Психологические особенности внедрения систем электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Психологические особенности внедрения систем электронного документооборота

План

• Введение
• Глава I. Внедрение СЭД
• §1.1 Внедрение СЭД как проект
• §1.2 Технический аспект и сложности внедрения СЭД
• Глава II. Организационные особенности внедрения новшеств в организации
• §2.1 Психологический аспект внедрения СЭД и психологические типы сотрудников
• §2.2 Мотивации
• §2.3 Обучение
• Глава III. Внедрения СЭД на примере Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Свердловской области
• § 3.1 Характеристика Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Свердловской области
• § 3.2 Характеристика «Программного средства «Система управления документацией»
• § 3.3 Психологический аспект внедрения СЭД на примере Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Свердловской области
• Заключение
• Список источников и литературы
• Приложение 1
• Приложение 2
• Введение
• Данная работа посвящена раскрытию темы «Психологические особенности внедрения систем электронного документооборота», так как на сегодняшний момент одной из главных проблем, стоящих перед государственными и коммерческими организациями является проблема автоматизации электронного документооборота.
• Внедрение системы электронного документооборота сказывается на оптимизации всего процесса управления. Он становится более простым, понятным и логичным. При этом заметно улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Куциняк Д., На бумажном перепутье / Д. Куциняк// Бухгалтер и компьютер. - 2004. - №12.
• При автоматизации бизнес-процессов с помощью системы электронного документооборота значительно повышается эффективность работы всех участвующих в системе подразделений за счет автоматизации обработки информации. Все это приводит к такому состоянию, которое позволяет снизить влияние человеческого фактора и повысить управляемость организацией как системного образования в целом. Оптимизация документооборота - основа оптимизации бизнес-процессов компании
• Для написания данной курсовой работы были изучены и проанализированы печатные издания. А именно много о системах электронного документооборота было написано в статьях таких известных аналитиков, как Кристальный Б.В. и Якушев М.В. («О проекте Федерального закона «О государственной политике Российской Федерации по развитию и использованию сети Интернет» Кристальный Б.В., Якушев М.В., О проекте Федерального закона «О государственной политике Российской Федерации по развитию и использованию сети Интернет» / Б.В. Кристальный, М.В. Якушев // Информационное общество. - 2000. - №4.), Кочеткова П. («Гибкая структура документооборота для банков средствами CompanyMedia-Workflow» Кочеткова П. Гибкая структура документооборта для банков средствами CompanyMedia-Workflow /П. Кочеткова// Банковские технологии. - 2005. - №10.; «Победа над бумажным документооборотом» Кочеткова П. Победа над бумажным документооборотом /П. Кочеткова// Служба кадров и персонал. - 2007. - №9.).
• Для того, чтобы лучше понять лексику в данной сфере, были использованы словари. Такие, как: «Большой толковый словарь современного русского языка» Д.Н. Ушакова Ушаков Д.Н., Большой толковый словарь современного русского языка /Д.Н. Ушаков. - М.: Альта-Принт, 2007. - 1248 с., «Большой экономический словарь» А.Б. Борисова Борисов А.Б., Большой экономический словарь/А.Б. Борисов. -- М.: Книжный мир, 2003. -- 895 с., «Словарь синонимов русского языка» З.Е.Александровой Александрова З.Е. Словарь синонимов русского языка / З.Е. Александрова. - М.: Русский язык, 1986. - 600с., «Финансовый словарь» Финансовый словарь. - М.: Инфра-М, 2008. - 378 с..
• Целью данной курсовой работы является изучение психологических проблем и их решения при внедрении систем электронного документооборота.
• Нами были поставлены следующие задачи, которые необходимо решить для достижения цели:
• 1. рассмотреть внедрение системы электронного документооборота как проект
• 2. рассмотреть технические особенности и сложности внедрения системы электронного документооборота
• 3. рассмотреть психологические особенности внедрения системы электронного документооборота
• 4. рассмотреть существующие психологические типы сотрудников
• 5. узнать о мотивации и обучении персонала, к которым прибегает руководство организаций для решения возникших психологических проблем, связанных с внедрением системы электронного документооборота
• 6. изучить психологический аспект внедрения системы электронного документооборота на примере Управления Роспотребнадзора.
• Также были изучены и проанализированы следующие источники:
• во-первых, это удаленные ресурсы сети Интернет. А именно: аналитические сайты, сайты электронных журналов, сайты самих систем электронного документооборота.
• А во-вторых, были использованы и проанализированы локальные документы Управления Роспотребнадзора в Свердловской области такие, как:
• ѕ Положение об отделе кадров и государственной службы Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Свердловской области
• ѕ Приказ №01-01/327 от 13.07.2007г. «Об аттестации медицинских работников Управления и Центра на присвоение квалификационных категорий»
• ѕ Должностная инструкция начальника отдела государственной службы и кадров
• ѕ Должностная инструкция главного специалиста-эксперта отдела государственной службы и кадров
• ѕ Должностная инструкция ведущего специалиста-эксперта отдела государственной службы и кадров
• ѕ Руководство пользователя «Программное Средство «Система управления документацией»
• Проанализировав литературу и источники, можно сделать вывод, что основным источником данной работы была сеть Интернет.
• Курсовая работа разделена на три главы.
• В первой главе рассмотрено сравнение внедрения системы электронного документооборота (далее - СЭД) с проектом и проектной деятельностью, найдены их сходства и отличия. Рассмотрено внедрение СЭД как одного из проектов организации. Далее рассмотрена специфика внедрения СЭД и определены временные рамки для внедрения СЭД на предприятии. А также показаны технические особенности СЭД и сложности, которые могут возникнуть при ее внедрении.
• Во второй главе рассмотрены организационные особенности, связанные с внедрением СЭД в организации, к которым мы решили отнести мотивацию и переобучение персонала. В данную группу мы также отнесли и проблемы психологического характера, возникающие на уровне высшего руководства, подразделений и конкретного должностного лица.
• В третьей главе мы рассмотрели основные виды деления сотрудников на психологические типы и привели результаты исследование, проведенного в Управлении Роспотрбнадзора и направленного на выявление новаторов и консерваторов.
• Глава I. Внедрение СЭД
• §1.1 Внедрение СЭД как проект
• Для начала мы считаем нужным дать определение понятию «проект». Существует множество различных определений, которые, по сути, говорят об одном и том же. На наш взгляд, наиболее полное определение понятию проект дано в «Глоссарии по системам менеджмента»:
• Проект - уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с датами начала и окончания, предпринятых для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включая ограничения по срокам, стоимости и ресурсам. Проект / Глоссарий по системам менеджмента
• Данное описание подходит и для термина «система электронного документооборота», так как это понятие может включать в себя все элементы, приведенные в определении «проекта»:

