Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

Автоматизация документирования деятельности страховой компании «Макс»

Реферат

В ходе выполнения курсового проекта была разработана система автоматизации делопроизводства и документооборота для отдела кадров страховой компании «Макс» Пензенский филиал.

Цель проектирования: автоматизация документооборота организации.

В результате выполнения курсовой работы был проанализирован состав подразделений организации, их взаимосвязь; а также документы, которые создаются в отделе кадров.

Процесс выполнения курсового проекта состоял из следующих этапов:

Ш Технико-экономический анализ создания АРМ.

Ш Разработка структуры САДД.

Ш Разработка внемашинного и внутримашинного обеспечения САДД.

Ш Разработка программного обеспечения САДД.

Ш Подготовка руководства пользователя для АРМ.

Итогом курсового проектирования является база данных, разработанная в Access 2003, предназначенная для автоматизированного документооборота организации.

• Содержание
• Введение
• 1. Анализ объекта проектирования
• 1.1 Структура страхового отдела
• 1.2 Деятельность работников страхового отдела
• 2. Разработка структуры САДД
• 3. Разработка технического задания. Технико-экономическое обоснование проекта
• 4. Разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД
• 4.1 Проектирование структуры БД
• 4.2 Создание отношений внутримашинной БД
• 5. Руководство пользователя
• Заключение
• Список литературы

Введение

В настоящее время значительное увеличение объемов информации и внедрение в связи с этим компьютерных технологий порождают повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания во всех учреждениях, организациях и фирмах.

Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. Необходимо подчеркнуть, что информация, содержащаяся в документах любой организации или фирмы, является важнейшим управленческим ресурсом, и от того, насколько эффективно организовано использование этого ресурса, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, конечный результат деятельности фирмы.

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) - важнейшая функция в деятельности фирмы. Организация ДОУ обычно возложена на соответствующую службу, это может быть управление делами, общий отдел, отдел делопроизводства и информационного обеспечения, канцелярия, секретариат. Эти службы находятся в непосредственном подчинении руководителя.

ДОУ в любой организации основывается на нормативно-методической базе, которая регулирует все уровни управления.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы.

1. Анализ объекта проектирования

Страхование - это отношения по защите интересов физических и юридических лиц РФ, субъектов РФ и муниципальных образований при наступлении определенных страховых случаев за счет денежных фондов, формируемых страховщиками из уплаченных страховых премий (Страховых взносов), а также за счет иных средств страховщиков.

Страховая деятельность - это сфера деятельности страховщиков по страхованию, перестрахованию, взаимному страхованию, а также страховых брокеров по оказанию услуг, связанных со страхованием.

Цель организации страхового дела - обеспечение защиты имущественных интересов физических и юридических лиц РФ, субъектов РФ и муниципальных образований при наступлении страховых случаев.

Компания демонстрирует устойчивые темпы роста по основным страховым и финансовым показателям. Динамика развития системы страхования и полученные результаты подтверждают, что компания уверенно сохраняет высокие позиции среди российских страховщиков.

Ежегодно в компании «Макс» проводятся конкурс «Лучший по профессии». Участие принимают сотрудники, имеющие стаж

в компании не менее полугода, занимающие должность: специалист/ведущий специалист/главный специалист. Конкурс проводится в течение года.

1.1 Структура страхового отдела

Каждая организация имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.

Пензенский филиал СК «Макс» имеет линейную структуру, которая представлена в приложении А.

При этой организации каждый исполнитель имеет вышестоящего начальника. Он получает приказы только от него, что даёт чёткое распределение ответственности и полномочий и помогает избежать противоречивых указаний от нескольких начальников.

1.2 Деятельность работников страхового отдела

Каждый работник организации имеет определённое место в иерархии персонала, определённые функции, права и обязанности. На основе структуры можно выделить функции служащих данной организации.

Начальник отдела

Ш организует и непосредственно отвечает за работу страхового отдела;

Ш организация, планирование и проведение технической учебы

Ш в отделе со страховыми агентами, штатными сотрудниками;

Ш урегулирование убытков;

Ш подбор кадров, кадровая отчетность;

Ш работа с юридическими лицами, развитие клиентской базы;

Ш работа с банками, заключение залоговых договоров.

