается обыграть делового партнера. Стол между ними становится своеобразным барьером. Достичь согласия при такой позиции за столом чрезвычайно трудно, даже компромисс затруднителен, а вот конфликт вполне возможен.

С другой стороны, такая позиция может свидетельствовать о субординации. Разговор тогда должен быть коротким и конкретным. Именно так садятся за стол переговоров: тогда это означает равноправную позицию и может способствовать конструктивному общению.

4. Независимая позиция. В определенных ситуациях делового общения целесообразно занимать независимую позицию, то есть по диагонали через весть стол. Эта позиция характерна для людей, не желающих взаимодействовать. Она свидетельствует об отсутствии заинтересованности или о желании остаться незамеченным, например, на деловом совещании, семинаре и пр.

Форма стола тоже имеет значение:

квадратный стол способствует отношениям конкуренции и соперничества между людьми, равными по положению;

за прямоугольным столом на встрече партнеров одинакового социального статуса главенствующим считается место, на котором сидит человек, обращенный лицом к двери;

круглый стол создает атмосферу неофициальности и непринужденности.

Маленькая хитрость: приготовьте стулья или кресла для собеседника во всех возможных позициях и посмотрите, какое именно он выберет. Так вы узнаете его отношение к вам и теме разговора, его настрой на успех и какое место он себе отводит.

Если вы приглашаете одновременно нескольких посетителей и предлагаете сесть, где им хочется, то легко определите личный статус каждого по тому месту, которое он себе отводит.

Здесь наибольшее влияние имеет человек А, сидящий во главе стола спиной к стене. Второе по степени влияния место занял В, он также видит всех присутствующих, но сидит спиной к двери. Ближе всех к «главному» сел С, отведя себе тем самым третье по важности место. Четвертное по важности место у Д, и самое скромное местно отвел себе Е. Человек В будет скорее всего вести себя несколько конфронтационно по отношению к вам, а человек С будет выражать вам одобрение и согласие, а человек Е продемонстрирует готовность подчинятся любому вашему решению. Для деловых бесед с участием нескольких человек, для создания атмосферы сотрудничества лучше всего подойдет круглый стол с одинаковыми удобными креслами вокруг него.

7. Помещение для проведения совещаний и переговоров

Для решения вопроса о конфиденциальности переговоров, при планировании офисного помещения выделяют определенную его часть, в которой можно было бы поместить переговорную комнату, удобную для проведения совещаний без риска утечки информации.

РАЗНОВИДНОСТИ ПЕРЕГОВОРНЫХ КОМНАТ.

Монтаж и сборка переговорной комнаты выполняется, как правило, из офисных перегородок. Здесь есть различные варианты реализации проекта:

Переговорная комната из цельностеклянных перегородок. Собрать переговорную комнату можно из цельностеклянных перегородок с матовой пленкой, что уменьшает прозрачность и светопропускание. Стекло толщиной 10 мм., способствует поглощению речевой информации и не пропускает за пределы комнаты, где проходит совещание, ни одного звука.

Комната для конференций из комбинированных перегородок. Второй вариант - построение переговорной комнаты из комбинации таких материалов как гипсокартон и стекло. Такие перегородки называют комбинированными. Они состоят из двух частей: внизу гисокартон, а вверху 5 мм. стекло (двойной стеклопакет с вмонтированными жалюзи). Жалюзи позволяют полностью закрыть переговорную комнату от посторонних любопытных глаз на время проведения совещания руководства компании или переговоров с ключевыми клиентами. По степени звукоизоляции такие перегородки не уступают перегородкам из цельного стекла.

Комната для совещаний из цельностеклянных перегородок с жалюзи. Третий способ реализации монтажа переговорной комнаты заключается в сборке её стенок из цельного стекла высотой от пола до потолка с двойным остеклением тонкими (5 мм.) стеклами и жалюзи, размещёнными между двух стекол по всей их площади - от низа до самого верха. Данная конструкция заслуженно завоевала большую популярность за свой привлекательный и аккуратный внешний вид. При максимальном уровне поглощения звуков беседы и возможности плавной регулировки светопропускания от 0 до 100 процентов, такие перегородки обоснованно становятся лидерами среди всех остальных перегородок.

