Таким образом, изучив понятие, задачи и принципы научной организации труда можно сделать следующие выводы:

Научная организация труда (НОТ) - система применения наемного труда работников, обеспечивающая стабильное развитие с максимальным использованием профессиональных возможностей работников. НОТ достигается благодаря оптимальному использованию работников в соответствии с их профессиональными навыками, взаимосвязи всех элементов процесса труда, улучшению условий труда и т.д.

Задачи, решаемые при внедрении НОТ в народном хозяйстве, можно условно разделить на три основные группы: экономические, психофизиологические, социальные.

Основными задачами научной организации труда в деятельности компании являются: разработка и внедрение в рабочую деятельность компании наиболее эффективных форм разделения труда и его кооперация; максимальное использование достижений современной науки и техники; совершенствование нормирования труда; комплексное изучение затрат рабочего времени по выполнению определенных операций, стадий работы, а также подготовка и установление показателей, позволяющих определить объем работы, необходимую численность разных категорий персонала; изучение и внедрение наиболее гибких форм стимулирования труда; организация рабочих мест, создание соответствующих законодательству условий труда и его безопасности.

В основу решения методических и практических вопросов проектирования и внедрения научной организации труда необходимо заложить следующие принципы: комплексности; системности; специализации; регламентации.

Стратегически верные разработка и реализация комплекса мероприятий по внедрению в организацию труда компании научных основ позволят вывести базовые показатели использования трудового потенциала коллектива на принципиально новый уровень. Появится возможность осуществить интенсификацию труда не столько на количественной, сколько на качественной основе, и поставить новые, ранее недостижимые цели.

1.4 Научная организация службы ДОУ в органах внутренних дел

Повышение эффективности управленческого труда непосредственным образом связано с совершенствованием труда руководителя. Достижение наиболее значимых показателей эффективности управления (экономичность, оперативность, культура труда управленческого персонала, результативность деятельности аппарата управления) зависти от выполнения операций, в основе которых лежит работа с документной информацией, ибо деятельность руководителя имеет один предмет труда - информацию, носителем которой служит документ. Шарипов А.Р. Делопроизводство в органах внутренних дел: курс лекций для курсантов и слушателей очной и заочной форм обучения / А. Р. Шарипов. Ижевск, Ижев. фил. Нижегор. акад. МВД России. 2005. - 24 с.

Основными структурными подразделениями в органах внутренних дел, выполняющими функцию управления - документационное обеспечение, являются управления делопроизводства и режима канцелярии главных управлений МВД, УВД. УВДТ и других учреждений.

Данные подразделения, независимо от построения и численности, - сложный и очень ответственный аппарат. Он является, пожалуй, одним из самых активных звеньев информационной системы Министерства внутренних дел России. Поскольку не только собирает, обрабатывает и передает другим службам отраслевую информацию, но и участвует в ее реализации.

В настоящее время секретарская работа вышла далеко за рамки обращения только со служебными документами как таковая. Она включена сегодня в нормотворческую и правоприменительную деятельность, в выполнение определенных специфических контрольных функций, обеспечивает защиту государственной тайны, участвует в исполнении принятых управленческих решений. При этом в связи с постоянным ростом социальной информации значительно увеличился объем делопроизводственной работы секретарской службы.

Особенность управленческого труда сотрудников организации состоит в том, что его результаты трудно поддаются прямому количественному измерению (особенно результаты труда руководителей и специалистов, помощников руководителей и т.д.). Делопроизводство в системе органов внутренних дел: Учеб. пособие для вузов, обучающихся по специальности 02100 «Юриспруденция» / Волков В.М., И.В. Борисова, Т.Е. Митина, М.Н. Никитин; Гл. ред. Н.Д. Эриашвили. - М.: ЮНИТИ: Закон и право, 2004. - 17 с. Прямому количественному измерению поддаются результаты труда лишь тех работников (работников служб ДОУ и ответственных лиц за делопроизводство в подразделениях), которые выполняют часто повторяющиеся однообразные операции (экспедиционная обработка документов, учет, регистрация документов, подшивка документов в дела, составление описи дел постоянного хранения, ведение информационно-справочных картотек, журналов, включая и автоматизированные "электронные картотеки", и т.п.), а также работников обслуживающего персонала хозяйственных служб. Внедрение принципов и методов научной организации труда именно в этих подразделениях даст показательные, ощутимые результаты.

Основными направлениями научной организации труда в органах внутренних дел являются: рациональное использование рабочего времени; рационализация трудовых операций и процессов; улучшение условий труда, и организации рабочих мест.

Рациональная организация использования рабочего времени сотрудников службы ДОУ в органах внутренних дел.

