Организации и системы, концепции и определения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Организация, понятия и признаки

2. Классификация систем и разновидности организаций

3. Организация как открытая динамическая система

4. Системные компоненты и элементы организации

5. Взаимосвязь внутренних элементов и внешней среды

6. Общие параметры организации

Список литературы



1. Организация, понятия и признаки

Предметом нашего рассмотрения в данной главе являются организации. Это обширная, интересная и современная тема, прежде всего, потому, что человеческая деятельность в большинстве случаев, так или иначе, связана с организацией. Объектом управления для менеджера любого уровня выступает организация в какой-либо ее конкретной форме.

Организации являются миром деятельности менеджеров и сферой приложения их труда, они являются причиной, обуславливающей существование менеджмента.

Однако узкое толкование может свести понятие «организация» лишь к месту изготовления товаров или оказания услуг на многочисленных предприятиях. Безусловно, этот аспект важен, но он представляет собой, тем не менее, лишь одну из сторон более общей проблемы. Не раскрыв суть этих проблем, мы вынуждены будем мучительно искать ответ на вопросы: почему компания «М» добивается значительных успехов в своей деятельности, а фирма «Н» обанкротилась. Поэтому начнем рассмотрение этих проблем, усвоив сначала, что такое организация и как ее можно представить.

Почему появляются организации?

Из общих принципов управления вытекает вывод, что человек всегда стремится к удовлетворению собственных потребностей. Цель деятельности человека - это преломление его потребностей и интересов. Достижение целей возможно только при использовании определенных средств, способов и воздействий. Подавляющее большинство потребностей человека для их удовлетворения требует совокупности средств, способов и воздействий, выходящих за пределы его возможностей.

Для удовлетворения потребностей требуется объединение людей в группы. Такие группы должны быть организованными в отличие от случайных групп, возникающих спонтанно. Например, группы болельщиков, группы покупателей у прилавка магазина и т. п. Мескон М. выделяет три обязательных требования, которым должна отвечать группа, чтобы считаться организацией. К ним относятся следующие требования:

1. Наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы.

2. Наличие, по крайней мере, одной цели (т. е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив вместе эти существенные требования, Мескон М. X. дает следующее определение:

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Таким образом, организации создаются людьми для обеспечения достижения возникших целей. Как следует из этого определения, главное назначение организации состоит в целенаправленной деятельности по созданию чего-либо полезного (предметов, вещей, услуг). Следовательно, мы должны признать, что, независимо от вида продукции и ее полезности, размеров группы и их назначения, подавляющее большинство организаций обладают сходными характеристиками.

Например, производственное предприятие и казино, церковь и дворец бракосочетания, банк и милиция. Все это примеры организаций, созданных для удовлетворения человеческих потребностей.

Если ограничиться только таким рассмотрением организации, то мы получим тот набор управленческих представлений и подходов, который в литературе получил название «производственный стереотип». Он был кратко выражен фразой, произнесенной Г. Фордом I, который в ответ на предложение сбытовых агентов дифференцировать продукцию сказал: «Дайте им ее (модель «Т») любого цвета, только пусть она будет черная», и это чуть не привело компанию к краху.

Это явилось причиной узкого толкования места организации в обществе, государстве, во внешней среде.

Необходимость системного рассмотрения организации

Между двумя мировыми войнами осуществлялся постепенный переход от расчленения проблем на элементы к их синтезу. Эйнштейн разработал общую теорию относительности; экономисты обратили свое внимание на подсчет национального дохода и определение обобщенных экономических характеристик; инженеры создали системы связи. Появились новые понятия, такие как «оборонительные системы», «управленческие системы», «системы водных ресурсов». Ученые и руководители организаций изменили взгляд на организацию в вышерассмотренном аспекте. Наступила эра систем и системного представления организаций, явлений природы и сложных проблем.

Что такое система? Организацию следует рассматривать как нечто более сложное, чем совокупность компонентов, связанных между собой статическим образом с помощью определенных структур. Выполняемые организацией виды деятельности, производимые виды продукции, а также внутренние и внешние условия, характеризующие окружающую организацию обстановку, - все это должно быть синтезировано и должно рассматриваться во взаимосвязи.

Совокупность элементов организации и элементов ее внешней среды, рассматриваемых в их взаимосвязи, представляет собой систему.

Но что выражает категория «система»? Может показаться странным, однако, до сих пор еще нет единого и общепризнанного определения широко используемой категории.

С понятием «система» тесно связан целый круг общенаучных и философских понятий, имеющих длительную историю своего развития. Это, прежде всего, такие понятия: подсистема, элемент, свойство, отношение, связь, структура, окружающая среда, целостность и др. Эти понятия нельзя определять обособленно, независимо друг от друга, все они образуют некоторую концептуальную систему, компоненты которой взаимосвязаны.

Иначе говоря, необходимо более глубоко рассмотреть все то, что составляет смысл системы, определить их характеристики и метод классификации.

Рассмотрим некоторые положения, развиваемые наукой применительно к понятию «система», которое в последние годы широко вошло в научный и практический лексикон.

