Формирование структуры и численности штатов организации на примере отдела социальной защиты населения территориального управления Калининского административного района г. Санкт-Петербурга

По определению Кибанова А.Я.: «адаптация - это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда».

Для того, чтобы процесс адаптации был менее болезненным, принятый в ОСЗН сотрудник (на должность специалиста первой категории) прикрепляется на две недели к опытному специалисту, который знакомит вновь принятого с основными приемами работы, необходимыми для выполнения возложенных на него функций. Только после этого новый сотрудник приступает к работе на закрепленном за ним участке.

§ 3. Формирование численности персонала

Персонал - это полный личный состав наемных работников организации (за исключением руководства). Он обладает определенными качественными и количественными характеристиками (структура, опыт, стаж и пр.) и выполняет различные функции. Та часть персонала, которая официально числится в ее штатах, называется кадрами.

Правила учета персонала определены «Инструкцией по статистике персонала и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденной Госкомстатом СССР 17.09.87 г., с внесенными изменениями 13.12.90; 31.05.93; 14.09.93. Инструкция регламентирует методы определения списочного состава, среднесписочной численности работников, категории персоналии и ряд других вопросов,

Обычно персонал формируется целенаправленно. Это позволяет установить его оптимальную профессиональную и квалификационную структуру, обеспечить рациональное распределение трудовых функций и загрузку работников.

Численность определяется содержанием, масштабами, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации.

Эти факторы задают ее нормативную (плановую) величину, которую на практике почти никогда не удается обеспечить. Поэтому персонал более объективно характеризуется списочной (фактической) численностью, то есть количеством сотрудников, которые официально работают в организации на данный момент.

В списочный состав работников на каждый календарный день включаются как фактически работающие, так и отсутствующие по каким-либо причинам.

В реальных условиях при расстановке персонала по подразделениям и службам организации необходимо учитывать различия в численности явочного, списочного и среднесписочного состава работающих.

В явочный состав персонала включаются все работники, явившиеся на работу.

Списочный состав персонала превышает по численности явочный состав примерно на 5-10 %. Величина этого превышения устанавливается исходя из фактически сложившихся данных за предыдущие периоды и зависит от ряда факторов, прежде всего от демографического состава персонала и условий труда. Так, в организациях, где преобладает женский труд, где значительный удельный вес в общей численности занимают лица пожилого возраста, где неблагоприятны условия труда, различия в численности между списочным и явочным составами неизбежно возрастают.

Списочная численность персонала в связи с приемом и увольнением постоянно меняется и может быть дана только на определенную дату. Поэтому для характеристики численности персонала за месяц, квартал, год при планировании и учете определяют среднесписочную численность.

Среднесписочная численность за месяц определяется путем суммирования списочного состава персонала за все дни месяца (включая праздничные и выходные дни) и деления результата на число календарных дней в месяце. При этом списочная численность в выходные и праздничные дни берется по предшествующему рабочему дню. Среднесписочная численность персонала за квартал (год) рассчитывается как сумма среднемесячной численности за этот период, деленная на соответствующее число месяцев.

Нормирование численности работающих является ключевым опорным звеном всей системы управления персоналом. Грамотное, научно обоснованное решение возникающих здесь проблем позволяет не только рассчитать потребную численность работающих по профессиям, квалификации, осуществить расстановку людей по подразделениям и тем самым заложить количественную базу для формирования системы управления персоналом. Оно в значительной мере предопределяет успешность всей производственной деятельности коллектива организации. Расчеты численности потребуются уже на стадии заключения договоров на поставку, при определении сроков выполнения заказов, допустимых предельных издержек на рабочую силу, цены выпускаемой продукции. Без расчетов численности работающих невозможно правильно организовать само производство, определить производственные мощности подразделений, осуществить взаимоувязку в их работе.

Вместе с тем расчеты численности работающих имеют не только экономическое, но и важное социальное значение. Практика убедительно показала, что большинство конфликтов в организациях возникают именно из-за ошибок в нормировании труда, в расстановке людей, из-за существования так называемых «выгодных» и «невыгодных» норм и расценок.

В российских организациях для расчета численности работников применяются следующие виды норм: норма времени, норма выработки, норма обслуживания, норма времени обслуживания, нормы численности.

В практике работы организаций наиболее часто применяются нормы времени, так как рабочее время является всеобщим измерителем количества затраченного труда. Кроме того, затраты рабочего времени закладываются и в основу расчетов норм выработки, норм обслуживания и норм численности персонала.