Бухгалтер

Ш ведение программы 1С-Таисса;

Ш ведение главной книги, журналов с №1-5;

Ш составление месячной, квартальной, годовой отчетности;

Ш ведение оборотных ведомостей по счетам.

Его деятельность регламентируют платежные документы, акты, заявления, страховые полиса.

Экономист по выплатам

Ш аналитическая и статистическая отчетность;

Ш регистрация актов на выплату по имущественным видам страхования и разноска выплат в базу АПМ-страховщика;

Ш выверка базы и составление приложений по результатам выверки, сверка базы с данными бухгалтерии.

Экономист работает с журналами по выплатам по имущественным и личным видам страхования.

Операционист

Ш осуществляет проверку страховых документов и квитанционного материала на соответствие отчету агента;

Ш осуществляет ввод данных по страховым документам.

Ш выявляет ошибки в оформлении страховых документах агентами с использованием функционала программного обеспечения;

Ш информирует агентов и менеджеров по работе с агентами

Ш о выявленных ошибках и допущенных нарушениях в страховых документах;

Ш формирует отчеты для связок данных операционного учета

Ш с данными бухгалтерии.

Менеджер по работе с агентами

Ш улучшение структуры портфеля агентской группы;

Ш финансовое, оперативное планирование деятельности агентов;

Ш поиск, подбор новых агентов для работы;

Ш организация деятельности агентской группы;

Ш стимулирование агентских продаж в части;

Ш контроль за деятельностью агентов.

Менеджер по офисным продажам

Ш выполнение индивидуальных планов продаж;

Ш осуществление операций по заключению с физическими лицами договоров страхования на территории офиса продаж

Ш поиск и привлечение новых клиентов в офис продаж;

Ш предоставление клиентам необходимой информации

Ш о страховании.

Менеджер по корпоративным продажам

Ш организует и непосредственно отвечает за работу

Ш с юридическими лицами;

Ш продажа полисов юридическим лицам по ОСАГО и основному бизнесу;

Ш увеличение клиентской базы юридических лиц.

Его деятельность основана на оформлении страховых полисов и договоров.

Андеррайтер

Ш оценка риска при страховании;

Ш урегулирование убытков по имущественным видам страхования.

Работает со страховыми полисами, договорами и документами, подтверждающие страховой случай.

Начальник центра регулирования убытков

Ш организует и контролирует процесс урегулирования убытков на межрайонном уровне;

Ш организует осмотр поврежденного имущества при ДТП;

Ш предоставляет документы в ЦУУ для принятия решения

Ш на выплату страхового возмещения.

Его деятельность регламентируют документы из ГАИ и акты.

Таблица 1 - Взаимосвязи подразделений

Элемент системы управления	Атрибуты элемента	Связи	Атрибуты связи
1	2	3	4
1. Начальник страхового отдела	Работа с юридическими лицами, развитие клиентской базы Кадровая отчетность Урегулирование убытков	Юридические лица Бухгалтер Экономист по выплатам	Страховые полиса Приказ Запрос
2. Бухгалтер	Составление месячной, квартальной, годовой отчетности Составление отчетности по кадрам	Банк Начальник страхового отдела	Квитанции Отчет
3. Экономист по выплатам	Аналитическая и статистическая отчетность Регистрация страховые случаи	Начальник страхового отдела Клиенты	Отчет Квитанции
4. Операционист	Информирует и менеджеров по работе с агентами о выявленных ошибках и допущенных нарушениях в страховых документах Выявляет ошибки в оформлении страховых документах Формирует отчеты для связок данных операционного учета с данными бухгалтерии.	Менеджер по работе с агентами Начальник страхового отдела Бухгалтер	Отчет Страховые документы, заявление Отчет
5. Менеджере по работе с агентами	Финансовое, оперативное планирование деятельности агентов Поиск, подбор новых агентов для работы Контроль за агентами	Агенты Начальник страхового отдела Операционист	Договор Заявление Отчет
6. Менеджер по офисным продажам	Заключение с физическими лицами договоров страхования на территории офиса продаж Выполнение индивидуальных планов продаж	Юридические лица Начальник страхового отдела	Страховые полиса Отчет
7. Менеджер по корпоративным продажам	Продажа полисов юридическим лицам по основному бизнесу Увеличение клиентской базы юридических лиц	Юридические лица Начальник страхового отдела	Страховые полиса Отчет
8. Андеррайтер	Оценка риска при страховании Урегулирование убытков по имущественным видам страхования	Бухгалтер Начальник центра регулирования убытков	Отчет Страховые полиса,
9. Начальник центра регулирования убытков	Организует осмотр поврежденного имущества при ДТП	Андеррайтер	Документы, подтверждающие страховой случай

2. Разработка структуры САДД

Решения по структуре системы, подсистем, средствам и способам связи для информационного обмена между компонентами системы, представлено при помощи диаграмм потоков данных, используя CASE-метод диаграмм потоков данных (ДПД) в нотации Гейна-Сарсона.

