Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения, все виды финансовых обязательств, производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по материально ответственному лицу. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости. В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости [Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49 (в ред. от 08.11.2010)].

После окончания срока для предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, содержащий сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, о перечне предъявленных кредиторами требований, а также о результатах их рассмотрения [ГК РФ ч. 4 ст. 63].

Промежуточный ликвидационный баланс утверждается учредителями (участниками) юридического лица или органом, принявшими решение о его ликвидации. В установленных законом случаях промежуточный ликвидационный баланс утверждается по согласованию с уполномоченным государственным органом.

Промежуточный ликвидационный баланс содержит сведения о составе имущества. В него включены перечни:

зданий и сооружений с указанием инвентарного номера объекта, наименования объекта и его местонахождения, года ввода в эксплуатацию, фактического износа, остаточной стоимости;

машин, оборудования и других основных средств с указанием инвентарного номера объекта, наименования объекта и его местонахождения, марки, года ввода в эксплуатацию, фактического износа, остаточной стоимости;

объектов незавершенного капитального строительства и не установленного оборудования с указанием наименования объекта и его местонахождения, года начала строительства, фактически выполненного объема, балансовой стоимости;

долгосрочных финансовых вложений с указанием долгосрочных финансовых вложений и стоимости по активу баланса;

нематериальных активов с указанием их стоимости по активу баланса;

запасов, затрат, денежных средств и других финансовых активов с указанием производственных запасов, животных на выращивании и откорме, малоценных и быстроизнашивающихся предметов по остаточной стоимости, незавершенного производства, расходов будущих периодов, готовой продукции, товаров, НДС по приобретенным ценностям, прочих запасов и затрат, денежных средств, расчетов и прочих активов (в том числе указываются товары отгруженные, расчеты с дебиторами за товары, работы и услуги по векселям, полученным с дочерними предприятиями с бюджетом с персоналом по прочим операциям с прочими дебиторами, авансы, выданные поставщиками и подрядчиками, краткосрочные финансовые вложения, денежные средства: касса, расчетный счет, валютный счет, прочие денежные средства, прочие оборотные активы);

требований, предъявленных кредиторами ликвидируемому юридическому лицу с указанием наименования кредитора (в порядке очередности), суммы задолженности и решения об удовлетворении.

Если имеющихся у ликвидируемого юридического лица (кроме учреждений) денежных средств недостаточно для удовлетворения требований кредиторов, ликвидационная комиссия продает имущество юридического лица с публичных торгов в порядке, установленном для исполнения судебных решений.

Ликвидационной комиссией выплачиваются денежные суммы кредиторам ликвидируемого юридического лица в соответствии с промежуточным ликвидационным балансом, начиная со дня его утверждения, (за исключением кредиторов пятой очереди - им денежные суммы выплачиваются по истечении месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса) в порядке очередности, установленной ст. 64 ГК РФ «Удовлетворение требований кредиторов ликвидируемого юридического лица»:

1. При ликвидации юридического лица после погашения текущих расходов, необходимых для осуществления ликвидации, требования его кредиторов удовлетворяются в следующей очередности:

в первую очередь удовлетворяются требования граждан, перед которыми ликвидируемое юридическое лицо несет ответственность за причинение вреда жизни или здоровью, путем капитализации соответствующих повременных платежей, а также по требованиям о компенсации морального вреда, о компенсации сверх возмещения вреда, причиненного вследствие разрушения, повреждения объекта капитального строительства, нарушения требований безопасности при строительстве объекта капитального строительства, требований к обеспечению безопасной эксплуатации здания, сооружения;

во вторую очередь производятся расчеты по выплате выходных пособий и оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, и по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности; в третью очередь производятся расчеты по обязательным платежам в бюджет и во внебюджетные фонды; в четвертую очередь производятся расчеты с другими кредиторами; абзац шестой утратил силу.

При ликвидации банков, привлекающих средства граждан, в первую очередь удовлетворяются также требования граждан, являющихся кредиторами банков по заключенным с ними или в их пользу договорам банковского вклада или банковского счета, за исключением договоров, связанных с осуществлением гражданином предпринимательской или иной профессиональной деятельности, в части основной суммы задолженности и причитающихся процентов, требования организации, осуществляющей обязательное страхование вкладов, в связи с выплатой возмещения по вкладам в соответствии с законом о страховании вкладов граждан в банках и требования Банка России в связи с осуществлением выплат по вкладам граждан в банках в соответствии с законом.

