Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Стремительный прорыв по ряду важнейших направлений НТП, прежде всего в области электроники, кибернетики и информатики послужил мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов информатизации всех сфер жизни общества.

"Электронный архив - новая среда архивоведения". "За последние годы интерес к социальным сетям возрос во много раз так же он возрос и к электронному архиву.

При этом тенденция роста сохраняется. В связи с большим объемом вовлеченных пользователей можно считать эту среду достаточно мощным инструментом для преследования интересов тех, кто имеет непосредственный доступ к управлению этими базами данных"

В соответствии с Федеральными законами от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом Пермского края от 06.03.2007 № 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае" к государственным полномочиям Пермского края в области архивного дела относятся: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов, обеспечение конституционных прав граждан на доступ к архивным информационным ресурсам.

Цель выпускной квалификационной работы заключается в изучении новой сферы архивоведения "электронного архива", а также изучить вопросы по подготовке дел к передаче в архив.

Задачи:

1. Научиться правильно формировать дела;

2. Научиться проводить экспертизу ценности документов;

3. Грамотно выполнять оформление дел в соответствии с установленным порядком.

Глава 1. Этапы подготовки документов для передачи в архив

Отдельным большим участком работы являются вопросы подготовки дел к передаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

ь Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве. документ архив делопроизводство риск

ь Экспертиза ценности документов и дел.

ь Оформление дел в соответствии с установленным порядком при передаче в соответствующий архив.

ь Описание дел, передаваемых в архив организации.

ь Передача документов в архив.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве -- 3 года. После истечения этого срока документы передаются в архив, или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к передаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение документов. Если дела хранятся в архиве учреждения, то передача документов в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденном руководителем.

Дела временного хранения (до 10 лет) могут передаваться в архив по номенклатуре дел.

Дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу передаются в архив по описи. Если архив не имеет достаточного помещения допускается не передавать документы в архив, а хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.

1.1 Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и других нормативных актов по делопроизводству;

- включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

- группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

-запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).

Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

1.2 Экспертиза ценности документов и дел

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой.

Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

ь при составлении номенклатуры дел;

ь при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

ь при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

ь проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

ь запись ЭД на машинные носители;

ь проверка качества записи;

ь описание ЭД;

ь проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

ь подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

ь в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

ь в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы.

Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

1.3 Оформление дел в соответствии с установленным порядком при передаче в соответствующий архив

Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет документов в дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление внутренней описи документов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов.

Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом "ДСП"; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п.

Внутренняя опись составляется на листе формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения:

- порядковый номер документов в деле;

- заголовок (краткое содержание) документов;

- дата документов;

- индекс (регистрационный номер) документов;

- номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 1.

На обложке дела указываются:

- наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

- наименование отдела;

- номер дела (тома) по номенклатуре дела;

- заголовок дела;

- дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации.

В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложках дела обязательно указывается дата дела:

- для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

- для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;

- датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

- датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой "Дата дела" делается запись: "В деле имеются документы за ______ год(ы)".

Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела" оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

1.4 Описание дел, передаваемых в архив организации

Описи дел, в том числе и по личному составу, составляются по установленной форме отдельно от описей дел постоянного и временного хранения. Составляя описи дел, следует иметь в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2. Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица хранения. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

- каждое дело, вносимое в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;

- заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;

- если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово "тоже".

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их сохранности и выдачу необходимых сведений.

1.5 Передача документов в архив

В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

Дела сроком хранения до 10 лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

Глава 2. электронный архив Пермского края

2.1 Социальный проект "Электронный архив"

Пермский край является единственным регионом в России, где в качестве "общественной работы" можно получить работу "за компьютером" - в рамках проекта "Электронный архив".

Глава региона побывал в гостях у одной из участниц проекта Марии Старцевой. Девушка сейчас находится в поисках работы и одновременно трудится над созданием электронного архива.

Как и другие участники проекта, Мария работает дома на персональном компьютере в сети Интернет. Ей предоставлена специальная программа, с помощью которой она получает отсканированные копии архивных документов и переводит информацию со старинных рукописей в электронный цифровой вид. Таким образом, постепенно формируется электронный сайт с архивными данными о прошлых поколениях наших земляков.

Губернатор Олег Чиркунов сам попробовал поработать с электронным архивом, перевести записи из метрической книги XIX века в электронный вид.

По словам губернатора Пермского края Олега Чиркунова, "Проект "Электронный архив" решает сразу несколько задач. Это дополнительные рабочие места, что очень важно в условиях кризиса. Кроме того, со временем у каждого человека появляется стремление знать о себе немного больше, знать о том, кто твои предки. Поэтому мы создаем доступную базу данных для людей, которые интересуются историей".

Общественные работы в рамках программы дополнительных мер по снижению напряженности на рынке труда по созданию электронного архива Прикамья стартовали в августе. Сейчас в проекте задействовано 120 человек, в сентябре к ним добавятся еще 380 участников из всех районов города Перми. А с ноября 2009 г проект предполагает стать массовым.