Закон экономии времени распространяет свое действие не только на труд в сфере материального производства, но и в непосредственной сфере, в том числе и на труд всех работников органов внутренних дел, независимо от их должностного положения и специфики выполняемых функций. Рациональная организация рабочего (служебного) времени является необходимым условием повышения производительности и эффективности общественного труда.

Работа в органах внутренних дел в сфере ДОУ протекает во времени. Поэтому каждая операция, осуществляемая в процессе обеспечения управленческой деятельности, требует определенных затрат рабочего времени. Цена потерь времени бывает весьма велика в некоторых сферах деятельности, в том числе и в органах внутренних дел, где своевременность принятия решений и их реализация, оперативность действий приобретает большое значение, поскольку упущенное время может повлечь весьма тяжкие, а порой необратимые последствия. Умение экономить время, рационально планировать его позволит выполнять управленческие функции своевременно и в более короткие сроки, что, безусловно, поможет повысить в целом эффективность управленческого труда в органах внутренних дел.

Экономия служебного времени заключается в устранении потерь времени и, во-вторых, в сокращении трудозатрат на выполнение тех или иных управленческих операций. Основным средством достижения экономии времени является рациональная его организация.

Потери времени могут возникать по целому ряду причин. Так, например, небрежность, невнимательность, недостаточные квалификация и опыт некоторых сотрудников службы ДОУ вызывают необходимость повторного выполнения тех или иных управленческих операций, на что расходуется дополнительное время, как этих сотрудников, так и руководителей.

Большие потери времени складываются в процессе выработки управленческих решений в тех случаях, когда руководители органов внутренних дел излишне централизуют принятие решений по второстепенным вопросам или когда они уклоняются от принятия решений, нечетко формулируют задачи подчиненным и т.п.

Значительные резервы экономии времени содержатся в упорядочении (разработке регламентов) документооборота, унификации документации, разумном сокращении служебной и внешней переписки и излишней отчетности и т.д. Бавсун И.Г. Документационное обеспечение управления органами внутренних дел: учебно-практическое пособие / И. Г. Бавсун. - Омск: Омская акад. МВД России, 2006. - 41 с.

К числу факторов, оказывающих влияние на экономию служебного времени сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел, следует отнести в целом весь уровень рационализации рабочих операций, с осуществлением которых связан процесс подготовки, принятия и реализации управленческих решений; условия работы и организация рабочего места, а также психофизиологические явления, возникающие в процессе трудовой деятельности.

Основным содержанием рациональной организации служебного времени является правильное планирование различных видов работ и времени, необходимого для их выполнения.

Например, при большой численности службы ДОУ руководителю следует основное время уделять организации их работы и контролю за деятельностью подчиненного состава. И, наоборот, в органе внутренних дел, где численность личного состава службы ДОУ невелика, руководителю целесообразно выделить больше времени на личное участие в деятельности своей службы.

Рационализация трудовых процессов и операций в деятельности сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел.

Рационализация трудовых процессов и операций работы является одним из основных элементов НОТ, обеспечивающим экономию времени и повышающим эффективность управленческого труда. Посредством рационализации методов работы сотрудники получают возможность более эффективно организовывать свой трудовой процесс по выполнению своих обязанностей, высвобождаются в возможных пределах от трудовых операций технического характера и тем самым получают более благоприятные условия для осуществления функций творческого характера

Рационализация работы сотрудников органов внутренних дел представляет собой два взаимосвязанных направления: организационное и техническое.

Организационное направление включает в себя комплекс мер, способствующих повышению эффективности труда сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел за счет наилучшей организации осуществления различных управленческих операций. К ним относятся рационализация технологии работы с документами в целом, совершенствование организационно-технической подготовки, методики и стиля проведения совещаний, устранение избыточных перемещений и т.д.

Техническое направление заключается в использовании разнообразных технических средств, оргтехники и вычислительной техники, позволяющих сократить время на выполнение технических операций, облегчить управленческим работникам умственной и физический труд.

Использование средств механизации и автоматизации труда является одним из основных направлений, обеспечивающих значительное повышение эффективности труда работников в сфере управления. Средства механизации и автоматизации работ с документацией принято подразделять на две группы: средства оргтехники и средства вычислительной техники.

Основное содержание работы по механизации и автоматизации труда сотрудников службы ДОУ заключается в широком использовании современных технических средств сбора, передачи обработки, хранения, размножения, копирования и отображения информации.

К техническим средствам передачи информации, используемым в органах внутренних дел, относятся различные радиотелефонные и телевизионные установки, средства мобильной связи, средства дистанционного наблюдения и контроля, аппаратура звуковой и световой сигнализации и связи и т.п. Кулагин Н.И. Делопроизводство и документирование. Устная и письменная речь следователя: учеб. пособие / Н. И. Кулагин, А. Н. Петрова, А. К. Савельев. - Волгоград: ВА МВД России, 2005. - 83 с.