Требования кредиторов о возмещении убытков в виде упущенной выгоды, о взыскании неустойки (штрафа, пени), в том числе за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанности по уплате обязательных платежей, удовлетворяются после удовлетворения требований кредиторов первой, второй, третьей и четвертой очереди.

2. Требования кредиторов каждой очереди удовлетворяются после полного удовлетворения требований кредиторов предыдущей очереди, за исключением требований кредиторов по обязательствам, обеспеченным залогом имущества ликвидируемого юридического лица. Требования кредиторов по обязательствам, обеспеченным залогом имущества ликвидируемого юридического лица, удовлетворяются за счет средств, полученных от продажи предмета залога, преимущественно перед иными кредиторами, за исключением обязательств перед кредиторами первой и второй очереди, права требования по которым возникли до заключения соответствующего договора залога.

Не удовлетворенные за счет средств, полученных от продажи предмета залога, требования кредиторов по обязательствам, обеспеченным залогом имущества ликвидируемого юридического лица, удовлетворяются в составе требований кредиторов четвертой очереди.

3. При недостаточности имущества ликвидируемого юридического лица, когда такое юридическое лицо не может быть признано несостоятельным (банкротом), имущество такого юридического лица распределяется между кредиторами соответствующей очереди пропорционально размеру требований, подлежащих удовлетворению, если иное не установлено законом.

4. В случае отказа ликвидационной комиссии в удовлетворении требований кредитора либо уклонения от их рассмотрения кредитор вправе до утверждения ликвидационного баланса юридического лица обратиться в суд с иском к ликвидационной комиссии. По решению суда требования кредитора могут быть удовлетворены за счет оставшегося имущества ликвидируемого юридического лица.

После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который, так же как и промежуточный баланс, утверждается учредителями (участниками) юридического лица или органом, принявшими решение о ликвидации юридического лица. Ликвидационный баланс утверждается по согласованию с уполномоченным государственным органом.

Ликвидационный баланс может быть прибыльным для учредителей, получающих дополнительный доход от ликвидации активов, либо убыточным, когда убытки покрываются за счет уставного капитала. Окончательный ликвидационный баланс отражает активы, оставшиеся после окончания всех расчетов ликвидируемого юридического лица, то есть имущество, подлежащее передаче ликвидационной комиссией учредителям организации. В ликвидационном балансе отражаются следующие статьи: актив, внеоборотные активы, денежные средства, пассив, уставный капитал и нераспределенная прибыль.

При ликвидации юридического лица реализуются денежные средства и иное имущество, принадлежащие юридическому лицу, а полученные средства направляются на погашение обязательств. Оставшиеся денежные средства зачисляются в уставный капитал, а затем распределяются между участниками (учредителями) юридического лица в порядке, установленном в учредительных документах.

В случае недостаточности у ликвидируемого юридического лица имущества и других ликвидных активов на покрытие убытков направляется уставный капитал.

Ликвидация юридического лица считается завершенной после внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

На основании Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08 августа 2001 года №129-ФЗ для государственной регистрации в связи с ликвидацией юридического лица в регистрирующий орган представляются следующие документы:

Подписанное заявителем заявление о государственной регистрации по форме, утвержденной Правительством РФ. В заявлении подтверждается, что соблюден установленный федеральным законом порядок ликвидации юридического лица, расчеты с его кредиторами завершены и вопросы ликвидации юридического лица согласованы с соответствующими государственными органами и (или) муниципальными органами в установленных федеральным законом случаях;

Ликвидационный баланс;

Документ об уплате государственной пошлины.

Согласно статье 22 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08 августа 2001 года №129-ФЗ:

Порядок государственной регистрации при ликвидации юридического лица или при исключении недействующего юридического лица из единого государственного реестра юридических лиц (в ред. Федерального закона от 02.07.2005 №83-ФЗ):

1. Государственная регистрация при ликвидации юридического лица осуществляется регистрирующим органом по месту нахождения ликвидируемого юридического лица.

2. Ликвидационная комиссия (ликвидатор) уведомляет регистрирующий орган о завершении процесса ликвидации юридического лица не ранее чем через два месяца с момента помещения в органах печати ликвидационной комиссией (ликвидатором) публикации о ликвидации юридического лица.

3. Документы, предусмотренные статьей 21 Федерального закона, представляются в регистрирующий орган после завершения процесса ликвидации юридического лица.