Под нормой времени понимаются общественно необходимые затраты времени на выполнение единицы работы одним рабочим или группой рабочих соответствующей квалификации. Расчет численности работающих производится по следующей формуле:

=

где Q - объем работ данного вида и сложности;

к - коэффициент, учитывающий уровень выполнения нормы;

- продолжительность смены.

Норма выработки применяется для расчета численности работающих, планирования производительности труда, организации заработной платы в таких видах производств, где продукт труда является однородным и может быть измерен в натуральных величинах, - штуках, литрах, тоннах и т.д.

Численность работающих рассчитывается по формуле:

=

где - норма выработки.

Нормы обслуживания применяются для нормирования труда и расчета численности основных рабочих-многостаночников, а также ряда профессий вспомогательных рабочих. При этом под нормой обслуживания понимается количество единиц оборудования, производственных площадей, число рабочих мест или других объектов, которые должны обслуживаться одним рабочим или группой рабочих соответствующей квалификации.

В общем случае явочная численность работающих рассчитывается с помощью норм обслуживания по такой формуле:

=

где - норма обслуживания,

- коэффициент сменности работы на обслуживаемом оборудовании.

Нормы времени обслуживания позволяют учитывать трудоемкость работ по обслуживанию единицы оборудования, производственных площадей и других объектов в течение определенного периода времени.

Явочную численность можно рассчитать по следующей формуле:

=

где - количество ремонтных единиц,

- норма времени обслуживания на ремонтную единицу в смену, - коэффициент сменности работы оборудования.

Под нормой численности понимается число рабочих или других категорий работающих определенного профессионально-квалификационного состава, необходимых для обслуживания крупных агрегатов, складов и других объектов или выполнения определенного круга работ.

Особую сложность представляют нормирование труда и расчеты численности управленческого персонала. При этом чем выше удельный вес творческого труда в общих затратах рабочего времени, тем сложнее устанавливать нормы для управленцев. Основным объектом нормирования труда управленцев является выполняемая ими функция - определенный состав работ, объединенных общностью факторов целевого направления в системе управления.

По характеру, сложности и ответственности выполняемых работ управленческий персонал делится на три группы: руководители, специалисты и другие служащие. Их трудовые функции и содержание труда существенно различаются, прежде всего, по таким признакам, как удельный вес творческого труда, степень повторяемости отдельных элементов работы, неравномерность загрузки в течение рабочего дня. Так, для руководителей и специалистов характерной особенностью трудовых процессов является значительный удельный вес элементов творческого труда, отсутствие многократной повторяемости работ и операций. Содержание трудовых процессов других служащих характеризуется регулярной повторяемостью рутинных работ и таких операций, например, как прием и выдача документов, работа операторов на вычислительных машинах, машинописные работы и т.п. Все это требует применения различных методов нормирования труда и расчета численности для различных категорий управленцев.

Для нормирования повторяющихся работ, выполняемых другими служащими и расчетов потребной их численности могут применяться нормы времени и нормы выработки.

В тех случаях, когда другие служащие выполняют работы, не стабильные по объему, но с наличием периодически повторяющихся элементов, для нормирования труда и расчета численности персонала следует использовать нормы обслуживания.

Нормирование труда линейных и функциональных руководителей осуществляется с помощью нормы управляемости (под такой нормой понимается число работников или подразделений, которыми должен руководить один руководитель).

Внутри служб и подразделений организации в целях рациональной организации труда и расстановки людей применяются нормы соотношений, которые являются разновидностью норм управляемости. Под нормой соотношения понимается число работников той или иной квалификации или должности, которое должно приходиться на одного работника другой должности или квалификации. С помощью норм соотношений устанавливаются, прежде всего, оптимальное соотношение между отдельными должностными группами внутри этих категорий. Нормы соотношений выражаются отношением, приведенным к единице, либо в виде размерных цепочек.

Штат Отдела социальной защиты населения Калининского административного района - 95 человек: 1 начальник ОСЗН; 2 заместителя начальника ОСЗН; 6 начальников секторов (филиалов); 20 главных специалистов; 17 ведущих специалистов; 43 специалиста 1 категории; 1 сотрудник аппарата отдела, 3 сотрудника бухгалтерии, 2 сотрудника кадровой службы.

Штатная численность сотрудников секторов (филиалов) определена в зависимости от численности обслуживаемого населения.

