Виды общения

1.9 Деловая переписка

(См. приложение №10).

1.9.1 Деловое письмо. Классификация деловых писем

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация. Деловые письма - различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров. Деловые письма классифицируются по различным признакам. По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.

Существует классификация деловых писем, основанием которой является цель отправителя:

* письмо-просьба;

* письмо-приглашение;

* письмо-подтверждение;

* письмо-извещение;

* письмо-напоминание;

* письмо-предупреждение;

* письмо-декларация (заявление);

* письмо-распоряжение;

* письмо-отказ;

* сопроводительное письмо;

* гарантийное письмо;

* информационное письмо.

Заметим, что одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, то есть быть многоцелевым. По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

* обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;

* циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления.

Во второй, основной части письма осуществляются речевые действия: Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор… Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов нашего проекта… Просим указать точные сроки…. Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста.

В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации.

Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах.

Особо следует выделить рекламные деловые письма (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления).

Реклама в них соседствует с деловыми предложениями. Отсюда и специфика языка этих документов: сочетание черт делового и публицистического стилей: языковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия - с другой.

1.9.2 Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

* экономия времени отправителя и адресата;

* гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;

* гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.

Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение;

2. Преамбула;

3. Основной текст;

4. Заключение;

5. Подпись;

6. Приложения.

Дадим краткую характеристику каждому элементу. Обращение находится в "шапке" письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение "Уважаемый", которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой - просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: "Уважаемый Андрей Петрович", не знаете - "Уважаемый господин Смирнов". Кстати, в обращении к человеку слово "господин" сокращать до "г-н" нельзя. И ни в коем случае нельзя писать "Уважаемый господин Смирнов А.П.". Либо "Андрей Петрович", либо "господин Смирнов". Запомните, обращение "Дамы и господа" является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение "Уважаемые господа". В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины. Пример Генеральному директору ООО "ВПЕРЕД" Дубровскому П.И. Уважаемый Петр Ильич! или Уважаемый господин Дубровский! Преамбула. Первый абзац письма, в котором изложены причина, побудившая Вас его написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма. Основной текст. Далее в двух - четырех абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса. Заключение Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Пример Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло. Подпись Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма "С уважением". Возможны варианты: "Искренне Ваш", "С надеждой на продуктивное сотрудничество", "С благодарностью за сотрудничество" и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима. Пример: С уважением, Генеральный директор компании "Горизонт" Шестаков А.Д. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах - каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.



Глава 2. Результаты опроса

Тема №1: Понятие деловых коммуникаций. Общение, его виды.

В опросе участвовало 15 человек:

· Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 7 человек (47%);

· тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 3 человека (20%);

· иной вариант ответа или его отсутствие - 5 человек (33%).

Тема №2: Эффективность коммуникации.

В опросе участвовало 13 человек:

· Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 6 человек (46%);

· тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 3 человека (23%);

· иной вариант ответа или его отсутствие - 4 человека (31%).

Тема №3: Проведение переговоров с партнерами.

В опросе участвовало 17 человек:

· Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 8 человек (47%);

· тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 4 человека (24%);

· иной вариант ответа или его отсутствие - 5 человек (29%).

Тема №4: Выступление перед аудиторией.

В опросе участвовало 11 человек:

· Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 3 человека (27%);

· тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 2 человека (18%);

· иной вариант ответа или его отсутствие - 6 человек (55%).

Тема №5: Подготовка к выступлению.

В опросе участвовало 13 человек:

· Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 8 человек (54%);

· тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 5 человек (33%);

· иной вариант ответа или его отсутствие - 2 человека (13%).

Тема №6: Подготовка и проведение презентации.

В опросе участвовало 18 человек:

· Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 10 человек (55%);

· тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 3 человека (17%);

· иной вариант ответа или его отсутствие - 5 человек (28%).

Тема №7: Общение со СМИ.

В опросе участвовало 16 человек:

· Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 5 человек (31%);

· тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 4 человека (25%);

· иной вариант ответа или его отсутствие - 7 человек (44%).

Тема №8: Интернет как средство коммуникации.

В опросе участвовало 16 человек:

· Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 10 человек (63%);

· тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 1 человек (6%);

· иной вариант ответа или его отсутствие - 5 человек (31%).

Тема №9: Деловая переписка.

В опросе участвовало 14 человек:

· Тема заинтересовала меня и я с удовольствием читал(а) - 9 человек (64%);

· тема меня не заинтересовала, но я прочитал(а ) - 3 человека (22%);

· иной вариант ответа или его отсутствие - 2 человека (14%).



Заключение

Результатом проделанной работы является достижение цели проекта: у студентов появились новые знания по предмету "деловые коммуникации" в процессе самостоятельного изучения.

Также, можно отметить, что большинству опрошенных в целом понравились "параграфы".



Приложения

Приложение №1

Информационная карта проекта

Отделение	Высшее образование филиала ДИНО государственного университета "Дубна".
Направление	"Жизнь филиала".
Название проекта	"Виды общения".
Куратор проекта	Кандидат филологических наук, доцент Цыганова Татьяна Федоровна. Ответственный организатор: Киселева Светлана Александровна, студентка I курса группы 1014-МО специальности Менеджмент организаций. Тел.: 8-963-602-86-48
Целевая аудитория	Студенты I курса группы 1014-МО специальности Менеджмент организаций.
Кол-во участников	8 -17 человек.
Проблема	Отсутствие учебного пособия для студентов группы 1014-МО по предмету "Деловые коммуникации".
Основная цель проекта	Помочь в изучении предмета "Деловые коммуникации" студентам группы 1014-МО.
Краткая аннотация проекта	Методическое пособие, содержащее 9 тем по дисциплине "Деловые коммуникации".
Сроки реализации	Проект рассчитан на 2015 г.
Критерии эффективности	Количество людей, заинтересовавшихся материалом.
Ожидаемый результат	Успешное закрепление знаний по предмету "Деловые коммуникации"
Необходимая поддержка	Сотрудничество со студентами I курса специальности Менеджмент организаций.
Исполнитель проекта	Студентка группы 1014-МО I курса специальности "Менеджмент организаций" Киселева Светлана Александровна.



Приложение №2

Результаты опроса в процентном соотношении.



Приложение №3

Результаты опроса в процентном соотношении.



Пиложение №4

Результаты опроса в процентном соотношении.



Приложение №5

Результаты опроса в процентном соотношении.



Приложение №6

Результаты опроса в процентном соотношении.



Приложение №7

Результаты опроса в процентном соотношении.

Приложение №8

Результаты опроса в процентном соотношении.



Приложение №9

Результаты опроса в процентном соотношении.



Приложение №10

Результаты опроса в процентном соотношении.

Размещено на Allbest.ru