Переговорная из глухих перегородок. В некоторых случаях стены зала для проведения конференций и совещаний изготавливают из глухих перегородок. В качестве материала здесь применяется алюминиевый профиль и гипсокартон с наклеенным на него декоративным покрытием - дюрафортом. Всю конструкцию стен зала для переговорной можно обшить фальш-панелями из древесины или под дерево, что придаст большей солидности, но и стоить будет существенно дороже.

8. Схемы размещения участников

Размещение Участников за Столом

Стратегическое расположение "сил" и правильное распределение участников за столом является средством их эффективного взаимодействия. Различные оттенки отношения людей к вам могут выражаться через то, какое место они занимают за столом относительно вас.

В1:Угловое расположение

В2: Позиция делового взаимодействия

В3: Конкурирующее- оборонительная позиция

В4: Независимая позиция.

Угловое Расположение (В1)

Это расположение характерно для людей, занятых дружеской,' непринужденной беседой. Эта позиция способствует постоянному контакту глаз и предоставляет простор для жестикуляции и возможность для наблюдения за жестами собеседника. Угол стола служит частичным барьером в случае опасности или угрозы со стороны собеседника: можно за него удалиться. При таком расположении отсутствует территориальное разделение стола. Самым удачным стратегическим расположением для агента по торговле во время презентации .товара новому клиенту будет позиция В1 в случае, если А есть его покупатель. Просто передвинув стул в позицию В1, вы можете разрядить обстановку и увеличить свои шансы на успех переговоров.

Позиция Делового Взаимодействия (В2)

Когда два человека работают в соавторстве над какой-нибудь проблемой или проектом, они обычно занимают это положение. Это одна из самых удачных стратегических позиций для предъявления, обсуждения и выработки общих решений. Секрет, однако, заключается в том, чтобы В деликатно использовал эту позицию, не создавая у А впечатления, что его территория была нарушена.

Конкурирующее - Оборонительная Позиция (ВЗ)

Это очень благоприятное расположение также в том случае, когда нужно ввести третьего участника в переговоры. Например, В, агент по продаже, проводит уже вторую встречу с клиентом, и в этом случае он приглашает на встречу технического эксперта. В этом случае следует придерживаться следующей стратегии: технический эксперт занимает место С напротив клиента А. Агент по продаже может занимать или место В2 (позиция делового взаимодействия), или место В1 (угловая позиция). Это позволяет агенту быть на "стороне клиента" и задавать вопросы техническому эксперту от имени клиента. Эта позиция обычно называется "заодно с оппонентом".

Положение за столом друг против друга может вызвать оборонительное отношение и атмосферу соперничества. Она может привести к тому, что каждая сторона будет придерживаться своей точки зрения, потому что стол становится самим барьером между ними. Люди занимают такое положение за столом в том случае, если они находятся в отношениях соперничества, или когда один из них делает другому выговор за какой-то проступок. Если встреча происходит в кабинете, то такое расположение свидетельствует также об отношениях субординации.

Если В хочет повлиять на А, то положение друг против друга сокращает его шансы на успех переговоров. Однако в некоторых случаях такое расположение специально используется как часть спланированной стратегии. Например, А является начальником, который должен сделать строгое взыскание подчиненному В, и конкурентная позиция поможет ему увеличить эффект от сделанного выговора. С другой стороны, когда В хочет дать возможность А почувствовать его превосходство, он может специально сесть напротив А.

Каким бы бизнесом вы не занимались, если он связан со взаимоотношениями людей, вам необходимо знание различных средств воздействия на людей. Вашей целью должно быть понимание точки зрения других, создание непринужденной атмосферы в процессе взаимодействия и умение убедить клиента, что вы для него нужный человек. А конкурентная позиция не годится для этих целей. Большее взаимопонимание будет достигнуто через угловое положение и позицию делового сотрудничества, чем через конкурирующую позицию. Разговор в такой позиции должен быть коротким и специфичным.

Такое положение занимают люди, не желающие взаимодействовать за столом друг с другом. Обычно это происходит в библиотеке, в парке на скамейке или в ресторане за столиком. Оно свидетельствует об отсутствии заинтересованности. Это положение можно расценивать и как враждебное со стороны человека, чьи территориальные границы были нарушены. Этого положения следует избегать в случае, когда требуется откровенная беседа между А и В.

