Реорганизация организационной структуры управления учреждения социальной работы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Читинский государственный университет

Институт экономики и управления

Факультет экономики и управления

Курсовая работа

по дисциплине: «Теория организации»

на тему: «Реорганизация организационной структуры управления учреждения социальной работы»

2010 г.

Содержание

Введение

Глава 1. Исходные данные

1.1 Общая характеристика организации

1.2 Внутренняя среда организации

1.3 Внешняя среда организации

1.4 Постановка проблемы

Глава 2. Проект реорганизации системы управления для решения поставленной проблемы организации

2.1 Проектирование внутренней среды организации

2.1.1 Характеристика основных целей и задач организации

2.1.2 Описание основных технологий

2.1.3 Разработка организационной структуры предприятия

2.1.4 Основные требования к составу и структуре

2.1.5 Мотивация персонала

2.1.6 Контроль деятельности организации

2.1.7 Сравнение проектируемой внутренней среды организации с существующей

2.2 Влияние внешних факторов

Глава 3. Управленческие предложения по практической реализации разработок

3.1 Организационный план проведения мероприятий

3.2 Основные причины сопротивления нововведениям

3.3 Рекомендации по организации нововведений

Заключение

Список используемой литературы

Приложение

Введение

На сегодняшний день в России в интересах выживания и гибкого реагирования на динамично меняющиеся рыночные условия, повышения устойчивости и адаптационной способности в удовлетворении потребительского спроса, преодоления отставания в развитии техники и технологии, в обеспечении высокого качества выпускаемой продукции и предоставляемых услуг предприятия должны целенаправленно проводить организационные изменения. Благодаря этому преодолевается инертность и застой в структурах управления, в сложившейся системе связей и отношений. Поэтому, именно эта проблема легла в основу данной курсовой работы.

Целью данной курсовой работы, главным образом, будет являться выявление необходимости проведения организационных изменений, изучение этой проблемы и разработка предложений основных направлений организационных изменений на конкретном предприятии.

Объектом исследования является Краснокаменский отдел соцобеспечения и поддержки населения.

Объектом управления в социальной сфере являются разные уровни социальной реальности: индивида, отдельного учреждения, локального сообщества (местного, профессионального), ограниченное регионом или муниципальным образованием.

Предметом управления социальной сферой являются социальные отношения на уровне региона или муниципального образования, а также их формулирование и реализация в социальной политике, складывающиеся из двух аспектов:

1. Особенности региона и муниципального образования

2. Специфика реализации общих подходов социальной политики, складывающейся на уровне региона, муниципального образования, государства.

В значительной степени достижения качественных сдвигов в социальной сфере предполагает глубокие преобразования в труде, его содержании, повышении производительности, резкое сокращение ручного и малоквалифицированного труда, совершенствование государственного распределения и перераспределения кадров. Для выполнения целей и задач в сфере социальной политики важное значение имеет использование наиболее перспективных форм и методов управления.

Целью данного курсового проекта, главным образом, будет являться выявление необходимости проведения организационных изменений, изучение этой проблемы и разработка предложений основных направлений организационных изменений на конкретном предприятии.

Главной задачей разработанного проекта является разработка предложений проведения организационных изменений для совершенствования существующей организационной структуры на предприятии.

Представленная курсовая работа состоит из трех глав, введения, заключения, списка литературы и приложения.

Глава 1. Исходные данные

1.1 Общая характеристика организации

Отдел соцобеспечения и поддержки населения администрации Краснокаменского района является структурным подразделением органов местного самоуправления Краснокаменского района.

Отдел социального обеспечения и поддержки населения действует на правах юридического лица, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет и другие счета в банке, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием. Отдел соцобеспечения и поддержки населения администрации Краснокаменского района является бюджетной организацией, расходы на содержание отдела осуществляются за счет бюджета. Отдел является некоммерческой организацией, но для достижения целей и задач, в условиях неполного финансирования из бюджета, может и занимается предпринимательской деятельностью. При отделе создана социальная парикмахерская, предоставляющая платные услуги населению. Доходы от услуг направляются на покрытие текущих расходов отдела, на оказание материальной помощи малообеспеченным гражданам и другие расходы. Средства, полученные от предпринимательской деятельности, аккумулируются на внебюджетном счете, расходуются согласно смете расходов.

Отдел соцобеспечения и поддержки населения осуществляет свои полномочия во взаимосвязи с Комитетом социального обеспечения и поддержки населения Читинской области. Комитет соцобеспечения Читинской области, совместно с комитетами, управлениями, отделами соцобеспечения муниципальных образований образует на территории области единую государственную систему социального обеспечения населения для государственной поддержки пожилых граждан, ветеранов, инвалидов, семьи, материнства, детства, развития системы социальных служб. Осуществляет мероприятия по методическому руководству, консультативной и практической помощи по правовым вопросам, контролирует положение дел в социальной сфере, создает отраслевую автоматизированную систему обработки информации, осуществляет контроль за целевым расходованием средств.

