Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"

Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной техники. Развитие техники и новых информационных технологий позволяет для решения одной из основных задач делопроизводства - создания документов - использовать различные текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, многократного тиражирования созданных документов и многое другое.

Основными программными продуктами, используемыми для решения данной задачи, являются Microsoft Word, Лексикон for Windows, WordPerfect for Windows. Наиболее оптимальной представляется работа в Microsoft Word.

Текстовый редактор Word - это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами, разработанная для упрощения работы с различными видами документов. Он предоставляет разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.

Для редактора Word можно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:

-использование разнообразных шрифтов и их начертаний;

-использование в одном документе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого, арабского, еврейского и т.д.);

-редактирование текста и проверка правописания (орфографии и грамматики);

-автоматическое разбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;

-встроенный инструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы);

-разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);

-ведение ступенчатого многоуровневого оглавления;

-поиск и замена фрагмента текста;

-работа с несколькими документами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом, электронными таблицами, графикой, базами данных).

Кроме этого, в редакторе Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

-работа с макропоследовательностями символов;

-автозамена опечаток при вводе;

-автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);

-автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких первых букв {автозавершение);

-автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;

-возможность создания стилей;

-автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи {помощник);

-наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов.

Перечисленные функции MSWord значительно упрощают работу делопроизводственного персонала при создании и редактировании текстовых документов.

Работа с документами в программе MS EXCEL

Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документа, в которых значительное место занимает информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т.п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков. В таких случаях весьма полезным является применение электронных таблиц Excel, с помощью которых можно: работать с таблицами и выполнять расчеты, включая и очень сложные; строить графики на основании содержащихся в таблицах данных; создавать базы данных и обрабатывать их.

Описанию возможностей MS Excel посвящены многочисленные издания. Здесь мы приведем лишь некоторые рекомендации, которые могут быть полезны при создании документов и работе с ними в MS Excel.

Создание любого документа в MS Excel, независимо от применяемой версии этой программы, целесообразно начинать с описания общих свойств при помощи команды Файл, Свойства, Заполнение полей, Название, Тема, Автор, Ключевые слова позволяет сэкономить время при поиске разработанных документов.

Табличное представление данных. Основное свойство рабочего листа электронной таблицы Excel -способность хранить в смежных ячейках данные разного типа: текст, числа или формулы. Достаточно сделать ячейку активной и набрать на клавиатуре то, что нужно. Тип введенных данных определяется автоматически.

Excel предназначен не.столько для хранения числовых и нечисловых данных, сколько для выполнения всевозможных операций с этими данными. Формулы - это суть Excel. Они могут быть построены различными способами.

Графическое представление статистических данных. В документации, наряду с таблицами широко используются диаграммы. Они являются удобным средством визуального представления данных и удачно дополняют таблицы либо даже заменяют их, помогают при анализе и сравнении данных облегчить их восприятие и интерпретацию.

В Excel есть два различных способа построения диаграмм, отличающиеся по способу хранения их в памяти компьютера: внедренные диаграммы и отдельные диаграммы. Внедренные диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле (занимают часть электронной таблицы). Отдельные диаграммы - это самостоятельные графические объекты (занимают весь экран).

Для построения любой диаграммы необходимо указать данные, которые потом будут представлены в графическом виде. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм. После щелчка по кнопке Мастер диаграмм на экране появляется диалоговое окно, где после задания всех данных получаем готовую диаграмму.

Работа с шаблонами пользователя. Для экономии времени, затрачиваемого на создание документов, целесообразно систематически проводить анализ содержания документов и разрабатывать их типовые формы. Основой для создания типового документа является шаблон. Выполнение команды Файл, Создать в Microsoft Excel, вызывает предложение выбрать один из шаблонов для создания нового документа.

Колонтитулы в Excel. Для того чтобы упростить работу с отпечатанными документами целесообразно использовать колонтитулы. Колонтитул - это поле, в которое можно ввести справочный или поясняющий материал, например имя файла, имя рабочего листа, номер страницы, текущие дата и время, название подразделения и прочая служебная информация. Информация, введенная в колонтитуле всего одной страницы, появляется в колонтитулах всех страниц. Колонтитулы располагаются вверху или внизу страницы. В Excel можно использовать встроенные форматы колонтитулов или создавать свои. Перед началом печати можно задать их расположение относительно края страницы.

