1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Практическая работа № 6

Тема «Составление и оформление справочно-информационных документов. Оформление ПРОТОКОЛА»

Цели работы:

1. Изучить правила оформления справочно-информационных документов.

2. Научиться оформлять ПРОТОКОЛ.

Оснащение:

1. ПК: AMD Athlon(tm) X4 640 Processor 3.00GHz, 4.00 ГБ ОЗУ

2. Microsoft Word 2007

Распорядительная информация, закрепленная в соответствующих документах, поступает «сверху вниз» и обеспечивает управляемость объектов по вертикали, тогда как информация справочно-информационного характера обычно направляется «снизу вверх» или обеспечивает связь объектов по горизонтали. Она содержит первичные данные о состоянии объекта управления. Основную часть документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, не обязательна к исполнению, она может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол оформляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты: наименование учреждения или предприятия, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер (индекс), место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту. Датой протокола является дата заседания или собрания, а не тот день, когда протокол был окончательно оформлен и подписан. Номер протокола - порядковый номер заседания, а заголовок к тексту включает в себя наименование коллегиального органа или конкретного совещания и отвечает на вопрос: заседание чего? Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по следующей схеме:

Председатель - имя - отчество - фамилия.

Секретарь - имя - отчество - фамилия.

Присутствовали: (указываются присутствующие по алфавиту фамилий).

Если присутствующих более 10 человек, то пишут: 10 человек (список прилагается). Список присутствующих составляется на отдельном листе и прикладывается к протоколу.

Повестку дня оформляют отдельной строкой и располагают обычно по центру листа ниже слова «присутствовали».

Повестка дня: (перечисляются рассматриваемые вопросы)

1. Рассматриваемый вопрос в форме именительного падежа. Докладчик - должность, Ф. И. О.

В зависимости от полноты освещения хода совещания основное содержание выступлений передается в сокращенном виде или записывается полностью. В соответствии с этим протоколы бывают краткие и полные. Принятые решения фиксируются в виде формулировок.

Текст протокола строится по форме:

1.СЛУШАЛИ: Ф. И. О. докладчика - Текст доклада

ВЫСТУПИЛИ:

Ф. И. О. выступавшего в прениях - Текст выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2.

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Следует помнить, что нумеруется только слово «СЛУШАЛИ» , по каждому вопросу, а слова «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» , не нумеруются, так как включаются в смысловое содержание данного вопроса. Обсуждаемые вопросы формулируются в форме именительного падежа.

СЛУШАЛИ: Васина Д.И. -- Вопрос о npoведении ежегодного рок-фестиваля "Нашествие".

В кратком протоколе перечисляются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, а также принятые решения.

Например:

1.СЛУШАЛИ:

Васина Д. И. --Доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Перелейко Ю. Н., Стрекун П. А. -- Предложили провести рок-концерт.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Одобрить данный проект.

В полном протоколе приводятся тексты выступлений. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или диктофонной записи. Такие протоколы обычно ведут при защите диссертаций, на совещаниях Совета Федерации, Государственной думы и др.

Специфика совещания как жанра делового общения заключается в том, что устное общение оказывается тесно связанным с письменным. Перевод сообщения с одной формы речи на другую происходит на протяжении всего хода обсуждения. Если прямая речь является вопросительным предложением, то при замене косвенной речью она передается косвенным вопросом с частицей «ли». Имеющиеся в прямой речи обращения, междометия, частицы при замене ее косвенной опускаются, поэтому нередко косвенная речь представляет собой не только сжатый, но и приблизительный пересказ прямой речи.

ВЫСТУПИЛИ: Нестеров Б.И. -- Высказал сомнение, по поводу полезности двигателей внутреннего сгорания.

Подписывают протокол председатель и секретарь. На оформление протокола совещания отводят обычно 3-5 дней. По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений. Секретарь печатает протокол на компьютере и передает его по назначению в сроки, установленные индивидуально в каждой организации.

