Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"

При оформлении документов на бумажном носителе в филиале используются бланки, утвержденные приказом Председателя Правления Общества.

На бланках, изготовленных типографским способом, оформляются приказы по основной деятельности, доверенности, исходящие и другие документы на бумажном носителе в соответствии с требованиями локальных нормативных актов Общества.

Порядок работы с бланками строгой отчетности в филиале регламентируется соответствующим положением, утверждаемым Председателем Правления Общества.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, с курьером, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи или отправляются с курьером. Перед упаковкой документов ведущий специалист по делопроизводству проверяет правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров. Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

2.5.2 Этапы документооборота

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем

проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале.

С помощью регистрации документов решаются следующие задачи в филиале:

ѕ учет количества документов;

ѕ обеспечение сохранности документов, устранение возможных потерь документов;

ѕ обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

ѕ обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы регистрируются ведущим специалистом по делопроизводству. Документы функциональных систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые, кадровые и др.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. Специалистом по делопроизводству на них ставится только дата поступления в случае получения.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. В качестве регистрационных форм в филиале выбраны журналы регистрации. Так как в журналах регистрируется большое количество документов, поиск нужного документа занимает много времени.

Передача документов внутри организации не подтверждается в письменной форме, в результате чего возникает возможность потери документа при его движении в организации. Об этом свидетельствует и справка об утерянных и неисполненных документах за 2008 год, представленная в соответствии с рисунком 8.

Рисунок 8- Удельный вес утерянных и неисполненных документов за 2008 год

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Основная цель организации контроля в филиале - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют директор, его заместители, ведущий специалист по делопроизводству и ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов ослаблен и по причине устаревающей журнальной формы регистрации документов в Филиале.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Все поручения исполняются не позднее указанного в резолюции срока.

Если в качестве срока исполнения в резолюции вместо даты указан период времени, он исчисляется в календарных днях от даты регистрации резолюции, если иной срок не установлен для отдельных видов документов действующими нормативными документами.

Срок исполнения документа, если он не определен в резолюции по документу или в самом документе, устанавливается в один месяц с даты регистрации документа.

Поручения, имеющие указание «срочно», исполняются в трехдневный срок, имеющие указание «оперативно» - в течение 10 дней.

Важнейшим этапом движения документов является учет документов, который заключается в учете и фиксации сведений о документах с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

В ходе анализа было выявлено, что в АФ ОАО «СОГАЗ» отсутствует форма учета объема документооборота. В результате чего руководство не получает сведения об объеме документооборота и не вырабатывает меры по совершенствованию работы с документами, что снижает эффективность работы филиала.

Заключительным этапом документооборота является систематизация и хранение документов. Как правило, на хранение передаются оригиналы документов. В том случае, когда оригиналы необходимы сотрудникам для выполнения работ, на хранение передается копия документа.

Хранение документов осуществляется в двух видах: оперативном и архивном. Виды хранения выделяются в зависимости от того, как используется документ сотрудниками Филиале.

На период использования документа в работе, он должен находиться в оперативном доступе и помещается на оперативное хранение. Например, переписка по текущему договору, действующие правила выполнения работ (инструкции), текущие отчеты, действующие приказы и т.п.

После использования (например, после закрытия договора или направления работ, отмены действия предыдущего приказа следующим и т.п.) он должен быть помещен на долгосрочное хранение. Архивное хранение документов необходимо для обращения к информации по выполненным работам в случае необходимости [18].

Для облегчения поиска и использования документов они хранятся в составе дел. Делом называется папка с несколькими документами, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. Исполненные документы помещают в дела в момент окончания срока исполнения. Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела в АФ ОАО «СОГАЗ», является номенклатура дел. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включается вся документация, создаваемая или получаемая организацией за год, не законченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все журналы регистрации.

Формирование дел подразделения в течение года осуществляется в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой.

Организационно-распорядительные документы филиала группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

ѕ уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

ѕ приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

ѕ приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

ѕ утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

ѕ документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

ѕ лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

ѕ предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

ѕ переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу [18].