В органах внутренних дел для фиксации информации широко используются записывающие устройства и диктофоны, позволяющие записывать информацию на цифровые (магнитные) носители для последующего воспроизведения текста на бумаге.

Информация проходит техническую и логическую обработку. Для технической обработки используются средства первичной обработки и регистрации входящей и исходящей документации - ножницы, печати, штампы и т.п.; средства сортировки документации-папки, подставки, лотки с разделителями; средства подбора и систематизации документов - скрепки, бумагодержатели, средства брошюрования.

Логическая обработка информации осуществляется с помощью различной компьютерной и вычислительной техники, с применением автоматизированных систем.

Улучшение условий труда и организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел.

Эффективность труда работников непосредственно зависит от той обстановки, в которой они трудятся, т.е. от оборудования и организации рабочих мест, устройства служебных помещений, соблюдение санитарно-гигиенических и эстетических требований к условиям труда. Вопросы оптимизации условий труда изучает научная дисциплина - эргономика. Эргономика использует данные технических наук, психологии, физиологии, гигиены, а также анатомии, антропологии и биофизики. Эта наука изучает функциональные возможности человека в процессе трудовой деятельности и имеет целью создание для него оптимальных условий труда, которые, делая труд высокопроизводительным, обеспечивают работнику необходимые удобства и сохраняют его силы, здоровье и работоспособность.

Помимо рационально организованного и оборудованного рабочего места на повышение эффективности труда работающих благоприятно оказываются тишина, нормальная температура (18-20° С) и влажность воздуха, хорошее освещение, цветовое оформление интерьеров. При отсутствии надлежащих условий сотрудники определенную часть своего служебного времени расходуют на приспособление к неблагоприятным условиям труда. Макарова С.В. Организация работы по делопроизводству и режиму в органах внутренних дел: учеб. пособие / С. В. Макарова, Н. Б. Пеженкова. - Домодедово (Моск. обл.): Всерос. ин-т повышения квалификации сотрудников МВД России, 2005. - 48 с Сотрудники в большей степени устают не столько от своей непосредственной работы, сколько от шума, неправильной рабочей позы, плохого освещения, недостаточной вентиляции и т.п.

Уменьшения шума в служебном помещении можно достичь, если ставить рядом столы тех сотрудников, которым по работе приходится разговаривать. Работников, постоянно использующих технику, издающую громкие звуки, целесообразно размещать в отдельных кабинетах.

Немаловажное значение для работоспособности имеет цветное оформление служебных помещений. Для окраски стен и оборудования рекомендуется применять наиболее благоприятные для человеческого зрения цвета средневолновой части спектра (зелено-голубой, зеленовато-желтый, бежевый и др.). Эти цвета не только наиболее благоприятны для человека, но и значительно улучшают освещенность помещений.

На производительность труда работника Службы ДОУ большое влияние оказывает организация рабочего места. Научная организация труда служащих невозможна без рациональной организации рабочих мест, предусматривающей максимальные удобства и наиболее благоприятные условия труда, обеспечивающие высокую его эффективность.

Большое значение для плодотворного труда работников управленческого аппарата имеет рациональное устройство рабочих помещений и создание благоприятных условий труда. Основные требования к рабочему помещению сводятся к тому, чтобы обеспечить:

ь Достаточные размеры помещения;

ь Достаточное количество воздуха и света и правильное сочетание их с окраской помещения;

ь Нормальное регулирование температуры и микроклимата;

ь Спокойную бесшумную обстановку и т.д.

С учетом специфики труда работников службы ДОУ органов внутренних дел размещаться они должны по несколько человек в кабинете. Решать вопросы размещения сотрудников в кабинете следует с учетом выполняемых ими обязанностей и характера взаимосвязей структурных подразделений и сотрудников. Это позволяет работникам избежать излишних перемещений, сократить время на выполнение совместных управленческих операций и дает им возможность работать более эффективно при меньшей утомляемости.

Поэтому при проектировании административных помещений органов внутренних дел и размещении сотрудников необходимо, чтобы:

ь Структурные подразделения, находящиеся в постоянном контакте, располагались на возможно более близком расстоянии друг от друга;

ь Учитывались последовательность движения документации и взаимосвязь отдельных видов работ;

ь Размер площади, отводимой сотрудникам, и их количество в одном кабинете соответствовали характеру выполняемой ими работы и специфическим условиям труда

ь Средства организационной и вычислительной техники (средства связи, компьютеры, сканеры, принтеры, картотеки, шкафы для документации и различных бланков и прочее оборудование) должны размешаться так, чтобы ими было удобно пользоваться.