Отдел соцобеспечения и поддержки населения обеспечивает государственную политику в социальной сфере по поддержке семьи, материнства, отцовства и детства, пожилых граждан, ветеранов и инвалидов, развитие социальных служб и учреждений.

Отдел соцобеспечения и поддержки населения в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции и услуги населению:

1. В области комплексных социальных проблем соцзащиты населения:

- Разрабатывает и вносит в администрацию Краснокаменского района предложения по социальной защите населения (пенсионеров, инвалидов, граждан, уволенных с военной службы, семей с несовершеннолетними детьми, лиц без определенного места жительства и других групп населения, нуждающихся в государственной поддержке);

- Представляет в администрацию района, органы исполнительной власти информацию о положении дел в социальной сфере, материалы к районным прогнозам социальной защиты населения района на краткосрочную и долгосрочную перспективу.

2. В области социальных выплат:

- Реализует государственную политику в области выплат детских пособий, других социальных выплат, осуществляет назначение ежемесячных государственных пособий на несовершеннолетних детей, единовременных пособий на рождение ребенка неработающим матерям, осуществляет правильность начисления, выплату пособий и составление всех видов отчетности по использованию денежных средств всех уровней бюджета.

3. В области социального обслуживания:

- Организует социально-бытовое обслуживание всех групп населения, нуждающихся в социальной защите государства, а также исполнение предусмотренных законодательством социальных льгот, обеспечивает внедрение новых форм и видов социального обслуживания, включая оказание правовой, консультативной и иной помощи, социально-бытовых услуг, определенных законодательными актами.

4. В области реабилитации инвалидов:

- Оказывает содействие в обеспечении санаторно-курортным лечением ветеранов, инвалидов, содействует в обеспечении инвалидов, ветеранов специальными средствами передвижения.

5. В области социальной поддержки ветеранов, инвалидов и других категорий:

- Участвует в разработке предложений по совершенствованию системы льгот и компенсаций ветеранам, инвалидам и другим категориям граждан, имеющим право на льготы, осуществляет разработку и реализацию программ социальной защиты инвалидов, ветеранов войны и труда.

- Форсирует базы данных льготных категорий граждан в соответствии с Федеральными законами «О ветеранах», «О социальной защите инвалидов в РФ» и других категорий граждан.

6. В области социальной защиты семьи и детей:

- Совместно с органами местного самоуправления, учреждениями разрабатывает и осуществляет мероприятия по оказанию адресной помощи малообеспеченных семей с несовершеннолетними детьми, а также по повышению социального статуса семей, усилению их способности к самообеспечению и развитию.

- Организует работу по защите прав и интересов детей и подростков, оставшихся без попечения родителей, безнадзорных детей, профилактика правонарушений среди несовершеннолетних.

1.2 Внутренняя среда организации

В штате отдела числятся 34 работника, 5 из которых являются муниципальными служащими, 1 технический работник и 28 социальных работников.

Структуру отдела можно представить схематично:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1.

Отдел соцобеспечения возглавляет заведующий, который назначается Главой администрации района. Заведующий несет ответственность за выполнение возложенных на отдел задач, издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения, распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет. Назначает и освобождает от должности работников отдела, обеспечивает рабочее взаимодействие отдела с органами государственной власти, местного самоуправления, предприятиями по вопросам социального обеспечения и поддержки населения.

Подотдел по делам семьи занимается вопросами по реабилитации детей-инвалидов, профилактикой по предупреждению правонарушений несовершеннолетних, отдыхом и оздоровлением детей из малообеспеченных семей и др.

Подотдел по назначению и выплате пособий родителям, имеющим детей, кроме назначения и выплаты пособия занимается учетом кредиторской задолженности, выдачей справок, исполнением отчетов и т.д.

Подотдел льгот и гарантий отдельным категориям граждан ведет учет льготников, формирует базы данных, осуществляет выплаты ежемесячных денежных выплат, отвечает за проведение социально значимых общественных мероприятий, проводит работу по реабилитации инвалидов, производит выдачу справок, удостоверений на льготы, путевок на санаторно-курортное лечение, содействует ветеранам войны в получении спецавтотранспорта и многое другое.

Подотдел социально-бытового обслуживания на дому возглавляет заведующий отделения соцпомощи, организует работу по обслуживанию на дому престарелых и инвалидов. В подчинении заведующего находится 23 социальных работника, водитель, специалисты по социальной работе. Социальные работники предоставляют соцбытовые услуги, оказывают моральную и консультативную помощь пенсионерам, нуждающимся в помощи.

При отделе соцобеспечения работает социальная парикмахерская. Предоставляет платные услуги населению, а пенсионерам услуги предоставляются на льготных основаниях.

Каждое структурное подразделение отдела отвечает за определенное направление в работе. Подотдел возглавляет работник, который организует работу, составляет планы на год, контролирует исполнение должностных обязанностей работников, которые разрабатываются и доводятся до каждого работника под роспись.