На завершенные дела в структурных подразделениях составляется опись. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

Одновременно с составлением описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в структурных подразделениях филиала производится отбор документов на уничтожение за тот же период времени с составлением акта установленной формы.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется делопроизводителем в двух экземплярах, утверждается руководителем структурного подразделения и вместе с делами передается работнику архива, который проверяет наличие и соответствие дел акту.

Акт о выделении к уничтожению документов филиала составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в филиале, рассматривается на заседании Экспертной комиссии филиала и после согласования утверждается директором филиала.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям по приемо-сдаточной накладной. На основании накладной в акте проставляется отметка, подтверждающая факт передачи дел на утилизацию.

2.5.3 Унифицированные формы документов

Согласно инструкции по делопроизводству АФ ОАО «СОГАЗ » текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст содержит одну заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации -- автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его разбивают на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Общий бланк используют для изготовления всех видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов филиала и включает в себя реквизиты 03, 08, 11, 14. Бланк письма включает в себя реквизиты 03, 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает в себя реквизиты 03, 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

2.5.4 Документы (бланки) строгой отчетности

Свои особенности имеет организация работы с бланками строгой отчетности, а также с документами, исполненными на таких бланках: служебно-деловыми письмами, приказами и т. п. Общие требования к организации изготовления, учета, хранения и использования бланков с изображением герба субъекта РФ изложены в Инструкции по делопроизводству филиала. Бланками строгой отчетности являются полисы и квитанции установленного образца.

Согласно Инструкции по делопроизводству изготовление, учет, хранение и использование бланков министерства должно осуществляется в строгом соответствии с их предназначением. Так, изготовление бланков производится на основании заказа ОАО «СОГАЗ», на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на осуществление соответствующих видов деятельности, а также сертификаты о наличии всех необходимых технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством.

Бланки филиала подлежат учету. С этой целью на них (типографским способом) до использования по предназначению проставляют порядковые номера, а при необходимости -- и серии этих номеров [17].

Учет бланков ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетном журнале с применением следующих реквизитов:

- при поступлении бланков: наименования вида бланка, даты поступления, номера сопроводительного документа, наименования поставщика бланков, количества экземпляров, серии и номера бланков;

- при выдаче бланков: наименования вида бланка, количества экземпляров, серии и номера бланков, наименования структурного подразделения, фамилии и инициалов должностного лица -- получателя бланков или агента, расписки в получении, примечания (отметки об уничтожении и т. д.).

Хранение бланков производится в приспособленных для этой цели помещениях, в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение бланков, не пригодных для дальнейшего использования (испорченных в процессе хранения или исполнения документа, с устаревшими реквизитами и т.п.), осуществляется по акту с отметкой в учётных документах.

Для обеспечения сохранности бланков приказом директора филиала назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за их учет, хранение и использование по назначению. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков, возлагается на бухгалтера, ответственного за учет бланков строгой отчетности.

Проверки наличия, а также правильности хранения и использования бланков производятся не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом головного офиса или директора филиала. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетных документах (после последней учетной записи).

В случае обнаружения нарушений установленного порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение министру для принятия решения о мерах по устранению выявленных недостатков в организации работы с бланками.

2.6 Анализ документооборота в отделе развития внутрирегиональной сети

В соответствии с тем, что в филиале реализована смешанная форма делопроизводства, в каждом структурном подразделении существуют правила ведения делопроизводства, создаются комплексы документов, утверждаются маршруты их движения. Особое внимание следует уделить документообороту отдела развития внутрирегиональной сети. В отделе ведется вся документация для взаимодействия страховых представителей (агентов и брокеров) начиная с заключения агентского договора (гражданско-правовые договоры).

В соответствии с приказом «Об утверждении типовой формы агентского договора для физических лиц» № 234 от 03.06.2008г. утверждена типовая форма агентского договора, представленная в соответствии с Приложением В.

Агентские договора заключаются на основе методических указаний по заключению агентских договоров с физическими лицами специалистами отдела развития внутрирегиональной сети.