При организации рабочего места необходимо учитывать не только общие требования, но и особенности деятельности отдельных категорий сотрудников органов внутренних дел

Основной задачей рациональной организации рабочего места является максимально возможная разгрузка работающего от излишних физических усилий и избыточных перемещений Правильная планировка рабочего места достигается путем определения наиболее и наименее удобных зон для выполнения трудовых операций. Нормальная рабочая зона определяется дугой, очерчиваемой длиной вытянутой правой или левой руки в горизонтальном и вертикальном направлении. При размещении предметов и орудий труда в пределах границ максимальной зоны досягаемости обеспечиваются минимальные перемещения и расход энергии в процессе трудовой деятельности.

Габариты мебели и их размещение должны соответствовать рабочей зоне. Поскольку большинство сотрудников службы ДОУ органов внутренних дел значительную часть служебного времени проводят, сидя за письменным столом, стол и стулья должны быть приспособлены для выполнения конкретного вида работы Недопустимо приспосабливать работающего к письменному столу и стулу. Внешний вид мебели и интерьер служебного помещения должны быть приятны и способствовать хорошему настроению сотрудников. Основные направления совершенствования деятельности подразделений делопроизводства и режима: Лекция / С. В. Макарова. - Домодедово: ВИПК МВД РФ, 2005. - 42 с.

Решение вопросов, рассмотренных выше, тесно связано с другими проблемами совершенствования управления и повышения эффективности функционирования службы ДОУ органов внутренних дел. Так, например, дальнейшее улучшение работы по подбору, воспитанию и расстановке кадров, упорядочению системы профессиональной подготовки и воспитательной работы с ними, безусловно, связаны с решением проблем научной организации труда, так и совершенствования системы управления в органах внутренних дел в целом. Это объясняется тем, что в современных условиях, в период проведения реформ государственной службы в России, к кадрам предъявляются повышенные требования и, в первую очередь, к овладению ими в полной мере современными научными методами труда.

Повышение уровня общеобразовательной и специальной подготовки кадров становится, таким образом, одним из важных и постоянных факторов организации труда и управления на научных основах.

Огромные возможности научно организованного труда заложены в инициативе самих его сотрудников, желающих и умеющих использовать рекомендации науки управления и организационные резервы, способных действовать сознательно, творчески и рационально. Весьма большое значение для научной организации работы имеет укрепление трудовой дисциплины, предполагающей соблюдение сотрудниками определенных законов, норм, правил, распоряжений, касающихся всех сторон их деятельности.

Между тем увеличение масштабов и усложнение управленческой деятельности обуславливает необходимость разработки на научной основе единой комплексной программы по исследованию, разработке и внедрению научной организации труда в службах ДОУ органах внутренних дел на всех уровнях.

Поэтому, прежде всего, необходимо исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы, влияющие на организацию труда. Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций. Особенно эффективны принятые меры будут, в том случае, если их важность осознается в полной мере со стороны руководителей. Поскольку именно они должны преодолеть определенный "психологический барьер", вызываемый сомнением в необходимости и полезности таких рекомендаций и привить вкус у всех работников к организации труда на научных основах

Таким образом, рассмотрев вопросы научной организации службы ДОУ в органах внутренних дел, можно сделать следующие выводы:

В настоящее время секретарская работа вышла далеко за рамки обращения только со служебными документами как таковая. Она включена сегодня в нормотворческую и правоприменительную деятельность, в выполнение определенных специфических контрольных функций, обеспечивает защиту государственной тайны, участвует в исполнении принятых управленческих решений. При этом в связи с постоянным ростом социальной информации значительно увеличился объем делопроизводственной работы секретарской службы.

Основными направлениями научной организации труда в органах внутренних дел являются: рациональное использование рабочего времени; рационализация трудовых операций и процессов; улучшение условий труда, и организации рабочих мест.

Решая задачи повышения эффективности деятельности служб ДОУ в ОВД, необходимо сначала исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы, влияющие на организацию труда. Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций.

Из материалов Главы 1 исследования можно сделать следующие выводы:

Термин "делопроизводство" вошел в научный оборот, практику административных органов России во второй половине XVIII века. Первоначально он обозначал деятельность, связанную с принятием решений, или "производством дел", при этом под делом понимался вопрос, который должен был решать административный или судебный орган власти и управления.

В современном понимании делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В некоторых нормативных актах, научных публикациях наряду с понятием "делопроизводство" употребляется термин "документационное обеспечение управления". По своей сути они являются синонимами и применяются для обозначения одних и тех же процессов.

Делопроизводственная служба в структуре Министерства внутренних дел всегда была и остаётся ключевым звеном, она на протяжении двухсот лет продолжает функционировать и совершенствовать свою деятельность. Деятельность ОВД Российской Федерации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией учреждения, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

Количество и качество информации, доставляемой на различные уровни управления, оказывают значительное влияние на функционирование системы управления. Причем основным носителем информации в сфере управления выступают документы.

