Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"

9. Щелкнем на кнопке «Использовать по умолчанию». Теперь мы определили Анну Ильину (или себя) как пользователя программы.

10. Закроем диалоговое окно.

Работа по планированию рабочего времени. Деятельность секретаря весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема посетителей и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвященному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществляется, зависит эффективность работы предприятия.

В среде Outlook все мероприятия подразделяются на следующие группы, о которых вы уже знаете: встречи, собрания, события, задачи, а также телефонные звонки.

Встречи. Встреча - это мероприятие, касающееся одного - двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и прием посетителей. Важно то, что, как правило, это - небольшое дело, с точки зрения затрат времени на подготовку; оно планируется на определенное время и является односторонним (выполняется лично секретарем) или двусторонним (беседа двух).

Технология работы

1. Щелкнем на шкале времени «Момент», расположенный не раньше, чем через полчаса от текущего времени;

2. Запишем тему встречи и нажмем «Enter».

Рис. 9

Встреча будет отмечена специальным значком оповещения. Программа автоматически за 15 минут до начала встречи выдаст звуковой сигнал, предупреждающий о приближении встречи.

3. Дождёмся звукового сигнала.

4. Изменим длительность встречи:

- наведем указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу записи о встрече (указатель мыши изменит форму);

- захватим и переместим границу встречи.

5. Создадим еще несколько встреч с разными темами на ближайшие дни.

Изменение параметров встречи. При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда можно вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были посвящены. При планировании встречи мы можем указать параметры занятости.

Технология работы

1. Откроем окно параметров встречи двойным щелчком на теме или на пустой строке в ежедневнике.

2. Рассмотрим вкладку «Встреча».

3. Выполним следующие действия:

- изменим тему встречи;

- укажем место встречи;

- отключим флажок оповещения;

- установим параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, нет на работе.

Рис. 10

4. Свяжем встречу с контактом. Для этого щелкнем на кнопке «Контакты» в нижней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберем имя контактного лица, с которым запланирована встреча.

Заметки и вложения. Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Мы можем в окне встречи сделать заметки, примечания, какие вопросы предполагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и прочее. Если к встрече готовится документ, то его можно либо напрямую вставить в окно встречи, либо связать с ней.

Технология работы

1. Откроем окно встречи

2. В текстовом поле для заметок к встрече запишем текст: «Обсудить сроки работы, количество участников и круг их вопросов».

Рис. 11

3. Прикрепим к встрече созданный и сохраненный на компьютере файл:

- щелкнем на кнопке «Добавить файл» (или меню Вставка - Файл);

- в окне обзора найдем нужный файл и щелкнем на кнопке «Вставить» (значок файла появится в окне).

4. Мы можем также вставить содержимое файла:

- выберем в меню «Вставка» пункт «Объект»;

- в диалоговом окне установим переключатель «Создать из файла»;

- щелкнем на кнопке «Обзор» и в диалоговом окне выберем имя файла;

- закроем диалоговые окна щелчком на кнопке «ОК» и убедимся, что содержимое файла появилось в поле заметок.

Планирование повторяющихся встреч. В работе секретаря есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору производится в начале каждого рабочего дня, подписание документов - в конце рабочего дня, раз в неделю проводятся совещания, посвященные планированию предстоящей работы и отчет «О проделанной работе». Все перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющиеся. В этом случае они автоматически будут записаны на запланированные дни.

Рис. 12

Технология работы

1. Создадим в календаре несколько встреч, которым затем будет присвоен признак повторения (табл. 1).

Таблица 1 - Повторяющиеся события

День недели	Время	Тема	«Признак повторения»
Понедельник	9.00-9.30	Просмотр почты	ежедневно
Понедельник	9.30-10.00	Доклад директору	ежедневно
Понедельник	16.30-17.00	Подписание документов	ежедневно
Понедельник	10.00-11.00	Планерка	каждую неделю
Вторник	13.00-14.30	Прием по личным вопросам	каждую неделю
Пятница	16.00-17.00	Итоги работы	каждую неделю

2. Зададим признак повторения для встречи:

- двойным щелчком откроем окно встречи;

- на панели инструментов щелкнем на кнопке «Повторение»;

- в диалоговом окне «Повторение встречи» установим необходимые параметры повторения;

- закроем окно встречи и найдём в календаре другие даты, на которые автоматически будет записана повторяющаяся встреча.