Категории участников проекта "Электронный архив" абсолютно разные - от студентов и выпускников образовательных учреждений до пенсионеров. В том числе, это и те, кто временно остался без работы или находится под угрозой увольнения. Так что работа по созданию электронного архива является хорошим подспорьем в условиях напряженности на рынке труда.

Единственным требованием к желающим участвовать в проекте является знание персонального компьютера на уровне пользователя и доступ в Интернет. Режим работы участники проекта могут выбирать себе самостоятельно.

Со всеми работниками над проектом заключаются срочные трудовые договоры. Ежемесячной нормой для каждого работника - 1200 записей, введенных без ошибок. Одна запись - это в среднем 60 буквенных или цифровых символов.

Для того, чтобы стать участником проекта, необходимо зарегистрироваться на сайте проекта "Электронный архив" rabotadoma-perm.ru, пройти ознакомительную обучающую программу и тестирование. После положительного результата теста участник проекта получает всю необходимую информацию для работы в проекте.

2.2 Цели и задачи электронного архива

При реализации данного проекта преследуются следующие цели:

1. Организация долгосрочного хранения документов архивного фонда Пермского края и создание современной высокоэффективной технологии хранения и использования электронных версий документов.

2. Формирование методики и плана мероприятий по переводу архивных фондов Пермского края в электронный вид.

3. Разработка автоматизированной информационной системы электронного хранения архивных фондов с интерфейсом работы в ней в виде корпоративного портала

"Электронный архив" решает сразу несколько задач. Это дополнительные рабочие места, что очень важно в условиях кризиса, - отметил Олег Чиркунов. - Кроме того, со временем у каждого человека появляется стремление знать о себе немного больше, знать о том, кто твои предки. Поэтому мы создаем доступную базу данных для людей, которые интересуются историей".

Общественные работы в рамках программы дополнительных мер по снижению напряженности на рынке труда по созданию электронного архива Прикамья стартовали в августе. Сейчас в проекте задействовано 650 человек, в июле к ним добавятся еще 1200 участников из всех районов города Перми. А с ноября 2011 г проект предполагает стать массовым.

Категории участников проекта абсолютно разные - от студентов и выпускников образовательных учреждений до пенсионеров. Это и те, кто временно остался без работы, находится под угрозой увольнения. Так что работа по созданию электронного архива - это хорошее подспорье в условиях напряженности на рынке труда.

Единственное требование к желающим участвовать в проекте - это знание персонального компьютера на уровне пользователя и доступ в Интернет.

Режим работы участники проекта выбирают себе самостоятельно.

С работниками заключаются срочные трудовые договоры. Ежемесячная норма для каждого работника - 1200 записей, введенных без ошибок. Одна запись - это в среднем 60 буквенных или цифровых символов.

Чтобы стать участником проекта, необходимо зарегистрироваться на сайте www.rabotadoma-perm.ru, пройти ознакомительную обучающую программу и тестирование. После положительного результата теста участник проекта получает всю необходимую информацию для работы в проекте, сообщает сайт краевой администрации.

2.3 Этапы реализации проекта и задачи первой очереди проекта (2007-2010г.)

При реализации проекта "Электронный архив Пермского края (2007-2008 гг.)" необходимо разделение проектных работ на два основных этапа с раздельным финансированием:

- подготовительный этап (первая очередь, 2007 г.);

-основной этап (вторая очередь, 2008-2010 г.г.).

Разделение работ по очередям связано с высокой степенью сложности проекта и объективной невозможностью провести точную оценку затрат на создание и внедрение системы Электронного архива без проведения обследования объекта автоматизации и выработки концепции автоматизации архивной деятельности ГКУ "Государственный архив Пермского края" (ГКУ "ГАПК""), ГКУ "Государственный архив новейшей истории Пермского края" (ГКУ "ГАНИПК"), ГКУ "Коми-Пермяцкий окружной государственный архив (ГКУ "КПОГА"), а также разработка технического проекта по созданию системы электронного архива архивных учреждений Пермского края.

Задачи второй очереди проекта (2008-2010 гг.):

Разработать технический проект по созданию системы электронного архива архивных учреждений Пермского края.

Перевод архивных документов в электронный вид. Создание электронной библиотеки периодических изданий 19 века.

Перевод метрических книг в электронный вид.

Срок разработки и реализации первой очереди проекта - 36 месяцев ( 2008-2010 гг.).