Независимая Позиция ( В4 )

9. Месторасположение различных служебных фирм

Вопрос о наилучшем месторасположении является значимым для предприятия. Для этого необходимо изучить и понять клиентов, чтобы выбрать место для предприятия, которое будет удобно и для них. Проделанная исследовательская работа в этом направлении в будущем принесет свои плоды.

Для некоторых компаний вопрос выбора места для офиса является более важным, чем для других. Например, расположение магазина женской одежды может определить успех его бизнеса или, наоборот, ускорить его банкротство, в то время как место, где обосновалась строительная фирма, почти не скажется на эффективности ее работы.

Можно выделить четыре аспекта, которые необходимо учитывать при выборе месторасположение вашей компании:

- личные предпочтения,

- внешние условия,

- доступность для клиентов.

ЛИЧНЫЕ ПРЕДПОЧТЕНИЯ

Многие предприниматели размещают офис своей компании в том микрорайоне, где живут сами, поскольку они хорошо знакомы со своими соседями, которые и являются их клиентами. Всегда легче заслужить доверие тех людей, которых вы хорошо знаете, поэтому нередко первыми клиентами любой компании являются ваши друзья, соседи знакомые. Некоторые предприниматели, пока их бизнес находится в процессе становления, в целях экономии средств размещают свой офис в одной из свободных комнат в своей квартире, в гараже, подвале или на чердаке. Как только компания встала на ноги, предприниматель уже может рассмотреть возможность переезда в более подходящее место.

ВНЕШНИЕ УСЛОВИЯ

Предпринимателю необходимо постоянно внимательно изучать факторы внешнего окружения его бизнеса. К таким факторам относятся состояние экономики, конкуренция, законодательство, отношение населения. Например, производителю высококачественной женской одежды рекомендуется открыть свой магазин в престижном районе, предпочтительнее рядом с магазинами конкурентов, чтобы клиенты могли сравнивать предлагаемые товары.

ОТХОДЫ

Наличие ресурсов особенно важно, если ваше предприятие будет заниматься производством товаров, а не услуг, поскольку именно наличие сырья и рабочей силы будет в значительной степени определять успех вашего бизнеса.

ДОСТУПНОСТЬ ДЛЯ КЛИЕНТОВ

Занимаетесь ли вы производством товаров, открывали предприятие розничной торговли или предоставляете услуги, ваш бизнес должен быть легкодоступен клиентов.

служебный помещение общение переговоры

10. Зоны неформального общения

Нельзя забывать о такой важной стороне рабочего процесса, как отдыхе сотрудников. Современный офис обязательно предусматривает наличие зоны с комфортной, почти домашней обстановкой, в которой персонал может восстановить силы или настроить клиента на доверительный разговор. Неформальные зоны способствуют установлению доверия, построению отношений, снятию стресса.

Зоны неформального общения создаются для того, чтобы сотрудники могли в более свободной и спонтанной обстановке обмениваться информацией.

Зона неформального общения - несколько кресел журнальный столик с пепельницей, иногда здесь же - бар. Мебель и площадь зоны неформального общения зависят от должностного уровня, масштаба деятельности и деятельности организации.

11. Психическая коммуникативная среда

Психическая коммуникативная среда: официальная, неофициальная, доброжелательная, напряженная, конфликтная, дружественная, "теплая", радушная, враждебная.

Официальная - (начальник - подчиненный, служащий - клиент, преподаватель - студент и т. д.) действуют самые строгие правила речевого этикета. Эта сфера общения наиболее четко регламентирована этикетом. Поэтому в ней наиболее заметны нарушения речевого этикета и именно в этой сфере нарушения могут иметь наиболее серьезные последствия для субъектов общения.

Неофициальная - (знакомые, друзья, родственники и т. д.) нормы речевого этикета наиболее свободны. Часто речевое общение в данной ситуации вообще не регламентировано. Близкие люди, друзья, родственники, влюбленные в отсутствии посторонних могут говорить друг другу все и в любой тональности. Их речевое общение определяется нормами нравственности, входящими в сферу этики, но не этикетными нормами. Но если в неофициальной ситуации присутствует посторонний, то на всю ситуацию сразу же распространяются действующие правила речевого этикет.