Диаграмма потоков данных строится с помощью средств CASE-Аналитик. CASE-анализ структур управления основан на комплексе современных технологий исследования СУ, ориентированных на применение ЭВМ. CASE-технология.

Результатом работы в среде пакета CASE-Аналитик является информационно-логическая модель (ИЛМ) анализируемой системы. Эта модель представляется в виде иерархии диаграмм потоков данных и структурограмм данных. Диаграмма - это главный компонент модели. Все функции информационной системы и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Важной особенностью ДПД является детализация уровней описания функциональной диаграммы. Детализация диаграмм по уровням представления называется декомпозицией диаграмм. Схема функциональной структуры САДД приведена на плакате в приложении Б.

3. Разработка технического задания. Технико-экономическое обоснование проекта

Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки документов является использование базы данных (БД) для организации хранения и обработки информации, необходимой для создания документов.

Окончательное решение в пользу принятия решения об автоматизации подготовки документов в условиях действующей организации принимается только после экономического обоснования его целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Проводят автоматизацию подготовке тех документов, которые:

а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся информацию;

б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию, извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение кадров, состав заказываемых деталей.

Таблица 2 - Сведения о затратах

Подразделение (наименование должности)	Значение показателей затрат
	Средняя заработная плата С [руб/(чел*мес)]	Начисления на заработную плату H [руб]
Начальник отдела кадров	10 000	500

Для проведения технико-экономического анализа используются следующие этапы:

1. Подготовка исходных данных, характеризующих процесс обработки информации. В рассматриваемом примере начальник отдела кадров страховой компании «Макс» Пензенский филиал обрабатывает документы, которым присвоен следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j).

К таким документам относятся:

Ш приказ о приеме работника на работу;

Ш приказ о предоставлении отпуска работнику;

Ш приказ о направлении работника в командировку;

Ш командировочное удостоверение;

Ш служебное задание;

Ш приказ о поощрении работника;

Ш страховой полис;

Ш страховая квитанция;

Ш справка;

Ш заявление о предоставлении отпуска.

Таблица 3 - Количество создаваемых документов

Документ, j	Среднее кол-во обрабатываемых док-тов, Kj, [шт/мес]	Средняя трудоемкость обработки док-тов, Wj, [чел*час/шт]	Средняя трудоемкость обработки док-тов, Waj, [чел*час/шт
Служебное задание	1	25	15
Приказ о направлении в командировку	1	25	15
Командировочное удостоверение	1	40	15
Приказ о предоставлении отпуска работнику	1	50	15
Приказ о приеме работника на работу	1	25	15
Заявление	8	5	1,25
Страховая квитанция	5	6	2
Справка	10	1	1
Страховой полис	5	12	3
Приказ о поощрении работника	0,3	83,3	50

Вычисление средней продолжительности рабочего времени Т_м,ср. за месяц в часах: Т_м,ср. = (256 раб. дней * 8 час)/12 мес 171 [час/мес].

2. Оценка количества исполнителей N_j, необходимых для обработки документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью:

N_j = (K_j*W_j)/Т_м,ср. [чел].

Для плана работы коллегии на полугодие:

N₁ = 1*25/171 0,15

N₂ = 1*25/1710,15

N₃ = 1*40/171 0,23

N₄ = 1*50/171 0,3

N₅ = 1*25/171 0,15

N₆ = 8*5/171 0,23

N₇ = 5*6/171 0,2

N₈ = 10*1/171 0,1

N₉ = 5*12/171 0,4

N₁₀ = 0,3*83,3/171 0,1

Общее количество исполнителей ?N_j = 2,01. В данном случае оценка количества исполнителей свидетельствует о том, какую часть рабочего времени начальника отдела кадров занимает выполнение обязанностей секретаря.