2.2 2.4 Организация управления проектом

Проектная роль/ Орган управления	Основные функции
Заказчик	Агентство по делам архивов Пермского края
Куратор проекта	Выполняет постановку проектной задачи, отвечает за финансирование работ, нормативное, информационное и организационное обеспечение выполнения проектных работ, а также оценку результатов проектных работ
Руководитель проекта со стороны Заказчика	Обеспечивает реализацию проекта в установленные Контрактом сроки. Предоставляет Куратору информацию по состоянию проекта - готовит отчет о ходе реализации проекта в соответствии с планом, анализ отклонений и рисков. Обеспечивает управление проектом со стороны Заказчика на уровне, необходимом для выполнения перечисленных выше функций
Руководитель проекта со стороны Исполнителя	Осуществляет административное руководство проектом, включая оценку сроков и бюджета, формирование ресурсной структуры проекта, управление рисками, постановку и распределение проектных задач между членами проектной команды, контроль исполнительской дисциплины. Обеспечивает продуктивное взаимодействие исполнителей в рамках проекта, включая сотрудников Заказчика и, в случае необходимости, других подрядчиков. Несет ответственность за выполнение проекта в рамках бюджета и календарного плана, согласованного Сторонами, решая проектные проблемы на уровне своей авторизации, и информируя вышестоящее руководство и других референтных лиц о наиболее значительных проблемах и ключевых этапах реализации проекта.
Управляющий совет	Согласовывает основные проектные решения. Согласовывает основные проектные документы и отчеты по основным этапам проекта. Согласовывает завершение этапов работ по проекту. Формирует предложения об изменениях в проекте и рассматривает их. Предлагает решения по минимизации проектных рисков. Формирует решения по хозяйственным и организационным вопросам, затрагивающие вопросы управления организациями, участвующими в проекте. Рассматривает разногласия между участниками проекта.
Куратор проекта	Поддержание проектного документооборота, решение организационно-административных вопросов в ходе работ по проекту, своевременное выставление счетов, надлежащее оформление финансовых документов по проекту.
Аналитическая группа	Обеспечивает нормативную поддержку проекта. Разрабатывает концепцию управления архивной отраслью и другие аналитические материалы проекта. Согласует пользовательские интерфейсы. Проводит уточнение требований Заказчика к системе.
Группа внедрения	Разрабатывает опытную модель системы. Отвечает за организацию и проведение обучения пользователей организаций, участвующих в проекте. Проводит разъяснительную работу с пользователями о необходимости внедрения системы. Осуществляет показ прототипов, проведение тренингов, семинаров. Осуществляет руководство группами внедрения в департаментах в рамках своей компетенции

2.5 Риски проекта и пути их минимизации

Любой проект в области создания автоматизированных информационных систем связан с определенными рисками, управление которыми является одной из важнейших составляющих управления проектом. Ниже приведены некоторые из типичных рисков, с которыми может быть связано создание системы электронного архива Пермского края.

Спецификация риска	Вероятность	Методы сдерживания и снижения влияния
Несоблюдение временных рамок проекта	Высокая	- выбор исполнителя работ, обладающего: o практическим опытом успешной реализации проектов в условиях временных и финансовых ограничений; o освоенной и современной методологией организации и управления проектами; o квалифицированными руководителями проектов, обладающих практическим опытом; o необходимой аппаратно-технической и коммуникационной инфраструктурой, требующейся для организации и управления проектом; o достаточными ресурсами для обеспечения нужд проекта, в том числе с учетом возможных пиковых нагрузок. - формализация и соблюдение правил взаимодействия с менеджером проекта; - определение видов и форм отчетности исполнителя о ходе реализации проекта.
Неудовлетворительное качество проектных решений	Высокая	- выбор исполнителя, обладающего необходимой квалификацией для выполнения работ на конкретной фазе проекта; - высокое качество подготовки и оформления рабочих заданий; - внимательное изучение и анализ промежуточных результатов работ; - независимая экспертиза промежуточных проектных решений.
Неверное определение целей и приоритетов, заложенных в основу проектных работ	Средняя	- изучение и анализ мнений и требований всех категорий владельцев и пользователей создаваемой системы; - привлечение профессиональных специалистов в области управленческого консультирования; - четкое и формализованное изложение определенных целей, стройная и непротиворечивая система приоритетов.
Противодействие персонала внедрению системы и новым условиям деятельности	Средняя	- учет потребностей всех категорий персонала при формировании требований и рабочих заданий проекта; - назначение ответственным за реализацию проекта авторитетного руководителя с достаточным уровнем полномочий.
Нехватка финансовых средств	Низкая	- финансовое планирование проекта; - использование модели реализации проекта, при которой каждая фаза работ завершается созданием самодостаточного продукта, что позволит продолжить проект при возобновлении финансирования.

2.6 Целевые показатели

№	Целевые показатели	2007 (факт)	2008 (план)	2009 (план)	2010 (план)
Проект "Электронный архив"
3.1.1	Доля описаний фондов государственных архивов, доступных в сетевом режиме, (%)	10	10	85	100
3.1.2	Доля описаний дел государственных архивов, доступных в сетевом режиме, (%)	0,5	0,5	5	10
3.1.3	Количество посещений веб-сайта пользователями, (тыс. чел.)	-	-	500	1100

литература

1. Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2001.

2. Гост 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М., 1984.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

5. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)

7. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие. - М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004.

8. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Размещено на Allbest.ru