Доброжелательная - (общение коллег, общение в семье) нормы этикета носят нестрогий, размытый характер, и здесь главную роль начинают играть те правила речевого поведения, которые выработала в процессе взаимодействия данная социальная группа: коллектив сотрудников лаборатории, кафедры, семьи и т. д.

Дружественная - часто характерна для коворкинг центров, ведь идея коворкинга состоит в том, чтобы собрать в одном офисе людей, работающих в схожих сферах, а значит, эти люди могут оказывать друг другу определенную помощь. В офисах с дружеской атмосферой работающие часто общаются друг с другом, обмениваются мнениями, помогают с заказами, если возникает необходимость, могут вместе пить чай или ходить на обед. Такой офис подходит людям общительным, чей бизнес связан со сферой услуг.

«Тёплая», радушная - Более сильный вариант, чем дружественный офис. В офисах с такой атмосферой люди знакомы друг с другом и общаются по работе. Например, часто встречаются вне работы, вместе обедают, пьют чай, отмечают праздники, как корпоративные. Такая атмосфера удобна для людей, которые привыкли работать в атмосфере доверия и дружелюбности. В таком офисе можно не только договориться о сотрудничестве, но и решать куда более личные вопросы, например, занять денег.

Враждебная - Если в остальных случаях каждый сам решает, приемлемо ли для него такое общение в офисе то этот вариант однозначно считается неприятным. Обычно, это означает натянутые отношения между людьми, находящимися в одном офисе. В лучшем случае это отношение может ограничиваться мелкими подколками и нежеланием идти на компромисс по принципиальным вопросам, в худшем - дело может дойти и до пакостей, например, случайно разбитой кружки, вытащенного из холодильника портящегося продукта и так далее.

Конфликтная - Обычно рассматривают конфликт как признак неэффективной деятельности организации и плохого управления. Хорошие взаимоотношения в организации могут предотвратить возникновение конфликта. Даже в организациях с эффективным управлением некоторые конфликты не только возможны, но и желательны.

Напряженная - В коллективе - трудности в общении , так называемые «изгои, отверженные».

12. Методы " выравнивания" психологической обстановки

1. Из делового общения необходимо устранить суждения и оценки, ущемляющие достоинство собеседников, покровительствующие суждения и оценки, иронические замечания, высказываемые с чувством плохо скрытого превосходства или пренебрежения.

2. Стремление к уважительной манере разговора. Такие фразы, как «Прошу извинить», «Буду очень признателен», «Если это вас не затруднит», препятствуют формированию у оппонента внутреннего сопротивления, снимают отрицательные эмоции.

3. Стремление вести обсуждение не по поводу занимаемых сторонами позиций, а по существу проблемы, основываясь на объективных критериях. Выслушать собеседника, так как умение слушать -- один из критериев коммуникабельности.

4. Придерживаться многоальтернативного подхода и, настаивая на своем предложении, не отвергайть предложение партнера, лучше задайте себе вопрос «А разве я никогда не ошибаюсь?» Постараться выслушать оба предложения, и посмотреть, какую сумму выгод и потерь они принесут в ближайшее время и потом.

5. Осознать значимость разрешения конфликта для себя, задав вопрос «Что будет, если выход не будет найден?» Это позволит перенести центр тяжести с отношений на проблему.

6. Если Вы и Ваш собеседник раздражены и агрессивны, то необходимо снизить внутреннее напряжение, «выпустить пар». Но разрядиться на окружающих -- это не выход, а выходка. Но если уж так получилось, что потеряли контроль над собой, попытайтесь сделать единственное: замолчите сами, а не требуйте этого от партнера. Избегать констатации отрицательных эмоциональных состояний партнера.

7. Предложить собеседнику встать на Ваше место и спросите: «Если бы вы были на моем месте, то что бы вы сделали?» Это снимает критический настрой и переключает собеседника с эмоций на осмысление.