Энциклопедический словарь определяет систему как множество элементов, находящихся в отношениях связи друг с другом, образующих целостность, единство. В этом определении недостаточно явно выделено одно из основных качеств системы -ее организованность. Указывая на это качество, С. Бир определял систему как одно из названий порядка, противоположность хаосу. Но, указывая на это важное качество системы, он не обратил внимания на другое - на целенаправленность.

Эти определения не противоречат друг другу. Исходя из этого, мы в дальнейшем будем использовать следующее определение.

Система - это организованное множество взаимосвязанных компонентов и элементов, взаимодействующих между собой и внешней средой в процессе достижения поставленных целей.

Всякая система имеет различные виды структур. Структура - это конечная совокупность элементов и отношений между этими же элементами.

Элемент - это обособленная часть системы, подсистемы, структуры, которая является носителем функции и обладающая собственными свойствами.

Следовательно, элементы различаются между собой своими свойствами и функциональным назначением. Каждый элемент может проявить присущие ему свойства, лишь вступив во взаимодействие с другими подходящими элементами. Функциональна самостоятельность элемента относительна, поскольку функции каждого элемента обусловлены функциями системы.

Например, рабочий-каменщик проявляет свои свойства каменщика только вступив во взаимодействие с материалом и инструментом.

Условия и способы реализации элементами своих свойств мы называем отношениями.

Те отношения, которые реализуются в процессе функционирования системы (если элементы взаимодействуют между собой и обмениваются продуктами своей деятельности), переходят в связи, а остальные сохраняются как отношения.

Например, отношения между структурными подразделениями переходят в связи, если они обмениваются информацией.

Недействующих систем не существует. Система перестает быть таковой и сводится к набору элементов, как только останавливается «течение» процессов преобразования некоторой субстанции (материала в продукцию, электрической энергии в механическую и т. д.), ради которой она существует. Любая система создается для достижения определенной цели.

Цели частей системы могут находиться в иерархической зависимости по определенным признакам (функциональному, временному), образуя «деревья целей».

Критерий ~ функция цели системы, ее начального и конечного состояния, траектории и входящих воздействий. Иначе говоря, значение критерия - это оценка деятельности системы в прошлом, настоящем и будущем.

Одним из важнейших системообразующих свойств системы является связанность, целостность.

Целостность означает то, что свойства системы не всегда являются совокупностью свойств ее элементов. Отсюда связанность означает, что все элементы прямо или косвенно связаны друг с другом, и удаление или добавление одного из элементов в общем случае меняет отношение между остальными элементами системы, т. е. система меняет свои свойства.

Как правило, любую исследуемую систему можно рассматривать как элемент системы более высокого порядка. Элементы любой системы, в свою очередь, могут выступать как системы более низкого порядка.

Элементы, не входящие в состав рассматриваемой организации, образуют «внешнюю среду». Внешняя среда определяется как множество не входящих в организацию объектов, изменение существенных свойств которых может изменить существенные свойства организации.

2. Классификация систем и разновидности организаций

После введения понятий, связанных с системой, возникает вопрос о выделении классов систем и специфических особенностей систем разных классов.

Все системы делятся на несколько типов. Если говорить о характеристиках системы без указания ее типа, может возникнуть путаница.

Остановимся на наиболее важных из общепринятых видов классификаций систем.

Концептуальные и эмпирические. Особое значение имеет различие между концептуальными (аналитическими) системами и системами эмпирическими.

Например, может возникнуть непонимание, если я буду говорить о производственной системе как о совокупности концепций, идей или характеристик, а вы будете считать, что речь идет о предприятии как о системе, состоящей из людей, производственного оборудования, коммуникаций.

Концептуальные системы имеют дело с теоретическими структурами (моделями), они могут и не иметь какого-либо аналога в реальном мире. Типичными концептуальными системами являются системы наук (экономическая теория, система чисел, геометрия, математическая модель предприятия).

Составными элементами концептуальных систем являются идеи. В практической деятельности управляющих концептуальные системы существуют в форме планов, системы учета, системы анализа и т. п.

Эмпирические системы могут базироваться на концептуальных системах и т образом представлять собой отражение концепций на практике.

Естественные и искусственные. Естественные системы связаны с природой. Экология жизни в целом представляет собой естественную систему.

Например, водная система, по крайней мере, до вмешательства в нее человека была естественной системой.

Искусственные системы возникли тогда, когда люди впервые собрались в гpyппы чтобы жить и охотиться вместе. В настоящее время такие системы появляются в окружающем нас мире в бесконечно разнообразных вариантах, от производственной системы до системы исследования космоса. Их элементы и цели варьируются в чрезвычайно широких границах.

Организационные и технические. Организационные системы - широко пользуемый, но не общепринятый термин. Системы относятся к организационным если в их состав, помимо технических элементов, входят люди. Их очень часто называют «социально-экономическими» или «социально-техническими» системами, системами типа «человек - машина». В таких системах человеческие отношения являются неотъемлемой составной частью организации.

Эти системы существует благодаря мотивированному поведению людей. Примерами таких систем могут служить предприятия, фирмы, корпорации, министерства, общественные объединения и др. Вполне очевидно, что все такие системы используют различные объекты и явления, образующие эмпирические системы. При этом важное значение для таких систем имеет организационная структура и поведение людей.

Технические системы должны вырабатывать свои собственные входные данные и поддерживать свое функционирование, т. е. они должны быть самонастраивающимися. Такие системы пока относятся к области научной фантастики.