4. Представление документов для государственной регистрации в связи с ликвидацией юридического лица осуществляется в порядке, предусмотренном статьей 9 Федерального закона.

5. Государственная регистрация при ликвидации юридического лица осуществляется в сроки, предусмотренные статьей 8 настоящего Федерального закона.

6. Ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо - прекратившим свою деятельность после внесения об этом записи в единый государственный реестр юридических лиц. Регистрирующий орган публикует информацию о ликвидации юридического лица (в ред. Федерального закона от 23.06.2003 №76-ФЗ).

Являясь налогоплательщиком, организация обязана письменно сообщать в налоговый орган по месту учета обо всех обособленных подразделениях, созданных на территории Российской Федерации, не позднее одного месяца со дня ликвидации [НК РФ ст. 23], а также об объявлении несостоятельности (банкротстве) либо о ликвидации - не позднее трех дней с момента принятия такого решения.

С ликвидацией организации-налогоплательщика после проведения ликвидационной комиссией всех расчетов с бюджетами (внебюджетными фондами) обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается.

Исполнение обязанности по уплате налогов и сборов (пеней, штрафов) при ликвидации организации установлено ст. 49 НК РФ и осуществляется в определенном порядке. Так, обязанность по уплате налогов и сборов (пеней, штрафов) ликвидируемой организации исполняется ликвидационной комиссией за счет денежных средств данной организации, в том числе полученных от реализации ее имущества. Если у ликвидируемой организации недостаточно денежных средств, в том числе полученных от реализации ее имущества, для исполнения в полном объеме обязанности по уплате налогов и сборов, причитающихся пеней и штрафов, оставшаяся задолженность должна быть погашена учредителями (участниками) указанной организации в пределах и порядке, установленных законодательством Российской Федерации. Очередность исполнения обязанностей по уплате налогов и сборов при ликвидации организации среди расчетов с другими кредиторами такой организации определяется гражданским законодательством Российской Федерации.

Порядок зачета и возврата излишне уплаченных или излишне взысканных сумм определен главой 12 НК РФ. Если ликвидируемая организация имеет суммы излишне уплаченных ею налогов и сборов (пеней, штрафов), эти суммы подлежат зачету в счет погашения задолженности ликвидируемой организации по налогам и сборам (пеням, штрафам) налоговым органом не позднее одного месяца со дня подачи организацией-налогоплательщиком заявления.

При отсутствии у ликвидируемой организации задолженности по исполнению обязанности по уплате налогов и сборов (пеней, штрафов) сумма излишне уплаченных этой организацией налогов и сборов (пеней, штрафов) должна быть возвращена ей не позднее одного месяца со дня подачи организацией-налогоплательщиком заявления.

Для определения налогового периода, в том числе при ликвидации организации, следует руководствоваться положениями ст. 55 НК РФ. Так, последним налоговым периодом (если организация была ликвидирована до конца календарного года) является период от начала этого года до дня завершения ликвидации.

Если организация, созданная после начала календарного года, ликвидирована до конца этого года, налоговым периодом для нее является период со дня создания до дня ликвидации.

Если организация была создана в день, попадающий в период с 1 декабря по 31 декабря текущего календарного года, и ликвидирована раньше календарного года, следующего за годом создания, налоговым периодом для нее является период со дня создания до дня ликвидации данной организации.

Правила определения налогового периода при ликвидации организации не применяются в отношении налогов, по которым налоговый период устанавливается как календарный месяц или квартал. В таких случаях при создании, ликвидации и реорганизации организации отдельные налоговые периоды изменяются по согласованию с налоговым органом по месту учета налогоплательщика.

Выездная налоговая проверка, осуществляемая в связи с ликвидацией организации-налогоплательщика, а также вышестоящим налоговым органом в порядке контроля за деятельностью налогового органа, проводившего проверку, может проводиться независимо от времени проведения предыдущей проверки [НК РФ гл. 14 ст. 89].

К расходам на оплату труда по налогу на прибыль согласно ст. 255 НК РФ относятся, в частности, начисления работникам, высвобождаемым в связи с ликвидацией налогоплательщика, сокращением численности или штата работников налогоплательщика.