ѕ совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности;

ѕ имеет даты начала и окончания, а также ограничение по срокам;

ѕ имеет определенную цель

ѕ существуют ограничения по стоимости.

Управление проектом представляет собой основу планирования и контролирования текущей деятельности предприятия. Таким образом, это еще одно сходство с СЭД, которая имеет в составе своих функций планирование и контроль за деятельностью.

Само же внедрение СЭД можно сравнить с проектной деятельностью.

Проектная деятельность относится к разряду инновационной, так как предполагает преобразование реальности, строится на базе соответствующей технологии, которую можно унифицировать, освоить и усовершенствовать. Проектная деятельность как способ организации семиотического образовательного пространства: Электронный учебник

Это определение можно отнести и к работе с системой электронного документооборота, так как в ходе ее внедрения она является новой (инновационной) идеей. Также она унифицирует систему документации организации и предполагает освоение ее персоналом.

Актуальность овладения проектной деятельностью, как и работа с системой электронного документооборота, заключается в следующем:

1. технологии имеют область применения на всех уровнях организации

2. овладение и тем, и другим позволит более эффективно осуществлять аналитическую и организационно-управленческую деятельность

3. данные технологии обеспечивают конкурентоспособность специалиста, владеющего ими.

Отличия проектной деятельности от работы с системой электронного документооборота заключается в том, что первая содержит

ѕ анализ проблемы

ѕ постановку цели

ѕ выбор средств ее достижения

ѕ поиск и обработку информации, ее анализ и синтез

ѕ оценку полученных результатов и выводов.

Работа с системой же более проста и подразумевает лишь последние два пункта: поиск и обработка информации, ее анализ и синтез, оценка полученных результатов и выводов, также в системе можно создавать и хранить созданную информацию, отслеживать все ее редакции.

Далее нам бы хотелось рассмотреть внедрение электронного документооборота как проект, его специфику и временные рамки.

Проект автоматизации документационных процессов может занимать от нескольких недель до нескольких лет и зависит как от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и уровня автоматизации документооборота в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации. Электронный документооборот. Технологии и внедрение

Одним из ключевых факторов, влияющих на сроки внедрения, является, к сожалению, человеческий фактор. Поэтому прямая заинтересованность администрации компании в быстром внедрении системы документооборота и, как следствие этого, обеспечение непосредственного контроля над проектом внедрения и участие в нём в несколько раз сокращает сроки внедрения. Внедрение системы электронного документооборота

Проведя анализ литературы, можно выделить следующие этапы внедрения СЭД в организации:

1. анализ ситуации

2. создание рабочей группы проекта, определение руководителя

3. определение цели, задач, сроков и бюджета проекта

4. проведение обследования существующих документационных процессов

5. разработка технического задания на внедрение

6. выбор системы электронного документооборота

7. заключение договора на поставку и внедрение СЭД

8. разработка и утверждение регламентов по работе с документами с учётом применения СЭД

9. проведение наполнения справочников системы

10. проведение предварительных испытаний СЭД

11. обучение персонала работе с системой документооборота

12. издание приказа о проведении опытной эксплуатации СЭД, и утверждение им программы опытной эксплуатации

13. по результатам опытной эксплуатации СЭД проведение доработки программного обеспечения и регламентов работы с документами

14. издание приказа о вводе в эксплуатацию СЭД. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях

Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота нужно сначала провести «пилотный» проект. Только после завершения «пилотного» проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот.