Открытые и закрытые. Открытой является такая система, которая взаимодействует с внешней средой. Все системы, содержащие живые организмы, являются открытыми системами, поскольку на них воздействуют всевозможные факторы.

Организации являются системами, функционирующими в рамках более крупных систем, и поэтому они тоже являются открытыми системами.

Для открытой системы характерной особенностью является ее незначительное воздействие на внешнюю среду и неадекватная обратная связь в виде информации поступающей из внешней среды. Руководителям приходится управлять своими пре приятиями, практически не располагая данными о будущем воздействии на предприятие условий окружающей обстановки.

Закрытая система. Вопрос о том, что представляет собой закрытая система, более сложен. Закрытая система является такой системой, которая не взаимодействует с окружающей ее средой. Хотя можно сомневаться в реальном существовании замкнутых систем, но последние все же находят важное применение. Они встречаются лишь при проведении научных исследований в виде определенных моделей.

Таким образом, все организации являются системами:

ь эмпирическими;

ь искусственными;

ь социальными;

ь открытыми;

Если организацию рассматривать в рамках отрасли как системы более высокого уровня, то эта организация является подсистемой данной системы.

Из рассмотренных выше определений и из того, что известно о системах, вытекают следующие общие характеристики организации.

Любая организация представляет собой систему, которая может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов.

Подобные системы являются в большей степени динамичными, нежели статичными, в связи с чем следует учитывать их изменяющуюся природу.

Элементы каждой системы функционально объединены.

Любая организация выдает выходную продукцию, которая направлена на достижение цели системы.

3. Организация как открытая динамическая система

В составе каждой системы можно различить две тесно взаимодействующие подсистемы - управляющую и управляемую. Управляющая подсистема - это «что» или «кто» управляет, а управляемая - «чем» или «кем» управляют. Аналогичными по содержанию являются понятия «субъект управления» и «объект управления».

В этом смысле любая организованная социально-экономическая система (организация) представляется в виде совокупности управляющей подсистемы (субъект управления) и управляемой подсистемы (объект управления).

Субъект и объект управления взаимодействуют посредством каналов связи по которым проходят потоки информации.

Управление представляет собой процесс обмена видами деятельности, результате которого система нормализуется и приводится в состояние динамического равновесия (в соответствии с аналогичным принципом). Динамическое равновесие организации наступает в результате управляющих воздействий, направленных в противовес возмущению факторов внешней среде. Возмущающие воздействия поступают в виде отклонений от норм в части обеспечения ресурсами (несвоевременная поставка материалов, сырья, комплектующих, кредитов и т. д.), которые называются внешними возмущениями, а также отклонений в процессе превращения ресурсов в готовую продукцию.

Информация о возмущающих воздействиях поступает по каналам обратной связи. Учитывая важность обратной связи в системе управления, рассмотрим этот вопрос более подробно.

Связь, которая обслуживает аппарат управления (субъекта), вырабатывающий управленческое решение (воздействие), и обеспечивает передачу их объект управления называют прямой связью. Обратные связи, несущие информацию о состоянии объекта и его реакции на управленческие решения, служит базой передачи корректирующего воздействия на вход динамической системы. Таким образом, осуществляется связь между «входом» (целями, нормами, ресурсами) и «выходом» системы, которые характеризуют степень достижения заданной цели (результата).

Обратная связь в системе обеспечивает:

а) синтезирование внешних и внутренних возмущений, стремящихся вывести систему из состояния динамического равновесия, сведение (упрощение) этих возмущений к отклонениям одной или нескольких величин, которыми можно управлять;

б) представление информации, необходимой для выработки управляющих воздействий на объект управления;

в) компенсацию возмущений и поддержание состояния динамического равновесия системы.

Вход системы представляет собой поток ресурсов, поступающих к объекту управления, и потоки информации о ресурсах, факторах внешней среды и операциях, осуществляемых в объекте. Эти потоки информации поступают к субъекту управления (аппарат управления). Вход (как сами ресурсы, так и информация для управления) обрабатывается в соответствии с установленным порядком осуществления операций в целях получения выходных результатов.

Процесс превращения в системе состоит в отработке программ и осуществлении порядка (технологии) выполнения операций над ресурсами и информацией. Процесс превращения в управляемой и управляющей подсистемах различается не только входами, но и компонентами процесса превращения и полезными продуктами (выходом).

В объекте выполняется целенаправленный процесс, благодаря которому происходит превращение отдельных элементов в полезную продукцию. Иными словами, оно представляет собой определенную технологию, в соответствии с которой завершается трансформация затрат производства в изготавливаемую продукцию.

Существенным компонентом в управляющей подсистеме являются те или иные средства управления системой. Основное назначение управляющей подсистемы заключается в стабилизации выходных данных системы в установленных пределах, определяемых целями, нормами и ценностями. Такая стабилизация может быть достигнута только тогда, когда:

ь выходные данные могут быть сравнены с установленными целями и нормами;

ь предусмотрен механизм обратной связи для выдачи корректирующей информации в виде входных данных в систему, отражающих отклонения в процессе превращения ресурсов.

Выход системы представлен двумя результатами:

1) управленческими решениями, являющимися результатом обработки информации;

2) полезными продуктами (товарами, знаниями, услугами), получаемыми в результате переработки ресурсов.