Акт - это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо -- при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Акты имеют ряд разновидностей в зависимости от их назначения. Акт, как правило, оформляется на бланке организации. Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события. Некоторые разновидности актов требуют утверждения. Гриф утверждения оформляется в соответствии с ГОСТом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание для издания акта, состав комиссии. Фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке и нумеруют арабскими цифрами. В обязательном порядке указываются должности председателя и членов комиссии. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведения комиссией работы. Текст констатирующей части делится на три составные элемента. В первом смыслом абзаце указывают место и период работы комиссии. Во втором смысловом абзаце указывают характер и результаты проведенной работы. В заключительном абзаце, который носит рекомендательный характер, указывают при необходимости выводы и предложения по установленным фактам. После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к утверждению.

Как правило, акт составляется в 3 экземплярах, о чем делается обязательная запись в конце текста акте перед подписью. Первый экземпляр обычно направляется в вышестоящую организацию, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело. В конце текста акта в виде приложения могут быть указаны документы, на основании которых проводилась работа данной комиссии .

Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т. п. и побудить к принятию определенного решения. Поэтому в тексте докладной записки четко выделяются две части. Первая часть - констатирующая, в которой сообщаются факты, и вторая - где идет изложение конкретных выводов, просьб и предложений.

Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Такие записки могут представляться регулярно. Отчетные докладные записки сообщают выполнение заданий, планов, указаний, работ.

В зависимости от адресата, докладные записки могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними, адресуемыми в вышестоящие инстанции. Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

Служебные записки в отличие от докладных обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне. Такие служебные записки могут содержать определенную просьбу, предложение. Например, в отделе статистики сломался принтер и требуется его срочный ремонт. Начальник отдела статистики может обратиться со служебной запиской к начальнику отдела оргтехники, в которой он информирует данный отдел о сложившейся ситуации и просит принять соответствующие меры. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Оформляются служебные записки так же, как и докладные.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события. Объяснительные записки составляются по унифицированной форме. Они включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) и имеют код 02840у0 по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

По содержанию объяснительные записки подразделяются на две группы.

К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные.

Справки -документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки подразделяются на две группы. К первой относятся справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера. Вторую группу составляют справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. В некоторых учреждениях справки являются наиболее многочисленным и ежедневно составляемым служебным документом. Это справки о подтверждении места учебы и работы, медицинские справки, архивные справки, справки, подтверждающие стаж работы, занимаемую должность, место проживания и т. д.

Текст справки служебного характера может быть оформлен в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, текст разделяют на разделы, число которых определяется количеством рассматриваемых вопросов. Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер, подписи заверяются печатью. В зависимости от адресата справки могут быть внешними и внутренними.

Основные реквизиты внешней справки:

· наименование организации;

· название вида документа (СПРАВКА);

· дата; индекс; заголовок к тексту;

· текст;

· адресат;

· отметка о наличии приложения, если оно имеется;

· подпись.

Внутренняя справка оформляется на чистом листе бумаги. Состав реквизитов внутренней справки тот же, только на месте наименования организации будет наименование структурного подразделения.

Деловое письмо - это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. Все виды деловых писем можно разделить на две группы: письма, требующие ответ и письма, не требующие ответ. Письма оформляются на специальных бланках, при этом наименование вида документа = ПИСЬМО = не пишется.

Для упрощения работы с документом письмо должно содержать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны.

Обычно текст письма состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины составления письма, а в основной части излагается цель письма.

Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным по изложению, не содержащим ненужных сокращений. Все логические элементы письма выделяются абзацами. Объем письма не должен превышать 2 страниц, в исключительных случаях допускается не более 5 страниц машинописного текста.

Текст может быть представлен:

· от 3-го лица единственного числа (Компания сообщает...);

· от 3-го лица множественного числа (Руководство компании и работники приглашают...);

· от 1-го лица единственного числа (Прошу...);

· от 1-го лица множественного числа (Просим...).

Письмо оформляется в 2 экземплярах. Первый экземпляр оформляется на бланке письма, подписывается руководителем предприятия или структурного подразделения и отправляется адресату, второй - подшивается в дело. Визы заинтересованных лиц проставляются на копии письма, остающейся в организации.