1.3 Внешняя среда организации

В своей работе отделу соцобеспечения, на уровне муниципального образования, необходимо налаживать контакт практически со всеми учреждениями; районное управление образования, РВК, больница, аптеки, ЖКХ, отделение страхования, отдел занятости населения и другие. Схематично это можно показать так:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2.

При составлении плана работы на год включаем разделы со всеми вышеперечисленными структурами.

1.4 Постановка проблемы

Отдел соцобеспечения является структурой, выполняющей определенные функции социальной защиты, помощи, поддержки социально незащищенных слоев населения. Сфера деятельности отдела включает различные направления обслуживания населения; оказание материальной помощи и помощи на дому, консультативная помощь, социальный патронаж семей, детей, отдельных граждан, организация социально-бытового обслуживания, ритуальных услуг, выплату пособий, пенсии многодетным матерям.

Обострение социальных проблем в обществе в ходе коренных экономических и духовно-нравственных преобразований, происходящих в России требует пристального внимания органов власти к реализации государственной социальной политики. Чтобы не допустить дальнейшего обнищания населения, увеличения числа социальных сирот, вовлечения детей в противоправную деятельность необходимо применять новые подходы и механизмы, способные устранить эти проблемы. Поэтому, к органам социальной защиты населения в настоящее время предъявляются высокие требования. Вводятся новые формы социального обслуживания, расширяются перечни социальных выплат, активно ведется работа по оздоровлению и летнему отдыху детей, проводится работа по реабилитации инвалидов, предоставления им средств реабилитации (спецавтотранспорт, кресло-коляски, слуховые аппараты, протезы). Активно проводятся мероприятия, посвященные социально значимым датам, выделяются средства на их проведение, на оказание материальной помощи.

В 2004 году в нашей стране приняты законы, меняющие структуру системы социальной защиты населения, в частности: с первого января 2005 г. вступают в силу законы: №122 ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с изменением Федеральных законов «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» и «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», №184 ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органах государственной власти субъектов в РФ».

Изменения законодательной базы во многом определяют работу отдела и работу всей системы в целом. В этих условиях от работников отдела соцобеспечения требуется высокая степень ответственности, профессионализм, оперативность в работе, постоянное повышение квалификации.

В ходе реформирования системы оказывать меры социальной поддержки населению призваны различные ведомства, предприятия, учреждения. В процессе взаимодействия по предоставлению мер социальной поддержки населения отрабатываются новые технологии, методы работы с различными ведомствами: Фондом социального страхования, Пенсионным фондом, МСЭ и другими. Так как к работникам отдела предъявляются высокие требования, возникает необходимость оперативного изучения нормативных документов, повышения личностного развития персонала. В отделе соцобеспечения работают 34 работника, 5 из которых являются муниципальными служащими, а 28 относятся к социальной службе. Для выполнения целей и задач отдела все обязанности строго распределены и закреплены за работниками перечнем должностных обязанностей, которые с требованиями времени и нового законодательства пересматриваются и закрепляются приказами. Не достаточно высок уровень образования персонала, поэтому в настоящее время 3 работника отдела обучаются в высшем учебном заведении и 2 в среднем по заочной форме обучения. Также ежегодно при Комитете соцобеспечения проводятся курсы по подготовке кадров.

Основными потребителями услуг отдела являются пенсионеры, инвалиды, малообеспеченные семьи, ветераны труда и многие другие категории граждан. На уровне муниципального образования конкурентов по предоставлению социальных услуг населению нет, хотя законом предусмотрено не только государственные и муниципальные учреждения, но и частные, предпринимательские услуги.

Отдел соцобеспечения является бюджетной организацией, финансируется на содержание из бюджета регионального уровня с 1 января 2005 г., хотя и является на период переходного периода, структурой муниципального образования «Краснокаменский район». Материально-техническое обеспечение отдела находится на низком уровне. Имеющаяся компьютерная техника морально и технически устарела. В условиях постоянного недофинансирования из местного бюджета средств недостаточно даже на выплату заработной платы.

Согласно ФЗ №184, с 1 января 2005 года происходит изменение уровня полномочий при исполнении функции по социальной защите населения и социальная защита передается на уровень субъекта РФ. На время переходного периода с 1.01.2005 года полномочия по исполнению части функций соцзащиты населения переданы на уровень муниципальных образований согласно соглашения. Соглашение заключается между областным комитетом соцобеспечения и администрацией района на исполнение полномочий по соцзащите.

Комитет соцобеспечения в настоящее время осуществляет управление и курирует работу отделов, осуществляет информационную, консультативную, контрольную деятельность. Занимается распределением средств на оказание материальной помощи, выплату детских пособий, контролирует их выплату и др.

Функции органов социального обеспечения постоянно расширяются, а штатные расписания остаются на уровне 15-летней давности и для выполнения этих функций нужна четкая организация труда, оперативность, высокий уровень знаний и навыков, высокая самоотдача.

Глава 2. Проект реорганизации системы управления для решения поставленной проблемы организации

2.1 Проектирование внутренней среды организации

Внутренняя среда организации - это совокупность взаимосвязанных ее элементов (разделение труда; технология деятельности; организационный порядок; взаимоотношения в коллективе).

