Размещено на http://www.allbest.ru/

22

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное учреждение высшего образования

«Российский государственный профессионально - педагогический университет»

Институт гуманитарного и социально-педагогического образования

Кафедра документоведения, истории и правового обеспечения

Курсовая работа

по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ ПРОФЕССИОНАЛЬНО--ПЕДАГОГИЧЕСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ

Исполнитель:

студентка 2 курса, гр.УД-201п Л.И. Зекриева

Руководитель:

Зав.кафедрой ДПО М.Б. Ларионова

Екатеринбург, 2015



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

1.1 Понятие об экспертизе ценности документов

1.2.Критерии, задачи, принципы проведения экспертизы ценности документов

2. ЭТАПЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ

2.1 Экспертизы ценности документов на этапе делопроизводства

2.2 Экспертиза ценности документов в архиве университета

2.3 Экспертная комиссия

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

Документы, создававшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, данную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политическою, экономического, социально-культурного практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".

В принципе, экспертиза ценности документов призвана дать ответы на вопросы: что? сколько? и для чего хранить?

Объектом исследования является экспертиза ценности документов, а предметом - проведение экспертизы ценности документов в Российском государственном профессионально-педагогическом университете (РГППУ).

Целью данной курсовой работы является изучение особенностей экспертизы ценности документов, проводимой в РГППУ и работу постоянно действующей экспертной комиссии. Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть определение экспертизы ценности документов.

2. Выделить задачи, принципы и критерии проведения ЭЦД.

3. Изучить два этапа проведения экспертизы ценности в РГППУ и работу постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК).

При написании курсового исследования были использованы работы ведущих специалистов ? документоведов: Б.В. Альбрехта Альбрехт Б. В. Экспертиза ценности документов: журнал [Текст] / Б. В. Альбрехт // Справочник секретаря. 2003. № 11. -С. 43 , Т.В. Кузнецовой Кузнецова Т. В. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: учеб. пособие [Текст] / Т. В. Кузнецова. Москва: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. -С. 154, Е.В. Алексеева Алексеева Е. В. Научные основы оценки и отбора документов: журнал [Текст] / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Делопроизводство. 2003. № 1. - С.103 , М.В, Т.А. Быковой Быкова Т. А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. - 2001 - №2. , и т.д.

Основными источниками, раскрывающими основы экспертизы ценности документов были: Федеральный закон N 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации, который, был принят Государственной Думой 1 октября 2004 года и одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 год Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на23 мая 2016 года) [Электронный ресурс] / Электронная библиотека. Режим доступа: http://rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Положение об экспертной комиссии РГППУ утвержденный ректором РГППУ Г.М. Романцевым 10 мая 2007 года, согласовано с ЭПК Управления архивами Свердловской области (ПРОТОКОЛ от27.04.2007 г. № 5) положение не опубликовано.

Инструкция по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО "Российский государственный профессионально-педагогический университет" Инструкция " по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет». Екатеринбург: ГОУ ВПО «Рос.гос. проф.-пед. ун.-т. », 2009. 88с. составленный начальником управления документации Л.Н. Осадчая, начальником отдела документационного обеспечения Е.Л. Ремез, начальником управления менеджмента качества образования Е.Д. Колеговой, заведующей архивом РГППУ И.А. Каптиковой и инженером канцелярии Н.В. Юдиной. Данная инструкция согласована с Управлением архивами Свердловской области (Протокол от 23 октября 2009 года №12) и опубликована в 2009 году в городе Екатеринбурге.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18 января 2007 г. N 19. [Электронный ресурс] / Электронная библиотека. Режим доступа: http://base.garant.ru/190736/. Настоящие правила были созданы для комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе деятельности архивных документов государственные органы и органы местного самоуправления, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ».

1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

1.1 Понятие об экспертизе ценности документов

Основы методики экспертизы ценности начали, формироваться в первой четверти XIX века и окончательно сформировалась, уже в XX веке.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например, 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В этом случае экспертиза ценности документов проводится только на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных и муниципальных архивов, всего Архивного фонда РФ. Именно в итоге экспертизы ценности происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных и муниципальных архивах.