Завершение проекта внедрения - это размещение информационных ресурсов системы на аппаратных средствах заказчика. Чтобы данный этап прошел без каких-либо недоразумений, необходимо проконтролировать наличие в электронном виде шаблонов всех типов документов, а так же подготовится к автоматической заливке уже имеющихся журналов учета и архивов документов компании. Если в плане-графике проекта предусмотрено проведение приемно-сдаточных испытаний (процедур, на основании которых определяется, готова ли система к промышленной эксплуатации), существование заранее согласованного порядка приема системы существенно облегчит задачу и ускорит процесс. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

§1.2 Технический аспект и сложности внедрения СЭД

Главным свойством СЭД можно назвать организацию хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому).

Основными свойствами СЭД являются:

ѕ Открытость

ѕ Высокая степень интеграции с прикладным ПО

ѕ Особенности хранения документов

ѕ Особенности маршрутизации документов

ѕ Мощные средства разграничения доступа

ѕ Отслеживание версий и подверсий документов

ѕ Наличие утилит просмотра документов разных форматов

ѕ Поддержка различных клиентских программ. Глинских А. Современные системы электронного документооборота /А. Глинских// Компьютер-Информ. - 2001. - №9.

Далее мы попытаемся раскрыть эти свойства.

1. Открытость

Системы построены по модульному принципу, а их интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавить к Системам (при необходимости) новые функции или расширять уже имеющиеся. Там же.

2. Высокая степень интеграции с другими ПО

Пользователи при работе с документами имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части Системы прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами Системы (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически помещается в базу данных Системы. То же относится и к другим офисным и специализированным программам. Глинских А. Современные системы электронного документооборота /А. Глинских// Компьютер-Информ. - 2001. - №9.

3. Особенности хранения документов

В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

4. Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой" маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при "жесткой" маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). Глинских А., Современные системы электронного документооборота /А.Глинских// Компьютер-Информ. - 2001. - №9.

5. Мощные средства разграничения доступа

В EDMS-системах реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной EDMS-системы):

ѕ полный контроль над документом

ѕ право редактировать, но не уничтожать документ

ѕ право создавать новые версии документа, но не редактировать его

ѕ право читать документ, но не редактировать его

ѕ право доступа к карточке, но не к содержимому документа

ѕ полное отсутствие прав доступа к документу.

Во время работы с EDMS-системой каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

6. Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания). Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

7. Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики -- viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей). Помимо базового комплекта утилит просмотра, у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД. Глинских А. Современные системы электронного документооборота /А. Глинских// Компьютер-Информ. - 2001. - №9.

8. Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционной системой Microsoft Windows 95, Windows NT. В некоторых EDMS-системах допускается также использование платформ Macintosh. Кроме того, все современные EDMS-системы позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры. Так как Web-браузеры могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы EDMS-систем в гетерогенных сетевых средах.

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

ѕ Общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа).

ѕ Функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.

ѕ Интеграция с другими ECM-системами, подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

Внедрение систем электронного документооборота неизменно входит в «верхушку хит-парада» корпоративных ИТ-проектов и является одной из любимых тем журналистов, пишущих об автоматизации бизнеса. Трудно найти компанию, которая хотя бы раз за последние пять-шесть лет не пыталась превратить бушующее внутри нее «бумажное море» в тихую «электронную лагуну». Но, увы, количество многообещающих стартов отнюдь не всегда равняется количеству успешных финишей. К тому же тщательный анализ показывает: об успешном завершении проекта зачастую объявляют совсем не те, кто некоторое время назад с помпой сообщал о старте. То есть завершаются, конечно же, все проекты, но завершаются они с разными степенями успеха -- вплоть до полных провалов. И еще один парадокс: есть масса желающих рассказать о причинах своих успехов и совсем никого, кто стремился бы поведать миру о собственных ошибках и просчетах. Бертяков А. Четыре проблемы внедрения СЭД

В литературе исследователи выделяют от четырех до семи проблем эффективного внедрения систем электронного документооборота. В курсовой работе мы постарались проанализировать каждую проблему и выделить основные.

По мнению Александра Миракова, директора проектов компании РБК СОФТ, «все проблемы по реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором - недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы - это, в первую очередь, необходимость вложения значительных средств, при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами». Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД Попробуем разобраться с техническими трудностями более подробно.

Отсутствие самого документооборота

Проблема очень важная. Ведь, с одной стороны, не нужно никого переучивать, а просто обучить работе в рамках внедряемой системы, с другой - именно отсутствие подобного документооборота говорит о том, что руководство не совсем понимает его назначения, постоянно отодвигая решение проблемы структурирования документооборота «на потом».