Состояние организации не является чем-то неизменным и застывшим. Изменение внутреннего содержания ее происходят под влиянием времени и в результате управленческих действий людей. В каждый определенный отрезок времени внутренний фактор организации есть нечто «данное», что менеджеры должны изменять в ходе достижения поставленных целей. К основным внутренним переменным относятся сами цели и задачи, структура, кадры, техника и технология и другие составляющие организации.

2.1.1 Характеристика основных целей и задач организации

Цели и задачи организации многообразны и зависят от разных обстоятельств. Торговые организации ставят своей целью реализацию товаров и получение торговой прибыли; промышленные организации - производство необходимых товаров, при этом решают задачи повышения производительности труда, достижения рентабельности и т.д.; государственные учебные заведения - подготовку специалистов для народного хозяйства и совсем не нацелены на получение прибыли, но в их задачи входят: оптимизация затрат на обучение, повышение его научного уровня и приобретение практических навыков учащимися и др. От целей организации зависит ее структура.

Структура организации - это внутренняя переменная, показывающая взаимодействие уровней управления и функциональных областей организации. В зависимости от конкретных условий и обстановки, материальных, финансовых и кадровых возможностей руководство организации перестраивает ее для более эффективного достижения целей и решения конкретных задач.

Разделение труда по специализированным линиям применяют все организации, за исключением самых мелких, где один - два сотрудника совмещают работу во всех функциональных областях. В крупных организациях этот вопрос является первостепенным в управленческой деятельности руководства.

Различают две ступени специализированного разделения труда: горизонтальное и вертикальное. Первому соответствует разделение труда в организации между взаимосвязанными функциональными подразделениями, не подчиненными друг другу, но участвующими в изготовлении конечного продукта на его различных стадиях и этапах; второму - управленческая иерархия, т.е. формальная подчиненность сотрудников сверху вниз, от руководителя к исполнителю. Здесь необходимо оптимальное соотношение тех и других. Согласно теории административной емкости один руководитель может эффективно управлять деятельностью ограниченного количества подчиненных, находящихся в его прямом и непосредственном подчинении. Однако везде остро стоит проблема экономии и управленческих расходов.

Разделение труда по специализированным линиям связано с управлением кадрами, подбором и расстановкой специалистов для высшего, среднего и низового звеньев управления. Именно эти руководители координируют работу как организации в целом, так и всех уровней управления и функциональных зон. Они управляют людьми и материально-технической базой предприятия и технологиями. Без людей нет организации. Станки, машины, оборудование и т.д. становятся средствами производства только тогда, когда они охвачены живым трудом.

Техника и технология - четвертая составляющая внутренних переменных организаций. На любом предприятии всегда есть проблема с внедрением новой и новейшей техники. Техника устаревает сравнительно быстро. Дело даже не в том, что она изнашивается, она устаревает морально. Научно-технический прогресс, открытия и изобретения в технических областях дают замечательные образцы новых машин и механизмов, компьютерной техники, новы материалов - полимерных, электропроводящих, сплавов с направленной кристаллической структурой, сверхчистых материалов, объемных микросхем и т.д.

Но применить все это на практике дело довольно сложное, хлопотливое, рискованное, часто связанное с временными потерями в уже действующем и отлаженном производстве. Таким образом, управление внутренней переменной оказывается в зависимости не только от внутренних материальных и финансовых возможностей данной организации, уровня и квалификации управленческих кадров и соответствующих специалистов, но и от внешних условий, среды внешнего окружения, в которых она находится.

Структура организации меняется все время по мере появления новых возможностей и исчезновения старых, в ходе роста и развития организаций. Обычно структура изменяется постепенно, но зачастую, в силу различных обстоятельств, требуется радикальная реорганизация.

При управлении предприятием реализуются как общие принципы управления, так и функции, присущие только для данной системы. Основными функциями управления предприятием являются: перспективное и текущее планирование, организация, контроль, управленческое решение.

Планирование является важнейшей функцией управления, которая позволяет поддерживать слаженную работу всех подразделений предприятия, рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

В отделе соцобеспечения на текущий год составляются планы работы на год по каждому подразделению. На основании этих планов формируется план работы на год общий по отделу. План подписывает заведующий отделом, согласовывая его с заместителем Главы районной администрации по социальным вопросам. В плане предусмотрены основные направления в работе отдела, проведение массовых мероприятий, работа с кадрами. Назначаются сроки исполнения и конкретные исполнители.

Кроме плана на год составляется программа по социальным вопросам на три года, которая предусматривает перспективные планы, такие как открытие Центра социальной помощи, открытие второго отделения социальной помощи на дому и т.д.

Все намеченные мероприятия не имели бы смысла без финансовых ассигнований. Поэтому на текущий год утверждается бюджет. Для этого в финансовый отдел предоставляются расчеты потребности в бюджетных ассигнованиях на содержание отдела по всем статьям расходов, на исполнение ФЗ, на проведение мероприятий, посвященных социально значимым датам.