Этапы создания, согласования, подписания, передачи и хранения представлены в соответствии с рисунком 9

Лицо, заключающее агентский договор с Обществом, предоставляет следующие документы (для физического лица):

ѕ анкета агента;

ѕ копия паспорта (первая страница и страница с пропиской);

ѕ справка о временной регистрации (если таковая имеется);

ѕ копия свидетельства пенсионного страхования;

ѕ копия ИНН.

Прием документов осуществляется главным специалистом ОРВС, который составляет проект агентского договора. В последующем проект согласовывается с начальниками профильных отделов, юристом, главным бухгалтером. Передачи на согласование осуществляет главный специалист ОРВС. Следующим этапом движения становится сшивка агентского договора. На заднюю часть договора (место сшивки) клеится бирка с указанием количества страниц в договоре. После согласования сшитый договор передается на подпись директору филиала. Затем агентский договор подписывается самим агентом.

Агентский договор составляется в двух экземплярах, из которых первый хранится в личном деле агента в Обществе, второй вручается агенту. На основании агентского договора, в юридическом отделе составляется доверенность, в которой подробно прописываются пределы полномочий агента. Доверенность выдается директором филиала в порядке делегирований полномочий.

После заключения агентского договора агенту выдается комплект правил, инструкций, методических рекомендаций и указаний по видам страхования, указанным в Приложении № 1 к агентскому договору. Кроме того, выдаются бланки строгой отчетности, бланки заявлений на страхование, анкет, описей, рекламные материалы и другие документы, необходимые для проведения работы по заключению договоров страхования и привлечению потенциальных страхователей. Бланки строгой отчетности не могут быть выданы ранее даты подписания агентского договора. По решению директора филиала агенту выдается доверенность на право заключения договоров страхования.

2.7 Хранение, перемещение, уничтожение и списание документов

2.7.1 Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов организуется посредством реализации согласованных между собой мероприятий, нацеленных на обеспечение сохранности исполненных документов в процессе последующей работы в соответствии с установленными требованиями. Обеспечение сохранности документов достигается созданием для этого оптимальных условий, соблюдением нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, гарантирующих поддержание их в должном физическом состоянии. Оперативное хранение документов осуществляется, начиная с помещения документов в соответствующие дела и до передачи последних в архив [14].

Дела располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих надежную сохранность документов от каких бы то ни было повреждений, а также от хищения или утраты. Для удобства поиска документов (дел) последние располагаются в соответствии с номенклатурой, выписка из которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа, а на корешках обложек дел указываются их номенклатурные номера. Выдача состоящих на оперативном хранении дел должностным лицам (структурным подразделениям) производится с разрешения министра под расписку на срок до одного месяца. На выданное дело немедленно заводится карта-заместитель.

2.7.2 Передача документов на хранение в архив, их перемещение, уничтожение и списание

По истечении установленных сроков оперативного хранения документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющие практическое или научно-историческое значение, а также документы по персоналу подлежат передаче в архив. Подготовка указанных документов к передаче в архив включает [19]:

ѕ проведение экспертизы ценности документов;

ѕ формирование и оформление дел;

ѕ составление описей дел;

ѕ составление актов о выделении документов и дел, не представляющих практической или научно-исторической ценности, к уничтожению.

Экспертиза ценности заключается в ежегодном отборе документов на архивное хранение или определение сроков их хранения на основе установленных критериев отбора (сроков хранения). Для организации экспертизы ценности документов в создается экспертная комиссия.

Проведение экспертизы осуществляется путем полистного просмотра дел филиала на основе перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел:

В процессе экспертизы из дел изымаются дублируемые экземпляры документов, их черновики, неоформленные копии, а также не относящиеся к делу документы с временными сроками хранения. Результаты экспертизы отражаются в описях дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по персоналу, подлежащих передаче в архив, а также в актах о выделении дел к уничтожению [13].

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

ѕ каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, при этом части (тома) дел вносятся в опись под самостоятельными номерами;

ѕ в описи соблюдается валовой (сплошной) порядок нумерации дел;

ѕ графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

ѕ при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью только заголовок первого дела (все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», однако другие сведения об этих делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

ѕ вслед за последней статьей описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (в частности, литерные и пропущенные номера).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей дел за этот же период. Уничтожение дел, включенных в акт, производится в соответствии с установленным порядком только после того, как акт, согласованный с экспертной комиссией и утвержденный экспертно-проверочной комиссией архива, будет утвержден министром [12].