Поэтому понятие «экспертизы ценности документов» является центральным, фундаментальным в понятийной системе делопроизводства.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) в ст.3, п.16 определил экспертизу ценности документов как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации» Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 2 марта 2016 года):  Федеральный закон от 22.10.2014 № 125-ФЗ // Рос. газ. 2004. 30 октября..

С точки зрения Т.А. Быковой экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

По мнению же М.И. Басакова автора многих книг по делопроизводству экспертиза ценности документов - это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение Басаков М. И.    Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления)- 3-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. - С. 238..

ГОСТ Р.7.0.8-2013 дает следующее определение экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[Текст].Взамен ГОСТ Р 51141-98-Делопроизводство и архивное дело..

На основе этих определений можно сделать вывод, что экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве или архивохранилище организации, государственном или муниципальном архивах.

На первом этапе, т.е. в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел. Поэтому перед работником службы документационного обеспечения управления, встает проблема определения сроков хранения документов, когда дело «не родилось», и работник на обложке, пользуясь перечнями документов с указанием сроков хранения должен, проставить конкретный срок, т.е. составить прогноз ценности «нарождающегося» дела. Далее оно будет «расти», «толстеть», «мудреть», постоянно пополняясь бумагами. И поэтому работник службы документационного обеспечения управления, например, секретарь единственный, кто может полистно оценить значимость и ценность каждого документа. И он должен учитывать, что в конце прогноз относительно сроков хранения дела может оказаться неверным. Поэтому при передаче дел в архив организации или в архивохранилище нужно повторно уточнять все сроки хранения.

В архиве организации или в архивохранилище организации происходит выделение из всего объема документов организации дел также перед работником архива организации в свою очередь лежит ответственная задача по формированию архивного фонда учреждения, а возможно и личных фондов выдающихся лиц, пожелавших увековечить себя в документах. Работником архива организации, например заведующему архивом должен выделить дела постоянного срока хранения и подготовить их для передачи в государственный или муниципальный архив, или в негосударственное хранилище.

Вторая задача состоит в отборе на уничтожение документов временного хранения, срок «жизни» которых истек.

Третий этап проводится в государственном архиве.

В государственном или муниципальном архиве пожинают плоды той работы, которую провели по экспертизе ценности документов в делопроизводстве и в архиве организации. Они ответственны за решение экспертных органов организацииБурова Е.М.,  Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. (Архивоведение теория и методика)- под ред. Е.М.Буровой. -- М.: Издательский дом МЭИ, 2012. -- С. 143-152. Но этот этап в данной курсовой работе не рассматривается углубленно.

Исходя из этого, можно сделать следующие выводы, ЭЦД важное звено в организации делопроизводства в учреждении в целом. Она составляющая многих процессов, связанных с разработкой номенклатуры дел, сдачей дел в архив, их уничтожением. Проводится в три этапа. Экспертиза ценности документов проводится, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Без экспертизы ценности невозможно построить работу с документами в современной организации.

1.2 Принципы, критерии, задачи проведения экспертизы ценности документов

Изменение конкретных исторических условий накладывает свой отпечаток как на наши оценки в отношении тех или иных исторических эпох, личностей, событий, так и на наше отношение к документам и их содержанию. Стремление к достижению большей объективности и адекватности в оценке архивных документов и их содержания требует систематического углубления наших представлений о документе как источнике познания исторической действительности. В архивоведении при определении ценности документов в равной степени применялись следующие основные принципы: принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития. Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности. На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять, или поглощать другие документы.

На основании принципов разработана система критериев. Критерии экспертизы ценности документов - это система научно- обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документовБурова Е.М., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. (Архивоведение теория и методика)- под ред. Е.М.Буровой. -- М.: Издательский дом МЭИ, 2012. -- С. 143-152. Из определения экспертизы ценности документов следует, что основой ее проведения являются определенные критерии, т.е. признаки документов, позволяющие судить об их важности. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

· Происхождение документов;

· Содержание документов;

· внешние особенности документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов.

К группе критериев происхождения относятся:

· Значение учреждения или лица в жизни общества;

· Значимость событий отраженных в документах;

· Время и место создания документов.