Финансирование в течение года производится в пределах доведенных лимитов бюджетных ассигнований. Кроме того, также планируются вопросы по обучению кадров на курсах повышения квалификации, составляется смета доходов и расходов по предпринимательской деятельности.

Планирование позволяет обеспечить, координировать работу отдела, обеспечить ее бесперебойность.

Для успешной работы в условиях рыночной экономики каждая организация связи должна иметь минимально необходимое, но достаточное число работников соответствующих специальностей и квалификации.

Понятие «работа» включает также и организационную сторону осуществления деятельности, т.е. дает ответ на вопросы: как делать и кому следует (права и ответственность) делать. Все вместе это позволяет достаточно четко выделить и описать тот или иной участок работы. Данный процесс называется проектированием работы в организации и во многом определяет успех деятельности.

Проектирование работы представляет собой процесс создания как формальной, так и неформальной специфики выполнения задачи, поставленной перед работником, включающей ожидаемые межличностные отношения и взаимозависимость данной задачи с другими задачами, решаемыми как внутри, так и вне организации, т.е. проектирование работы является дизайном работы. К примеру, в нашей организации - отделе соцобеспечения - совмещение должности социального работника с новой должностью - программист по приказу начальника, вызовет неоднозначную реакцию коллег по работе. Справится ли обычный соцработник с программами, где он не имеет опыта работы. В то же время задача соц.работника при написании отчетов совмещается с задачей программиста (выполнение отчетов посредством электронной вычислительной машины). При возникновении какой-либо потребности, работа начинает создаваться, проектироваться.

2.1.2 Описание основных технологий

Совершенствование организационной структуры предприятия, в соответствие с изменившимися условиями, является одной из важнейших задач управления.

Как показывает опыт, процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать:

- систематический анализ функционирования организации и ее среды с целью выявления проблемных зон. Анализ может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;

- разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;

- гарантию того, что программа нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;

- последовательную реализацию планируемых перемен. Введение незначительных изменений имеет большие шансы на успех, чем изменения крупного характера;

- поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены.

При разработке принципов и методики проектирования структур управления важно отойти от представления структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Организационная структура управления -- понятие многостороннее. Оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся: состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура -- это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов -- либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала -- цели, а затем -- механизм их достижения. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики.

2.1.3 Разработка организационной структуры предприятия

При формировании структуры управления необходимо учитывать ряд принципов:

- соответствие структуры управления задачам производственно-хозяйственной деятельности организации и ее производственных звеньев.

Исходя из структуры отдела социального обеспечения можно провести анализ, соответствуют ли по функциям и намеченным перспективам управленческие кадры и нижестоящие должности. Как они взаимодействуют при возникновении проблемы.

- Четкое разделение труда внутри аппарата управления и его специализация;

Так как управленцы - это грамотные люди, тем более в такой широкопрофильной организации как социальное обеспечение, руководители механически и с профессиональным опытом должны планомерно распределять свои функции для улучшения деятельности организации и ее филиалов в области.

- Сокращение многоступенчатости управления, приближение оперативного руководства к производству.

Многоступенчатость моей организации не характерна, здесь четко стоят рабочие места - зав.отделом, главный бухгалтер.

- Единство руководства всех звеньев управления и производственных участков;

- Оснащение аппарата управления оргтехникой, вычислительной техникой и средствами автоматизации, сбора, хранения и передачи информации;

- Создание условий для принятия оптимальных управленческих решений.

Создав и обеспечив все перечисленные выше принципы для руководства организации, мы можем получить взамен соответствующие действия:

1. Аппарат управления будет оперативен, т.е. в установленные сроки выполнять возложенные на него функции;

2. Станет надежным, обеспечивая однозначное достоверное отображение фактического состояния производства и результатов принимаемых решений.

3. Будет оптимален, что означает обеспечение нахождения наилучших решений технико-технологических, организационно-экономических, социальных и экологических аспектов производственно-хозяйственной деятельности.

2.1.4 Основные требования к составу и структуре

Под требованиями к персоналу, в данном случае понимаются желаемые результаты, которые хочет увидеть руководство при работе нового служащего. То есть опять же требование перекликается с понятием «цель», так как именно подобрав качественный и трудоспособный состав работников, начальство может считать, что достигло намеченной цели. Оценка потенциального работника, а затем уже всего персонала отдела соц.обеспечения позволяет определить соответствие характера человека, норматив модели рабочего места и профессиональная пригодность работника.

Основные требования к составу отдела следующие:

1. Профессиональные знания и умения

2. Производственный опыт

3. Деловые и нравственные качества

4. Психология личности

5. Здоровье и работоспособность

6. Уровень общей культуры.

Аттестация персонала (кадров) является комплексной оценкой, которая учитывает индивидуальный вклад в конечный результат. Она проводится каждые 3-5 лет для всех работающих в отделе. Результатом аттестации является дальнейший служебный рост, перемещение или увольнение.