От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надёжность, экономичность, организация управленческого труда, культура работы всех сотрудников, возможность использования документной информации в будущем.

При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, от этого повышается их производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления, и в этом не последнюю роль играют вопросы установления правильного, чёткого документооборота - одной из составных частей делопроизводства.

Основу правового регулирования службы документационного обеспечения системы ОВД составляет целый ряд законов, приказов, распоряжений и ГОСТов.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 г уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, определяет порядок использования оттиска печати при заверке подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику. Требования ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений.

Непосредственный интерес представляет Приказ МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе Органов Внутренних дел РФ". В Приложении к Приказу МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 находится инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел РФ, которая достаточно четко регламентирует вопросы документирования управленческой деятельности в ОВД.

В приказе определены задачи служб делопроизводства, ответственные, закреплены обязанности, определены основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, требования к подготовке и оформлению документов.

В настоящее время руководство ОВД проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

Научная организация труда (НОТ) - система применения наемного труда работников, обеспечивающая стабильное развитие с максимальным использованием профессиональных возможностей работников. НОТ достигается благодаря оптимальному использованию работников в соответствии с их профессиональными навыками, взаимосвязи всех элементов процесса труда, улучшению условий труда и т.д.

Задачи, решаемые при внедрении НОТ в народном хозяйстве, можно условно разделить на три основные группы: экономические, психофизиологические, социальные.

Основными задачами научной организации труда в деятельности компании являются: разработка и внедрение в рабочую деятельность компании наиболее эффективных форм разделения труда и его кооперация; максимальное использование достижений современной науки и техники; совершенствование нормирования труда; комплексное изучение затрат рабочего времени по выполнению определенных операций, стадий работы, а также подготовка и установление показателей, позволяющих определить объем работы, необходимую численность разных категорий персонала; изучение и внедрение наиболее гибких форм стимулирования труда; организация рабочих мест, создание соответствующих законодательству условий труда и его безопасности.

В основу решения методических и практических вопросов проектирования и внедрения научной организации труда необходимо заложить следующие принципы: комплексности; системности; специализации; регламентации.

Стратегически верные разработка и реализация комплекса мероприятий по внедрению в организацию труда компании научных основ позволят вывести базовые показатели использования трудового потенциала коллектива на принципиально новый уровень. Появится возможность осуществить интенсификацию труда не столько на количественной, сколько на качественной основе, и поставить новые, ранее недостижимые цели.

В настоящее время секретарская работа вышла далеко за рамки обращения только со служебными документами как таковая. Она включена сегодня в нормотворческую и правоприменительную деятельность, в выполнение определенных специфических контрольных функций, обеспечивает защиту государственной тайны, участвует в исполнении принятых управленческих решений. При этом в связи с постоянным ростом социальной информации значительно увеличился объем делопроизводственной работы секретарской службы.

Основными направлениями научной организации труда в органах внутренних дел являются: рациональное использование рабочего времени; рационализация трудовых операций и процессов; улучшение условий труда, и организации рабочих мест.

Решая задачи повышения эффективности деятельности служб ДОУ в ОВД, необходимо сначала исследовать существующие методы труда, степень рационального использования служебного времени, условия работы и изучить другие вопросы, влияющие на организацию труда. Только после анализа полученных данных можно приступать к разработке соответствующих рекомендаций.

2/ Анализ организации труда службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга

2.1 Нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

Отдел вневедомственной охраны (ОВО) при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга Адрес: 199034, г. Санкт-Петербург, В. О.17-я линия д.4-6

Предоставляемые услуги:

ь Охрана предприятий, банков, офисов, магазинов, ломбардов, пунктов обмена валюты, квартир и других объектов:

ь Вооруженная охрана грузов, денежных средств;

ь Проведение мероприятий по борьбе с хищениями;

ь Инспектирование ведомственной охраны;

ь Помощь в организации ведомственной охраны предприятий с рекомендациями по ее оснащенности;

ь Централизованная охрана объектов милицией. При срабатывании сигнализации на объект направляется мобильный наряд милиции, экипированный оружием, спецсредствами и средствами связи;

ь Экстренный вызов группы задержания (кнопка "Тревожной" сигнализации (КТС)). Стационарные КТС, устанавливаемые на объектах охраны, либо дистанционные, носимые КТС:

ь Охрана объектов с использованием радиоканала.

Отдел делопроизводства и режима (ОД и Р)

Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек. Общее количество входящих и исходящих документов за месяц составляет около 5000. Эти документы включают СС (сверхсекретные), секретные, ДСП (для служебного пользования) и несекретные.