Существует несколько видов деловых писем. Основные из них:

· информационное письмо;

· письмо-извещение;

· сопроводительное письмо;

· письмо-приглашение;

· письмо-подтверждение;

· письмо-претензия;

· письмо- напоминание;

· гарантийное письмо;

· письмо-запрос;

· письмо-ответ;

Сопроводительное письмо - письмо, информирующее адресата о направлении ему документов, которые прилагаются к письму. В сопроводительном письме разъясняется цель посылаемого документа или характер исполнения последнего. Текст может начинаться словами «Направляем...», «Представляем на согласование» и др. Данное письмо обязательно должно содержать реквизит «Отметка о наличии приложения».

Например:

В соответствии с Вашей просьбой направляем звукосниматели к электрогитаре «Ibanez GRX40».

Приложение: в 3 экз.

Информационное письмо - разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное лицо или предприятие о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. При большей значимости событий письмо подписывает руководитель предприятия или его заместитель. Объем письма может варьироваться.

Письма-извещения - в них что-либо сообщается или утверждается. Например:

Сообщаем, что выслать звукосниматели для электрогитары «Ibanez GRX40» не представляется возможным по причине того, что почтового отделения в вашем городе не существует.

Письма-приглашения -- могут адресоваться лично, индивидуально или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом тексты или трафареты, в которых заполняются от руки лишь фамилия имя отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат:

Приглашаем Вас, принять участие...

Если Вы не можете присутствовать...

Пример 1.

Приглашаем Вас принять участие в ежегодном рок-фестивале "Нашествие". Фестиваль состоится 8 июля 2014 года по адресу: Тверская обл. 115 км. от Ленинградского шоссе.

Начало фестиваля в 18 часов. С нетерпением ждем встречи с Вашей группой.

Пример 2.

Уважаемые Господа! Приглашаем вас вступить в Фан-клуб группы Rammstein. В случае положительного решения просим выслать в наш адрес письмо-подтверждение Вашего решения.

Гарантийные письма -- представляют собой обязательство безусловной оплаты работы или предоставленных услуг при надлежащем качестве их исполнения. Такие письма наряду с руководителями подписывает главный бухгалтер. Гарантийные письма удостоверяются печатью.

Например:

Просим предоставить 300 билетов на рок-фестиваль "Нашествие" 08.07.2014 для студентов КЭС.

Оплату гарантируем. Наш расчетный счет № 1234567890

Письмо-запрос, письмо-ответ следует рассматривать как форму реализации двусторонней или многосторонней связи. Характер информации в письме-запросе предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе. Письмо-ответ может начинаться с выделения того вопроса или аспекта информации, которому в письме-запросе уделялось основное внимание, но ни один пункт запроса не должен остаться без ответа.

Протокол - это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании. Он оформляется на бланке с реквизитами: 06, 08, 09, 10, 12, 15, 17, 19, 21.

В данной практической работе были изучены правила оформления справочно-информационных документов.

протокол акт совещание деловой

Библиографический список

1. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Уцеб. пособие для сред. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л. М. Вялова и др. 2-е; изд., стер. - М.: Издательский центр "Академия», 2005. - 176 с.

2. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / А. В. Пшенко, А. А. Доронина. 13-е изд., стер. М.: Издательский центр «Академия», 2014. - 224 с.

Приложение

Образец ПРОТОКОЛА

Общество с ограниченной ответственностью «Фристайл»

ПРОТОКОЛ общего собрания участников

"03"января 2013 г. № 4/к г. Москва

О смене директора

Председатель - Беляева Кристина Анатольевна

Секретарь - Мороз Валентина Петровна

Присутствовали: Тихонов Игорь Николаевич

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Избрание директора Общества.

2. Внесение изменений в ЕГРЮЛ.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. 03 января 2013 г. освободить от должности директора Общества Мороз Валентину Петровну. 04 января 2013 г. избрать новым директором Общества Беляеву Кристину Анатольевну.

2. Зарегистрировать изменения в Инспекции ФНС России № 46 г. по г. Москве. Назначить ответственную за регистрацию изменений нового директора Общества Беляеву Кристину Анатольевну.

Голосовали «ЗА» единогласно все участники.

Председатель Беляева / К.А. Беляева

Секретарь Мороз / В.П. Мороз

Размещено на Allbest.ru