2.1.5 Мотивация персонала

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации

Для улучшения деятельности работников, необходимо ввести перечень вознаграждений; компенсаций; предложения профсоюзов и т.д. то необходимо для повышения стимула к работе.

Мотивация бывает материальной, моральной и социальной.

Материальная мотивация осуществляется путем выплат сотрудникам заработной платы, премии и других видов материального вознаграждения. Здесь важно использовать такую систему, при которой сотрудник, выполняющий более сложную, ответственную работу, получал бы за свою работу соответствующую заработную плату, премию.

В отделе соцобеспечения по итогам квартала выплачивается премия, а значит, имеется возможность стимулировать труд работников, увеличивая или уменьшая процент выплаты. Система оплаты труда также предусматривает стимулирующие надбавки.

Моральная (психологическая) мотивация представляется в виде благодарности, грамоты, конкурсы «Лучший по профессии», помещения на доску почета.

В отделе соцобеспечения два раза в год (по итогам года и к Дню социального работника) подводятся итоги работы и лучшие работники отмечаются благодарностями, грамотами. Один раз в четыре года проводится конкурс «Лучший социальный работник». Победитель конкурса получает не только моральное поощрение, но и материальное.

Социальная мотивация состоит в создании условий для интересной, творческой работы для дружного, слаженного коллектива, в котором каждый человек может рассчитывать на поддержку и взаимопомощь коллег по работе. Для успеха работы по улучшению методов управления необходимо участие в этой деятельности сотрудников. Они должны быть полностью информированы о состоянии своего предприятия, его успехах и неудачах. В этом случае можно рассчитывать на взаимопонимание и активное участие работников в решении проблем.

Система мотивации персонала схематично представлена в приложении к курсовой работе.

2.1.6 Контроль деятельности организации

Контроль представляет собой процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Функция контроля - выявить проблемы и скорректировать деятельность о того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Основные требования эффективного контроля сводятся к следующему:

- Ориентация на результаты. Конечная цель контроля - не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результата контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правами и обязанностями осуществить на ее основании соответствующие изменения. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

- Соответствует делу. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля моет маскировать, а не выявлять важную информацию.

- Своевременность контроля заключается во временном интервале между провидением измерений или оценок, которые адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля - устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры.

- Гибкость контроля, как и гибкость планов, необходима, чтобы приспосабливаться к происходящим изменениям.

- Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль - это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Контроль должен соответствовать возможностям людей.

- Экономичность контроля. Совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль. Для реальной оценки соотношения затрат и прибыли, связанных с системой контроля, необходимо рассматривать как текущие, так и долгосрочные результаты ее применения.

Итак, задача контроля состоит в получении информации в какой степени коллектив достигает выполнения поставленных целей.

В отделе осуществляется ежедневный контроль в виде наблюдения за работниками по исполнению должностных обязанностей, выполнение трудовой дисциплины, выполнения отдельных распоряжений. В начале каждой недели проводятся производственные планерки, на которых специалисты отчитываются о проделанной работе, намечаются определенные задания на следующую неделю, изучаются новые инструкции.

По итогам года подводятся результаты работы отдела, проводится полный анализ по всем показателям в целом по отделу, а также по каждому специалисту в отдельности.

Подводя итоги работы отдела за год, отмечается, что удалось сделать, какие работники работали наиболее эффективно, напряженно. Наилучшие поощряются грамотами, премиями.

Контроль деятельности отдела соцобеспечения проводится не только внутри отдела, но и осуществляется областным комитетом соцобеспечения, как текущий (оперативный), так и по итогам года. Подводятся итоги производственного соревнования среди социальных учреждений области.

Контроль является завершающим циклом управления. Контроль служит для проверки качества выполнения других элементов управления.

Успех выполнения целей и задач отдела соцобеспечения во многом зависит от коллектива: работоспособности, компетенции, оплаты труда и др.

Кадровый менеджмент представляет собой совокупность организационных, социально-психологических средств, позволяющих решить различные «человеческие» проблемы и задачи. Первым этапом является прием специалиста на работу. Здесь используются методы отбора - собеседование, тестирование, образование.

Когда человек принят на работу, он оказывается в определенных условиях труда, которые оказывают на него определенное стимулирующее воздействие. Здесь важны система оценки труда, возможность продвижения по службе, повышения квалификации и др. Средства, которые в той или иной мере побуждают работника в процессе труда называются стимулами, мотивацией.

2.1.7 Сравнение проектируемой внутренней среды организации с существующей

Сравнение начнем со структуры отдела соц. обеспечения и поддержки населения города Краснокаменска. Например, группа по расчетам за услуги, подчиняющиеся главному бухгалтеру, производит ряд расчетов по услугам. Каждый знает в пределах своей специфики. При проектировании кадров, а в частности структуры, рассматриваются, прежде всего, профессиональные навыки и опыт.