Рассмотренные примеры применения текстовых и графических редакторов в основном используют как средства создания документов. Но очень сложно, при большом документообороте в организации, осуществить поиск необходимой информации, проследить взаимосвязь созданного документа с другими связанными с ним документами. Поэтому в настоящее время для информационной поддержки современного учреждения все чаще используют системы управления базами данных (СУБД).

MS ACCESS, как средство создания и эксплуатации базы данных

В настоящее время используются для создания баз данных в небольших организациях несколько наиболее популярных офисных систем управления базами данных (СУБД), но наиболее массовой по многим причинам является СУБД Access фирмы Microsoft (или MS Access). В зависимости от возможностей конкретной ЭВМ и от версии установленной операционной системы (Windows 98, Me, 2000, ХР) используются различные версии СУБД (Access 97, 2000, ХР).

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Фундаментальными характеристиками любой СУБД являются типы данных, которые она может хранить и обрабатывать. СУБД Access позволяет использовать в записях следующие типы данных:

Счетчик: значение этого поля устанавливается автоматически при добавлении в базу данных новой записи. Значения в этих полях недоступны пользователю и не могут обновляться: если какие-либо записи удалены, то счетчик продолжает существовавшую нумерацию.

Текстовый: такое поле может содержать до 255 знаков произвольного текста. Если длина поля не задана, то по умолчанию принимается длина 50 знаков.

Memo: в таком поле может содержаться произвольный набор знаков длиной до 64К.

Числовой: содержит целые и/или дробные числа и занимает от одного до восьми байт, в зависимости от вида (величины) числа.

Дата/время: содержит дату в различных форматах (например, краткий формат- 31.12.04, полный формат- 31.12.04 23:59:59 и т.д.).

Денежный: в таком поле указывается денежная сумма с точностью до 15 целых и 4 дробных десятичных разрядов (при этом на экран обычно выводится только два знака после запятой).

Логический: в таких полях содержатся логические значения ДА или НЕТ.

Объект OLE: в этих полях хранятся объекты, которые были перенесены из других приложений (рисунки, таблицы).

Гиперссылка: поля этого типа предназначены для хранения строк, представляющих адрес гиперссылки (либо адрес Internet, либо другое приложение).

Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. Кроме того. Access поддерживает протокол ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет подключаться к базам данных множества различных форматов, таких как SQL Server, Oracle, Sybase и даже DB/2 для больших ЭВМ фирмы IBM.

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Организация справочной системы фирмы Microsoft - по-прежнему лучшая в отрасли, причем как для новичков, так и для опытных пользователей. В Access предусмотрена контекстно-зависимая справка, для получения которой достаточно нажать <F1>, и на экране сразу же появится справочная информация по тому вопросу, который интересует пользователя в текущий момент. При этом можно легко перейти к оглавлению справочной системы, конкретной информации, журналу предыдущих обращений и закладкам.

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.

Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате.

Связывание (ранее именовавшееся присоединением) означает, что можно,использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность - связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием - это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server.

Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get - что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю.

Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструктор отчетов - очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода.

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определенный отчет).

Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange - динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding - связывание и внедрение объектов) в формы и отчеты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows.

В Access теперь предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

Access содержит свыше ста функций (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач обработки данных.

Access - это серьезная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык Visual Basic for Applications - VBA (ранее известный как Access Basic) реализует объектно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически все, что только можно себе представить. Это мощный язык структурного программирования.

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающую на экране варианты вводимых команд.

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет, например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги.

Для автоматического выполнения некоторых операций используются макросы, содержащие набор из одной или более макрокоманд, таких как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Иногда бывает необходимо создать собственную процедуру, которая должна запускаться из любого окна базы данных или процедуру, предназначенную для обработки определенного события. Набор таких процедур на языке Visual Basic, собранный в одну программную единицу, называется модуль. Существует два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули. Модули класса - это модули форм и модули отчетов, связанные с определенной формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий (например, нажатие клавиши) и создаются автоматически при создании первой процедуры обработки события. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.

ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MS OUTLOOK ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Современные средства организации делопроизводства и документооборота

Требования к современному делопроизводству и документообороту. Каждый документ должен быстро достичь адресата (иначе он просто не имеет смысла). Во многих случаях задача доставки документа возлагается на важный государственный орган - почту. Впрочем, от документа еще требуется, чтобы он всегда был бы кстати и в нужный момент его можно было быстро найти.