8. Не преувеличивать свои заслуги и не демонстрировать знаки превосходства. Не обвинять и не приписывать только партнеру ответственность за возникшую ситуацию.

9. Независимо от результатов разрешения противоречий стараться не разрушать отношения.

Заключение

Общение чаще всего напрямую зависит от расположения сторон относительно друг друга. Это основывается за счет личностных черт собеседника и обстоятельств, складывающихся в момент общения.

Обстановка, где происходит общение, тоже имеет значение.

При проведении организационных и строительных работ по устройству служебных помещений необходимо установить для отдельных структурных подразделений или работников форму, габариты и размеры помещений. При этом должны учитываться недостатки и преимущества больших помещений, а также возможность применения удобных перегородок для выделения рабочих мест служащих с самостоятельным участком работы. Состояние служебного помещения и рабочего места сотрудника влияет на эффективность его работы.

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить утомляемость сотрудников, а также максимально повысить производительность труда персонала. Добиться этого можно учитывая основные системы планировки помещений , принципы планировки рабочих мест и рациональных условий труда.

Дизайн офиса компании - это не просто интерьер и набор необходимой мебели, это лицо компании, её визитная карточка, которая становится первым, что видит посетитель. Здесь имеет значение абсолютно все: мебель, отделка стен, расстановка - одним словом каждая деталь, которая может попасться на глаза.

Хороший интерьер, в котором все продумано до мелочей, вызывает доверие у клиентов и настраивает их на положительный рабочий лад. Изначально хорошее настроение потенциального клиента или партнера может послужить залогом для установления длительных и продуктивных деловых отношений.

Поскольку в офисе многие проводят по 8-10 часов в день, комфортность рабочего места и его эргономика становятся основными условиями охраны труда. Комфортность зависит от многих факторов - удобства мебели, продуманности планировочных и цветовых решений интерьеров, температуры и качества воздуха. Много значит и планировка помещений.

Основное требование к помещению, где будет размещен персонал - функциональность. Желательно, чтобы она сочеталась с простотой оформления помещения, которая, впрочем, не исключает выполнения требований комфортабельности. Для того чтобы сотрудники офиса трудились продуктивно, им должно быть удобно на своем рабочем месте.

В каждом офисе любой компании периодически появляется потребность проведения переговоров. Помещение для проведения совещаний и переговоров должно соответствовать определенным требованиям, а именно: быть в достаточной степени звукоизолированным, вид и дизайн переговорной комнаты должны вписываться в общий окружающий интерьер, в некоторых случаях желательно кроме условия звуконепроницаемости соблюдать условия по светонепроницаемости.

Для решения вопроса о конфиденциальности переговоров, при планировании офисного помещения выделяют определенную его часть, в которой можно было бы поместить переговорную комнату, удобную для проведения совещаний без риска утечки информации.

Взаиморасположение партнера, собеседника или кандидата играет важную роль в создании психологической атмосферы переговоров. Есть несколько характерных позиций собеседников за столом переговоров, влияющих на характер беседы: Угловая позиция, Позиция сотрудничества, Соревновательно-оборонительная позиция, Независимая позиция.

Стратегическое расположение "сил" и правильное распределение участников за столом является средством их эффективного взаимодействия. Различные оттенки отношения людей к вам могут выражаться через то, какое место они занимают за столом относительно вас.

Вопрос о наилучшем месторасположении является значимым для предприятия. Для этого необходимо изучить и понять клиентов, чтобы выбрать место для предприятия, которое будет удобно и для них.

Зона неформального общения - людям приходится буквально жить на работе. Руководители, планируя вместе с дизайнером офисный интерьер, сами просят выделить пространство для отдыха и неформального общения сотрудников. Благодаря этому производительность труда можно увеличить на целых 30% лишь за счет грамотного распределения офисного пространства.

Правильная организация труда повышает уровень этичности в организации, так как способствует уменьшению числа конфликтов, снятию психологической напряженности при служебных контактах в процессе совещании, совместных решении различных вопросов и просто в процессе выполнения служебных обязанностей при повседневной рутинной работе. Для обеспечения сотрудника достойным рабочим местом необходимо, руководствуясь организационной схемой предприятия, учитывать особенности данного служебного места, выделенного для сотрудника данной должности.