Таким образом, система представляет собой объединение компонентов и элементов в интересах достижения желаемой цели.

Из приведенного определения системы следует, что в понятие «система» попадают организации малые, средние и крупные. Общими для них являются внутренние элементы и компоненты, а также взаимодействие с внешней средой.

Элементы и компоненты различных систем отличаются количеством, размерами, свойствами, но не своим назначением, т. е. ролью, которую они призваны играть в составе системы. Если система является достаточно крупной и состоит из подсистем (в соответствии с принципом иерархичности), а каждая подсистема также состоит из своих подсистем, очевидно, можно дойти до таких мелких частей системы, которые уже не являются подсистемами.

Компоненты системы обладают определенными свойствами или характеристиками. Эти характеристики оказывают влияние на функционирование системы, на ее быстродействие, точность, надежность, емкость и многие другие параметры.

4. Системные компоненты и элементы организации

Исходя из вышеизложенного понятия "система", составим следующую концептуальную модель организации.

Люди создают организацию для достижения общих целей. Это вытекает из самого определения организации. Если нет цели, то нет и необходимости в создании организации Следовательно, цель - это тот переменный элемент, который присутствует в любой организации. Смысл установления цели заключается в том, чтобы сконцентрировать совместные усилия людей на достижении желаемого результата.

Люди для достижения общих целей должны осуществлять процесс превращения различных ресурсов, которые представляют собой вход в организацию. Как нам известно из ранее приведенных следствий управления, цели без средств достичь невозможно. Следовательно, вторым элементом организации является вход, компонентами которого являются ресурсы. |

Ресурсы являются объектом приложения человеческого труда. При этом ни сами peсурсы, ни, тем более, труд человека в организации не могут находиться в хаотическом состоянии. Они всегда находятся в каких-то организационных рамках. Это утверждение вытекает из самого определения организации как целенаправленной системы, выпускающей полезные продукты. Таким организационным элементом являются структуры, в рамках которых протекают процессы превращения ресурсов в полезную продукцию.

Процесс превращения входных ресурсов в выходную продукцию требует приложения человеческого труда. Люди, обеспечивающие этот процесс, должны выполнять определенные виды деятельности. Таким видом деятельности в управлении являются функции.

Знания (методы) и технические приемы, используемые людьми для преобразования входов в искомые продукты и услуги, представляют собой элемент организации- технологию.

В процессе превращения (преобразования) организация обрабатывает ресурсы, преобразуя их в готовую продукцию или услуги, обеспечивающие достижение поставленных целей. Следовательно, выходы составляют часть организации, т. е. являются ее элементом, а продукция представляет собой компоненту.

Достаточно много было уже сказано об организациях, которые что-то выпускают, о менеджерах, которые что-то делают. Но при этом очень важно помнить, что организации (и руководители, и подчиненные) - ничто иное, как группы людей, представляющие главный элемент любой организации.

Таким образом, основные переменные самого предприятия, которые требуют внимания руководства, - это цели, структуры, функции, технология, люди, входы и выходы.

По своему составу и содержанию организации относятся к сложным системам. Сложность организации определяется наличием элементов и компонентов, которые обладают сложными параметрами и свойствами.

Еще Аристотель говорил: «Выбор цели всегда опережает любую человеческую деятельность. Успех любого дела всегда и во всем зависит от соблюдения двух условий: правильного установления конечной цели и отыскания соответствующих средств, ведущих к этой цели».

Наличие цели организации определяется принципом целенаправленности управления. Как известно, целенаправленность является главной чертой осознанной человеческой деятельности.

Цель - многогранная категория и может выступать как ориентир, потребность, желаемый результат. Желаемый результат может быть только у людей, следовательно, он формируется на основе их потребностей и интересов. Мы говорили, что организация является открытой системой. Следовательно, желаемый результат организации зависит от условий внешней среды (ВС). Цель организации отражает потребности внешней среды, которые могут определять средства или ограничения по достижению организацией своих целей (рис.1).

Рис. 1. Цели - конечное состояние

Каковы цели организации? На этот вопрос нет однозначного ответа. В общем случае это зависит от типов различных организаций.

Действительно, промышленное предприятие создается для того, чтобы производить продукцию в определенных количествах, в определенные сроки в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Это может быть отражено в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность.

Учебные заведения и некоммерческие организации не стремятся получить прибыль. Но их волнуют расходы, определяемые бюджетными организациями. Набор этих целей отражают конкретные услуги.

Множество целей. Для получения прибыли организации необходимы стабильность и развитие.

Стабильность вытекает из принципа экономичности и обеспечивает выживаемость (прибыльность) организации сегодня. Развитие - требование принципа динамического равновесия, определяет жизнеспособность организации в будущем.

Следовательно, в одно и то же время в организации существует несколько разнообразных целей.

Организация - многоцелевая система, которой присущи, как минимум, четыре главных цели:

Ш производственная;

Ш техническая (развития);

Ш экономическая;

Ш социальная.

Каждая из четырех целей экстремальна, их количественное выражение стремится к максимуму и в то же время служит ограничением всех других.

Некоторые цели имеют фундаментальный характер и сохраняются на протяжении длительного периода (получение прибыли); другие цели поверхностны и имеют более короткий временной интервал.