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел. Описи подписываются заведующим архивом и лицом, передавшим дела.

2.7.3 Архивное хранение документов

Архивное хранение документов осуществляется, начиная с передачи последних в архив до истечения предельных сроков их хранения. Организация архивного хранения документов включает:

ѕ рациональное размещение документов, состоящих на архивном хранении;

ѕ контроль за движением указанных документов;

ѕ контроль за физическим состоянием указанных документов;

ѕ копирование документов, состоящих на архивном хранении, с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

ѕ в необходимых случаях -- восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Все состоящие на архивном хранении документы располагаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск и комплексное хранение в соответствии с учетными данными.

2.8 Анализ технического и программного обеспечения

В филиале установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в нескольких отделах и выполнять следующие функции:

ѕ внутренние телефонные звонки;

ѕ перевод входных звонков из города на другие внутренние номера;

ѕ при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Широкое распространение имеет факсимильная связь. В филиале находится три факса.

Каждый сотрудник филиала имеет персональный компьютер. Парк персональных компьютеров регулярно обновляется. В настоящее время большинство ПК имеет следующие характеристики:

ѕ AMD Athlon(tm) 4 Processor 3500 + 2.21 ГГц, 1 Гигабайт ОЗУ;

ѕ системная плата (материнская) ECS nForce4-A939;

ѕ операционная система: Windows XP Professional версия 2002 Service Pack 2;

ѕ видеоадаптер ATI Radeon X1300 Pro (RV515); Имя монитора NEC MultiSync FE991SB;

ѕ аудиокарта Realtek ALC655 @ nVIDIA nForce4 (CK8-04) - Audio Codec Interface PCI.

С появление локальной сети и глобальной сети Интернет сократились затраты времени и средств на передачу документов, так как локальная сеть позволила:

ѕ быстро производить переустановку программного обеспечения;

ѕ сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков;

ѕ посылать и получать электронную почту;

ѕ получать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;

ѕ сократить обслуживаемый персонал.

Локальная сеть построена по топологии «звезда», с использованием технологии Ethernet на кабелях типа «витая пара» 5-ой категории в соответствии с рисунком 10. Это обеспечивает скорость передачи данных до 100 Мбит/с и отвечает требованиям безопасности.

Возможности сетевых ресурсов используются (сетевой принтер, сетевые диски) в пределах всего филиала. При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в филиале также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры.

Рисунок 10 - Схема локальной сети

Необходимую дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики можно получить из периодических изданий. Сотрудники выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения можно сделать вывод, что существуют все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно повысить эффективность работы с документами [21].

Программное обеспечение - набор программ, которые обеспечивают выполнение задач, решаемых на компьютере. Прикладное программное обеспечение является самым распространённым видом программ. Особое место занимают российские фирмы разработчики и отдельные программисты.

В филиале для получения дополнительной информации в области правового обеспечения используется справочно-правовые система «Консультант Плюс».

Для ведения баз данных, составления документов и таблиц используют интегрированный пакет Microsoft Office 2003. Этот пакет содержит необходимые программы для создания документов, электронных таблиц, диаграмм, векторной графики, презентаций, баз данных, электронных писем и Web-документов, программу-органайзер. Она сочетает в себе возможности системы управления базами данных, табличного, текстового, презентационного, формульного редакторов, системы деловой графики и многие другие возможности. Все компоненты интегрированного пакета имеют одинаковый интерфейс, что облегчает обучение работы с ним.

При использовании сканеров применяют системы оптического распознавания текстов, графики. Данные программы позволяют сканировать, распознавать, а в последствии и редактировать текст и графику не только отпечатанные на принтере, но и написанные от руки. Самым удобным и качественным в работе считается программа FineReader [9].

Обновление программного и аппаратное обеспечение в филиале входит в обязанности системного администратора.

В бухгалтерии для работы используется программный модуль «1С: страховая компания», адаптированная для ведения бухгалтерского учета в страховой компании. Кадровое делопроизводство автоматизировано программными модулями «1С: Зарплата и Кадры».