Планирование собраний и событий. Собрание предполагает приглашение нескольких участников. Программная среда Outlook позволяет выбрать участников из папки «Контакты» и автоматически послать им приглашения. Этот вид работы напрямую связан с возможностью групповой работы в сети. Событие - это мероприятие на весь день.

Технология работы

1. Откроем повторяющуюся встречу «Планерка».

2. Щелкните на вкладке «Доступно для участников». При переходе на эту вкладку встреча автоматически преобразуется в собрание.

3. Для выбора участников и отправки им приглашений щелкнем на кнопке «Другие». Откроется адресная книга.

4. Выберем участников собрания.

5. В сформированном списке щелкнем на значке отправки приглашения рядом с каждым участником и выберите пункт «отправлять» или «не отправлять» приглашения.

6. При формировании папки «Контакты» все даты рождений и годовщин автоматически записываются в ежедневник на соответствующие дни как события. Такая запись в нужный день напомнит нам о необходимости поздравить партнера, что является признаком учтивости в деловом общении. Событие указывается в заголовочной части листа ежедневника. Просмотрим ежедневник и убедимся, что в дни рождений ваших сотрудников и партнеров внесена соответствующая запись.

7. Создадим событие на весь день «Семинар менеджеров»:

- двойным щелчком откроем новую встречу;

- установим флажок «Целый день»;

- зададим остальные параметры встречи: тему, место, дату, время, участников.

Создание задачи. В окне папки «Календарь» расположена «Панель задач». Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь определенную дату начала и срок выполнения. Задачи хранятся в отдельной папке с одноименным названием. «Панель задач» в календаре связана с папкой «Задачи». Вы можете установить следующие параметры задачи:

- укажем тему задачи;

- назначим дату начала и срок исполнения;

- отследим стадии завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании;

- укажем процент исполнения задачи;

- поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение;

- свяжем задачу с контактом;

- прикрепим файл или запишем заметки;

- изменим представление сведений о задаче в окне.

Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи.

Технология работы

1. Рассмотрим представление информации о задачах в папке «Календарь» и в папке «Задачи». Они во многом совпадают.

2. Перейдем в папку «Задачи».

Рис. 13

3. Для создания задачи щелкнем на строке с надписью «Щелчок» - «добавит элемент» - «Задача». Таким способом мы можем задать тему, «Срок исполнения» и еще некоторые параметры «Задачи». Запишем «Приказ об утверждении графика отпусков» и укажем срок исполнения в раскрывающемся «Календаре», затем нажмем «Enter».

4. Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откроем окно параметров задачи.

5. Введем дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установим флажок оповещения.

6. Прикрепим к задаче «Файл с приказом».

7. Создадим еще несколько задач на ближайшие 5 дней:

- соберём сведения об отпусках;

- составим план проведения семинара;

- составим список участников семинара;

- разошлём телефонограммы участникам семинара.

Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения. Секретарь не только самостоятельно выполняет задания директора, но и может по его указанию поручить выполнение задачи другому сотруднику и осуществлять контроль исполнения.

Программная среда Outlook позволяет поручить задачу любому лицу из папки «Контакты». При поручении задачи она автоматически пересылается по сети сотруднику, который становится владельцем задачи. Порученная задача хранится в папке секретаря, который таким образом имеет возможность контролировать ход ее выполнения.

Технология работы

1. Откроем окно задачи «Разослать телефонограммы участникам семинара».

2. На панели инструментов щелкнем на кнопке «Назначить задачу». Появится строка «Кому...».

3. Щелкнем на кнопке «Кому...». Откроется окно получателя поручения.

4. Выделим щелчком нужный контакт и перенесем его в список получателей сообщения щелчком на кнопке «Кому...».

5. Закроем окно и убедимся, что в строке «Кому…», указан выбранный контакт.

6. Закроем окно задачи. Программа Outlook немедленно приступит к пересылке задачи. После того, как мы поручили задачу другому человеку, мы перестаем быть ее хозяином, то есть не можем изменять ее параметры. Нам остается только контролировать выполнение задачи.