При работе с документом надо соблюдать определенные правила. Конечно, такие правила не могут быть сложными, но следует согласиться с тем, что такие правила должны быть, и их следует соблюдать. С этим тезисом никто не будет спорить, но к сожалению, в практике любой организации достаточно досадных (и дорогостоящих) примеров невыполнения элементарных требований делопроизводства.

Не следует ожидать, что все служащие всегда будут предельно дисциплинированы и будут представлять собой ходячие пособия по делопроизводству. Но толковый служащий всегда должен знать, где можно получить ответ на свои вопросы.

Опыт показал, что даже в небольшом офисе правила делопроизводства должны быть писаными. В самом деле, если требовать от подчиненных порядка в делах и ожидать такого порядка, то полагаться на коллективную память своих сотрудников не стоит. Лучше один раз потратить два часа на составление свода общих правил, чем постоянно огорчаться отсутствием нужных документов и "бестолковостью" сотрудников.

Основы делопроизводства. Что же надо отразить во внутренних правилах делопроизводства? Все предусмотреть невозможно и к этому не надо стремиться, но рекомендуется оговорить в этих правилах некие стандартные требования.

Прежде всего - сам перечень дел фирмы или подразделения, их обозначения и наименования.

Необходимо указать, кто персонально отвечает за каждое из дел и где эти дела должны храниться. Во избежание недоразумений следует установить необходимый перечень должностных лиц, которые должны визировать документы каждого из дел.

Следует установить, на каких компьютерах и в каких папках следует хранить файлы документов каждого дела, кто может иметь доступ к файлам каждого дела.

Порядок работы над документом нужно регламентировать не всегда, но хорошая практика требует, чтобы на каждом компьютере для работы над текущими документами была выделена заранее оговоренная папка. Это очень пригодится, когда потребуется срочно найти файл в отсутствие его хозяина. Следует специально оговорить, что после утверждения документа следует удалить его версии во избежание недоразумений, а файл документа переместить из папки текущих документов в предназначенную для него папку.

Период хранения документов и связанных с ними файлов также следует оговорить.

Целесообразно определить заранее порядок временного изъятия документов из дел (например, хорошая практика требует, чтобы вместо изъятого документа в дело обязательно вставлялся лист бумаги с указанием того, кто, когда и зачем вынул документ из дела).

Порядок регистрации документов и обязательность этой процедуры следует обязательно оговорить. Обычно документы регистрируют, формируя номер документа из номера дела и собственно регистрационного номера, не забывая о дате регистрации.

Копия документа, хранящаяся в деле, как правило, должна иметь подпись разработчика и все необходимые визы.

Особо следует оговорить порядок и сроки внутрифирменной рассылки документов, включая оперативные решения (решения и приказы руководителей, протоколы оперативных совещаний т. д.). Следует указать, кто несет за это ответственность.

В правилах делопроизводства рекомендуется оговорить перечень действий, которые обязательно должны документироваться при помощи актов установленной формы - педантизм такого рода не оттолкнет добросовестных руководителей. К правилам делопроизводства полезно приложить образцы оформления типовых документов и, по мере накопления опыта, даже указать имена и расположение соответствующих им файлов шаблонов типовых документов на дисках компьютеров - это будет экономить время, дисциплинировать персонал и способствовать формированию фирменного стиля работы с документами.

Делопроизводство и документооборот с использованием систем электронных коммуникаций. Пересылку документов обычно доверяют почте. Но развитие компьютерных технологий за последние десятилетия привело к тому, что почта всех стран потеряла монополию на пересылку информации. Незначительное переоборудование любого компьютера позволяет сделать его мощным средством коммуникации.

В этой книге описание тонкостей электронных коммуникаций не приводится - это дело профессионалов, и десятки фирм предлагают свои компетентные услуги в этой области. Нам с вами важно понять, какие возможности скрыты в системах электронных коммуникаций.

Есть два принципиально отличающихся друг от друга типа устройств электронных коммуникаций. Хотя для пользователя разница между ними может быть совершенно незаметна, знать о них полезно.