Следовательно, цели должны всегда иметь временный характер.

Известно, что легче установить цели, чем их достичь. Для того, чтобы обеспечить достижение главных целей, надо провести их декомпозицию (разбиение) на подцели - мероприятия.

Важнейшими характеристиками цели как элемента организации являются:

1. взаимозависимость, обеспечивающая непротиворечивость различных целей и направленность их на общую цель;

2. достижимость, определяющая уровень ограничения возможностей организации из-за недостаточности ресурсов или из-за действия внешних факторов и тем самым оберегающая организацию от катастрофических последствий.

Отсюда вытекает первая заповедь менеджера: правильно ставьте цели. Ибо, как говорил Герцог Велингстонский: «Потеряв из виду цели, мы удвоили усилия». Неправильно поставленные цели приводят к потерям ресурсов, снижению устойчивости организации и неизбежному банкротству.

Как мы уже говорили, вход является общим элементом любой организации. Ресурсы как компоненты входов, служат средствами для достижения целей. Разумеется, что каждая организация потребляет свои ресурсы в строго определенных количествах. Ресурсы в процессе расходования нуждаются в постоянном учете, контроле и регулировании. Суть целенаправленной деятельности организации заключается в поиске и превращении необходимых ресурсов в полезную продукцию (предметы, вещи, услуги).

Ресурсами являются люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы (основные и вспомогательные), сырье, топливо и энергия, комплектующие (полуфабрикаты и запасные части) и информация.

Ресурсы в природе и обществе всегда ограничены, т. е. потребностей в ресурсах гораздо больше, чем возможностей их удовлетворения. Поэтому общество вынуждено распределять ресурсы, ограничивая их потребление. Кроме того, хранение ресурсов организации составляет примерно 30% всех расходов. Иметь излишки запасов ресурсов - дорогое удовольствие для организации. Отсюда вытекает вторая важная особенность управления.

Управление - это процесс перераспределения ограниченных ресурсов, необходимых для удовлетворения потребностей организации при достижении поставленных целей.

Состав ресурсов, потребляемых организацией, зависит от ее целей. В свою очередь, содержание управления (видов деятельности) зависит от состава ресурсов и способов их обеспечения.

Информация в организации является особым видом ресурсов. Поэтому следует учитывать существенное различие между информацией и другими видами ресурсов. Человеческие ресурсы, материалы, сырье, денежные средства, оборудование и сооружения всегда рассматриваются в качестве основных производственных факторов, в отношении которых осуществлялось управление, т. е. управление процессами обеспечения ресурсами, их распределение и превращение в готовую продукцию.

Каждому из этих процессов и видов ресурсов соответствует определенный объем накопленных знаний и совокупность принципов, определяющих методы управления ими.

Информация играет в управлении организацией двоякую роль.

Она представляет собой данные (средства управленческого труда), характеризующие процессы, протекающие в организации и во внешней среде. В данной роли они обеспечивают протекание самого процесса управления.

С другой стороны, поскольку информацию следует рассматривать как один из важнейших видов ресурсов, то процессами накопления, хранения, распространения и использования этого ресурса в масштабе организации в целом следует управлять. В этой роли информация выступает объектом управления, т. е. осуществляется процессом управления информацией.

В управлении информация имеет свою систему, элементами которой являются цель, порядок операций, оборудование, методы использования информации, структура.

Информация приобретается и распространяется в процессе коммуникаций, т. е обеспечивает систему связей в организации. С помощью информации организация вступает в отношения с внешней средой.

Особенность информации заключается в том, что она отражает характеристик всех других видов ресурсов, а также события, происходящие внутри организации и ее внешней среде. Эффективное использование информации приобрело важное значение, как и применение любого вида ресурсов организации.

Функции как элемент организации.

В литературе приводится целый ряд определений функции. В этих определения функцию характеризуют как вид работы, обязанность, круг деятельности или подлежащую исполнению работу.

Эти определения позволяют выделить главное. Функция - это вид деятельности, переменная величина (зависящая от другой величины), характеризующая роль социального образования.

В широком смысле слова функция представляет собой вид работы, выполняемый животным или растительным организмом, а также машиной.

Если говорить о функции как элементе организации, то под этим следует понимать вид деятельности человека, направленной на создание полезного продукта или достижение определенного результата. Поскольку в организации существует разделение труда на физический и управленческий, то, соответственно, должны существовать функции производственные и функции управления.

Производственные функции отражают специализацию физического труда, присущего объекту управления, т. е. они являются следствием горизонтального разделения труда в организации.

Горизонтальное разделение труда.

Из концептуальной модели (рис.2) видно, что для того, чтобы организация действовала успешно, работа ее должна содержать следующие компоненты:

Ш продукт, который организация хочет выпускать, должен быть задуман и спроектирован;

Ш процесс его производства должен быть обеспечен необходимыми ресурсами;

Ш ресурсы должны быть превращены в продукт, т. е. продукт должен быть произведен;

Ш продукт должен быть реализован с получением прибыли.



Рис. 2. Концептуальная модель организации

Разделение разной по содержанию работы на составляющие, т. е. специализация работы позволяет организации производить продукта больше, чем если бы то же самое количество людей работало над выпуском продукции самостоятельно. Разделение всей работы на составляющие компоненты называется горизонтальным разделением труда.