Таким образом, можно сказать, что все возможности компьютерной техники, имеющейся в АФ ОАО «СОГАЗ», и установленное программное обеспечение практически соответствует требованиям организации инфраструктуры, необходимой для реализации основных целей и задач сотрудников.

Но в АФ ОАО «СОГАЗ» отсутствуют программы автоматизации документооборота, что снижает эффективность работы с входящими и исходящими документами.

В целом в АФ ОАО «СОГАЗ» создана эффективная система информационного и документационного обеспечения управления, т.е. налажены процессы документирования процедур управления, коммуникации (или технологии) документационного обеспечения, организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.

Но, проанализировав организационную структуру АФ ОАО «СОГАЗ», организацию работы с документами, организацию документооборота, техническое и программное обеспечение, были выявлены следующие недостатки:

ѕ должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в редактировании, так как не соответствует выполняемым должностным обязанностям;

ѕ допускаются ошибки в оформлении документов;

ѕ в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации и контроля документов, поэтому невозможно проследить движение документов и их исполнение;

ѕ ослаблен контроль исполнительской дисциплины;

ѕ на передачу документов с целью согласования и подписания затрачивается большое количество времени;

ѕ не ведется учет объема документооборота;

ѕ отсутствует специализированное программное обеспечение для автоматизации документооборота.

Предлагается:

ѕ внести изменения в должностную инструкцию ведущего специалиста по делопроизводству;

ѕ внести предложения по автоматизации документооборота;

ѕ разработать руководство пользователя по выбранной системе;

ѕ разработать проект приказа о внедрении автоматизированной системы.

3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ существующей системы документооборота

3.1 Совершенствование нормативной документации

Любая должность служащего характеризует место работника в процессе управления и его обязанности в аппарате управления. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности, права, ответственность, требования Компании к профессиональным знаниям и умениям. Тем самым, с одной стороны, реализуется разделение труда между персоналом, а с другой - достигается определенная специализация.

Должностная инструкция рассматривается как один из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание при составлении этого документа уделяется структуре текста и требованиям к формулированию обязанностей. Это - документ, позволяющий директору закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция должна быть согласована с другими нормативно-методическими документами филиала и Общества.

Содержание обязанностей ведущего специалиста по делопроизводству определяется исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, закрепленных в действующих нормативных и методических документах, а также по результатам проведенного анализа.

Анализ рабочего дня ведущего специалиста по делопроизводству показал, что помимо функций, закрепленных в его должностной инструкции, он выполняет следующие виды работ по документационному обеспечению управления и бездокументному обслуживанию:

ѕ принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

ѕ принимает документы и личные заявления на подпись директора;

ѕ подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

ѕ следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

ѕ ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

ѕ организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

ѕ выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения);

ѕ обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

ѕ организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Следовательно, следует включить эти виды выполняемых работ в раздел «Должностные обязанности» должностной инструкции, который содержит перечисление конкретных задач, возложенных на ведущего специалиста по делопроизводству, указание формы его участия в управленческом процессе.

Также в ходе анализа было выяснено, что в инструкции отсутствует раздел «Взаимоотношения. Связи по должности», определяющий круг должностных лиц, с которыми ведущий специалист по делопроизводству вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указывается срок получения и предоставления информации.

Для внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ директора, который доводится до работника под расписку.

Проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству АФ ОАО «СОГАЗ» представлен в Приложении Г.

Должностная инструкция в обязательном порядке утверждается директором филиала и согласовывается с заместителем директора филиала по защите информации и экономических ресурсов и начальником юридического отдела.

Должностная инструкция доводится до ведущего специалиста по делопроизводству под расписку [9].

3.2 Разработка мероприятий по внедрению автоматизированной системы документооборота

В ходе анализа были выявлены следующие недостатки в организации работы с документами и программном обеспечении: в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации документов; документы регистрируются дважды, в результате чего снижается контроль исполнения документов и затрудняется их поиск; большое количество рабочего времени сотрудников тратится на регистрацию, согласование и передачу документов, что снижает эффективность работы сотрудников филиала. Решить эти проблемы можно, внедрив систему автоматизированного документооборота, прежде выбрав платформу для нее.