Основные направления деятельности отдела:

ь Документационное обеспечение деятельности руководства ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб. Прием, регистрация и подготовка к докладу начальнику ОВО, его заместителям поступающих документов, осуществление их передачи для исполнения в подразделения Главного, контроль порядка обращения с документами, их движением и своевременностью возврата в отдел делопроизводства и режима.

ь Обеспечение режима секретности и конспирации при работе с документами в ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

ь Регистрация и учет писем (предложений, заявлений и жалоб), адресованных на имя начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб и его заместителей. Организация приема граждан, обращающихся в ОВО. Осуществление контроля деятельности по разрешению обращений граждан в подразделениях ОВО.

ь Учет, организация размножения и рассылка нормативно-правовых актов МВД России и главного управления в подразделения ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

ь Контроль своевременности исполнения подразделениями ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб документов, по которым даны поручения начальником ОВО и его заместителями.

ь Организационно-методическое руководство общим и секретным делопроизводством в подразделениях ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб. Обобщение и анализ данных о состоянии делопроизводства, режима секретности и работе с письменными и устными обращениями граждан в ОВО.

Эффективная работа подразделений делопроизводства и режима, сотрудники которых проводят повседневную кропотливую и зачастую незаметную для постороннего взгляда работу по обеспечению служебной деятельности всех других служб, напрямую способствует выполнению возложенных на отделы вневедомственной охраны задач по защите прав и свобод человека и гражданина, обеспечению общественной безопасности, предупреждению, пресечению, раскрытию и расследованию преступлений.

Нормативно - методическую базу Отдела делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб составляют законы, нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности ОВО, а также деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб: его структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории:

ь общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб (см. Приложение 1);

ь локальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся:

ь Положение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб;

ь Положение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб;

ь Должностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб;

ь Инструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).

Все унифицированные формы документов, бланки и учетные регистрационные формы, используемые отделом делопроизводства и режима, определены Инструкцией.

Таким образом, изучив нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб можно сделать следующие выводы:

Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек.

Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории: общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; локальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.

К локальным нормативным актам обеспечивающим деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб относятся: Положение о ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Положение об отделе делопроизводства и режима ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Должностные инструкции работников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; Инструкция по документационному обеспечению управления Утверждена Приказом начальника ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб № 38 от 16.05.2006г. (согласована с Федеральным архивным агентством).

2.2 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2001, стр.223 Примерная схема организации работы с документами ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб представлена на рис.6.

Рис 6. Примерная схема организации работы в ОВО Василеостровского района СПб

Изучив схему организации работы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб и непосредственно документов, можно сделать выводы:

ь существует большое количество инстанций прохождения документов;

ь отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

ь затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";

ь существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).

Рабочие места сотрудников оборудованы компьютерами (каждое место), соединенными локальной сетью, в отделе установлены два принтера (лазерный и струйный), сканер, копир, четыре телефонных аппарата (два из которых совмещены с факсами) налажен доступ в Интернет. Новое приобретение отдела (2008г) - уничтожитель документов. В то же время, компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.

Сделанные выводы подтверждают данные опроса сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб. Опрос проводился с целью получения как можно большей информации для объективного анализа организации труда службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга. Для целей данного исследования анкета структурирована на отдельные блоки, обработка и анализ которых будут рассматриваться соответственно в параграфах 2.2, 2.3 и 2.4 Главы 2 исследования. Образец анкеты представлен в Приложении 4. в опросе принимали участие все сотрудники ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб (6 человек). Опрос проводился анонимно.

Результаты опроса сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб представлены в таблице 1.

Таблица 1

Блок 1 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехники
Вопрос	Балл / критерий	Кол-во (чел.)	%
Существующие регламентированные правила осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";	1	-	-
	2	-	-
	3	2	33,3
	4	3	50
	5	1	16,7
Оптимальность времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";	1	-	-
	2	-	-
	3	4	66,7
	4	2	33,3
	5	-	-
Оптимальность количества возвратных движений документов	1	-	-
	2	1	16,7
	3	3	50
	4	2	33,3
	5	-	-
Достаточность оргтехники и средств связи	1	-	-
	2	-	-
	3	1	16,7
	4	4	66,7
	5	1	16,6
Соответствие оргтехники средств связи современным требованиям	1	-
	2	2	33,3
	3	3	50
	4	1	16,7
	5	-
Оптимальность местонахождения оргтехники и средств связи	1	-
	2	1	16,7
	3	2	33,3
	4	2	33,3
	5	1	16,7

Существующие регламентированные правила основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов" большинство сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб оценили выше среднего - 50%, ниже среднего 33,3%, и отличные - 16,7%. См. Рис.7.

Рис.7 Оценка существующих регламентированных правил основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"

Более половины опрошенных 66,7% считают, что на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов" затрачивается слишком много времени - см. рис.8.