Численность сотрудников ОСЗН и их распределение по секторам (филиалам) показана в таблице 3.3.1:

Таблица 3.3.1. распределение сотрудников по секторам ОСЗН

Численность главных специалистов определена с помощью норм соотношений 1 : 3 или 1 : 1: 2, то есть на одного главного специалиста должно приходится в среднем три специалиста первой категории или один ведущий специалист и два специалиста первой категории.

§ 4. Повышение квалификации и профессионального уровня персонала Отдела социальной защиты населения Калининского района

Получить высокие результаты в управлении организацией можно только в том случае, если люди, которыми руководишь, обладают знаниями, умениями и соответствующим настроением, необходимым для того, чтобы их усилия были эффективными и результативными. После принятия на работу обучение становится основным фактором, обеспечивающим развитие умений, навыков и установок, необходимых для хорошего выполнения работы.

Обучение не является чем-то внешним по отношению к основным функциям ОСЗН, наоборот, оно играет объединяющую роль в достижении основных стратегических целей. В связи с тем, что деятельность Отделов социальной защиты населения осуществляется в быстро меняющихся условиях, умения и знания сотрудников, необходимые им в их деятельности, также меняются, причем все более быстрыми темпами. Образование и обучение в настоящее время становится непрерывным. Поэтому обучение подчиненных занимает большое место в работе не только руководителей ОСЗН (начальника Отдела и его заместителей), но и начальников секторов. Ведь только непосредственный руководитель может располагать детальными знаниями о меняющихся требованиях, предъявляемых к выполняемой работе, а также навыках, требующихся каждому подчиненному. Потребность в обучении персонала ОСЗН определяется на различных уровнях.

На первом уровне она определяется общей политикой Территориального управления по планированию рабочей силы. В настоящее время требования Территориального управления Калининского административного района к образовательному уровню специалистов приведены в соответствие с Законом Санкт-Петербурга «О государственной службе Санкт-Петербурга, лицах, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга и государственных служащих Санкт-Петербурга» № 334-33 от 29.06.2000 года. Так, условием найма на должности начальника Отдела, заместителей начальника Отдела, начальников секторов, главных и ведущих специалистов является наличие высшего образования по специальности «Государственное и муниципальное управление» или равноценное высшее образование.

Второй уровень - определение потребности в обучении коллектива ОСЗН в целом. Для этого анализируется текущая ситуация в Отделе, выявляются существующие недостатки в работе Отдела.

Третий уровень - определение потребности в обучении сотрудников секторов ОСЗН. На этом уровне анализируются основные показатели деятельности сектора (количество ошибок, допущенных при назначении пособий, качество даваемых консультаций, наличие жалоб на некомпетентность специалиста и др.).

До 1991 года основным источником специалистов Отдела социальной защиты населения являлся Ленинградский социальный техникум, который готовил специалистов для работы в органах социальной защиты по специальностям: «юрист» и «бухгалтер». Выпускники этого техникума, а также лица, не имеющие специального образования, в основном и составляли коллективы районных Отделов социального обеспечения. С принятием 20 ноября 1990 года Закона РСФСР «О государственных пенсиях в РСФСР» начался новый этап развития социального обеспечения. Введение нового закона вызвало необходимость резко увеличить численность специалистов в области пенсионного обеспечения. В период с 1991 по 1994 года штат районных ОСЗН был увеличен почти в два раза.

В этот период наблюдался большой приток лиц, потерявших работу в связи с конверсионными процессами в ВПК и имеющих высшее техническое образование.

Так в 1994 году в Отделе социальной защиты населения Калининского района работало (при общей численности сотрудников - 103 человека):

- специалистов с высшим юридическим образованием - 2 человека;

- специалистов с высшим техническим образованием - 10 человек;

- специалистов со средним специальным образованием (юрист, бухгалтер) - 28 человек.

Многообразие и сложность законодательства по социальной защите населения вызвало необходимость в повышении, как образовательного уровня сотрудников, так и их квалификации. В период с 2002 по 2012 года сотрудники, занимавшие должности ведущего специалиста, главного специалиста, начальника сектора получили высшее образование по специальности «государственное управление» или по специальности, соответствующей их должностным обязанностям.

В настоящее время в Отделе социальной защиты населения Калининского административного района работает 60% специалистов с высшим образованием, некоторые имеют два высших образования, остальные либо являются учащимися ВУЗов, либо имеют среднее техническое образование.