3.2.1 Анализ рынка автоматизированных систем документооборота

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Documentum, Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

Система автоматизированного документооборота - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами -- регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.).

Рисунок 11 - Сравнительный анализ систем автоматизации документооборота

По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело, CompanyMedia и Documentum. Важными характеристиками системы являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы Directum, Documentum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота [11].

Проведя анализ рынка систем автоматизированного документооборота, в соответствии с рисунком 11, можно сделать вывод, что наиболее оптимальным решением для АФ ОАО «СОГАЗ» является Documentum. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации, а так же обеспечивает высокую степень безопасности.

3.2.2 Обоснование выбора

Для успешного построения единой корпоративной информационной среды предприятию требуется надежная, масштабируемая и защищенная платформа, которая будет способна стандартизировать работу всех приложений, работающих с неструктурированным содержанием. Documentum отвечает всем современным требованиям благодаря своей проверенной архитектуре, а также поддержке открытых стандартов, позволяющих прозрачно интегрировать платформу в информационную инфраструктуру предприятия.

Основными преимуществами использования платформы Documentum в качестве базиса для автоматизации управления потоками документов и процессами распределенных организаций представляются следующие:

ѕ распределенная web-инфраструктура, позволяющая интегрировать существующие системы и обеспечивать масштабируемые хранилища данных. Поддержка более 2000 рабочих мест, более 100 000 000 объектов данных, высокая масштабируемость системы, и производительность, более 44 000 одновременно решаемых задач;

ѕ параллельная трехуровневая архитектура, обеспечивающая максимальную устойчивость к сбоям аппаратного обеспечения и высокую надежность хранения данных;

ѕ возможность автоматизации на единой платформе полного спектра задач, связанных с управлением неструктурированными документами на предприятии;

ѕ простота и гибкость настройки, развертывания и тиражирования приложений на базе Documentum с помощью специальных интерфейсов «без программирования»;

ѕ открытость системы -- возможность интеграции с ERP, CRM, CAD/CAM-системами, прозрачная интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MS Office;

ѕ возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Microsoft SQL, Oracle, DB2, Sybase);

ѕ безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи российской разработки;

ѕ наличие типовых решений по управлению знаниями, документами и бизнес-процессами для крупных российских предприятий с возможностью быстрой доработки без программирования с учетом специфических требований заказчика;

ѕ широкий набор средств разработки приложений и поддержка мировых стандартов [6].

3.2.3 Характеристики системы

На основе платформы выбрана система управления организационно-распорядительной документацией Documentum.

Система предназначена для использования в области управления организационно-распорядительной документацией (ОРД) с целью:

ѕ повышения эффективности работы сотрудников организации за счет сокращения времени, трудозатрат на подготовку, поиск необходимых документов, повышения качества документов;

ѕ повышения исполнительской дисциплины сотрудников за счет сокращения сроков доставки поручений до исполнителей и улучшения контроля их выполнения;

ѕ повышение информационной безопасности за счет повышения надежности хранения и упорядочивания работы с ОРД;

ѕ повышения эффективности управленческой деятельности руководства организации за счет повышения качества и своевременности предоставления исходной документации, необходимой для принятия управленческих решений.

Система обеспечивает автоматизацию всех деловых операций, связанных с созданием ОРД, движением между структурными подразделениями организации, учетом и хранением. Система облегчает и ускоряет доступ к информации, ее использование, изменение и распространение.

Система предназначена для использования всеми сотрудниками организации в процессе своей производственной деятельности. Основные категории пользователей системы:

ѕ руководители структурных подразделений и организации в целом - рассмотрение (подписание, утверждение) ОРД, принятие управленческих решений, формирование поручений подчиненным сотрудникам и контроль их исполнения;

ѕ сотрудники, ответственные за делопроизводство подразделений - учет (регистрация) и обработка входящей, исходящей и внутренней документации;

ѕ специалисты подразделений - подготовка проектов ОРД, исполнение поручений руководства.

Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности:

ѕ работа с организационно-распорядительными документами - создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование и визирование ОРД с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями и филиалами, хранение и архивирование ОРД;

ѕ делопроизводство - регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматическим присвоением документам регистрационных номеров, контроль процесса согласования, формирование структурированного оперативного хранилища документов, контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов, поиск документов в хранилище, формирование отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам, списание документов в дело;

ѕ работа с поручениями (заданиями) - формирование поручений и назначение на них исполнителей, маршрутизация поручений (с использованием шаблонов маршрутов), автоматическая доставка исполнителям уведомлений о поручениях, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, формирование и доставка отчетов исполнителей и т.п. [26].

3.2.4 Внедрение системы управления ОРД Documentum

Внедрение автоматизированной системы документооборота в организацию сопровождается разработкой распорядительных и методических документов. В соответствии с требованиями необходимо создать приказ о внедрении системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ».

Проект приказа о внедрении автоматизированной системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ» представлен в соответствии с Приложением Д.

В проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству соответственно вносится пункт, в котором на него возлагаются работы по внедрению автоматизированной системы ОРД Documentum.

Также изменения вносятся в Инструкцию по делопроизводству приказом Генерального директора Общества.

Для пользования любой программой необходимо ее изучить. Для изучения используют методическую литературу, справочную систему. Имея под рукой подобный материал можно оперативно справиться с любой поставленной задачей. Основным документом, определяющим порядок эксплуатации внедряемой системы документооборота, является «Руководство пользователя системы ОРД «Documentum» в соответствии с Приложением Ж [2].

3.2.5 Принципы работы системы ОРД «Documentum»

Вход в систему осуществляется посредством ввода следующей информации: URL-адрес для входа в Webtop, установленного в организации; имя хранилища, в которое Вы входите; регистрационное имя пользователя и пароль для входа в хранилище.

После ввода данных открывается основное окно системы в соответствии с рисунком 12.



Рисунок 12 - Основное окно системы

В левой области экрана, называемой «Панель навигации», отображается список папок и ящиков хранилища документов, необходимых для работы пользователей системы.

«Личный Ящик» - папка пользователя, в которой хранятся созданные и разработанные документы. По умолчанию, у каждого пользователя есть «Личный ящик» и только он имеет к нему доступ в соответствии с рисунком 13.

Рисунок 13 - «Личный ящик» сотрудника

После отправки по процессу документ перемещается из папки «Личный ящик» в одну из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы» в соответствии с видом документа.

В папку Личный ящик можно скопировать документ или создать связь с документами из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы».

«Недавно просмотренные» - это папка, в которой отображаются регистрационные карточки документов, обработанные или открытые в течение последних суток в соответствии с рисунком 14. По истечении этого времени документ автоматически удаляется из папки [5].

Рисунок 14 - Папка «Недавно просмотренные документы»

Для повышения удобства в работе система обеспечивает формирование и автоматическую рассылку уведомлений пользователям на всех этапах жизненного цикла документа, от его создания до помещения в архив.

«Задачи/Уведомления» - папка, в которой содержится список задач и уведомлений по документам и поручениям.

В подпапке «Документы» отображаются поступившие задачи и уведомления, связанные с работой с документами (создание, согласование, возврат на доработку, подписание и т.д.) в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15 - Папка «Задач/Уведомления по документам»

Представление содержит название задачи, дату получения, от кого получено уведомление о задаче, краткое содержание документа и колонку «Статус», по которой можно определить, что происходит с документом в данный момент.

«Входящие документы»- ящик хранилища, содержащий документы, поступающие извне - от других организаций в адрес предприятия и его структурных подразделений, охватываемых системой. После размещения входящего документа в систему и создания регистрационной карточки входящему документу присваивается регистрационный номер, и документ помещается в папку «Входящие документы». В этой папке документ будет находиться до помещения его в архив в соответствии с рисунком 16.



Рисунок 16 - Представление папки «Входящие документы»

«Внутренние документы» - ящик хранилища, содержащий официальные документы, созданные в организации и ее структурных подразделениях, используемых в текущей деятельности организации и не выходящих за пределы ее корпоративной структуры.