Рис.8. Оценка оптимальности времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"

Половина сотрудников считает, что количество возвратных движений документов соответствует оценке удовлетворительно, 33,3% - оценке хорошо, и только 16,7 % считают, что количество возвратных движений документов недопустимо большое - см. рис.9.

Рис.9 Оценка оптимальности количества возвратных движений документов

Количество оргтехники и средств связи считают более чем достаточным - 16,6% от числа опрошенных, достаточным - 66,7%, и неудовлетворительным - 16,7% - см. рис.10.

Рис.10 Оценка достаточности оргтехники и средств связи

Признают полностью соответствующими современным требованиям оргтехнику и средства связи 50% респондентов, вполне соответствующими - 16,7%, а 33,3% считают, что техника совсем не соответствует современным требованиям. См. рис.11.

Рис.11 Оценка соответствия оргтехники и средств связи современным требованиям

Местонахождение оргтехники и средств связи отличным признали 16,7% опрошенных сотрудников, достаточно удобным - 33,3%, удовлетворительным - 33,3%, а неудовлетворительным - 16,7% - см. рис.12.

Рис.12Оценка оптимальности местонахождения оргтехники и средств связи Для справки: большинство положительных оценок (отлично и хорошо) по всем вопросам выставили сотрудники в возрасте от 50 лет.

Таким образом, изучив уровень рационализации трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб, и мнение самих сотрудников можно сделать следующие выводы:

Работа по рационализации трудовых процессов практически не ведется. Основные признаки застоя: существует большое количество инстанций прохождения документов; отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).

Количество и качество оргтехники не соответствует современным требованиям и задачам отдела. Компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.

2.3 Условия труда и рабочее место сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

Организация рабочего пространства имеет огромное влияние на качество и скорость работы, то есть на конечный результат сотрудника и на учреждения в целом. В настоящее время кабинет, в котором располагаются сотрудники ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб выгляди следующим образом - см. рис.13

Рис.13 Схема расположения мебели в кабинете ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб

К недостаткам такого расположения мебели можно отнести:

ь Отсутствие свободного места в центре помещения, что значительно затрудняет перемещение по кабинету, в котором, по роду деятельности, происходит постоянное движение сотрудников различных служб и подразделений.

ь Кабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)

К факторам, которые негативно сказываются на работоспособности и влияют на здоровье сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб можно так же отнести:

ь недостаточное содержание кислорода в воздухе,

ь повышенная влажность,

ь офисные шумы и ультразвуки,

ь неправильная освещенность.

К недостаткам организации рабочего мета можно отнести:

ь маленькие размеры столов,

ь неудобные стулья,

ь невозможно разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.

Требования к организации режима труда и отдыха при работе с компьютерами в органах внутренних дел представлены в Приложении 6. Данные требования в ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб соблюдаются.

Результаты опроса сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб представлены в таблице 2.

Таблица 2

Блок 2. Условия труда и рабочее место сотрудников
Вопрос	Балл / критерий	Кол-во (чел.)	%
Распорядок рабочего времени	1
	2
	3
	4	3	50
	5	3	50
Удобство расстановки мебели	1	1	16,7
	2	2	33,2
	3	1	16,7
	4	1	16,7
	5	1	16,7
Организация рабочего места	1
	2	1	16,7
	3	2	33,3
	4	2	16,7
	5	1	33,3
Достаточность и качество канцелярских предложений	1	-	-
	2	3	50
	3	2	33,3
	4	1	16,7
	5	-	-

Как показали данные опроса, сотрудники в равной степени оценивают распорядок рабочего времени двумя высшими оценками - хорошо и отлично. Оценки расстановки мебели значительно разошлись (см. рис.14). Это единственный вопрос, на который получен ответ "очень плохо" - 16,7%.

Рис.14 Оценка удобства расстановки мебели

Мнение сотрудников об организации рабочего места разделились примерно поровну - отлично и хорошо 50%, удовлетворительно и неудовлетворительно - 50% см. рис.15

Рис.15 Оценка организации рабочего места

Оценка достаточности и качества канцелярских принадлежностей сотрудниками (см. рис.16) совпадает с проведенными наблюдениями.

Рис.16 Оценка достаточности и качества канцелярских принадлежностей

Более 80% опрошенных оценивают количество и качество канцелярских принадлежностей ниже среднего: удовлетворительно - 33,3%, неудовлетворительно - 50%.

Сотрудники в ограниченном количестве обеспечены необходимыми принадлежностями: папками-скоросшивателями, степлерами и маркерами.

Таким образом, изучив условия труда и организацию рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб, и мнение самих сотрудников можно сделать следующие выводы:

В целом условия труда и организация рабочего места сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб соответствуют нормативным требованиям. Но в то же время в наличие имеется ряд недостатков, исправив которые можно значительно улучшить условия труда и организацию рабочего места.