С этой целью в Отделе были разработаны планы проведения технических учеб с вновь принятыми сотрудниками, главными специалистами и специалистами Отдела. Для этих сотрудников организовался цикл лекций по всем институтам отрасли права социального обеспечения. Перед началом лекции проводилось проверочное тестирование по теме предыдущей лекции.

В связи с необходимостью быстрой адаптации новых сотрудников и скорейшего включения их в общий ритм работы, обучение новых сотрудников проводилось в сжатые сроки: 2 раза в месяц на протяжении трех с половиной месяцев.

В настоящий момент отбор персонала ведется в соответствие с Федеральным Законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» № 119-ФЗ от 31.07.1995 г. и Законом Санкт-Петербурга «О государственной службе Санкт-Петербурга, лицах, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга и государственных служащих Санкт-Петербурга» № 334-33 от 29.06.2000 года. Поэтому необходимости в проведении таких циклов лекций в Отделе нет, так как все вновь принятые сотрудники имеют высшее образование по специальностям: «государственное и муниципальное управление» и «юриспруденция» или среднее специальное образование.

Однако законодательство Российской Федерации постоянно меняется. И в Отделе социальной защиты населения своевременно проводятся технические учебы.

Для главных специалистов разрабатывается план технического обучения по тематическим направлениям с углубленным изучением предмета и анализом практики применения законодательства.

При проведении технической учебы производится обзор разъяснений Министерства труда и социального развития РФ, методических указаний Комитета по труду и социальной защите населения г.Санкт-Петербурга, публикаций журналов «Пенсия» и «Социальная защита». Такие технические учебы проводятся для всех главных специалистов Отдела не реже одного раза в месяц. На основе вышеуказанной технической учебы проводится обучение специалистов секторов. Начальник сектора анализирует деятельность своего подразделения и составляет план технического обучения для сотрудников сектора. Занятия проводятся один раз в месяц.

Для проведения совещаний и технического обучения в Отделе социальной защиты населения Калининского района выделен один методический день в неделю - пятница.

Огромное значение в обучении кадров имеет такая форма обучения как консультирование. Консультирование используется в повседневной работе ОСЗН и проводится на трех уровнях: консультация главного специалиста, консультация начальника сектора, консультация заместителя начальника отдела по специализации. В этой связи следует отметить, что отрицательным моментом, связанным с децентрализацией ОСЗН, является невозможность оперативного получения консультации. При невозможности решения вопроса на уровне сектора, в большинстве случаев, получение консультации заместителя начальника ОСЗН растягивается на 2-4 дня, так как по телефону достоверную консультацию невозможно получить без просмотра представленных документов.

Заключение

На этапе реформирования системы социального обеспечения в систему социальной защиты населения сложилось три уровня государственной системы социальной защиты населения, управляемые соответствующими органами.

Основным федеральным органом исполнительной власти, проводящим государственную политику и осуществляющим управления в области социальной защиты населения, является Министерство труда и социального развития Российской Федерации.

На региональном уровне осуществляется исполнение решений, принятых на федеральном уровне с их расширением и углублением. Региональные органы наделены правом законодательной инициативы, направленной на создание законов об улучшении социальной защиты отдельных слоев населения. Разрабатывают программы, финансируемые региональными бюджетами.

Реализацию государственной политики в области социальной защиты населения осуществляют районные Отделы социальной защиты населения.

Для успешной реализации задач, поставленных перед ОСЗН Калининского района и повышения эффективности их деятельности необходимо совершенствовать управление районными службами.

При построении структуры управления ОСЗН Калининского административного района возникла необходимость приблизить службы района к местам проживания населения, поскольку разрыв линии метрополитена между станциями «площадь Мужества» - «Лесная» отрезал 186983 получателей пенсий и пособий от центральной части района, в которой были расположены основные социальные службы района.

Проведение децентрализации органов социальной защиты Калининского административного района завершилось в апреле 1998г., в результате чего было создано 6 секторов (филиалов), расположенных в разных частях района. Вновь созданная структура усложнила процесс управления деятельностью Отдела, вызвала необходимость создания должностей начальников секторов (филиалов) и увеличения штата, что, безусловно, является отрицательным моментом.

В связи с различной численностью обслуживаемого населения, а следовательно, различием в штатных расписаниях секторов (филиалов), наблюдаются различия в организационных структурах филиалов. Сложившиеся в настоящее время структуры филиалов не являются окончательными и неизменными. В зависимости от текущей ситуации в секторах (филиалах) возможно перемещение сотрудников для оперативного решения возникающих задач.