К группе критериев содержания документов относятся:

· Значимость информации документа, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость;

· Вид документа;

· Подлинность документа.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

· Форма фиксирования и передачи содержания;

· Форма удостоверения и оформления документа.

Сохранение в архивах малозначащих или утративших свою значимость документов нецелесообразно, так как это увеличило бы расход на содержание архивов, их еще большую загруженность, захламленность ненужными бумагами, затруднило бы использование действительно нужных документов. Поэтому главными целями ЭЦД являются:

1. Отбор и обеспечение сохранности документов постоянного и долговременного срока хранения, имеющих научно-практическое значение.

2. Отбор документов, не имеющих научного значения, утративших практическую ценность и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.

Исходя, из критериев и принципов проведения ЭЦД можно сформулировать следующие задачи проведения ЭЦД:

Первая задача -- отбор наиболее ценных документов из организации в государственные или муниципальные архивы, на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному или муниципальному архиву.

На профессиональном языке данную категорию называют «постоянкой».

Это очень ответственная задача - ведь решается судьба каждого документа и данного архивного фонда в целом.

Есть и другая крайность - перестраховка, которая может привести к засорению фондов ненужными документами.

После того как определен круг документов, подлежащих постоянному хранению, устанавливают профильность документов данного учреждения тому или иному государственному или муниципальному архиву. Естественно, что после определения комплекса документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы, решается вопрос, в составе каких фондов и в какие архивы поступят эти документы.

Вторая задача -- это определение сроков хранения документов, информации в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. На профессиональном языке эти документы именуются «времянкой».

Еще в XIX в. Сроки хранения дифференцировались в зависимости от ценности документов. Появились такие сроки хранения как «до минования надобности». Так, например, правила Военного министерства о порядке хранения и уничтожения архивных дел 1836 г. Предусматривали, что «опись строевым лошадям хранить 3 года по выбытии со службы последней лошади».

В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

Долговременного хранения (как правило, эти документы со сроками хранения свыше 10 лет, в том числе, например, документы по личному составу со сроком хранения 75 лет);

Третья задача -- обеспечение полноты состава Архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. В рамках этой задачи возможно оставление на постоянное хранение документов с временными сроками хранения, в том числе копийных, которые могут восполнить утраченную информацию, ранее имевшую место в других документах, подлежащих постоянному хранению.

Решение этой задачи напрямую связано с понятием реконструкции архивного фонда и даже в отечественном архивоведении появился такой термин, как «идеальная опись».

Из словаря современной архивной терминологии социалистических стран.-- М.,1988. В П.76 дается определение идеальной описи Архивного фонда - архивная опись, в которой зафиксированы все единицы хранения, относящиеся к данному архивному фонду, как хранящиеся в архиве, так и находящиеся вне его, а также погибшие или уничтоженные, о которых имеются соответствующие сведения.

В заключении можно сказать, что ЭЦД ставит перед собой несколько задач таких как отбор наиболее ценных документов, определение сроков хранения, обеспечение полноты состава архивного фонда и отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов изучает в первую очередь состав и содержание документов организации на основании критериев оценки их происхождение, содержание и внешние особенностей документов в целях определения сроков и отбора документов на их дальнейшее хранение. Сами же документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности.



2. ЭТАПЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ

2.1 Экспертиза ценности документов на этапе делопроизводства

В делопроизводстве как уже говорилось в первой главе данной курсовой работы, решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось». И чтобы узнать, как проводится первый и вторые этапы экспертиза ценности в Российском государственном профессионально-педагогическом университете, мною были изучены «Инструкция по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО Российский государственный профессионально-педагогический университет» Инструкция " по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет». Екатеринбург: ГОУ ВПО «Рос.гос. проф.-пед. ун.-т. », 2009. С-45 и «Положение об экспертной комиссии утвержденным ректором РГППУ и согласованным с ЭПК Управления архивами Свердловской области Положение об экспертной комиссии утвержденным ректором РГППУ и согласованным с ЭПК Управления архивами Свердловской области». Исследование показало, что экспертиза ценности документов в Российском государственном университете проводится при составлении номенклатур дел предназначенная для группировки исполненных документов в дела, систематизация и учета дел, индексация дел и определения сроков их хранения. Сводная номенклатура дел университета составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). При составлении номенклатуры дел университета руководствуются основным положением ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления : Одобрена коллегией Главархива СССР [электронный ресурс] / утв. Приказом Главархива СССР от 25.05.88 N 33.-- Режим доступа: http://www.zakonprost.ru/content/base/80370, Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986) Основные правила работы ведомственных архивов : Одобрены коллегией  Главархива СССР 28.08.85,  Приказ Главархива СССР  от 05.09.85 N 263 [электронный ресурс] / утв- ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05-09-85 263.-- Режим доступа: http://mosarchiv.mos.ru/about/norm/metod/OPR_ved.arh.doc, Уставом и структурой университета Устав федерального автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный профессионально педагогический университет» [электронный ресурс] : устав от 24.12.2009 № 4.-- Режим доступа http://www.rsvpu.ru/filedirectory/2/rgppu-ustav-fgaou-vpo-rgppu.pdf, Примерной номенклатурой дел вуза (М., 1999). Примерная номенклатура дел вузов : Одобрено ЦЭПК Росархива Протокол N 1 от 24 февраля 1999 г. [электронный ресурс] / утвержден министром общего и профессионального образования В.М.Филиповым 11 мая 1999 г.-- Режим доступа: https://old.mgpu.ru/materials/38/38402.pdf

Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии со сводной номенклатурой дел, перечнями типовых документов с указанием сроков их хранения путем постраничного просмотра дел. Сроки хранения в документах университета чаще всего прописываются в контексте, что осложняет проведения ЭЦД в архиве университета.

Из дел постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения во избежание засорения фондов ненужными документами.

Одновременно с отбором документов постоянного и оперативного хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор документов с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «До минования надобности».

Проведение экспертизы ценности значительно облегчает разделение документов, создаваемых в университете, на три группы:

· основная документация;

· оперативно-справочная документация;

· документация по личному составу;

Проведение экспертизы ценности начинается с просмотра документов службы делопроизводства, затем - функциональных структурных подразделений, таких как производственные отделы, бухгалтерия Инструкция " по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет». Екатеринбург: ГОУ ВПО «Рос.гос. проф.-пед. ун.-т. », 2009. С-45.

В каждом институте просматривают сначала наиболее важные и обобщающие документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность университета, с целью отбора на постоянное хранение. На хранение отбираются, прежде всего, оригиналы документов, и только в случае их отсутствия - заверенные в установленном порядке копии. Дублетные документы подлежат уничтожению. Однако если дублетный документ имеет ценные отметки, которые отсутствуют в оригинале, или оригинал находится в плохом состоянии, то такой документ следует оставить на хранение.

По инструкции экспертизу ценности документов запрещается проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, поскольку в течение года, при формировании дел в них могли попасть и другие категории документов Инструкция " по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет». Екатеринбург: ГОУ ВПО «Рос.гос. проф.-пед. ун.-т. », 2009. С-45. Поэтому обязательно проводиться анализ фактического содержания документов, содержащихся в деле, путем ее просмотра. Если во время пересмотра дела было выявлено, что наряду с документами постоянного хранения она содержит значительное количество документов временного хранения, то дело необходимо переформировать. При этом документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения и формируются в отдельное дело. Обязательно пересматриваются дела с пометкой "ЭПК". Если в них экспертизой установлено наличие документов постоянного хранения, они подлежат переформированию. Подлежат обязательному пересмотру дела с перепиской, поскольку в них могут присутствовать документы, содержащие важную информацию об основной деятельности учреждения.

Документы постоянного хранения, изъятые из дел, объединяют в самостоятельные дела или присоединяются к другим однородных дел. Оправка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Во время проведения экспертизы ценности из дел постоянного и оперативного хранения были изъяты документы, которые не касаются дела; личные заметки и черновики; неоформленные копии; сопроводительные письма, справки, семестровые ведомости, протоколы заседаний, если конечно они не дополняли содержание основного документа.