Существуют некоторые особенности в обложении налогом на прибыль в случае, когда учредителем (участником) общества является иностранная организация, не осуществляющая деятельность через постоянное представительство в Российской Федерации и получающая доходы от источников в Российской Федерации. Доходы, получаемые в результате распределения в пользу иностранных организаций прибыли или имущества организаций, иных лиц или их объединений, в том числе при их ликвидации (с учетом положений пунктов 1 и 2 ст. 43 НК РФ, устанавливающих понятия дивидендов и процентов), согласно ст. 309 НК РФ относятся к доходам иностранной организации от источников в Российской Федерации и подлежат обложению налогом, удерживаемым у источника выплаты доходов.

2.3 Хранение документов ликвидируемой организации

Порядок хранения документов от организаций, ликвидируемых в процессе самоликвидации и банкротства на государственное и муниципальное хранение, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности организаций, определяется:

Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ;

Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 №127-ФЗ (ред. от 06.12.2011);

Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263;

Основными правилами работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива, от 06 февраля 2002 года.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами [Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ].

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Ликвидационная комиссия обрабатывает и упорядочивает документарную базу организации, составляет опись-перечень всех документов с указанием их общих данных, сроков хранения (временного и постоянного) и подписывает акт приема-передачи установленного образца.

Ввиду вступления в действие в 2011 году «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 следует учитывать новые сроки хранения документов. При этом порядок исчисления срока хранения остался неизменным и производится стандартно - с 1 января следующего за окончанием делопроизводства года.

Постоянному хранению при ликвидации предприятия подлежат:

Книги учета доходов и расходов при ликвидации ИП и организаций, использовавших упрощенную систему налогообложения;

Свидетельства о постановке на учет;

Полисы страхования гражданской ответственности, выданные для опасных производственных объектов;

Финансово-бухгалтерская отчетность, сформированная по международным стандартам данных систем;

Акты о передаче прав на недвижимое имущество, а также документы по сделкам и залогу с ним;

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности.

Увеличены сроки на хранение для следующих категорий дел:

Табели учета рабочего времени и трудовые графики хранятся согласно новому Перечню не 1 год, а 5 лет;

Документация об аттестации рабочих мест, включая протоколы и решения - 45 вместо 5 лет;

Срок хранения книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним увеличен до 75 лет (ранее 50 лет);

Справки о заработной плате, журналы и расчетные ведомости должны содержаться в архиве 5 лет (ранее 3 года);

Подлинники невостребованных личных документов сотрудников содержаться в архиве в течение 75 лет (ранее 50 лет).

Однако для аналитической документации продолжительность архивного хранения уменьшена: годовая бухгалтерская (бюджетная) отчетность - до 5 лет (ранее постоянно), счета-фактуры - до 4 лет (ранее 5 лет).

В остальных категориях документов, согласно регламенту нового Перечня, сроки содержания в архиве остались неизменными.

Классификация и архивирование документов предприятия может производиться как уполномоченной ликвидационной комиссией, так и специализированными архивными организациями, с которыми заключается договор на хранение.

Архивное хранение документов с установленным сроком уничтожения может быть передано по решению ликвидационной комиссии непосредственно учредителю компании, что оформляется соответствующим распоряжением и актом приема-передачи [«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558].

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии - вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору [Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263].

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив - при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним - на платной основе.

3. Передача документов ликвидируемой организации в архив

3.1 Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов в ликвидируемых организациях проводится с целью отбора документов постоянного срока хранения (в организациях - источниках комплектования) и по личному составу (во всех организациях) для их последующего упорядочения и передачи в государственные и муниципальные архивы [Кошелева 2008, 31-33].

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и отнесению к документам по личному составу.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются: организация и проведение экспертизы ценности документов, находящихся в текущем делопроизводстве для формирования документов в дела; организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

При проведении экспертизы ценности документов сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);

Списки личного состава, в том числе списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

Карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);

Личные дела;

Лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

Акты о несчастных случаях, связанных с производством;

Тарификационные ведомости;

Табели и наряды работников вредных профессий;

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

Списки работников, уходящих на льготную пенсию;

Штатные расписания;

Книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем составляет в основном 75 лет.

Исключениями являются:

Акты о несчастных случаях, связанных с производством (45 лет);

Тарификационные ведомости (25 лет);

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет (15 лет);

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий (15 лет);

Списки работников, уходящих на льготную пенсию (50 лет).

В ликвидируемых исполнительных органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, являющихся источниками комплектования государственных областных и муниципальных архивов, в процессе делопроизводства которых образуются документы, отнесенные к документам Архивного фонда Российской Федерации, сотрудниками государственных и муниципальных архивов оказывается методическая помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов с целью отбора их для передачи на государственное и муниципальное хранение. В остальных организациях экспертиза ценности документов осуществляется для отбора документов по личному составу с целью дальнейшего упорядочения [Носарева 2009, 62-76].

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; на дела, не подлежащие хранению, составляются акты о выделении дел к уничтожению. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в ликвидируемой организации проводится только после составления, утверждения и (или) согласования описей дел. Согласованные акты о выделении к уничтожению документов утверждаются ликвидатором (конкурсным управляющим). В ликвидируемой организации в процессе экспертизы ценности документов для передачи на постоянное хранение организуется выборка документов, согласно Перечню [Бурова 2007, 82-89, 26-37].

Ликвидируемая организация, в процессе деятельности которой не создаются документы постоянного срока хранения, составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают их только после составления описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

3.2 Оформление дел

Делопроизводственная процедура оформления дел тесным образом связана с последующим архивным хранением документов.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Под архивным документом понимается - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению [ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 ст. 3].

Архивные документы ликвидированной организации подлежат упорядочению и описанию в соответствии с требованиями архивных правил.

Архивные документы, в том числе документы по личному составу, подлежат оформлению в дела.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку (переплет) документов дела; оформление обложки дела; нумерацию листов; составление листа-заверителя; составление в необходимых случаях внутренней описи документов. Объем дела не должен превышать 250 листов.

Документы в дела группируются (как правило) за календарный год. Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек.

При систематизации дел по буквам алфавита необходимо учитывать до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела.

Все листы дела нумеруются арабскими цифрами простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельные листы, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте [Кошелева 2005, 55-61].

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в ранее оформленных делах допускается употребление литерных номеров листов. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация.

После завершения нумерации листов оформляется лист-заверитель дела, в котором цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки). Лист-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

При оформлении в дела личных дел, карточек формы «Т-2» составляются внутренние описи дел. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме; в делах по личному составу, основой систематизации которых является алфавитный порядок, составление внутренней описи документов рекомендуется, но в случае нарушения алфавитного порядка систематизации документов составление внутренней описи обязательно.

На обложке дела по личному составу указывают следующие реквизиты: наименование организации, ее непосредственная подчиненность, сокращенное наименование организации (в скобках), наименование структурного подразделения (в именительном падеже), индекс дела, заголовок дела, крайние даты, номер тома (части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. При изменении наименования организации, на обложке дописывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию (например, приказы, распоряжения по личному составу), а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Если дело состоит из нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Реквизит «срок хранения дела» указывается со статьями номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Архивный шифр дела включает в себя номера фонда, описи, дела на обложках. На обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после описей экспертно-проверочной комиссии (ЭПК). Архивные шифры на обложках дел по личному составу, проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей, одобренных ЭПК организации, согласованных ЭПК Архивного управления и утвержденных руководителем (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архив) [Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263]. До согласования описей дел ЭПК Архивного управления архивный шифр проставляется карандашом.

3.3 Составление описей дел

На сформированные и оформленные в соответствии с архивными правилами дела составляются описи дел. В организациях - источниках комплектования областных и муниципальных архивов описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по начальной дате. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу; списки, книги; карточки по учету личного состава Т-2 (могут быть внесены в отдельную опись); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; списки работающих на производстве с вредными условиями труда; табели, наряды работников вредных профессий; протоколы аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним; документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и по присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград); личные дела (могут быть внесены в отдельную опись); невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи).

Личные дела вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Личные карточки Т-2 формируются по алфавиту фамилий в самостоятельные дела и вносятся в опись также по году увольнения. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

К описи дел по личному составу составляется справочный аппарат: титульный лист, список переименований организации, оглавление, список сокращенных слов, предисловие.

Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью. Листы описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке. На отдельном листе составляется лист-заверитель описи дел. В нем указывается общее количество листов и особенности (ошибки) нумерации. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается экспертной комиссией. Сводные описи дел организаций источников комплектования муниципальных и государственных архивов согласуются и утверждаются ЭПК Архивного управления, после чего утверждаются руководителем организации [Андреева 2008, 40-44].

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела [Андреева 2008, 36-42].

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

приказы;

личные дела уволенных;

личные карточки уволенных;

лицевые счета по заработной плате;

расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;

невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения);

акты несчастных случаев, связанных с производством [Шатенштейн 2002, 17-21].

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации [Рыбаков 2008, 36-47].

При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим [Алексенцев 2001, 33-38].