3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат M_j на обработку j-го типа документа.

M_j = N_j*C*(1+H/100) [руб/мес].

Для плана работы коллегии на полугодие:

M₁ = 0,15*10000*(1+500/100) = 7515

M₂ = 0,15*10000*(1+500/100) = 7515

M₃ = 0,23*10000*(1+500/100) = 11523

M₄ =0,3*10000*(1+500/100) = 15030

M₅ = 0,15*10000*(1+500/100) = 7515

M₆ = 0,23*10000*(1+500/100) = 11523

M₇ = 0,2*10000*(1+500/100) = 10020

M₈ = 5010*10000*(1+500/100) = 11523

M₉ = 0,4*10000*(1+500/100) = 20040

M₁₀ = 0,1*10000*(1+500/100) = 5010

Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех документов составят M_j=107214 [руб/мес].

4. Вычисление себестоимости обработки С_j одного экземпляра j-го типа документа:

С_j = M_j/K_j [руб/шт]

Для плана работы начальника отдела кадров на полугодие:

C₁ = 7515/1=7515

C₂ = 7515/1=7515

C₃ = 11523/1=11523

C₄ = 15030/1=15030

C₅ = 7515/1=7515

C₆ = 11523/8=1440,4

C₇ = 10020/5=2004

C₈ = 5010/10=501

C₉ = 20040/5=4008

C₁₀ = 5010/0,3=16700

5. Оценка затрат S на создание и внедрение САДД и затрат R на эксплуатацию САДД:

а) оценка затрат S на создание и внедрение БД; стоимость информационного обеспечения принимается равной средней рыночной стоимости технического обеспечения. Исходя из рыночной стоимости компьютеров сумма затрат определена S_то = 15 000.

б) оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию САДД.

Данная оценка производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. В рассматриваемом примере выполним только учет расходных материалов на картриджи для принтера по цене 4 000 руб., при условии использования одного картриджа на Q_карт=2000 [шт] документов.

В результате очевидного расчета получим оценку ежемесячных затрат на эксплуатацию САДД для j-го типа документа

R_j=(K_j/Q_карт)*S_карт [руб/мес],

где S_карт [руб] -- стоимость одного картриджа.

Для плана работы начальника отдела кадров на полугодие:

R₁ = (1/2000)*4000 =2.

R₂ = (1/2000)*4000 =2

R₃ = (1/2000)*4000 =2

R₄ = (1/2000)*4000 =2

R₅ = (1/2000)*4000 =2

R₆ = (8/2000)*4000 =16

R₇ = (5/2000)*4000 =10

R₈ = (10/2000)*4000 =20

R₉ = (5/2000)*4000 = 10

R₁₀ = (0,3/2000)*4000 =0,6

6. Вычисление ежемесячных затрат на каждый тип документа M'_a,j, связанных с эксплуатацией САДД и затратами на амортизацию (ежемесячную компенсацию затрат на создание и внедрение автоматизированной системы).

Назначаем срок окупаемости САДД (L = 3 [лет]), в течение которого сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость продукции (товаров, услуг) предприятия. Тогда на основании формулы:

M'_a,j = S_j/(12*L) + R_j [руб/мес],

где S_j=S_то*K_j/K_j -- доля затрат на создание и внедрение автоматизированной информационной системы, приходящаяся на документ типа j, получим:

M'_a,1 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M'_a,2 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M'_a,3 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M'_a,4 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M'_a,5 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

M'_a,6 = 15000*(8/33,3)/(12*3)+16=116

M'_a,7 = 15000*(5/33,3)/(12*3)+10=72,5

M'_a,8 = 15000*(10/33,3)/(12*3)+20=145

M'_a,9 = 15000*(5/33,3)/(12*3)+10=72,5

M'_a,10 = 15000*(0,3/33,3)/(12*3)+0,6=4,7

Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и амортизацией одного комплекта САДД, равны M'_a,j 491,6 [руб/мес].

7. Эффект от автоматизации обработки документов выражается в снижении трудоемкости их обработки W_a =132,25<W =272,3 и, как следствие, в уменьшении количества исполнителей N_a =1,38<N=2,01.

Доля относительного сокращения трудоемкости обработки документа типа j определяется выражением:

W_a,j =(W_j-W_a,j)/W_j.

W_a,1 = 0,4

W_a,2 = 0,4

W_a,3 = 0,63

W_a,4 = 0,7

W_a,5 = 0,4

W_a,6 = 0,75

W_a,7 = 0,6

W_a,8 = 0

W_a,9 = 0,75

W_a,10 = 0,4

Для того, чтобы достигался экономический эффект, затраты при автоматизированной подготовке документов должны быть меньше затрат при традиционном способе обработки, таким образом, выполняться условие:

M_a = 491,6<M = 9619.

Полученная оценка характеризует верхнюю границу экономически целесообразных затрат на автоматизацию, однако, целочисленный характер переменных в рассматриваемой задаче определяет метод ее решения путем последовательного подбора параметров. Исходя из рекомендаций методики и опыта проектирования, выберем следующие значения параметров:

W_a,_j:W_a,₁=W_a,2=W_a,₃=W_a,₄=W_a,₅=W_a,₆=W_a,₇=W_a,₈=W_a,₉=W_a,₁₀=W_a,₁₁=5,03

8. Вычисление средней трудоемкости обработки документа типа j при условии автоматизации:

W_a,_j = W_j*(1 - W_a,_j) [чел*час/шт].

W_a,1 = 25*(1-0,4)=15

W_a,2 = 25*(1-0,4)=15

W_a,3 = 40*(1-0,63)=14,8

W_a,4 = 50*(1-0,7)=15

W_a,5 = 25*(1-0,4)=15

W_a,6 = 5*(1-0,75)=1,25

W_a,7 = 6*(1-0,6)=0,06

W_a,8 = 1*(1-0)=1

W_a,9 = 12*(1-0,75)=3

W_a,10 = 83,3*(1-0,4)=50

Реальная трудоемкость обработки документов в условиях автоматизации зависит от технического уровня средств обеспечения САДД и от затрат на введение средств автоматизации. Вычисленные значения средней трудоемкости W_a,j рационально сравнить с реальной трудоемкостью методом экспертной оценки или путем эксперимента.

9. Вычисление количества исполнителей при условии автоматизации (в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемых документов):

N_a,j = N_j*(1 - W_a,j) [чел].

N '_a,1 = 0,15*(1-0,4)=0,09

N '_a,2= 0,15*(1-0,4)= 0,09

N '_a,3= 0,23*(1-0,63)=0,08

N '_a,4= 0,3*(1-0,7)=0,09

N '_a,5= 0,15*(1-0,4)= 0,09

N '_a,6= 0,23*(1-0,75)=0,06

N '_a,7= 0,2*(1-0,6)=0,08

N '_a,8= 0,1*(1-0)=0,1

N '_a,9= 0,4*(1-0,75)=0,1

N '_a,10= 0,1*(1-0,4)=0,6

Количество исполнителей в подразделении при внедрении САДД определяется по формуле N_a = N_a,j=0,78. Таким образом, в результате внедрения комплекса программных средств можно сократить долю времени, затрачиваемую заместителем начальника архивного отдела на выполнение обязанностей секретаря. Она составит (N_Ai/N)*100 % = 39%.

10. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку каждого j-го типа документа при внедрении одного комплекта САДД с учетом эксплуатационных расходов и расходов по амортизации определяется выражением:

M_a,j = N_а,j[C*(1+H/100)]+ M'_a,j [руб/мес].

М_a,1=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)=54001,3

М_a,2=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)= 54001,3

М_a,3=0,08*(10000*(1+500/100)+14,5)=48001,2

М_a,4=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)= 54001,3

М_a,5=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)=54001,3

М_a,6=0,06*(10000*(1+500/100)+116)=3606,9

М_a,7=0,08*(10000*(1+500/100)+72,5)=4805,8

М_a,8=0,1*(10000*(1+500/100)+145)=6014,5

М_a,9=0,1*(10000*(1+500/100)+72,5)=6007,2

М_a,10=0,06*(10000*(1+500/100)+4,7)=3600,3

Среднемесячные суммарные затраты на обработку документов при автоматизации составляют M_a=M_a,_j= 288041, [руб/мес].

11. Среднемесячное количество обработанных документов при внедрении САДД:

K_а,_j = K_j/(1-W_a,_j) [шт/мес].