Способ решения - запуск пилотного проекта. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Проблемы внедрения СЭД

Взаимодействие с внешним миром

Сегодня это, прежде всего, проблема взаимодействия внутреннего электронного документооборота с внешним бумажным. Она возникает, поскольку до сих пор большинство сделок заключаются на бумаге, а в электронный вид они переводится позже через сканеры. Современные СЭД снабжены специальными модулями для корректного распознавания сканированных документов.

Здесь надо сказать, что даже компании -- разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях. Пахчанян А., Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота

Миграция существующих документов

Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, вы можете столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива - дело безнадежное. Электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования.

Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.

Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы. Пахчанян А., Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота

Завершение проекта внедрения - это размещение информационных ресурсов системы на аппаратных средствах заказчика. Чтобы данный этап прошел без каких-либо недоразумений, необходимо проконтролировать наличие в электронном виде шаблонов всех типов документов, а так же подготовится к автоматической заливке уже имеющихся журналов учета и архивов документов компании. Если в плане-графике проекта предусмотрено проведение приемно-сдаточных испытаний (процедур, на основании которых определяется, готова ли система к промышленной эксплуатации), существование заранее согласованного порядка приема системы существенно облегчит задачу и ускорит процесс. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

Глава II. Организационные особенности внедрения новшеств в организации

В начале, следует отметить, что к организационным особенностям мы относим мотивацию и переобучение персонала, связанные с внедрением СЭД в организации. Сюда же относятся и проблемы психологического характера, возникающие на уровне высшего руководства, подразделений и конкретного должностного лица и которые можно разделить на четыре группы:

1. организационная группа

ѕ недостаточное планирование и недооценка важности составных частей проекта (информационное обследование, обучение пользователей работе с системой, установка системы, ее опытная эксплуатация);

ѕ риск, связанный с несогласованностью взаимодействия участников внедрения (исполнителя, соисполнителей) в процессе выполнения работ, требующих координации;

ѕ недостаточное управление внутренними коммуникациями, информирование сотрудников компании о ходе работ и текущих результатах

2. административная группа

ѕ недостаточное внимание руководства к проекту;

ѕ высокую загруженность участников проекта по основной деятельности;

ѕ слабую вовлеченность в проект сотрудников компании. Как выбрать систему электронного документооборота (СЭД) для компании? На что надо обратить внимание?

3. группа «сопротивления персонала»

ѕ нежелание обучаться;

ѕ боязнь сотрудников того, что их деятельность станет «прозрачной»;

ѕ нарушение привычного порядка взаимоотношений и производственной деятельности;

ѕ страх перед неспособностью работать в системе;

ѕ нежелание руководителей различных уровней переходить на новую технологию документооборота.

4. группа психологического риска

ѕ отсутствие уважения и доверия к команде автоматизатора;

ѕ низкая квалификация кадров на предприятии. Как выбрать систему электронного документооборота (СЭД) для компании? На что надо обратить внимание?

Как же решать данные проблемы? Проведение мероприятий, разъясняющих преимущества применения выбранной СЭД взамен существующей технологии, мотивации, а также проведение обучения сотрудников помогут преодолеть психологический негатив и понять необходимость работать по-новому.

§2.1 Психологический аспект внедрения СЭД и психологические типы сотрудников

Нередко, попадая в новый коллектив, люди сталкиваются с проблемами адаптации. Многие хотели бы на этот случай иметь в голове некую схему, позволяющую им понимать, каких действий можно ждать от окружающих в тот или иной момент времени. И хотя каждый человек по-своему уникален, общие закономерности все равно существуют.

Любые методы управления становятся эффективными тогда, когда информация до сотрудников доносится на их языке и теми способами, которые воспринимает конкретный сотрудник. К сожалению, очень часто руководители об этом даже не задумываются, они говорят, так как умеют, на своем языке и зачастую используют только свою мотивацию. Но если хочется получить ожидаемый результат, необходимо тщательно изучить всех сотрудников, выяснить их мотивации, стереотипное поведение, образ мышления, психотип. Для этого нужно наблюдать за ними.

Но наблюдение - это длительный процесс. Поэтому можно предложить кандидатам пройти социальный тест, который определяет психотип человека. Шандыкова М., Определение психотипа сотрудника

Но, к сожалению, часто публикуются непрофессиональные (в популярном варианте), а то и доморощенные варианты переводов и интерпретаций, не выдерживающие критики с точки зрения надежности получаемых результатов и, как следствие, выводов по ним. При этом, качество методики "на вскидку” может оценить только специалист по психодиагностике, в то время как пользователями часто оказываются работники служб персонала, вовсе не обязанные быть профессиональными психологами.

Для служб персонала в организации одной из основных задач является подбор кандидатур, наиболее подходящих с точки зрения, во-первых, уровня профессионализма в конкретной области деятельности и, во-вторых, соответствия конкретному рабочему месту, а именно, должности (руководитель/специалист…) и коллективу. При этом имеет важное значение не только констатация состояния на настоящий момент, но и оценка потенциала человека, прогноз направления его развития и перспектив. Определение психотипов по методике MBTI

Достаточно эффективно помогает в этом популярный на Западе опросник Майерс-Бриггс (MBTI - Myers-Briggs Type Indicator - Индикатор типов Майерс-Бриггс).

MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) - это рациональный, надежный и достоверный метод, с помощью которого можно определить тип личности согласно классификации психологических типов Карла Густава Юнга.

MBTI раскрывает потенциал человека, в доступной и простой форме проясняет, как именно применять свои природные способности в повседневной жизни. Что такое MBTI?

Преимуществами MBTI являются:

ѕ представляет собой целостную систему;

ѕ содержит аккумулированный практический опыт, позволяющий делать конкретные описания;

ѕ удобна в работе, конструктивна, не примитивна и не слишком академична;

ѕ технологична (имеет технологичные способы приложения к конкретным случаям);

ѕ не апеллирует к "клиническому опыту”;

ѕ понятна как профессионалу, так и интересующемуся;

ѕ обеспечивает понимание особенностей и возможностей личности применительно к широкому кругу задач.

Методика позволяет выявить у каждого четыре основных предпочтения, варианты их сочетаний составляют 16 различных типов личности, каждому человеку соответствует один из них. Несмотря на то, что выраженность типа может быть различной, методика позволяет установить индивидуальные особенности достаточно точно. Определение психотипов по методике MBTI

Шкалы опросника позволяют оценить индивидуальную выраженность четырех основных аспектов (функций) взаимодействия с информацией, соответствующих шкалам методики.

E-I (источник энергии - во внешнем или во внутреннем мире?)

Экстраверты (Extraversion) - получают энергию извне, «заряжаются» в общении, от внешних событий и, в свою очередь, направляют свою энергию во внешний мир.

Интроверты (Introversion) - сосредоточены на своем внутреннем мире, черпают энергию «из себя» и тратят ее на события внутри себя. Нуждаются в уединении для обработки информации. Стараются сначала составить представление об объекте и только потом взаимодействовать с ним. Не стремятся к широким контактам, хотя внешне могут не иметь проблем в общении. Веселкова О.В. Тест MBTI персонал

S - N (преобладающий способ сбора информации)

Люди «сенсорного» типа (Sensing), в первую очередь, ориентированы и доверяют информации, поступающей по каналам пяти органов чувств. Чтобы понять, что на самом деле происходит, им необходим практический опыт и конкретные факты. Работают с большим количеством разнородных сведений.

«Интуитивы» (Intuition), напротив, стараются выйти за пределы непосредственно данного, понять значения, связи и отношения, используя для этого свою интуицию. Легко устают от обилия фактической информации, не любят тратить время на детали - в первую очередь стремятся составить представление о картине в целом и понять ее общий смысл. Везде ищут новые возможности и пути. Определение психотипов по методике MBTI

T - F (критерии и ценности в принятии решений)

Люди «мыслительного» типа (Thinking) принимают решения, руководствуясь, в первую очередь, логикой, объективным анализом. Считают, что можно опираться на чувства только тогда, когда они логичны. Выступают за беспристрастность. Недооценивают отношения, мотивы людей. Критичны, могут быть жесткими.

Для «чувствующего» типа (Feeling) важнее отношения, решение должно «удовлетворять людей». Они предпочитают гармонию порядку, считают, что чувства ценны сами по себе, могут проявлять субъективизм. Любят иметь дело с людьми, понимать их проблемы. Веселкова О.В., Тест MBTI персонал

J - P (ведущий стиль жизни)

Представители «решающего» типа (Judgment) стремятся жить распланированно, стабильно и упорядоченно, регулировать и контролировать жизнь. Любят определенность: принять решение - и выполнить его. Предусмотрительны, организованны, ориентируются на результат. Испытывают стресс в ситуации неопределенности.

«Воспринимающий» тип (Perception) склонен, скорее, понимать жизнь, чем контролировать ее. Люди этого типа стремятся жить гибко и спонтанно. Предпочитают оставаться открытыми для нового опыта, доверяя своей способности адаптироваться к изменениям. Ориентированы на процесс, любят импровизацию, испытывают стресс от внешних ограничений. Не спешат делать выводы, многое делают в последний момент. Определение психотипов по методике MBTI

Помимо подробного индивидуального психологического портрета, методика позволяет создавать коллективный профиль: в организациях, профессиональных, учебных группах, что дает возможность узнать наиболее выраженные особенности данного контингента и учитывать их при разработке разного рода мероприятий, учебных планов, распорядков и т.д. Наконец, знание типов помогает в деловом общении, при взаимодействии с партнерами, ведении переговоров.

На формирование потребностей также влияет и темперамент человека. Темперамент определяется наследственностью и устойчивостью на протяжении всей жизни. Темперамент у человека проявляется в следующих характеристиках: интенсивность, выносливость, скорость, чувствительность и степень открытости психических и сенсомоторных действий. Тузова А. А., Темперамент сотрудника как инструмент мотивации персонала

Со времен Гиппократа описанные выше характеристики группируются в четыре вида темперамента: холерик, флегматик, меланхолик, сангвиник.