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, а также акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

3.4 Порядок передачи

Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации и организуются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится своими собственными силами или путем привлечения фирм, имеющих лицензию на выполнение данного вида работы, в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002.

Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии) [Селезнева 2008, 54-69].

В соответствии со статьей 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 №125-ФЗ при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства [ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 №125 ст. 23].

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечает за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передаче их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации.

В процессе приема-передачи проводится проверка наличия дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения [Правила работы ведомственных архивов, утвержденные Приказом Главархива СССР от 25.09.1985 №263].

Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов [Андреева 2008, 44-52].

Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

Заключение

Проведенное исследование позволило сделать следующие выводы.

Организацией - группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения стоящих перед ними целей с помощью материальных, правовых, экономических и иных условий. Организации подразделяются на простые и сложные, формальные и неформальные, государственные и негосударственные.

Каждая организация имеет свой жизненный цикл - совокупность стадий развития, которые она проходит за период своего существования. Согласно концепции жизненного цикла организации ее деятельность проходит пять основных стадий:

I. Создание организации,

II. Этап коллегиальности (быстрого развития),

III. Зрелость,

IV. Старение организации,

V. Возрождение либо исчезновение.

Организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, обладает правоспособностью, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, является юридическим лицом. Правоспособность юридического лица подразумевает наличие гражданских прав, соответствующих предусмотренным в его учредительных документах целям деятельности и связанных с этой деятельностью обязанностей. Юридическое лицо может быть ограничено в правах только в случаях и в порядке, прямо предусмотренных законом. Правоспособность юридического лица возникает в момент его создания и прекращается в момент завершения ликвидации. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.

Ликвидация юридического лица - прекращение деятельности организации в связи с истечением срока, на который она была создана, по решению общего собрания, вышестоящего органа (для государственных учреждений) или по решению суда.

Юридическое лицо может быть ликвидировано как в добровольном, так и в принудительном порядке.

Передача документов ликвидируемой организации в архив состоит из ряда процедур:

1. Создается ликвидационная комиссия,

2. Проводится экспертиза ценности документов,

3. Документы, подлежащие архивному хранению, оформляются в дела,

4. Составляется опись дел,

5. Документы, подлежащие уничтожению, также описывается и составляется акт об уничтожении,

6. Оформленные надлежащим образом дела и документы передаются в архив: наличие документов и дел сверяется по описи, их техническое состояние проверяется путем визуального осмотра, составляется акт приема-передачи в двух экземплярах.

При проведении экспертизы ценности документов сроки их хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558.

По окончанию всех действий, предусмотренных процессом ликвидации, в реестр юридических лиц заносится соответствующая запись, и ликвидационная комиссия может быть распущена.

Список используемой литературы

Адизес, И.К. Управление жизненным циклом корпорации / И.К. Адизес. - М.: Питер. 2007. - 416 с.

Алексенцев, А.И. Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения / А.И. Алексенцев // Секретарское дело. - 2001. - №1. - С. 33-38.

Андреева, В.И. Передача документов на архивное хранение / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - №9. - С. 44-52.

Андреева, В.И. Подготовка документов к архивному хранению / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - №6. С. 40-44.

Андреева, В.И. Подготовка документов к архивному хранению / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - №7. - С. 36-42.

Борискин, В.В. Нормативное регулирование делопроизводства / В.В. Борискин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №9. - С. 40-43.

Бурова, Е. Определяем «архивный статус» организации: источник или не источник комплектования / Е. Бурова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010. - №1. - С. 26-37.

Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2007. - №1. - С. 82-89.

Вебер, М. Хозяйство и общество / пер. с нем. под научн. ред. Л.Г. Ионина. - М.: Изд-во ГУ ВШЭ, 2007 - 267 с.

Гущина, И.А. Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами / И.А. Гущина // Справочник кадровика. - 2011. - №1. - С. 100-113.

Жарковская, Е.П. Антикризисное управление / Е.П. Жарковская, Б.Е. Бродский, И.Б. Бродский. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009. - 456 с.

Жариков, В.В. Ж-345 Антикризисное управление предприятием: учебное пособие / В.В. Жариков, И.А. Жариков, А.И. Евсейчев. - Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. - 128 с.

Жемчугов, А.М. Человек и организация. Две главные цели человека - единство и борьба противоположностей / А.М. Жемчугов, М.К. Жемчугов // Проблемы теории и практики управления. - 2012. - №8. - С. 17-22.