K_a,1 = 1/(1- 0,4) =0,6

K_a,2 =1/(1- 0,4) =0,6

K_a,3 =1/(1- 0,63) =0,37

K_a,4 =1/(1- 0,7) =0,3

K_a,5 = 1/(1- 0,4) =0,6

K_a,6 =8/(1- 0,75) =0,03

K_a,7 =5/(1- 0,6) =0,08

K_a,8 =10/(1- 0) =0,1

K_a,9 =5/(1- 0,75) =0,05

K_a,10 =0,3/(1- 0,4) =2

делопроизводство документооборот страховая компания

Таким образом, среднее количество обрабатываемых документов увеличилось до 4,73 единиц. Расчет показывает, что при рассмотренных условиях внедрение комплекса программных средств для автоматизации подготовки комплекта документов может привести к следующим изменениям:

Ш среднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут быть снижены с 288041 руб. до 107214 руб.;

Ш возможно сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов коллегии на 39 %;

Ш возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц документов с 33,3 до 38,03 а так как заседания коллегии проводятся один раз в квартал, увеличение количества документов составит 4,73 единиц для одного заседания. Поэтому внедрение комплекса является экономически целесообразным.

4. Разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД

При анализе объекта проектирования и технико-экономического обоснования САДД были выделен состав документов, подготовку которых необходимо автоматизировать. Затем необходимо произвести анализ внемашинной и внутримашинной информационной БД.

Внемашинная БД необходима для организации работы и поддержания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинную БД составляют различные документы, сведения из которых подлежат обязательному учету во внутримашинной БД. К таким документам относятся документы, поступающие на рабочие места, а также нормативные документы, используемые при заполнении создаваемых документов. Результатом выполнения этого этапа работы является построение списка документов, необходимых для выполнения производственных или управленческих функций.

Внутримашинная БД создается и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом структурированных и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне предприятия является СУБД Access. Данные из данной системы передаются в другие программы, входящие в состав MS Office, что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы.

Ниже приводится анализ форм документов, образующихся в деятельности начальника отдела кадров.

Анализ форм документов в работе произведен в порядке, определяемом последовательностью их подготовки секретарем коллегии. Так как подготовка документов проводится в одной организации, используется единый стиль расположения реквизитов.

Приказ о приеме на работу оформляется на основании Трудового договора (ст.68 ТК). Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно они относятся и к первичным учетным документам, т.к. они фиксируют факт приема гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Приказ о приеме на работу составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию.

При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, должность, по которой будут исполняться трудовые обязанности, условия приема и дата, с которой работник приступает к работе.

Проект приказа визируется руководителем кадровой службы, а также бухгалтером и юристом.

Приказ о поощрении оформляется по ст. 191 ТК РФ, в которой называются основные Фомы поощрения: объявление благодарности; награждение именным подарком, почетной грамотой; выдача премии и т.д.

Одновременно могут применяться несколько видов поощрений.

Основанием для составления таких приказов служит докладная записка руководителя подразделения.

Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предполагается материальная форма поощрения - обязательно должна присутствовать виза бухгалтера.

Заявление о предоставлении отпуска является основанием для предоставления отпуска.

В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник. Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало.

Завизированное руководителем структурного подразделения заявление передается в отдел кадров. На его основании готовится приказ.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Служебное задание является первым документом для оформления командировки. В нем указывается направление в командировку и отчет о выполнении.

Срок командировки устанавливается с учетом времени проезда до места назначения. Началом командировки считается день выезда из места постоянной работы. Цель командировки должна быть четко сформулирована.

Служебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

На основании этого документа оформляется приказ о направлении сотрудника в командировку. Формы приказов хорошо продуманы, их необходимо только правильно заполнить.

После подписания приказа выписывается командировочное удостоверение. Работник, выписывающий командировочное удостоверение, вносит в него необходимые данные, беря их из приказа.

Командировочное удостоверение является учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него.

Справка - документ, содержащий текстовую и табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу.

Полученные данные заносятся в таблицу 4.

Таблица 4 - Документы отдела кадров

Документ	Реквизиты	Постоянная часть текста	Переменная часть текста
1	2	3	4
Приказ о приеме работника на работу	Наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подпись, виза ознакомления	Наименование организации, наименование вида документа, форма по ОКУД, форма по ОКПО, подпись руководителя организации	Номер документа, дата составления, дата приема, ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность, характер работы, тарифная ставка, надбавка, испытательный срок, основание, виза ознакомления
Приказ о предоставлении отпуска	Наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подпись, виза ознакомления	Наименование организации, наименование вида документа, форма по ОКУД, форма по ОКПО, подпись руководителя организации	Номер документа, дата составления, ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность, период работы, количество дней основного отпуска, период основного отпуска, вид дополнительного отпуска, период дополнительного отпуска, общая продолжительность отпуска, период отпуска, виза ознакомления
Приказ о направлении работника в командировку	Наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подпись, виза ознакомления	Наименование организации, наименование вида документа, форма по ОКУД, форма по ОКПО, подпись руководителя организации	Номер документа, дата составления, ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность, место назначения, срок командировки, период, цель, средства, основание, виза ознакомления
Командировочное удостоверение	Наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подпись	Наименование организации, наименование вида документа, форма по ОКУД, форма по ОКПО, подпись руководителя организации	Номер документа, дата составления, ФИО, табельный номер, структурное подразделение, должность, место назначения, срок командировки, период, цель, основание, отметки о выбытии и прибытии
Справка	Наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, текст, подпись	Наименование вида документа, место составления, наименование организации, справочные данные об организации,	Номер документа, дата составления, ФИО, должность, для предъявления
Квитанция	Гриф утверждения, наименование организации, наименование вида документа, номер документа, дата заголовок к тексту, серия, страхователь, номер и серия страхового свидетельства, вид страхования, представитель, взнос за период, сумма, подпись	Наименование организации, наименование вида документа	Гриф утверждения, номер документа, дата заголовок к тексту, серия, страхователь, номер и серия страхового свидетельства, вид страхования, представитель, взнос за период, сумма, подпись
Страховой полис	Наименование организации, справочные данные, наименование вида документа, серия, номер документа, страхователь, адресат, выгодобри-обретатель, период действия договора, валюта договора, объект страхования, дата документа, подпись	Наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, выгодоприобретатель	Серия, номер документа, страхователь, адресат, период действия договора, валюта договора, объект страхования, дата документа, подпись
Заявление	Наименование вида документа, наименование организации, от кого должность, от кого ФИО, текст, подпись, дата	Наименование вида документа, наименование организации	От кого должность, от кого ФИО, текст, подпись, дата
Приказ о поощрении	Гриф утверждения, ОКУД, ОКПО, наименование организации, наименование вида документа, номер документа, дата документа, заголовок к тексту, табельный номер, ФИО, структурное подразделение, должность, мотив, вид поощрения, сумма, основание, подпись, дата ознакомления	Гриф утверждения, ОКУД, ОКПО, наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту	Номер документа, дата документа, табельный номер, ФИО, структурное подразделение, должность, мотив, вид поощрения, сумма, основание, подпись, дата ознакомления

4.1 Проектирование структуры БД

Проектирование БД начинается с построения диаграммы Объект/отношение СК «Макс» Пензенский филиал, которая разрабатывается на основании данных таблиц 1 и 2. В данном случае в качестве объектов выступают: создаваемые документы; названия подразделений; сведения о сотрудниках; внешние организации. Диаграмма Объект/отношение представлена в приложении В.

4.2 Создание отношений внутримашинной БД

Отношения внутримашинной БД создаются в соответствии со структурой БД. В режиме Конструктора создана структура каждой таблицы БД. Имена полей заданы в соответствии с именами атрибутов, заданных при разработке структуры БД.

Для каждого потенциального ключа заданы следующие свойства поля: Обязательное поле - «Да», Индексированное поле - «Да. Совпадения не допускаются» (в соответствии с правилом целостности объекта).

Для каждого внешнего ключа указаны свойства: Обязательное

поле - «Да», Индексированное поле - «Да. Совпадения допускаются» (в соответствии с правилом ссылочной целостности).

При этом тип данных для каждого внешнего ключа совпадает с типом данных потенциального ключа, на который он ссылается. Данные по созданию внутримашинной БД представлены в приложении Г. Для каждой таблицы создано Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление данных.

Заполнение БД происходит с помощью разработанных форм с учетом частных ограничений целостности. Для всех внешних ключей созданы поля со списком.

5. Руководство пользователя

Данный программный продукт предназначен для автоматизации документооборота и делопроизводства отдела кадров СК «Макс» Пензенский филиал.

Уровень подготовки пользователя - средний уровень знаний Microsoft Office, в частности MS Access.

При его создании использовалась СУБД MS Access 2003, входящий в пакет Microsoft Office.

Для работы с САДД требуется наличие на рабочем месте операционной системы Windows 98/NT/2000/ХР и пакета программ Microsoft Office.

Для установления программу нужно скопировать на жесткий диск компьютера файл «Страховая компания КП.mdb».

Разработанная БД предназначена для реализации следующих функций:

Ш оформление приказов по личному составу; приказов о приеме, о командировании, о предоставлении отпуска;

Ш оформление заявлений о предоставлении отпуска;

Ш оформление справок о месте работы;

Ш оформление договоров и квитанций по страхованию;

Ш формирование отчетов о работе отдела кадров.

САДД содержит ограничения использования - необходимо соблюдать последовательность заполнения таблиц.

При запуске файла базы данных «Страховая компания КП» на экране появляется Главная форма.

Эта форма выполняет функцию главной панели управления, представляя набор кнопок или других элементов, активизирующих настройку команд или форм вывода данных для просмотра, редактирования.

Данные функции представлены в таблице 5.

Таблица 5 - Работа с кнопочной формой

Действия пользователя	Реакция программы
Нажатие кнопки Командирование	Открывается следующая страница с кнопками: Ш Приказ о направлении в командировку; Ш Служебное задание; Ш Командировочное удостоверение; Ш Назад.
Нажатие на кнопку Клиенты	Открывается следующая страница с кнопками: Ш Квитанция; Ш Страховой полис.
Нажатие на кнопку По личному составу	Открывается следующая страница с кнопками: Ш Справка; Ш Приказ о поощрении; Ш Заявление; Ш Приказ о предоставлении отпуска; Ш Приказ о приёме на работу
Нажатие на кнопку Назад	Возвращение на главную кнопочную форму.
Нажатие на кнопку Выход	Закрытие MS Access

Взаимодействие конечного пользователя с БД происходит в диалоговом режиме, поэтому предсказать и жестко ограничить все возможные последовательности действий пользователя заранее невозможно. А при несоблюдение общих ограничений целостности вызывает появление сообщений СУБД ACCESS в отношении первичных и внешний ключей.

Для обеспечения сохранности информации нужно создавать резервную копию файла через минимально возможные промежутки времени. Подсказки появляются в случае наведения на любое поле курсором. Данные подсказки применены ко всем полям кнопочных форм.

Все документы, создаваемые с помощью САДД, можно выводить на печать. Для этого, на соответствующей форме нужно нажать на кнопку «Просмотр отчета», а затем на кнопку «Печать». Отчеты создаются в любом необходимом режиме. Выход из программы осуществляется нажатием кнопки Выход. Для работы с БД необходимо изучить «Руководство пользователя».

Заключение

В результате выполнения курсового проекта была разработана САДД отдела кадров страховой компании «Макс» Пензенский филиал. Назначение системы: автоматизация делопроизводства с целью повышения эффективности управления и функционирования отдела, повышения производительности труда сотрудников отдела кадров СК «Макс».

Проведенный технико-экономический анализ показал, что повышение производительности труда после внедрения САДД ведет к уменьшению себестоимости обработки документов, уменьшаются финансовые затраты на обработку документов. Из этого следует, что внедрение САДД было экономически эффективным, что приведет к успешному дальнейшему функционированию организации.

Были разработаны CASE-модель организационной и функциональной структуры объекта управления, внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение САДД, программное обеспечение САДД и «Руководство пользователя» для созданного автоматизированного рабочего места начальника отдела кадров.

Список литературы

1. Э. Ботт, В. Леонард. Использование Microsoft Office 2000. Москва - Санкт-Петербург - Киев, 2008 г.

2. А. Гончаров «Microsoft Access 7.0 в примерах». - СПб: Питер, 1997. - 256 с.

3. К.Дейта. Введение в системы баз данных. Москва: Наука.2009г.

4. Дж. Ульман. Основы систем баз данных. Москва: Финансы и статистика.1998

5. И.Харитонова. Самоучитель Office Access 2003.Санкт-Петербург: Питер,2004.

Размещено на Allbest.ru