Первая группа предназначена для поддержки локальных сетей компьютеров, расстояние между которыми может составлять от метров до километров. При этом каждый из компьютеров локальной сети должен быть оборудован специальным электронным прибором - так называемой сетевой платой. Кроме того, все входящие в локальную сеть компьютеры обязательно должны быть связаны между собой специальным кабелем, потребуется и кое-какое дополнительное оборудование. Его состав сильно зависит от протяженности локальной сети.

Вторая группа устройств не нуждается в прокладке специальных кабельных сетей, она изначально ориентирована на использование стандартных телефонных каналов связи. Для применения такой технологии компьютер должен быть оснащен специальным устройством - модемом, и с помощью этого устройства подключен к телефонным каналам связи. При использовании модемов расстояние между компьютерами и их размещение уже не имеют значения - нужен только доступ к телефонным каналам связи. На этом принципе основана мировая компьютерная сеть Internet. Впрочем, необходимо понимать, что разработанное для Internet программное обеспечение может с успехом работать и в локальных сетях компьютеров в пределах глаза. В странах с наиболее развитыми электронными коммуникациями цифровая подпись уже широко используется во многих сферах деятельности и даже, например, в корпоративных системах управления производством, в системах автоматизированного проектирования, в банковском секторе. Электронная подпись стала таким важным фактором деловой жизни, что в США уже принят закон о порядке ее использования, и она, при соблюдении определенных условий, приравнивается к традиционной подписи (правда, в американском законодательстве осталось небольшое количество юридических процедур, на которые цифровая подпись распространяться не будет). Наверное, принятие аналогичного закона в России - это только вопрос времени.

Корпоративные системы документооборота. Любой документ может быть представлен в виде файла. А манипулирование файлами, их обработка и пересылка - это как раз то, что компьютеры умеют делать лучше всего. Поэтому логика развития событий, конкуренция и человеческий гений быстро добились того, что теперь документ можно сформировать, согласовать, подписать, переслать и прочитать без вывода его на бумагу. Так как компьютер ничего не забывает, ничего не теряет и ничего не путает, а стоимость хранения информации в нем быстро снижается, оказалось эффективным доверить компьютерам все документы фирмы полностью.

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем документооборота. Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота. Одновременно с этим корпоративная система документооборота обеспечивает принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. Это значит, что в рамках такой системы компьютеры для пользы дела объединяют все свои лучшие качества.

Например, в такой системе документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится любой документ, и просмотреть связанные с документом заметки сотрудников, обрабатывавших его.

Корпоративная система документооборота способна понимать и правильно применяемые в компании процессы обработки документов. Они позволяют описать типовой документ (входящий или исходящий), его характерные реквизиты, порядок его обработки и права участников такого процесса. После этого процесс будет автоматически выдерживаться строго и точно. Документ будет последовательно передаваться от одного должностного лица другому в соответствии с принятой технологией обработки документа соответствующего типа. Каждый сотрудник своевременно получит уведомление о получении направленного ему документа, и за ним никуда не надо будет ходить. Документ придет вместе с необходимыми комментариями сотрудников и указанием, насколько срочно требуется обработать данный документ. В корпоративной системе документооборота существенно облегчается сбор обобщенных данных, при котором приходится обрабатывать много документов, относящихся к разным периодам времени и разным направлениям деятельности.

Причем документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер. Примером статического изображения может быть, например, чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия или сооружения. Динамическое изображение может представлять собой простейшую рекламную презентацию или даже настоящий видеофильм. Напомним, что корпоративная система документооборота нечувствительна к расстояниям и позволяет в рамках единой системы по единым правилам работать во всех филиалах фирмы (включая, например, австралийское и магаданское отделения) так, как будто все сидят в соседних комнатах. При этом работа будет выполняться в режиме реального времени, т. е. для пересылки документа за тысячи километров достаточны считанные минуты.

Конечно, корпоративная система документооборота является недешевым удовольствием. Но сколько может в живом деле стоить потерянный или неправильно обработанный документ, сколько может стоить своевременная и точная информация? Иногда это вопрос выживания фирмы. Кроме того, не будем забывать, что снижение стоимости компьютерной обработки данных и хранения информации в памяти компьютера - один из самых динамичных позитивных процессов в истории человечества.

Можно упомянуть несколько заслуживающих внимания видов программного обеспечения корпоративных систем документооборота, но одним из бесспорных лидеров на этом рынке является система Lotus Notes и широкий спектр систем и программных продуктов, построенных на характерных для нее решениях. Это именно спектр программных систем и решений, разбираться в возможностях которых придется с участием дилеров и экспертов с учетом запросов конкретной фирмы. Важно представлять себе, что в настоящее время технологии Lotus Notes включают в себя как средства разработки приложений (программ) для распределенных (многокомпьютерных) вычислительных сред, так и уже готовые программные продукты для управления корпоративным документооборотом. Примером (не единственным) программного продукта, построенного на технологиях Lotus Notes и обеспечивающего поддержку корпоративного документооборота, является система Domino.Doc.

Domino.Doc имеет очень широкие возможности для создания и управления документами в распределенной вычислительной среде, обеспечивая характерную для современных промышленных решений надежность и включая следующие функции:

- разработку документов при помощи любых программных продуктов Windows;

- поддержку коллективной работы над документами;

- регистрацию входящих и исходящих документов;

- поддержку в виде документов любых данных, которые могут быть сохранены в электронной форме;

- сохранение версий документов;

- полномасштабные средства текстового поиска и получения документов; О создание типовых документов;

- поддержку промышленных средств защиты и шифрования документов;

- обеспечение идентификации пользователей и рабочих групп пользователей в соответствии с иерархической структурой организации;

- поддержку работы с мобильными и отключаемыми пользователями (например, с коммивояжерами, имеющими портативные компьютеры и периодически подключающими их к сети).

Конечно, такая сложная программная система требует квалифицированной настройки и сопровождения специалистами, но ее высокая эффективность и гибкость обеспечат решение многих проблем, которые являются ключевыми для производительной работы. Для тех, кто пытается добиться успеха в современном бизнесе, важно понимать, что в быстро меняющейся среде никакое решение не будет хорошим очень долго. Средства настройки корпоративных систем документооборота (и, конечно, Domino.Doc) позволяют быстро обеспечивать любые маневры фирмы как по своей структуре, так и по специфике предоставляемых услуг при уверенности, что конфиденциальная информация останется конфиденциальной, а точная и полная информация - точной и полной.

Заканчивая краткое описание систем корпоративного документооборота, следует указать, что на этом рынке быстро появляются новые программные продукты и решения, и если вас это заинтересовало, обязательно познакомьтесь со всей гаммой представленных на рынке программных продуктов и услуг перед тем как принять решение.

2.2 Реализация документооборота лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде «MS Outlook»

2.2.1 Особенности работы системы «Microsoft Outlook»

Наряду с программой презентации Power Point, коммуникационный менеджер Outlook до сих пор числится в аутсайдерах пакета MS Office. Домашние пользователи практически сразу же вычеркивают ее из списка устанавливаемых программ во время инсталляции «офиса». Да и среди сотрудников фирм и предприятий найдётся немного тех, кто в полной мере может воспользоваться возможностями этого прекрасного пакета.

Немалая доля ответственности за этот прискорбный факт лежит на плечах самих разработчиков - вплоть до выхода последней версии Outlook оставался одним из самых громоздких и неудобных модулей MS Office, а дикое количество ошибок в локализованной версии изрядно портило настроение отечественным пользователям. И было это тем досаднее, что, по замыслу создателей, он должен был стать центром офисного пакета и повседневным инструментом любого пользователя. Сегодня для этого есть все основания - ошибки исправлены, а работать с программой стало не в пример удобнее прежнего.

Адресная книга. Менеджер контактов. Если Outlook является «сердцем» MS Office, то сердцем самого Outlook, вне всякого сомнения, является менеджер контактов. Ведь данными из адресной книге будет пользоваться не только он сам, но и все программы семейства MS Office. В отличие от простенькой адресной книги Outlook Express, менеджер контактов позволяет составить целое досье на всех ваших коллег, знакомых сослуживцев. Помимо чисто деловых сведении в адресной книге предусмотрены специальные поля для имени жены, дня рождения, годовщины свадьбы вашего сослуживца или знакомого. Пока что не думайте, зачем это программе понадобилось справляться о таких личных подробностях - просто заполните бланк адресной книги. В дальнейшем мы увидим, насколько полно использует Outlook всю введенную вами информацию.

Менеджер контактов позволяет не просто создавать отдельные записи для каждого адресата, но и объединять их в группы, создавая так называемые «Списки рассылки» - эта возможность пригодится вам, когда необходимо будет отправить одно и то же сообщение или файл всем сотрудникам какого-либо отдела в вашем офисе.