К недостаткам расположения мебели можно отнести: отсутствие свободного места в центре помещения, кабинет не укомплектован достаточным количеством мебели для хранения документов (шкафы, стеллажи и т.д.)

К негативными факторам так же относятся: недостаточное содержание кислорода в воздухе, повышенная влажность, офисные шумы и ультразвуки, неправильная освещенность.

К недостаткам организации рабочего места можно отнести: маленькие размеры столов, неудобные стулья, невозможность разместить на расстоянии вытянутой руки те предметы, которые наиболее часто нужны в процессе работы.

2.4 Электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб

Возрастающий поток документооборота и постоянное усложнение автоматизированных систем влечет за собой совершенствование программного и аппаратного обеспечения управления. Ранее эксплуатировавшаяся система учета корреспонденции "Секретариат", перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. Установленное программное обеспечение позволяло хранить только учетные данные документов, не предусматривая хранения содержания (текста) документа и не было предназначено для организации электронного документооборота с соответствующей маршрутизацией движения документов в организации в зависимости от этапов их обработки. Результаты опроса сотрудников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб представлены в таблице 3.

Таблица 3

Блок 3. Организацию электронного документооборота
Вопрос	Балл / критерий	Кол-во (чел.)	%
Соответствие программного обеспечения поставленным задачам	1		-
	2	2	66,7
	3	4	33,3
	4		-
	5		-
Удобство работы с электронными системами	1	-
	2	2	33,3
	3	3	50
	4	1	16,7
	5	-	-
Необходимость совершенствования системы электронного документооборота	1	-	-
	2	-	-
	3	2	33,3
	4	2	33,3
	5	2	33,4

Несоответствие программного обеспечения поставленным задачам отметили все сотрудники ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб, неудовлетворительно поставили 66,7% опрошенных, удовлетворительно - 33,3% см. рис.

Так же большинство сотрудников признали неудовлетворительным 33,3% и удовлетворительным 50% удобство работы с существующей электронной системой см. рис.17.

Рис.17 Оценка удобства работы с электронными системами

Необходимость совершенствование электронной системы документооборота отметили в разной степени все сотрудники - полностью признали необходимость такого мероприятия 33,3% сотрудников, хорошо поставили - 33,3% сотрудников, и удовлетворительно так же 33,3% см. рис.18

Рис.18 Оценка необходимости совершенствования систем документооборота

С учетом всего изложенного для более полного и качественного решения вопроса по организации учета входящей и исходящей корреспонденции, ее подготовки и контроля была создана и проходит опытную эксплуатацию автоматизированная система электронного документооборота (далее - Система).

Целями создания Системы являлись:

ь внедрение информационных технологий для рационализации и оптимизации процессов обработки документов в делопроизводстве (документационном обеспечении отдела);

ь обеспечение контроля исполнения и движения документов на различных уровнях организационной структуры;

ь сокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в базе данных документов;

ь сокращение временных затрат на согласование документов внутри ОВО Василеостровского района СПб России за счет обеспечения возможности использования унифицированных электронных шаблонов для наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной организации процесса согласования электронных документов посредством использования функционала Системы и локальной вычислительной сети;

ь сокращение затрат на подготовку установленной делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени;

ь снижение объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий.

Результатом стало создание принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

Весь проект системы реализован на программной платформе EMC Documentum, обеспечивающей горизонтальный набор технологий управления содержанием. Платформа автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и утверждения для любого элемента содержания в соответствии с предопределенными пользователем бизнес-правилами - эта возможность обеспечивается функционалом workflow и управления жизненными циклами.

Использование EMC Documentum позволило в полной мере реализовать заложенный в проекте Системы потенциал и получить в конечном итоге функциональный продукт, решающий задачи документационного обеспечения деятельности ОВО Василеостровского района СПб.

Кроме того, Система также имеет возможность интеграции с промышленными системами хранения и массового ввода, что позволят обеспечить ввод и хранение больших объемов документов.

В настоящее время Система проходит адаптацию в ОВО Василеостровского района СПб, сотрудники заканчивают обучение и судить об эффективности продукта пока рано. В то же время базовые блоки Системы уже внедрены в центральном аппарате МВД России и зарекомендовали себя с наилучшей стороны.

Таким образом, изучив электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб, и мнение самих сотрудников можно сделать следующие выводы:

Ранее эксплуатировавшаяся система учета корреспонденции перестала удовлетворять предъявляемым требованиям.

В настоящее время происходит внедрение принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

Из материалов Главы 2 исследования можно сделать следующие выводы:

Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек.

Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории: общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; локальные нормативные акты ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб.