Комплектование и экспертиза ценности документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Комплектование и экспертиза ценности документов



Содержание

1. Этапы и содержание комплектования документов в архивах

2. Подготовка и порядок передачи документов в архивы

3. Основные правила фондирования документов в архивах

4. Определение экспертизы ценности документов

5. Основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий

Литература



1. Этапы и содержание комплектования документов в архивах

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется архивной службой РК.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в государственные архивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается из:

- установления профиля архива;

- определения источников комплектования;

- определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

- организации комплектования.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на государственное хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

- функционально-целевое назначение учреждения;

- масштаб его деятельности;

- вид организации;

- полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

- значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

- степень сохранности его фонда;

- взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

- структурные подразделения организации;

- подведомственные организации;

- физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение. В ведомственном архиве хранятся также документы организаций - предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в государственные архивы документы Национального архивного фонда РК. Комплектование государственного архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

- учреждения и организации, документы которых полностью передаются в государственный архив;

- учреждения и организации, частично передающие документы в государственный архив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;

- учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

- учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования. В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в государственный архив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в государственный архив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в государственный архив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в государственный архив. Их ведомственные архивы контролируются государственным архивом. Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в государственный архив, но находящиеся под контролем государственных архивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в государственный архив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - потенциальных источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в государственный архив.

При приеме документов в государственный архив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием). Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В государственный архив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением о Национальном архивном фонде Республики Казахстан.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным государственным архивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в государственный архив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.



2. Подготовка и порядок передачи документов в архивы

Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив. Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

- дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

- в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы разных сроков хранения группируются в дело раздельно;

- в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;

- документы в деле располагаются по их хронологии,

- дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см;

- приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

- каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;

- документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава. Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:

- подшивка или переплет дела;

- нумерация листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление внутренней описи документов;

- внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

- дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления; особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

- в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

- нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

- листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела; подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;

- при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов; помещенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;

- внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

- наименование организации и ее подчиненность;

- наименование структурного подразделения; индекс дела;

- номер дела по описи;

- заголовок дела;

- аннотация (при особо ценных документах);

- дата дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела;

- наличие места для нанесения архивных атрибутов.

Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:

- передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;

- передача производится через год после завершения дел делопроизводством;

- прием дел в архив производится заведующим архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;

- при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;

- при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;

- передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;

- по окончании приема дел заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в государственный архив на постоянное хранение. При этом:

- передача дел в государственный архив производится ежегодно или раз в 3-5 лет;

- документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на государственное хранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве;

- документы принимаются в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы,

- при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;

- прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;

- в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;

- при первом приеме документов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации;

- документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;

- документы физических лиц поступают в государственный архив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Основные этапы работы по передаче документов организации государственный архив выглядят следующим образом:

- утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией государственного архива, при этом один экземпляр описи остается в государственном архиве;

- проверка состояния дел в организации представителем государственного архива;

- передала дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппарат к передаваемым документам и еще два экземпляра их описи, один экземпляр остается в организации;

- факт передачи документов в государственный архив фиксируется актом приема-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в государственном архиве, а второй передается организации-сдатчице.

3. Основные правила фондирования документов в архивах

экспертиза ценность документ архив

Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда. В основе фондирования находится изучение самих документов - входящих, внутренних, исходящих.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

- дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством, или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством;

- планы, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который они составлены;

- отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;

- перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены;

- отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной комиссии включаются в состав фонда ликвидируемой организации;

- в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;

- если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;

- в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения; при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, незавершенные дела - в состав фонда организации-правопреемника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их делопроизводство;

- личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включаются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов относятся к фонду организации-автора;

- внутренние документы относятся к фонду организации-составителя;

- каждому архивному фонду присваивается название и номер; при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год.

Один и тот же архивный фонд составляют документы организации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на коренное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административно-территориального деления, временной приостановки ее деятельности.

Фонд является единым, если:

- организация восстановлена с прежними функциями после временной приостановки ее деятельности;

- произошло расширение или сужение объема ее прав или территориальных границ деятельности;

- организация распалась на ряд других с передачей им своих функций;

- организация переименована или частично изменила свое название;

- организация передана из одного ведомства в другое;

- организация сменила свое местонахождение или структуру.

Новый фонд образуется при создании новой организации, даже при сохранении полностью или частично прежнего названия, но с новой структурой и функциями.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

- хронологически-структурной - дела группируются по хронологии, а внутри ее - по структуре;

- структурно-хронологической - дела группируются по структуре, а внутри ее - по хронологии;

- хронологически-функциональной - дела группируются по хронологии, а внутри ее - по функциям организации;

- функционально-хронологической - дела группируются по функциям организации, а внутри их - по хронологии.