Холерик - самый скоростной темпоритм. Это впечатлительный сотрудник, с «переливами» эмоций, которые меняются в течение одного дня. Он быстро думает и динамика для него - ценность. Это открытый, прямой и общительный человек, с активным интересом к людям и внешнему миру. Имеет высокую работоспособность. Сотрудник-холерик активный, инициативный, энергичный. Его не нужно подгонять и мотивировать на работу. Это амбициозный специалист. Его ведущая потребность - в новой информации и новом опыте.

Флегматик - это спокойный, миролюбивый и сдержанный человек. Неконфликтный, старается избегать столкновения с людьми. Малообщительный, молчаливый и немногословный, закрытый. Флегматик не имеет склонности к лидерству, он может работать как в команде, так и самостоятельно. Он много знает и умеет, компетентный и образованный, но ориентирован на исполнительскую работу. Такого человека нужно контролировать и стимулировать к получению конкретного результата.

Меланхолик обладает проницательностью и хорошо чувствует людей. Не редко не умеет отказывать в просьбе. Имеет высокую утомляемость. В стрессовой ситуации меланхолик - не работник: начинает переживать, бояться, имеет склонность к самообвинениям. Он всегда занимает ведомую позицию, никогда не станет неформальным лидером, критикующем своего руководителя. Меланхолик нуждается в поддержке. В работе ориентирован на тщательное выполнение заданий, потому что боится ошибок. У меланхоликов нередко развиты креативные способности.

Сангвиник - это человек сильный, энергичный с хорошим самоконтролем. Он деловитый, выносливый и работоспособный. Любит быть в центре внимания. Он часто предлагает новые проекты и делает доклады. По характеру он самостоятельный и независимый человек. Он не будет поддерживать другого, но и сам не нуждается в поддержке. Критику воспринимает конструктивно, стремиться исправить ошибки и улучшить свои показатели. Способен работать в стрессовых условиях, сохраняя самообладание и контроль. Тузова А.А. Темперамент сотрудника как инструмент мотивации персонала

Исследования показывают, что в плане склонности к инновациям люди существенно отличаются друг от друга по трем основным факторам:

1. открытости и интересу к новым идеям и тенденциям;

2. стремлению продумывать возможности для практического применения новых идей;

3. склонности распространять среди окружающих информацию об инновациях и разъяснять ценность того или иного нововведения. Субботин В., Инновации и новаторы - это про Вас?

Новаторы и консерваторы - это крайние категории общества, активно принимающие или строго отвергающие прогрессивные новшества. Старков С., Новатор VS консерватор

Новаторы - сотрудников с ярко высокой склонностью к инновационной активности. Это люди, которые с удовольствием принимают все свежее, обещающее улучшение в жизни. Новаторы первыми соглашаются с новыми условиями жизни, находя в них позитивные обещания. Абсолютно новая функция привычного предмета моментально вызывает интерес новаторов как возможность нового опыта, не важно - положительного или отрицательного, рискованного или безопасного.

На противоположном полюсе отношения к новизне находится другая группа - консерваторы. Главная особенность консерваторов как группы - неприемлемость рисков. С возрастом, например, потребители все аккуратнее относятся к новизне, поскольку за плечами скапливается все больше жизненной практики, в том числе и отрицательной. Там же.

Здесь стоит уточнить, что «чистых» типов не существует, а дойти до сути человека может профессионал, который, соответственно, поможет руководителю спрогнозировать поведение сотрудников и определить стили взаимоотношения руководства с подчиненными, исходя из этого.

§2.2 Мотивации

Проблема кадров сегодня остро стоит на рынке. Отмечается тенденция к тому, что современный работник любой ценой стремится к большой зарплате, но не имеет мотивации к повышению собственной квалификации.

Поэтому каждому менеджеру полезно знать сильные и слабые стороны своих подчиненных, чтобы успешно их мотивировать, оптимально распределять обязанности, учитывать особенности сотрудников при формировании коллективов.

Рассмотрим мотивацию для психологических типов «новатор-консерватор».

Новаторы заранее мотивированы на все новое. Такой фактор, как «любопытство» - для них определяющий. Щадилова А.В. Мотивы покупателей и таланты продавцов Непременной мотивацией их потребления является новый опыт, удовольствие от познания неизвестного, эксперимент. Старков С. Новатор VS консерватор

Стремление сохранить нравственные устои мотивирует консерваторов, а болезненное ощущение безвластия, общей нестабильности и хаоса порождает тоску по сильной власти, мечту о Порядке. Рормозер Г. Френкин А.А. Новый консерватизм: вызов для России

Рассмотрим мотивацию для психологических типов по методике MBTI.

SJ (преобладающий способ сбора информации - «сенсорный», ведущий стиль жизни - «решающий»).