В процессе экспертизы ценности документов в РГППУ выделяют четыре группы дел:

· постоянного хранения, которые подлежат в дальнейшем передаче в государственные архивные учреждения;

· временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив учреждения;

· те, которые подлежат уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.

При подготовке передачи дел постоянного и длительного хранения в архив РГППУ работникам службы документационного обеспечения управления нужно полистно оценить значимость и ценность каждого документа. Так как в конце прогноз относительно сроков хранения как говорилось в первой главе, может оказаться неверным. Поэтому при передаче дел в архив приходится повторно уточнять все сроки хранения.

Изучив подробно инструкцию по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» можно сказать следующее, что после того, как сроки хранения каждого дела определены, необходимо решить, как поступить с этими делами дальше, отправить на дальнейшее хранение государственный архив или уничтожить. В обязательном порядке проводиться анализ фактического содержания документов, содержащихся в деле, путем ее просмотра, поскольку есть вероятность, что в течение года, при формировании дел в них могли попасть и другие категории документов.

2.2 Экспертиза ценности документов в архиве университета

Для обеспечения сохранности документов в Российском государственном профессионально-педагогическом университете университет есть архив, входящий в качестве структурного подразделения в управление документации.

В своей деятельности архив РГППУ руководствуется нормативными и методическими документами федерального архивного агентства и управления архивами Свердловской области, Положением об архиве университета, утвержденным ректором и согласованным с ЭПК Управления архивами Свердловской области.

В архив передаются дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу по актам передачи, утверждаемым ректором университета.

Дела, хранящиеся до 10 лет включительно кратковременного по истечении сроков хранения так же передаются в архив на списание. После утверждение акта о выделении уничтожению дела хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются в утилизацию.

Согласно инструкции по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» передача дел в архив университета должна осуществляться по графику, составленному архивом университета, согласованному с руководителями структурных подразделений (институтов), передающих документы в архив, и утвержденному ректором университета. К сожалению такого графика, нет в университете.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела постоянного и временного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив университета не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Так же согласно Инструкции по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет» архив проводит экспертизу ценности документов. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел университета, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел Инструкция " по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет». Екатеринбург: ГОУ ВПО «Рос.гос. проф.-пед. ун.-т. », 2009. С-45.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Исходя из вышесказанного, можно сделать следующий вывод, экспертиза ценности в архиве РГППУ проводится в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного и временного хранения. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

2.3 Экспертная комиссия

экспертиза ценность документ

Согласно положению об экспертной комиссии утвержденным ректором РГППУ и согласованным с ЭПК Управления архивами Свердловской области» постоянно действующая экспертная комиссия является обязательным органом при ректорате университета. Решение комиссии вступает в силу после утверждения их ректором РГППУ. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с ЭПК Управления архивами Свердловской области.

В своей работе ЭК руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 2 марта 2016 года):  Федеральный закон от 22.10.2014 № 125-ФЗ // Рос. газ. 2004. 30 октября., Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наукПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19), инструкцией по делопроизводству Инструкция " по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет». Екатеринбург: ГОУ ВПО «Рос.гос. проф.-пед. ун.-т. », 2009. С-45 и номенклатурой дел организации, положением об ЭК РГППУ Положение об экспертной комиссии утвержденным ректором РГППУ и согласованным с ЭПК Управления архивами Свердловской области».

К основным задачам экспертной комиссии можно отнести следующее:

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями экспертной комиссии являются:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и вынесение на утверждение, и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

· подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

ЭК РГППУ работает по годовому плану, утвержденному руководством университета. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство РГППУ. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность. А также контроль над исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.

Таким образом, можно сделать вывод, что для проведения экспертизы ценности в Российском государственном профессионально - педагогическом университете создается экспертная комиссия, являющаяся обязательным органом при ректорате университета. Экспертная комиссия совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив РГППУ так же оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п. Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами, которые также закрепляются в положении.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как ставит перед собой несколько задач, таких как отбор наиболее ценных документов, определение сроков хранения, обеспечение полноты состава архивного фонда и отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов изучает в первую очередь состав и содержание документов на основании критериев оценки их происхождение, содержание и внешние особенностей документов в целях определения сроков и отбора документов на их дальнейшее хранение. Сами же документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности.