7. Просмотрим в папке «Задачи», как изменился значок «Задачи». Новый значок означает, что задача поручена другому лицу. Задачи в папке группируются по ответственным за выполнение.

8. Создадим еще несколько задач и поручим их разным лицам из папки «Контакты».

Изменение представления сведений о задаче. Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Заголовки столбцов указывают на отображаемые параметры задачи. Программная среда позволяет изменить представление информации о задаче. Для этого используется пункт «Текущее представление» из меню «Вид». Если нас по каким-либо причинам не устраивает представления, предлагаемые программой, мы можем сами установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач.

Технология работы

1. Откроем папку «Задачи».

2. В меню «Вид» выберем пункт «Текущее представление» и из дополнительного меню один из видов представления.

Рис. 14

3. Просмотрим, как изменилось представление задачи.

4. Применим другие виды представления.

5. Щелкнем правой кнопкой мыши на строке заголовков.

6. В контекстном меню выберем пункт «Изменить текущее представление». Откроется окно сведений о представлении.

7. Просмотрим содержимое кнопок. Изменяем представление, используя диалоговые окна кнопок.

Создание заметки. Заметка - это небольшая записка на память. Текст заметки может быть самым разнообразным: мысль, которую не хочется забыть; напоминание о чем-либо себе или другому сотруднику; свежий анекдот, который при случае можно рассказать партнеру; цитата и многое другое. В некомпьютеризованном офисе иногда можно видеть такую картину. Повсюду - на столе, на телефоне, на стене, на стекле окна, на письменном приборе - расклеены маленькие листочки с какими-то записями. Это заметки. Согласитесь, что такой офис может дать постороннему человеку представление о сильной занятости сотрудников, однако, очень уж небрежно выглядит.

Заметки в программной среде Outlook - это электронный аналог бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например, указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы. Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею. Помимо этих основных возможностей можно:

- связать заметку с контактом;

- присвоить ей категорию;

- отправить по почте;

- напечатать;

- изменить представление заметки.

Как видим, с заметкой можно производить действия, аналогичные действиям с другими элементами.

Можно работать, оставив заметки открытыми на экране. Внесенные в заметку изменения сохраняются автоматически. Тогда у нас экран будет заполнен заметками.

Технология работы

1. Откройте папку Заметки.

2. Щелкните на кнопке «Создать». Откроется окно заметки желтого цвета.

Рис. 15

3. Запишите в окне текст заметки.

4. Закройте заметку. Она в виде значка появится на рабочем поле папки.

5. Свяжите заметку с контактом:

- двойным щелчком на значке откроем заметку;

- откроем скрытое меню заметки;

- выберем пункт «Контакты»;

- в открывшемся списке контактов выберем нужного человека.

6. При связи заметки с контактом информация об этом отражается на вкладке «Действия контакта». Откроем в папке «Контакты» карточку лица, с которым вы связали заметку.

7. Перейдем на вкладку «Действия» и среди прочих действий найдите упоминание о заметке.

8. Изучим другие возможности меню заметки. Среди прочих мы найдем команду «Переслать». При выполнении команды открывается стандартное окно сообщения электронной почты. С правилами пересылки сообщений мы ознакомимся далее.

Учет выполненной работы. Дневник - это документ, содержащий расписанный по дням перечень выполненных дел и событий, произошедших в жизни конкретного человека. Дневники вели еще в далекие «докомпьютерные» времена, для того чтобы иметь возможность восстановить ход событий.

Рис. 16

В разнообразной работе секретаря тоже необходимо организовать учет выполненной работы. Для этого в программной среде есть специальная папка «Дневник». В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была произведена работа; мероприятия, упомянутые в папках «Календарь», «Задачи», «Заметки»; «Сделанные телефонные звонки».

Некоторые сведения о проделанной работе можно записать в дневник вручную. В папке «Дневник» отображается график работы с документами. Для каждого элемента создается запись, в которой отражены дата, время начала работы, время, затраченное на работу с элементом. Двойным щелчком можно открыть элемент.