Электронная почта. В Windows, как мы знаем, электронной почтой заведует младший представитель семейства Outlook - Outlook Express. И справляется с этой работой едва ли не лучше, чем его «старший брат». Он более корректно работает с кодировками русского языка, отличными от стандартной кодировки Windows, умеет принимать не только личные электронные послания, но и сообщения из групп новостей…

Но дело здесь не в том, что Outlook Express хорош, а Outlook - плох: просто у этих двух программ чуть отличаются «сферы деятельности». Ориентированный на работу в корпоративной сетевой среде, Outlook позволяет вам отправлять сообщение или файл не только по адресу Интернет, но и своему коллеге по локальной сети.

Создавать сообщения вы можете не только во встроенном редакторе программы, как это было в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет MS Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню «Файл/Отправить».

Будучи пакетом, для делового применения, Outlook располагает весьма совершенными методами защиты исходящих сообщений с помощью встроенных систем шифрования и индивидуальной электронной подписи. Для домашнего пользователя все эти степени зашиты, чаше всего кажутся чрезмерными, но будьте уверенны, что при пересылке конфиденциальных данных лишняя предосторожность не помешает. Располагает Outlook и системой фильтров для очистки почты от всевозможного «электронного мусора» - коммерческой рекламы, которая в изобилии ссыпается в каждый почтовый ящик без согласия владельца.

Факс. В первые версии Outlook в качестве факс-клиента была включена программа MS Fax, работать с которой без слез было просто невозможно. Создавая Outlook 2000, его разработчики решили исправить это упущение, заменив продукт собственного изготовления на усечённую версию пакета Symantec Fax.

Создать факс-сообщение можно непосредственно из оболочки Outlook, однако куда удобнее сделать это из других пакетов MS Office - Word или Excel - с помощью уже знакомого нам меню «Файл/Отправить». Мастер факс-сообщений позволит вам добавить к вашему документу красивую и информативную шапку, а вся необходимая информация для отправки, включая номер факса, будет взята из адресной книги. Помимо отправки, Outlook можно настроить на приём факсов, как в ручном, так и в автоматическом режиме. Один из немногих недостатков факс-мастера Outlook- невозможность автономной рассылки по расписанию большому числу пользователей: для этого вам придётся установить дополнительно полнофункциональную версию Symantec WinFax Pro.

Видеоконференции. В том случае, если компьютер вашего адресата оснащены хотя бы самой простой Web-камерой, вы в любой момент может устроить «видеоконференцию» в реальном времени с помощью установленной на вашем компьютере программы Net Meeting. А вызвать вашего будущего визави на виртуальное «свидание» можно, конечно же, с помощью Outlook. Жаль только, что в практике отечественного бизнеса видеоконференции в рамках офиса ещё сравнительно мало распространенны, а ценные указания своим подчинённым начальники предпочитают раздавать, так сказать в реальном режиме.

Календарь - и не только календарь, но и подробный ежедневник с возможностью составления почасового расписания хоть на целый год вперёд. При этом все мероприятия и встречи, запланированные на каждый день, можно разбить по категориям, и в дальнейшем отобразить на экране расписание по каждой из них раздельно. Получится отдельный календарь для «деловых встреч», «совещаний», «обедов» и «планёрок»…и может быть, даже « любовных свиданий». Такой категории, конечно же, нет, но ничто не помешает пользователю создать её самостоятельно.

Помимо разовых мероприятий можно запланировать ещё и повторяющиеся. Получившийся календарь можно вывести на экран в нескольких режимов: мероприятия на текущий день, на неделю, месяц.

Задачи. Помимо календаря в Outlook встроена и другое средство планирования - список задач. В нем вы можете не просто подробно расписать, что именно и когда надлежит сделать, но и указать, в какой срок вы планируете уложиться, каков объём работ, во сколько обойдётся их выполнение т.д.

Ещё одна маленькая, но важная деталь: Outlook может фиксировать поступление поручений и некоторых других видов электронных документов в специальной папке, именуемой «Дневником».

2.2.2 Решение задач учёта и контроля исполнения документов в среде «MS Outlook»

1. Запустим программу Outlook щелчком на кнопке на панели Microsoft Office либо используя кнопку «Пуск»:

Пуск - Программы - Microsoft Outlook

2. Найдем группы рабочих папок в окне программы.