Для более углубленного изучения первого и второго этапов экспертиза ценности документов мною в качестве примера был выбран Российский государственный профессионально-педагогическом университет.

Первый этап проведения ЭЦД в РГППУ проводится при составлении номенклатур дел предназначенная для группировки исполненных документов в дела и определения сроков их хранения. Просматривают сначала наиболее важные и обобщающие документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность университета, с целью отбора на постоянное хранение.

Второй этап проводится в архиве РГППУ в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел университета, правильность определения сроков хранения дел.

Третий этап в данной курсовой работе рассмотрен не был.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности РГППУ, создается постоянно действующая экспертная комиссия. Которая является обязательным органом при ректорате университета. Так же (ЭК) РГППУ совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив РГППУ так же оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п. Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами, которые также закрепляются в положении.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 2 марта 2016 года): Федеральный закон от 22.10.2014 № 125-ФЗ // Рос. газ. 2004. 30 октября.

2. Положение об экспертной комиссии РГППУ: утверждено ректором РГППУ 10.05.2016г., согласовано с ЭПК Управления архивами Свердловской области 27.04.2007г. (не опубликовано)

3. Инструкция по документационному обеспечению управления в ГОУ ВПО «Российский государственный профессионально-педагогический университет». Екатеринбург: ГОУ ВПО «Рос. Гос. Проф.- пед. ун-т», 2009. 88 с.

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: Правила от 18 января 2007 г. N 19 // Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007

5. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов: журнал [Текст] / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. 2002. № 1. - 37 c .

6. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов: журнал [Текст] / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осечкина // Секретарское дело. 1998. № 4. -29 с.

7. Алексеева Е.В. Научные основы оценки и отбора документов: журнал [Текст] / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. 2003. № 1. - 103 с.

8. Альбрехт Б.В. Экспертиза ценности документов: журнал [Текст] / Б.В. Альбрехт // Справочник секретаря. 2003. № 11. - 43 с.

9. Андреева В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

10. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие [Текст] / В.И. Андреева. Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005. - 200 с.

11. Басаков М.И Делопроизводство: учеб. пособие [Текст] / М. И. Басаков. Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. - 473 с.

12. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособие [Текст] / М.И. Басаков. Москва: Маркетинг, 2002. - 336 с.

13. Басаков М.И. Современное делопроизводство: учеб. пособие [Текст] / М.И. Басаков. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 320 с.

14. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство. 3-е изд. -- СПб.: Питер, 2007. -- 224 с.

15. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции: Учебное пособие / Под общей редакцией д.т.н., профессора Г.П. Шлыкова. - Пенза: ЦНТИ, 2004. - 107 с.

16. Бурова Е.М., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение теория и методика / под ред. Е.М. Буровой. -- М.: Издательский дом МЭИ, 2012. -- С. 143-152

17. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. - 2001 - №2.

18. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: учебно-практическое руководство [Текст] / Э.Н. Давыдова, А.Е Рыбаков. Москва: ТетраСистемс, 2003. - 288 с.

19. Жукова М. П. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов: учеб. пособие [Текст] / М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др. Москва: ВНИИДАД, 2006. - 224 с.

20. Зверева Н.А. Рекомендации по организации работы архивной службы: журнал [Текст] / Н.А. Зверева // Справочник секретаря. 2004. № 3. - 47 с.

21. Корнеев И.К. Делопроизводство: учеб. пособие [Текст] / И.К. Корнеев. Москва: Проспект, 2007. - 360 с.

22. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие [Текст] / C.Л. Кузнецов. Москва: ТЕРМИКА, 2014 . - 288 с.

23. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: учеб. пособие [Текст] / Т.В. Кузнецова. Москва: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 360 с.

24. Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учеб. пособие [Текст] / И.Н. Наумов. Пенза: Пензенский университет, 2003. - 67 с.

Размещено на Allbest.ru