Допустим, посылаем одного из работников на повышение квалификации, уровня знаний. Приехав по окончании учебы, он знает специфику работы 3-х работников. Произойдет сокращение кадров и совмещение функций работников в одном лице. Проектирование работ включает точное определение содержания каждого вида работы (программист пишет программу, соц. работник работает с населением) в организации и косвенно - порядок распределения работы в ней.

Сравнение существующих методов организации и проектирования также влияет на результаты производства. При проектировании, там где нужно было стимулирование и стабилизация, в действительности существует волевое требование (руководителя) в немедленном выполнении работы. Все это приводит к дисбалансу результатов деятельности.

2.2 Влияние внешних факторов

Внешняя среда - это совокупность объектов и условий, с которыми организация взаимодействует непосредственно (деловое) или которое она должна учитывать (фоновое).

Успешная деятельность организации в достижении поставленных целей и задач во многом зависит от внешнего окружения.

Внешняя среда может воздействовать или прямо и непосредственно, или скрыто, косвенным образом.

Среда прямого воздействия включает: государственные организации, регулирующие хозяйственную деятельность (налоговая инспекция, разрешительная система, таможенная служба, правоохранительные органы, государственное страхование и др.); потребителей, чьи интересы защищает общество охраны прав потребителя, соответствующий спрос на рынке; конкурентов с их стремлением завоевать потребителя при помощи лучшего качества, сервиса или более приемлемой цены; поставщиков сырья, материалов, энергии, полуфабрикатов, комплектующих изделий и др. Менеджеру в своей работе необходимо все это знать и учитывать.

Среда косвенного воздействия включает факторы, которые влияют на предприятие не прямо и немедленно, а опосредованно, через сложную систему экономической конъюнктуры, достижения технического прогресса, социально-политические и культурные изменения, микрохозяйственные связи, отношения и др. Данные факторы проявляются не все сразу и не с одинаковой силой.

Учет воздействия внешней среды требует от менеджеров знания, как быстро могут проявлять себя факторы внутренней и внешней среды, ведь в современных условиях их влияние может стремительно возрастать. Однако скорость воздействия факторов внешнего окружения не одинакова для различных организаций.

Организация не может функционировать без целевых ориентиров. Целевое начало в деятельности организации задается в первую очередь тем, что ее деятельность находится под влиянием интересов различных групп людей. Целевое начало в функционировании организации отражает интересы таких групп или совокупностей людей, как собственники организации, сотрудники организации, покупатели, деловые партнеры, местное сообщество и общество в целом. К внешним факторам относятся прежде всего вкусы и пристрастия потребителей, организационная среда и главное отличие в деятельности у конкурентов, мнение о финансовой устойчивости предприятия со стороны деловых партнеров. При определении целей аппарату управления либо начальнику необходимо задуматься о том, учел ли он все критерии потребляемости цели окружающими. Может быть начальнику нужно проследить за опытом деловых партнеров, которые устанавливают иерархию целей для всех уровней организации, достижение которых приведет к реализации общеорганизационных целей. Таким образом, при постановке, разрешении, корректировке и изменении цели, обязательно надо учитывать внешние факторы, которые могут помочь преодолеть сомнения в затруднительных вопросах.

Особенно остро влияет на деятельность предприятия неопределенность ситуации. Так, например, в сфере финансов государства могут разворачиваться настолько быстро и непредсказуемо, что организация оказывается в крайне затруднительном положении, граничащем с невосполнимым ущербом их для ее работы. Здесь необходима точная, своевременная и достоверная информация о готовящихся или назревающих изменениях внешних условий.

Исследование признаков организации, ее внутренних переменных и взаимосвязи с внешним окружением показывает, что предприятия после их возникновения живут по определенным законам и закономерностям.

Внешняя среда представляет собой совокупность условий за пределами организации, которые на практике влияют на ее успех.

Глава 3. Управленческие предложения по практической реализации разработок

3.1 Организационный план проведения мероприятий

Организационный план проведения мероприятий может включать в себя календарный план, т.е. выполнение работы в определенные сроки и числа, иногда даже время. Также план может включать оценку объемов работ по созданию системы управления. Такая работа обычно проводится руководящим составом, знающим толк в управленческой сфере. Руководителем могут быть предложены следующие структуры управления:

1. Организационная структура управления - представляет собой сочетание отдельных звеньев в их взаимосвязи и соподчиненности, выполняющих различные функции управления организации, и характеризует собой один из базовых элементов системы управления.

2. Бюрократический тип оргструктуры управления - исторически сформировался первым.

3. Линейно-функциональная структура - строится по функциональным подсистемам.

4. Линейно-штабная (штабная) структура управления - строится по принципу функциональной специализации управленческого труда.

5. Дивизиональная оргструктура - применяется в крупных организациях, и это связано со стремлением разукрупнения гигантских организаций, повышения гибкости.

Также в план проведения мероприятий могут входить примерные затраты на работы в сфере.

Организация работы отдела соц. обеспечения и поддержки населения г. Краснокаменска представляет собой совокупность методов, обеспечивающих исполнение целей и задач, установленных отделу. Организация предполагает использовать рационально материальных, трудовых, финансовых ресурсов, обеспечивает бесперебойную, качественную работу отдела.