Рис. 1

Учет сведений о людях в папке Контакты. Папка Контакты организована наподобие базы данных. В ней мы можете сохранить самые разнообразные сведения: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и некоторые сведения личного характера, относящиеся к контактному лицу, например, день рождения и годовщина какого-либо события. При вводе имени или адреса контактного лица Outlook разделяет эти сведения на компоненты и помещает их в отдельные Поля. Мы можем выполнить сортировку, группировку и фильтрацию контактов по любой части имени или адреса. Достаточно нажать нужную кнопку или выбрать команду меню, чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени этого файла могут использоваться: имя, фамилия, название организации, прозвище контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например, «поставщик провизии». Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.

При создании контактов в календаре на соответствующих страницах автоматически появляется сообщение о событии, связанном с контактом, например о дне рождения указанного лица.

Рис. 2

Технология работы

1. Откроем папку «Контакты».

2. Создадим новый контакт. Для этого щелкнем на кнопке «Создать» на панели инструментов. Откроется окно контакта

3. Введем сведения о контакте в предлагаемые поля на вкладке «Общие». Около некоторых полей расположены кнопки, которые позволяют ввести информацию более точно. Например, щелкнем на кнопке «Полное имя». Раскроется дополнительное окно ввода имени. Заполним поля, связанные с именем контакта.

4. Перейдем на вкладку «Подробности». Заполним дополнительные сведения о контакте. Если какие-то сведения нам неизвестны или не нужны, можно оставлять поля незаполненными.

5. На вкладке «Действия» в дальнейшем будут отражаться все действия, связанные с этим контактом: телефонные звонки, отсылка сообщений и другие.

6. Сведения о каждом контакте сохраняются в отдельной карточке. Закроем окно контакта и просмотрим, как представлены сведения в папке «Контакты».

7. Создадим несколько контактов из разных организаций, с которыми наше предприятие поддерживает деловые отношения.

Рис. 3

8. Создадим несколько контактов с сотрудниками из одного предприятия. Для этого:

- щелкнем дважды на имеющемся контакте;

- выберем команду из меню «Действия» - «Создать контакт в том же предприятии»; откроется окно, в котором некоторые поля, связанные с адресом и телефонами предприятия, будут уже заполнены;

- введём недостающие сведения, а также изменим, если это необходимо, имеющиеся.

9. Внесем в папку «Контакты» сведения о сотрудниках нашего предприятия, и, прежде всего, сведения о директоре.

10. Изменим текущее представление сведений о контактах в папке, используя команду «Вид» - «Текущее представление» и выбрав представление из предложенного списка:

- Адресные карточки

- Подробные адресные карточки

- Список телефонов

- По организациям или другие.

Телефонный звонок. Учет деловых телефонных переговоров очень важен. Раньше при хорошей организации работы использовалась специальная книга учета телефонограмм, где отражались сведения: кому или от кого был звонок, дата, время, текст сообщения, кто принял (передал). В среде Outlook можно автоматически создавать запись о произведенных телефонных переговорах.

При наличии модема, Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Outlook может фиксироваться время разговора, которое заносится в Дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре.



Рис. 4

Технология работы

1. Откроем папку «Контакты». Выделим контактное лицо, которому нужно позвонить.

2. На панели инструментов раскроем список, щелкнув на кнопке «Автонабор» или выберем в меню «Действия» команду «Позвонить контакту». В списке выберите один из контактных телефонов. Откроется окно «Новый звонок».

3. Установим флажок «При каждом звонке создавать запись в дневнике».

4. Щелкнем на кнопке «Позвонить». При наличии модема сразу начнется набор телефонного номера и одновременно откроется окно «Телефонный звонок». Когда модем произведет соединение, можно снять телефонную трубку и закрыть окно «Новый звонок».

Особенно важно указывать параметры занятости, если мы работаем в группе и сообщаем по сети свои планы другим участникам. Наши параметры занятости помогут им планировать свое рабочее время.

5. В окне «Телефонный звонок» сделаем запись о теме разговора и опишем более подробно содержание разговора. При хорошей квалификации секретарь умеет одновременно и говорить, и фиксировать разговор.

6. Закроем окно после записи в нем информации о звонке. На вопрос программы «Сохранить сделанные изменения?» ответьте утвердительно. После этого сведения о телефонном звонке сохранятся в карточке контакта и в «Дневнике».