Эффективность деятельности органа социальной защиты населения зависит от компетентности и профессионализма кадрового состава.

Основным документом, определяющим основные задачи, требуемые навыки, ответственность и полномочия исполнителя является должностная инструкция. Анализируя должностные инструкции, разработанные в ОСЗН Территориального управления Калининского административного района, необходимо отметить, что перед руководством ОСЗН и кадровой службой стоит задача по дальнейшему совершенствованию данных документов на основе тщательного анализа содержания работы.

Руководством Отдела социальной защиты населения Калининского административного района большое внимание уделяется работе по набору и отбору кадров. При отборе претендентов предпочтение отдается кандидатам, о которых работники ОСЗН имеют представление. В Отделе проводятся мероприятия по исключению принятия на работу «случайных» людей, а также обеспечение продвижения по службе наиболее квалифицированных сотрудников. В работе начальника ОСЗН, его заместителей, начальников секторов большое место занимает управление обучением персонала, повышение его квалификации. Разработанная система технического обучения направлена на повышение профессионального уровня сотрудников. Одной из форм обучения кадров, наиболее распространенной в органах социальной защиты населения, является консультирование. В связи с децентрализацией ОСЗН оперативное получение консультации начальника ОСЗН и его заместителей весьма затруднено, что усложняет работу специалистов.

Систематические отчеты о работе групп, секторов (филиалов) и Отдела в целом, показывают высокую эффективность работы ОСЗН.

Несмотря на трудности периода становления новой организационной структуры ОСЗН Калининского района, повышенную сложность управления децентрализованной организацией, Отдел социальной защиты населения успешно выполняет стоящие перед ним задачи, что доказывает жизнеспособность подобной организационной структуры.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации;

2. Указ Президента РФ «О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 14.08.1996 г. № 1176;

3. Постановление Правительства РФ № 480 от 23.04.1997 г. «Об утверждении Положения о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации», Российская газета от 15.05.1997;

4. Федеральный закон «Об основах государственной службы Российской Федерации» № 119-ФЗ от 31.07.1995 г.;

5. Федеральный закон «Об основах социального обслуживания населения в Российской Федерации» от 10.12.1995 г., Собрание Законодательства РФ - 1995 № 50, ст.4873;

6. Федеральный закон «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» от 15.12.2001 г. № 166-ФЗ;

7. Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17.12.2001 г. № 173-ФЗ;

8. Федеральный закон «О ветеранах» от 12.01.1995, Сборник Законодательства РФ - 1995 № 3, ст. 168;

9. Федеральный закон «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г., Собрание законодательства РФ - 1995 № 48, ст.4563;

10. Закон Санкт-Петербурга «О государственной службе Санкт-Петербурга, лицах, замещающих государственные должности Санкт-Петербурга и государственных служащих Санкт-Петербурга» от 29.06.2000 г. № 334-33;

11. Приказ Губернатора г.Санкт-Петербурга № 40-П от 14.12.1996 «О внесении изменений в приказ губернатора Санкт-Петербурга от 01.11.1996 № 31-П «О мерах по реализации Закона Санкт-Петербурга» «О структуре Администрации Санкт-Петербурга»;

12. Приказ Губернатора г.Санкт-Петербурга № 52-П от 23.12.1996 г. «Об утверждении положения О Комитете по труду и социальной защите населения г.Санкт-Петербурга»;

13. Распоряжение главы Территориального управления Калининского административного района г.Санкт-Петербурга «О программе социальной защиты населения калининского административного района г.Санкт-Петербурга» от 15.06.1998 г. № 1828-Р;

14. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие; 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ИНФРА-М, 2000 г.;

15. Генкин Б.М. Основы управления персоналом. Учебник. М.: Высшая школа, 1996 г.;

16. Григорьева И.А. Социальная политика и социальное реформирование в России в 90-х годах, СПб, 1998 г.;

17. Дятлов В.А., Кибанов А.Я. Управление персоналом. М.: Приор, 1998 г.;

18. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. М.: ИНФРА, 1997;

19. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2000 г.;

20. Пикулькин А.В. Система государственного управления. М.: Юнити, 1997 г.;

21. Поляков В. Статья «Найми лучших», журнал «Социальная защита» № 11-12/1998 г., стр.55-58;

22. Пугачев В.П. Руководство персоналом организации. М.: 1998 г.

Размещено на Allbest.ru