Особенность организации в разделении труда распространяется не только на работу, выполняемую в процессе физического воздействия на ресурсы (физическую работу), но и работу, связанную с управлением этими процессами (управленческую работу).

Вертикальное разделение труда.

Поскольку работа по производству продукции в организации разделена на составляющие компоненты, то, очевидно, люди, выполняющие ее, должны взаимодействовать между собой для получения необходимого конечного результата. Эти люди должны обеспечить целенаправленность совместной работы. Если отдельный ремесленник сам управляет своим трудом, то коллектив нуждается в координации труда, т. е. появляется необходимость в координаторе (рис. 3).



Рис. 3. Вертикальное разделение труда

1. координатор;

2. задумка;

3. обеспечение производство реализация продукта ресурсами;

4. общий результат.

Такое разделение труда называется вертикальным разделением.

Вертикальное разделение труда является следствием воздействия принципа иерархичности, в соответствии с которым организация делится на подсистемы с собственной иерархией целей. Такое разделение труда привело к возникновению функций управления в организация

Функции управления характеризуют вид трудовой деятельности человека, направленной на уравновешивание состояния организации (материального объекта) с внешней средой, вступая при этом в сложную систему управленческих отношений. Особенность функции управления отражается, прежде всего, в предмете труда (информации), средствах труда (оргтехнике, ЭВМ и др.), в возникающих отношениях (связях между людьми в процессе совместного труда) и в результате, продукте управленческого труда - решении. Таким образом, к «функциям управления» должны быть отнесены лишь те специфические виды управленческих работ, которые непосредственно связаны с движением и использованием необходимой информации, получаемой в результате управленческих отношений и направленных на получение конечного результата - управленческого решения.

В организации существует две органичные внутренние формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т. е. горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий.

Пример 1.

XIII век до н. э. Великий Моисей возглавляет переход через Сирийскую пустыню освободившихся из Египетского плена племен израильтян. В течение какого-то времени дела шли гладко, насколько можно было ожидать при длительном переходе через пустыню.

Но в конце концов, как часто случается, у некоторых людей возникли сомнения относительно целесообразности перехода. Кроме того, возникли споры и другие неурядицы, Все обращались к Моисею. «Моисей сел судить людей, и люди стояли перед Моисеем с утра до вечера. Кроме разбирательства споров, ничего не делалось. Движение остановилось». К счастью, Моисей был открыт для восприятия разумного совета. Иосфор, тесть Моисея, дал совет разделить всех людей на группы. И выбрал Моисей способных людей, поставил их начальниками народа, тысячаначальниками, стоначальниками, пятидесятиначальниками и десятиначальниками. И судили они народ во всякое время, о делах важных доносили Моисею, а все малые дела судили сами.

Приведенный пример демонстрирует историю разделения труда. Вид деятельности, который можно разделить по вертикали, имеет место только в управленческом труде. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления, однако, когда вопрос ставится о содержании управления, необходим более глубокий анализ видов трудовой (управленческой) деятельности, их взаимодействия, что и образует содержание управления.



Технология.

Как элемент организации технология по своей сути представляет собой сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры и соответствующих способов (методов), необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях. Из этого определения следует, что в организации используется два вида взаимосвязанных, но отличающихся своими характеристиками технологий. Функционирование объекта управления обеспечивается производственной технологией, деятельность субъекта связана с управленческой технологией.

Это внутренняя переменная играет важнейшую роль в жизнедеятельности организации. Во-первых, для многих организаций (химических, электронных, фармацевтических и т. п.) именно технология выступает в качестве движущей силы, которая определяет стратегическое будущее организации. Во-вторых, процесс решения задач управления использует конкретный вид технологии как способа преобразования ресурсов, поступающих на входе, в продукцию, получаемую на выходе.

Поскольку информация рассматривается как один из важнейших видов ресурсов, то процессами накопления, хранения, распространения и использования этого ресурса в масштабе организации следует управлять.

Основной характеристикой технологии является ее изменчивость. Технология настолько стабильна, насколько она изменчива. Возможны три уровня изменчивости технологии, которые оказывают влияние на деятельность организации:

Ш стабильная технология, которая в основном остается неизменной в течение всего жизненного цикла спроса;

Ш плодотворная технология, которая в своей основе сохраняется длительное время, но разрабатываются сменяющие друг друга поколения продукции;

Ш изменчивая технология, когда в период жизненного цикла спроса наблюдается появление сменяющих друг друга базовых технологий.

На данном этапе изучения для нас важно понять не причины изменения технологии, а последствия для организации, которые могут возникнуть при ее изменении. Можно выделить четыре основных результата изменения технологии.

Во-первых, использование новой технологии позволяет организации выпускать продукцию с качественно новыми потребительскими свойствами и новой стоимостью. Это обеспечивает конкурентоспособность и прибыльность организации на рынке продукции. Например, применение новых технологий при изготовлении мониторов для персональных компьютеров на основе жидких кристаллов делает их безвредными для здоровья пользователя.

Во-вторых, новая технология ведет к повышению производительности труда и значительной экономии производственных ресурсов. Например, использование электронной сети межбанковских расчетов.