Слияние папки Контакты с документами Word. При отсылке писем нам приходится надписывать адреса получателей на конвертах, а также обратный адрес. Эту работу можно выполнить автоматически, используя сведения из папки «Контакты». Для этого используется режим «Слияние» в программной среде Word.

Технология работы

1. Откроем новый документ Word.

2. Выполним команду «Сервис» - «Конверты и наклейки». Откроется окно «Конверты и наклейки».

3. Перейдем на вкладку «Конверты». Мы увидим поля для вставки адреса получателя и обратного адреса. Над каждым полем расположен значок «Адресной книги».

4. В поле получателя щелкнем на кнопке адресной книги. В открывшемся окне выберем адресата.

Рис. 5

5. В поле обратного адреса щелкнем на кнопке адресной книги. В открывшемся окне выберем фамилию директора или другого сотрудника вашего предприятия, от имени кого посылается письмо. Отключим флажок «Не печатать».

6. Для выбора размера конверта щелкнем на кнопке «Параметры». В списке выберем нужный размер конверта.

7. Для просмотра надписи на конверте щелкнем на кнопке «Добавить» в окне «Конверты и наклейки».

Рис. 6

Папка, открываемая при запуске Outlook. При запуске среды Outlook автоматически открывается одна из папок, например, Входящие, которая содержит информацию о пришедшей электронной почте. Однако пользователь может самостоятельно указать папку, которая будет открываться при запуске программы, например, Outlook сегодня.

Технология работы

1. Запустим программу Outlook.

2. В меню «Сервис» выберем пункт «Параметры».

3. Перейдем на вкладку «Дополнительно» и нажмите кнопку «Дополнительные параметры».

4. В открывшемся окне раскроем список «Открыть» папку и выберем папку «Outlook сегодня», которая будет открываться при запуске Outlook.

5. Завершим работу с программой.

6. Вновь откроем программу и убедимся, что при запуске открывается заданная вами папка.



Рис. 7

Конфигурация пользователя. Программная среда Outlook позволяет организовать как личную работу каждого сотрудника, так и групповую работу. Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами.

Для организации групповой работы сотрудников необходимо, чтобы на предприятии была организована сеть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник - администратор сети, который и проинструктирует вас на конкретном рабочем месте.

Программная среда Outlook предлагает три режима работы с почтой:

- только Интернет;

- корпоративная или для рабочих групп;

- нет электронной почты.

В этом разделе мы ознакомимся с возможностью автономной работы, а также с основными возможностями групповой работы с использованием корпоративной электронной почты или Интернета.

Перед началом работы в среде Outlook мы должны определить себя как пользователя данной программы на данном компьютере. Это делается с помощью создания учетной записи пользователя Интернета. Такая запись в дальнейшем будет определять вас по умолчанию как ответственного за выполнение всех задач и поручений в среде Outlook.

Технология работы

1. В меню «Сервис» выберем пункт «Параметры».

2. Перейдем на вкладку «Доставка почты».

3. Щелкнем на кнопке «Изменить конфигурацию почтовых служб».

4. Убедимся, что на нашем компьютере установлен режим работы с почтой «Только Интернет». Щелкнем на кнопке «Отмена».

5. В меню «Сервис» выберем пункт «Учетные записи».

6. В диалоговом окне «Учетные записи в Интернете» выберем вкладку «Почта».

Рис. 8

делопроизводство компьютерный технология оutlook

7. Просмотрим имеющиеся учетные записи и щелкнем на кнопке «Добавить». Начнет работу «Мастер подключения к Интернету». Далее следуем шагам «Мастера»:

- введем имя, например, Анна Ильина или свое имя;

- укажем адрес электронной почты, например anil@mail.ru или свой адрес;

- укажем сервер входящих сообщений: mail.ru или свой сервер;

- укажем сервер исходящих сообщений: mail.ru или свой сервер;

- укажем учетную запись (можно оставить предложенную «Мастером») и, при необходимости, пароль;

- установим переключатель «Способ подключения к Интернету» вручную;

- завершим работу «Мастера», нажав кнопку «Готово»; на экране снова появится диалоговое окно «Учетные записи в Интернете», а в нем - созданная учетная запись.

8. Выделите сделанную учетную запись. Щелкнем на кнопке «Свойства». Просмотрим и, если необходимо, изменим свойства учетной записи.