Люди данного типа превыше всего ценят надежность, основательность, добротность, стабильность, порядок (все должно работать как часы). Эти люди - опора любой системы, организации, именно они - хранители традиций (уверены, что все всегда должны действовать по тем же правилам и законам), стержень иерархической лестницы (независимо от их роли). Им свойственны бюрократизм, фиксирование, они - враги перемен и любых революций. Стремление опекать, воспитывать порой служит причиной внутригрупповых конфликтов. Они чрезвычайно ответственны, трудятся «с полной отдачей», завершая любую работу, что часто доводит до истощения, депрессии.

Мотивирование: нуждаются в постоянном формальном признании заслуг - титулы, звания, материальные поощрения. Веселкова О. В., Тест MBTI персонал

SP (преобладающий способ сбора информации - «сенсорный», ведущий стиль жизни - «созерцательный»).

Основная черта - стремление к свободе, понимаемой как возможность следовать своим стремлениям и импульсам. Ждать, готовиться, жить завтрашним днем - это не для них. Они никому ничего не должны, стремятся быть свободными от обязательств, ничем не связаны и ни от кого не зависят. Важным фактором для них является разнообразие в жизни и в деятельности.

Поступки часто совершаются на основе каприза, настроения. Стараются не принимать близко к сердцу возникающие проблемы, что служит универсальной психологической защитой от стресса. Они не расходуют себя изо всех сил ради достижения результата. Неприхотливы.

Мотивирование: «свободным временем» - гибкий график, авральные работы, возможность экспериментировать, быть «вне системы», «на особом положении». Определение психотипов по методике MBTI

NT (преобладающий способ сбора информации - «интуитивный», тип принятия решений - «мыслительный»).

Их ценности - конструктивность, функциональность, перспективность. Их цель - абсолютная компетентность, высокие интеллектуальные способности (умение наилучшим и наиболее экономичным способом решать возникающие задачи в изменяющихся условиях). Склонны сомневаться во всем, в т.ч. и в себе, для них не существует авторитетов, они не приемлют иерархические взаимоотношения.

Мотивирование: поощрение изобретений, проектов, внедрение идей (конкурсы идей), самостоятельная работа, признание их исключительности (включение в резерв руководства). Веселкова О. В., Тест MBTI персонал

NF (преобладающий способ сбора информации - «интуитивный», тип принятия решений - «чувствующий»).

Основные ценности - гармония отношений, поиск смысла жизни. Их лозунг - «все для духовности». Их собственная цель может быть сформулирована как «всегда иметь в жизни цель». Ведущая роль - посредничество, их природные качества служат для установления контактов с людьми и между людьми. Им понятны цели представителей других типов, они могут прояснять их для достижения взаимопонимания между ними. Способны ощущать, чего ожидают от них окружающие, и соответствовать этим представлениям.

Мотивирование: похвала, признание (даже просто неформальное) - деятельность должна быть замечена и оценена окружающими. Определение психотипов по методике MBTI

Также можно выделить мотивацию сотрудников по типу темперамента.

Холерик: самостоятельность в работе, участие в инновационных проектах, работа на прорывах, общение с разными людьми, частые командировки, публичная похвала, знаки отличия за успех, вертикальная карьера, направление на обучение. Самоукина Н. Что людям надо: персональные мотиваторы в трудовой деятельности (часть 2)

Флегматик: стабильность и устойчивость компании, регулярный и без задержек заработок, спокойная работа, в рамках компетенции, удобное рабочее место, удобное расположение офиса и наличие корпоративного транспорта, уважение со стороны руководителя. Тузова А.А., Темперамент сотрудника как инструмент мотивации персонала

Меланхолик: спокойная работа, уважение, положительное отношение и доверие со стороны начальства, позитивная атмосфера в компании и подразделении, возможность отдыха, стабильная работа, медицинская страховка, отсутствие рисков. Самоукина Н., Что людям надо: персональные мотиваторы в трудовой деятельности (часть 2)

Сангвиник: достойная зарплата, перспектива карьерного роста, возможность повышения профессиональной компетентности, престижный офис и имиджевые атрибуты в работе, корпоративные мероприятия и абонементы в фитнес-центры, интенсивная и интересная работа с возможностями инноваций. Тузова А.А. Темперамент сотрудника как инструмент мотивации персонала

Иногда сотрудников можно, наоборот, демотивировать. Для того, чтобы собрать информацию о, так называемых, «болевых точках», необходимо протипировать каждого сотрудника по модели А, чтобы определить к какому из 16 психологических типов принадлежит человек.

Об этих «болевых точках» подробно рассказано в статье Натальи Беловой и Нэлли Глинской «Не сыпь мне соль на рану» или как не демотивировать сотрудников?» Белова Н., Глинская Н. «Не сыпь мне соль на рану» или как не демотивировать сотрудников? .

Болевая функция (точка) - это функция (точка), в сфере которой все результаты достигаются с огромным трудом с осознанием собственной ущербности, своего рода «комплекс неполноценности». Данная болевая функция будет одинакова для каждых двух психотипов. Рассмотрим эти восемь «болевых точек» в данной классификации мы постарались максимально отойти от описания психологических типов как восприятия тех или иных аспектов жизни, совокупности поведенческих признаков, оставив лишь то, что может вызвать у человека непонимание или затруднение :

1. Для сотрудников психотипов ЛСЭ (Штирлиц) и ЭСЭ (Гюго), затруднение будет вызывать прогнозирование событий, управление временем.

2. Для сотрудников, имеющих психотипы ЛСИ (Максим Горький) и ЭСИ Хранитель (Драйзер) непонятными, скорее всего, будут любые оценки потенциала их личности, креативности, творческих возможностей, да и вообще любые тестирования.

3. Сотрудникам психотипов СЛИ (Габен) и ИЛИ (Бальзак) затруднительно будет работать при эмоциональной буре и, особенно, при шквалах отрицательных эмоций.

4. Сотрудникам психотипов СЛЭ (Жуков) и ИЛЭ (Дон-Кихот) затрудняет работу сложившееся во круг недоброжелательные отношения, плетение интриг и распространение сплетен.

5. Сотрудники психотипов СЭЭ (Наполеон) и ИЭЭ (Гексли) будут испытывать массу затруднений при выполнении заданий по обработке больших массивов информации на предмет выявления закономерностей в виду болевой структурной логики.

6. Сотрудники психотипов СЭИ (Дюма) и ИЭИ (Есенин) имеют в болевой функции аспект деловой логики, поэтому выбор подходящих методов работы, оценка приемлемости тех или иных ресурсов для выполнения задач и вообще постановка самих целей является для них мощным стрессогенным фактором.

7. Сотрудники психотипов ЛИЭ (Джек Лондон) и ЭИЭ (Гамлет): одномерная функция не позволяет гибко воспринимать вопросы создания комфорта, ухода за телом, оценки самочувствия.

8. Вопросы, связанные с отстаиванием своих интересов и насильственным навязыванием их другим, тяжело воспринимаются сотрудниками психотипов ЛИИ (Робеспьер) и ЭИИ (Достоевский) с болевой функцией волевой сенсорики.

Знание «болевой точки» -- мощный инструмент, который нужно использовать исключительно во благо ее обладателя. Очевидно, что выявление и максимальная защита болевых функций сотрудников позволит избежать их демотивации. Белова Н. Глинская Н., «Не сыпь мне соль на рану» или как не демотивировать сотрудников?

Чтобы разработать и внедрить эффективную систему мотивации, нужно реализовать три этапа: провести диагностику мотивационной среды компании, разработать сегментированную систему мотивации, в которой комплексно применять материальные и моральные средства мотивации, регулярно проводить мониторинг и коррекцию мотивационной системы.

Первый этап: диагностика мотивационной среды компании (системы стимулирующих условий). На этом этапе реализуются следующие мероприятия:

ѕ разработка методов объективного и однозначного измерения результатов работы сотрудников.

ѕ доступность для сотрудников официальной информации о желаемом результате (как нужно работать и какие результаты иметь).

ѕ оценка степени достижимости желаемых результатов. При слишком трудной или слишком легкой задаче мотивация работников, как правило, снижается.

ѕ Учет принципов стимулирования: наличие общих для всех условий мотивации, обоснованная система оценки, наличие четких критериев измерения результатов, простота и понятность средств оценки результатов, связь результата и поощрения, измерение результатов и вознаграждение всех работников соответственно результатов их работы, упор на качество, контроль за нормативами, наличие механизма пересмотра нормативов, стимулирование способных и талантливых работников. Мотивация персонала как проблема

Второй этап разработки системы мотивации -- это этап построения сегментированной мотивирующей системы и учет психологических особенностей работников.

На втором этапе необходимо провести именное анкетирование работников с целью выделения определенных групп и разработки сегментированной системы мотивации.

На втором этапе можно также провести психологическое тестирование работников внутри каждой группы с целью учета их ожиданий и реализации индивидуального подхода соответственно психотипам отдельных работников. Там же.

На данном этапе, учитывая выделенные группы работников и данные по их индивидуально-психологическим особенностям, необходимо ввести принцип комплексности, т.е. применять не только материальное, но и моральные средства стимулирования:

ѕ Оценка и признание личных заслуг отдельных работников: публичная оценка на совещаниях, улучшение интерьера кабинета способного сотрудника, статьи во внутрикорпоративной прессе о достижениях, фотографии или сообщения на специальных стендах и «Досках почета», почетные поручения от высшего руководства, почетные знаки и награды

ѕ Оценка и признание заслуг подразделения: информирование о достижениях подразделения на совещаниях и во внутрикорпоративной прессе, организация торжественных обедов в честь определенных сотрудников, направление сотрудников на определенную конференцию (семинары, выставки, встречи), направление группы на обучение, поездка группы на экскурсию или в туристическую поездку, вручение знаков отличия

ѕ Личное признание заслуг сотрудников со стороны руководства: устное выражение благодарности, письменное выражение благодарности, подарки, беседа с руководителем.