Просмотр и настройка Дневника. Некоторые элементы могут автоматически заноситься в дневник. Это сообщения, приглашения на собрание, ответы на приглашения на собрание, отмены собраний, поручения, ответы на поручения, телефонные звонки. В дневник могут автоматически заноситься документы, созданные в следующих программах: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word и другие программы, совместимые с Microsoft Office. Мы можем указать контакты, для которых надо делать записи в дневнике.

Технология работы

1. Откроем папку «Дневник». За то время, пока мы работали в среде Outlook, в папке уже появились некоторые записи о нашей работе. Записи в Дневнике сгруппированы по типам.

2. Просмотрим группы записей. Чтобы просмотреть записи одного типа, щелкните на кнопке со знаком (+). Чтобы закрыть группу, щелкните на кнопке со знаком (-).

3. Чтобы указать типы записей, файлов и контакты, для которых следует сохранять информацию в дневнике, в меню «Сервис» выберем пункт «Параметры».

4. На вкладке «Настройки» нажмем кнопку «Параметры» дневника.

5. В окне «Параметры дневника» установим флажки около тех типов элементов, контактов и файлов, которые надо учитывать в дневнике.

Запись мероприятия в Дневнике вручную.

Технология работы

1. Откроем папку «Дневник».

2. На панели инструментов щелкнем на кнопке «Создать». Откроется «Создать» окно «Запись в дневнике» (Без имени).

3. В поле «Тема» введем описание.

4. В списке «Тип» выберем тип записи, заносимой в дневник.

5. Установим прочие параметры, если они необходимы.

6. Нажмем кнопку «Сохранить и закрыть».

Рис. 17

Пересылка сообщений по электронной почте. В наши дни электронная почта является таким же привычным средством общения, как телефон и обычная почта. Более того, электронная почта даже более предпочтительна по следующим причинам:

- отправка сообщения производится прямо с рабочего места;

- сообщения доходят до адресата очень быстро;

- не требуются расходные материалы (бумага, конверты, чернила);

- можно послать письмо сразу по нескольким адресам;

- вследствие всего вышеперечисленного существенно экономится время.

В современном деловом офисе электронная почта является неотъемлемым атрибутом, а умение ею пользоваться - важнейшим профессиональным умением секретаря и любого другого работника.

Информация, передаваемая по электронной почте, называется сообщением (Mail Message). Сообщения, передаваемые по электронной почте, разделяются на четыре группы:

- Входящие - пришедшие по электронной почте;

- Исходящие - те, которые надо отправить;

- Черновики - сообщения в стадии подготовки;

- Отправленные.

На главной панели Outlook есть папки, соответствующие этим группам сообщений. Их удобно организовать в отдельную группу папок «Почта». Чтобы использовать Outlook для отправки и получения почты через Интернет, нам нужна учетная запись. Порядок создания учетной записи мы рассматривали выше.

Создание и отправка сообщения. Программная среда Outlook имеет стандартное окно сообщения, в котором мы, как на конверте, должны указать, кому оно адресовано, а также тему и содержание. Кроме того, мы можем приложить к сообщению заранее подготовленный файл, вставить рисунок. Если в Outlook не установлен режим немедленной отправки электронной почты, то все созданные сообщения будут сохраняться в папке «Исходящие».

В среде Outlook можно установить режим отправки сообщения: немедленно или по команде.

Технология работы

1. Установим режим отправки сообщения:

- в меню «Сервис» выберите пункт «Параметры»;

- в окне «Параметры» перейдите на вкладку «Доставка почты»;

- установите или отключите флажок «Отправлять сообщения немедленно».

2. Откроем папку «Исходящие» и щелкнем на кнопке «Создать». Откроется окно сообщения. Это окно позволяет передать информацию в виде простого текста, а также вкладывать в письмо файлы:

3. В окне сообщения щелкните на кнопке «Кому...» и выберите в списке контактов один или несколько адресатов. Мы можем также выбрать, кому направить копию (кнопка Копия) и скрытую копию (кнопка СК).

4. В поле «Тема» введём кратко заголовок сообщения.

5. В рабочем поле введем текст сообщения.

6. Для создания вложения выберем в меню «Вставка» пункт «Файл».

7. В окне обзора двойным щелчком выберем заранее созданный и сохраненный файл. Вложение отображается в виде значка файла с его названием в нижней части окна сообщения.

8. Для отправки сообщения щелкнем на кнопке «Отправить» на панели инструментов. Сообщение будет отправлено немедленно или помещено в папку «Исходящие» в зависимости от установленного режима.

9. Если у нас не установлен режим немедленной отправки сообщений, надо воспользоваться командой «Отправить» из меню «Сервис». После пересылки сообщения письмо автоматически будет перемещено из папки «Исходящие» в папку «Отправленные».

10. Можно совместить действия по отправке и приему сообщений. Для этого выберем в меню «Сервис» команду «Отправить/Получить». В раскрывающемся списке выберем пункт той учетной записи (если их несколько), по которой мы хотим произвести действия. После этого произойдет подключение компьютера к почтовому серверу, и сообщения будут отправлены. Если на почтовом сервере есть поступившие сообщения на вашу учетную запись, они будут пересланы на наш компьютер.

11. Создадим новое сообщение по теме «Согласование сроков поставки оборудования» и адресуем его контакту.

12. Если мы не завершили работу над составлением сообщения или не собираемся его в ближайшее время отправлять, сохраним его в папке «Черновики». Для этого выберем в меню «Файл» команду «Сохранить».

Мы можем отправить сообщение по адресу, который не записан в папке «Контакты». Для этого в строке «Кому...» запишем адрес электронной почты в явном виде.

Просмотр почтовых папок и сообщений. По мере заполнения почтовых папок мы можем увидеть на панели Outlook число рядом с названием папки. Это число показывает, сколько элементов (сообщений) находится в папке. Мы можем открыть папку, просмотреть список находящихся в ней сообщений, открыть любое сообщение, переложить его в другую папку. Вложения, присоединенные к сообщениям, можно сохранять отдельно в других папках на своем компьютере. Необходимо время от времени удалять ненужные сообщения из папки.

Технология работы

1. Просмотрим на панели Outlook почтовые папки и определим, не открывая папки, сколько в них находится элементов.

2. Для получения поступивших сообщений с сервера выберем из меню «Сервис» команду «Отправить/Получить».

3. Если мы не имеем возможности работать в кабинете с электронной почтой, скопируем несколько сообщений из папки «Исходящие» в папку «Входящие». Для этого захватим название сообщения и переместим его на значок папки «Входящие» на панели Outlook.

4. Откроем папку «Входящие».

Папка разделена на две части. В верхней части расположен список сообщений в том порядке, как они поступили, и некоторые сведения: от кого, тема, дата и время поступления. Для просмотра сообщения щелкним на нем. В нижней части появится текст сообщения. Если около сообщения расположен значок скрепки значит сообщение содержит вложение.

5. Откроем сообщение с вложением. Сохраним вложение отдельно как файл:

- двойным щелчком на строке сообщения откроем окно сообщения;

- в меню «Файл» выберите команду «Сохранить вложения»;

- в окне обзора выберем папку, в которую хотим сохранить файл, введите имя файла или оставить то, которое указано, затем щелкнем на кнопке «Сохранить».

6. Удалим сообщение из папки. Для этого захватим сообщение и переместим его на значок папки Удаленные.

7. Когда в папке Удаленные накапливается много элементов, мы можем очистить папку, то есть безвозвратно удалить элементы. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши на значке папки «Удаленные» и в контекстном меню выберем команду «Очистить папку "Удаленные"».

Использование подписи и визитной карточки. В деловой переписке очень часто применяют стандартные фразы для начала и окончания письма. Такие фразы в среде Outlook называются подписью, хотя в реальной жизни подписью мы называем имя отправителя, указанное в конце письма. Здесь понятие подписи несколько шире. Подписью может быть любая фраза, удобная в контексте данного сообщения, которая заранее составлена и сохранена с некоторым именем. Мы можем создать несколько подписей на разные случаи и вставлять их в сообщение.

Помимо подписи в данном приложении используется понятие электронной визитной карточки со сведениями о себе, которую мы можем прикрепить к сообщению. Получатель нашего сообщения может на основе этой визитной карточки создать в папке «Контакты» карточку со сведениями о нас. Электронная визитная карточка формируется на основе записи из нашей папки «Контакты» и, по сути, является аналогом карточки контакта со всеми содержащимися в ней сведениями. Поэтому, если мы захотим переслать партнеру не все, а только часть сведений, надо создать дубликат карточки контакта с выборочными данными:

- создавать и вставлять подписи в сообщение;

- прикреплять к сообщению визитную карточку;

- создавать контакт на основе присланной визитной карточки.

Технология работы

1. Откроем папку «Исходящие».

2. Для создания одной или нескольких подписей выберем в меню «Сервис» команду «Параметры».

3. Перейдем на вкладку «Сообщение». Щелкнем на кнопке «Выбор подписи».

4. В открывшемся окне «Выбор подписи» щелкнем на кнопке «Создать». Начнет работу мастер создания подписи.

5. Введем имя подписи, например, «Желаю удачи с визиткой» и установим переключатель «Начать с пустого образца». Щелкнем на кнопке «Далее».

6. В окне «Изменение подписи» введём текст.

7. Прикрепим к подписи визитную карточку:

- щелкнем на кнопке «Создать визитную карточку из списка контактов...»;

- выберем в открывшемся списке имя контакта;

- щелкнем на кнопке «Готово».

8. Создадим новое сообщение.

9. В меню «Вставка» выберем пункт «Подпись». В раскрывшемся списке выберем подпись.

10. Получим новые сообщения, используя команду «Отправить/Получить».

11. Откроем сообщение с вложением визитки.

12. Щелкнем на значке «Скрепки» и откроем присланную нам электронную визитную карточку. Она имеет вид карточки контакта.

13. Запишем новый контакт в свою папку. Для этого щелкнем на кнопке «Сохранить и закрыть». Сведения автоматически сохранятся в вашей папке «Контакты». Вы можете в дальнейшем дополнить эту карточку новыми или измененными сведениями о партнере.

14. Откроем папку «Контакты» и убедимся, что там появилась новая запись о контакте.

Форматирование сообщения. До сих пор мы создавали сообщения, написанные простым текстом. Многие сообщения электронной почты, короткие и деловые, не требуют дополнительного оформления и поэтому пишутся простым неформатированным текстом. К тому же, такие сообщения занимают мало памяти и требуют меньше времени для передачи.

Однако иногда возникает необходимость послать более яркое и красочное сообщение. Обычно это связано с каким-нибудь торжеством. Для этих случаев программная среда Outlook предоставляет расширенные возможности оформления текста, а также вставки рисунков, а именно использование для подготовки сообщений форматов RTF Microsoft Outlook или HTML. При использовании одного из этих форматов при создании сообщения открывается панель, похожая на панель форматирования текстового редактора Word. Назначение кнопок форматирования указано на всплывающих подсказках.

Технология работы

1. Для вставки в сообщение рисунка заранее подготовим его и сохраним в формате gif в какой-нибудь папке. В меню «Вставка» выберем пункт «Рисунок».

2. В открывшемся окне щелкнем на кнопке «Обзор» и в окне обзора выберем файл рисунка и щелкнем на кнопке «Открыть». Имя появится в окне вставки рисунка.

3. Закроем окно щелчком на кнопке «Вставить». Рисунок появится в окне сообщения.

4. Отправим сообщение.

Отправка ответа на сообщение. Каждому человеку, который посылает почту, очень важно знать, получено ли его сообщение. Среда Outlook предлагает возможность автоматически отправлять уведомления - короткие сообщения отправителю, когда было получено сообщение. Для этого надо установить параметры отслеживания почты.

Помимо уведомления многие сообщения требуют ответа. При отправке ответа мы можем к нему присоединить исходное сообщение или часть его, чтобы получатель сразу понял, на какое сообщение пришел ответ.

Технология работы

1. Откроем в меню «Сервис» команду «Параметры».

2. На вкладке «Настройки» щелкните на кнопке «Параметры почты».

3. В открывшемся окне «Параметры электронной почты» найдем поле, в котором указано, что «при ответе на сообщение - включить и сдвинуть текст исходного сообщения». Это поле имеет раскрывающийся список других возможностей. Однако лучше оставить то, что предлагает программа.

4. Щелкнем на кнопке «Параметры отслеживания».

5. Установим флажки и переключим. Эти параметры позволят нам автоматически управлять отправкой уведомлений на полученные сообщения. В таком уведомлении будет указана дата и время получения сообщения. Мы также сможем узнать, когда было получено наше сообщение.