После создания исполнителем внутреннего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание, документ помещается в папку «Внутренние документы». В этой папке документ будет находиться, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до снятия с контроля всех выданных по нему поручений, после чего система автоматически помещает документ в архив.

Представление, в котором отображаются внутренние документы, содержит колонки реквизитов документов и колонку «Статус» в соответствии с рисунком 17.

«Исходящие документы» - ящик хранилища, содержащий документы, которые создаются внутри организационной структуры предприятия для последующей отправки их за пределы объектов, охватываемых системой, и организационной структуры предприятия

После создания исполнителем исходящего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание документ помещается в папку «Исходящие документы». В этой папке документ будет находиться до тех пор, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до подписания документа, после чего система автоматически помещает документ в архив [24].

Рисунок 17 - Представление папки «Внутренние документы»

Папка «Отправленные исходящие» представлена в соответствии с рисунком 18.

Рисунок 18 - Представление папки «Отправленные исходящие»

Выданные поручения - ящик хранилища, в котором находятся все выданные Вами контрольные поручения по документам. Представление содержит колонки реквизитов карточек поручения и колонку «Статус», по которой можно определить, на каком этапе исполнения находится документ в соответствии с рисунком 19.

Рисунок 19 - Представление папки «Выданные поручения»

Полученные поручения - ящик хранилища, в котором находятся все выданные контрольные поручения по документам.

Архив входящих - ящик хранилища, содержащий входящие документы, работа по которым полностью завершена. Папка содержит дополнительный узел, в котором отображается год архива и название подразделения. Каждый пользователь видит только документы своего подразделения в соответствии с рисунком 20.

Рисунок 20 - Архив входящих документов

Аналогично наполняются папки «Архивы внутренних документов» и «Архивы исходящих документов».

«Архив по номенклатуре дел» - электронный аналог «бумажного» архива - ящик хранилища, в котором документы систематизированы по номенклатуре дел. Он содержит дополнительный узел, в котором пользователь видит год архива и номенклатуру дел только своего подразделения в соответствии с рисунком 21.

Рисунок 21 - Архив по номенклатуре дел

Данные в системе группируются в соответствии со справочниками:

ѕ справочник организационной структуры;

ѕ справочник номенклатуры дел;

ѕ справочник внешних адресатов;

ѕ справочник типов документов;

ѕ справочник тематики документов;

ѕ справочник шаблонов документов;

ѕ справочник списков рассылки;

ѕ справочник способов доставки документов.

Регистрация документа в системе осуществляется посредством заполнения регистрационной карточки, в которой указываются основные данные о документе и фиксируется ход исполнения. В соответствии с рисунком 22 представлена карточка входящего документа [24].

Во всех случаях, когда в системе возникает событие, по результатам которого пользователь должен выполнить какое-либо действие, система формирует задачу. В задачах предусмотрены действия, которые необходимо выполнить по документу или по отчету, например: «Согласование», «На рассмотрение», «На исполнение», «Подготовьте отчет» и т.д. После выполнения задачи документ отправляется следующему по процессу исполнителю задачи. Так, например, для процесса Согласования после завершения согласования первым согласующим система автоматически отправляет документ следующему согласующему [23].

Рисунок 22 - Регистрационная карточка входящего документа

Система осуществляет следующие функции по работе с документом:

ѕ просмотр регистрационной карточки;

ѕ просмотр текста документа;

ѕ редактирование и сохранение в системе;

ѕ просмотр версий;

ѕ информация о статусе документа;

ѕ определение местонахождения документа;

ѕ просмотр истории;

ѕ поиск документов;

ѕ экспорт документа из хранилища;

ѕ работа с другими форматами документа (сканирование).

В системе имеется возможность формирования отчетов в соответствии с рисунком 23.

Все отчеты формируются по запросу пользователя с указанием необходимых дополнительных параметров, выводятся на экран и печать в формате Microsoft Office Excel [26].

Рисунок 23 - Формирование отчета в системе

В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу и поиск в журналах в соответствии с рисунком 24. Непрерывной линией () на рисунке изображено движение документа до внедрения системы, а пунктирной линией () - движение входящего документа после внедрения автоматизированной системы документооборота.