Возможны другие варианты, исходя из принципов систематизации единиц хранения внутри фонда, их значения для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:

- творческие документы;

- письма фондообразователя;

- письма фондообразователю;

- документы к биографии фондообразователя;

- документы имущественно-хозяйственного и бытового характера;

- документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде;

- коллекции.

Внутри каждого раздела документы группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведений в зависимости от их объема и удобства пользования.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

- организации - даты образования и ликвидации;

- объединенного фонда - даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;

- личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

- коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии архивного фонда.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.

4. Определение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов идет формирование Национального архивного фонда РК и уничтожение малоценных документов.

В современном архивоведении при отнесении документов к составу НАФ РК наряду с традиционными принципами историзма, системности и целостности используется принцип политической нейтральности. Все принципы используются на основе комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

Критерии происхождения:

- роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;

- значимость выполняемых ею функций;

- время и место образования документа,

- значимость отраженных в документе событий.

Критерии содержания:

- значимость информации;

- уникальность и типичность информации документа; ее повторяемость в других документах;

- целевое назначение документа;

- вид и разновидность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

- юридическая достоверность документа;

- физическое состояние документа;

- подлинность документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать:

- значимость фондообразователя и его документов; объективность и субъективность документов, взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами;

- физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:

- значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ;

- значимость содержания документа;

- время и место создания документа;

- подлинность и копийностъ документа;

- юридическую силу документа;

- дублетностъ, повторяемость документа;

- поглощенность содержания документа;

- физическое состояние документа.

5. Основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

- отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов;

- определение сроков хранения документов;

- обеспечение полноты состава архивного фонда;

- отбор на государственное хранение наиболее информационных документов

Этапы экспертизы ценности документов:

- в делопроизводстве организации - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;

- в ведомственном архиве - при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

- в государственном архиве - при целевой комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий.

Первичной экспертной комиссией является экспертная комиссия учреждений, организаций, предприятий, которая создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Национального архивного фонда РК. Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя государственного архива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других организаций. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется экспертно-проверочной комиссией уполномоченного архивного органа, с которой согласовываются решения экспертной комиссии. В основе работы экспертных комиссий находится архивное законодательство, типовые и ведомственные перечни документов. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Задачи экспертной комиссии можно сформулировать следующим образом:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;

- организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Функции экспертной комиссии:

- организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;

- осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел;

- дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК уполномоченного архивного органа, а затем на утверждение руководителя своего учреждения - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на согласование ЭПК уполномоченного архивного органа, а затем на утверждение руководителя своего учреждения сводную номенклатуру дел учреждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК уполномоченного архивного органа предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, рассматриваемых ЭПК уполномоченного архивного органа, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Экспертно-проверочные комиссии создаются в Национальном архиве Республики Казахстан, Центральных государственных архивах РК, Архиве Президента РК и областных уполномоченных архивных органах. Их работа строится на той же основе, что и работа экспертных комиссий учреждений, организаций, предприятий. Полномочия ЭПК расширяются в основном за счет контрольно-руководящих функций.

На заседаниях экспертных комиссий, оформляющихся протоколом, рассматриваются следующие документы:

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного хранения;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.



Литература

Ковальчук Н.А., Осичкина Г.А., Бутько С.П. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов. - М., 1985.

Козлов В.П. Архивная реформа: вопросы научного и методического обеспечения / Отечественные архивы. 1994. № 1.

Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности / Отечественные архивы. 2001. № 1.

Коломейцева О. Реклама как исторический источник по деятельности частных фирм / Публикационная деятельность архивных учреждений: состояние и перспективы. Материалы Республиканского научно-практического семинара. - Астана, 2007.

Кукарина Ю.М. Электронный документ в законодательных актах стран СНГ / Отечественные архивы. 2002. № 1.

Макарихин В.П. Губернские ученые архивные комиссии России. - Нижний Новгород, 1991.

Максаков В.В. Архивы и архивное дело в СССР в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. / Вопросы архивоведения. 1961. № 2.

Максаков В.В. История и организация архивного дела в СССР (1917-1945 гг.). - М., 1969.

Материалы Международной научно-практической конференции «Электронный документооборот и архивы». - Астана, 2008.

Международные связи архивистов / В кн. Алаш мирас. Народное наследие. - Алматы, 1995.

Михеева Л.В. Из опыта публикационной деятельности Государственного архива Карагандинской области / Публикационная деятельность архивных учреждений: состояние и перспективы. Материалы Республиканского научно-практического семинара. - Астана, 2007.

Мукажанова Г. Некоторые вопросы документационного обеспечения государственного управления / ?аза?стан м?ра?аттары. 2006. № 1.

О свободе доступа к информации и разумном балансе интересов / Отечественные архивы. 1997. № 4.

Сактаганова З.Г. Этапы становления сети архивных учреждений в Казахстане: общая характеристика и особенности / Материалы научно-теоретической конференции, посвященной 70-летию архивной службы Карагандинской области. - Караганда, 2008.

Размещено на Allbest.ru