6. Проследим, чтобы после установки указанных параметров программная среда Outlook стала автоматически пересылать уведомления о получении сообщения.

7. Для отправки ответа на сообщение в папке «Входящие» выделите строку с заголовком сообщения.

8. На панели инструментов щелкнем на кнопку «Ответить». Откроется окно нового сообщения, в котором в строке «Кому...» будет указан адрес отправителя, в поле сообщения будет вставлен текст исходного сообщения, в строке Тема будет указано: RE:<TeMa исходного сообщениям>.

9. Введем текст ответа, удалим частично или целиком исходное сообщение.

10. Отправим ответ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства.

До недавнего времени работа с документами осуществлялась преимущественно посредством перемещения бумажных документов и ведения множества бумажных регистрационных журналов и картотек. Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жёсткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации делопроизводства, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, контролировать выполнение поручений связанных с документами.

Информационная система «Документы организации» реализовывалась для повышения эффективности работы лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК.

В ходе выполнения работы были решены поставленные задачи:

- изучены общетеоретическая, специальная литература по теме исследования и материалы предметной области;

- ознакомление и изучение структуры организации, документов и документопотока;

- реализован документооборот лингвистической школы «Success», как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК на основе программного приложения MS Outlook, что дало возможность с минимальными затратами на программное и аппаратное обеспечение достичь максимальных результатов при обработке и учёте документов.

Реализация дипломного проекта позволила интегрировать все документы организации в среду MS Outlook, что позволило:

- организовывать документы оптимально удобно для пользования;

- выделять основные мероприятия и своевременно о них напоминать (в ходе учебного процесса);

- полностью автоматизировать делопроизводство организации.

Тем самым повысить скорость и надёжность решений задач делопроизводства в рамках данной организации. Преимущество системы евляется её гибкость, т.е. возможность настроить её под любое учреждение, включив любые сведения в карточки «Контакты», интересующие саму организацию, а так же возможность работы с другими приложениями MS Office.

Применение компьютерных технологий и технологий автоматизации делопроизводства является перспективным направлением и позволяет организовать работу с документооборотом учреждений на современном уровне.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы. - 3-е изд.,перераб.и доп. - М., 1996.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов.3-е изд., испр. и доп.-М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие с образцами документов. 6-е изд., испр. И доп. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

4. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998.

5. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: ИНФРА-М, 1998.

6. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Стрикс, ПРИОР, 1999.

7. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для студентов вузов. - М.: Финансы и статистика, 1999.

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.-М.:ИПК Издательство стандартов, 1998.

9. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - М.: ТетраСистемс, 1999.

10. Елизаветина Т. Делопроизводство на компьютере.-3-е изд. - СПб.: Питер, 2004, 304 с.

11. Информатика: Учебник / Под ред. проф. Н.В. Макаровой. 4-е перераб. изд. - М.: Финансы и статистика, 2001.

12. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере / Под ред. проф. Н.Ф. Макаровой. 4-е перераб. Изд. - М.: Финансы и статистика, 2001.

13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 3-е изд., испр. И доп. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.

14. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга. - М.: Экон-Трендз, 1999.

15. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. Акад. нар. хоз-ва при правительстве РФ. - М.: Дело, 1999.

16. Компьютер для менеджера / Под ред. В.В. Комягина. - М.: Триумф, 1988.

17. Компьютерное делопроизводство: Учебный курс / Под ред. Н. Макарова и др. СПб.: Питер, 2004. - 416 с.

18. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 1999.

19. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

20. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,1999.

21. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. СПб., БХВ, 1999.

22. Куперштейн В.И. MS Office и Project в управлении и делопроизводстве.-2-е изд., перераб. и доп. - СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 400 с.

23. Леонтьев В.П. Новейшая Энциклопедия персонального компьютера 2003. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. - 920 с.

24. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. - СПб.: Питер, 2004.-411 с.

25. Модер Дж.,Филлипс С. Метод сетевого планирования в организации работ. - М.: Энергия, 1966.

26. Основные положения по разработке и применению систем сетевого планирования и управления. - М.: Экономика, 1967.

Размещено на Allbest.ru