Организационная структура управления включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся состав подразделений, которые связаны между собой определенными отношениями; распределение задач и функций по всем звеньям распределения ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающие соотношение централизации и децентрализации управления.

Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Наилучшая структура - это та, которая наилучшим образом позволяет организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Многосторонность организационного механизма не позволяет использовать однозначные методы - формальные или неформальные. Необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования, с экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу метода структуры управления должно быть положено четкое формулирование целей, а затем механизм их достижения.

Системность подхода к формированию организационных структур проявляется в следующем: не упустить из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной, выявлять и взаимоувязать применительно к этим задачам систему функций, прав и ответственности по вертикали управления, исследовать и организационно оформить все связи и отношения по вертикали управления, т.е. по координации деятельности разных звеньев и органов управления при выполнении общих текущих задач и реализации перспективных межфункциональных программ. Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.

Для четкой работы организации необходимо, чтобы цели и задачи были понятны всем работникам отдела, работники имели четкие рабочие инструкции, регламентирующие их деятельность, удовлетворенность в работе должна обеспечиваться выбранной системой мотивации.

Можно сформулировать основные правила организационной структуры управления:

1. Организационная структура предельно проста, чем она проще, чем легче персоналу ее понять.

2. Схема организационной системы обозрима.

3. Каждый работник имеет должностную инструкцию.

4. Информационные каналы обеспечивают передачу информации как в прямом направлении (передача управленческих решений), так и в обратном (контроль исполнения).

5. Линии подчиненности и ответственности должны быть четкими, необходимо избегать двойного подчинения.

6. Координацию всей деятельности осуществляет высшее руководство.

7. Окончательные решения принимаются на уровне руководителя с учетом возможностей и перспектив развития.

Реализация указанных правил позволяет сформировать наиболее эффективную структуру управления.

Общепризнанными принципами оптимальной структуры управления можно считать: 1) единоначалие; 2) оптимальное распределение обязанностей; 3) оптимальное число уровней; 4) информационную обеспеченность руководителей; 5) наличие контроля; 6) единство первичной информации; 7) оптимальную информационную нагрузку на персонал; 8) заинтересованность исполнителей в результате.

Создание структуры должно опираться на опыт, аналогию и научные методы.

Отдел соцобеспечения и поддержки населения строит свою организационную систему управления на основе целей и задач, которые изложены в Положении об отделе.

Каждое структурное подразделение отдела отвечает за определенное направление в работе (схема №1). Отдел возглавляет заведующий отделом, который несет ответственность за выполнение задач в области социальной поддержки населения. Основные направления в работе каждого подотдела отражены в плане работы на год, с учетом изменяющихся требований и нового законодательства. За каждым работником отдела закреплены должностные обязанности, которые неукоснительно исполняются.

Организовывать - это не значит выстраивать только структуру предприятия, задача управления состоит в том, чтобы планы разрабатывались и выполнялись, было обеспечено единство распоряжения, указания, ясное представление ответственности, точное решение, поддержанное системой подбора и обучения кадров.

Путем распоряжения, поддерживающего активность среди персонала, организация должна быть вовлечена в движение. Благодаря возможности отдавать распоряжения, руководитель обладает средством добиваться от подчиненных наилучшего выполнения задания. Это может быть сделано посредством примера, знания дела, знаний подчиненных, непрерывного контакта с персоналом, а также посредством поддержания широкого взгляда на управляющие функции. Таким образом, целью распоряжения является получение максимальной пользы от руководителей подразделений в интересах предприятия в целом. Руководитель, от которого исходят распоряжения, обязан хорошо знать свой персонал, являться примером, проводить периодическую проверку организации и использовать ее результат в дальнейшем, проводить совещания сотрудников, что дает возможность руководителю излагать свою программу действий, а с другой стороны, использовать идеи своих починенных для выработки эффективных решений. Необходимо координировать усилия персонала, т.е. обеспечивать согласованность в работе всех звеньев системы.

3.2 Основные причины сопротивления нововведениям

Выполнений нововведений (или стратегии на будущее) предполагает необходимые изменения. Проведение нововведений, стратегических задач является очень трудоемкой работой: как в плане физического напряжения, так и в моральном плане. Трудности решения этой задачи в первую очередь связаны с тем, что всякое изменение встречает сопротивление, которое иногда может быть настолько сильным, что его не удается преодолеть тем, кто проводит изменения. Например, Комитет социального обеспечения и поддержки населения Читинской области решил внести изменения в структурном составе своих филиалов. К Краснокаменскому отделу оно присоединило отделение соц.обеспечения - Забайкальское. С точки зрения начальника, который стратегически просчитал деятельность 2-х отделов совместно более практичной и доходной, с другой стороны Краснокаменский отдел с этим категорически не согласился, так как объем работы для него не подсилен, хотя на самом деле эта работа реально выполняема.