В-третьих, резко меняются требования к работникам, которые применяют новые технологии. Здесь оказывается непригодным прежний запас знаний и навыков. Необходимо осуществлять переподготовку рабочей силы или ее замену. Возникает эффект сопротивления новой технологии, что создает трудности внутри организации в ее использовании. Организация может ощутить острый дефицит кадров.

В-четвертых, качественные изменения происходят в организации производства и в управлении. Значительно изменяется состав, содержание и процесс решения задач управления, как мы увидим далее, значительно меняется технологическая и организационная структура управления. Это видно на примере использования персональных ЭВМ в управлении организациями.

Неумение вовремя осознать необходимость смены технологии может привести к крупным потерям в позициях на рынке или вынудить предприятие прекратить свою деятельность в ранее прибыльной для него сфере бизнеса. В то же время технология способна служить в качестве основного и мощного инструмента, с помощью которого предприятие может завоевать и сохранить превосходство в конкурентной борьбе.

Однако внутри фирмы переход к новой технологии труден не только с финансово стороны, но также с культурной и политической, так как она встречает сопротивление со стороны своих работников.

Структуры организации.

Структура организации - это логические взаимоотношения и взаимодействие организационных форм протекания технологических процессов переработки входных ресурсов, построенные в таком виде, который позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Известно, что понятие «структура» рассматривается как строение системы, как совокупность ее составных частей (элементов), их свойств и взаимоотношений. Структура объединяет только те элементы, которые связаны взаимными отношениями. Вступая в отношения, элементы реализуют свои свойства. Базируясь на принципах системного подхода, каждую отдельную структуру с ее элементами можно рассматривать как совокупный элемент (часть) организации.

Наличие той или иной структуры в составе организации определяется необходимостью объединения в технологический процесс решения задач управления.

Решение любой категории задач осуществляется с обязательным участием человека.

Субъект и объект в системе - это люди, занятые выполнением физического (связанного с машинами, материалами, сырьем, комплектующими, топливом и энергией и умственного труда (управлением людьми, занятыми физическим трудом и работай с информацией). Задачу как вид деятельности всегда нужно связывать с человеком.

Специализированное разделение труда.

Выделение категории «функция» представляет укрупненную специализацию труда человека.

Как уже говорилось, разделение труда присутствует в любой организации. Общей характерной особенностью структур является специализированное разделение труда - закрепление определенной задачи или ее части (работы) за человеком-специалистом. Причем такая специализация труда характерна как для субъекта, та и для объекта управления. Вся история возникновения и развития совместной человеческой деятельности характеризуется определенной специализацией труда.

Разделение задач, связанных с машинами, оборудованием и инструментами (в экономике имеется название орудия труда), в определенной организационной форм представляет собой производственную структуру.

Конкретное расположение элементов (машин, оборудования, инструментов) в пространстве и их взаимосвязь определяются выбранным типом технологии, т. е. типы производства. Сгруппированные вместе задачи в пределах функциональной области представляют собой конкретные элементы - производственные подразделения (рис. 4) - цехи, участки, связанные единой целью.

Рис. 4. Схема производственной структуры предприятия

Решение задач, связанных с материалами, сырьем, комплектующими (предметами труда), представляет собой технологический процесс их перемещения и превращения в готовую продукцию. Объединение специализированных задач по характеру воздействий на предметы труда представляет собой рабочее место, расположенное в технологической цепочке.

Рабочие места с принадлежащими им материально-энергетическими процессами (элементы структуры) и технологические связи между ними представляют собой технологическую структуру.

Объединение элементов производственной (машин, оборудования) с элементами технологической (предметами труда и операциями, совершаемыми над ними) структур представляет собой схему организации производства продукции.

Особой структурой, связанной с человеческим ресурсом, самым ценным ресурсом в организации является социальная структура.

Она образована работниками организации и двумя видами отношений. Элементами социальной структуры являются производственные рабочие-специалисты и управленческие работники. Между ними образуются связи, вызванные горизонтальным и вертикальным разделением труда. Эти связи называются формальными. В социальной структуре имеются также связи, образованные существованием социальных потребностей (принадлежности, общения, симпатии и т. п.), имеющие название неформальных.

Особенности социальной структуры:

В ее рамках возникают и существуют индивидуальные и коллективные потребности.

Элементы (люди) данной структуры сознательно формируют собственные цели и подчиняют их достижения общей цели организации.

Работники разрабатывают и внедряют во все другие структуры организации и принимают в них участие.

Работники сами специализируют свой труд и его осуществляют.

Менеджерам необходимо в своей работе пользоваться знаниями о человеческих запросах и мотивах, культуре и ценностях, о также межличностных процессах.

Распределение управленческих работников по функциональным областям и в соответствии с вертикальным разделением труда представляет структуру аппарата управления. В пределах этой структуры распределяются должности и соответствующие им полномочия. Способ описания структуры аппарата управления (нельзя путать с организационной структурой управления, что очень часто наблюдается в литературе) состоит в выделении руководителей (управляющих) низового звена, руководителей (управляющих) среднего звена и руководителей (управляющих) высшего звена. Рис. 5. иллюстрирует схему структуры аппарата управления.

Рис. 5. Схема структуры аппарата управления

Отношения в структуре аппарата управления существуют в виде формальных связей «начальник-подчиненный», обеспечивающих деятельность иерархии власти, а также неформальных связей типа «лидер - член группы», «член группы - член группы».

Здесь важно понимать, что структура аппарата управления представляет собой форму распределения:

1. обязанностей, которые возлагаются на конкретную должность. Обязанности описывают содержание работ в процессе управления, которые выполняет человек, занимающий соответствующую должность в структуре аппарата управления;

2. ответственности, посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями (менеджерами), специалистами-менеджерами и другими служащими;

3. прав, которыми наделяется должность в соответствии с возложенной на нее ответственностью;

4. формальных внутренних взаимоотношений между служащими структуры аппарата управления.

Структура аппарата управления на практике имеет форму штатного расписания.

Объединяющую роль по отношению к рассмотренным структурам выполняет организационная структура управления.

Такая роль определяется тем, что в ней реализуется процесс управления (специализированный интеллектуальный труд человека), который направлен на приведение в действие всех процессов, протекающих в производственной, технологической и социальной структурах. Кроме того, она обеспечивает целостность организации.

Организационная структура управления - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках (но не принадлежащие ей в качестве элементов) люди могли наиболее эффективно добиться поставленных перед ними целей.

Между оргструктурой управления и структурой аппарата управления существует сложное и не всегда видимое взаимодействие, что приводит на практике к их отождествлению и усложняет процесс проектирования этих структур. Это разные по содержанию структуры, которые проектируются по своим принципам. Это очень важно понимать.

Для эффективного решения задач управления необходимы соответствующие связующие информационные процессы. Эти процессы протекают в рамках информационной структуры. В целом она совпадает с организационной структурой управления, но далеко не идентична. Она, в отличие от оргструктуры управления, охватывает как формальные, так и неформальные источники информации и связи. Кроме того, источниками информации могут быть не только люди, но и различные технические г средства, используемые в управлении, например, факсы, телексы, устройства сбора и выдачи информации и т. д.

В рамках информационной структуры реализуются информационные технологии, обеспечивающие коммуникационные (связующие) процессы, без которых немыслимо эффективное управление организациями.

Люди как элемент организации.

Ни один из элементов организации и структур не может существовать без взаимодействия с человеком, без его непосредственного участия. Все организации, да и сама организация, подчиняются принципу «учета интересов» человека.

Люди, находящиеся в организациях, - это конкретные служащие: мастера, техники, руководители низшего, среднего и высшего звеньев управления, рабочие-специалисты, занятые выпуском конкретной продукции. Как эти конкретные люди ведут себя в обществе и на работе, является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и группы, в которой они работают. Рассмотрим управленческие проблемы, связанные с человеческой переменной. Они включают в себя следующие направления деятельности:

а) обеспечение равных возможностей занятости;

б) распределение и перераспределение людских ресурсов;

в) периодический набор, отбор и ориентация служащих;

г) обучение и повышение квалификации, продвижение;

д) плата за труд и повышение его производительности;

е) безопасность и здоровье;

ж) трудовые отношения, конфликты.

з) организация работы человека;

и) качество жизни (условия труда);

к) формирование организационной культуры.

Это далеко не полный перечень проблем, решение которых связано с человеческой переменой.

Выход как элемент организации.

Выход представляет собой итог деятельности всех элементов организации - получение готовой продукции, реализация (сбыт) которой позволяет достигнуть поставленных целей.

Готовая продукция - это товары или услуги, призванные удовлетворить потребности потребителя.

Товары - это физические, материальные предметы, в то время как услуги вещественно неосязаемы и невидимы. К услугам относятся банковское дело, страхование, транспорт, туризм, общественное питание, сфера развлечений, коммунальные услуги, реклама и др.

Готовая продукция подлежит обмену (продаже) за деньги или за другой товар (бартер) по определенной цене. Для осуществления обмена организации (ее работникам) необходимо:

а) найти рынок, который готов купить изготовленную продукцию;

б) обеспечить полезность продукции, т. е. приемлемую степень переработки продукта; удобную доставку продукта к месту спроса; своевременную его доставку;

в) договориться о цене продукции в соответствии с ценовым механизмом;

В современном бизнесе готовая продукция как предмет сделки «купли-продажи» является основополагающей. По своей сути она явилась причиной появления такой отрасли современного менеджмента, как маркетинг.

5. Взаимосвязь внутренних элементов и внешней среды

Разумеется, мы перечислили лишь укрупненные элементы организации и объяснили их общие (для всех организаций) характеристики. Очень важно понимать, что в управленческой практике нельзя рассматривать какую-либо переменную вне связи с другими переменными.

Изменения, происходящие в одном из элементов, могут вызвать последующие изменения в других элементах, которые будут превосходить те, что изначально их вызвали. В этом проявляется принцип системности.

Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они все имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). Люди ограничивают или увеличивают силу и слабость организации. Они определяют цели, окончательно выбирают тот или иной вид продукции, устанавливают пригодность данной технологии, когда они делают с потребительский выбор, проектируют удобную для себя структуру. Никакая функция не может быть выполненной без сотрудничества людей.

Эффект синергии.

Под синергией будем понимать возможности качественно отличных типов поведения организации вследствие динамических взаимосвязей между внутренними элементами и ее внешней средой.